Rapport fra tilsyn - lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvalningen – Hadsel kommune ved Nav Hadsel 2024

Statsforvalteren gjennomførte tilsyn med Hadsel kommune og besøkte i den forbindelse Nav Hadsel den 07.05.2024. Den 08.05.2024 var ett intervju, samt oppsummeringen digitalt. Vi undersøkte om virksomheten sørger for at kommunens plikt til å gi opplysning, råd og veiledning etter sosialtjenesteloven blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav slik at tjenestemottakerne får trygge og gode tjenester.

Tilsynet ble gjennomført som del av et landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet. Tilsynet er derfor avsluttet.

Vi fikk tilbakemelding på faktagrunnlag den 25.06.2024, og har justert rapporten i henhold til denne.

1.   Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

Statsforvalteren har undersøkt og vurdert om tjenesten økonomisk rådgivning til personer i en vanskelig økonomisk situasjon er forsvarlig.

Statsforvalteren har undersøkt om:

• Nav-kontoret gjør tjenesten økonomisk rådgivning tilgjengelig
• Nav-kontoret fatter skriftlig vedtak om tjenesten og starter opp tjenesten til riktig tid
• Nav-kontoret sørger for en forsvarlig oppfølging av tjenesten økonomisk rådgivning

Statsforvalterens tilsyn er gjennomført som en systemrevisjon. Det betyr at Statsforvalteren har ført tilsyn med hvordan kommunen gjennom styring og ledelse oppfyller kravene til forsvarlig økonomisk rådgivning.

Brukerens meninger om og erfaringer med tjenestetilbudet i kommunen er viktig informasjon for tilsynsmyndighetene. Statsforvalteren har derfor hatt samtale med et utvalg brukere i dette tilsynet.

2.   Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvalteren har myndighet til å føre tilsyn med kommunens oppfyllelse av plikter etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (sosialtjenesteloven), jf. sosialtjenesteloven § 9. Etter bestemmelsen kan det også føres tilsyn med kommunens internkontroll med plikter etter kapittel 4, jf. lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) § 25-1.

Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Nedenfor gis det en beskrivelse av lovkravene som ble lagt til grunn i tilsyne

Økonomisk rådgivning er en del av tjenesten opplysning, råd og veiledning som er hjemlet i sosialtjenesteloven § 17. I følge § 4 skal tjenesten skal være forsvarlig. For å kontrollere om tjenesten er forsvarlig har statsforvalteren undersøkt:

Krav til forsvarlig tilgjengelighet til tjenesten

Nav-kontoret gjør tjenesten økonomisk rådgivning tilgjengelig, se sosialtjenesteloven §§ 17, 4, forvaltningsloven § 11 og kommuneloven § 25-1.

Kravet innebærer at kommunen ved Nav-kontoret

• identifiserer personers mulige behov for økonomisk rådgivning
• ikke avviser personer med mulig behov for økonomisk rådgivning ved å henvise til Økonomi- og gjeldsrådgivningstelefonen i Nav eller andre aktører
• gir personer med mulig behov for økonomisk rådgivning tilpasset informasjon ut fra personens forutsetninger og behov, slik at de blir i stand til å søke om tjenesten
• nedtegner og dokumenterer muntlige søknader om økonomisk rådgivning

Krav til forsvarlig beslutning og oppstart av tjenesten

Nav-kontoret fatter skriftlig vedtak om tjenesten og starter opp tjenesten i riktig tid, se sosialtjenesteloven §§ 17, 4, 41, 42, 43 forvaltningsloven §§ 17 og 23, og kommuneloven § 25-1.

Kravet innebærer at kommunen ved Nav-kontoret

• gir brukeren mulighet til samtale om sitt behov før det fattes vedtak
• fatter skriftlige vedtak om økonomisk rådgivning
• setter frist for oppstart av tjenesten i vedtaket, ut fra brukerens behov og om saken haster
• starter tjenesten ut fra brukerens behov og om saken haster

Krav til forsvarlig oppfølging

Nav-kontoret sørger for en forsvarlig oppfølging av tjenesten økonomisk rådgivning. Sosialtjenesteloven §§, 17, 4 og 42, kommuneloven § 25-1 forvaltningsloven § 17.

