Rapport fra stikkprøvetilsyn - saksbehandling av helse- og omsorgstjenester, Sør-Fron kommune 2021

Sammendrag

Denne rapporten beskriver tilsynets funn på det reviderte området.

Gjennom stikkprøver i form av gjennomgang av et antall vedtak, har tilsynet undersøkt kommunens saksbehandlingstid og innhold i vedtak ved tildeling av tjenestene som omfattes av helse- og omsorgstjenesteloven § 3-2 nummer 6 bokstav b, praktisk bistand, bokstav c, plass i institusjon, § 3-6 nummer 2, avlastningstiltak, § 3-6 nummer 3, omsorgsstønad og § 3-8, brukerstyrt personlig assistanse (BPA).

Vi har funnet grunnlag for å påpeke lovbrudd for manglende innhold og feil lovhenvisninger i vedtakene.

På bakgrunn av flere klagesaker, anbefaler tilsynet at kommunen jobber videre med å finne ut om det også kan være andre årsaker til misnøyen blant brukerne i enkeltsaker.

1. Bakgrunn for tilsynet

Statsforvalteren har gjennom klagebehandling og henvendelser fra brukere av helse- og omsorgstjenesten i Sør-Fron kommune, fått kunnskap om at det har vært utfordringer i samhandling mellom brukere og tildelingskontoret i saksbehandlingsprosessen.

Statsforvalteren skal etter helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3 føre tilsyn med lovligheten av kommunens oppfyllelse av plikter pålagt i kapitlene 3 til 10 og §§ 11-2, 11-3 og 11-4.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Kommunen har opprettet et tildelingskontor for tildeling av tjenester etter helse- og omsorgstjenesteloven. Tildelingskontoret har to ansatte i til sammen ett årsverk. Tildelingskontoret er ledet av tjenesteleder for hjemmetjenesten i kommunen. Det øverste administrative nivået i kommunen består av tre kommunalsjefer og kommunedirektør.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfattet følgende aktiviteter:

• Varsel om tilsyn ble sendt ut 14.01.2021
• Tilsynet, med undervisning i saksbehandling og presentasjon av funn, ble gjennomført 17.03.2021

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelser av kommunens saksbehandlingstid og innhold i vedtak om:

• Praktisk bistand
• Plass i institusjon
• Avlastning
• Omsorgsstønad
• Brukerstyrt personlig assistanse

Tilsynet har undersøkt om saksbehandlingstiden ble overholdt, og om det ved behov ble sendt foreløpig svar. Tilsynet undersøkte videre om kommunens vedtak inneholdt tilstrekkelige opplysninger om faktiske forhold, herunder dokumentasjon om kontakt med bruker og eventuelt pårørende i forbindelse med saksbehandlingen. Videre undersøkte vi om vedtakene var begrunnet og om begrunnelsen var i samsvar med forvaltningslovens krav. Tilsynet gikk i tillegg igjennom vedtakene for å finne ut om kommunen opplyste om klageadgang og innsynsrett. Dersom det var aktuelt, undersøkte vi om krav til forhåndsvarsling og opplysning om adgangen til å be om utsatt iverksettelse, var ivaretatt.

Vi ba om kommunens fem siste vedtak fra desember 2020 og bakover i tid, på de fem tjenestene nevnt ovenfor. Tilsynet omfattet dermed totalt 25 vedtak som ble gjennomgått av Statsforvalteren.

Statsforvalteren gjennomgikk flere forhold som omhandlet saksbehandling i praksis, i et undervisningsopplegg i møte med kommunen, før våre funn ble presentert. I undervisningen ble det i tillegg lagt vekt på viktigheten av gode kommunikasjonsevner og relasjonskompetanse i møte med brukerne i saksbehandlingsprosessen. Vi gikk også gjennom aktuelle temaer, der kommunen etter anmodning fra Statsforvalteren, på forhånd hadde meldt behov for veiledning.

5. Regelverk

• Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m (helse- og omsorgstjenesteloven).
• Lov om pasient og brukerrettigheter (pasient- og brukerrettighetsloven).
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven).

6. Funn og vurdering

Saksbehandlingstiden var mindre enn fire uker i 23 av 25 vedtak og foreløpig svar var sendt i ett av de to sakene med lengere saksbehandlingstid. I den to øvrige saken med lengere saksbehandlingstid uten foreløpig svar, var det dokumentert at tjenesten allerede var iverksatt.

