Rapport fra stikkprøvetilsyn - saksbehandling av helse- og omsorgstjenester, Nord-Fron kommune 2021

Sammendrag

Denne rapporten beskriver tilsynets funn på det reviderte området.

Gjennom stikkprøver i form av gjennomgang av et antall vedtak, har tilsynet undersøkt kommunens saksbehandlingstid og innhold i vedtak ved tildeling av tjenestene som omfattes av helse- og omsorgstjenesteloven § 3-2 nummer 6 bokstav b, praktisk bistand, bokstav c, plass i institusjon, § 3-6 nummer 2, avlastningstiltak, § 3-6 nummer 3, omsorgsstønad og § 3-8, brukerstyrt personlig assistanse (BPA).

Vi har funnet grunnlag for å anbefale kommunen å endre oppbyggingen av vedtakene slik at opplysninger om faktiske forhold fremkommer i et eget punkt, og ikke som en del av begrunnelsen. I tillegg anbefaler vi å få med kontaktinformasjon til Pasient- og brukerombudet i alle vedtak.

På bakgrunn av flere klagesaker, til tross for gode resultater under stikkprøvetilsynet, anbefaler Statsforvalteren at kommunen jobber videre med å finne årsaken til misnøyen blant brukerne i enkeltsaker.

1. Bakgrunn for tilsynet

Statsforvalteren har gjennom klagebehandling og henvendelser fra brukere av helse- og omsorgstjenesten i Nord-Fron kommune, fått kunnskap om at det har vært utfordringer i samhandling mellom brukere og tildelingskontoret i saksbehandlingsprosessen.

Statsforvalteren skal etter helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3 føre tilsyn med lovligheten av kommunens oppfyllelse av plikter pålagt i kapitlene 3 til 10 og §§ 11-2, 11-3 og 11-4.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Kommunen har opprettet et tildelingskontor for tildeling av tjenester etter helse- og omsorgstjenesteloven. Tildelingskontoret har to ansatte i til sammen 1,5 årsverk, der daglig leder har 100% stilling. Avdelingen er ledet av sektorsjef helse. Det øverste administrative nivået i kommunen består av tre sektorsjefer og kommunedirektør.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfattet følgende aktiviteter:

• Varsel om tilsyn ble sendt ut 14.01.2021
• Tilsynet, med undervisning i saksbehandling og presentasjon av funn, ble gjennomført 17.03.2021

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelser av kommunens saksbehandlingstid og innhold i vedtak om:

• Praktisk bistand
• Plass i institusjon
• Avlastning
• Omsorgsstønad
• Brukerstyrt personlig assistanse

Tilsynet har undersøkt om saksbehandlingstiden ble overholdt, og om det ved behov ble sendt foreløpig svar. Tilsynet undersøkte videre om kommunens vedtak inneholdt tilstrekkelige opplysninger om faktiske forhold, herunder dokumentasjon om kontakt med bruker og eventuelt pårørende i forbindelse med saksbehandlingen. Videre undersøkte vi om vedtakene var begrunnet og om begrunnelsen var i samsvar med forvaltningslovens krav. Tilsynet gikk i tillegg igjennom vedtakene for å finne ut om kommunen opplyste om klageadgang og innsynsrett. Dersom det var aktuelt, undersøkte vi om krav til forhåndsvarsling og opplysning om adgangen til å be om utsatt iverksettelse, var ivaretatt.

Vi ba om kommunens fem siste vedtak fra desember 2020 og bakover i tid, på de fem tjenestene nevnt ovenfor. Kommunen hadde kun to vedtak om BPA, slik at tilsynet omfattet totalt 22 vedtak som ble gjennomgått av tilsynet.

Statsforvalteren gjennomgikk flere forhold som omhandlet saksbehandling i praksis, i et undervisningsopplegg i møte med kommunen, før våre funn ble presentert. I undervisningen ble det i tillegg lagt vekt på viktigheten av gode kommunikasjonsevner og relasjonskompetanse i møte med brukerne i saksbehandlingsprosessen. Vi gikk også gjennom aktuelle tema, der kommunen etter anmodning fra Statsforvalteren, på forhånd hadde meldt behov for veiledning.

5. Regelverk

• Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m. (helse- og omsorgstjenesteloven).
• Lov om pasient og brukerrettigheter (pasient- og brukerrettighetsloven).
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven).

6. Funn og vurdering

Saksbehandlingstiden var mindre enn fire uker i 18 av 22 vedtak og foreløpig svar var sendt i to av de fire sakene med lengere saksbehandlingstid. I de to øvrige sakene med lengre saksbehandlingstid uten foreløpig svar, var det dokumentert at tjenesten allerede var iverksatt.

Opplysninger om faktiske forhold forelå i 22 av 22 vedtak, men i 20 av 22 vedtak fant vi kun opplysninger i begrunnelsen. Vi fant oppdatert IPLOS-registrering som vedlegg til saksbehandlingen i 22 av 22 vedtak. Brukermedvirkning var dokumentert i 21 av 22 vedtak.

Begrunnelse forelå i 22 av 22 vedtak. I et vedtak, der opplysninger om faktiske forhold var nedtegnet utenfor begrunnelsen, fant vi imidlertid nye opplysninger i begrunnelsen. Ved å se nærmere på begrunnelsens innhold fant vi at faktum var gjengitt i begrunnelsen i 22 av 22 vedtak, men som tidligere nevnt hadde de fleste vedtak faktum i begrunnelsen og ingen andre steder. Korrekt lovhenvisning var gjengitt i begrunnelsen i 22 av 22 vedtak. Kommunens skjønn fremkom i begrunnelsen i 20 av 22 vedtak.

Alle vedtak inneholdt opplysning om klageadgang og innsynsrett.

Ingen av sakene som ble gjennomgått krevde forhåndsvarsling eller opplysning om anledning til å be om utsatt iverksettelse.

Tilsynets vurdering er at de ovennevnte funn gir grunnlag for å si at kommunens saksbehandling er i tråd med helse- og omsorgstjenesteloven, pasient- og brukerrettighetsloven og forvaltningsloven. Vi anbefaler imidlertid kommunen å bygge opp vedtaket slik at opplysninger om faktiske forhold blir beskrevet i et eget punkt. Videre må kommunen, i henhold til forvaltningslovens (fvl) bestemmelse om begrunnelsens innhold, jf. fvl § 25 2. ledd, i hovedtrekk gjengi de faktiske forhold som vedtaket bygger på i begrunnelsen.

Informasjon om pasient- og brukerombud mangler i enkelte vedtak og tilsynet anbefaler at kommunen korrigerer dette.

På bakgrunn av flere klagesaker, til tross for gode resultater under stikkprøvetilsynet, anbefaler tilsynet at kommunen jobber videre med å finne årsaken til misnøyen blant brukerne i enkeltsaker.

7. Statsforvalterens konklusjon 

Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet

8. Dokumentunderlag 

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

Totalt 22 behandlede saker ble gjennomgått herav fem vedtak om henholdsvis praktisk bistand, plass i institusjon, avlastning, omsorgsstønad og to vedtak om BPA.

9. Deltakere ved tilsynet 

Deltakere fra kommunen:
Daglig leder Elisabeth Rudi Saksbehandler Marit Skoe Kvålen Sektorsjef helse Bente Joten Skog

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seniorrådgiver Elisabeth Hagen (revisjonsleder) Seniorrådgiver Arnt Sveen (revisor)

Med hilsen

Harald Vallgårda (e.f.)
fylkeslege

Elisabeth Hagen
seniorrådgiver

Dokumentet er elektronisk godkjent