Rapport frå tilsyn med Nav-kontorets ansvar for å ivareta barnas behov når familien søker om økonomisk stønad 2023
Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet blei det avdekt lovbrot. Kontakt etaten som har utført tilsynet for status på avviket.
Statsforvaltaren gjennomførte tilsyn med Molde kommune og besøkte i samband med det Nav Molde den 21.11. og 23.11.2023. Vi undersøkte om kommunen sørger for at kommunens behandling av søknader om økonomisk stønad etter sosialtenestelova blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav slik at brukarane får trygge og gode tenester.
Tilsynet blei gjennomført som del av eit landsomfattande tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.
Statsforvaltarens konklusjon:
I saker der familiar søker om økonomisk stønad i Molde kommune sikrar ikkje kommunen gjennom styring og kontroll at individuell kartlegging, vurdering og avgjerd, blir gjort på ein forsvarleg måte. Manglar i styringa har ført til at:
- barna sine behov ikkje blir tilstrekkeleg kartlagt og dokumentert
- det ikkje alltid blir gjort ei forsvarleg vurdering og avgjerd ut frå det enkelte barn sitt behov
Det kan føre til at desse barna ikkje får moglegheit til å til å delta i samfunnet på lik linje med andre barn.
Det er brot på: Sosialtenestelova §§ 1, 4, 18, 19, 42 og 43, forvaltningslova §§ 17, 24 og 25 og kommunelova § 25-1.
Utkast til rapport blei sendt til kommunen den 5.1.2024. Kommunen sine kommentarar til utkast til rapport er i hovudsak imøtekome.
1. Tilsynets tema og omfang
I dette kapittelet omtalar vi kva som blei undersøkt i tilsynet.
Statsforvaltaren har undersøkt og vurdert om kommunen tek hand om barn sine behov i saker der familien søker om økonomisk stønad.
Statsforvaltaren har undersøkt om:
- Nav-kontoret gjer ei tilstrekkeleg kartlegging av barn sine behov ved søknad om økonomisk stønad
- Nav-kontoret gjer ei forsvarleg vurdering og avgjerd ved søknad om økonomisk stønad til familiar
- Familiar som får økonomisk stønad, får oppfølging ved behov
Tilsynet frå Statsforvaltaren er gjennomført som ein systemrevisjon. Det inneber at Statsforvaltaren har ført tilsyn med korleis kommunen gjennom styring og leiing oppfyller krava til forsvarlege sosiale tenester til familiane.
Brukaren sine meiningar om, og erfaringar med tenestetilbodet i kommunen er viktig informasjon for tilsynsmyndigheitene. Eit utval brukarar er difor blitt intervjua i dette tilsynet.
2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet
Statsforvaltaren er gitt mynde til å føre tilsyn med om kommunen oppfyller sine plikter etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (sosialtenestelova), jf. Sosialtenestelova § 9. Etter bestemmelsen kan det og førast tilsyn med kommunen sin internkontroll med plikter etter kapittel 4, jf. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommunelova) § 25-1.
Tilsyn er ein kontroll av om verksemda er i samsvar med reglane i lover og forskrifter. I punkta nedanfor gir vi ein omtale av lovkrav som blei lagt til grunn i tilsynet.
Krav til forsvarlege tenester:
Det er kommunen som er ansvarleg for at alle tenester som utformast og ytes etter sosialtenestelova er forsvarlege. Kommunen må gjennom sin internkontroll sikre at Nav-kontoret er organisert på ein måte som sikrar forsvarlege tenester.
Forsvarlegheitskravet i sosialtenestelova § 4 er ein rettsleg standard. Det betyr at det er ein bindande rettsregel som er dynamisk og som endrar seg over tid. Kva som er forsvarlege tenester må vurderast i høve til fagleg utvikling, endra verdioppfatning og det som vurderast som god praksis på området. Føremålsbestemmelsen, samfunnsutviklinga og gjeldande normer for godt sosialfagleg arbeid, vil vere styrande for om tenesta er forsvarleg. Forsvarlegheitskravet stiller krav til mellom anna saksbehandlinga, innhald og omfang i tenesta.
Krava nedanfor konkretiserer kva som må vere på plass for å ivareta kravet til forsvarlege tenester.
Krav til kartlegging
Nav-kontoret skal gjere ei heilskapleg kartlegging av situasjonen i familien, der behova til det enkelte familiemedlem må undersøkast. Målsetnaden er å fange opp, avverje og avhjelpe vanskelege livssituasjonar for barn og unge som lever i utsette familiar. Nav-kontoret skal kartlegge familien sine behov, med tanke på at barna skal ha høve til å delta på dei same arenaene som jamaldrande barn der dei bur.
Kommunen har ei plikt til å innhente tilstrekkelege opplysningar før vedtaket blir gjort, jf. forvaltningslova § 17. Sosialtenestelova §§ 18 og 19 haldne saman med § 1 dannar utgangspunkt for kva opplysningar som er nødvendige for å avgjere ein søknad om økonomisk stønad.
I ein søknad kjem det ikkje alltid tydeleg fram kva familien har behov for. Ein del av kartlegginga blir å avdekke behov for stønad og korleis familien bør følgast opp for å oppnå føremålet i lova. Særleg nye brukarar av sosiale tenester er ikkje alltid klar over at det kan søkast om stønad til andre utgifter utover livsopphald, husleige og straum.
Kva som skal kartleggast, vil avhenge av situasjonen i familien og omfanget av hjelpebehovet. Opplysningane som blir innhenta, kan vere både munnlege og skriftlege. Munnlege opplysningar skal skrivast ned, jf. forvaltningslova 11 d.
Dersom familien er i ein nødssituasjon, kan stønaden avgrensast til utgifter til det heilt nødvendigaste. Det inneber at det blir gitt stønad til mat, nødvendige artiklar til personleg bruk, nødvendige reiseutgifter og til rekningar som må betalast for å hindre avstenging av nødvendige tenester som straum eller liknande. Det skal takast omsyn til barn sin situasjon og behov, også i desse sakene. Med nødssituasjon er det meint tilfelle der familien ikkje har det som er heilt nødvendig og kortvarig står utan moglegheit til å skaffe seg det. Kvifor situasjonen har oppstått, er utan betyding. Barnetrygd skal ikkje takast med i vurdering av søknad om hjelp i en nødssituasjon. Hjelp i ein nødssituasjon skal dekke dei nødvendigaste utgiftene i ein kort periode. Stønad berre til det helt nødvendigaste vil ikkje vere forsvarleg i lengre tid enn nokre få dagar.