Kravet innebærer at kommunen ved Nav-kontoret

• gir brukeren tilbud om samtaler under oppfølgingen
• kartlegger brukerens økonomiske forhold, det vil si inntekter, utgifter, eiendeler/ og gjeld, og om brukeren har prioritert bort nødvendige utgifter
• kartlegger særskilte utgifter til barn, når brukeren har forsørgeransvar
• kartlegger om andre forhold i brukerens livssituasjon kan påvirke valg av tiltak i den økonomiske rådgivningen
• kartlegger i samarbeid med brukeren
• utformer tiltakene i samarbeid med brukeren
• tilbyr økonomisk rådgivning for ulike typer av økonomiske problemer med ulik alvorlighetsgrad
• dokumenterer opplysninger som kommer fram i oppfølgingen, slik at opplysningene kan kontrolleres og etterprøves, og for å sikre kontinuitet i tjenesten

Krav til styring og ledelse

Krav til ledelse, organisering og styring er viktige elementer i kommunens ansvar for å tilby og yte forsvarlige tjenester. God styring og ledelse bidrar til at brukerne får oppfylt sine rettigheter. Det kan derfor være stor risiko for svikt i tjenesteytingen hvis kommunen ikke har tilstrekkelig styring med kvaliteten på tjenestene. Svikten kan få store konsekvenser for den enkelte bruker.

I sosialtjenesteloven § 5 vises det til at kommunen skal ha internkontroll etter reglene i kommuneloven § 25-1. Styringssystemet skal tilpasses virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold, og ha det omfang som er nødvendig.

3.   Beskrivelse av faktagrunnlaget

Her gjøres det rede for hvordan virksomhetens aktuelle tjenester fungerer, inkludert virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for tjenestemottakerne blir overholdt.

Vi gir først en kort beskrivelse av kommunen og Nav-kontorets organisering. Deretter gjennomgår vi faktagrunnlaget som er innhentet gjennom styrende dokumenter, kommunens egenvurdering, intervju av brukere og ansatte, samt gjennomgang av brukermapper. Overskriftene i faktagrunnlaget følger kravene i tilsynet. De beskriver hva som må være til stede i Nav-kontoret sine arbeidsprosesser for at personer i vanskelige livssituasjoner skal få tilbud om økonomisk rådgivning og at tjenestene er forsvarlige, herunder kommunens styring og ledelse på området.

Hadsel kommune er den nest største kommunen i folketall i Vesterålsregionen. Stokmarknes er administrasjonssentret. Kommunen har ifølge Statistisk Sentralbyrå 8 236 innbyggere i 4. kvartal i 2023, hvorav 1 566 er barn under 18 år. I 2023 hadde kommunen 222 brukere som mottok sosialhjelp, og 138 var barn i familier under 18 år. Tall fra Nav Nordland viser at 1,8 % av arbeidsstyrken var helt ledig i mars 2024. Kommunen bosatte ifølge IMDI 105 personer i 2023. Det er noen færre en anmodet.

Årsrapporten for 2023 orienterer om at 59 innbyggere fikk gjeldsrådgivning i 2022, og 47 av disse var ikke mottaker av økonomisk stønad. Det var en økning på 11%. I september 2023 rapporterte Nav om 88 saker vedrørende økonomisk rådgivning, medregnet de påbegynte sakene i 2022. Dette er en økning på 46 % fra året før. Videre informerer kommunen i bladet Vesterålen, en artikkel fra april 2024 med blant annet fokus på dyrtiden, om en fortsatt økning av dette behovet.

Organisering og bemanning

Nav-kontoret er organisert i tjenesteområde for helse og omsorg sammen med; tjenestekontor, stab, helseavdelingen, institusjonstjenesten, hjemmetjenesten og miljøarbeidertjenesten.

Enheten ledes av helse og omsorgssjef, som har vært i stillingen i cirka 10 år. Ledelsen i kommunen har ukentlige møter som Nav-leder deltar i.

