Rapport fra tilsyn - landsomfattende tilsyn - lov om sosiale tjenester i NAV - Nesna 2024

Statsforvalteren gjennomførte tilsyn med Nesna kommune og besøkte i den forbindelse Nav Nesna den 24.09.2024. Åpningsmøte ble avholdt digitalt den 19.09.2024 og oppsummeringsmøte ble avholdt digitalt den 27.09.2024. Vi undersøkte om Nesna kommune ved Nav-kontoret sørger for at plikten til å gi opplysning, råd og veiledning etter sosialtjenesteloven blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav slik at tjenestemottakerne får trygge og gode tjenester. Tilsynet ble gjennomført som del av et landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet. Tilsynet er derfor avsluttet.

Statsforvalteren i Nordland har ikke mottatt noen tilbakemeldinger fra kommunen på den foreløpige rapporten, som ble sendt 18.10.2024.

1.   Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

Statsforvalteren har undersøkt og vurdert om tjenesten økonomisk rådgivning til personer i en vanskelig økonomisk situasjon er forsvarlig.

Statsforvalteren har undersøkt om:

• Nav-kontoret gjør tjenesten økonomisk rådgivning tilgjengelig
• Nav-kontoret fatter skriftlig vedtak om tjenesten og starter opp tjenesten til riktig tid
• Nav-kontoret sørger for en forsvarlig oppfølging av tjenesten økonomisk rådgivning

Statsforvalterens tilsyn er gjennomført som en systemrevisjon. Det betyr at Statsforvalteren har ført tilsyn med hvordan kommunen gjennom styring og ledelse oppfyller kravene til forsvarlig økonomisk rådgivning.

Brukerens meninger om og erfaringer med tjenestetilbudet i kommunen er viktig informasjon for tilsynsmyndighetene. Statsforvalteren har derfor hatt samtale med et utvalg brukere i dette tilsynet.

2.   Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens oppfyllelse av plikter etter lov om sosiale tjenester i Nav (sosialtjenesteloven) § 9. Etter bestemmelsen kan det også føres tilsyn med kommunens internkontroll med plikter etter kapittel 4, jf. lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) § 25-1.

Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Vi gir derfor her en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

Økonomisk rådgivning er en del av tjenesten opplysning, råd og veiledning som er hjemlet i sosialtjenesteloven § 17. I følge § 4 skal tjenesten skal være forsvarlig. For å kontrollere om tjenesten er forsvarlig har statsforvalteren undersøkt:

Krav til forsvarlig tilgjengelighet til tjenesten

Nav-kontoret gjør tjenesten økonomisk rådgivning tilgjengelig, se sosialtjenesteloven §§ 17, 4, forvaltningsloven § 11 og kommuneloven § 25-1.

Kravet innebærer at kommunen ved Nav-kontoret

• identifiserer personers mulige behov for økonomisk rådgivning
• ikke avviser personer med mulig behov for økonomisk rådgivning ved å henvise til Økonomi- og gjeldsrådgivningstelefonen i Nav eller andre aktører
• gir personer med mulig behov for økonomisk rådgivning tilpasset informasjon ut fra personens forutsetninger og behov, slik at de blir i stand til å søke om tjenesten
• nedtegner og dokumenterer muntlige søknader om økonomisk rådgivning

Krav til forsvarlig beslutning og oppstart av tjenesten

Nav-kontoret fatter skriftlig vedtak om tjenesten og starter opp tjenesten i riktig tid, se Sosialtjenesteloven §§ 17, 4, 41, 42, 43 forvaltningsloven §§ 17 og 23, og kommuneloven § 25-1. Kravet innebærer at kommunen ved Nav-kontoret.

• gir brukeren mulighet til samtale om sitt behov før det fattes vedtak
• fatter skriftlige vedtak om økonomisk rådgivning
• setter frist for oppstart av tjenesten i vedtaket, ut fra brukerens behov og om saken haster
• starter tjenesten ut fra brukerens behov og om saken haster

Krav til forsvarlig oppfølging

Nav-kontoret sørger for en forsvarlig oppfølging av tjenesten økonomisk rådgivning., Sosialtjenesteloven §§, 17, 4 og 42, kommuneloven § 25-1 forvaltningsloven §§ 17.