For førstegongssøkarar vil det som hovudregel vere behov for ein grundig kartleggingssamtale. Ved løpande søknader er det viktig med jamlege samtalar for at opplysningane blir oppdaterte og eventuelle nye behov blir avdekte.
Brukarmedverknad skal vere sentralt i kartlegginga, og tenestetilbodet skal så langt som mogleg utformast i samarbeid med familiane. Dette går fram av sosialtenestelova §§ 42 og 43. Det er viktig at Nav-kontoret innhentar synspunkt frå barna, direkte eller gjennom foreldra. Det er opp til avtale mellom Nav-kontoret og familien om kartleggingssamtalane skjer på Nav-kontoret, ved heimebesøk eller på andre arenaer.
I samtale eller ved heimebesøk der det er språkutfordringar, er det viktig at Nav-kontoret nyttar tolk slik at brukar får høve til å beskrive situasjonen. Manglande tolk kan medføre at Nav-kontoret får uriktige eller mangelfulle opplysningar slik at kartlegginga ikkje blir tilstrekkeleg.
Krav til vurdering og avgjerd
Etter at Nav-kontoret har gjort ei tilstrekkeleg kartlegging, skal dei gjere ei vurdering og fatte ei avgjerd om økonomisk stønad skal innvilgast eller ikkje, og eventuelt kva som innvilgast. Har ikkje
Nav-kontoret gjort ei tilstrekkeleg kartlegging, er det fare for at det kan oppstå følgjefeil når søknaden skal vurderast og det skal fattast ei avgjerd.
Nav-kontoret skal gjere ei konkret og individuell vurdering, basert på opplysningane som har kome fram i kartlegginga. Nav-kontoret må også synleggjere korleis det beste for barnet er vurdert ut frå situasjon og behov, og korleis omsynet til barnet er vekta opp mot andre omsyn.
I vurderinga etter sosialtenestelova § 18 skal dei faktiske inntektene og utgiftene familien har, leggast til grunn. Frå 1. september 2022 fekk sosialtenestelova § 18 eit nytt tredje ledd, der det går fram at barnetrygd og barn si eige inntekt av arbeid i fritid og skuleferiar, skal haldast utanfor berekninga av økonomisk stønad.
I vurderinga av hjelpebehovet skal Nav-kontoret legge til grunn utgiftene familien har til eit forsvarleg livsopphald. Det er ikkje spesifisert i lovteksten kva utgifter som inngår i livsopphaldet, men formålsparagrafen i sosialtenestelova § 1 og kravet om forsvarleg livsopphald i sosialtenestelova § 4 gir rettleiing om stønadsnivået.
Statlege og kommunale satsar gir berre eit utgangspunkt for vurdering av stønadsnivået. Nav- kontoret må alltid gjere ei individuell vurdering, der det mellom anna blir teke omsyn til det enkelt barn.
Dersom Nav-kontoret avslår søknaden etter sosialtenestelova § 18, skal det vurderast om stønad i særlege tilfelle kan innvilgast etter sosialtenestelova § 19. I likheit med kravet i § 18, må det også etter § 19 gjerast ei konkret vurdering.
Stønad i særlege tilfelle er ikkje ei pliktig yting, men kan innvilgast etter ei konkret og individuell vurdering for å fange opp ulike behov for økonomisk hjelp som ikkje er dekt gjennom sosialtenestelova § 18.
Krav til oppfølging
Familiar som får økonomisk stønad, vil i mange tilfelle ha behov for tett oppfølging for å nå formålet i lova. Formålet med oppfølginga er å løyse eksisterande sosiale problem, og å førebygge at slike problem oppstår. Oppfølginga skal støtte opp under familiane sitt høve til å bli sjølvhjelpne.
Kommunane har stor grad av fridom til å velje korleis oppfølging av familiar skal gjennomførast og organiserast. Det går fram av rettleiaren til sosialtenestelova § 17 at oppfølginga kan omfatte alt frå enklare rettleiing for å kunne handtere kvardagen, til fagleg kvalifiserte råd og familieoppfølging.
I følge rundskrivet skal Nav-kontoret gjennom motivasjons- og endringsarbeid styrke familien sitt høve til å meistre livssituasjonen sin på ulike område. Det inneber at Nav-kontoret skal tilby familien samtalar, og at samtalar er det viktigaste elementet i oppfølginga. Som utgangspunkt skal Nav- kontoret tilby oppfølgingssamtalar i alle saker der familiar får økonomisk stønad. Likevel kan det vere faglege årsaker til at det ikkje er gjennomført samtalar i enkelte saker.
Oppfølgingsansvaret til Nav-kontoret inneheld ikkje meir enn det Nav-kontoret har ansvaret for etter sosialtenestelova, og gjeld ikkje utføring av tenester og oppgåver som ligg til andre instansar.
Samtidig er ofte eit vilkår for forsvarleg oppfølging at Nav-kontoret samarbeider med andre tenester.
Nav-kontoret skal ivareta oppfølgingsplikta si ved at dei fattar vedtak om opplysning, råd og rettleiing etter sosialtenestelova § 17. At ei avgjerd er eit enkeltvedtak har betydning for heile søknadsprosessen, frå informasjon, søknad og utgreiing, til innhaldet i og forma på avgjerda og høvet til å klage. Det kan anten fattast eige vedtak etter sosialtenestelova § 17, eller det kan fattast saman med vedtak om økonomisk stønad.
Krav til styring og leiing
Kravet til leiing, organisering og styring er viktige element i ansvaret kommunen har for å tilby og yte forsvarlege tenester. God styring og leiing bidreg til at brukarane får oppfylt rettane sine. Det kan difor vere stor risiko for svikt i tenesteytinga dersom kommunen ikkje har tilstrekkeleg styring med kvaliteten på tenestene. Svikten kan få store konsekvensar for den enkelte brukar.
I sosialtenestelova § 5 viser ein til at kommunen skal ha internkontroll etter reglane i kommunelova § 25-1. Styringssystemet skal tilpassast storleiken, eigenarten, aktivitetane og risikoforholdet for verksemda, og ha det omfanget som er nødvendig.