Nav-kontoret har 19 ansatte, hvorav 10 er kommunalt ansatt. Av disse er det en prosjektstilling, og en midlertidig stilling som jobber med bosetting av Ukrainske flyktninger. Leder ved Nav-kontoret er ansatt statlig. Utgiftene på stillingen deles 50 % statlig og 50 % kommunalt. Kontoret har to avdelinger, med avdelingsledere, som har følgende oppgaver i sin portefølje:

• Oppfølgingsteamet består av veiledere som jobber med; arbeidsavklaringspenger (AAP), oppfølging av sykemeldte, uføre samt jobbspesialist. Videre er det et team for sosiale tjenester for personer over 30 år, herunder prosjektstilling for Teamet for sosiale tjenester har en fagansvarlig.
• Markedsteam består av veiledere som følger opp brukere mot marked, og oppfølging av bedrifter i De har også et ungdomsteam der de jobber tverrfaglig markedsarbeid, AAP og kommunal oppfølging. Publikumsmottaket og økonomiske rådgivere er organisert i denne avdelingen, samt en stilling spesielt rettet mot oppfølging av personer fra Ukraina.

På grunn av økning på søknader om økonomisk rådgivning, har kommunen iverksatt tiltak rundt personell-situasjonen. Nav Hadsel har fått økt den ene stillingen som gjeldsrådgiver fra 50 % til 100 % i 2024. Det er også ansatt vikar i kontoret på grunn av langtidsfravær. Videre er det slik at alle veiledere som jobber med kommunale tjenester ved Nav-kontoret, også jobber med økonomisk rådgivning. De tyngste sakene følges opp av økonomisk rådgiver.

Funn fra tilsynet

Tilsynsmyndigheten redegjør videre for de funn som ble avdekket gjennom dokumentgjennomgang, intervju av ansatte, ledere og brukere av tjenestene. Funnene sorteres under tilsynets hovedtema: forsvarlige tilgjengelige tjenester, forsvarlig beslutning og oppstart og forsvarlig oppfølging.

20 saksmapper med søknader, dokumentasjon vedlagt søknadene, journalnotat og vedtak er gjennomgått. Dokumentene ble gjennomgått i forkant av intervju av ansatte.

Tilgjengelige tjenester

Nav-kontoret har åpent publikumsmottaket mandag, tirsdag og torsdag fra klokken 12.00 til 14.00, samt for avtalte samtaler alle dager. Økonomiske rådgivere bidrar på linje med de øvrige veilederne med å betjene publikumsmottaket. I publikumsmottaket finner man informasjon om ulike tjenester som kontoret har. Nav og kommunen har nylig utarbeidet en brosjyre der de informerer om tjenesten opplysning, råd og veiledning. De informerer om at tjenesten er gratis, og at Nav har plikt til å veilede om tjenester og stønader som innbyggere kan ha krav på. De informerer om hva innbyggere kan få hjelp til, og spesielt om økonomisk rådgivning. De forteller at på Nav kan du få et møte med økonomi- og gjeldsrådgiver, og gir eksempler på hva hjelpen kan være. Her informerer de også om Nav sin økonomi- og gjeldsrådgivningstelefon.

Vi kan ikke se at brukere blir avvist ved behov for økonomisk rådgivning. Det henvises ikke til økonomirådstelefonen, når personer tar kontakt for å be om bistand. Ansatte svarer også på meldinger i Gosys. Kontoret har noe ventetid i forbindelse med tjenesten økonomisk rådgivning i mer krevende saker, og har en venteliste med syv personer. Imidlertid finner vi at dette er ivaretatt både ved at behovet for å prioritere sak blir vurdert, samt at brukerne får råd om hva de kan gjøre for å forberede sin sak, slik at bistand kan komme raskt i gang. Dette gjelder også personer der det er bedt om dokumentasjon i saken, men foreløpig ikke mottatt. Brukere som av ukjent årsak blir borte fra kontoret, blir kontaktet på nytt etter seks måneder for å undersøke om det kan være et behov for bistand.

I rutinene til Nav-kontoret, ved spørsmål om gjeld i publikumsmottaket, finner vi at veileder kan logge inn på inkassoregisteret, og velge om de ønsker å gi Nav innsyn i opplysningene. Det vil da være gjeldsrådgiver som ser opplysningene i inkassoregisteret. Om bruker ønsker bistand fra gjeldsrådgiver, må søknad om opplysning, råd og veiledning fylles ut. Papirsøknad ligger utskrevet i mottaket. Ved akutte henvendelser skal saksbehandler kontaktes.

