Tilsynsrapport

Rapport Sel kommune - Tilsyn miljørettet helsevern i barnehager og skoler 2019

Tidsrom for tilsynsbesøket:

10.12.19 – 11.12.19

Fylkesmannen i Innlandet 31.01.2020

Oppfølging av tilsynet

Ved dette tilsynet ble det avdekt lovbrudd. Kontakt etaten som har utført tilsynet for status på avviket.

Fylkesmannen gjennomførte tilsyn med Sel kommune 10.12.19 og 11.12.19. Det ble undersøkt om kommunen sørger for at tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav. Slik at barnehagenes og skolenes inne- og utemiljø fremmer barnehagebarns og elevers helse og trivsel og forebygger sykdom og skade.

Tilsynet ble gjennomført som del av et landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Fylkesmannens konklusjon:

Sel kommune har ikke dokumentert en oversikt over godkjenningspliktige barnehager og skoler og deres godkjenningsstatus
Sel kommune sikrer ikke at det på grunnlag av risikovurdering blir ført regelmessig tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler

Dette er brudd på:
Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler § 25 og lov om folkehelsearbeid §§ 9 og 30

Kommunens tilsyn etter § 9 i folkehelseloven skal være basert på risikovurderinger. Det inngår i kommunens tilsynsansvar at kommunen følger opp forhold som kan tilsi at miljøet i skolene og barnehagene kan være uforsvarlig, og ut ifra en risikovurdering fører regelmessig tilsyn med skolene og barnehagene i kommunen. Kommunen skal gjøre en prioritering med utgangspunkt i det som har størst betydning for å fremme barnehagebarns og elevers helse og forebygge sykdom og skade.

1. Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

Det landsomfattende tilsynet med folkehelseloven i 2019 er rettet mot kommunens arbeid med tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Tilsynet har som formål å bidra til at kommunen oppfyller plikten til å føre tilsyn med at barnehagenes og skolenes inne- og utemiljø, fremmer barnehagebarn og elevers helse og trivsel og forebygger sykdom og skade.

Barnehagers og skolers inne- og utemiljø er av stor betydning for helse, trivsel og prestasjoner blant barn og unge. Mange barnehager og skoler har vist seg å ha et dårlig inneklima. Problemene har vist seg ofte å være knyttet til sviktende forvaltning, drift og vedlikehold. Varierende og mangelfull tilsynspraksis kan også medvirke til at barnehager og skoler over tid utvikler dårlig inneklima og andre miljømessige problemer, etter at godkjenning ble gitt. Kartlegginger fra statlig hold av kommunenes tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler, har påvist store forskjeller kommunene imellom når det gjelder omfang av tilsyn og oppfølging av tilsyn, der det er blitt påvist brudd på regelverket.

Vi har ført tilsyn med om kommunen ivaretar sitt tilsynsansvar ved å sørge for:

klar fordeling av myndighet og oppgaver, nødvendig uavhengighet og kompetanse
oversikt over godkjenningspliktige skoler og barnehager
at risikoforhold i miljøet i den enkelte barnehage og skole følges opp, og at det føres regelmessig tilsyn med barnehager og skoler i kommunen
at tilsyn systematisk følges opp der det er avdekket lovbrudd

Vi har undersøkt og vurdert om det er klart hvem som er delegert tilsynsmyndighet og tilhørende oppgaver. Og at de som skal ivareta tilsynsoppgaven (videre omtalt som tilsynsorganet) er tilstrekkelig uavhengig av virksomhetene det skal føres tilsyn med. Dette er særlig aktuelt ved tilsyn med kommunale barnehager og skoler. Tilsynet har også omfattet om kommunen har sørget for at tilsynsorganet har nødvendig kompetanse om miljørettet helsevern, tilsynsmetodikk og saksbehandling. Det er også undersøkt om kommunen har dokumentert hvordan de ovennevnte forholdene blir ivaretatt.

