Rapport fra tilsyn med elektronisk medisineringsstøtte for hjemmeboende eldre - Kongsvinger kommune 2024

Statsforvalteren gjennomførte tilsyn med Kongsvinger kommune og besøkte i den forbindelse hjemmetjenesten fra 20.11.2024 til 21.11.2024. Vi undersøkte om kommunen sørger for at bruken av elektronisk medisindispenser hos hjemmeboende eldre blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav, slik at pasientene får trygge og gode tjenester. Tilsynet ble gjennomført som del av et landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Statsforvalterens konklusjon:

Kommunen har lagt til rette for en forsvarlig tildelingspraksis av medisindispensere til eldre hjemmeboende pasienter. Kommunen følger med på og evaluerer om tiltaket er egnet for den enkelte pasient.

Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet. Tilsynet er derfor avsluttet.

1.     Tilsynets tema og omfang

I dette kapitelet beskriver vi kva som ble undersøkt i tilsynet. Temaet for det landsomfattende tilsynet med kommunale helse- og omsorgstjenester er om pasienter får forsvarlig administrasjon av legemidler med bruk av medisindispenser. Tilsynet er rettet mot kommunens ansvar for å legge til rette for og følge med på slik helsehjelp. Dette tilsynet er en del av Helsetilsynets tilsynssatsing rettet mot helse- og omsorgstjenester til eldre, kjent som «eldresatsingen».

Statsforvalteren skal undersøke om:

• valg av medisindispenser skjer ut ifra egnethetsvurdering
• pasienten får opplæring i bruk av medisindispenser
• helsetjenesten følger med på medisindispenser som tiltak

Antall eldre i samfunnet vil øke de nærmeste tiårene, og med dette vil behovet for helsetjenester øke. Det er også forventet en personellmangel, og nye teknologiske virkemidler er sett på som en del av løsningen for å møte fremtidens utfordringer. Mange norske kommuner har tatt i bruk velferdsteknologi for at eldre pasienter skal kunne bo lenger hjemme og motta helsehjelp der.

Elektronisk medisineringsstøtte er en type velferdsteknologi som brukes mye hos hjemmeboende pasienter. Teknologien inngår som en del av satsningsområdene i Nasjonal e-helseplan «Hjelp på nye måter». I tilsynet omtaler vi dette som medisindispenser. Medisindispenser som tiltak er et typisk virkemiddel kommuner tar i bruk for å støtte administreringen av legemidler til sin eldrebefolkning.

Avgrensinger

Tilsynet omfatter hjemmeboende pasienter over 65 år. Tilsynet er omfatter utdeling og administrering av legemidler med bruk av medisindispenser. Tilsynet er ellers avgrenset mot:

• legemiddelsamstemming, legemiddelgjennomgang eller prosesser knyttet til rekvirering av multidose, oppbevaring, istandgjøring og tilberedning av legemidler
• anskaffelse og innkjøp av medisindispenser
• bruk av medisindispenser opp mot regelverket for personvern og informasjonssikkerhet
• forskrift om håndtering av medisinsk utstyr

Elektronisk medisineringsstøtte

Medisindispensere kan ha ulike funksjonaliteter og bruksområder. Felles for dem er at de skal varsle pasienten om at medisiner skal tas ved forhåndsinnstilte tidspunkt. Enkle medisindispensere fungerer i hovedsak som en tradisjonell dosett, men har tilleggsfunksjonen at medisinene som skal tas på et gitt tidspunkt er samlet i et låst kammer. Det gis et varselsignal når medisinene skal tas, og kammeret låses opp. En slik løsning krever at helsepersonell kontrollerer og legger medisinene manuelt i dosetten. Pasienten aktiverer selv medisindispenseren for å ta den aktuelle dosen. Veiledningen gis i form av lyd, lys og tekst på skjermen, og eventuelt taleinstruksjoner. Dispenseren kan veilede pasienten i hvordan medisinen skal tas.

