Rapport fra tilsyn med Meløy kommunes helse- og omsorgstjenester til mottakere av hjemmebasert omsorg 2021

Statsforvalteren i Nordland gjennomførte tilsyn med Meløy kommune i perioden 16.11.2021 til 18.11.2021. Vi undersøkte om hjemmebaserte tjenester i Meløy kommune, gjennom systematisk styring og ledelse, sørger for at tjenestemottakere av tjenesten, får gode og trygge tjenester som blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav.

Tilsynet ble gjennomført som del av årets planlagte tilsyn initiert av Statsforvalteren.

Statsforvalterens konklusjon:

Meløy kommune sikrer ikke systematisk oppfølgning av mottakere av hjemmebasert omsorg.

Dette er lovbrudd på:

Helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1 og § 4-2, og forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten §§ 6-9, jf. § 5.

Statsforvalteren ber Meløy kommune om å sende oss en plan for hvordan lovbruddene skal rettes innen 18.04.22. Se punkt 6 når det gjelder hva planen skal inneholde.

1. Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

I tilsynet har vi undersøkt om Meløy kommune legger til rette for og følger opp at tjenestemottakere av hjemmebasert omsorg mottar individuelt tilpassede, samordnede og forsvarlige helse- og omsorgstjenester. Under tilsynet hadde vi fokus på:

• Demensoppfølging: Om tjenestemottakere med demens får systematisk oppfølging og om det gjennomføres kartlegging for å følge med utviklingen av demensdiagnosen.
• Ernæring: Individuell vurdering, kartlegging og oppfølging av ernæringsmessige
• Medisinsk oppfølging: Rutiner for innkomstsamtale, årskontroll og og legemiddelgjennomgang.
• Brukermedvirkning: Om hjemmetjenesten legger til rette for at tjenestemottakere får medvirke i utformingen av tjenestetilbudet og gjennomføringen av helsehjelpen. Om det legges til rette for at pårørende kan medvirke dersom det er behov for det.
• Journalføring.

Tilsynet ble gjennomført som en systemrevisjon. Dette innebærer at vi i tilsynet har undersøkt om kommunen gjennom systematisk styring sikrer at tjenestemottakere får ivaretatt sine grunnleggende behov.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunal helse- og omsorgstjeneste, etter helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3 og helsetilsynsloven § 4 andre ledd.

Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Vi gir derfor her en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

Forsvarlighetskravet

Det er et grunnleggende krav til helse- og omsorgstjenesten at de tjenestene som ytes er forsvarlige. Dette kravet stilles til både helsepersonells utøvelse av helsehjelpen og til virksomheten.

Virksomheten skal også legge til rette for at helsepersonell kan yte forsvarlig helsehjelp og overholde sine lovpålagte plikter. Denne plikten følger av helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1.

Kravet om forsvarlighet er en rettslig standard. Dette innebærer at kravet er forankret i anerkjent fagkunnskap, faglige retningslinjer og allmenne normer i samfunnet for øvrig. Nasjonale faglige retningslinjer, rundskriv og faglige veiledere gir uttrykk for faglig god praksis. Selv om retningslinjene ikke er rettslig bindende, vil de være normerende og retningsgivende for hva som til vanlig regnes som faglig god praksis. Avvik fra retningslinjene bør begrunnes.

Fokusområder

Helse- og omsorgstjenestene skal etter kvalitetsforskrift for pleie- og omsorgstjenestene § 3 ha et system av prosedyrer som blant annet søker å sikre at tjenesteapparatet og tjenesteyterne kontinuerlig tilstreber at den enkelte pasient får ivaretatt sine grunnleggende behov.

Medisinsk oppfølgning

Legemiddelgjennomgang

Legemiddelhåndteringsforskriften inneholder krav til hva som må oppfylles i en virksomhet for at legemiddelhåndteringen skal være forsvarlig. Det er i rundskriv til forskriften, IS-7-2015, tydeliggjort hva som er god praksis på området.

Virksomhetsleder skal etter legemiddelhåndteringsforskriften skal sørge for at legemidelhåndteringen blir utført forsvarlig. Dersom virksomhetsleder selv ikke er lege eller farmasøyt, skal det utpekes en faglig rådgiver med slik utdannelse. Virksomhetsleder skal sørge for internkontroll, blant annet utarbeide og oppdatere skriftlige prosedyrer for legemiddelhåndteringen, gi skriftlige føringer om hvilken kompetanse ansatte som skal utføre oppgaver innen legemiddelhåndteringen skal ha, og sørge for at helsepersonell får nødvendig opplæring og kompetanseutvikling i legemiddelhåndtering. Virksomhetsleder skal sørge for rutiner for å melde og følge opp feil og uønskede hendelser i legemiddelhåndteringen. Virksomhetsleder har også ansvar for jevnlige risikovurderinger av legemiddelhåndteringen og for systematisk gjennomgang av virksomhetens rutiner og praksis.