3. Framstilling av faktagrunnlaget
Her blir det gjort greie for korleis verksemdas aktuelle tenester fungerer, inkludert verksemdas tiltak for å sørge for at krav til kvalitet og tryggleik for brukarane blir haldne.
Om kommunen
Dagens kommune blei etablert 1.1.2020 ved samanslåing av Nesset, Midsund og Molde kommune. Molde kommune hadde 32.446 innbyggarar pr. 1.1.2023.
Folkehelseprofil 2022 viser at talet på barn som bur i hushald med låg inntekt er lågare enn i fylket og landet, og talet på føresette med høg utdanning er høgare enn fylket og landet. Talet på ungdom som ikkje fullførte vidaregåande skule i Molde er lågare enn Møre og Romsdal fylke og Norge. Sjølv om kommunen jamt over har «gode tal» for fleire indikatorar, har dei ein høgare tal på sosialhjelpsmottakarar enn fylket for aldersgruppa 18-24 år. I følge fleire av dei kommunale tenestene er det i kommunen ein gruppe ungdom frå 18 – 25 år som ser ut til å ha ei opphoping av problematikk. Desse unge vaksne har gjerne falt ut av skulen, dei kan ha psykiske helseutfordringar, både lettare plager eller dei kan ha fått ei psykiatrisk diagnose.
I november 2021 utarbeidde Sosialfagleg kompetanseteneste (SOFAK) ein rapport med «Analyse av sosialhjelpsytelser Nav Molde». Føremålet med rapporten var å få kunnskap og dokumentasjon omkring den sosialfaglege verksemda ved Nav Molde, med hovudfokus på dei forhold som påverkar talet på mottakarar av sosialstønad og utbetaling av sosial stønad. I rapporten går det mellom anna fram at levekåra i Molde kommune tilseier at ein skal kunne drive sosiale tenester med kostnader tilsvarande 85% av landsgjennomsnittet.
I 2022 var det 247 barn i familiar som tok i mot økonomisk stønad minst ein gong i løpet av året, i kommunen.
Kostra-tal viser at det er ei auke i talet på mottakarar av økonomisk stønad som er i full jobb. Det viser at fleire har kome i økonomiske vanskar, til trass for ei normal arbeidsinntekt. Utbetaling av økonomisk stønad per mottakar ligg betydeleg under andre samanliknbare kommunar.
I 2022 fekk kommunen prosjektmidlar frå statsforvaltaren for utvikling av sosiale tenester i Nav. Prosjektet var retta mot innvandrarar og hadde mellom anna fokus på grundig kartlegging, tverrfagleg samarbeid, samarbeid med frivillige og næringsliv, for å få enda betre innsats retta mot aktivitet og arbeid.
Kommunen busette 270 flyktningar i 2022, og har vedtak om å busette inntil 350 i 2023. Molde kommune var ein av seks kommunar som fekk Bosettings- og integreringsprisen i 2023.
Om Nav-kontoret
Nav Molde blei etablert som eiga eining i 2009, og Flyktningtenesta inngjekk som ein del av eininga. Flyktningtenesta blei skilt ut som eiga eining frå 2015 og flytta til andre lokalar. Nav-kontoret har 31 kommunale,- og 32,2 statlege årsverk. I Avdeling stab og økonomi er det sju (7) tilsette som fattar vedtak etter sosialtenestelova.
Nav–kontoret er organisert i fem avdelingar, Stab og økonomi, Oppfølging voksen, Integrering og kvalifisering, Oppfølging ung og Tett oppfølging.
Tilsette arbeider på tvers av statlege og kommunale tenester, og gir tenester etter brukar sitt behov. Brukarane er fordelt til rettleiarane etter fødselsdato og alder. NAV Molde og Flyktningtenesta samarbeider om oppfølging av flyktningar.
Nav-kontoret har tett samarbeid med ulike einingar i kommunen, til dømes psykisk helse og rus, barnevern, tildelingskontoret og Flyktningtenesta. I tillegg er det tett samarbeid med eksterne partar ut frå brukar sine behov.
Styring og leiing
Nav-leiar rapporterer til kommunedirektør via kommunalsjef og økonomiavdelinga. NAV-leiar deltek også på månadlege leiarmøte hos kommunalsjef, i tillegg til kontakt ved behov. Det blir gjennomført partnerskapsmøte mellom eigarane to gonger i året, der Nav-leiar presenterer status for Nav Molde til fylkesdirektør og kommunalsjef. Frå 2023 er det lagt fram referat frå eit partnerskapsmøte, 30.03.2023. Der går det mellom anna fram at kontoret skal ha tilsyn til hausten, og det bidreg til at det blir sett fokus på kvalitetsforbetring på dette området.
Kommunen har arbeidd med kvalitetsforbetring, og i tilsynet opplyser fleire tilsette at dei har forbetringspotensiale når det gjeld kartlegging av barn sine behov, men «vi kjem ikkje ordentleg i gang». Fleire opplyste også at arbeidssituasjon ved kontoret medfører at det ikkje er tid til å gjennomføre ei heilskapleg kartlegging av kvart enkelt barns behov og situasjon. Det er for travelt til å kunne gjere ein god jobb blir det opplyst.
I tilsendt dokumentasjon frå kommunen er det lagt fram delegasjon til å fatte vedtak etter Lov om sosiale tenester til fem (5) rettleiarar i Avdeling stab og økonomi. Desse delegasjonane er datert 31.08.2023, og underteikna av Nav-leiar. Det er delegert mynde til avdelingsleiar for Avdeling stab og økonomi datert 15.08.2013 og 31.08.2023. I kommunens «Oversikt over veiledere på socio/sosialhjelp og infotrygd/Arena syfo-oppgaver» går det fram at avdelingsleiar kan skrive vedtak på Socio.
Det er ingen ved kontoret som har eit spesielt ansvar for barnefamiliar, søknader blir fordelt mellom tilsette ut frå fødselsdato til søkar.
Det er opplyst at Nav Molde sikrar nødvendig opplæring og rettleiing på fleire ulike måtar og arenaer. Mellom anna er det er:
- oppretta «kompetanseutvikler sosial tjenester» for å sikre at alle tilsette får nødvendig opplæring og To tilsette er utpeika til å inneha den rolla for å bidra til forbetring, opplæring, kompetanseheving og auka kvalitet på tenestene. I tilsynet blei det opplyst at dette er sett i verk.