Kravet innebærer at kommunen ved Nav-kontoret

• gir brukeren tilbud om samtaler under oppfølgingen
• kartlegger brukerens økonomiske forhold, det vil si inntekter, utgifter, eiendeler/ og gjeld, og om brukeren har prioritert bort nødvendige utgifter
• kartlegger særskilte utgifter til barn, når brukeren har forsørgeransvar
• kartlegger om andre forhold i brukerens livssituasjon kan påvirke valg av tiltak i den økonomiske rådgivningen
• kartlegger i samarbeid med brukeren
• utformer tiltakene i samarbeid med brukeren
• tilbyr økonomisk rådgivning for ulike typer av økonomiske problemer med ulik alvorlighetsgrad
• dokumenterer opplysninger som kommer fram i oppfølgingen, slik at opplysningene kan kontrolleres og etterprøves, og for å sikre kontinuitet i tjenesten

Krav til styring og ledelse

Krav til ledelse, organisering og styring er viktige elementer i kommunens ansvar for å tilby og yte forsvarlige tjenester. God styring og ledelse bidrar til at brukerne får oppfylt sine rettigheter. Det kan derfor være stor risiko for svikt i tjenesteytingen hvis kommunen ikke har tilstrekkelig styring med kvaliteten på tjenestene. Svikten kan få store konsekvenser for den enkelte bruker. I sosialtjenesteloven § 5 vises det til at kommunen skal ha internkontroll etter reglene i kommuneloven § 25-1. Styringssystemet skal tilpasses virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold, og ha det omfang som er nødvendig.

3.   Beskrivelse av faktagrunnlaget

Her gjøres det rede for hvordan virksomhetens aktuelle tjenester fungerer, inkludert virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for tjenestemottakerne blir overholdt.

Vi gir først en kort beskrivelse av kommunen og Nav-kontorets organisering. Deretter gjennomgår vi faktagrunnlaget som er innhentet gjennom styrende dokumenter, kommunens egenvurdering, intervju av brukere og ansatte, samt gjennomgang av brukermapper. Overskriftene i faktagrunnlaget følger kravene i tilsynet. De beskriver hva som må være til stede i Nav-kontoret sine arbeidsprosesser for at personer i vanskelige livssituasjoner skal få tilbud om økonomisk rådgivning og at tjenestene er forsvarlige, herunder kommunens styring og ledelse på området.

Fakta om kommunen og Nav-kontoret

Nesna kommune er en kommune på Helgeland. Kommunen har god kommunikasjon til sjøs med både hurtigruta og hurtigbåt, veiforbindelse via kystriksveien og tilknytning til E6 og jernbane via Mo i Rana. Det er også tre flyplasser innen en times reisevei.

Ifølge Statistisk sentralbyrå har kommunen i 2. kvartal 2024 1766 innbyggere, hvorav 329 er barn under 18 år. 9,7% av barna levde i 2022 i husholdninger med vedvarende lavinntekt. Dette er noe høyere enn fylket med 8,3%, men lavere enn landsgjennomsnittet med 10,6%. Dette ifølge tall fra Barne-ungdoms og familiedirektoratet. Ifølge Nav var 1,5% av arbeidsstyrken arbeidsledig i august 2024. Hovednæringene i kommunen er tjenesteyting, med kommunen og Nord universitet som største arbeidsplasser. Av annen næring er jordbruk, fiskeoppdrett og noe næring innen industri og kraftforsyning.

Kommunen har gode utdanningsmuligheter med både privat videregående skole og en avdeling av Nord universitet med barnehagelærer- og grunnskolelærerutdanning.

Organisering av Nav Nesna

Nav-kontoret har seks årsverk, samt leder, hvorav 2,5 årsverk er kommunalt tilsatt. Nav-leder er statlig ansatt og finansiert 50/50 mellom stat og kommune. Nav-kontoret er organisert direkte under kommunedirektøren. Startlån, bostøtte og bosetting av flyktninger inngår i tjenesteporteføljen til Nav-kontoret. Ressurssituasjonen tilknyttet bosetting av flyktninger forsterkes i november 2024, slik at Nav-kontoret totalt vil ha 8,5 årsverk. Av årsmeldinga for 2023 kommer det fram at 1% av Nesnas befolkning over 18 år har mottatt sosialhjelp, inkludert ventestønad og supplering til nyetablerte flyktninger. Kommunen bosatte i 2023 42 flyktninger.

