Rapport fra tilsyn ved Ostra Consult, avdeling Hof asylmottak 2024

Statsforvalteren i Østfold, Buskerud, Oslo og Akershus gjennomførte den 04.09.2024 et meldt tilsyn ved Hof asylmottak. Målgruppen for tilsynet var enslige mindreårige asylsøkere (EMA) med følgeperson.

Statsforvalteren har myndighet til å føre tilsyn med at omsorgen for EMA som bor i asylmottak utføres i samsvar med utlendingsloven og forskrift, jf. utlendingsloven § 95 tredje ledd.

Tema for tilsynet har vært:

Statsforvalteren har i dette tilsynet undersøkt asylmottakets system og praksis for arbeid med kartlegging og tiltaksplan i henhold til gjeldende lovkrav.

Statsforvalterens konklusjon:

Hof asylmottak har et tilfredsstillende system og praksis for arbeidet med kartlegging og tiltaksplan i henhold til gjeldende lovkrav. Det er ikke avdekket lovbrudd. Tilsynet er derfor avsluttet.

Foreløpig rapport ble den 02.10.2024 oversendt UDI, driftsoperatør Ostra Consult AS og Hof asylmottak. Frist for å komme med innsigelser til rapportens faktadel var satt til 20.10.2024. Statsforvalteren mottok ingen innsigelser innen fristen.

1.  Tilsynets tema og omfang

I tråd med tilsynsforskriften planlegger Statsforvalteren det enkelte tilsyn med bakgrunn i en risikobasert tilnærming. Som tilsynsmyndighet prioriterer vi hvilke mottak det skal gjennomføres tilsyn ved, hvilke henvendelser eller hendelser som skal utredes, hvilke vurderingstema som skal gjennomgås, hvor grundig undersøkelsen skal være og hvilken oppfølging som er nødvendig. Vi velger fremgangsmåter og metodikk som er egnet til å ivareta formålet med tilsyn på en effektiv måte. Statsforvalterens tilsynsmyndighet er uhildet og utøves uavhengig av Utlendingsdirektoratets ordninger for oppfølging og kontroll med driftsoperatør og mottakene. Statens helsetilsyn er overordnet faglig myndighet for tilsynet.

Tema for dette tilsynet er valgt med bakgrunn i risikovurdering basert på at enslige mindreårige asylsøkere med følgeperson er plassert i ordinære mottak.

Asylmottaket ved driftsoperatøren utøver den daglige omsorgen for de enslige mindreårige under opphold på asylmottaket på vegne av Utenlendingsdirektoratet (UDI). Asylmottaket skal under barnets opphold på mottaket følge særskilt med på hvordan omsorgssituasjonen er, og tildele særkontakt og kartlegge både følgepersonens egnethet og den enslige mindreåriges omsorgsbehov. Snarest etter barnets ankomst skal mottaket kartlegge barnets situasjon og behov. Det skal utarbeides en tiltaksplan som skal danne grunnlag for asylmottakets individuelle oppfølging av barnet under hele oppholdet ved asylmottaket, og fram til bosetting eller eventuell retur. Mottaket skal sikre forsvarlig oppfølging av det enkelte barn i tråd med tiltaksplanen. Asylmottaket skal også gi både barnet og barnets representant mulighet til å medvirke i arbeidet med kartlegging og tiltaksplan. I tilsynet har vi undersøkt om mottaket har et tilfredsstillende system og praksis for arbeidet med kartlegging og tiltaksplan for de enslige mindreårige asylsøkerbarna med følgeperson.

Tilsynet gjennomføres med avgrensede temaer. Statsforvalterens vurderinger og konklusjoner inneholder dermed ingen generell kvalitetsvurdering av mottakets øvrige praksis.

2.  Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Tilsyn er kontroll av om en virksomhet driver i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. Vi gir derfor her en oversikt over hvilke krav som gjelder for temaene i tilsynet.

Forsvarlig omsorg

UDI har omsorgen for enslige mindreårige som bor i asylmottak. Asylmottaket ved driftsoperatøren kan utøve omsorgen på vegne av UDI, jf. utlendingsloven § 95 andre ledd. UDI har også omsorgen for enslige mindreårige med følgeperson som bor i asylmottak.