Forsvarlig legemiddelhåndtering og oppfølgning av tjenestemottakere er ofte betinget av samarbeid mellom hjemmesykepleien og fastlegen. Både sykepleier i hjemmetjenesten og fastlegen har behov for samarbeid for å ivareta sine oppgaver. Kommunen har ansvaret for å bidra til at tjenestemottaker får nødvendig legetilsyn og plikt til å sikre fastlegen informasjon om pasientens legemiddelbruk rekvirert av andre enn pasientens fastlege.

En oppdatert og samstemt liste over legemidler i bruk skal alltid følge pasienten ved skifte av omsorgsnivå, jf. legemiddelhåndteringsforskriften § 5.

Demens

Nasjonal faglig retningslinje om demens gir anbefalinger om at personer med kognitiv svikt og mistanke om demens skal gis tilbud om demensutredning og oppfølging etter at en demensdiagnose er satt. Tiltak og aktivitet som iverksettes, skal være tilpasset personenes interesser, behov og ressurser, og justeres på bakgrunn av endringer som følge av demensutviklingen. Demensplan 2025 har som mål at personer med demens skal oppleve trygghet og forutsigbarhet i møte med tjenestene. Dette fordrer at tjenestetilbudet tar utgangspunkt i den enkeltes behov og ønsker, og at involverte aktører samhandler til den enkeltes beste.

Ernæring

God og riktig mat er grunnleggende for god helse og livskvalitet gjennom hele livet. God og riktig mat hele livet er regjeringens ernæringsstrategi som skal bidra til å skape gode måltidsopplevelser og redusere feil- og underernæring blant eldre i sykehjem og som mottar hjemmetjenester i tråd med målene i Meld. St 15 (2018-2019) Leve hele livet – En kvalitetsreform for eldre.

Videre kommer det frem i strategien at det er behov for mer oppmerksomhet, kompetanse og systematikk i mat- og ernæringsoppfølgingen, slik at den enkelte kan få et individuelt tilpasset mat- og ernæringstilbud. Ernæringsstrategien skal legge til rette for et systematisk ernæringsarbeid i helse- og omsorgstjenesten. Systematisk ernæringsarbeid betyr at god ernæringspraksis er satt i system. Målet med god ernæringspraksis er at pasienter og brukere får vurdert sin ernæringsstatus slik at de som er i risiko fanges opp og får vurdert sin ernæringsstatus slik at de som er i risiko fanges opp og får tilpassede tiltak, for å forebygge feil- og underernæring og sykdom som følge av dette.

Forskrift om kvalitet i helse- og omsorgstjenesten skal bidra til å sikre at pasientenes grunnleggende behov blir ivaretatt, herunder å sikre at pasienten får tilstrekkelig mat og drikke gjennom et variert kosthold, og bistand under måltidene dersom det er behov for det. Kommunen skal ha skriftlige prosedyrer for å sikre at tjenestemottakerne får de tjenestene de har behov for og krav på i samsvar med kvalitetsforskriften § 3.

Helsedirektoratet har utarbeidet nasjonale faglige retningslinjer for forebygging og behandling av underernæring (IS-1580). I retningslinjene fremgår det at alle som mottar hjemmebaserte tjenester skal kartlegges for ernæringsmessig risiko ved oppstart av tjenesten, deretter månedlig, eller etter et annet faglig begrunnet individuelt opplegg. Ved screening og kartlegging er det anbefalt å bruke egne kartleggingsverktøy, og resultatet av kartleggingen skal vurderes av kvalifisert helsepersonell. Pasienter som er underernærte eller i risiko for å bli det, må følges opp med en plan med individuelt tilpassede tiltak. Pasientens fastlege bør involveres i dette arbeidet.

Brukermedvirkning

Det følger av pasient- og brukerrettighetsloven § 3-1 at det skal legges til rette for at pasient og bruker får medvirke ved utformingen og ved utøvelse av helse- og omsorgstjenester. Dette innebærer at det skal gis mulighet til å bidra i planlegging, utforming, utøving og evaluering av tjenestene. Hvis pasienten selv ikke er i stand til å medvirke skal pårørende få medvirke sammen med pasienten.

Informasjon er en nødvendig forutsetning for å kunne ha en reell medvirkningsmulighet og for å kunne ta stilling til om en ønsker å motta hjelp. Pasienter skal etter pasient- og brukerrettighetsloven § 3-2 første ledd gis den informasjon som er nødvendig for å få innsikt i sin helsetilstand og innholdet i helsehjelpen, samt om mulige risikoer og bivirkninger.

