Rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt og helseberedskap Sørfold kommune 2022

1. Sammendrag

Tilsynet er gjennomført i medhold av bestemmelsene i kommuneloven kapittel 30 om statlig tilsyn. Statsforvalterens tilsynsmyndighet er hjemlet i lov om kommunal beredskapsplikt, sivilbeskyttelsesloven § 29, forskrift om kommunal beredskapsplikt § 10 og helsetilsynsloven § 4.

Målet med tilsynet var å undersøke om kommunens arbeid med kommunal beredskap og helseberedskap er i samsvar med kravene til kommunal beredskapsplikt og kommunal helseberedskap.

Statsforvalterens hovedinntrykk av kommunens arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap og helseberedskap, samt resultater fra tilsynet, er beskrevet under kapittel 4 i rapporten.

Statsforvalteren avdekket fem avvik under tilsynet i Sørfold kommune.

2. Bakgrunn/Formål

Helseberedskap og kommunal beredskapsplikt er basert på de samme prinsippene og har et felles mål om beskyttelse av befolkningen.

Kommunene har ansvar for å utvikle trygge og robuste lokalsamfunn, og opprettholde nødvendige tjenester også når lokalsamfunnet rammes av uønskede hendelser som utfordrer kommunen, enten de forekommer i fredstid, ved sikkerhetspolitiske kriser eller i væpnet konflikt.

Tilsynet ble gjennomført med hjemmel i sivilbeskyttelsesloven § 29, forskrift om kommunal beredskapsplikt § 10 og helsetilsynsloven § 4. I tillegg finnes tilsynshjemler i ulike særlover på helseberedskapsområdet.

Tilsynet skal følge bestemmelsene i kapittel 30 i kommuneloven.

Målet med tilsynet var å undersøke om kommunens arbeid med kommunal beredskap og helseberedskap er i samsvar med kravene i sivilbeskyttelsesloven §§ 14 og 15, forskrift om kommunal beredskapsplikt, helseberedskapsloven, forskrift om krav til beredskapsplanlegging, helse- og omsorgstjenesteloven, smittevernloven, folkehelseloven, forskrift om miljørettet helsevern og forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten.

Statsforvalteren vil med tilsynet undersøke om følgende er i tråd med kravene i lov og forskrift:

• En beredskapsplanlegging som bygger på risiko- og sårbarhetsanalyser av uønskede hendelser som kan inntreffe i egen kommune
• En forberedt kriseorganisasjon for håndtering av uønskede hendelser, herunder;
  • en forberedt kriseledelse
  • en kriseorganisasjon som kjenner egne beredskapsplaner
  • om kommunen har sikker informasjonsstyring og plan for krisekommunikasjon
  • om beredskapen er øvet, evaluert og oppdatert

3. Rammer for tilsynet

Tilsynet er gjennomført etter prinsippene for systemrevisjon. Varsel om tilsyn ble sendt 13.05.2022.

Denne rapporten omhandler eventuelle avvik og andre inntrykk som er avdekket under revisjonen. Avvik er manglende etterleving av krav i lov og forskrifter som kommunen har plikt til å etterleve innenfor kommunal beredskapsplikt og kommunal helseberedskap.

Vi gjør oppmerksom på at Statsforvalteren kun undersøker om kommunens arbeid med kommunal beredskap og kommunal helseberedskap er i tråd med lov og forskrift. Tilsynet gir derfor ikke en fullstendig vurdering av kommunens arbeid med dette.

4. Hovedinntrykk

4.1  Kommunal beredskapsplikt

Sørfold kommune har god forståelse for sin rolle i arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap. For eksempel har kriseledelsen startet med månedlige møter, noe som er positivt for å bidra til bred forankring i beredskapsarbeidet. Kommunen har også løst oppståtte hendelser på en god måte. I tillegg øver kommunen jevnlig, og skriver gode evalueringer. Kommunen har imidlertid et stykke igjen å gå på det systematiske arbeidet på området, og det er mangler når det kommer til dokumentasjon og formalisering av oppfølging.