Omsorgen som gis under den enslige mindreåriges opphold i asylmottak skal være forsvarlig jf. omsorgsforskriften § 1. I omsorgsforskriften § 2 andre og tredje ledd er det utdypet krav til hva asylmottaket er forpliktet til for å oppfylle kravet til forsvarlig omsorg for den enkelte beboer. Kravet innebærer at tjenesten må holde tilfredsstillende faglig kvalitet, ytes til rett tid og gis i et tilstrekkelig omfang. Asylmottaket skal blant annet sikre struktur i hverdagen, bygge relasjoner med ungdommen og bidra til et godt miljø i asylmottaket. Videre skal asylmottaket følge opp ungdommens skolegang og annen opplæring samt legge til rette for individuelt tilpassede fritidsaktiviteter. Asylmottaket skal også gi opplæring og veiledning til ungdommen om helse og kosthold, forebygge at ungdommen forlater mottaket uten å oppgi nytt oppholdssted, og legge til rette for kontakt med familie og andre nære relasjoner dersom kontakten er til barnets beste.

Asylmottaket skal ha en skriftlig plan for omsorgsarbeidet og sikre at de ansatte i asylmottaket gir forsvarlig omsorg i samsvar med planen, jf. omsorgsforskriften § 2 annet ledd. Planen skal beskrive hvordan asylmottaket ivaretar omsorgen med den bemanningen asylmottaket har. For å sikre fremdrift i oppfølgingen av beboeren, må målene som er satt for oppholdet la seg evaluere. I tillegg må planene evalueres systematisk og jevnlig.

Barnets beste

Prinsippet om barnets beste fremgår av Barnekonvensjonen artikkel 3 nr. 1 og Grunnloven § 104. Barnets beste må avgjøres fra sak til sak. Det skal tas utgangspunkt i barnets spesifikke situasjon, personlige kontekst, situasjon og behov. Rent konkret må asylmottakene når de foretar en handling som angår barnet, identifisere hvilke interesser barnet har i den konkrete saken (kartlegging) og gjøre en helhetsvurdering av hva som vil være til barnets beste. Når barnets beste er konstatert, skal det avveies mot andre hensyn i saken.

Prinsippet om barnets beste utgjør en selvstendig rettighet for hvert barn, men det skal også vektlegges når andre lovbestemmelser skal fortolkes og virke som en retningslinje for saksbehandlingen i saker som berører barn. Barnets beste skal være et grunnleggende hensyn for den omsorgen barnet får under oppholdet i asylmottaket jf. omsorgsforskriften § 2 første ledd.

Barnets mening er et helt sentralt moment i vurderingen av barnets beste. FNs Barnekomite nevner i tillegg forhold som barnets identitet; bevaring av familiemiljøet og opprettholdelse av relasjoner; omsorg, beskyttelse og trygghet for barnet; sårbarhetssituasjonen, barnets rett til helse; og barnets rett til utdanning som kan være relevante for en nyansert vurdering av barnets beste (Generell kommentar til Barnekonvensjonen nr. 14, 2013).

Rett til informasjon

Omsorgsforskriften § 4 bokstav a, b og c pålegger asylmottaket å gi informasjon til den enslige mindreårige om dennes rettigheter og plikter, tilpasset den enslige mindreåriges individuelle behov, alder og modenhet. Asylmottaket skal gi informasjon til den enslige mindreårige på et språk den enslige mindreårige behersker. Asylmottaket skal gi barnet informasjon som setter barnet i stand til å medvirke i den daglige omsorgen under oppholdet i asylmottak og gir den enslige mindreårige økt forståelse for egen livssituasjon, økt grad av selvstendighet og forberede den enslige mindreårige til bosetting eller retur.

Rett til medvirkning

Barnets rett til å bli hørt følger av både Grunnloven § 104 og FNs Barnekonvensjon art. 12 og i omsorgsforskriftens § 5. Bestemmelsen gir barnet en ubetinget og selvstendig rett til å medvirke, men ingen plikt. Retten gjelder i hele beslutningsprosessen og i alle forhold som berører barnet, ikke bare når det skal tas rettslige eller administrative avgjørelser. Retten til medvirkning betyr at beslutningstakerne har en plikt til å gi barnet en mulighet til å medvirke. Den enslige mindreårige skal bli hørt og gis mulighet til medvirkning under oppholdet i asylmottak, herunder gjennom deltakelse i og innflytelse i daglige rutiner og aktivitetstilbud.

Barnekonvensjonen artikkel 12 nr. 1 og 2 skal sikre at barn som er i stand til å danne seg egne synspunkter, gis retten til fritt å gi uttrykk for sine synspunkter i alle forhold som vedrører barnet. Barnets synspunkter skal tillegges behørig vekt i samsvar med dets alder og modenhet. For dette formål skal barnet særlig gis anledning til å bli hørt i enhver rettslig og administrativ saksbehandling som angår barnet, enten direkte eller gjennom en representant eller et egnet organ, på en måte som er i samsvar med saksbehandlingsreglene i nasjonal rett.