Helse- og omsorgstjenesten skal ha systemer og rutiner som legger til rette for informasjon og dialog med pårørende. Pårørende er ofte en sentral informasjonskilde, og representant for pasienten. Et systematisk arbeid med involvering av tjenestemottakernes pårørende kan gi viktig innsikt i en vedkommendes behov og hvordan de ønsker å bli møtt i vanskelige situasjoner.

Dokumentasjon

Forsvarlig journalsystem

Virksomheter som yter helse og omsorgstjenester skal sørge for at journalsystemet er forsvarlig. Dette følger av helse- og omsorgstjenesteloven § 5-10. Hver enkelt pasient skal ha én, samlet journal, og journalføringen skal gjøres fortløpende. Virksomheten plikter å gjøre helsepersonell i stand til å overholde journalføringsplikten. Journalen skal ivareta ansattes behov for nødvendige opplysninger om pasientens helsetilstand, bistandsbehov og hva den ansatte skal følge med på. I tillegg skal journalen fungere som et verktøy for å følge med på pasientens utvikling over tid.

Formålet med å føre journal er å sikre at opplysninger som er nødvendige og relevante for en forsvarlig behandling av pasienten blir nedtegnet og kan gjenfinnes. Journalføringsplikten har også til formål å gi tilsynsmyndighetene innsyn i helsehjelpen som er gitt.

Tiltaksplaner/pleieplaner

Det er et krav at pasienter mottar nødvendige helse- og omsorgstjenester fra kommunen. Dette følger blant annet av pasient- og brukerrettighetsloven § 2-1 a. Tjenestene skal være tilpasset den enkelte. Tiltaksplaner er et hjelpemiddel som skal bidra til forutsigbarhet for tjenestemottakerne, bidra til å sikre at tjenesten blir gjennomført slik den er planlagt og at pasienten får den nødvendige oppfølgningen. Planene er også viktige for å sikre at tjenestene utføres mest mulig likt av alle tjenesteyterne. Ved utarbeiding eller oppdatering av tiltaksplanen skal pasientens funksjonsnivå kartlegges. For at planene skal fungere etter hensikten er det avgjørende at planene holdes oppdatert til enhver tid.

Systematisk styring- og kvalitetsforbedring

Alle virksomheter som yter helsehjelp, skal sørge for at helselovgivningen oppfylles gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid. Kommunen plikter å arbeide systematisk for kvalitetsforbedring og pasient- og brukersikkerhet, jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 3-1 tredje ledd og § 4-2.

Kravene til dette arbeidet er utdypet i forskrift om ledelse- og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten §§ 6-9, jf. § 5. Formålet med denne plikten er å sikre at daglige arbeidsoppgaver blir planlagt, organisert, utført og forbedret i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av helselovgivningen.

For å sikre en forsvarlig virksomhetsstyring må virksomheten gjøre en vurdering av hvilke områder av pasientbehandlingen det er fare for mangler eller svikt ved helsehjelpen, og det må iverksettes tiltak for å motvirke dette. Dette kan for eksempel gjøres ved å utarbeide skriftlige prosedyrer og ved å sørge for tilstrekkelig opplæring, klar ansvarsfordeling, og legge til rette for samhandling.

Virksomheten må også sørge for at helsepersonellet har nødvendige kvalifikasjoner til å utføre den oppgaven de er blitt tildelt. For å sikre forsvarlige helsetjenester må ledelsen følge opp at tiltakene fungerer og at de er tilstrekkelige.

Basert på kravene overfor forventes det blant annet at:

• Ledelsen sørger for at fordeling av ansvar og oppgaver er avklart.
• Ledelsen sørger for innarbeidede rutiner for:
  • medisinsk oppfølging av beboerne, legemiddelhåndtering.
  • forebygging/behandling av underernæring.
  • oppfølging av demens.
  • journalføring.
  • brukermedvirkning.
• Ledelsen følger med på at rutinene fungerer og blir fulgt, og gjør nødvendige korrigerende tiltak når det blir meldt om feil, mangler eller uønskede hendelser.
• Ledelsen har oversikt over områder i virksomheten der det er risiko for svikt, behov for kvalitetsforbedring eller mangel på etterlevelse av lovkrav, behandling av avvik og at det arbeides systematisk med kvalitetsforbedring og pasientsikkerhet.

I forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring § 5 heter det at «virksomhetens styringssystem skal tilpasses virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold og ha det omfang som er nødvendig.»