Nav-leder har også fungert som Nav-leder i Hemnes kommune, og hatt kontorsted i begge kommunene. Fra oktober 2024 er oppdraget i Hemnes kommune avsluttet.

Funn fra tilsynet

Tilsynsmyndigheten redegjør videre for de funn som ble avdekket gjennom dokumentgjennomgang, intervju av ansatte, ledere og brukere av tjenestene. Funnene sorteres under tilsynets hovedtema: forsvarlige tilgjengelige tjenester, forsvarlig beslutning og oppstart og forsvarlig oppfølging.

14 saksmapper med søknader, dokumentasjon vedlagt søknadene, journalnotat og vedtak er gjennomgått. Dokumentene ble gjennomgått i forkant av intervju med ansatte.

Tilgjengelige tjenester

Nav Nesna er lokalisert på kommunehuset i Nesna. De har åpent publikumsmottak tirsdager og torsdager fra klokka 10.00-14.00, samt for avtaler. I tillegg får publikum kontakt med Nav-ansatte ved å banke på døra. Brukere har også direktenummer til sin veileder. Servicetorget i kommunen kan også videreformidle beskjeder til Nav-kontoret.

Kommunens hjemmesider har informasjon om noen av Nav sine oppgaver og tjenestene som tilbys. Det går blant annet fram at kommunen kan tilby opplysning, råd og veiledning om økonomi, arbeid og aktivitet, bolig og helse, og at de tilbyr gjeldsrådgivning. Hjemmesidene har ikke informasjon om tjenestene midlertidig bolig og individuell plan. Det mangler informasjon om telefonnummer som kan benyttes i en nødsituasjon. Telefonnummeret til Nav sin økonomi- og gjeldsrådgivningstelefon er ikke oppdatert. Det er lenke til Nav.no for ytterligere informasjon. Nav-kontoret jobber med å få informasjonen på nettsidene lengre fram, da det i dag ligger noe skjult og krever digital kompetanse for å finne fram til informasjonen.

Nav-kontoret har samarbeid med fastlege, barneverntjeneste og psykisk helse i kommunen om enkeltsaker, men har ikke aktivt informert samarbeidspartnere om tjenesten økonomisk råd og veiledning. Informasjon gis på forespørsel fra samarbeidspartene.

Enkelte brukere opplever det som litt frustrerende at de digitale løsningene for å komme i kontakt med de kommunale tjenestene i Nav er dårlig utbygd. Det er imidlertid raskt og greit å komme i kontakt på telefon og ved personlig oppmøte.

Rutiner og systemer

Nav-kontoret har en egen skriftlig rutine for mottak/henvendelse om økonomisk stønad. I rutinen er det beskrevet at bakgrunnen for henvendelsen skal undersøkes. Når nye personer tar kontakt skal det umiddelbart presenteres skjema for «Registrering av henvendelse/søknad om opplysning, råd og veiledning». Dersom personen søker om økonomisk sosialhjelp, økonomisk rådgivning og/eller gjeldsrådgivning gis søker tilgang til søknadsskjema, informasjon om relevant dokumentasjon og timeavtale. Henvendelsen registreres i kommunalt fagsystem. Nav-kontoret skal ha spesiell oppmerksomhet i behovsavklaring og registrering ved henvendelser fra ungdom.

Behov for økonomisk råd og veiledning identifiseres

I intervju med både brukere og ansatte, samt av brukermapper kommer det fram at Nav-kontoret aktivt spør om den økonomiske situasjonen til personene de er i kontakt med. De undersøker om det er behov for økonomisk råd og veiledning. Kontoret har ikke et kartleggingsskjema som de bruker. Det er opplyst i intervju at de ansatte ikke har en felles forståelse eller enighet om hva som skal kartlegges.