Det er tett sammenheng mellom retten til å bli hørt og barnets beste. FNs barnekomité har uttalt at en forsvarlig vurdering av barnets beste først kan skje når barnet har fått anledning til å uttale seg, og det er lagt tilstrekkelig vekt på barnets synspunkter. Barnekomiteen uttaler videre at de to prinsippene utfyller hverandre; barnets beste skal være målet, og fremgangsmåten for å nå dette målet er å høre på barnet.

Kartlegging og tiltaksplan

I tråd med omsorgsforskriften § 6 skal asylmottaket så snart som mulig etter ankomst kartlegge den enslige mindreåriges behov og situasjon, og utarbeide en tiltaksplan sammen med barnet.

Tiltaksplanen skal danne grunnlaget for videre individuell oppfølging under hele oppholdet i asylmottak, og frem til den enslige mindreårige enten bosettes eller returneres.

Omsorgsforskriftens § 6 sier også at asylmottaket skal følge opp planen. I dette ligger det krav til planmessig oppfølging av det enkelte barnet.

Asylmottaket skal gi den enslige mindreåriges representant anledning til å medvirke i arbeidet med kartleggingen og tiltaksplanen.

Kartlegging av følgepersonens egnethet

UDI skal sikre at driftsoperatør for asylmottak med enslige mindreårige legger til rette for opplæring og veiledning av mottaksansatte, jf. GI-05/2023 – Instruks til Utlendingsdirektoratet om innkvartering av asylsøkere. Det følger også av instruksen at UDI skal sikre at asylmottaket følger særskilt med på hvordan omsorgssituasjonen er, blant annet ved å tildele særkontakt og kartlegge både følgepersonens egnethet og den enslige mindreåriges omsorgsbehov.

Barnets representant

Alle enslige mindreårige asylsøkere skal ha en representant. Etter utlendingslovens § 98 b første ledd skal representanten oppnevnes av Statsforvalteren i det vergemåldistriktet hvor den mindreårige bor.

Utlendingsdirektoratet og asylmottaket skal bidra til at den enslige mindreårige under oppholdet i asylmottak får nødvendig oppfølging fra sin representant og andre ansvarlige myndigheter, jf. omsorgsforskriften § 9.

3.  Beskrivelse av fakta

Adresser og kontakter

Type mottak, navn og besøksadresse:	Hof ordinære asylmottak Vikeveien 8, 3090 Hof
Mottaksleder / telefonnummer:	Svein Erik Brenden / 90859680
Driftsoperatør:	Ostra Consult AS Hobølveien 100 1827 Hobøl

Hof asylmottak er et ordinært mottak, som eies av Ostra Consult AS (kommersiell aktør). Mottaket har en rammeavtale på totalt 230 plasser hvorav 80 % er faste plasser og 20 % er stykkprisplasser. Asylmottaket åpnet den 29.08.23. Avtalen med UDI har en varighet på tre år med opsjon på inntil to år, og en total varighet for driftsavtalen på til sammen fem år. På tidspunktet for det stedlige tilsynet var 182 plasser belagt.

Planlegging av tilsynet

Statsforvalteren sendte varsel om tilsynet den 07.08.2024. I varselbrevet ba vi asylmottaket om å sende oss en beboeroversikt, omsorgsplan, kartleggingsplaner, tiltaksplaner, avropsavtale med UDI og eventuell annen dokumentasjon med relevans for tilsynstemaet.

Varselbrevet inneholdt et brev til barna på deres morsmål med informasjon om tilsynet og invitasjon til individuelle samtaler med Statsforvalteren. Det var også vedlagt et informasjonsskriv til barnas følgepersoner på deres morsmål med informasjon om Statsforvalteren og tilsynet. Mottaket ble bedt om å dele ut informasjonsskrivene til barna og følgepersonene.

Gjennomføring av tilsynet

Vi innledet tilsynet med en oppstartsamtale med mottaksleder. Her avtalte vi det praktiske for gjennomføring av tilsynet og planen for dagen. Vi gjennomførte deretter individuelle samtaler med to miljøarbeidere, henholdsvis barnefaglig ansvarlig og helseansvarlig. Videre hadde vi en kort samtale med barnas følgepersoner hvor vi informerte om tilsynet og målet med samtalene med barna. Avslutningsvis hadde vi individuelle samtaler med tre barn. Samtaler med følgepersoner og barna ble gjennomført med bruk av telefontolk. Den 06.09.2024 hadde vi et oppsummeringsmøte med mottaksleder via Microsoft Teams.

Gjennomgang av dokumentasjon

I forbindelse med tilsynet har Statsforvalteren fått tilsendt følgende dokumentasjon: Avtalen med UDI om drift av ordinært asylmottak, informasjonsskriv fra UDI om EMA med følgeperson, asylmottakets årsplan og omsorgsplan, rutinebeskrivelser for arbeid med EMA, beboeroversikt, kartleggingsplaner, tiltaksplaner og et skjema for vurdering av omsorgssituasjon for enslig mindreårig med følgeperson ved Hof ordinære mottak.

