Rapport fra tilsyn med elektronisk medisindispenser hos hjemmeboende eldre - Gran kommune 2024

Statsforvalteren gjennomførte tilsyn med Gran kommune og besøkte i den forbindelse hjemmetjenesten fra 11.06.2024 til 12.06.2024. Vi undersøkte om kommunen sørger for at bruken av elektronisk medisindispenser hos hjemmeboende eldre blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav slik at pasientene får trygge og gode tjenester. Tilsynet ble gjennomført som del av et landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Statsforvalterens konklusjon:

Kommunen har lagt til rette for en forsvarlig tildelingspraksis av medisindispensere til eldre hjemmeboende pasienter. Kommunen følger med på og evaluerer om tiltaket er egnet for den enkelte pasient.

Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet. Tilsynet er derfor avsluttet.

Tilsynets tema og omfang

I dette kapitelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

Temaet for det landsomfattende tilsynet med kommunale helse- og omsorgstjenester er om pasienter får forsvarlig administrasjon av legemidler med bruk av medisindispenser. Tilsynet er rettet mot kommunens ansvar for å legge til rette for og følge med på slik helsehjelp.

Statsforvalteren skal undersøke om:

• valg av medisindispenser skjer ut ifra egnethetsvurdering
• pasienten får opplæring i bruk av medisindispenser
• helsetjenesten følger med på medisindispenser som tiltak

Antall eldre i samfunnet vil øke de nærmeste tiårene, og med dette vil behovet for helsetjenester øker. Det er også forventet en personellmangel, og nye teknologiske virkemidler er sett på som en del av løsningen for å bøte på dette. Mange norske kommuner har tatt i bruk velferdsteknologi, for at eldre pasienter kan bo lenger hjemme, og motta helsehjelp der.

Elektronisk medisineringsstøtte er en type velferdsteknologi som brukes mye hos hjemmeboende pasienter. Teknologien inngår som en del av satsningsområdene i Nasjonal e-helseplan, «Hjelp på nye måter». I tilsynet omtaler vi dette som medisindispenser. Medisindispenser som tiltak er et typisk virkemiddel kommuner tar i bruk for å støtte administreringen av legemidler til sin eldrebefolkning. Dette tilsynet er en del av Helsetilsynets tilsynssatsing rettet mot helse- og omsorgstjenester til eldre, «eldresatsingen»

Avgrensing

Tilsynet omfatter hjemmeboende pasienter over 65 år.

Tilsynet er avgrenset til utdeling og administrering av legemidler med bruk av medisindispenser.

Tilsynet er ellers avgrenset mot:

• legemiddelsamstemming, legemiddelgjennomgang eller prosesser knyttet til rekvirering av multidose, oppbevaring, istandgjøring og tilberedning av legemidler
• anskaffelse og innkjøp av medisindispenser
• bruk av medisindispenser opp mot regelverket for personvern og informasjonssikkerhet
• forskrift om håndtering av medisinsk utstyr

Elektronisk medisineringsstøtte

Medisindispensere kan ha ulik funksjonalitet og bruksområde. Felles for dem er at de skal varsle pasienten om at medisiner skal tas ved forhåndsinnstilte tidspunkt. Enkle medisindispensere fungerer i hovedsak som en tradisjonell dosett, men har tilleggsfunksjon ved at medisinene som skal tas på et gitt tidspunkt er samlet i et låst kammer. Det gis et varselsignal når medisinene skal tas, og kammeret låses opp. En slik løsning krever at helsepersonell kontrollerer og legger medisinene manuelt i dosetten. Medisindispensere gir et varsel når det er tid for å ta medisinen, og pasienten aktiverer medisindispenseren for å ta den aktuelle dosen. Dispenseren veileder pasienten i hvordan medisinen skal tas. Veiledningen gis i form av lyd, lys og tekst på skjermen, og eventuelt taleinstruksjoner. Medisindispensere har også mulighet for andre meldinger fra helsetjenesten til pasienten. Enkelte medisindispensere har en innebygd funksjon for å trekke medisinen inn i et låst kammer i medisindispenseren, dersom pasienten ikke tar medisinene i løpet av et forhåndsbestemt tidsvindu. Utover dette tidsvinduet har kun helsepersonell tilgang til de medisinene som pasienten ikke har tatt. Medisindispenserne inneholder programvare som gjør at informasjon overføres til leverandørenes elektroniske systemer, som helsepersonell i kommunen har tilgang til. Disse systemene omtales ofte som fjernpleiesystemer. Dersom medisiner ikke blir tatt ut av medisindispenseren i rett tid, skal helsepersonell bli varslet. Alle hendelser ved bruk av medisindispensere skal registreres og lagres elektronisk.

Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunal helse- og omsorgstjeneste, etter helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3 og helsetilsynsloven § 4.

Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Vi gir derfor her en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

Lover

• Helsetilsynsloven
• Helse- og omsorgstjenesteloven (hol)
• Pasient- og brukerrettighetsloven (pbrl)
• Helsepersonelloven (hpl)
• Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten
• Forskrift om pasientjournal

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunal helse- og omsorgstjeneste, etter helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3 og helsetilsynsloven § 4.

Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser.

Kommunens plikt til systematisk ledelse og kvalitetsforbedring

Kommunen har en generell plikt til å planlegge, gjennomføre, evaluere og korrigere virksomheten slik at tjenestens omfang og innhold er i samsvar med lov og forskrift, jf. hol. § 3-1 tredje ledd.

Innholdet i denne plikten er nærmere regulert i forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten. Internkontroll omtales i forskriften som styringssystem. Styringssystemet er summen av de aktiviteter, systemer og prosesser som kommunen tar i bruk for å planlegge, gjennomføre, evaluere og korrigere tjenestene, jf. forskriftens §§ 6–9. Styringssystemet skal være tilpasset kommunens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold, og ha det omfang som er nødvendig, jf. forskriftens § 5. Tilsvarende gjelder for om kommunen skal dokumentere styringsaktivitetene.

Kravene til ledelse og kvalitetsforbedring må videre ses i sammenheng med ansvaret for å tilby og yte forsvarlige helse- og omsorgtjenester og med plikten til å arbeide systematisk for kvalitetsforbedring og pasient- og brukersikkerhet, jf. hol. §§ 4-1 og 4-2.

Kommunen tildeler bistand til å administrere legemidler til hjemmeboende pasienter gjennom vedtak hjemlet i helse- og omsorgstjenesteloven § 3-2 første ledd, nr. 6 bokstav a, som omhandler helsehjelp i hjemmet. Bruk av medisindispenser er et tiltak for å gjennomføre denne bistanden, men er ikke i seg selv en helsetjeneste.

Kommunen har et ansvar for at tjenestene de tilbyr er forsvarlige, jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1.

Krav til forsvarlighet

Bistand til å administrere legemidler til hjemmeboende pasienter er helsehjelp i hjemmet, etter helse- og omsorgstjenesteloven § 3-2 første ledd, nr. 6 bokstav a. Bruk av medisindispenser er et tiltak for å gjennomføre denne bistanden.

Tjenestene skal være forsvarlige, jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1. Dette innebærer et ansvar for at tjenestene må holde tilfredsstillende kvalitet, ytes i tide og i tilstrekkelig omfang. Kommunen skal etter helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1 legge til rette slik at personellet som utfører tjenestene, blir i stand til å overholde sine lovpålagte plikter.

Helsepersonell har en selvstendig plikt til å utføre sitt arbeid i samsvar med faglig forsvarlig og omsorgsfull hjelp etter helsepersonelloven § 4.

Med utgangspunkt i kravene over forventes følgende av tjenestene for at de skal være forsvarlige:

• ledelsen sørger for at ansvar, oppgaver og myndighet er avklart, og at ansatte har nødvendigkompetanse
• ledelsen sørger for å implementere rutiner innen legemiddelhåndtering
• ledelsen følger med på om rutiner blir fulgt, og setter i verk tiltak dersom det bli meldt om feil, mangler eller uønskede hendelser
• ledelsen har oversikt over områdene i virksomheten hvor det er risiko for svikt,
• ledelsen følger med på og behandler avvik, og arbeider systematisk med kvalitetsforbedring

Dokumentasjon

Kommune skal sørge for forsvarlige dokumentasjons- og informasjonssystemer jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 5-10. Videre følger det av helsepersonelloven § 39 at helsepersonell har plikt til å dokumentere helsehjelpen. Journalen skal inneholde relevante og nødvendige opplysninger.

Journalforskriften gir utdypende opplysninger om kravet til innholdet i journalen, blant annet at nedtegning skal skje uten ugrunnet opphold, og gi en oppdatert oversikt over observasjoner, vurderinger og tiltak. Videre om tiltaksplan, det er et krav at pasienter mottar nødvendige helse- og omsorgstjenester fra kommunen at blant annet av pasient- og brukerrettighetsloven § 2-1 a.