- vekentlege økonomimøter med rettleiarar som behandlar søknad om økonomisk stønad. Der drøftast faglege problemstillingar og det blir gitt opplæring ved behov.
- ulike fagmøter om det blir avdekt behov for det.
SOFAK rapporten har utfordra kontoret med å belyse forbetringsområder, spesielt på området internkontroll, beste praksis og effektivisering.
Kommunen opplyser at det er laga «Kvalitetshåndbok sosiale tjenester» og at den ligg på Teams tilgjengeleg for tilsette. Det blir og opplyst at det manglar å utarbeide nokre rutinar, og å legge link til alle rutinar i handboka.
Statsforvaltaren oppfattar at «Kvalitetshåndbok for sosiale tjenester» er eit utkast, sidan godkjenning ikkje er datert, samt at det i tilsynet kom fram at den ikkje var teke i bruk.
Etter tilråding i rapporten er det beslutta at kontoret skal innføre rollen «kvalitetssikrar» for kontroll og kvalitetssikring av vedtak. Denne rollen skal godkjenne alle vedtak om økonomisk stønad. Ifølge kommunens eigenvurdering skulle rollen kvalitetssikrar vere implementert i tenesta frå 1.9.2023. I tilsynet blei det opplyst at det var sett i verk frå 20.11.2023 – dagen før tilsynet. Det er opplyst at fem av dei sju økonomiske rettleiarane godkjente eigne vedtak inntil da.
Kontoret har utarbeidd «sjekkliste for godkjenning av saker». I tilsynet såg vi ikkje at den var i bruk. Det er uklart om den er kjent for tilsette.
Det blir i liten grad blir meldt avvik ved Nav-kontoret.
I tilsynet kom det fram at mellom anna er kommunesamanslåing i 2020, og pandemi ei forklaring på at internkontrollen ikkje er fullstendig.
Kartlegging
Statsforvaltaren har gått gjennom 20 saksmapper med tilhøyrande vedtak og journal i Socio, som er Molde kommune sitt fagsystem for sosiale tenester. Vi har undersøkt brukarar i ulike livssituasjonar, og har difor valt mapper frå nye familiar, familiar som hadde motteke økonomisk stønad i over seks månader, familiar som hadde motteke stønad i ein nødssituasjon og foreldre med samvær.
Saksmappene vi har gjennomgått viser få spor av at det blir gjennomført kartleggingssamtalar. Sjølv om det i enkelte vedtak finns informasjon som tyder på at det er gjennomført ein samtale, er det svært få journalnotat som viser kvar samtalen har vore gjennomført eller kva som eventuelt blei kartlagt.
Sjølv om vi finn få journalnotat der barn i familien er omtalt, opplyser tilsette at det finns «taus kunnskap« om foreldre og barn som ikkje er dokumentert, og heller ikkje lagt til grunn ved vurdering og avgjerd. I tilsynet kom det fram at tilsette ser at barnas situasjon ikkje blir kartlagt tilstrekkeleg.
Nav-kontoret har prosedyre, «Sjekkliste for kartlegging av familien og barnas situasjon». Ved gjennomgang av journal såg vi ikkje spor av at den var nytta. Det blei og stadfesta i samtalar med tilsette at den var lite brukt. Det blei og stadfesta at det er opp til den enkelte rettleiar å vurdere kva som skal kartleggast i dei ulike sakene.
I sakene finn vi lite informasjon om familien sine nettverk, barna sine sosial- og helsesituasjon, skulesituasjon og behov for oppfølging og samarbeid. Sjølv om vi ser at informasjon om dette er nemnt i nokre få saker, er det uklart på kva måte Nav-kontoret har fått informasjonen, og om dette er noko Nav-kontoret aktivt har spurt familiane om.
Vi ser også at opplysningar i sakene stort sett er avgrensa til utgiftene det blir søkt om, og at Nav- kontoret sjeldan kartlegg på sjølvstendig grunnlag ved å innhente eller spørje familiane om dei har andre behov enn det som kjem frem av søknaden. Fordi det er lite informasjon i vedtaka og svært få journalnotat, er det vanskeleg å få innsikt i familien og barna sin situasjon gjennom saksdokumenta. Nav-kontoret har ikkje som praksis å innhente barna sine synspunkt. Det blir opplyst at informasjon om barn sine behov for det meste går gjennom foreldra.
Nav-kontoret har sjølv identifisert at kartlegging av behov og dokumentasjon på samtaler er eit forbetringsområde. Det blei opplyst at forbetringsarbeidet på dette området har starta. Vi såg ikkje at arbeidet var starta i dei sakene vi gjekk gjennom.
Vurdering og avgjerd
Nav-kontoret har beslutta at det i saker der familien har tre barn eller meir er naturleg å gjere ein reduksjon i stønad på 50% frå det tredje barnet. Reduksjon i stønad skal gjerast på sats for dei eldste barna.
Reduksjonen er grunngitt med at familien har storhushaldningsfordelar, og at målet er at dei skal bli sjølvforsørga. Storhushaldningsfordelane er til dømes innkjøp av mat og at barn i omtrent same alder kan arve av kvarandre. Det er opplyst at det i kvar enkelt sak skal gjerast ei konkret og individuell vurdering ut frå familiens situasjon og behov, samt alder og kjønn på barna når storhushaldningsfordelar blir nytta. Vi har ikkje sett at ei slik konkret og individuell vurdering er gjort. I dei sakene vi har gjennomgått er det same ordlyd som er nytta, og vi oppfattar det difor som ein standardtekst i vedtaka.
Kommunen held barnetrygd utanfor ved berekning av stønad til livsopphald. Vi ser likevel at det blir nytta ein standardtekst i vedtak «Barnetrygden regnes ikke som inntekt ved beregning av stønadsbehov etter lov om sosiale tjenester. I henhold til barnetrygdloven skal den likevel bidra til å dekke utgifter til forsørgelse av barn. Barnetrygden er ment å gå til ekstrakostnader ved det å ha et barn, for eksempel aktiviteter, utstyr (sykler, ski o.l.), klær, leker etc»
I dei vedtak vi gjekk gjennom blei utgifter det blei søkt om, som hovudregel innvilga. Familiar vi har snakka med fortel at dei får det dei konkret søker om i dei fleste tilfelle. I samtale med brukarar har det kome fram at stønaden i enkelte høve ikkje er tilstrekkeleg, og at det er vanskeleg å dekkje behovet til barna med det dei får utbetalt. Fleire må difor be familie om hjelp i tillegg. Fleire brukarar vi har snakka med sitt med ei oppfatning av at det ikkje har hensikt å søke på nytt eller om meir.