Under det stedlige tilsynet gjorde Statsforvalteren stikkprøver i kartleggingsplaner og tiltaksplaner i UDIs fagsystem MOT. Vi fikk da se mer utfyllende versjoner av planene enn hva som framkom i utskriftene vi hadde fått tilsendt i forkant av tilsynet. Dette var grunnet tekniske utfordringer ved utskriftsformatet.

Under følger en gjennomgang av de dokumenter som er relevante for tilsynets tema. Fullstendig oversikt over gjennomgåtte dokumenter finnes i rapportens vedlegg.

Omsorgsplan

Omsorgsplanen beskriver mottakets arbeid med å gi omsorg og oppfølging til de enslige mindreårige asylsøkerne. Planen viser til gjeldende lovverk og retningslinjer fra UDI, og inneholder lenker til relevant grunnlagsdokumentasjon. Videre står det hvem som har ansvar for oppfølging knyttet til temaer som ankomst, relasjonsbygging, mat, døgnrytme, miljøarbeid, helse, skole, kartlegging og tiltaksplan.

Beboeroversikt

Beboeroversikten inneholder informasjon om barnet, som navn, alder, nasjonalitet og språk. Videre inneholder den navn til følgeperson og kontaktopplysninger til representant. Det er også opplyst om barnets tiltaksplan(er) og deres gyldighetsperiode.

Kartlegging

Kartleggingene av EMA med følgeperson er gjennomført i standardiserte maler i MOT. Malen består av flere ulike kartleggingsområder som interesser, behov, familie, relasjon til følgeperson, skole og helse.

For tre av barna er kartleggingen påbegynt få dager etter ankomst. For det fjerde barnet er første registrerte kartlegging ca. seks måneder etter ankomst. Dette barnet ankom i 2023 mens de tre førstnevnte flyttet inn på asylmottaket i 2024.

Kartleggingen inneholder uttalelser fra både barn og følgeperson, samt noen observasjoner og vurderinger fra barnefaglig ansvarlig. For det yngste barnet, i barnehagealder, er det noe sparsommelig utfylt. Med ett unntak er det ingen kartlegging av barnas helsesituasjon.

Kartleggingen er mest omfattende hos de barna som har lengst botid på asylmottaket.

Tiltaksplan

Tiltaksplanene er utarbeidet i standardiserte maler i MOT. I planene står det hva som er mål, hvilke tiltak som kan bidra til å nå målet og hvem som skal gjøre hva for at målet blir nådd. Det er også beskrivelser av framgang.

Målene i de fire barnas tiltaksplaner er knyttet til barnehage, skole og/eller fritidsaktiviteter. I de fleste tiltaksplanene er det henvisninger til funn gjort i kartleggingen. Noen av barna har, eller har hatt, flere parallelle tiltaksplaner.

Rutiner for arbeid med EMA med følgeperson.

Statsforvalteren har fått framlagt fem rutinedokumenter som beskriver hvordan Hof asylmottak skal følge opp EMA med følgeperson ved ankomst, underveis i oppholdet og i arbeidet med kartlegging og tiltaksplan. Videre har vi fått framlagt en arbeidsbeskrivelse for særkontakter.

«Vurdering av omsorgssituasjonen»

I dokumentet «Vurdering av omsorgssituasjonen» redegjøres det for barnets omsorgssituasjon i hjemlandet, og hvordan det holdes kontakt med familie og nettverk. Videre inneholder dokumentet følgepersonens egen beskrivelse av hvordan hen gir omsorg til barnet her i Norge. Asylmottaket redegjør for sine observasjoner og vurdering knyttet til relasjonen og omsorgen som gis. Videre vises det til tilbakemeldinger som er gitt til følgeperson og hvordan følgeperson har fulgt opp dette.

Dokumentet er signert av både barnefaglig ansvarlig og mottaksleder.

Samtaler med følgeperson

Følgepersonene ble i forkant av samtalene med barna informert om tilsynet og målet for samtalene. To av barna har samme følgeperson, og denne personen ønsket å takke for at de ansatte på Hof asylmottak tar godt vare på barna som bor der.

Samtaler med barn

Da tilsynet ble gjennomført bodde det fire EMA med følgeperson i asylmottaket. Det ene barnet var xxxxx år, og i samråd med mottaksleder ble vi enige om at dette barnet ikke skulle tas ut av barnehagen for å snakke med oss. Statsforvalteren gjennomførte individuelle samtaler med de tre andre barna. Det ble benyttet telefontolk i samtalene. Ett barn var i tidlig barneskolealder og to var tenåringer. Det yngste barnet hadde etter eget ønske sin følgeperson med seg under samtalen.