Opplysninger om faktiske forhold forelå i 25 av 25 vedtak, men i 5 av 25 vedtak fant vi at opplysningene var for sparsomme. I 4 av 25 vedtak konkluderes det i avsnittet som omhandler opplysninger om faktiske forhold. Brukermedvirkning var dokumentert i 3 av 25 vedtak.

Begrunnelse forelå i 22 av 25 vedtak, men med standard tekst. I enkelte vedtak kom begrunnelsen under overskriften vurdering. Ved å se nærmere på begrunnelsens innhold fant vi at faktum var gjengitt i begrunnelsen i 17 av 25 vedtak, men som tidligere nevnt var det sparsomt med faktaopplysninger og noen ganger kun vist til «helsemessige årsaker». Regelverket var gjengitt i begrunnelsen i 24 av 25 vedtak, men de fleste med feil lovhenvisning. Kommunens skjønn fremkom i begrunnelsen i 13 av 25 vedtak, men der den fremkom, var det sparsomt og som regel standard tekst.

Alle vedtak inneholdt opplysning om klageadgang og innsynsrett. I de fem vedtakene som omhandlet avlastning, var opplysning om klageadgang feil.

Ingen av sakene som ble gjennomgått krevde forhåndsvarsling eller opplysning om anledning til å be om utsatt iverksettelse.

Videre fant vi at vedtak om praktisk bistand manglet innvilget timeantall pr. uke. Det kom heller ikke frem hva det konkret skal gis bistand til, da oppdraget kun ble kalt «rengjøring». Et vedtak på omsorgsstønad opplyste ikke hvor mange timer som ble innvilget og det ble vist til at det innvilges

«det samme som før». Videre kom det ikke frem hvor mange av timene som var innvilget til BPA som var betalingspliktige.

Vi fant flere eksempler på at vedtaksmalene ikke var oppdatert, slik at det ble henvist til feil lovhjemler og til lovhjemler som er erstattet eller endret.

Tilsynets vurdering er at de ovennevnte funn gir grunnlag for å si at kommunens saksbehandling ikke er i tråd med helse- og omsorgstjenesteloven, pasient- og brukerrettighetsloven og forvaltningsloven. Vi finner at følgende må rettes for å oppfylle lovgivers krav til saksbehandlingen:

• Vedtakene må inneholde tilstrekkelige, relevante opplysninger om faktiske forhold.
• Brukermedvirkning må dokumenteres i alle vedtak.
• Begrunnelsens innhold må tilfredsstille forvaltningslovens (fvl) krav, fvl § 25.
• Vedtakene må inneholde korrekt lovhenvisning.
• Det må fremkomme hvor mange timer praktisk bistand og omsorgsstønad som innvilges
• Vedtak om praktisk bistand må vise hvilke oppdrag brukeren vil få hjelp til.
• Det må fremkomme hvor mange timer av totalt antall timer innvilget BPA som er betalingspliktige.

I tillegg anbefaler vi kommunen å rydde i vedtakets oppbygging i henhold til Statsforvalterens gjennomgang og opplæring under tilsynet.

På bakgrunn av flere klagesaker, anbefaler tilsynet at kommunen jobber videre med å finne ut om det også kan være andre årsaker til misnøyen blant brukerne i enkeltsaker.

Statsforvalteren finner at vår opplæring og gjennomgang av funn under tilsynet, vil være tilstrekkelig for å sette kommunen i stand til å rette lovbruddet og heretter innrette sin praksis etter dette.

7. Statsforvalterens konklusjon

Det ble avdekket lovbrudd under tilsynet.

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

Totalt 25 behandlede saker ble gjennomgått, herav fem vedtak om henholdsvis praktisk bistand, plass i institusjon, avlastning, omsorgsstønad og BPA.

9. Deltakere ved tilsynet

Deltakere fra kommunen: Kommunalsjef Irene Hagen Saksbehandler Olaug Andreassen Saksbehandler Elisabeth Solberg Saksbehandler Monika Gryttingslien Tjenesteleder Randi Espe Åberg

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Seniorrådgiver Elisabeth Hagen (revisjonsleder) Seniorrådgiver Arnt Sveen (revisor)

Med hilsen

Harald Vallgårda (e.f.)
fylkeslege

Elisabeth Hagen
seniorrådgiver