Medisindispensere har også mulighet for andre meldinger fra helsetjenesten til pasienten. Enkelte medisindispensere har en innebygd funksjon for å trekke medisinen inn i et låst kammer i medisindispenseren dersom pasienten ikke tar medisinene i løpet av et forhåndsbestemt tidsvindu. Utover dette tidsvinduet har kun helsepersonell tilgang til de medisinene.

Medisindispenserne inneholder programvare som gjør at informasjon overføres til leverandørenes elektroniske systemer, som helsepersonell i kommunen har tilgang til. Disse systemene omtales ofte som fjernpleiesystemer. Dersom medisiner ikke blir tatt ut av medisindispenseren i rett tid, skal helsepersonell bli varslet. Alle hendelser ved bruk av medisindispensere skal registreres og lagres elektronisk.

Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunal helse- og omsorgstjenestene, etter helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3 og helsetilsynsloven § 4.

Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Vi gir derfor her en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

Lover:

• Helsetilsynsloven
• Helse- og omsorgstjenesteloven (hol)
• Pasient- og brukerrettighetsloven (pbrl)
• Helsepersonelloven (hpl)
• Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten
• Forskrift om pasientjournal

Kommunens plikt til systematisk ledelse og kvalitetsforbedring

Kommunen har en generell plikt til å planlegge, gjennomføre, evaluere og korrigere virksomheten slik at tjenestens omfang og innhold er i samsvar med lov og forskrift, jf. hol. § 3-1 tredje ledd.

Innholdet i denne plikten er nærmere regulert i forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten. Internkontroll omtales i forskriften som styringssystem.

Styringssystemet er summen av de aktiviteter, systemer og prosesser som kommunen tar i bruk for å planlegge, gjennomføre, evaluere og korrigere tjenestene, jf. forskriftens §§ 6–9. Styringssystemet skal være tilpasset kommunens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold, og ha det omfang som er nødvendig, jf. forskriftens § 5. Tilsvarende gjelder for om kommunen skal dokumentere styringsaktivitetene.

Kravene til ledelse og kvalitetsforbedring må videre ses i sammenheng med ansvaret for å tilby og yte forsvarlige helse- og omsorgtjenester og med plikten til å arbeide systematisk for kvalitetsforbedring og pasient- og brukersikkerhet, jf. hol. §§ 4-1 og 4-2.

Kommunen tildeler bistand til å administrere legemidler til hjemmeboende pasienter gjennom vedtak hjemlet i helse- og omsorgstjenesteloven § 3-2 første ledd, nr. 6 bokstav a, som omhandler helsehjelp i hjemmet. Bruk av medisindispenser er et tiltak for å gjennomføre denne bistanden, men er ikke i seg selv en helsetjeneste.

Kommunen har et ansvar for at tjenestene de tilbyr er forsvarlige, jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1.

Krav til forsvarlighet

Bistand til å administrere legemidler til hjemmeboende pasienter er helsehjelp i hjemmet, etter helse- og omsorgstjenesteloven § 3-2 første ledd, nr. 6 bokstav a. Bruk av medisindispenser er et tiltak for å gjennomføre denne bistanden.

Tjenestene skal være forsvarlige, jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1. Dette innebærer et ansvar for at tjenestene må holde tilfredsstillende kvalitet, ytes i tide og i tilstrekkelig omfang. Kommunen skal etter helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1 legge til rette slik at personellet som utfører tjenestene, blir i stand til å overholde sine lovpålagte plikter.

Helsepersonell har en selvstendig plikt til å utføre sitt arbeid i samsvar med faglig forsvarlig og omsorgsfull hjelp etter helsepersonelloven § 4.