Under følger informasjon fra samtalene som er relevant for tilsynets tema. Samtalereferat i sin helhet er arkivert internt hos Statsforvalteren.

Barna fortalte at de trives på asylmottaket og føler seg trygge der. De kjenner de voksne og vet at de kan snakke med dem dersom de har behov for det. Det yngste barnet fortalte at det kjenner barnefaglig ansvarlig godt, og at de leker og snakker sammen. De to tenåringene fortalte at de har samtaler med barnefaglig ansvarlig, og at noen av samtalene handler om deres tiltaksplan. De har vært med på å lage planen og er kjent med innholdet i den. Den ene tenåringen fortalte også at planen har blitt justert underveis i oppholdet på asylmottaket.

Intervju med de ansatte

Vi hadde individuelle intervjuer med barnefaglig ansvarlig og helseansvarlig. Helseansvarlig er stedfortreder for barnefaglig ansvarlig.

Det er barnefaglig ansvarlig som er primærkontakt for alle barn på Hof asylmottak. På tidspunktet for det stedlige tilsynet bodde det 42 barn på mottaket, hvorav fire av disse er EMA med følgeperson.

Kartlegging

I intervjuene kom det frem at barna ved ankomst blir møtt av noen som snakker deres morsmål. De blir vist rundt og får en innføring i husreglene. Senest innen tre arbeidsdager vil barnefaglig ansvarlig ha en samtale med dem, og i denne samtalen blir det benyttet tolk. Avhengig av barnets alder vil de ha samtalen på lekerommet slik at barnet kan leke mens de snakker sammen. I denne første kartleggingssamtalen gjennomgår de kun et utvalg av spørsmålene fra kartleggingsskjemaet i MOT. Barnefaglig ansvarlig spør om reisen deres, hvordan de har det nå, og om de er trygge på følgepersonen. Hun forklarer også sin rolle på asylmottaket. Innen to uker holdes neste kartleggingssamtale. Dette er en mer omfattende samtale hvor de går gjennom alle spørsmålene i skjemaet. De påfølgende samtalene skjer hver tredje måned. Avslutningsvis i hver kartleggingssamtale finner de et tidspunkt for neste samtale.

Videre ble det oppgitt i intervjuene at informasjonen som framkommer i kartleggingssamtalene føres inn i et skjema i MOT. I tillegg til de formelle kartleggingssamtalene har barnefaglig ansvarlig mange uformelle samtaler med barna. Disse samtalene kan for eksempel finne sted under aktiviteter eller gjennom lek. Barnefaglig ansvarlig får også informasjon om samtaler og observasjoner gjort av de øvrige ansatte. Asylmottaket har ikke praksis for å inkludere informasjon fra slike uformelle samtaler i MOT. Dette begrunnes med at UDI tidligere har gitt tilbakemelding om at de kun skal loggføre de formelle samtalene i MOT. Barnefaglig ansvarlig ga uttrykk for at hun opplever å inneha betydelig mer informasjon om barna enn hva som framkommer i kartleggingsskjemaene. Informasjonen dokumenteres heller ikke andre steder siden det ikke finnes alternative loggføringssystemer.

Helseansvarlig pekte også på overnevnte som en utfordring. Hun opplever at de jobber godt med å kartlegge barnas helsesituasjon, og at de følger opp ved å bestille timer hos lege, tannlege og spesialisthelsetjeneste. På grunn av usikkerhet rundt hva som er tillatt å registrere i henhold til regler for personvern og taushetsbelagte opplysninger, blir det imidlertid ikke registrert noe sted. Informasjonen deles derimot muntlig mellom helseansvarlig og barnefaglig ansvarlig. De to deler også relevant informasjon om barna med de øvrige ansatte i deres daglige morgenmøter.

Barnefaglig ansvarlig oppga at hun kartlegger følgepersonens egnethet. Dette gjøres gjennom daglige observasjoner og samtaler den første måneden etter ankomst. Etter en måned skriver barnefaglig ansvarlig og leder en vurdering av barnets omsorgssituasjon. Dokumentet skrives ut, signeres av begge og lagres i en safe på kontoret. Ved en eventuell bekymring vil denne samtalen med leder gjennomføres før det har gått en måned. Helseansvarlig har ved noen tilfeller deltatt i disse vurderingssamtalene.