Av brukermappene går det fram at relevante opplysninger om brukernes økonomi, familiesituasjon, helse og arbeidstilknytning er belyst i tilstrekkelig grad. Brukere avvises ikke eller henvises til Økonomi- og gjeldsrådgivningstelefonen i Nav. Det har hendt brukere har vært i kontakt der før de kommer til Nav Nesna. Nav Nesna tar imot beskjeder gjennom Gosys, om å kontakte personer som har behov for økonomisk råd og veiledning. De ansatte uttrykker i intervju at de legger stor vekt på å være tilgjengelig for personer med behov for økonomisk råd og veiledning, og besvare henvendelser raskt. Ansatte forteller at noen brukere opplever det som skamfullt å ha økonomiske problemer. Det er derfor viktig å være tilgjengelig når personer har fattet mot til å ta kontakt og søker hjelp for sine utfordringer.

Overgangssituasjoner

Ansatte opplyser at de drøfter saker seg imellom. De informerer om at det er en viss oppmerksomhet rundt overgangssituasjoner, hvor risikoen for å få økonomiske vansker er stor. Gjennom intervju kommer det fram at informasjonen til enkeltbrukere kan glippe på grunn av manglende kunnskapsdeling på tvers i kontoret. Et eksempel er at manglende skattetrekk ikke ble fanget opp hos en person som mottok sykepenger.

Tilpasset informasjon

Det kommer fram av intervju og brukermapper at det er tett kontakt med brukerne. Der det er behov benyttes språktolk, og ansatte opplever at det stort sett er grei kapasitet på tolketjenester. Det er noe begrenset kapasitet på ukrainsk tolk. Det har i noen tilfeller vært løst med russisk tolk, som er mer tilgjengelig.

Når ungdom tar kontakt med Nav er de ansatte oppmerksomme, tar ofte kontakt og gir tilpasset informasjon. Et eksempel er budsjettveiledning til unge voksne som nylig har fått ansvar for egen husholdning og økonomi.

Forsvarlig beslutning og oppstart

Av de fjorten brukermappene som tilsynet har gjennomgått, er det åtte mapper hvor det er behov for økonomisk råd og veiledning. I fem av mappene finner vi at det er fattet vedtak om økonomisk råd og veiledning etter sosialtjenesteloven § 17, enten som eget vedtak, eller at det kom fram i vedtak etter sosialtjenesteloven §§ 18 og 19. I to av mappene går det fram av journalnotat at det er gitt økonomisk råd og veiledning. I en av sakene finner tilsynet at det er behov for å undersøke de økonomiske forholdene bedre. Vi finner ikke at det har vært et tema i dialog med bruker, eller kommentert i journal eller vedtak. I ett tilfelle er det gitt tilbud om økonomisk råd og veiledning, men bruker valgte å takke nei til tilbudet.

Gjennom intervju med ansatte kommer det fram at de har tett kontakt med alle brukere, som regel hver måned og noen ganger ukentlig. De har alltid samtaler med nye brukere. Det benyttes tolk når det er behov for det. I vedtak til ukrainsk-språklige blir de viktigste avsnittene oversatt til ukrainsk.

Det kommer ikke fram oppstartsdato av vedtakene. Av brukermappene ser vi at tjenesten blir gitt raskt i alle tilfellene. Det blir også bekreftet gjennom intervju med ansatte, som opplyser at vedtaksdato blir oppfattet som oppstartsdato. Ved behov og fullmakt samarbeider Nav med andre instanser for å gi bruker økonomisk råd og veiledning.

I de fleste sakene fatter Nav-kontoret vedtak om økonomisk stønad for en måned i gangen. De gjør det for å være tett på i oppfølgingsarbeidet. Nav-kontoret ser det også som viktig å ha tett kontakt med brukerne, for å gi brukere tillit og trygghet til Nav-kontoret. Gjennom intervju med brukere ble det bekreftet at de opplever det som lettvint å få kontakt og avtale møter med Nav.

