Rapport frå tilsyn med medisindispenser ved heimetenesta i Aukra kommune 2024

Statsforvaltaren gjennomførte tilsyn med Aukra kommune og besøkte i den forbindelse heimetenesta frå 23.04.2024 til 24.04.2024. Vi undersøkte om Aukra kommune sørger for at bruk av medisindispenser vert utført i samsvar med aktuelle lovkrav slik at pasientane får trygge og gode tenester.

Tilsynet vart gjennomført som del av eit landsomfattande tilsyn initiert av Statens helsetilsyn. Det vart ikkje avdekt lovbrot under tilsynet. Tilsynet er derfor avslutta.

1.   Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet skildrar vi hva som vart undersøkt i tilsynet.

Temaet for tilsynet er om pasientar får forsvarleg administrasjon av legemidlar med bruk av medisindispenser. Tilsynet er retta mot kommunens ansvar for å legge til rette for og følge med på slik helsehjelp. Statsforvaltaren har undersøkt om:

• val av medisindispenser skjer ut ifrå vurdering av eignaheit
• pasienten får opplæring i bruk av medisindispenser
• helsetenesta følger med på medisindispenser som tiltak

Tilsynet omfattar heimebuande pasientar over 65 år. Tilsynet er avgrensa til utdeling og administrering av legemidlar med bruk av medisindispenser og er vidare avgrensa mot:

• legemiddelsamstemming, legemiddelgjennomgang, eller prosessar knytt til rekvirering av multidose, oppbevaring, istandgjering og tilbereiing av legemidlar
• anskaffing og innkjøp av medisindispenser
• bruk av medisindispenser opp mot regelverket for personvern og informasjonstryggleik
• forskrift om handtering av medisinsk utstyr

Det er kommunens ansvar som verksemd som har vore utgangspunkt for undersøkingane som har bestått av dokumentgjennomgang og intervju. Tilsynslaget innhenta aktuelle styringsdokument i forkant av tilsynsbesøket. Vi har ikkje overprøvd enkeltsaker, men har brukt informasjon frå enkeltsaker og pasientjournalar for å sjå om kommunen sin praksis er eit resultat av systematisk styring og forbetringsarbeid.

Pasientens meiningar og erfaringar med administrasjon av legemidlar med bruk av medisindispenser er viktig informasjon for å vurdere kvaliteten på tenesta og kommunens praksis. Dette gjeld også pasientens pårørande dersom pårørande er involvert i administrering av legemidlar. Vi har hatt samtalar med nokre pasientar/ pårørande for å høyre om deira erfaring med bruk, opplæring og oppfølging av medisindispenser.

2.   Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvalteren er gitt mynde til å føre tilsyn med kommunal helse- og omsorgsteneste, etter helse- og omsorgstenestelova § 12-3 og helsetilsynslova § 4.

Eit tilsyn er kontroll av om verksemda sin praksis er i samsvar med gjeldande reglar i lov- og forskrift. Vi gir derfor her ei oversikt over krava som vart lagt til grunn i tilsynet.

Krav til fagleg forsvarleg hjelp

Bistand til å administrere legemidlar til heimebuande pasientar er helsehjelp i heimen, etter helse- og omsorgstenestelova § 3-2 første ledd, nr. 6 bokstav a. Bruk av medisindispenser er eit tiltak for å gjennomføre denne bistanden.

Tenesta skal vere forsvarleg, jf. helse- og omsorgstenestelova § 4-1. Dette inneber eit ansvar for at tenestene må halde tilfredsstillande kvalitet, ytes i tide og i tilstrekkeleg omfang.

Helsepersonell har ei sjølvstendig plikt til å utføre sitt arbeid i samsvar med krav til fagleg forsvarleg og omsorgsfull hjelp etter helsepersonellova § 4. Forskrift om legemiddelhandtering stiller fleire krav til helsepersonellet. For dette tilsynet er særleg forskrifta § 7 a om krav til istandgjering og utdeling aktuell, men avgrensa til utdeling. I paragrafen sitt første ledd stilles følgande krav: «Helsepersonell skal sørge for at riktig legemiddel gis til riktig pasient, i riktig dose, til riktig tid og på riktig måte».