Kommunens tilsyn er et viktig virkemiddel for å sikre at barnehager og skoler ikke drives uten godkjenning. Å ha oversikt over godkjenningspliktige barnehager og skoler og deres godkjenningsstatus, er blant annet nødvendig når tilsynsorganet skal prioritere hvilke barnehager og skoler det skal føres tilsyn med. Vi har derfor undersøkt og vurdert om kommunen har sørget for å ha nødvendig oversikt over disse forholdene, og at dette er dokumentert.

Kommunen tilsynsoppgaver omfatter både å følge opp risikoforhold i miljøet i den enkelte barnehage og skole, og å føre regelmessig tilsyn med barnehager og skoler i kommunen. Vi har undersøkt og vurdert om kommunen sørger for at tilsynsorganet får tilstrekkelig informasjon om risikoforhold ved miljøet i skoler og barnehager, og at tilsynsaktivitetene baseres på risikovurderinger. Dette er nødvendig både i forbindelse med oppfølging av forhold med mulig helserisiko i miljøet i enkeltbarnehager og enkeltskoler, og i forbindelse med den regelmessige tilsynsvirksomheten. Vi har også undersøkt om kommunen sørger for å følge med på at tilsynsoppgavene gjennomføres som forutsatt, og at det er dokumentert hvordan tilsynsoppgavene planlegges og gjennomføres.

For at tilsyn som virkemiddel skal fungere etter sin hensikt, må tilsyn der det er påvist lovbrudd, følges opp slik at tilsynet kan avsluttes. Vi har undersøkt om kommunen sørger for at oppfølgingen av tilsyn foregår på en systematisk måte, og at det er dokumentert hvordan dette arbeidet skal gjøres.

Informasjon om tilsynet
På miljørettet helsevernområdet er fylkesmannens tilsyn begrenset til å føre tilsyn med om kommunene oppfyller sine plikter som tilsynsmyndighet. Fylkesmannen fører altså «tilsyn med kommunens tilsyn». Fylkesmannens tilsyn omfatter derfor ikke om kommunen som eier sørger for å oppfylle kravene til miljørettet helsevern i sine barnehager og skoler.

Mange kommuner har delegert tilsynsmyndighet og tilsynsoppgaver til et interkommunalt selskap (IKS) eller til en vertskommune i et interkommunalt samarbeid. Kommuner kan også kjøpe miljørettet helseverntjenester fra andre kommuner. Fylkesmannens tilsyn er rettet mot kommunen, uavhengig av hvordan miljørettet helseverntjenesten er organisert.

Fylkesmannens tilsyn omfatter kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i private og offentlige barnehager, grunnskoler og videregående skoler innenfor kommunens geografiske område, og som omfattes av virkeområdet forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler gjelder for (definert i § 2).

Fylkesmannens tilsyn gjennomføres som systemrevisjon. Det innebærer at fylkesmannen fører tilsyn med hvordan kommunen styrer og leder arbeidet med tilsyn, og ved dette sørger for at tilsynsvirksomheten oppfyller de aktuelle lovkravene.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Vi gir derfor her en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

Rettslig grunnlag for Fylkesmannens tilsyn
Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunenes folkehelsearbeid etter lov 24. juni 2011 om folkehelsearbeid (folkehelseloven), jf. folkehelseloven § 31. Fylkesmannens lovlighetskontroll med miljørettet helsevern (MHV) gjelder folkehelseloven §§ 8 og 9 samt § 30 om

internkontroll. Fylkesmannens tilsyn er avgrenset til lovlighetskontroll, jf. kommuneloven kapittel 10 A.

Rettslig grunnlag for kommunens tilsyn
Ifølge kapittel 3 Miljørettet helsevern i folkehelseloven skal kommunen ha sin oppmerksomhet rettet mot hele befolkningen, uavhengig av sektor. Kommunen har virkemidler både overfor privat og offentlig virksomhet og eiendom, og har blant annet som oppgave å føre tilsyn med faktorer i miljøet som til enhver tid direkte eller indirekte kan ha innvirkning på helsen. Kommunens tilsynsansvar med miljørettet helsevern fremgår av folkehelselovens § 9.

Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv. oppstiller en rekke krav til blant annet internkontroll, uteområder, inneklima, renhold, vedlikehold, smittevern, måltider mv., som er rettet mot eier/leder av virksomheten. Kommunen skal føre tilsyn med at forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler overholdes, noe som er presisert i forskriftens § 25.

Tilsyn med kommunens arbeid med tilsyn
I det følgende gir vi en oversikt over kravene i lov og forskrift som gjelder på områdene som er blitt undersøkt i tilsynet.

Kommunens plikt til internkontroll
Kommunen har en plikt til å føre internkontroll for å sikre at krav fastsatt i folkehelseloven eller i medhold av folkehelseloven overholdes, jf. folkehelseloven § 30. Det er ikke gitt en egen forskrift som utdyper kravene til internkontroll. Kommunens plikt til internkontroll med tilsynsoppgaven bygger på det alminnelige systemet for internkontroll i lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) § 23 nr. 2.

Kommunen har en særskilt plikt til å dokumentere tilsyn med miljørettet helsevern
Folkehelseloven § 30 annet ledd bestemmer at kommunenes tilsyn etter § 9 skal dokumenteres særskilt. Det er presisert i folkehelseloven § 30 annet ledd at uavhengighet og likebehandling i tilsynet skal dokumenteres, men det forsterkede dokumentasjonskravet gjelder generelt for tilsynsoppgaven etter § 9.

Klar fordeling av ansvar, oppgaver og myndighet
Kravet til internkontroll i folkehelseloven § 30 innebærer at kommunen må ha klar fordeling av ansvar, oppgaver og myndighet. Kommunen kan delegere oppgaver og myndighet innen miljørettet helsevern innad i kommunen, eller til en vertskommune etter de alminnelige reglene om delegering i kommuneloven, eller til et interkommunalt selskap (IKS), jf. folkehelseloven § 9 første ledd annet punktum.

Krav om et uavhengig tilsyn
Kommunene må organisere seg slik at de personene eller enhetene som ivaretar tilsyn med MHV, er tilstrekkelig uavhengige av underliggende virksomhet som det skal føres tilsyn med. Kommunen må dokumentere tilsynsorganets uavhengighet, jf. folkehelseloven § 30 annet ledd.

Krav til kompetanse
Kommunens plikt til å føre tilsyn med MHV etter folkehelseloven § 9, forutsetter at kommunen har nødvendig kompetanse til å utføre tilsynsoppgaven forsvarlig, jf. også kravet til internkontroll i lovens § 30. Kommunen må dokumentere at de som har ansvar for å føre tilsyn med MHV har nødvendige forutsetninger, herunder kompetanse.

Krav om oversikt over godkjenningsstatus
Det inngår i kommunens tilsynsansvar i folkehelseloven § 9 å ha oversikt over godkjenningspliktige barnehager og skoler i kommunen. Å ha en oppdatert oversikt over godkjenningsstatus for barnehager og skoler er også å anse som en del av det løpende arbeidet med oversikt over folkehelseutfordringene i kommunen, som kommunen skal foreta etter § 4 i forskrift om oversikt over folkehelsen.

Risikobasert tilsyn
Kommunens tilsyn etter § 9 i folkehelseloven skal vært basert på risikovurderinger. Kommunen må følge opp forhold som kan tilsi at miljøet i barnehager og skoler er uforsvarlig, og ut fra en risikovurdering føre regelmessig tilsyn med skoler og barnehager i kommunen. Forskrift om MHV § 4 annet ledd annet punktum presiserer at kommunen skal prioritere tilsynsvirksomhet etter en vurdering av helserisiko. Kommunens risikovurderinger bør blant annet bygge på kunnskap om folkehelseutfordringer som kommunen skal ha etter § 5 i folkehelseloven.