I intervju av ansatte og brukere informeres det om at tjenesten økonomisk rådgivning er tilgjengelig. Alle veiledere som jobber med kommunale tjenester, definerer at de også jobber med økonomisk rådgivning. Det kan for eksempel være når en veileder får inn en søknad om økonomisk stønad. Her er de oppmerksomme på å se etter et behov for økonomisk råd og veiledning. De tar også imot muntlige søknader og nedtegner disse. Dette støttes ved at vi ser at alle veiledere fatter vedtak om økonomisk rådgivning. De ansatte anerkjenner at det kan være vanskelig for brukere å snakke om økonomi. De jobber derfor for å få en god relasjon til bruker, slik at det skal bli trygt å fortelle om behov og økonomiske utfordringer.

Nav informerer om økonomisk rådgivning ut til befolkningen og til samarbeidsparter blant annet i tverrfaglige møter med lege og andre. Denne oppgaven gjøres i hovedsak av familiekoordinator, samt av leder ved kontoret. Kontoret har også informert ut til befolkingen i bladet Vesterålen. Som nevnt var det en artikkel i april måned 2024 om tema om dyrtid, en økning i behovet for sosiale tjenester, herunder økonomisk rådgivning. På kommunens hjemmeside har Nav informasjon om økonomisk stønad og kvalifiseringsprogrammet. Vi finner ikke informasjon om økonomisk rådgivning her, men det er en lenke til Nav.no, hvor vi finner oppdatert informasjon.

Ansatte ved Nav-kontoret arbeider for å motivere brukere til å ta imot bistand. De er da også oppmerksomme på å tilpasse informasjonen ut fra brukerens behov. Det ser tilsynet både i dokumentasjon, samt bekreftes i intervju av ansatte. Det gjelder for eksempel ved helserelaterte forhold der bruker ikke kan ivareta egne interesser. Kontoret har også fire veiledere med sosialfaglig kompetanse i ungdomsteamet, hvorav to er kommunalt ansatt.

Nav-kontoret praktiserer rutinemessig bruk av aktivitetskortet i Modia, hvor de gir generell informasjon om blant annet tjenesten økonomisk råd og veiledning. De gir her generelle råd og tips om hva brukere kan gjøre for å redusere utgifter og øke inntektene, med lenker til nyttige tjenester. Bruker oppfordres til å ta kontakt dersom hen har spørsmål.

Bruk av tolk

Det benyttes telefontolk ved behov.

Forsvarlig beslutning og oppstart

Ansatte i Nav-kontoret jobber bredt med økonomisk rådgivning. Det er tema i fagmøter, og økonomiske rådgivere er med på første del av fagmøtene. Fagmøtene brukes både til å drøfte vanskelige saker og problemstillinger, samt til å sikre likebehandling og øke fagkompetanse. I intervju av ansatte informeres det om at saker vurdert etter § 19 er fast tema. Noen ganger har kontoret utvidet fagmøte. De sitter da for eksempel sammen og behandler vedtak.

Saksbehandling og rutiner

Ansatte informerer om at brukere får en kort samtale om behov før vedtak om tjenesten økonomisk råd og veiledning, og følges opp med time etter vedtak om rettigheten. Mer krevende saker avtales nærmere med økonomisk rådgiver. Veileder og økonomisk rådgiver drøfter hvilket nivå av tjenesten bruker har behov for, og hvem som skal følge opp.

Tilsynet har gjennomgått 20 saksmapper fra det siste året. I halvparten av sakene var økonomisk rådgivning gitt i form av egne vedtak, det vil si saker på nivå to og tre. I flere saker var økonomisk rådgivning gitt på nivå en, som en del av en annen sak. I fire saker finner vi at økonomisk rådgiving burde vært et tema. I disse sakene ser vi at bruker har gjeld. Det kommer frem i vedlegg til søknader. Vi finner imidlertid ikke at det er fulgt opp, eller vært et tema i dialogen med bruker.