Dette kravet til praksis vil gjelde uavhengig av om det er helsepersonell eller medisindispenser som sørger for utdeling av legemidla.

Plikta til å føre journal etter helsepersonellova § 39 er ei anna sjølvstendig plikt lagt til helsepersonellet, som kommunen skal legge til rette for. Dokumentasjonsplikta skal bidra til at pasienten får forsvarlege tenester og gode pasientforløp. Nødvendige og relevante opplysningar må journalførast og være tilgjengelege for dei som skal yte helsehjelpa og dei som skal følge med på den. I tillegg skal journalen være et reiskap for å etterprøve helsehjelpa gjennom kvalitetskontroller og tilsyn.

Kommunen skal etter helse- og omsorgstenestelova § 4-1 legge til rette slik at personellet som utfører tenestene blir i stand til å overhalde sine lovpålagte plikter.

Krav til systematisk styring og kvalitetsforbetring

Kommunens tilretteleggingsplikt etter helse- og omsorgstenestelova § 4-1, må sjåast i samanheng med kravet til internkontroll og kravet til systematisk arbeid for kvalitetsforbetring og pasientsikkerheit etter helsetilsynsloven § 5 og helse- og omsorgstenestelova § 4-2.

I forskrift om leiing og kvalitetsforbetring i helse- og omsorgstenesta, er internkontrollen nærare omtala, og omtales der som styringssystem. Styringssystemet gjeld for alle leiarnivå og skal vere tilpassa kommunens størrelse, eigenart, aktivitetar og risikoforhold, jf. forskrifta §§ 3-5.

Legemiddelhandtering er eit område der svikt kan resultere i alvorlege konsekvensar. Kommunen skal derfor gjennom kunnskap om eigen teneste, oversikt over risiko og eventuelle hendingar/avvik, ha iverksett risikoreduserande tiltak. Slike tiltak kan vere innretta både mot planlegging, gjennomføring, evaluering og korrigering av tenestene, jf. forskrift om leiing og kvalitetsforbetring i helse- og omsorgstenesta§§ 6-9.

Forskrift om legemiddelhandtering operasjonaliserer, og til dels skjerper krav til internkontroll, gitt i forskrift om leiing og kvalitetsforbetring. Verksemdsleiar sine aktivitetar etter forskrift om legemiddelhandtering inngår som ledd i kommunens samla styringssystem for helse- og omsorgstenesta. Slik tilsynet er innretta og avgrensa, er det styringskrava i forskrifta § 4 sjette ledd bokstavane a og c som undersøkast.

Informasjon og pasientmedverknad

Etter pasient- og brukerrettighetsloven § 3-1 har pasienten rett til å medverke ved gjennomføring av helsehjelp, og tenestetilbodet skal utformast i samarbeid med pasienten.

Retten til medverking må sjåast i samanheng med pasient- og brukerrettighetsloven § 3-2 om rett til informasjon. Dersom pasienten samtykker til det, skal også pasientens næraste pårørande ha informasjon om helsetilstand og den helsehjelpa som ytes, jf. pasient- og brukerrettighetsloven § 3-3. Både forma på medverknad og informasjon skal vere tilpassa pasienten, jf. pasient- og brukerrettighetsloven §§ 3-1 første ledd og 3-5. Sistnemnte avgjerd stiller også krav om at opplysningar om informasjon som er gitt, skal teiknast ned i pasientens journal.

3.   Framstilling av faktagrunnlaget

Her vert det gjort greie for korleis verksemdas aktuelle tenester fungerer, inkludert verksemdas tiltak for å sørgje for at krava til kvalitet og tryggleik for tenestemottakarane blir haldne.

Aukra kommune

Aukra er ein kommune i Romsdal, nordvest for Molde. Kommunen omfattar øya Gossen med omliggande små øyar og fastlandet Hollingen ved Julsundet. Det er 3678 innbyggarar i Aukra kommune.