Den som har det overordnede ansvaret for virksomheten skal sørge for at det etableres og gjennomføres systematisk styring av virksomhetens aktiviteter i tråd med denne forskriften og at medarbeiderne i virksomheten medvirker til dette, jf. forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring § 3.

3. Beskrivelse av faktagrunnlaget

Her gjøres det rede for hvordan virksomhetens aktuelle tjenester fungerer, inkludert virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for tjenestemottakerne blir overholdt.

Organisering

Meløy kommune hadde per 2. kvartal i 2021 6218 innbyggere.

Kommunen er organisert med kommunedirektør som øverste leder og med tre enheter.

Helse og omsorg er en egen enhet og er ledet av kommunalsjef. Helse og velferd er delt i åtte virksomhetsområder som hver er ledet av en virksomhetsleder. Når tilsynet ble gjennomført var Meløy kommune i en omorganiseringsprosess, og ved beskrivelsen av organiseringen har vi tatt utgangspunkt i organisasjonskartet på Meløy kommunes nettsider (sist besøkt 06.01.2021.)

Hjemmetjenesten

Hjemmetjenesten i Meløy kommune er delt i to: Nord og Sør. Tilsynet ble gjennomført med Hjemmetjenesten Nord.

Tjenesten omfatter hjemmesykepleie og hjemmehjelp (praktisk bistand i hjemmet). Hjemmesykepleien tilbyr tjenester til kommunens innbyggere 24 timer i døgnet. Hjemmetjenesten ivaretar også trygghetsalarm hele døgnet. De ansatte går todelt turnus. Hjemmetjenesten Nord er et eget virksomhetsområde, som inkluderer kreftsykepleier og en fagleder. Tjenesten er ledet av en virksomhetsleder og består av fire «baser.»

Nye pasienter blir meldt til hjemmetjenesten fra Tildelingskontoret. Når hjemmetjenesten får en ny pasient kartlegges behovet for helse- og omsorgstjenester av de ansatte i hjemmetjenesten, og meldes til Tildelingskontoret som fatter vedtak. Kartlegging av nye pasienter skal etter det Statsforvalteren får opplyst egentlig gjøres av Tildelingskontoret, men at dette i praksis gjøres av hjemmetjenesten. Det finnes en sjekkliste for hva som skal gjennomgås i forbindelse med oppstart av en ny pasient, blant annet IPLOS, velferdsteknologi, vekt. Dette skjemaet er ikke kjent blant de ansatte. De ansatte opplyser at det er variasjoner mellom hva som kartlegges i slike samtaler. Det er i utgangspunktet Tildelingskontoret som skal kartlegge nye brukere av hjemmetjenesten (0-brukere), men på grunn av koronapandemien er det hjemmetjenesten som har ivaretatt denne oppgaven i en periode. Planen er at Tildelingskontoret etter hvert skal overta denne oppgaven igjen. I dagsplanpermen er det en instruks med oversikt over toppvakten og ansvarsvaktens oppgaver.

Hos pasienter som allerede mottar tjenester fra hjemmesykepleien er det som regel hjemmetjenesten som observerer og melder inn behov for økte eller endrede tjenester til Tildelingskontoret. Det opplyses at endringene ofte iverksettes før det fattes vedtak om endringer i tjenestene.

Arbeidsfordeling

Hjemmetjenesten har tredelt turnus. På dag- og aftenvakt er det en toppvakt som har særskilte oppgaver. På dagtid er toppvakten sykepleier. På ettermiddag er det ikke en toppvakt, men en ansvarsvakt som også har ansvaret for en egen rute. toppvakten sykepleier, og hvis det ikke er sykepleier på jobb er toppvakten en erfaren fagarbeider. Det markeres alltid på dagsplan hvem som har toppvakt og hvem som har ansvarsvakt før disse skrives ut. Ved fravær hos ansvarsvakt leies det inn vikar. I en periode på seks måneder har det vært nødvendig at toppvakten måtte ta deler av en rute ved to anledninger. I dagsplanene

Toppvakten har ansvar for å oppdatere tiltaksplaner, dialog med leger, sjekke e-link, mottak av nye pasienter, legger dosetter/kontrollerer dosetter, har vakttelefon og tar alarmer hvis det er behov for det. Det finnes ikke noen formalisert arbeidsliste eller beskrivelse av toppvakten skal gjøre.

Tiltaksplaner oppdateres ved at alle ansatte har ansvar for å observere endringer hos pasienten og for å følge med at punktene i tiltaksplanen er oppdaterte. Om noen oppdager at deler av tiltaksplanen er utdatert eller at pasienten har endret behov blir dette diskutert i midtrapporten. Ved behov skrives observasjoner i en bok, og toppvakten har ansvaret for å oppdatere i tiltaksplanen i henhold til det som fremkommer i midtrapporten eller i evalueringsboken.