Veilederne gjør særskilte vedtak om tjenesten økonomisk råd og veiledning, når saken skal til økonomiske rådgivere. Det er i saker med gjeld. Oppstart kommer ikke frem av sakene vi har fått tilsendt, men tilsynet har vurdert at oppstart av sakene har vært forsvarlig ut fra sakenes karakter. Det gjelder både om saken haster og behovet til bruker. Denne vurderingen er også gjort i forhold til de sakene som må vente på time. Her har både hastegrad, behov og hva bruker selv kan forberede blitt vurdert og kommunisert med bruker.

Sakene kan etterprøves. Det er ikke mye opplysninger i selve vedtaket, men kontoret har et saksfremlegg til hver sak, med mer utfyllende informasjon og vurderinger. Alle vedtak har en økonomisk oversikt, som viser reelle inntekter og utgifter. Denne viser hva som er medregnet som inntekt og ikke, samt hva som er godkjent av utgifter. Det kommer også frem i dokumentene hva veileder og bruker jobber med, og hva som er gitt av råd og veiledning. I saker der bruker har gjeld, anvender kontoret inkassoregisteret aktivt.

Det er journalnotat i alle saksmappene. Opplysningene som noteres er i de fleste sakene utfyllende og oppdaterte.

Kontoret har i overkant av 40 avtaler om frivillige forvaltning. Frivillig forvaltning er ikke en tjeneste etter lov om sosiale tjenester. Tilsynet omfatter derfor ikke frivillig forvaltning. Det er likevel i intervju av både brukere og ansatte spurt om hvilket fokus det er på å gi tjenesten opplysning, råd og veiledning til de som har frivillig forvaltning, slik at de på sikt kan ivareta økonomien sin selv. Her informeres det på den ene siden, at de har lite tid til å jobbe med opplysning, råd og veiledning til denne gruppen. Samtidig informerer både ansatte og brukere om tett kontakt. Brukere uttrykker å være tilfreds med tjenesten. Ansatte informerer om at det ved avslutning av frivillig forvaltning, er det sjelden at bruker tar kontakt for ny frivillig avtale. Dette vurderer ansatte selv er en indikasjon på at tjenesten fungerer.

Forsvarlig oppfølging

Nav-kontoret har konkretisert nivåene på økonomisk rådgivning i sine rutiner, og de definerer hvem som har ansvar for de ulike oppgavene. I intervju kommer det frem at dette er kjent ved kontoret. I tillegg til ansvarsdelingen, er de tydelig på samhandlingen internt i kontoret. Det gjelder både med bruker, men også mellom veiledere, herunder økonomiske rådgivere.

Vedlagt styringsdokumentene har vi fått tilsendt søknadsskjema og kartleggingsskjema som benyttes i forbindelse med økonomisk råd og veiledning. Følgende skjema benyttes ved kontoret:

• Kartleggingsskjema ved søknad om økonomisk stønad. Tema som aktuell situasjon, familie, nettverk, helse og økonomi kartlegges. Det spørres også om gjeld og behov for råd og veiledning etter § 17.
• Kartleggingsskjema for økonomisk rådgivning. Tema som familiesituasjon, boforhold, inntekter, utgifter, formue og gjeld kartlegges. I skjema kan bruker krysse av for hva hen trenger hjelp For eksempel at hen trenger hjelp til å få oversikt over gjelden. Hen oppfordres også til å reflektere over sitt forhold til penger, ved å svare på påstander. For eksempel «jeg har oversikt over hvem jeg skylder penger». Det prates videre om årsakene til de økonomiske utfordringene.

Gjeldsrådgiver bruker inkassoregisteret aktivt, sammen med bruker. Samtykkeskjema og fullmakt er på plass i saksmappene. Velferd brukes til journalføring i gjeldssaker. Vi blir informert, og ser i journal at det er jevnlig kontakt mellom Nav og brukerne, ukentlig i noen saker. I intervju kommer det frem at det avtales med bruker om hva hen skal gjøre, og hva Nav-kontoret kan bidra med.