Forsvarlig oppfølging

Nav Nesna legger vekt på å ha tett kontakt med brukerne og de innkalles jevnlig til samtaler på kontoret. Hjemmebesøk benyttes ikke. Sakene er tilstrekkelig kartlagt og kontoret har innhentet informasjon om den økonomiske situasjonen, som inntekter, utgifter, eiendeler og gjeld. I tillegg finner tilsynet at sakene er kartlagt med tanke på familiesituasjon, helse; herunder rus og spilleavhengighet, samt brukerens generelle forutsetninger. Gjennom intervju med ansatte blir det opplyst at brukere ofte ikke har tilstrekkelig kunnskap til å bidra til valg av tiltak i oppfølgingsarbeidet, eller mangler oversikt over egen gjeld og økonomiske situasjon. I de fleste tilfellene har veileder/økonomisk rådgiver derfor en svært aktiv rolle. Brukere bekrefter i intervju at oppfølgingen er tilpasset deres behov. Enkelte opplyser at de tidvis har opplevd at det «gikk over hodet på en», men at det også var nødvendig sett i forhold til hvor preget hen var av sykdom på den aktuelle tiden. I andre tilfeller opplyser bruker eller det kommer fram av brukermapper at bruker har fått veiledning og selv fulgte opp kontakten med kreditorene.

I oppfølgingsarbeidet ser tilsynet at det benyttes et bredt spekter av tiltak. Hjelpen som tilbys er tilpasset den enkeltes behov og innholdet i saken. Veiledningen spenner fra budsjettveiledning til unge voksne, informasjon om økonomiske rettigheter, kartlegging av gjeld, kontakt med kreditorer, frivillig forvaltning, refinansiering og søknad om offentlig gjeldsordning. Der bruker har behov for det, er det samarbeid med helsetjeneste både lokalt og i spesialisthelsetjeneste.

Særskilt om barnas situasjon

Seks av de fjorten brukermappene vi har gjennomgått gjaldt husholdninger hvor det bor barn. I disse kom det tydelig fram at brukeren har forsørgeransvar, hvor mange barn vedkommende har, og om de bor i samme husholdning. Det kom fram både av brukermappene, og intervju med brukere og ansatte, at Nav-kontoret etterspør hvordan barna i familiene har det. Nav-kontoret har oppmerksomhet om at barna skal kunne delta i sosiale sammenhenger med andre, som i idrettslag og turneringer. Tilsynet ser eksempler på at det dekkes utgifter til ferie, turneringer, idrettslag, klær og utstyr, og bilutgifter i forbindelse med barns behov. I enkelte tilfeller ser tilsynet at det er gitt informasjon om andre tjenester som kan bidra der barn har behov for informasjon eller veiledning. Ansatte opplever at det kan være et sårbart tema å snakke med foreldre om barna, og at det derfor tar tid å få opplysninger. Foreldre kan ha frykt for å framstå som dårlige foreldre, og derfor være mindre villige til å dele informasjon om barna.

Nav Nesna benytter stordriftsfordel ved beregning av økonomisk stønad når det er tre eller flere barn i familien. Livsoppholdet fra barn nummer tre er da 2500 kroner per barn. For barn under ett år er livsoppholdssatsen 2000 kroner, uavhengig av hvor mange barn det er i familien. Det kommer ikke fram at blir gjort konkrete eller individuelle vurderinger om stønadsnivået er tilstrekkelig.

Nav-kontoret dokumenterer opplysninger

I alle saksmappene vi gikk gjennom er det enkelt å følge utviklingen i sakene. Arbeidet er dokumentert enten i vedtak eller i journalnotat. I en sak ser vi ikke utfall av saken, men tilsynet forstår det slik at det er en ny sak som er under oppfølging. I intervju med ansatte kommer det fram at de selv mener de ikke alltid dokumenterer relevante opplysninger fra oppfølgingsarbeidet. I et par tilfeller har ansatte fått tilbakemeldinger fra brukere som har vært engstelige for at opplysninger skulle lekke ut i nærmiljøet. Det har medført at de er ekstra påpasselig med hvilke og hvordan opplysninger blir dokumentert.

Styring og ledelse

Kommunen skal ansatte ny kommunedirektør, og da tilsynet ble gjennomført var det nylig konstituert kommunedirektør. Nav-leder har en periode også fungert som Nav-leder for en av nabokommunene, og hatt kontorsted i begge kommunene.