Det er satt opp forhåndsbestemte ruter som fordeles på de ansatte som er på jobb. Det etterstrebes å ha en viss kontinuitet (for eksempel at en ansatt har den samme ruten over flere dager) i hvilke ansatte som følger opp de enkelte rutene både av hensyn til pasientene og for at de ansatte skal kunne observere pasientene over litt tid. De ansatte som jobber mye på en rute har et særlig ansvar for å følge opp pasientene/brukerne på ruten. Hvis det er spesielle oppgaver som skal gjøres en dag, for eksempel at det skal gjøres en ernæringskartlegging, fordeles dette av toppvakten.

Det er utarbeidet stillingsbeskrivelser for virksomhetsleder hjemmetjenesten Nord, fagleder hjemmetjenesten Nord, sykepleier hjemmetjenesten Nord, og for hjelpepleier/omsorgsarbeider/helsefagarbeider hjemmetjenesten Nord.

Pasienter/brukerne har primærkontakter og hvem som er primærkontakt avgjøres av hvilken rute pasient/bruker tilhører. Det fremkommer i intervjuene at denne ordningen kun delvis fungerer i praksis.

Møtearenaer

Det gjennomføres personalmøter annenhver måned. Hjemmetjenesten muntlig rapport ved hvert vaktskifte og dagvakten har 30 minutters midtrapport kl. 12.30. I midtrapporten gjennomgås hver rute og de ansatte har anledning til å ta opp ting knyttet til pasient og bruker, for eksempel funksjonsfall og behov for mer eller annen oppfølging. Midtrapporten bruks også som en arena der det kan tas opp utfordringer, dele erfaringer og reflektere over hvordan man tilnærmer seg og/eller kan yte bistand på en best mulig måte.

Det gjennomføres møter mellom virksomhetslederne og kommunalsjef helse og omsorg hver 14. dag. Det er ikke faste møter mellom virksomhetsleder og fagleder, men disse møtes ved behov.

Avvikshåndtering

Avvik skal meldes elektronisk i kommunens kvalitetssystem Compilo. Kommunen har en rutine for bruk av Compilo. I denne beskrives hva et avvik er, hvordan man finner og logger inn i Compilo, og at meldingen kort skal beskrive alvorlighetsgrad, hendelsestidspunkt, beskrivelse, hendelsestype, forbedringsforslag og ansvarsområde. hva som var konsekvensene av det inntrufne, og forslag til forbedrende tiltak. Kommunen har tatt i bruk systemet i 2021.

Når avvik skrives i Compilo, vil det automatisk sendes til nærmeste leder. Nærmeste leder skal deretter gjennomgå avviket, og gjøre nødvendige tiltak for å lukke avviket. Når avvik er ferdig behandlet, vil den som har meldt avviket motta en tilbakemelding om dette. Flere av de ansatte savner opplæring i Compilo. Det ble samtidig under intervju oppgitt at ikke alle melder avvik.

Medisinavvik gjennomgås av virksomhetsleder/fagleder og tas opp med dem det gjelder. Hvis det vurderes å være behov for det blir også andre ansatte informert. Gjennom intervju ble det opplyst at det ikke var noen systematisk gjennomgang av avviksmeldinger.

I perioden 2.juli til 19. oktober 2021 ble det meldt 31 avvik. Elleve av disse var medikamentavvik.

Kvalitetsutvalg

Statsforvalteren har i etterkant av tilsynet mottatt funksjonsbeskrivelse for kvalitetsutvalg for helse- og omsorg. Formålet med dette utvalget er å bidra til kvalitetssikring og utvikling av helse- og omsorgstjenestene, kvalitetssikre bruk av avvikssystemet og fremme tverrfaglig samarbeid. Første møte i utvalget ble gjennomført i desember 2021.

Grunnleggende behov

Medisinsk oppfølgning

Kommunen har en prosedyre for medisinsk oppfølging av pasienter i hjemmetjenesten. Rutinen beskriver samarbeidet mellom hjemmetjenesten og fastlege og er datert 20.10.2021. Av denne fremkommer at ordinering av legemidler skal skje skriftlig fra lege som sender dette elektronisk til hjemmetjeneste og apotek. Dette skal utgjøre utgangspunktet for hjemmetjenestens legemiddelliste som skal ligge i Gerica. Ved endringer i mulitidose mottar kommunen nytt ordinasjonskort fra apoteket. I januar skal alle pasienter tilbys medisinsk gjennomgang.