Med utgangspunkt i kravene over forventes følgende av tjenestene for at de skal være forsvarlige:

• ledelsen sørger for at ansvar, oppgaver og myndighet er avklart, og at ansatte har nødvendig kompetanse
• ledelsen sørger for å innarbeide rutiner innen legemiddelhåndtering
• ledelsen følger med på om rutiner blir fulgt, og setter i verk tiltak dersom det bli meldt om feil, mangler eller uønskede hendelser
• ledelsen har oversikt over områdene i virksomheten hvor det er risiko for svikt
• ledelsen følger med på og behandler avvik, og arbeider systematisk med kvalitetsforbedring

Dokumentasjon

Kommune skal sørge for forsvarlige dokumentasjons- og informasjonssystemer jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 5-10. Videre følger det av helsepersonelloven § 39 at helsepersonell har plikt til å dokumentere helsehjelpen. Journalen skal inneholde relevante og nødvendige opplysninger.

Journalforskriften gir utdypende opplysninger om kravet til innholdet i journalen, blant annet at nedtegning skal skje uten ugrunnet opphold, og gi en oppdatert oversikt over observasjoner, vurderinger og tiltak. Kommunens plikt til å gi nødvendige helse- og omsorgstjenester fremkommer av blant annet pasient- og brukerrettighetsloven § 2-1 a.

Tjenestene skal være tilpasset den enkelte. Tiltaksplaner er et hjelpemiddel som skal bidra til forutsigbarhet for tjenestemottakerne, bidra til å sikre at tjenesten blir gjennomført slik den er planlagt og at pasienten får den nødvendige oppfølgningen. Planene er også viktige for å sikre at tjenestene utføres mest mulig likt av alle tjenesteyterne. Ved utarbeiding eller oppdatering av tiltaksplanen skal pasientens funksjonsnivå kartlegges. For at planene skal fungere etter hensikten er det avgjørende at planene holdes oppdatert til enhver tid.

Informasjon og pasientmedvirkning

Etter pasient- og brukerrettighetsloven § 3-1 har pasienten rett til å medvirke ved gjennomføring av helsehjelp, og tjenestetilbudet skal utformes i samarbeid med pasienten. Retten til medvirkning må ses i sammenheng med pasient- og brukerrettighetsloven § 3-2 om rett til informasjon.

Dersom pasienten samtykker til det, skal også pasientens nærmeste pårørende ha informasjon om helsetilstanden og den helsehjelpen som ytes, jf. pasient- og brukerrettighetsloven § 3-3.

Både medvirkningens og informasjonens form skal være tilpasset pasienten, jf. pasient- og brukerrettighetsloven §§ 3-1 første ledd og 3-5. Sistnevnte bestemmelse stiller også krav om at opplysninger om den informasjon som er gitt, skal nedtegnes i pasientens journal.

2.     Beskrivelse av faktagrunnlaget

Under gjøres det rede for hvordan virksomhetens aktuelle tjenester fungerer, inkludert virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for tjenestemottakerne blir overholdt.

Kongsvinger kommune

Kongsvinger kommune ligger i Innlandet fylke. Per tredje kvartal 2024 hadde kommunen 18 107 innbyggere. Kommunen grenser til Eidskog i sør, Sør-Odal i vets, Grue i nord og Sverige i øst.

Tettstedet Kongsvinger er regionsenter for Glåmdalsregionen (Kongsvingerregionen), som består av Odalen, Vinger, Eidskog og Solør.

Organisering av hjemmetjenesten

Hjemmetjenesten er organisert i to avdelinger (Nord og Syd) med egne avdelingsledere og felles enhetsleder. I tillegg er det egne avdelinger for individuelle tjenester og heldøgns omsorg. Kommunen har egen velferdsteknologikoordinator.

Beskrivelse av dispenserne og varslingssystem

Det er hjemmetjenesten som tildeler og administrer de elektroniske medisindispenserne i Kongsvinger kommune. Kommunen benytter dispensere fra Dignio og Evondos. Leverandørene har egen support/kundestøtte som kan benyttes ved behov av den enkelte ansatte i tjenesteytende enhet. Kontaktinformasjon finnes på dispenserne i form av telefonnummer og/eller QR-kode. I tillegg finnes det egne hjelpesider i leverandørens fjernpleiesystem som kan benyttes.