For en av de fire EMA med følgeperson er første registrerte kartlegging gjennomført seks måneder etter ankomst. Barnefaglig ansvarlig forklarte at dette barnet ankom asylmottaket før hun startet i sin stilling. Både mottaksleder og barnefaglig ansvarlig mener imidlertid at det ble gjort kartlegging tidligere enn seks måneder etter ankomst. Under det stedlige tilsynet kontaktet de tidligere barnefaglig ansvarlig som også mener at en kartlegging ble gjennomført. Dette er imidlertid ikke registrert i MOT. Nåværende barnefaglig ansvarlig har gjennomført jevnlige kartlegginger av barnet etter at hun startet i sin rolle i november 2023.

Tiltaksplaner

Barnefaglig ansvarlig fortalte at hun tar utgangspunkt i informasjon fra kartleggingen når hun skal lage tiltaksplaner. Med tiltakene ønsker de å møte barnas behov. Hun informerer barna om at de lager tiltaksplanen for å sikre at de har det trygt og godt mens de bor på asylmottaket. De sitter sammen mens tiltakene formuleres og barna får se på pc-en hennes mens hun skriver slik at de vet hva hun loggfører.

Barnefaglig ansvarlig har ikke formelle evalueringssamtaler med barna, men hun justerer tiltaksplanene ved behov. Hun informerer leder og de øvrige ansatte om innholdet i planene, og alle ansatte blir oppfordret til å lese dem slik at de skal kjenne til barnas mål og tiltak. Det formelle ansvaret for tiltaksplanene og oppfølging av disse ligger imidlertid kun hos henne.

System for loggføring

Barnefaglig ansvarlig fortalte at hun aktivt bruker veilederen for kartlegging og tiltaksplan fra UDI. Hun etterlyser imidlertid mer omfattende og tydelige rutiner for sitt arbeid med EMA med følgeperson, og da særlig i arbeidet med kartlegging og tiltaksplan. Hun ga uttrykk for at hun synes det er uklart hva som skal og kan føres inn i kartleggingsskjemaene. Barnefaglig ansvarlig og helseansvarlig er særlig usikre på i hvilken grad de skal kartlegge helse, og hva de har lov til å loggføre av denne informasjonen av hensyn til personvernet. Videre opplever de det som en utfordring i arbeidet med tiltaksplanene at det er en begrensing i antall tegn som kan skrives inn i hver enkelt boks i MOT.

Det kom frem av intervjuene at asylmottaket tidligere har hatt en fysisk loggbok hvor de nedtegnet generelle observasjoner av barna. Dette har de gått bort ifra. De benytter imidlertid et skjema de selv har utarbeidet hvor de krysser av på at de har sett barna. Dette er knyttet til at de har et mål om å se alle barna minimum tre ganger i uka.

For å loggføre mer formelle samtaler med følgeperson, skole og barnehage skrives det referater som skrives ut og legges i en låst safe på kontoret. Dokumentene makuleres fortløpende, for eksempel ved flytting eller etter slutt i barnehagen.

Opplæring/veiledning

Barnefaglig ansvarlig har ikke fått formell opplæring i hvordan hun skal jobbe med kartlegging og tiltaksplan. Hun har deltatt på UDIs basiskurs for nyansatte i asylmottak. Utover dette viste hun til at hun har lest seg opp på tilgjengelig informasjon fra UDI. Hun har også kontakt med barnefaglig ansvarlige på andre asylmottak innen Ostra Consult for erfarings- og kompetansedeling.

Barnefaglig ansvarlig fortalte at hun har en perm som inneholder alle rutiner som omhandler oppfølgingen av barna på asylmottaket. Alle ansatte kjenner til denne samt hvor de kan finne den ved behov. Helseansvarlig bekreftet dette. Videre understreket begge at de har et tett samarbeid når det gjelder oppfølgingen av barna på asylmottaket. Informasjonsflyten dem imellom og med de øvrige ansatte ble omtalt som god.

Både barnefaglig ansvarlig og helseansvarlig fortalte at leder er tilgjengelig for dem dersom de har behov for å drøfte problemstillinger knyttet til oppfølgingen av EMA med følgeperson. De etterlyste imidlertid klarere retningslinjer for deres roller, og særlig arbeidet med kartlegging og tiltaksplan.

Samarbeid med representantene

Ved ankomst av EMA med følgeperson tar barnefaglig kontakt med barnets representant for å presentere seg selv. Barnefaglig ansvarlig har inngått en avtale med representantene om at hun kan ta kontakt med dem dersom det er noe barna eller følgepersonene lurer på. Videre får de tilbud om å være tilstede på kartleggingssamtaler og møter om tiltaksplan. Foreløpig har ingen av representantene takket ja til dette. Representantene får ikke tilsendt kartleggingene eller tiltaksplanene.