Området heimetenester er leia av einingsleiar for heimetenester og institusjonstenester, og er direkte under kommunedirektør. Avdelingsleiar for heimetenester har einingsleiar som sin næraste leiar. Det følger av kommunens organisasjonskart og styrande dokument at det er avdelingsleiar som har det faglege ansvaret og personalansvar.

Kommuneplanen sin samfunnsdel viser til at kommunen skal ha aktiv bruk av velferdsteknologi i alle ledd i omsorgstrappa. Kommunen har nye og oppdaterte rutinar som dekker heile forløpet.

Koordinerande eining mottek søknad om teneste. Kartlegging av behov for bistand blir gjennomført av tilsette i heimetenesta. Det blir nytta IPLOS og skjema for utvida kartlegging ved søknad om digital medisineringsstøtte, der pasienten medverkar. Det er Forvaltingsrådet som behandlar søknadane.

Medlemmane i forvaltningsrådet er einingsleiar heimetenester, avdelingsleiarar med fagansvar og saksbehandlar. Vedtak blir fatta etter kartleggingane og observasjonar som er gjort av tilsette i tenesta. Einingsleiar har vedtaksmynde.

Saksbehandlar er ikkje involvert i vurderingane, men skriv vedtaka og informerer heimetenesta om pasienten har fått innvilga tenesta eller avslag. Saksbehandlar sender også ut vedtaket til pasienten. Leiinga har vurdert at det er sårbart med ein saksbehandlar og det vil no bli tilsett 2 saksbehandlarar.

I 2023 var det totalt 30 pasientar som hadde medisindispenser som tiltak. Det var 18 pasientar på tilsynstidpunktet som var over 65 år.

Val medisindispenser skjer ut frå vurdering av eignaheit

Aukra kommune har rutinar på vurdering av eignaheit for elektronisk medisindispenser. Det er heimetenesta som utfører denne vurderinga, som ligg til grunn for vedtak, fatta i forvaltningsrådet.

I følge rutinane er formålet med elektronisk medisineringsstøtte eit alternativ til fysiske besøk og sikre forsvarleg medisinhandtering, samt å fremme brukars eigen meistring.

I følgje kommunens rutine skal digital medisineringsstøtte alltid vurderast som førsteval ved behov for medisineringsstøtte. Det er Karie og Evondos som blir nytta. Karie er førstevalet. Den er for pasientar som har generelle behov for digital medisineringsstøtte i form av multidosedispenser.

Karie varslar med lyd og lys når medisinen skal tas, og har moglegheit for høgare alarmar for dei med nedsett høyrsel. Denne passar ikkje for pasientar som kan ha risiko for å ta meir medisin enn det som er føreskrive, då det er mogleg å dra ut remse med medisin. Evondos er for pasientar som har særlege behov som ikkje dekkast av Karie. Bakgrunn for val av Evondos er dokumentert i journal. Det kan vere at pasienten har vesentleg nedsett funksjonsevne, som syn og høyrsel, utviklingshemming og fare for misbruk eller overmedisinering.

Kommunen har lagt til rette for systematisk og tilpassa tiltak for at vurdering av eignaheit blir gjennomført, før medisindispenser blir valt. Pasientane blir følgt opp dagleg i ein testperiode på 14 dagar. I denne perioden blir det evaluert om medisindispenser er eit eigna tiltak. Etter individuell vurdering kan testperioden kortast ned, grunngivinga for dette er dokumentert. Vidare er det løpande evaluering når tilsette er hos pasienten for etterfylling av medisindispenser, som er kvar 14 dag eller månadleg. Eignaheit blir òg vurdert i evaluering av tiltak kvar 3. månad, samt ved ulike varsel.

I Helseplattforma (HP) er det standardiserte skjema for Elektronisk medisineringsstøtte (EMS). Her går det fram at det skal vurderast om elektronisk medisineringsstøtte er rett tiltak for pasienten. Resultatet av kartlegginga vert dokumentert under skjema EMS i HP.

Statsforvaltaren gjekk gjennom ti pasientjournalar. I dokumentasjonen såg vi at vurderingane som ligg til grunn for val av medisindispenser, knytt til pasientens eignaheit, var dokumentert i HP. Det same gjaldt dei løpande vurderingane i evalueringar og pasientplan.