Opplysnings- og informasjonsplikten
Kommunen må som en del av kravet til internkontroll følge med på at kommunens barnehager og skoler etterlever opplysningsplikten i forskrift om MHV i barnehager og skoler § 5, og sørge for at det interne/eksterne tilsynsorganet mottar opplysningene.

Valg av tilsynsmetode
Kommunens tilsynsmetoder ved tilsyn med MHV må gi tilstrekkelig faktagrunnlag til å kunne konkludere, og må sikre forsvarlig saksbehandling. Når kommunen kan komme til å konkludere med pålegg, må utredningsplikten i forvaltningsloven § 17 overholdes.

Oppfølging og avslutning av tilsyn
Når kommunen har ført tilsyn med en barnehage eller skole, uavhengig av utfall, skal tilsynet alltid avsluttes, jf. også forvaltningsloven § 11 a. Kravet til interkontroll i folkehelseloven § 30 innebærer at kommunen systematisk må følge opp det enkelte tilsyn og alle tilsyn som ikke er avsluttet, herunder ha oversikt over frister, rutiner for purring og ha en plan for videre oppfølging.

Krav til saksbehandlingen
Kommunen er bundet av Lov 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) og forvaltningsrettslige prinsipper i sin utøvelse av tilsyn. Kravet til internkontroll i folkehelseloven § 30 innebærer at kommunen gjennom sin organisering og styring må sikre at kravene til saksbehandlingen i forvaltningsloven overholdes.

3. Beskrivelse av faktagrunnlaget

Sel kommune ligger i Gudbrandsdalen og har ca. 6000 innbyggere. Kommunen er organisert med en ledergruppe hvor kommunalsjef oppvekst og skole, kommunalsjef helse- og omsorg og kommunalsjef plan, teknisk og eiendom sitter sammen med kommunedirektør. Nåværende kommunedirektør er konstituert fra september 2019 til januar 2020. På vegne av kommunedirektøren skal virksomhetslederne lede tjenesten etter de prinsipper som er nedfelt i kommunen sitt administrative delegeringsreglement. Kommuneoverlegen rapporterer direkte til kommunedirektøren på dette området.

Det er 8 barnehager (2 private) og 5 skoler i Sel kommune.

Klar fordeling av myndighet og oppgaver, nødvendig uavhengighet og kompetanse
Det fremgår av styrende dokumenter at kommuneoverlegen er delegert arbeid med miljørettet helsevern. Arbeidet utføres av kommuneoverlegen og har som oppgave å gjennomføre tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Tilsynsorganet i Sel kommune er organisatorisk plassert direkte under kommunedirektøren, og er ikke plassert i et virksomhetsområde som har direkte linjeansvar for drift, vedlikehold eller forvaltning av de kommunale barnehagene og skolene. Kommunen har dokumentert hvordan den sørger for å ivareta tilsynsorganets uavhengighet.

Det kommer frem av dokumentasjon fra kommunen at kommuneoverlege har gjennom sin spesialistutdanning og kurs tilegnet seg kompetanse på området.

Oversikt over godkjenningspliktige barnehager og skoler
Det mangler godkjenningsstatus på alle skolene i Sel kommune. Sel kommune har ikke dokumentert en oversikt over de godkjenningspliktige barnehagene og skolene i kommunen, og deres godkjenningsstatus. Det er ikke dokumentert hvem som har ansvar for å utarbeide og oppdatere oversikten. Oversikten foreligger ikke oppdatert når tilsynsorganet skal utarbeide tilsynsplaner.

Oppfølging av risikoforhold i miljøet i den enkelte barnehage og skole, og risikobasert, regelmessig tilsyn i barnehager og skoler i kommunen
Sel kommune angir praksis og etterlevelse av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler i flere dokument og det er fremlagt dokumentasjon på at det er gjennomført tilsyn i barnehager og skoler. Det er utarbeidet maler som benyttes for godkjenning og tilsyn. Det er utarbeidet en plan for kommende tilsyn, dette er dokumentert i flere av kommunens dokumenter.