Det er en prosjektstilling som familieoppfølger som jobber med arbeidstilknytning for lavinntektsfamilier ved kontoret. Familieoppfølger gjør hjemmebesøk. Vi ser at tema økonomi er en del av oppfølgingen, både når det gjelder å gjøre tjenesten tilgjengelig, men også kartlegge og følge opp behov. I to saker ser vi tett samarbeid mellom økonomiske rådgivere og veileder som jobber med å følge opp familier.

Opplysningene i sakene er oppdaterte. Det ser vi både i vedtak og i journal, og støttes i intervju av ansatte. Barns behov synes å være en del av sakene, og vi finner at brukernes særlige behov blir fanget opp. I de saksmappene der vi ser at hjemmebesøk er gjennomført ser vi at barns behov blir bedre kartlagt og ivaretatt. Eksempler på dette er at behov for senger, skrivebord og andre møbler ble avdekt på hjemmebesøk. I intervju av ansatte kommer det frem at det kan ta tid å få informasjon om barns behov. Økonomi er et ømfintlig tema å snakke om. Veiledere bruker derfor tid på å jobbe med relasjon til bruker, for å få et helhetlig bilde av situasjonen.

Journalnotat viser at det er en tett dialog med brukerne, og dette støttes i intervju av ansatte og av brukerne. Det er én bruker som informerer om å være usikker på hvem som per tiden følger opp hens sak om forvaltning av økonomien.

Styring og ledelse

Rutiner og systemer

Ledelsen i kommunen har flere faste møtepunkter hvor informasjon om enhetens produksjon og status i tjenestene er tema. I helse- og omsorg er det ukentlige sektormøter. Kommunedirektøren har et utvidet rådgivende ledermøter to ganger per år, samt storledermøte to ganger per år. Ved særlige saker kan Nav-leder delta i kommunedirektørens rådgivende ledermøte. Det informeres om kort vei for drøfting av problemstillinger med kommunens ledelse, også ut over fast møtestruktur. Øverste ledelse i kommunen etterspør månedlig skriftlig rapportering på budsjett og status for tjenestene, samt en utvidet rapportering hvert kvartal.

Ledelsen i kommunen og Nav-kontoret har partnerskapsmøte med Nav Nordland en gang per år.

Kommunen og Nav-leder har, gjennom møter og rapporteringer, fanget opp områder med fare for svikt. Det gjelder områder rundt personellsituasjonen ved langtidsfravær og samtidig økning i søknader om sosialhjelp og økonomisk rådgivning. Nav-kontoret hadde tidligere to stillinger som jobbet med gjeldsrådgivning. Begge stillingene med cirka 50% hver. Den ene personen sa opp sin stilling, og i den forbindelse hadde Nav i perioden fra august 2023 frem til februar i 2024 kun én gjeldsrådgiverressurs med cirka 50 %. Det har vært sårbart både ved sykefravær og annet fravær, spesielt i forhold til gjeldssaker, der de ikke har hatt et back-up-system i cirka 6 måneder. I egenvurderingen og intervju av ansatte og ledelsen i kommunen kommer det frem at det har vært prioritert i kommunen å få tilstrekkelig med ressurser til stillingen som gjeldsrådgiver. Den ene gjeldsrådgiver-stillingen er derfor økt fra 50 % til 100 %. I tillegg har kontoret fått vikar ved langtidsfravær i veilederstilling og økning i sosialhjelpsbudsjettet.

Møtestruktur i Nav-kontoret

Det er ukentlige fagmøter for kommunale tjenester ved kontoret, der også økonomiske rådgivere deltar. Møtet ledes av fagansvarlig, og leder ved kontoret deltar etter behov. Det gjennomføres i tillegg ukentlig tavlemøter, og drøftingsmøter annen hver uke. I dette møtet er det fokus på personer i overgangsfaser, og som for eksempel venter på en statlig ytelse. Statlige veiledere blir informert om aktuelle saker og familiekoordinator kan anvende aktivitetskortet i Modia. De statlige veilederne skal videre informere om tjenesten opplysning, råd og veiledning og veilede brukere til å søke tjenesten ved behov. Det er videre kontormøte en dag per uke.

Nav Hadsel har delegeringsreglement som tydelig viser ansvar, oppgaver og myndighet. Reglementet legges også inn i Compilo. Reglementet skal etter planen revideres i 2024. Compilo benyttes som avvikssystem på tjenester. Ut over dette benytter Nav det statlige avvikssystemet på HMS.