I dokumentasjon og intervju kom det fram at det er gjennomført risikovurdering der formålet er å identifisere og beskrive uønska hendingar i høve medisindispenser.

Ansvaret for og oppgåve med å vurdere medisindispenser som tiltak er tydeleg plassert i kommunens organisasjon. Oppgåve og ansvar er kjent for tilsette som skal utføre vurdering av eignaheit og for andre tilsette som er involvert i tildeling, iverksetting og oppfølging av medisindispenser.

Kommunen har opplæringsplan for alle tilsette om digitale medisindispenser. Avdelingsleiar har ansvar for å vurdere kven som skal ha tilgang til og opplæring i å bruke digitale medisindispensere. Det er ein eigen plan for opplæring av superbrukarar. Opplæringa til alle er teoretisk og praktisk, der funksjonalitet og bruksområde inngår, samt kva som inngår i vurdering av eignaheit.

Avdelingsleiar følger rutina for kvalitetsarbeid som er faste møter med superbrukarar kvar 6. veke , stikkprøver i journal kvar 3.månad, kontroll av fjernpleiesystemet kvar 3. månad og løpande avvikshandtering og gjennomgang av avvik i lokalt AMU.

Opplæring av pasient

Pasienten har rett til å medverke ved tilbod om bistand til legemiddelhandtering og medisindispenser i korleis den skal tas i bruk, og til å få informasjon og opplæring.

Kommunen har rutine om opplæring og oppstart av tenesta digital medisindispenser. Formålet er å sikre trygg og god opplæring av pasienten av medisindispenser. Rutina omhandlar også kva det skal gis opplæring om.

Det er den enkelte tilsette i heimetenesta som gir opplæring. Det blir på førehand avtalt oppstartsmøte med pasient, der pasienten får opplæring. Opplæring som er gitt er dokumentert i HP. Oppdraget blir lagt inn som besøk i tenesteplanen. I oppfølginga i testperioden blir pasient spurt ved kvart besøk om korleis dei opplever dispenseren og om dei ønsker nokon endringar. Dette var dokumentert i journal, som er grunnlag for evaluering etter testperiode.

Statsforvaltaren fekk opplyst at det gis opplæring til pasient/pårørande, som vart bekrefta i dokumentasjon og i samtale med pasient/pårørande.

Kommune følger med på gjennomføringa.

Vi hadde samtale med tre pasientar og ein pårørande. Det var to pasientar som hadde Karie og ein hadde skifta til Evondos. Her avdekte den løpande evalueringa at pasientens situasjon var endra og skifte av medisindispenser var nødvendig for å sikre forsvarleg legemiddelhandtering.

Alle ga uttrykk for å vere nøgde med medisindispenseren og oppfølginga.

Heimetenesta er innom kvar 14. dag eller månadleg for etterfylling av medisindispenser, der dei evaluerer tiltaket. Dette blir også følgt opp ved løpande vurdering kvar 3. månad. Kommunen sine rutinar for evaluering er tydeleg på at tilsette skal vurdere om endringar i pasientens helsetilstand og funksjonsnivå kan ha påverka forsvarlegheita i tenesta. I intervju kom det fram at tilsette observerer om det er grunn for å revurdere tiltaket. Detter blir dokumentert i journal.

Avdelingsleiar følger med på gjennomføringa ved å delta ved midtrapporten ved høve, har faste møte med superbrukarane, tar stikkprøve i journal og handterer avvik.

Kommunen har rutine om brukarveiledningar, support og alarmhandtering, som omtalar korleis varsla blir følgt opp. Varslingskjeda for alarmane går til 3 telefonar i tenesta. Det går fram i intervju at dei er kjent med rutina og dokumentasjonen viser at dei handlar i tråd med denne.

Responstid på varsla er ikkje omtala i rutina.

I perioden november 2023 til tidspunktet for tilsynet vart vi gjort kjent med eit avvik. Kommunen vurderer at det kan vere ei underrapportering. Det kom fram i intervju at det er noko uklart når dei skal melde avvik. Det er avdelingsleiar som er ansvarleg for å behandle avvika, og er med på møte i AMU kvar 6. veke.