Nav-kontoret nyttar statens rettleiande satsar til livsopphald ved utrekning av søkar sitt behov for økonomisk stønad. I gjennomgang av mapper såg vi lite spor av korleis barna sin situasjon og behov var vurdert. Vurderingane som blir gjort er generelle og baserer seg ofte på eit «teknisk reknestykke». I saksgjennomgangen fant vi ingen vedtak der Nav-kontoret har gjort ei individuell vurdering av om rettleiande sats er eit forsvarleg utgangspunkt for utmålinga. Vurderingane i vedtaka er avgrensa til om familien ligg over eller under statens rettleiande sats for livsopphald.
Vi såg likevel at enkelte vedtak er grunngitt med at det er tatt spesielt omsyn til at søkar har barn å forsørge. Det framstår som ein standardtekst, og vi kan ikkje sjå at det faktisk er gjort ei konkret vurdering i kvar enkelt sak.
Fordi det ikkje er synleg på kva måte utgiftene er vurdert, eller kva for omsyn som er vektlagt, er det vanskeleg å sjå ut frå vedtaka at avgjerda er eit resultat av ei konkret og individuell vurdering.
Sats for nødhjelp blir vurdert i kvar enkelt situasjon, og det blir opplyst at det berre blir nytta over få dagar. I enkelte saker der søkar har samvær med barn har vi sett at det har vore ytt stønad etter rettleiande sats for livsopphald til barnet, for dei dagane forelder har motteke nødhjelp. I dei fleste saker vi har sett har det vore ytt varierande beløp. I journalgjennomgang såg vi tre saker der familiane hadde fått nødhjelp i over to veker. I desse tre sakene var det og ulike høgtidsfeiringar. I to av sakene var det ikkje gjort ei konkret vurdering av barna sine behov, medan det i den eine var vurdert at nødhjelp på kr. 70 per dag var tilstrekkeleg per barn i høgtida. Vi såg og i fleire søknadar om nødhjelp at det blei sendt ny søknad, då den første ikkje var behandla. I ei sak er det opplyst at «på grunn av ferieavvikling har ikke saken blitt behandlet». Vi har og sett at det har vore stilt vilkår om å møte på Nav-kontoret før stønad om nødhjelp blir utbetalt. Det var og stilt vilkår om å legge fram fullstendig kontoutskrift ved søknad om nødhjelp, om ikkje kunne søkar risikere at søknad blei avslått. I den saka blei søknad om nødhjelp avslått på grunn av manglande kontoutskrift. I rutine går det fram at det kontoutskrift kan bli etterspurt. Barnas situasjon var ikkje vurdert. Vi har og sett at søknad om livsopphald blei vurdert som søknad om nødhjelp, grunngjeve med at søkar ikkje var folkeregistrert i Molde kommune. Barnas behov var ikkje vurdert.
Vurdering etter § 19
Når det gjeld vurderingar etter sosialtenestelova § 19, var det ingen vedtak der det blei gjort ei reell vurdering etter denne paragrafen. Vurderingane etter § 19 blei grunngjeve med ein generell standardtekst. Praksisen blei og stadfesta i samtalane med dei tilsette ved Nav-kontoret.
Oppfølging
Som for kartleggingssamtaler, finn vi få journalnotat som viser om, og eventuelt kva for oppfølging familiar som søker økonomisk stønad får tilbod om. Oppfølginga vi har sett i enkeltsaker er stort sett avgrensa til økonomi. Vi har og sett at det har vore stilt vilkår om å møte til samtale i vedtak om økonomisk stønad.
Det er fatta få vedtak om tenesta opplysning, råd og rettleiing etter sosialtenestelova § 17 i dei sakene vi har gjennomgått. Det blei opplyst at dersom det er behov for økonomisk rådgjeving, blir det i stor grad fatta vedtak etter sosialtenestelova § 17.
Brukarar som får løpande økonomisk stønad og som sjølv ber om ein samtale, får i hovudsak det. Dei tilsette tilbyr i enkelte høve samtalar om dei ser at det er behov for det.
I saker der Nav vurderer at brukar ikkje disponerer eigne midlar på ein hensiktsmessig måte, har vi sett at enkelte har blitt rådd til å søke om verje. Vi har og sett at Nav har opplyst brukar at dei må vurdere å melde saken til barnevernet på grunn av gjentakande søknader om økonomisk stønad.
Kommunen har ved enkelte høve tilgang på gratisbillettar på badeland som blir gitt til familiar som Nav-kontoret har kontakt med. Det blir og orientert til familiar om at Røde kors legg til rette for ferie.
I SOFAK rapporten går det og mellom anna fram at 40% av mottakarar med sosial stønad som hovudinntekt ikkje har fått vedtak om oppfølging. Det er difor grunn til å stille spørsmål med om dette utelukkande skuldast at eit slikt vedtak ikkje er relevant, eller om oppfølging skulle vore vurdert. Vi har ikkje sett at dette har vore følgt opp frå kommunen.
4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag
I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovreglane i kapittel 2.
I samband med søknad om økonomisk stønad til barnefamiliar må Nav-kontoret foreta ei heilskapleg kartlegging av familiens situasjon, og behova til kvart enkelt familiemedlem skal undersøkast. Nav-kontoret skal ha eit særleg fokus på barn sine behov. Det er vidare viktig at søkar får formidla sine behov, samt får informasjon om sine rettigheiter. Basert på informasjonen skal Nav-kontoret gjere konkrete individuelle vurderingar av hjelpebehovet. Det er både ein rett og plikt lagt til kontoret å gjere skjønnsmessige vurderingar i kvar einskild sak, og lova sine føremål skal vere førande for avgjerda.
Kartlegging
Ut frå dei forholda som her er omtalt om manglande systematikk, skriftleg dokumentasjon og kontroll, vurderer vi at Molde kommune ikkje sørger for at behovet til barna blir tilstrekkeleg kartlagt før det blir fatta vedtak om økonomisk stønad.