Det beskrives som en utfordring at Meløy kommune ikke ha god fastlegedekning, men det fremkommer i intervjuene at samarbeidet mellom hjemmetjenesten og fastlegene i kommunen fungerer greit. Hjemmetjenesten etterstreber at endringer i medikamenter og tilsvarende fra legen meldes elektronisk (Gerica E-link). Det er toppvakten som følger opp dette.

Sykepleiere og helsefagarbeidere med medisinkurs legger i dosetter. Dobbeltkontroll av dosetter og multidose gjøres av sykepleier. Hvis det skjer endringer i medisiner utenom dette gjøres dobbeltkontroll for eksempel ved at fagleder eller annen tilgjengelig sykepleier går igjennom medikamentene. Det var varierende i hvilken grad de ansatte hadde gjennomført oppfriskningskurs.

Hjemmetjenesten har egen oversikt over når ansatte tar medisinkurs og skal ha oppfriskningskurs. Dette følges opp av fagleder som tar kontakt med ansatte og sender påloggings lenke når det er tid for oppfriskning. Fagleder følger også opp at ansatte gjennomfører kursene, får det inn i oversikten og setter dato for neste oppfriskning.

Demensoppfølgning

Kommunen har hatt et hukommelsesteam, men dette har ikke fungert den siste tiden, blant annet på grunn av pandemien og høyt arbeidspress. Hjemmetjeneste Nord har utarbeidet et informasjonsskriv hvor det beskrives at ansatte bør være obs på kognitive endringer hos brukerne, samt hvem i kommunen som kan kontaktes, og en kort innføring i hvordan ansatte bør opptre overfor personer med demens eller annen kognitiv svikt.

Kommunen har ikke etablert rutiner kartlegging av demens og det er heller ingen klar ansvarfordeling mellom hukommelsesteam og hjemmetjenesten. I intervjuene fremkom det at de ansatte som hadde opplæring og kompetanse til det gjennomførte kartlegginger når de hadde kapasitet til det, men at dette ofte ble avlyst på grunn av mer presserende oppgaver.

Kartlegginger gjøres ved hjelp av MMS, klokkeskjema og noen ganger OBS-demens

Tjenesten har heller ikke noen systematikk om eventuelle miljøtiltak skal iverksettes og evalueres. Journalgjennomgangen viste at tiltakene rundt den enkelte beboer i oppfølgningen av demens, i liten grad var beskrevet.

Ernæring

Det er utarbeidet rutiner for oppfølgning av ernæringsstatus hos brukere i hjemmetjenesten. I intervjuene ble det opplyst at alle som skal ha matombringing kartlegges med MNA-skjema, men flere ansatte i intervjuene opplyste at de ikke brukte dette skjemaet. Det ble også opplyst at det var faste rutiner for veiing av brukerne. Journalgjennomgang viser at dette ikke følges opp konsekvent.

Ved gjennomgang av pasientjournaler var det få beskrevne tiltak om ernæring hos pasientene.

Meløy kommune opplyser at det ikke er alle ansatte som gjennomfører kartlegging (MNA), men at de som gjør det har fått opplæring etter behov.

I intervju med de ansatte ble det oppgitt at det er uklart hvem som hadde ansvaret for oppfølgning av pasienter med underernæring, eller pasienter med ernæringsmessig risiko.

Dokumentasjon

Det er etablert en rutine for journalføring. De ansatte benytter seg av LMP til å føre journal.

I intervjuene fremkommer det at det er etablert en prosedyre for opprettelse og oppdatering av tiltaksplaner. Det opplyses at det finnes et standard oppsett på tiltaksplanene og at disse vanligvis blir opprettet i løpet av en dag eller to etter at hjemmetjenesten starter oppfølgingen av en pasient. Alle som følger opp pasienten har ansvar for å observere og vurdere om det er behov for oppdatering av tiltaksplanen. Når det vurderes at det er behov for å oppdatere tiltaksplaner meldes dette til toppvakten enten muntlig eller ved at det skrives i oppgavebok. Toppvakten oppdater tiltaksplanen. Når det er gjort en oppdatering av tiltaksplanen varsler journalsystemet de ansatte neste gang de skal til pasienten. I forbindelse med tilsynet ba Statsforvalteren om å få tilsendt tiltaksplaner for 5 pasienter. Gjennomgangen av disse viste at det var opprettet tiltaksplan for alle fem.

IPLOS var ikke oppdatert hos alle pasientene som mottar tjenester fra hjemmetjenesten. I intervju av ansatte ble det også oppgitt at det var uklart hvem som hadde ansvar for oppdatering av IPLOS og når dette skulle gjøres.