Nav-leder er en del av kommunedirektørens ledergruppe, og det avholdes månedlige møter. Agenda i møtene er både knyttet til økonomi og tjenesteutøvelsen. Nav-leder kan ta opp saker i møtene. Sist gang det ble gjort var noen år tilbake i tid, i forbindelse med endring av åpningstidene ved Nav- kontoret. Nav-leder har også bidratt med informasjon om for eksempel sykefraværsoppfølging til de andre virksomhetslederne. Det er ikke andre faste møtepunkter mellom Nav-leder og kommunens øverste ledelse. Nav-leder rapporterer månedlig til ledelsen, og ved behov innkaller kommunedirektør til møte. Det rapporteres også hvert tertial og i årsmelding.

Privatøkonomi som del av introduksjonsprogrammet

Nesna kommune har bestemt å gi undervisning om økonomi til deltagere i introduksjonsprogrammet. Privatøkonomi er tatt inn som et tema til ungdom i undervisning i samfunnsfag i introduksjonsprogram, og tas også opp som en utvidet del av foreldreveiledning til personer i introduksjonsprogram.

Skriftlige rutiner og rapportering

Skriftlige rutiner og planer er generelt av eldre dato. Av delegasjonsreglementet går det fram at Nav- leder har delegert myndighet etter Husbankloven, sosialtjenesteloven av 1991og lov om sosiale tjenester i Nav av 2009. Veileder for behandling av saker om økonomisk stønad under Covid er vedlagt styringsdokumentene, men er ikke lenger gyldig.

Kommuneadministrasjonen har stor tillit til Nav og den daglige driften. Tidvis har Nav opplevd å stå alene og få liten oppmerksomhet fra kommunen om tjenestene. Samtidig har kommuneledelsen vært tilgjengelig ved behov og forespørsel. I måneds- og tertialrapporteringer har måloppnåelsen vært høy. I «Målekortet» har Nav Nesna lagt inn seks indikatorer som handler om de kommunale tjenestene. Gjennom målekortene rapporteres det månedlig om antall deltagere i kvalifiseringsprogram og antall mottakere av økonomisk stønad. Videre viser indikatorene antall mottakere som har hatt økonomisk stønad som hovedinntekt mellom seks og tolv måneder, hvor mange mottakere som har forsørgerplikt for barn under 18 år, antall mottakere under 30 år, samt hvor mye som var utbetalt i sosialhjelp. Statistikken viser utviklingen gjennom inneværende år.

Håndtering av klager og avvik

I intervjuer med ansatte forteller de at det ikke har blitt gjennomført brukerundersøkelser. Det kommer videre fram i intervju med ansatte at kommunen og kontoret er for lite til at resultater fra bruker- og ansattundersøkelser blir formidlet til lokalt nivå. Det gir lite kunnskapsgrunnlag til bruk i forbedringsarbeid. I samtale med brukere oppfordrer Nav-ansatte brukere til å klage om de er uenige i vedtakene, og de gis informasjon om hvordan de kan gå fram. Det er sjelden kontoret får klager på enkeltvedtak. Nav-ansatte opplever at brukerne av kontoret stort sett er fornøyde. Det er lite aggresjon eller uheldige hendelser. Brukerne kan noen ganger være frustrerte når de kommer inn til Nav, men er rolige når de forlater. Ansatte informerer i intervju at det er fordi ansatte på kontoret er tilgjengelige, og brukerne lett kan få kontakt med dem.

Nesna kommune bruker Compilo som prosedyrebank og håndtering av avvik. Det er også mulighet for å gjøre risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) av virksomhetsplanen. Gjennom intervju er det entydig opplyst at Compilo benyttes i liten grad, det er lav kunnskap om avviksregistrering og hva som er et avvik. De avvikene som har vært registrert har vært knyttet til HMS, og har i liten grad blitt fulgt opp. Den delen av Compilo som handler om ROS-analyser, krever en kompetanse som mange ikke har i tilstrekkelig grad.