Kommunenes ledelse holder seg oppdatert på hvordan tilsynsorganet planlegger, gjennomfører og har oversikt over sine tilsynsoppgaver.

I kommunen utføres det ikke tilsyn på basis av risikovurderinger. Opplysninger om risikoforhold blir ikke systematisk formidlet til tilsynsorganet slik at hyppighet av tilsyn i den enkelte barnehage og skole baseres ikke på generelle, faglige risikovurderinger og på kunnskap om forhold med mulig helserisiko i de aktuelle virksomhetene. Plan for kommende tilsyn baserer seg ikke på konkrete risikovurderinger.

Systematisk oppfølging av tilsyn
Oppfølging av tilsyn foregår med klar oppgave- og ansvarsfordeling, det er samarbeid på tvers av virksomhetene, men det er ikke utarbeidet skriftlige rutiner for arbeidet med oppfølging av tilsyn. Det er etablert ordninger for å følge med på utøvelsen av kommunens tilsynsoppgaver, men styringen av hvordan kommunen følger opp tilsyn er ikke dokumentert.

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

Klar fordeling av myndighet og oppgaver, nødvendig uavhengighet og kompetanse
Sel kommune har en klar fordeling av myndighet og oppgaver innenfor miljørettet helsevern, som fremgår av styrende dokumenter. Kommuneoverlegen er delegert arbeid med miljørettet helsevern, Det er ved dette etablert et tilsynsorgan i kommunen.

Tilsynsorganet i kommunen er ikke plassert i enheter som har direkte linjeansvar for drift, vedlikehold eller forvaltning av de kommunale barnehagene og skolene. Uavhengighet er dermed ivaretatt ved utøvelsen av tilsyn.

Det er dokumentert at de som arbeider med miljørettet helsevern har faglig kompetanse på området. Fylkesmannen vil gjøre kommunen oppmerksom på å følge med på at kravene til kompetanse blir ivaretatt fremover, og ved behov sørge for å sette inn korrigerende tiltak.

Oversikt over godkjenningspliktige barnehager og skoler
Sel kommune har ikke dokumentert en skriftlig oversikt over de godkjenningspliktige barnehagene og skolene i kommunen, og deres godkjenningsstatus. Det er ikke klart hvem i kommunen som skal utføre oppgavene med å utarbeide og oppdatere oversikten.

Oppfølging av risikoforhold i miljøet i den enkelte barnehage og skole og risikobasert, regelmessig tilsyn i barnehager og skoler i kommunen
Tilsynsorganet har ikke systematisk tilgang til informasjon om risikoforhold ved miljøet i barnehager og skoler i kommunen. Opplysninger fra ledere i barnehager og skoler som kan knyttes til risikoforhold ved ute-/innemiljø mv. når ikke systematisk frem til tilsynsorganet. Det samme gjelder klager, bekymringsmeldinger og annen aktuell informasjon som kommunen mottar direkte fra ansatte, elevråd eller FAU i skoler og barnehager.

Kommunen sørger ikke for at tilsynet utføres på basis av risikovurderinger. Det er utarbeidet en samlet oversikt over tilsynsvirksomheten fremover, men det fremgår ikke at det er risikovurderinger som er lagt til grunn for prioritering av tilsynsobjekter og tema, slik at den kan fungere som et styringsverktøy for tilsynsorganets kommende tilsyn.

Systematisk oppfølging av tilsyn
Oppfølging av tilsyn foregår med klar oppgave- og ansvarsfordeling, men i kommunens styring av tilsynsarbeidet foreligger det ikke rutiner for oppfølging av tilsyn. Det er etablert ordninger for å følge med på utøvelsen av kommunens tilsynsoppgaver, men det mangler dokumentasjon på at dette gjennomføres systematisk.