Tjenestene skal være tilpasset den enkelte. Tiltaksplaner er et hjelpemiddel som skal bidra til forutsigbarhet for tjenestemottakerne, bidra til å sikre at tjenesten blir gjennomført slik den er planlagt og at pasienten får den nødvendige oppfølgningen. Planene er også viktige for å sikre at tjenestene utføres mest mulig likt av alle tjenesteyterne. Ved utarbeiding eller oppdatering av tiltaksplanen skal pasientens funksjonsnivå kartlegges. For at planene skal fungere etter hensikten er det avgjørende at planene holdes oppdatert til enhver tid.

Informasjon og pasientmedvirkning

Etter pasient- og brukerrettighetsloven § 3-1 har pasienten rett til å medvirke ved gjennomføring av helsehjelp, og tjenestetilbudet skal utformes i samarbeid med pasienten. Retten til medvirkning må ses i sammenheng med pasient- og brukerrettighetsloven § 3-2 om rett til informasjon. Dersom pasienten samtykker til det, skal også pasientens nærmeste pårørende ha informasjon om helse-tilstanden og den helsehjelpen som ytes, jf. pasient- og brukerrettighetsloven § 3-3. Både medvirkningens- og informasjonens form skal være tilpasset pasienten, jf. pasient- og brukerrettighetsloven §§ 3-1 første ledd og 3-5. Sistnevnte bestemmelse stiller også krav om at opplysninger om den informasjon som er gitt, skal nedtegnes i pasientens journal.

Beskrivelse av faktagrunnlaget

Her gjøres det rede for hvordan virksomhetens aktuelle tjenester fungerer, inkludert virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for tjenestemottakerne blir overholdt.

Gran er en kommune i Innlandet, rundt sju mil nord for Oslo. Kommunen grenser i nord til Søndre Land og Vestre Toten, i øst til Hurdal og Nannestad, i sør til Lunner og Jevnaker, og i vest til Ringerike. Det er heller ikke langt til Sør-Aurdal og Valdres fra den nordvestre delen av kommunen. Gran kommune er del av Hadeland. I 2. kvartal 2024 sto Gran kommune registrert med 13 674 innbyggere.

Det er hjemmetjenesten som deler ut og administrer de elektroniske medisindispenserne i Gran kommune. Hjemmetjenesten er organisert under kommuneområdet Helse og omsorg, som ledes av kommunalsjef. Hjemmetjenesten har én enhetsleder og tre distrikt, Brandbu, Gran og sykepleierflåta hvor hvert distrikt ledes av tjenesteledere.

Behov for bistand med legemiddeladministrering kan komme til tildelingskontoret som søknad fra pasienter, pårørende, fastlege eller spesialisthelsetjenesten. For nye pasienter gjennomfører hjemmetjenesten hjemmebesøk med kartlegging. Veileder for registrering av helse- og omsorgsdata (IPLOS) benyttes. Elektroniske meldinger fra spesialisthelsetjenesten mottas ved tildelingskontoret, som deretter formidler tjenestebehov til hjemmetjenesten.

Alle nyansatte får opplæring i bruk av dispenser, kommunen benytter sjekkliste med kompetansemål for alle ansatte, de som håndterer dispenser og superbrukere/administratorer. Opplæring i dispenser er oppført som et eget punkt på sjekklisten for opplæring av nyansatte. Ansatte oppfordres til å ta E-læringskurs på Evondos-portalen. I tillegg ligger det informasjon om Evondos på informasjonskanalen (Teams) for ansatte i hjemmetjenesten. Brosjyrer fra Evondos er tilgengelig for ansatte. Det gjennomføres jevnlige samarbeidsmøter med Evondos der ressurspersoner og administrator deltar.  Superbrukere/administrator har jevnlig oppfriskning i håndtering av dispenserne, med både teoretisk og praktisk øvelse. Informasjonsbrosjyrer ligger i «lomme» på alle utplasserte dispensere. I tillegg står telefonnummer til Evondos sin support på dispenserne.

Dersom medisiner ikke blir tatt og havner i skuffen i dispenseren, vil det gå en alarm fra dispenseren til alarmtelefonen/vakttelefon til hjemmetjenesten. Ansatt tar da umiddelbart kontakt med bruker for å undersøke årsak. Det gjøres en vurdering av hastegrad for å reise til bruker for å gi medisiner. Ansatte i faste stillinger har tilgang til å håndtere dispenser. Ansatte reiser ut og korrigerer feil.