Saksbehandling

Ledelsen har stor tillit til hvordan ansatte utfører arbeidsoppgavene og deres faglige dyktighet. Det er liten grad av oppfølging av arbeidet til de ansatte. Det er kjent i kontoret hvem som har hvilke oppgaver og ansvar. Veiledere godkjenner egne vedtak. Utbetaling av stønad krever godkjenning av to personer ved overføring fra Nav-kontoret til kommunen, samt en tredje godkjenning før utbetaling til bank. I forbindelse med månedsrapportering til Skatteetaten tar Nav-leder ved ujevne tidsrom stikkprøver av vedtak. Da ses det på søknader med vedlegg, argumentasjon, begrunnelse, om det er gitt opplysning, råd og veiledning og utbetalinger. Om det er uklarheter blir det tatt opp med veileder. Det har ikke vært avdekket uregelmessigheter. Siste stikkprøve ble gjennomført i starten av juli 2024.

Ifølge skriftlig rutine har Nav-kontoret morgenmøte hver dag hvor oppgaver og søknader fordeles, og det er rom for å diskutere saker. Av intervju kommer det fram at det per i dag ikke blir avholdt fagmøter eller er andre felles arenaer for å drøfte sak eller faglige problemstillinger. Det er planer om å sette dette i system framover. Drøfting av saker skjer i dag mellom veiledere eller med leder. Kontoret har heller ikke kartleggingsskjema som er i bruk eller noen felles forståelse for hva som skal kartlegges.

Kompetanseheving

Ansatte deltar på kurs og seminarer som arrangeres av Statsforvalteren. Det er en del e-læringskurs som er tilgjengelig. Kunnskapsdeling i kontoret skjer i liten grad.

Økonomisk råd og veiledning har ikke vært tema på kontormøte eller på ledernivå i kommunen. I intervju gir ansatte uttrykk for at de har bedt om fagmøter eller arenaer for å ta opp faglige problemstillinger og enkeltsaker.

4.   Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

Personer med behov for økonomisk rådgivning er ofte i vanskelige situasjoner. Det er da viktig at tjenesten er lett tilgjengelig, og at mulige brukere får formidlet sine behov, samt får informasjon om sine rettigheter. Basert på behovet skal Nav-kontoret foreta beslutning om tjenesten til riktig tid og tilby forsvarlig oppfølging.

Tilgjengelige tjenester

Nav Nesna identifiserer personer med behov for økonomisk råd og veiledning. Det er ingen som blir avvist og henvist til Nav sin økonomi- og gjeldsrådgivningstelefon. Nav-kontoret gir tilpasset informasjon om tjenesten. Behovet for økonomisk råd og veiledning finner tilsynet dokumentert i brukermappene. Brukerne bekrefter gjennom intervju at de har fått informasjon om tjenesten og de er blitt spurt om behov for økonomisk rådgivning.

Statsforvalteren vurderer at personer med mulig behov for tjenesten blir identifisert. Nav-kontoret undersøker aktivt gjennom skriftlig kontakt og samtaler med brukere om de har behov for økonomisk råd og veiledning.

Beslutning og oppstart

Nav Nesna har tett kontakt med brukerne og gir jevnlig tilbud om samtaler på kontoret og på telefon. Informasjon om saken innhentes og alvorlighetsgraden av behovet vurderes. I de fleste tilfellene er det fattet vedtak om tjenesten økonomisk råd og veiledning. Selv om det ikke kommer fram oppstartsdato av vedtakene, skjer oppfølgingen raskt og som regel umiddelbart etter at vedtaket er fattet.

Statsforvalteren vurderer at praksis ved kontoret sikrer at tjenesten gis i tide og er av tilstrekkelig omfang.

Oppfølging

Nav-kontoret har stort sett månedlige samtaler med brukere, noen ganger oftere. Det er tett kontakt og brukere har direktenummer til sin veileder. Veilederne gjennomfører nødvendig kartlegging av økonomisk situasjon, barns behov og helsemessige forhold. Det kartlegges om brukere har forsørgeransvar og Nav-kontoret sikrer at barn og unge kan delta på aktiviteter sammen med andre. Nav-kontoret benytter et bredt spekter av tiltak i den økonomiske oppfølgingen, og rådgivningen er tilpasset brukerens forutsetninger og sakens innhold. Gjennom intervju bekrefter brukere at de har fått hjelp som er tilpasset deres behov og forutsetninger til å medvirke i egen sak. Bruk av stordriftsfordel og lav sats til livsopphold for barn under ett år, uten at det gjøres konkrete og individuelle vurderinger, utgjør en risiko for at barn og unge ikke får dekket sine grunnleggende behov.