Nav-kontoret har rutinehåndbok for sosiale tjenester som ligger lett tilgjengelig på Teams. Den revideres jevnlig, særlig etter endringer i relevant regelverk, endret praksis eller ved innføring eller endringer av dataløsninger.

Leder godkjenner alle saker. Fagansvarlig veileder og tar stikkprøver på vedtak og journalnotat. Gjeldsrådgiver gjennomfører avstemminger en gang per måned og sjekker utbetalinger mot vedtak.

Kontoret prioriterer kompetanseheving, og har nylig gjennomført internt kurs i relasjonskompetanse, der de også har hatt ferdighetsøvelser. Motiverende intervju er en del av deres faglige rutine. Videre deltar de på kurs og samlinger i regi av statsforvalteren, samt følger opp avgjørelse i klagesaker i fagmøtene.

Det har over flere år vært et sosialfaglig nettverk i regionen. Økonomisk rådgivning drøftes også her, og ved behov drøfter de problemstillinger anonymt.

4.   Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

Personer med behov for økonomisk rådgivning er ofte i vanskelige situasjoner. Det er da viktig at tjenesten er lett tilgjengelig, og at mulige brukere får formidlet sine behov, samt får informasjon om sine rettigheter. Basert på behovet skal Nav-kontoret foreta beslutning om tjenesten til riktig tid og tilby forsvarlig oppfølging.

Tilgjengelige tjenester

Ledere og veiledere ved Nav Hadsel har laget rutiner for hvordan alle ansatte skal identifisere personer med mulig behov for økonomisk rådgivning. Rutinene er godt kjent i kontoret og blir anvendt i det daglige arbeidet, noe fagansvarlig og ledelsen følger med på. Ansatte beskriver gode rutiner og system i det daglige arbeidet for å ivareta at tjenesten økonomisk rådgivning fanges opp og tilbys til personer i en vanskelig økonomisk situasjon. Brukerne informerer om at de er kjent med tjenesten, og at den er tilgjengelig.

Statsforvalteren vurderer at styringen av tjenesten er god, og at personer med mulig behov for tjenesten blir identifisert. Rutinene er innarbeidet i hele kontoret og praksisen blant veilederne synes å være lik.

Beslutning og oppstart

Alle veiledere ved Nav Hadsel definerer at de også jobber med økonomisk rådgivning. Det er kjente og innarbeidede rutiner. De er, i de fleste sakene, oppmerksomme på å tilby økonomisk råd og veiledning. Det er lik praksis på å snakke med brukerne, før vedtak fattes, slik at sakens alvorlighetsgrad fanges opp og om en sak må prioriteres. Det fattes skriftlige vedtak, og dato for oppstart vurderes, selv om det ikke alltid står i vedtaket. Tjenesten gis raskt i de fleste sakene, når bruker samarbeider med Nav-kontoret. Det kan ta noe tid dersom det må jobbes med motivasjon til bruker slik at hen skal ivareta sine interesser på en bedre måte, men også dette prioriteres ved kontoret. Brukerne informerer om at de får god hjelp av Nav-kontoret.

Statsforvalteren vurderer at praksis ved kontoret sikrer at tjenesten gis i tide og er av tilstrekkelig omfang.

Oppfølging

Veilederne i Nav-kontoret kartlegger og følger opp brukernes behov for bistand. Det synes å være innarbeidet praksis å benytte seg av kartleggingsskjema i samarbeid med bruker. Kartleggingen omfatter også barns behov og utfordringer på andre områder, som helseutfordringer. Kontoret benytter motiverende intervju og relasjonskompetanse i arbeidet med å skape god relasjon mellom veileder og bruker.

Kontoret har fra februar måned i år fått økt kapasitet til å gi økonomisk råd og veiledning. Den gis av alle veiledere i enklere saker og av økonomiske rådgivere i de mer kompliserte sakene. Rådgivningen tilpasses den enkelte brukers behov. Det er godt samarbeid i kontoret, både mellom veilederne, herunder familieveileder, økonomiske rådgivere og på tvers av avdelingene.