Ved forrige tilsyn i 2018 ble det konstatert avvik ved kommunens systematiske oppfølgning av beredskapsarbeidet. Det ser ikke ut til at kommunen har fulgt opp dette avviket i tilstrekkelig grad, noe som har ført til ytterligere avvik i dette tilsynet.

Kommunen har en overordnet ROS-analyse fra 2013. Denne er utdatert, og beskriver i liten grad scenariene og lokale forhold i kommunen. Mangler på overordnet nivå gjør det vanskelig å utarbeide nye planer og analyser på sektornivå.

Beredskapsplanen er sist revidert i 2019, og er utdatert i forhold til forskriftskravene. Statsforvalteren har ikke noe å utsette på innholdet, utover at atomhendelser ikke er nevnt. Kommunen kan ved revidering vurdere om beskrivelse og tiltakskort som gjelder krisekommunikasjon og evakuering/EPS kunne vært samlet og skilt ut i egne planer for å gjøre den overordnede beredskapsplanen mer oversiktlig.

Kommunens oppfølgingsplan er i utgangspunktet tilfredsstillende, men det kan ikke dokumenteres i hvilken grad denne faktisk følges opp. Deler av planen fremstår også som utdatert.

Sørfold kommune har et godt utgangspunkt for sitt arbeid med beredskap og samfunnssikkerhet etter deltagelse i beredskapsforum Salten. Statsforvalteren anbefaler at kommunen nå fokuserer på systematisk og helhetlig arbeid på fagområdet, på tvers av sektorene i kommunen. Første steg bør være å gjennomføre ny ROS-analyse. Resterende planer må revideres iht. forskrift om kommunal beredskapsplikt § 6, samordnes på tvers av sektorene og gjøres godt kjent for kommunens ansatte. Eierskap til planene er viktig for å sikre god bruk når de må benyttes.

4.2  Helseberedskap

Sørfold kommune har ikke en helseberedskapsplan. Kommunen plikter å utarbeide en beredskapsplan for de helse- og omsorgstjenester de skal tilby eller er ansvarlige for, jf. helseberedskapsloven § 2-2.

For helseberedskap skal risiko og sårbarhet reduseres gjennom forebyggende og skadeavvergende tiltak i henhold til helseberedskapsloven § 2-2, jf. forskrift om krav til beredskapsplanlegging § 3. For at ROS-analysen skal ha praktisk nytte, må kommunen ta stilling til hvilke tiltak kommunen skal prioritere og forberede for å sette kommunen i stand til å håndtere slike hendelser. Det er et krav at helseberedskapsplaner skal sikre tilstrekkelig produksjon av tjenester ved mulige hendelser knyttet til avdekket risiko og sårbarhet. Dette må forstås slik at beredskapsplanen skal ta utgangspunkt i hendelser og sårbarheter som er avdekket og vurdert i ROS-analysen.

Kommuneoverlegen er i gang med arbeidet med ny plan, og Statsforvalteren anbefaler at det settes en dato for ferdigstillelse av arbeidet. Videre er det et lovkrav at beredskapsplanene skal være samordnet, noe som innebærer at det er viktig at kommunen ser sammenhengen mellom ROS-analysen og de ulike beredskapsplanene.

Kommunen har ikke oppdatert pandemiplanen eller smittevernplanen. Pandemiplanen er fra 2018 og smittevernplanen fra 2013. Smittevernplanen ble i sin tid utarbeidet av helse- og miljøtilsyn Salten i samarbeid med kommuneoverlegen.

Gjennom intervju fremkom det at de ansatte var klar over at pandemiplanen trengte å bli oppdatert, og de erfarte gjennom arbeidet med covid-19 at pandemiplanen ikke fungerte i praksis.

Kommunen skal sørge for at alle som bor eller midlertidig oppholder seg i kommunen med hensyn til smittsom sykdom er sikret nødvendige forebyggende tiltak, undersøkelsesmuligheter, behandling og pleie utenfor institusjon og pleie i sykehjem eller annen kommunal helseinstitusjon, jf. smittevernloven § 7-1.