Tilsynet vurderer at Nav-kontoret tilbyr tett oppfølging. Sakene er godt dokumentert gjennom vedtak og journalnotat. Det er lett å følge utviklingen i sakene.

Styring og ledelse

Tilsynet har ikke avdekket lovbrudd knyttet til tilgjengelighet til tjenesten, beslutning og oppstart eller forsvarlig oppfølging. Det er likevel tilsynets vurdering at det er flere forhold med den

systematiske styringen og ledelsen av Nav-kontoret som kan utgjøre risiko for svikt, og at tjenestene ikke til enhver tid er forsvarlige.

God kartlegging er viktig for å gi konkret og individuelt tilpasset oppfølging til bruker. Fordi det ved Nav-kontoret ikke er en felles forståelse for hva som skal kartlegges, er det en risiko for at tiltakene som settes inn ikke er i samsvar med sakens innhold og den enkelte bruker sine forutsetninger.

Skriftlige rutiner er ikke oppdaterte. Det mangler formelle fora for å drøfte enkeltsaker og faglige problemstillinger. Manglende systematikk for kunnskapsdeling og drøfting av enkeltsaker utgjør en risiko for at Nav-kontoret ikke opptrer som en felles enhet, og sikrer en omforent praksis.

Kommunen sitt ansvar for å følge med i saksbehandling og oppfølging av brukere er ikke satt i system og følges ikke opp jevnlig.

Selv om det er jevnlig kontakt mellom Nav-leder og kommuneledelsen vurderer tilsynet at saker som inngår i Nav sitt ansvarsområde i for liten grad er tematisert i ledermøtene. Det er en risiko for at kommunen ikke fanger opp forhold eller hendelser som har betydning for Nav sin tjenesteutøvelse, og sikrer at innbyggerne får forsvarlige tjenester.

5.   Statsforvalterens konklusjon

Her presenterer vi konklusjonen av vår undersøkelse, basert på vurderingene i kapittel 4.

Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet. Tilsynet er derfor avsluttet.

Med hilsen

Gisle Berg (e.f.)
avdelingsdirektør

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok.

Varsel om tilsynet ble sendt 25.06.2024. Tilsynet hadde samtaler med kontaktperson i forkant av besøket. Tidspunkt for tilsynet ble justert fra 26.-27.09.2024 til den 24.09.2024, etter avtale med kommunen. Tilsynsbesøket ble gjennomført ved Nav Nesna, og innledet med et kort, digitalt informasjonsmøte 19.09.2024. Oppsummerende møte med gjennomgang av funn ble avholdt digitalt 27.09.2024.

Dokumenter var tilsendt og gjennomgått på forhånd, ett dokument ble tilsendt etter tilsynsbesøket. Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

• Organisasjonskart – oversikt over kommunes organisering og tjenester lagt til Nav-kontoret
• Samarbeidsavtale mellom Nesna kommune og Nav Nordland
• Beredskapsplan for Nav Nesna
• Fordeling av oppgaver m fra 28.01.2022
• Rutine for mottak/henvendelse angående økonomisk stønad
• Rådmannens delegeringsreglement
• Felles sikkerhetsnormer
• Veileder for behandling av saker om økonomisk stønad i unntakstilstanden som skyldes coronavirus
• Virksomhetsplan 2024 NAV
• Årsmelding 2023
• Rutine – opplysningsplikt til barnevernet etter pålegg
• Målekortet

Det ble valgt 14 mapper etter følgende kriterier:

• Kun økonomisk stønad
• Kun økonomisk rådgivning
• Både økonomisk rådgivning og økonomisk stønad
• Saker som omhandlet strøm og husleierestanse
• Saker som omhandlet nødhjelp

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.

Ikke publisert her

Fem brukere ble intervjuet i forbindelse med tilsynet. Det ble benyttet tolk ved behov.

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten:

• seniorrådgiver, Lena Stifjell, Statsforvalteren i Nordland, revisjonsleder
• seniorrådgiver, Vanja Os, Statsforvalteren i Nordland, revisor

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattende tilsynet

2024-2025 Nav – økonomisk rådgivning til personer i en vanskelig livssituasjon

Søk etter tilsynsrapporter

Søk