Brukermedvirkning

Kommunen har utarbeidet rutine for kontakt med pårørende. Målet med rutinen er å sikre at hjemmetjenesten legger til rette for informasjon, samtale og dialog med pårørende. Ifølge rutinen skal kommunen avklare hvem pasienten vil ha som sin nærmeste pårørende. Nærmeste pårørende og kontaktinformasjon til denne skal legges inn i Gerica. Rutinen gir deretter anvisning på hvilken informasjon tjenesten kan gi pårørende med og uten samtykke fra pasienten. Ifølge rutinen bør pårørende få tilbud om en fast kontaktperson.

De ansatte opplyser at pårørende gis informasjon hvis pasienten ønsker og samtykker til dette. Pårørende kontaktes også hvis pasienten er i en slik situasjon at han eller hun ikke kan samtykke, og tjenesten antar at pasienten ikke ville motsatt seg at pårørende blir kontaktet,

I forbindelse med tilsynet har Statsforvalteren gjennomført samtaler med pasienter og pårørende, og vi har også mottatt flere skriftlige henvendelser. Mange pasienter, brukere og pårørende beskriver at de er godt fornøyde med tilbudet de mottar fra hjemmetjenesten. Det beskrives at de at de ansatte strekker seg langt for å hjelpe, til tross for at de har travle dager og mye å gjøre.

Pasient/bruker/pårørende opplyser at de har fått kontaktinformasjon til hjemmetjenesten og at de har fått hjelp når de har henvendt seg til tjenesten. Det er ingen av disse som er kjent med at de har eller har fått tilbud om en fast kontaktperson i tjenesten.

I andre tilbakemeldinger Statsforvalteren har fått beskrives at pasient/bruker ikke får dekket sine grunnleggende behov, for eksempel ernæring og personlig hygiene, og at det er vanskelig for pårørende og komme i kontakt med tjenesten.

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

Medisinsk oppfølgning

Legemiddelhåndteringsforskriften stiller særlige krav til virksomhetens styring utover forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring. Etter legemiddelhåndteringsforskriften § 4 er det virksomhetsleder som har det overordnede ansvaret for legemiddelhåndteringen i virksomheten.

Det er opprettet en rutine for medisinsk oppfølging av pasienter i hjemmetjenesten, som beskriver medisinoppfølging via hjemmetjenesten, dialog med fastlege og sykehus, og medisinsk årskontroll. Den løpende medisinske oppfølgningen av den enkelte pasient foregår i samarbeid mellom hjemmetjenesten og fastlegen. Dette samarbeidet fungerer bra, og Statsforvalteren vurderer at oppfølgningen skjer systematisk.

Demensoppfølgning

En systematisk kartlegging av tjenestemottakere i hjemmetjenesten og deres kognitive funksjon vil kunne bidra til at den enkelte i større grad får et tjenestetilbud som er tilpasset den enkelte.

Kommunens hukommelsesteam er ikke aktivt, og det er ikke satt i verk tiltak for å kompensere for dette.

For å sikre forsvarlig oppfølgning av den enkelte tjenestemottaker, vurderer Statsforvalteren at hjemmebasert omsorg må etablere et fungerende system for karlegging av personer med kognitiv svikt og deres funksjon.

Ernæring

Forsvarlig vurdering, kartlegging og oppfølgning av pasientenes ernæringssituasjon, innebærer at tjenesten må ha tydelige prosedyrer med en klar ansvarsfordeling. Ansatte må ha nødvendig kompetanse på området og det må dokumenteres i henhold til kravene til journalføring.

Det fremkommer i tilsynet at kommunens egne rutiner for oppfølging av ernæring, herunder at personer som skal ha matombring skal screenes med MNA og at pasientene skal veies jevnlig, ikke følges konsekvent. Dette bekreftes i journalgjennomgangen. Videre fremkommer det i intervjuene at det er uklart for ansatte hvem som har ansvaret for å følge opp personer med risiko for underernæring, og hvordan disse skal følges opp.

At kommunens egne rutiner ikke følges, er ikke i seg selv et brudd på helselovgivningen. Det er derimot en indikasjon på manglende styring og kontroll på området. for Statsforvalteren fremstår det som rutiner og prosedyrer for oppfølging av ernæring ikke er godt nok implementert i virksomheten. Dette underbygges av ansatte er usikre på hvordan pasienter skal følges opp ernæringsmessig.

Statsforvalteren vurderer at Meløy kommune ikke har sikret forsvarlig oppfølging av ernæringsmessige forhold for personer som mottar tjenester fra Hjemmetjenesten Nord.

Brukermedvirkning

Pasient/bruker har rett på nødvendig informasjon og til å medvirke til utformingen av tjenestetilbudet. Hvis pasienten ønsker det, eller mangler samtykkekompetanse, har pasientens nærmeste pårørende rett til informasjon og til å medvirke sammen med pasienten.