Kommuneoverlegen skal utarbeide forslag til plan for helse- og omsorgstjenestens arbeid med vern mot smittsomme sykdommer, herunder beredskapsplaner og -tiltak, og organisere og lede dette arbeidet, jf. smittevernloven § 7-2.

Under tilsynet fremkom det at kommuneoverlegen skal starte opp med arbeidet med å oppdatere smittevernplanen, pr. nå er det ikke satt i gang arbeidet med å oppdatere pandemiplanen fra 2018.

Det følger av bl.a. folkehelseloven § 27 at kommunen skal ha en kommunelege som medisinskfaglig rådgiver for kommunen. Pr. nå har Sørfold to fastleger i 100 % stilling, samt lege som har 40 % stilling som kommuneoverlege og 60 % som fastlege. Pr. tiden har Sørfold ledig LIS1 stilling. Kommuneoverlegen er pr. tiden ikke fast medlem av kriseteamet, men vil bli det når kriseteamets plan skal revideres og utarbeides.

Sørfold kommune har et etablert psykososialt kriseteam som er tverrfaglig sammensatt. Teamet har faste møtepunkter to ganger i året. Det er leder for teamet som blir tilkalt ved hendelser og hun gjør en vurdering av hvilken kompetanse som trengs og hvor mange av teamets medlemmer som må tilkalles. Teamet har nettopp revidert plan for psykososialt kriseteam. Det er lite dialog mellom kriseledelsen og psykososialt kriseteam.

Helse- og omsorgslovgivningen setter krav til ledelse og systematisk styring for å sikre forsvarlige tjenester. Kommunens aktiviteter skal planlegges, iverksettes, evalueres og korrigeres. I henhold til forskrift om krav til beredskapsplanlegging § 2 skal kommunestyret sørge for fastsettelse og oppdatering av beredskapsplaner for helsemessig og sosial beredskap. Videre skal det fremgå av beredskapsplanen hvor ofte planen og risiko – og sårbarhetsanalysen den bygger på skal evalueres og oppdateres. Evaluering og oppdatering skal dateres og dokumenteres.

5. Resultater fra tilsynet

Avvik 1

Kommunens helhetlige ROS oppfyller ikke kravene i sivilbeskyttelsesloven § 14, tredje ledd jf. forskrift om beredskapsplikt § 6.

Utfyllende kommentar

Avviket er gitt i bakgrunn av manglede revidering hvert fjerde år i henhold til frist i forskrift, men analysen har også innholdsmessige svakheter.

Avvik 2

Kommunens beredskapsplan oppfyller ikke kravene i sivilbeskyttelsesloven § 15, tredje ledd jf. forskrift om kommunal beredskapsplikt § 6 andre ledd.

Utfyllende kommentar:

Planen er ikke oppdatert årlig, i henhold til krav i forskrift. Ved revisjon bør atomberedskap tas inn.

Avvik 3

Kommunen har ikke skriftlig dokumentasjon som viser at kommunen jobber helhetlig og systematisk på beredskapsarbeidet jf. forskrift om kommunal beredskapsplikt §§ 1, 3 og 9.

Utfyllende kommentar:

Kommunen har en plan for oppfølging, men det er ikke dokumentert at denne blir fulgt opp. Planen er ikke datert, og fremstår som utdatert, f.eks. når det kommer til krav til langsiktige mål. Vi viser til at krav til revisjon av ROS også gjelder for oppfølgingsplan, jf. veileder til forskrift om kommunal beredskapsplikt § 6. Dette må også sees i sammenheng med krav til internkontroll i kommuneloven § 25-1.

Avvik 4

Kommunen oppfyller ikke kravet om å inneha beredskapsplan for de helse- og omsorgstjenester de skal tilby eller er ansvarlige for, jf. helseberedskapsloven § 2-2.

Avvik 5

Kommunen må evaluere og oppdatere plan for helsemessig og sosial beredskap, jf. Forskrift om krav til beredskapsplanlegging mv. § 2.

6. Grunnlagsdokumenter

7. Deltakere

Ikke publisert her

Asgeir Jordbru
Fylkesberedskapssjef
Kommunal- og beredskapsavdelingen

Morten Sundnes
Fylkeslege
Helse- og vergemålsavdelingen