Ved flytting

Når en EMA med følgeperson flytter fra asylmottaket vil barnefaglig ansvarlig ta kontakt med barneverntjenesten og flyktningkonsulent i kommunen der barnet skal bli bosatt. De avtaler da oversendelse av relevante dokumenter via sikker sending. Barnet får også tilbud om å få med seg egne dokumenter ved flytting.

Annet

Hof asylmottak har nylig innført en arbeidstidsordning der to ansatte på hver sin dag har arbeidstid fra klokka 12:00 til 19:00. Dette gjøres for å bedre ivareta barna på asylmottaket. Det er ingen ansatte til stede i helgene, men beboerne har mulighet til å kontakte ansatte på en vakttelefon.

Samtale med mottaksleder

Mottaksleder fortalte at det er barnefaglig ansvarlig som har hovedansvaret for både EMA og alle de andre barna på asylmottaket. Hans beskrivelser av hennes ansvar og praktiske oppfølging av barna er i samsvar med hennes egne redegjørelser. Han leser imidlertid gjennom alle hennes registreringer i MOT, deltar i vurderingssamtale om følgepersons egnethet og kvalitetssikrer omsorgsplanen som hun har skrevet. Omsorgsplanen blir revidert årlig.

Han fortalte at EMA med følgeperson er et tema på nesten alle morgenmøter. Videre mener han at det er god informasjonsflyt mellom de ansatte når det kommer til oppfølgingen av EMA. Barnefaglig ansvarlig holder de andre oppdatert om viktig informasjon om barna, og de øvrige ansatte deler av sine observasjoner og samtaler med barna. Alle ansatte har fått en kort innføring i MOT slik at de kan holde seg oppdatert på barnas tiltaksplaner.

Mottaksleder mener i likhet med barnefaglig ansvarlig at MOT ikke dekker deres behov i arbeidet med EMA med følgeperson. Han opplever det som en utfordring å jobbe i kun MOT, uten sidesystemer for å loggføre observasjoner eller samtalereferater og vurderinger knyttet til barna. Når det kommer til skriftliggjøring av helseopplysninger er han av den oppfatning at de kan loggføre timeavtaler, men ingen ytterligere helseopplysninger. Han oppgir samtidig at han skal kontakte UDI for å få klarhet i hva de skal kartlegge og hvordan og hvor dette skal registreres.

4.  Vurdering av fakta opp mot aktuelt lovgrunnlag

Statsforvalteren vurderer at Hof asylmottak har utarbeidet en omsorgsplan som er i tråd med omsorgsforskriften § 2. Planen er innholdsrik og strukturert. Det er tydelig hva som skal gjøres i oppfølgingen av barna og hvem som skal gjøre det. Vi vurderer det som positivt at det lenkes til grunnlagsdokumenter. Vi anbefaler imidlertid at asylmottakets rutiner for kartlegging og tiltaksplan inkluderes i omsorgsplanen. Videre ser vi det som hensiktsmessig å inkludere tidsfrister for de ulike oppgavene.

Statsforvalteren vurderer videre at asylmottakets praksis for arbeidet med kartlegging samsvarer med deres rutiner, og er i tråd med omsorgsforskriftens § 6. For de tre barna som har ankommet asylmottaket i 2024 har det blitt gjennomført og registrert kartleggingssamtaler få dager etter ankomst. Det har også blitt gjennomført jevnlige oppfølgingssamtaler. Samtalene beskrives som grundige og systematiske, og vi vurderer det som positivt at samtalene tilpasses barnas alder ved at de yngste kan gjennomføre sine samtaler på et lekerom.

Vi har merket oss at det for ett av barna ikke foreligger registreringer av kartleggingssamtaler før seks måneder etter ankomst. Dette barnet kom til Hof asylmottak i 2023, før nåværende barnefaglig ansvarlig tiltrådte sin stilling. Vi vurderer at både ansatte og leder har redegjort for at nåværende rutiner og praksis er tilfredsstillende, samt at det har vært det over tid.

Basert på framlagte dokumenter og samtaler med barn og ansatte, vurderer Statsforvalteren at mottaket har tilfredsstillende rutiner og praksis for arbeidet med tiltaksplaner. Arbeidet er i tråd med omsorgsforskriften § 6. Alle barna har en eller flere aktive tiltaksplaner, og planene er utformet på bakgrunn av hva som er framkommet i kartleggingssamtalene. Det kommer tydelig fram hva som er tiltak, tilhørende mål, og hvor oppfølgingsansvaret er plassert. Statsforvalteren vurderer at tiltaksplanene framstår som gode verktøy i oppfølgingen av barna. Statsforvalteren vurderer det videre som positivt at barna inkluderes i arbeidet med tiltaksplanene, og at de eldste barna kjenner til sine planer. Videre merker vi oss at Hof asylmottak oppfyller lovkravet om at representantene skal få tilbud om å bli inkludert i arbeidet med tiltaksplanene.