Det er etablert en skriftlig rutine for kontakt med pårørende, og en serviceerklæring for hjemmesykepleie og hjemmehjelp. De pårørende som ble intervjuet opplyste at de hadde fått et telefonnummer for å kontakte hjemmesykepleien, men ingen hadde en fast kontaktperson.

Samlet sett vurderer Statsforvalteren at kommunen sikrer pasient/brukers rett til medvirkning, men vi anbefaler at kommunen gjennomgår rutinen for kontakt med pårørende og gjør de endringer som kommunen finner nødvendig.

Dokumentasjon

I alle pasientjournalene som ble undersøkt i forbindelse med tilsynet er det opprettet tiltaksplaner. Det er videre etablert en ordning som sikrer at tiltaksplanene blir jevnlig oppdatert.

Statsforvalteren vurderer at hjemmetjenesten har etablert et system for oppretting, evaluering og oppdatering av tiltaksplaner.

Styring og ledelse

Helse- og omsorgslovgivningen setter krav til ledelse og systematisk styring for å sikre forsvarlige tjenester. Virksomhetens aktiviteter skal planlegges, iverksettes, evalueres og korrigeres.

Virksomheten skal ha prosedyrer som blant annet søker å sikre at tjenesteapparatet og tjenesteyterne kontinuerlig tilstreber at den enkelte beboer får de tjenester vedkommende har behov for til rett tid.

Kommunen har opprettet rutiner på de områdende som det gjennomføres tilsyn med, og rutinene er nylig oppdatert.

En godt innarbeidet kultur og system for at medarbeiderne melder ifra om uønskede hendelser er en forutsetning for å avdekke og forebygge svikt i tjenesteytelsen. Å analysere hva som er årsak til hendelsene vil fremme læring og gjøre det mulig å innføre treffsikre tiltak for å forebygge lignende hendelser i fremtiden. Det å bruke avvikssystemet på denne måten vil også være en måte for virksomhetens ledelse å skaffe seg oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av forsvarlighet i tjenesten. Et fungerende avvikssystem er også avgjørende for å kunne evaluere virksomhetens aktiviteter, ved å fremme læring og for å unngå at tilsvarende hendelser skjer på nytt.

Gjennomgangen av innsendte avvik viser at det meldes avvik i tjenesten. Noen opplyser at de av ulike grunner ikke skriver avvik. Det er etablert et system for håndtering av avvik, men ansatte opplever ikke at avvikshåndteringen fungerer. I Intervjuene opplyses at de ansatte får en tilbakemelding når de har meldt avvik.

Avvikene gjennomgås ikke systematisk og brukes heller ikke systematisk i kvalitetsforbedring.

Tilsynet avdekket også at det ikke er systematisk oppdatering av IPLOS i virksomheten. Det er uklart hvem som har ansvar for å oppdatere IPLOS og når dette skal gjøres.

Samlet sett vurderer Statsforvalteren at Meløy kommune ved hjemmebasert omsorg ikke har sikret systematisk styring av tjenesten, og at dette medfører risiko for svikt i oppfølgningen av brukere.

5. Statsforvalterens konklusjon

Her presenterer vi konklusjonen av vår undersøkelse, basert på vurderingene i kapittel 4.

Statsforvalterens konklusjon:

Meløy kommune sikrer ikke systematisk oppfølgning av mottakere av hjemmebasert omsorg.

Dette er lovbrudd på:

Helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1 og § 4-2, og forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten §§ 6-9, jf. § 5.

6. Oppfølging av påpekte lovbrudd

Ved påpekte lovbrudd vil endelig rapport inneholde forventninger til virksomheten oppfølging. Statsforvalteren ber Meløy kommune utarbeide en rapport for hvordan de il sikre at kommunens praksis på området er i samsvar med gjeldende regelverk:

Planen skal inneholde disse elementene:

• Hvilke tiltak som skal gjennomføres for å sikre at de kravene vi har vurdert kommunens praksis opp mot, blir oppfylt
• Hvordan ledelsen vil følge med på å kontrollere at tiltakene blir iverksatt
• Hvordan ledelsen vil gjennomgå om tiltakene virker som planlagt etter at de har fungert en stund
• Frister for iverksetting av tiltak
• Frister for evaluering av om tiltakene fungerer som planlagt, og om tiltakene har ført til at kommunens praksis er i samsvar med regelverket

Frist for tilbakemelding er 18.04.2022.

Med hilsen

Morten Juul Sundnes
(e.f.) fylkeslege

Marianne Pettersen Bygdnes
seniorrådgiver