Dersom pasienten ikke tar medisinen innen medisineringsvinduet som er satt på den enkelte dispenser, vil det gå beskjed via SMS til avdelingsvakttelefon og i fjernpleiesystemet til tjenesteytende enhet. Den ansatte som mottar meldingen vurderer varselet fra dispenser. Dersom varselet er knyttet til at medisin ikke er tatt eller feil slik at medisinen ikke er tilgjengelig, kontaktes pasienten enten per telefon eller ved at ansatte reiser ut til pasienten og det gjøres en vurdering av tiltak. Ansatte dokumenterer i pasientjournal og lukker varslet i fjernpleiesystemet.

Opplæring av ansatte

Velferdsteknologikoordinator har utarbeidet en opplæringsdel i velferdsteknologi i to deler for både nye og gamle ansatte. Det foreligger egne opplæringsskjemaer i velferdsteknologi som benyttes i forbindelse med kurset. Superbrukere har fått opplæring av dispenserleverandør. Opplæring av ansatte som skal jobbe med dispensere skjer ved hjelp av kurs i regi av systemansvarlig og superbrukere.

Avdelingslederne er ansvarlig for å melde behov for kurs til systemansvarlig. Avdelingsleder fører oversikt over hvilke ansatte som har fått opplæring i bruk av medisindispenser.

Tildeling av dispenser

Tjenestemottakeren/pasienten, pårørende eller helsepersonell identifiserer behov for hjelp til å administrere medisiner. Når behovet er identifisert, kontaktes tjenestekontoret for helse og mestring av pasient, pårørende eller tjenesteytende enhet. Tjenestekontoret mottar og registrerer så søknad om helsetjenesten. Saksbehandler ved tjenestekontoret informerer hjemmetjenesten om behovet om bistand til administrering av medisiner og sender vedtak på administrering av medisiner til tjenestemottaker. Helsepersonell i hjemmetjenesten utfører kartlegging og vurderer om medisindispenser er egnet tiltak og hvilken medisindispenser som bør velges. Utøvende tjeneste er ansvarlig for å utarbeide tiltaksplan i tjenestemottakers pasientjournal. Driftskoordinator oppretter tiltaksplanen for behov for bistand til administrering av medisiner i pasientjournalen, samt påser at tjenesten vises korrekt i tjenestebildet til tjenestemottaker og kommer på arbeidslister til ansatte.

Superbrukere har som oppgave å registrere eller avregistrere pasient i fjernepleiesystemet til leverandøren samt informere systemansvarlig om at tjenesten opprettes eller opphører, informere velferdsteknologikoordinator om at tjenesten er iverksatt, samt utplassere eller hente tilbake dispensere hos pasienter.

Informasjon og pasientmedvirkning

Før utplassering gjennomføres informasjonssamtale og kartlegging. Det foreligger kartleggingsskjema («nullpunktsmåling») ved tildeling av medisindispenser. Dette gjenfinnes i 11 av 12 gjennomgått journaler. Det foreligger også et samtykkeskjema til bruk av velferdsteknologi.

Ansatte med gjennomgått opplæring er ansvarlig for opplæring av tjenestemottaker/pårørende ved utplassering av medisindispenseren. Eget informasjonsmateriell om aktuell type elektronisk medisindispenser, blir utdelt til tjenestemottaker/pårørende.

Dokumentasjon

Det er opprettet et eget tiltaksområde som heter «Medisindispenser»/«Multidosedispenser» i journal. Utøvende helsepersonell er ansvarlig for å dokumentere daglig bruk og evaluering i pasientjournalen. I tiltaksplanen fremkommer det etterfyllingsintervall av medisinene og evalueringsintervall. Etterfylling av medisindispenser utføres av helsepersonell i tjenesteytende enhet hver 7. eller 14. dag etter avtale.