Kommunen har utarbeidd rutine for kva som skal kartleggast når familiar med barn søker om økonomisk stønad, men vi ser ikkje spor av at den blir nytta.
Ut frå det som kom fram ved gjennomgang av mapper kan det sjå ut som at det i stor grad er opp til søkar å legge fram om det er behov for, og be om stønad til utgifter til barn. Kommunen etterspør ikkje aktivt informasjon om barnet sine behov. Det blir såleis søkar sitt ansvar å kartlegge sin eige situasjon, då det berre er det som det blir søkt om stønad til som blir kartlagt.
Ved behandling av søknad om hjelp i ein nødssituasjon, er det ikkje alltid tid til å gjere ei grundig kartlegging. Likevel må søkar sin situasjon kartleggast i tilstrekkeleg grad til at Nav-kontoret kan ta ei
forsvarleg vurdering og avgjerd. Ved at Nav-kontoret ikkje kartlegg søkar og søkars families situasjon nærare utover det økonomiske, er det ein risiko for at søkar sitt hjelpebehov ikkje blir avdekt.
At Nav-kontoret/Molde kommune ikkje sikrar ei tilstrekkeleg kartlegging av barn sine behov når familien søker om økonomisk stønad, er brot på sosialtenestelova §§ 18 og 19, jf. § 1 og § 4 og sosialtenestelova §§ 42 og 43, jf. forvaltningslova § 17.
Sjølv om det ikkje har hatt betydning for lovbrotet vil vi gjere merksam på at enkelte deler av Nav- kontorets rutinar er misvisande eller feil. Vi oppmodar kommunen til å rette opp dette:
- I fleire saker har vi sett at det er opplyst at dette er eit eingongsvedtak, og brukar ikkje kan rekne med å få innvilga stønad til liknande føremål igjen.
Etter vår vurdering kan dette gi inntrykk av at Nav-kontoret systematisk avslår søknadar dersom det er innvilga stønad til same føremål tidlegare. Sosialtenestelova set ikkje begrensing om kor mange gonger ein kan søke om ei teneste.
Vi har og sett at søknad om livsopphald blir behandla som søknad om nødhjelp på grunn av at søkar ikkje er folkeregistrert i Molde kommune. Vi vil her gjere kommunen merksam på at ved søknad om økonomisk stønad etter sosialtenestelova er det opphaldsprinsippet som gjeld.
Vurdering og avgjerd
Vi vurderer at Nav-kontoret i all hovudsak tek omsyn til utgifter som familien har søkt om stønad til. Vidare vurderer vi at Nav-kontoret i all hovudsak innvilgar stønad til utgifter til barna det blir søkt om.
Som følge av at Nav-kontoret i hovudsak ikkje kartlegg behovet til barna tilstrekkeleg, kan det vanskeleg gjerast ein reell individuell vurdering av behovet til barna. Når kartlegging manglar, har ikkje Nav-kontoret tilstrekkeleg kjennskap til den faktiske situasjonen og eventuelle behov det enkelte barn måtte ha.
Vi har sett få vedtak eller journalnotat der det er innvilga ekstra stønad til barn, og vi har sett døme på saker der ikkje alt det blir søkt om er vurdert.
Statlege rettleiande satsar kan nyttast som eit utgangspunkt for vurdering av stønadsnivået. Sjølv om rettleiande satsar blir nytta som eit utgangspunkt, må Nav-kontoret alltid foreta individuelle vurderingar av om stønaden er tilstrekkeleg til å dekke familiens faktiske utgifter. Dette blir særleg sårbart i saker der Nav-kontoret yter nødhjelp, og det ikkje er gjort ei konkret vurdering om beløpet som er innvilga er tilstrekkeleg til eit forsvarleg livsopphald.
Ved stønad til livsopphald blir statens rettleiande sats nytta utan at det er gjort ei konkret individuell vurdering av om det er tilstrekkeleg. Nav-kontoret sine vurderingar ber preg av å vere standardtekst.
Familiar med fleire enn to (2) barn, har over tid fått redusert sin stønad til livsopphold frå og med 3. barn, utan at dette er vurdert konkret i vedtaket, i kvart enkelt tilfelle. Hovudregelen har vore at det blir lagt til grunn storhushaldsfordel utan at det er konkretisert individuelt i saken kva desse fordelane gjeld eller dreier seg om, i den aktuelle familien. I sakene vi har sett har det vore nytta ein standardtekst, og det kjem ikkje fram at det er gjort ei konkret individuell vurdering. Arbeids- og velferdsdirektoratet har i tolkningsuttale datert 18.06.2019 presisert at det ikkje er tilstrekkeleg å vise til at det ligg føre stordriftsfordelar i ei individuell vurdering. Nav-kontoret må vurdere og grunngi korleis ein eventuell stordriftsfordel vil slå ut i det konkrete tilfellet. Nav-kontoret kan heller ikkje utan vidare legge til grunn at kler og utstyr kan arvast mellom søsken.
Statsforvaltaren vurderer at Nav-kontoret i fleire saker har brukt storhushaldsfordel utan ei tilstrekkeleg individuell vurdering. Nav-kontoret si grunngjeving i vedtak tyder på at vurderinga stort sett er avgrensa til talet på familiemedlemmer og at større familiar generelt har lågare utgifter.
Personar som søker hjelp i nødssituasjon er i ein akutt, vanskeleg og sårbar situasjon, og det stillast difor strenge krav til sakshandsaminga for å sikre at tenestene blir forvalta på ein forsvarleg måte. Å tilby tenester som ikkje er forsvarlege, eller bygge vurderingar og konklusjonar på ein uforsvarleg sakshandsaming, vil vere brot på lova.
Det kjem ikkje fram om Nav-kontoret har undersøkt om brukar faktisk vil ha eit forsvarleg livsopphald i den tida nødhjelp er den einaste yting. Kommunen antek at det vil vere tilstrekkeleg, men har ikkje gjort ei konkret vurdering. Etter vår vurdering må Nav-kontoret ha klarare haldepunkt enn å føresette at familien er sikra eit forsvarleg livsopphald.