Det er jevnlig dialog mellom brukerne og Nav. Hyppigheten varierer ut fra behovet i sakene, fra ukentlig dialog til at det er noen måneder mellom hver samtale. Det føres notater fra samtalene, og annen kontakt, og notatene synes å være oppdaterte med både hva som er avtalt med bruker og hva det jobbes med. Det er derfor grunnlag for ledelsen å følge med arbeidet i kontoret.

Styring og ledelse

Tjenesten økonomisk råd og veiledning er prioritert av ledelsen i Nav og kommunen. Nav-kontoret har rutiner som brukes i det daglige arbeidet ved kontoret. Nav-kontoret er en del av det kommunale avvikssystemet, som vil kunne fange opp feil eller mangler. Kontoret har fokus på kompetanse og bidrar til at veilederne har nødvendig kompetanse til å bistå brukerne etter behov.

Nav Hadsel har ukentlig fagmøte for veiledere som jobber med de kommunale tjenestene i Nav. De har også andre møter som sikrer samarbeid på tvers av fagområder. Videre samarbeider veilederne i enkeltsaker, og ledelsen i Nav og kommunen følger opp tjenesten etter behov. Nav har også system for å informere om tjenesten til brukere av de statlige systemene ved kontoret.

Statsforvalteren vurderer at kommunens styringstiltak sikrer at tjenesten økonomisk rådgivning til personer i en vanskelig økonomisk situasjon er forsvarlig.

5.   Statsforvalterens konklusjon

Her presenterer vi konklusjonen av vår undersøkelse, basert på vurderingene i kapittel 4.

Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet. Tilsynet er derfor avsluttet.

Med hilsen

Gisle Berg (e.f.)
avdelingsdirektør

Daniel Wie Sandbakk
underdirektør

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok.

Varsel om tilsynet ble sendt 27.02.2024. Tilsynet hadde samtaler med kontaktperson i forkant av besøket. Kommunen hadde behov for å justere dato for tilsynsbesøk. Den 15.03.2024 endret vi dato, etter avtale med kommunen, til den 07.05.2024. Den 08.05.2024 ble gjennomført digitalt, med ett intervju og oppsummerende møte.

Vi gjennomførte et kort digitalt informasjonsmøte 30.04.2024.

Dokumenter var tilsendt og gjennomgått på forhånd. Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

• Organisasjonskart -oversikt over kommunens og Nav-kontorets organisering med navn på ledere
• Oversikt over ansatte -med navn og avdeling
• Siste årsmelding for Nav-kontoret
• Partnerskapsavtale mellom kommunen og Nav fylke og møteplan med referat fra siste møte.
• Virksomhetsplan for Nav-kontoret
• Oversikt over møtestruktur i Nav-kontoret og kommunen hvor sosiale tjenester er tema
• Risiko og sårbarhetsanalyse
• Delegasjonsvedtak
• Rutine og sjekkliste ved vedtaksgodkjenning og stikkprøvekontroll
• Oversikt over fagsystemer som brukes
• Aktuelle rutiner og kartleggingsskjema knyttet til tema for tilsynet
• Tiltak som virksomheten bruker i sitt arbeid for å evaluere og forbedre tjenesten
• Rutiner for avvikshåndtering
• Brukerundersøkelse som gjelder sosiale tjenester
• En kort beskrivelse av saksflyten i kontoret

Det ble valgt 20 mapper etter følgende kriterier:

• Kun økonomisk rådgivning
• Kun økonomisk stønad
• Både økonomisk rådgivning og økonomisk stønad
• Saker som omhandlet strøm og husleierestanse
• Saker som omhandlet nødhjelp

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.

Ikke publisert her

6 brukere ble intervjuet i forbindelse med tilsynet.

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten:

• seniorrådgiver, Vanja Ailin Os, Statsforvalteren i Nordland, revisjonsleder
• seniorrådgiver, Lena Stifjell, Statsforvalteren i Nordland, revisor
• rådgiver, Rami Sadaah, Statsforvalteren i Nordland, revisor

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattende tilsynet

2024-2025 Nav – økonomisk rådgivning til personer i en vanskelig livssituasjon

Søk etter tilsynsrapporter

Søk