Oppfølging og evaluering av medisindispenser

Det er definert en prøveperiode på 2-3 uker etter oppstart av tiltaket der pasienten følges opp for å se om tiltaket fungerer i praksis. I prøveperioden fortsetter hjemmetjenesten å komme hjem til pasienten daglig for å kontrollere at tiltaket fungerer som planlagt.

Brukernes tjenestebehov med tanke på medisindispenser vurderer jevnlig og fortløpende, og minst hver gang det er evaluering av IPLOS-skår. Dersom evaluering eller situasjonen tilsier det, avsluttes tjenesten. Dersom tjenesten skal avsluttes gir tjenesteytende enhet informasjon til saksbehandler på tjenestekontoret, og avslutter tjenesten i Profil. Tjenesteytende enhet er ansvarlig for henting av utstyr ved opphør av behov og levere dette til systemansvarlig.

Systematisk ledelse og kvalitetsforbedring

Kommunen følger egen prosedyre for avvikshåndtering. Avvik som gjelder medisinering registreres i avvikssystemet Samsvar. Avvik kan inkludere feil dosering, glemt medisinering, eller problemer med dispenseren. Ved avvik på dispenser melder velferdsteknologikoordinator dette til kontaktperson hos respektiv leverandør. Ved oppfølging av avvik iverksettes det nødvendige tiltak. Dette kan inkludere økt oppfølging, endring i medisinadministrasjon, opplæring av bruker/pårørende eller gjennomgang av det aktuelle temaet i personalmøter og avdelingen.

Velferdsteknologikoordinator avholder kurs for alle ansatte i velferdsteknologi som er i daglig bruk i hjemmesykepleien. Dette kurset er delt i to og har eget signeringsskjema. Det er utarbeidet et årshjul for velferdsteknologi som også tar for seg når internkontroll skal gjennomføres. Det er utarbeidet eget skjema for internkontroll. Eventuelle funn ved internkontroll meldes i Samsvar som forbedringsforslag. Det er gjennomført ROS-analyse for medisindispenser.

3.     Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 2 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 1.

Virksomheten har rutine for utlevering medisindispenser. Det gis opplæring til ansatte i bruk av dispensere. Det er mye kompetanse hos de ansatte og kunnskapsoverføring mellom helsepersonell. Det er lav terskel for å kontakte hverandre og utveksle informasjon i den kliniske hverdagen. Det er de siste månedene tatt i bruk et nytt kartleggingsskjema for medisindispensere («Nullpunktskjema»).

Kommunen har engasjerte medarbeidere med ønske om å gjøre en god jobb. Pasientene uttrykker at de er fornøyde med sine medisindispensere og hjelpen de får av hjemmetjenesten, samt at dispenseren øker deres trygghet og selvstendighet. Tilsynsteamet opplever en stor grad av åpenhet og endringsvilje hos både ledelsen og ansatte.

Ansvaret og oppfølging av medisindispensere er tydelig fordelt til navngitte ressurspersoner (superbrukere), som igjen har ansvar for opplæring av nye ansatte og vikarer. Dette øker kontinuitet og forutsigbarhet i personalgruppa slik at enhver som skal håndtere medisindispensere innehar nødvendig kompetanse for utføre oppgaven. Superbrukere har ansvaret for opplæring og informasjon til nye pasienter. Det er relativt mange superbrukere, som gjør tjenesten mindre sårbar ved fravær.

Det er opprettet et tiltaksområde for velferdsteknologi i journal. Det foreligger rutiner for oppfølging av varsler fra medisindispenseren, og disse følges i praksis. Rutine for evaluering hver 6. måned er lagt inn i tidsplan og utføres. Det er journalført relevante opplysninger vedrørende bruk av medisindispenser.