Sjølv om Nav-kontoret har som praksis at barnetrygd ikkje blir rekna inn i den økonomiske oversikta, ser vi likevel at det blir vist til at barnetrygd skal bidra til å dekke utgifter til forsørging av barn, og det blir da vist til Lov om barnetrygd. I følgje kommentar til sosialtenestelova § 18, tredje ledd, datert 26.09.2022, frå Arbeids- og inkluderingsdepartementet, er det presisert at kommunen ikkje kan vise til at foreldre har barnetrygd til dekning av utgifter direkte til barn i saker der det blir søkt om økonomisk stønad. Dette er feil bruk av regelverket.
Behovet for økonomisk stønad skal ta utgangspunktet i behova søkar har på søknadstidspunktet. At søker burde hatt eigne midlar, er difor ikkje ein gyldig avslagsgrunn etter sosialtenestelova § 18.
Sjølv om gjeld normalt ikkje er ein nødvendig levekostnad i sosialtenestelova si forstand, må Nav- kontoret likevel vurdere å dekke gjeld dersom manglande betaling kan føre til, til dømes tap av bustad eller straum. Nav-kontoret kan og ta omsyn til anna gjeld, som lån eller kreditt til nødvendig livsopphald. I enkelte saker der brukar opplyser å ha gjeld, saknar Statsforvaltaren ei nærare vurdering av om gjelda unntaksvis er ein nødvendig levekostnad etter sosialtenestelova § 18.
Ved alle handlingar som omhandlar barn skal barnets beste vere eit grunnleggande omsyn. Dette følger av barnekonvensjonen artikkel 3 og grunnlova § 104 andre ledd. Vi vurderer at sjølv om omsynet til barna kan vere utslagsgivande i enkelte saker, blir omsynet til barnets beste i liten grad synleggjort i vedtaka. Når saksdokumenta ikkje har informasjon om at barnet sitt beste er undersøkt og vurdert, er det fare for at omsynet til barnet ikkje har blitt tillagt tilstrekkeleg vekt i saka.
Samla sett vurderer vi at Molde kommune ikkje sikrar ei forsvarleg vurdering og avgjerd ved søknader om økonomisk stønad til familiar. Det er brot på sosialtenestelova §§ 18 og 19, jf. § 4.
Oppfølging
Som utgangspunkt skal Nav-kontoret tilby oppfølgingssamtalar i alle saker der familiar mottek økonomisk stønad. Oppfølginga skal støtte opp under familiens moglegheit til å bli sjølvhjelpen.
Statsforvaltaren presiserer at tenesta økonomisk stønad ikkje er forsvarleg aleine gjennom vedtak om stønad. I tillegg til samtalar, vil forsvarleg oppfølging ofte vere avhengig av at Nav-kontoret samarbeider med andre instansar og at det fattast vedtak om tenesta opplysning, råd og rettleiing etter sosialtenestelova § 17.
Når kartlegging og vurdering er mangelfull, vil det vere ein risiko for at oppfølging ikkje blir gitt i tråd med dei behova kvar enkelt familie har.
Tilsynet har vist at det i liten grad blir fatta vedtak om opplysning, råd og rettleiing etter sosialtenestelova § 17. I rapport frå SOFAK i 2021 kom det også fram at manglande oppfølging i saker der det var vedtak om økonomisk stønad var noko kommunen må ta tak i.
Statsforvaltaren vurderer at Nav-kontoret som hovudregel tek hand om sitt oppfølgingsansvar ved å tilby samtalar. Vi har likevel sett saker der oppfølging verken er gjeve tilbod om eller gitt. At det skal bli gitt tilbod om oppfølging til alle familiar som mottek økonomisk stønad, er difor eit klart forbetringsområde.
Vi oppmodar Nav-kontoret til å sjå på eigen praksis for vedtak om tenesta opplysning, råd og rettleiing etter sosialtenestelova § 17 og samarbeid med andre tenester.
Styring og leiing
God styring og leiing skal sikre at personar som er i kontakt med Nav-kontoret får oppfylt sine rettigheiter, og at tenestene er i samsvar med krav som lova stiller. Det er nær samanheng mellom styring av tenesta og at tenestene er forsvarlege.
I tilsynet har vi avdekt manglande kartlegging av barn og unge sin situasjon og behov, manglande individuelle vurderingar og manglande synleggjering av slutningar eller avgjerd i vedtak.
I SOFAK rapport frå 2021 blei kommunen tilrådd å utarbeide ei kvalitetshandbok/internkontroll for området. Vår vurdering er at dette framleis ikkje er ferdig utarbeidd og teke i bruk etter vel to år. Det er heller ikkje blitt følgt opp frå kommunedirektøren som skal sørge for at internkontrollen består av nødvendige aktivitetar.
I rapporten var det og tilrådd å innføre rolle som «kvalitetssikrar» for kontroll og kvalitetssikring av vedtak. At kommunen har hatt ein praksis der sakshandsamar har godkjent sine eigne vedtak utan ein kvalitetskontroll, kan ha ført til ein tilfeldig praksis og at svikt ikkje har vore avdekt. Det har heller ikkje blitt teke stikkprøvar for å sikre ein kvalitetskontroll i tenesta. Rolla som «kvalitetssikrar» er innført frå 20.11.2023 og i tillegg blei det formidla at leiinga vil ta jamlege stikkprøver.
Leiinga har sjølv formidla at det er kjent at internkontrollen ikkje er ferdig utarbeidd. Det er alvorleg dersom ein har kjent til lovstridig praksis, utan å ha teke grep for å endre på dette. Konsekvensen for sårbare barn og unge og deira familiar, kan vere at deira allereie krevjande livssituasjon har blitt forverra ved at dei ikkje har fått dei tenestene dei har behov for. Dette særleg i ei tid, der utgifter til mat, straum og bustad har blitt dyrare.
Statsforvaltaren oppfattar at både kommunen si leiing og tilsette i Nav-kontoret er opptekne av at barn og unge skal få forsvarlege tenester. Samtidig var det eit sterkt fokus på å halde utgiftene til økonomisk stønad nede. Kommunen opplyser at tema i tilsynet har vore på dagsorden i lang tid.
Det er likevel vår konklusjon at manglande styring og kontroll over tid, gjer at kommunen ikkje har nødvendig systematikk i arbeidet med barnefamiliar. Dette med påfølgande risiko for at barn sine behov ikkje blir ivareteke når familien søker økonomisk stønad. Kravet til forsvarlege tenester er med det ikkje oppfylt og tenesteutøvinga er ikkje underlagt tilstrekkeleg styring og kontroll.