De to ansatte redegjorde for et tett samarbeid seg imellom, god informasjonsdeling med de øvrige ansatte og en tilgjengelig leder. De etterlyste imidlertid konkrete retningslinjer for deres roller og en formell opplæring i arbeidet med kartlegging og tiltaksplan. Statsforvalteren forventer at asylmottaket, i samarbeid med UDI, tilrettelegger for hensiktsmessig opplæring. Dette er et viktig internkontrolltiltak for å sikre lik og forsvarlig praksis uavhengig av hvem som innehar ansvar for oppfølging av EMA med følgeperson.

Statsforvalterens samlede vurdering er at Hof asylmottak har et tilfredsstillende system og praksis for arbeidet med kartlegging og tiltaksplan i henhold til gjeldende lovkrav. Vi vil likevel bemerke at det gjennom tilsynet kom frem opplysninger om at verken kartlegging av barnas helse eller kartleggingen av følgepersonenes egnethet framkommer i MOT. Informasjon om barna som innhentes under aktiviteter eller lek loggføres heller ikke. Det er sårbart at potensiell viktig informasjon om barna eksisterer kun muntlig eller i en safe som ikke nødvendigvis er tilgjengelig for alle som skal følge opp barna. At ikke all informasjon er samlet på ett sted, kan også vanskeliggjøre videreformidlingen av informasjon når barnet skal flytte eller bosettes. Mottaksleder og ansatte begrunner det ovenfor nevnte med uklare retningslinjer fra UDI knyttet til kartlegging og personvernhensyn. Vi anbefaler derfor at asylmottaket tar opp disse utfordringene i dialogen med UDI. Videre at UDI vurderer tiltak og forbedringer som kan øke funksjonaliteten til MOT-systemet.

5.  Statsforvalterens konklusjon

På bakgrunn av funnene fra tilsynet, herunder intervjuer med ansatte og mottaksleder, samtaler med barna og gjennomgått dokumentasjon, konkluderer Statsforvalteren med følgende:

Hof asylmottak har et tilfredsstillende system og praksis for arbeidet med kartlegging og tiltaksplan i henhold til gjeldende lovkrav.

Det ble ikke avdekket lovbrudd. Tilsynet er derfor avsluttet.

Så langt taushetsplikten ikke er til hindre for det, ber vi om at barn på asylmottaket får tilpasset informasjon om innholdet i rapporten og tilbud om å lese den. Innen rammen av taushetsplikt ber vi også om at rapporten blir gjort tilgjengelig for ansatt og andre som ønsker å lese den.

Med hilsen

 

Mari Hagve
avdelingsdirektør
Sosial- og barnevernavdelingen

Atle Grønstøl
seksjonssjef

 

 

Dokumentet er elektronisk godkjent

 

 

Mottakerliste:

UTLENDINGSDIREKTORATET Postboks 2098 Vika 0125 OSLO
OSTRA CONSULT AS Hobølveien 100 1827 HOBØL
HOF ORDINÆRE ASYLMOTTAK Vikeveien 8 3090 HOF

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

Her omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok.

Varsel om tilsynet ble sendt 07.08.2024.

Vi gjennomførte stedlig tilsyn den 04.09.2024.

Oppsummeringsmøte med mottaksleder ble avholdt den 06.09.2024 via Microsoft teams.

Dokumenter gjennomgått i forbindelse med tilsynet:

• Avtale med UDI om drift av ordinært asylmottak
• Asylmottakets årsplan
• Asylmottakets omsorgsplan
• Beboeroversikt
• Kartlegginger for fire nåværende beboere
• Tiltaksplaner for fire nåværende beboere
• Skjema for vurdering av omsorgssituasjon for enslig mindreårig med følgeperson ved Hof ordinære mottak
• Beskrivelse av og rutiner for arbeid med EMA med følgeperson
• Rutiner ved ankomst av enslige mindreårige med følgeperson
• Rutine for kartlegging
• Rutine for tiltaksplan
• Rutine og arbeidsbeskrivelse for særkontakter
• Informasjonsskriv om enslige mindreårige med følgeperson. Datert 02.05.2023. Adressert til alle ordinære mottak, avsender UDI.

Tilsynet ble gjennomført av:

• Seniorrådgiver Sofie Øien, Statsforvalteren i Østfold, Buskerud, Oslo og Akershus
• Seniorrådgiver Kristin Børli Rustad, Statsforvalteren i Østfold, Buskerud, Oslo og Akershus
• Seniorrådgiver Ingunn Reisæter, Statsforvalteren i Østfold, Buskerud, Oslo og Akershus