Informasjon og pasientmedvirkning

Før utplassering gjennomføres informasjonssamtale og kartlegging (behovskartlegging for elektronisk medisinstøtte) sammen med bruker/pårørende. Kartleggingsskjemaet ligger i skjemabanken i Profil som eget dokument. Pasienten for tildelt brosjyre og «Bruksanvisning for bruker». Pasienten blir kartlagt og kartleggingsskjema lagres som dokumentasjon i EPJ. Når kartlegging er utført og det vurderes at elektronisk medisineringsstøtte er riktig tjeneste, gir utøvende hjemmetjeneste beskjed til Enhet for koordinering og tildeling (EKT) om dette.

Dokumentasjon

I tiltaksplan for hver enkelt pasient fremkommer det at pasienten har elektronisk medisineringsstøtte. Hjemmetjenesten EKT oppretter tjenesten «elektronisk medisineringsstøtte» i tjenestebildet i Profil. Det samme med planområdet "velferdsteknologi" og tiltaket "elektronisk medisineringsstøtte". Vurdering, oppfølging, evaluering, samtykke etc. dokumenteres under samme tiltak.

Oppfølging og evaluering av medisindispenser

Første uka ved tildeling av medisindispenser gis det opplæring og hjemmetjenesten følger pasienten tett opp og observerer om medisiner tas til rett tid, justerer eventuelt innstillinger/plassering og veileder om nødvendig. Ansatt viser frem dispenseren og forklarer hvordan den virker. Den første uken observerer man, det sammen med pasienten, at medisiner tas fra dispenseren til de tidspunktene medisiner skal tas. Helsepersonell evaluerer fortløpende om pasienten forstår og håndterer dispenseren, og om det er behov for ytterligere opplæring. Etter fjorten dager gjøres det en behovskartlegging og del 2 av kartleggingsskjemaet for å evaluere bruken av medisindispenseren gjennomgås.

Systematisk ledelse og kvalitetsforbedring

Alle avvik som gjelde medisinering registreres i avvikssystemet Netpower. Avvik kan inkludere feil dosering, glemt medisinering, eller problemer med dispenseren. Ansvarlig sykepleier/kontorvakt informeres om avviket. Det gjennomføres analyse av avviket for å identifisere årsak hvor funnene dokumenters i avviksrapporten. Videre vurderes det om pasientens helse eller kognitive evne har forverret seg, og om pasienten fortsatt er i stand til å håndtere dispenseren. Ved oppfølging av avvik basert på avviksanalysen iverksettes det nødvendige tiltak. Dette kan inkludere økt oppfølging, endring i medisinadministrasjon, eller opplæring av bruker/pårørende.

Det er tett dialog mellom saksbehandlere i tildelingskontoret, tjenesteledere og ansatte i hjemmetjenesten om pasienters behov og endringer i behov. Enhetsleder rapporterer månedlig til kommunalsjefen, også oppsummert om pasientrelaterte avvik og status for utøvelse av tjenesten.

Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

Virksomheten har rutine for utlevering medisindispenser. Det gis opplæring til ansatte i bruk av dispensere. Det er mye kompetanse hos de ansatte og kunnskapsoverføring mellom helsepersonell. Det er lav terskel for å kontakte hverandre og utveksle informasjon i den kliniske hverdagen. Kommunen har engasjerte medarbeidere med ønske om å gjøre en god jobb. Pasientene uttrykker at de er fornøyde med sine medisindispensere og hjelpen de får av hjemmetjenesten, samt at dispenseren øker deres trygghet og selvstendighet. Tilsynsteamet opplever en stor grad av åpenhet og endringsvilje hos både ledelsen og ansatte.

Ansvaret og oppfølging av medisindispensere er tydelig fordelt til navngitte ressurspersoner, som igjen har ansvar for opplæring av nye ansatte og vikarer. Dette øker kontinuitet og forutsigbarhet i personalgruppa slik at enhver som skal håndtere medisindispensere innehar nødvendig kompetanse for utføre oppgaven. Kommunen har også egen ressursgruppe for velferdsteknologi. Ressurspersoner har ansvaret for opplæring og informasjon til nye pasienter. Det er opprettet et tiltaksområde som heter «velferdsteknologi à medisindispenser» i journal.  Det foreligger rutiner for oppfølging av varsler fra medisindispenseren, og disse følges i praksis. Det foreligger beskrivelser for personellet som skal skifte multidoserull om hvordan pasienten skal følges opp.