5. Statsforvaltarens konklusjon
Her presenter vi konklusjonen av undersøkinga vår, basert på vurderingane i kapittel 4.
I saker der familiar søker om økonomisk stønad i Molde kommune sikrar ikkje kommunen gjennom styring og kontroll at individuell kartlegging, vurdering og avgjerd, blir gjort på ein forsvarleg måte. Manglar i styringa har ført til at:
- barna sine behov ikkje blir tilstrekkeleg kartlagt og dokumentert
- det ikkje alltid blir gjort ei forsvarleg vurdering og avgjerd ut frå det enkelte barn sitt behov
Det kan føre til at desse barna ikkje får moglegheit til å delta i samfunnet på lik linje med andre barn.
Det er brot på: Sosialtenestelova §§ 1, 4, 18, 19, 42 og 43, forvaltningslova §§ 17, 24 og 25 og kommunelova § 25-1.
6. Oppfølging av påpeika lovbrot
I dette kapittelet gjer vi greie for kva Statsforvaltaren forventar at kommunen skal gjere for å rette lovbrota.
Konklusjonen i rapporten bygger på opplysningar om situasjonen på tidspunktet for tilsynsbesøket. Vi ber om tilbakemelding om kommunen si plan for retting av lovbrotet innan 3.4.2024. Planen skal innehalde:
- oversikt over kva tiltak som skal gjennomførast for å endre praksis/rette lovbrot
- fristar for iverksetting av tiltak og evaluering av om tiltaka har verka som planlagt
- informasjon om kven som er ansvarleg for iverksetting av tiltak og evaluering av tiltaka
- informasjon om korleis leiinga vil følgje med, for å sikre at kontoret sin praksis framover er i samsvar med gjeldande lovkrav
Etter at vi har fått kommunen si plan for retting, vil vi ha eit møte der planen for retting er tema. I tillegg vil vi i samråd med dykk legge ein plan for vidare oppfølging og dialog.
Vi foreslår at vi har dette møtet 11.4.2024 kl. 13-14. Dersom møtetida ikkje passar for dykk, ber vi om at de tek kontakt om dette så snart som mogleg.
For å undersøke om tiltaka har resultert i forsvarleg praksis, vil kommunen bli bedne om å utføre ein eigenkontroll. I eigenkontrollen skal kommunen gå gjennom saker og fylle ut eit skjema med spørsmål, sjå vedlegg. Tidspunkt for gjennomføring av eigenkontrollen og kor mange saker kontrollen skal omfatte, blir avtalt i møtet med kommunen.
Kommunen skal sende resultatet av eigenkontrollen til oss, og vi vil på bakgrunn av dette vurdere om det er behov for vidare oppfølging frå vår side. Statsforvaltaren kan i tillegg til kommunens eigenkontroll utføre ein stikkprøvekontroll dersom vi vurderer at det er nødvendig.
Endeleg rapport blir oversendt til Statens helsetilsyn for publisering på www.helsetilsynet.no.
Med helsing
Grete Teigland (e.f.)
underdirektør
Aase Årsbog Dyrset
Seniorrådgivar
Dokumentet er elektronisk godkjent
Kopi til:
NAV MOLDE Rådhusplassen 1 6413 MOLDE
STATENS HELSETILSYN Postboks 231 Skøyen 0213 OSLO
Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet
I dette vedlegget omtaler vi korleis tilsynet blei gjennomført, og kven som deltok. Varsel om tilsynet blei sendt 11.05.2023.
Tilsynet blei gjennomført ved Nav Molde, og innleia med eit kort informasjonsmøte 21.11.2023. Oppsummerande møte med gjennomgang av funn blei halde 23.11.2023.
Ein del dokument blei tilsendt og gjennomgått på førehand, mens andre dokument blei overlevert og gjennomgått i løpet av tilsynsbesøket. Følgjande dokument blei gjennomgått og vurderte som relevante for tilsynet:
- Kommunens egenrapportering
- Organisasjonsmodell, roller og møtestruktur
- Organisasjonskart
- Organisering, datofordeling Nav Molde
- Kompetanseroller
- Orientering status Nav – til OKV
- Nav Molde partnerskapsavtale
- Driftsavtale Nav Molde
- Referat partnerskapsmøter
- Nav Molde Virksomhetsplan
- Nav Molde handlingsplan- 2023
- Kommune – langsiktige prioriteringer for sektor Oppvekst, kultur og velferd
- Oversikt møtestruktur
- Oversikt kritisk kompetanse
- Delegering av myndighet etter sosialtenestelova
- Kvaliltetshåndbok sosiale tjenester - utkast
- Kartlegging barnefamilier
- Beregning stønad til familier
- Kartlegging av kompetanse og behov for kompetanseheving
- Utdanningsopplysninger økonomiske veiledere
- Ny ansatt diverse info
- Rollebeskrivelse økonomisk veileder
- Avvik sosiale tjenester i Molde kommune
- Nav Molde rapportering fra tjenestegjennomføring 2021, Sofak
- Samhandlingssløyfa
- Internkontrollrutiner Nav Molde, datert 25.08.2014
- Internkontroll sosiale tjenester i Nav Molde, under arbeid 05.03.2023
- Sjekkliste godkjenning av vedtak, under arbeidsliste over brukere
- 7 vedtak om nødhjelp
Det blei valt 19 journalar etter følgjande kriteria:
- Nye familiar
- Langtidsmottakarar (meir enn seks månader)
- Familiar med fleire enn tre barn
- Samvær med barn
- Hastesaker
I tabellen under gir vi ei oversikt over kven som blei intervjua, og kven som deltok på oppsummerande møte ved tilsynsbesøket:
Ikkje publisert her:
Brukarar blei intervjua i samband med tilsynet.
Desse deltok frå tilsynsmyndigheita:
- seniorrådgjevar, Aase Årsbog Dyrset, Statsforvaltaren i Møre og Romsdal, revisjonsleiar
- rådgjevar, Marianne Halle, Statsforvaltaren i Møre og Romsdal, revisor
- rådgjevar, Marianne Stensvold, Statsforvaltaren i Møre og Romsdal, revisor
Alle tilsynsrapportar frå dette landsomfattande tilsynet
2022–23 Nav-kontorenes ansvar for å ivareta barns behov ved tildeling av sosiale tjenester
Søk etter tilsynsrapporter