5. Fylkesmannens konklusjon

Her presenterer vi konklusjonen av vår undersøkelse, basert på vurderingene i kapittel 4.

Fylkesmannens konklusjon:

Sel kommune har ikke dokumentert en oversikt over godkjenningspliktige barnehager og skoler og deres godkjenningsstatus

Sel kommune sikrer ikke at det på grunnlag av risikovurdering blir ført regelmessig tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler

Dette er brudd på:
Folkehelseloven §§ 9 og 30
Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler § 25

6. Oppfølging av påpekte lovbrudd

I dette kapitlet redegjør vi for hva vi forventer at virksomheten skal gjøre i prosessen med å rette påpekte lovbrudd.

Vi ber virksomheten om å utarbeide en plan med nødvendige tiltak for å rette lovbruddene. Planen skal minimum inneholde:

Hvilke tiltak som skal gjennomføres
Hvordan ledelsen vil følge med på og kontrollere at tiltakene blir iverksatt
Hvordan ledelsen vil gjennomgå om tiltakene har virket som planlagt etter at de har fått virket en stund
Frister for iverksetting av tiltak og evaluering av om tiltakene virker som planlagt Vi ber om å få oversendt virksomhetens plan innen 02.20.

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok.

Varsel om tilsynet ble sendt 24.05.19.

Tilsynsbesøket ble gjennomført ved Sel rådhus, og innledet med et kort informasjonsmøte 10.12.19. Oppsummerende møte med gjennomgang av funn ble avholdt 11.12.19.

Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

Nr. 1 Organisasjonskart

Nr. 2 Administrativt delegeringsreglement Nr. 3 Arbeids- og lederavtale

Nr. 4 Compilo avviksrapport

Nr. 5 Delegering av tilsynsmyndighet Nr. 6 Folkehelseoversikt

Nr. 7 Godkjenning Hegglund og Sandbu barnehage Nr. 8 Godkjenning Heidal barnehage

Nr. 9 IK folkehelse, Miljørettet helsevern Nr. 10 Internkontroll skolemiljø

Nr. 11 Kvalitetsplan for Selbarnehagen Nr. 12 Kvalitetsplan for Selbarnehagen Nr. 13 Mål og plan HMS barnehagene Nr. 14 Ottabragden godkjenning

Nr. 15 Prosedyrer for vernerunder

Nr. 16 Prosedyrer skolehelsetjenesten Nr. 17 Prosedyrer legemiddelhåndtering Nr. 18 ROS analyse tilsyn

Nr. 19 Tilsynsrapporter barnehagene Nr. 20 Tilsynsrapporter skolene

Nr. 21 Lekeplassutsyr Sel kommune

Nr. 22 Otta skole kontroll manglet slukkeutstyr Nr. 23 Otta u-skole temperatur

Nr. 24 Plan hovedrengjøring

Nr. 25 Radonmåling Otta u-skole Nr. 26 Rapport brannvarsling

Nr. 27 Renholdsplan Heggelund barnehage Nr. 28 Ventilasjonsanlegg filterbytte

Nr. 29 Arbeids- og ansvarsfordeling

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som deltok på informasjonsmøte, ble intervjuet og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.

Ikke publisert her

Vi gjennomførte en spørreundersøkelse blant SU/FAU og elevråd i forkant av tilsynet.

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten:

Seniorrådgiver, Guri Rudi, Fylkesmannen i Innlandet, revisor
Seniorrådgiver, Hanne Kjøsnes, Fylkesmannen i Innlandet, revisjonsleder

Med hilsen

Harald Vallgårda (e.f.)
fylkeslege

Hanne Kjøsnes
seniorrådgiver

Dokumentet er elektronisk godkjent

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattende tilsynet

2019 Folkehelseloven. Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler

Søk etter tilsynsrapporter

Søk