Pasienten gir uttrykk for god tilgjengelighet og rask respons fra hjemmetjenesten. Alle gjennomgåtte tildelingsvedtak har klart definert «medisindispenser» som et eget tiltak. Det skrives endringsvedtak ved endring av tjenestebehovet. I noen av de gjennomgåtte journalene tok det opp til tre måneder før det ble skrevet endringsvedtak. Det meldes avvik. Disse blir fulgt opp og tiltak blir iverksatt. Ledelsen har nylig endret praksis slik at avviksmeldinger kommer til øverste leder som viderefordeler ansvar. Avvik er et fast tema på ledermøter i flere ledelsesnivåer. Ansatte og ledere gir uttrykk for at det er en omforent forståelse for praksis og retningslinjer på dette området.

Ledelsen har praksis for kontroll av gjennomført sjekkliste for opplæring. Det er nylig gjennomført risikovurdering for bruk av medisindispensere. Dispenserleverandøren (Evondos) er tilgjengelig døgnet rundt og bistår ved feil eller behov for support. I alle gjennomgåtte journaler var det benyttet sjekkliste for egnethetsvurdering. I noen av journalene var denne nylig lagt inn selv om pasienten har hatt medisindispenser over noe tid. Hos disse pasienten var det likevel skrevet en kort egnethetsvurdering i løpende journal da dispenser ble tildelt. I skjemaet for egnethetsvurdering er det et eget felt for evaluering av tiltaket to uker etter tildeling. Det er definert en prøveperiode på 2-3 uker før tildelingsvedtak. Vår vurdering er at ledelsen i kommune har fulgt med på medisin-dispenserne, når det gjelder egnethetsvurderinger, opplæring og oppfølging/evaluering, i tilstrekkelig grad. Dette har ført til at helsehjelpen den enkelte pasient får er systematisk og enhetlig, og det ikke foreligger risiko for svikt.

Statsforvalterens konklusjon

Her presenterer vi konklusjonen av vår undersøkelse, basert på vurderingene i kapittel 4.

Kommunen har lagt til rette for en forsvarlig tildelingspraksis av medisindispensere til eldre hjemmeboende pasienter. Kommunen følger med på og evaluerer om tiltaket er egnet for den enkelte pasient.

Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet. Tilsynet er derfor avsluttet.

Med hilsen

Harald Vallgårda
fylkeslege

Hosein Behsodi
seniorrådgiver

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok.

Varsel om tilsynet ble sendt 06.03.2024.

Forberedende møte med virksomheten ble gjennomført 30.05.2024.

Tilsynsbesøket ble gjennomført ved hjemmetjenesten i Gran kommune, og innledet med et kort informasjonsmøte 11.06.2024. Oppsummerende møte med gjennomgang av funn ble avholdt 12.06.2024.

En del dokumenter var tilsendt og gjennomgått på forhånd, mens andre dokumenter ble mottatt og gjennomgått i løpet av tilsynsbesøket. Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

• Risikovurdering medisindispenser 
• Sjekkliste opplæring
• Sjekkliste ved besøk hos bruker
• Behovskartlegging for elektronisk medisineringsstøtte
• Kopi av avvik
• Evondos håndbok
• Evondos alarmhandtering
• Oversikt over medisindispensere i kommunen
• Rutine for saksbehandling ved tildelingsenheten
• Kompetansemål pleiepersonell
• Kompetansemål for ansatte som håndterer dispenser
• Kompetansemål administratorer/ superbrukere
• Elektronisk medisineringsstøtte - rolle, oppgaveansvar og fremgangsmåte
• Elektronisk medisineringsstøtte - oppfølging av brukere
• Oppfølging og evaluering av bruk av elektronisk medisineringsstøtte
• Organisasjonskart

Det ble valgt 10 journaler etter følgende kriterier:

• Pasienter som har medisindispenser og har vedtak på legemiddelhåndtering i hjemmetjenesten.
• Pasienter over 65 år

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.

Ikke publisert her

Fire pasienter ble intervjuet på telefon i forbindelse med tilsynet.

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten:

• Seniorrådgiver, jurist, Åse Kongsvold, Statsforvalteren i Innlandet, revisor
• assisterende fylkeslege, Ragne Stauri, Statsforvalteren i Innlandet, revisor
• seniorrådgiver, sykepleier, Hosien Behsodi, Statsforvalteren i Innlandet, revisjonsleder

Med hilsen

Harald Vallgårda (e.f.)
fylkeslege

Hosein Behsodi
seniorrådgiver

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattande tilsynet

2024 Medisindispenser hos hjemmeboende eldre

Søk etter tilsynsrapporter

Søk