4.   Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovreglane i kapittel 2.

Statsforvaltaren har i tilsynet sett at vurdering av eignaheit blir gjennomført før oppstart av medisindispenser som tiltak. Kommunen har sikra løpande vurdering av eignaheit. Rutinane for dette er kjent og blir utført på same måte hos tilsette som har fått opplæring. Standardisert kartlegging i Helseplattforma er utforma til lik gjennomføring og dokumentasjonen ligg samla på definert plass.

Tilsynet viser at kommunen har rutinar og god praksis for opplæring av pasientane i bruk av medisindispenser. Opplæringa er dokumentert i journal.

Leiinga har lagt til rette og følger med på at eignaheit og opplæring av pasient blir vurdert før oppstart av medisindispenser. Løpande evaluering blir gjennomført og dokumentert.

Kommunen sikrar med dette at pasientane får forsvarleg legemiddelhandtering med bruk av medisindispenser.

5.   Statsforvaltarens konklusjon

Her presenter vi konklusjonen av undersøkinga vår, basert på vurderingane i kapittel 4. Det vart ikkje avdekt lovbrot under tilsynet. Tilsynet er derfor avslutta.

Med helsing

Karin Müller Mikaelsen (e.f.)
fylkeslege

Greta I. Hanset
seniorrådgivar

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi korleis tilsynet vart gjennomført, og kven som deltok. Varsel om tilsynet vart sendt 23.02.2024.

Førebuande møte med verksemda vart gjennomført 15.04.2024.

Tilsynet vart gjennomført ved heimetenesta i Aukra kommune, og innleia med eit kort informasjonsmøte 23.04.2024. Oppsummerande møte med gjennomgang av funn vart halde 24.04.2024.

Ein del dokument vart tilsendt og gjennomgått på førehand. Følgjande dokument vart gjennomgått og vurderte som relevante for tilsynet:

• Utvida kartleggingsskjema til bruk ved søknad om digital medisineringsstøtte
• Prosedyre ved saksbehandling medisindispenser revidert 2024
• Opplæring og oppstart av tenesta digital medisindispenser
• Evalueringsprosedyrer
• Brukerveiledninger, varslinger og support
• Om digital medisineringsstøtte
• Utsyr og systemer
• Avvik på digital medisindispenser
• Deltaking i spreiingsprosjekt – Velferdsteknologi i Romsdal
• Flytskjema ved søknad om digital medisineringsstøtte
• Kommuneplanen sin samfunnsdel 2019 – 2030 – Aukra kommune
• Konfigurering av digital medisindispenser
• Kvalitetsarbeid leder
• Opplæring superbrukere digitale medisindispensere
• Opplæringsplan for tilsette
• Organisasjonskart 2024
• Oversikt over tilsette i heimesjukepleia
• ROS – analyse for Medisindispensere i Aukra kommune
• Særutskrift – Deltaking i spreiingsprosjekt – i doc (002)
• Tildelingskriterier Aukra 2023
• Tjenestereise Medisindispenser 2024
• Vurdering av behov for DPIA digitale medisindispensere
• Enkeltvedtak

Det vart valt 10 journalar etter følgjande kriteria:

• alder over 65 år
• hatt medisindispenser over lengre tid
• nokon som nyleg har fått medisindispenser

I tabellen under gir vi eit oversyn over kven som vart intervjua, og kven som deltok på oppsummerande møte ved tilsynsbesøket:

Ikkje publisert her

3 pasientar vart intervjua i samband med tilsynet.

Desse deltok frå tilsynsmyndigheita:

• seniorrådgivar, Marit Vestad, revisor
• seniorrådgivar, Eli Mette Finnøy, revisor
• seniorrådgivar, Greta Irene Hanset, revisjonsleiar

Alle tilsynsrapportar frå dette landsomfattande tilsynet

2024 Medisindispenser hos hjemmeboende eldre

Søk etter tilsynsrapporter

Søk