Pasienten gir uttrykk for god tilgjengelighet og rask respons fra hjemmetjenesten. Det skrives tildelingsvedtak og endringsvedtak ved endring av tjenestebehovet. Det meldes avvik. Disse blir fulgt opp og tiltak blir iverksatt. Avvik er fast tema på ledermøter.

Ansatte og ledere gir uttrykk for at det er en omforent forståelse for praksis og retningslinjer på når det gjelder medisindispenser. Dispenserleverandøren er tilgjengelig døgnet rundt og bistår ved feil eller behov for support.

Det er nylig gjennomført risikovurdering for bruk av medisindispensere. Det er lagt ned et betydelig arbeid i oppdatering og gjennomgang av rutiner og kartleggingsskjema for medisindispenser har nylig vært satt på dagsorden i form av kurs som er tilbudt alle ansatte. Vår vurdering er at ledelsen i kommunen har fulgt med på medisindispenserne i tilstrekkelig grad, når det gjelder egnethetsvurderinger, opplæring og oppfølging/evaluering. Dette har ført til at helsehjelpen den enkelte pasient får er systematisk og enhetlig, og det ikke foreligger risiko for svikt.

4.     Statsforvalterens konklusjon

Her presenterer vi konklusjonen av vår undersøkelse, basert på vurderingene i kapittel 4:

Kommunen har lagt til rette for en forsvarlig tildelingspraksis av medisindispensere til eldre hjemmeboende pasienter. Kommunen følger med på og evaluerer om tiltaket er egnet for den enkelte pasient.

Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet. Tilsynet er derfor avsluttet.

Endelig rapport oversendes Statens helsetilsyn for publisering på www.helsetilsynet.no.

Med hilsen

Harald Vallgårda (e.f.)
fylkeslege

Ragne Stauri
assisterende fylkeslege

 

 

Dokumentet er elektronisk godkjent

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok. Varsel om tilsynet ble sendt 19.06.24.

Digitalt forberedende møte med virksomheten ble gjennomført 04.11.24.

Det ble ikke gjennomført befaring i forbindelse med tilsynet, da dette ikke ble vurdert som relevant.

Tilsynsbesøket ble gjennomført ved Lillehammer kommunes hjemmetjeneste sin base i Industrigata 17 på Lillehammer og innledet med et kort informasjonsmøte den 20.11.24. Oppsummerende møte med gjennomgang av funn ble avholdt den 21.11.24.

En del dokumenter var tilsendt og gjennomgått på forhånd, mens andre dokumenter ble mottatt og gjennomgått i løpet av tilsynsbesøket. Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

• Organisasjonskart
• Vedtak og iverksetting av vedtak, samt vedtaksmal
• ROS-analyse
• Handlingsplan for medisindispenser
• Oversikt over medisindispensere
• Varslingskjeder og rutiner fra Evondos og dignio
• Prosedyrer og skjemaer for bruk av velferdsteknologi
• Kompetanseplan og årshjul
• Ledemiddelhåndteringsrutine
• Avviksmeldinger (10 stk)

Det ble valgt 10 journaler etter følgende kriterier:

• Pasienter som har medisindispenser og har vedtak på legemiddelhåndtering i hjemmetjenesten
• Pasienter over 65 år

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.

Ikke publisert her.

Fire personer ble intervjuet på telefon i forbindelse med tilsynet.

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten:

• Seniorrådgiver og jurist, Åse Kongsvold, Statsforvalteren i Innlandet, revisor
• Seniorrådgiver og sykepleier, Hosein Behsodi, Statsforvalteren i Innlandet, revisor
• Assisterende fylkeslege, Ragne Stauri, Statsforvalteren i Innlandet, revisjonsleder

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattende tilsynet

2024 Medisindispenser hos hjemmeboende eldre

Søk etter tilsynsrapporter

Søk