Rapport fra tilsyn med medisindispenser hos hjemmeboende eldre i Oslo kommune, Bydel Grünerløkka 2024

Statsforvalteren i Østfold, Buskerud, Oslo og Akershus gjennomførte tilsyn med Oslo kommune, Bydel Grünerløkka og besøkte i den forbindelse avdeling Helse og mestring, seksjon for rehabilitering og hjemmetjenester, avdeling Sørløkka fra 23. til 25. oktober 2024. Vi undersøkte om Bydel Grünerløkka sørger for forsvarlig administrasjon av legemidler med bruk av medisindispenser slik at brukerne får trygge og gode tjenester.

Tilsynet ble gjennomført som del av et landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Statsforvalterens konklusjon

Det ble ikke avdekket lovbrudd.

Bydelen hadde ingen kommentarer/innsigelser til faktagrunnlaget i foreløpig rapport.

1.  Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

Temaet for tilsynet er om pasienter får forsvarlig administrasjon av legemidler med bruk av medisindispenser. Tilsynet er rettet mot kommunens ansvar for å legge til rette for og følge med på slik helsehjelp. Statsforvalteren har undersøkt om:  

• valg av medisindispenser skjer ut ifra egnethetsvurdering  
• pasienten får opplæring i bruk av medisindispenser  
• helsetjenesten følger med på medisindispenser som tiltak

Tilsynet omfatter hjemmeboende pasienter over 65 år. Tilsynet er avgrenset til utdeling og administrering av legemidler med bruk av medisindispenser, og er videre avgrenset mot:    

• legemiddelsamstemming, legemiddelgjennomgang, eller prosesser knyttet til rekvirering av multidose, oppbevaring, istandgjøring og tilberedning av legemidler  
• anskaffelse og innkjøp av medisindispenser  
• bruk av medisindispenser opp mot regelverket for personvern og informasjonssikkerhet.  
• forskrift om håndtering av medisinsk utstyr  

Det er kommunens/bydelens ansvar som virksomhet som har vært utgangspunkt for undersøkelsene. Undersøkelsene våre har bestått av dokumentgjennomgang og samtaler med ansatte og ledere i bydelen. Tilsynslaget innhentet aktuelle styringsdokumenter i forkant av tilsynsbesøket. Vi har brukt informasjon fra pasientjournaler for å undersøke om bydelens praksis er et resultat av systematisk styring og forbedringsarbeid.   

Pasientens meninger og erfaringer med administrasjon av legemidler med bruk av medisindispenser er viktig informasjon for å vurdere kvaliteten på tjenesten og bydelens praksis. Dette gjelder også pasientens pårørende dersom pårørende er involvert i administrering av legemidler. Vi har derfor hatt samtaler med et utvalg pasienter og pårørende i dette tilsynet. 

2.  Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunal helse- og omsorgstjeneste, etter Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven) § 12-3 og Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten mv. (helsetilsynsloven) § 4.

Krav til forsvarlighet

Bistand til å administrere legemidler til hjemmeboende pasienter er helsehjelp i hjemmet, etter helse- og omsorgstjenesteloven § 3-2 første ledd, nr. 6 bokstav a. Bruk av medisindispenser er et tiltak for å gjennomføre denne bistanden.    

Tjenesten skal være forsvarlige, jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1. Dette innebærer et ansvar for at tjenestene må holde tilfredsstillende kvalitet, ytes i tide og i tilstrekkelig omfang.  

Helsepersonell har en selvstendig plikt til å utføre sitt arbeid i samsvar med faglig forsvarlig og omsorgsfull hjelp etter Lov om helsepersonell m.v. (helsepersonelloven) § 4. Forskrift om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp (nedenfor omtalt som forskrift om legemiddelhåndtering) stiller flere krav helsepersonellet. For dette tilsynet er særlig forskriftens § 7 om krav til istandgjøring og utdeling aktuell, men avgrenset til utdeling. I bestemmelsens første ledd stilles følgende krav: «Helsepersonell skal sørge for at riktig legemiddel gis til riktig pasient, i riktig dose, til riktig tid og på riktig måte». Dette kravet til praksis vil gjelde uavhengig av om det er helsepersonell eller medisindispenser som sørger for utdeling av legemidlene.   

Plikten til å føre journal etter helsepersonelloven § 39 er en annen selvstendig plikt lagt til helsepersonellet, som kommunen skal legge til rette for. Dokumentasjonsplikten skal bidra til at pasienten får forsvarlige tjenester og gode pasientforløp. Nødvendige og relevante opplysninger må journalføres og være tilgjengelige for de som skal yte helsehjelpen og de som skal følge med på den. I tillegg skal journalen være et redskap for å etterprøve helsehjelpen gjennom kvalitetskontroller og tilsyn.   

Kommunen skal etter helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1 legge til rette slik at personellet som utfører tjenestene blir i stand til å overholde sine lovpålagte plikter. 

Krav til systematisk styring og kvalitetsforbedring

Kommunens tilretteleggingsplikt etter helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1, må ses i sammenheng med kravet til internkontroll og kravet til systematisk arbeid for kvalitetsforbedring og pasientsikkerhet etter helsetilsynsloven § 5 og helse- og omsorgstjenesteloven § 4-2.  

I Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten (nedenfor omtalt som forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring), er internkontrollen nærmere beskrevet, og omtales der som styringssystem. Styringssystemet gjelder for alle ledelsesnivåer og skal være tilpasset kommunens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold, jf. forskriftens §§ 3 og 5. Legemiddelhåndtering er et område der svikt kan resultere i alvorlige konsekvenser. Kommunen skal derfor gjennom kunnskap om egen tjeneste, oversikt over risiko og eventuelle hendelser/avvik, ha iverksatt risikoreduserende tiltak. Slike tiltak kan være innrettet både mot planlegging, gjennomføring, evaluering og korrigering av tjenestene, jf. forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring §§ 6-9. 

Forskrift om legemiddelhåndtering operasjonaliserer – og til dels skjerper – kravene til internkontroll, gitt i forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring. Virksomhetsleders aktiviteter etter forskrift om legemiddelhåndtering inngår som ledd i kommunens samlede styringssystem for helse- og omsorgstjenesten. Slik tilsynet er innrettet og avgrenset, er det styringskravene i forskriftens § 4 sjette ledd bokstavene a og c som undersøkes.

Informasjon og pasientmedvirkning

Etter Lov om pasient- og brukerrettigheter (pasient- og brukerrettighetsloven) § 3-1 har pasienten rett til å medvirke ved gjennomføring av helsehjelp, og tjenestetilbudet skal utformes i samarbeid med pasienten.  

Retten til medvirkning må ses i sammenheng med pasient- og brukerrettighetsloven § 3-2 om rett til informasjon. Dersom pasienten samtykker til det, skal også pasientens nærmeste pårørende ha informasjon om helsetilstand og den helsehjelpen som ytes, jf. pasient- og brukerrettighetsloven § 3-3. Både medvirkningens- og informasjonens form skal være tilpasset pasienten, jf. pasient- og brukerrettighetsloven §§ 3-1 første ledd og 3-5. Sistnevnte bestemmelse stiller også krav om at opplysninger om den informasjon som er gitt, skal nedtegnes i pasientens journal.

3.  Beskrivelse av faktagrunnlaget

Her gjøres det rede for hvordan virksomhetens aktuelle tjenester fungerer, inkludert virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for tjenestemottakerne blir overholdt.

Kort om Bydel Grünerløkka

Bydel Grünerløkka ligger sentralt i Oslo kommune og har ca. 65.000 innbyggere. Bydelens innbyggere er unge med en gjennomsnittlig alder på 34,56 år (bydelens nettside), og bydelen oppgir at ca. 5 % av innbyggerne er over 67 år. I Oslo kommune er ansvaret for innbyggernes helsetjenester i hjemmet lagt til bydelene, som styres selvstendig med egne folkevalgte bydelsutvalg og egne bydelsadministrasjoner. I Bydel Grünerløkka er bydelsdirektør øverste administrative leder, med fire avdelinger under seg. Avdeling Helse og mestring er en av avdelingene, og ledes av avdelingsdirektør. Avdelingen er inndelt i fire seksjoner, med Seksjon for rehabilitering og hjemmetjenester, Seksjon for miljøarbeid og bolig, Seksjon for mottak, rus og psykisk helse og seksjon for Samhandling og utvikling.

Seksjon for rehabilitering og hjemmetjenester er inndelt i ni underliggende enheter/avdelinger: Praktisk bistand, Rehabilitering, Hjemmesykepleie natt, Ø 7 (demensbolig), samt fem avdelinger/«løkker» for hjemmesykepleie: Rodeløkka Omsorg+, Vestløkka, Sørløkka, Nordløkka og Østløkka. I tillegg har Seksjon for rehabilitering og hjemmetjenester egen avdeling for Kvalitet og utvikling og avdeling Velferdsteknologi, samt stab. Hjemmesykepleiens avdelinger/»løkker» ble utvidet med en femte løkke i 2023 hvor man opprettet Sørløkka. Tilsynet ble rettet mot hjemmesykepleieavdelingen Sørløkka, som ledes av avdelingsleder Vestløkka og Sørløkka har samme avdelingsleder, tilsvarende har Nordløkka og Østløkka samme leder.

Sørløkka består av teamsykepleier, sykepleiere og helsefagarbeidere. Løkkene har videre en helsefaglig saksbehandler tilknyttet seg, som oppretter vedtak om blant annet bistand til administrering av medisiner. Saksbehandler er underlagt Seksjon for mottak, rus og psykisk helse, avdeling Mottak, og deltar i «løkkemøter» hver annen uke og ved behov. Saksbehandler får beskjed om tiltaket er avsluttet og endrer eventuelt vedtaket ved behov.

Arbeidet med velferdsteknologi, herunder digital medisineringsstøtte (DMS), er i bydelen lagt til teamet for velferdsteknologi (VTF), ledet av teamleder. Teamet er plassert i Seksjon for rehabilitering og hjemmetjenester. Teamet har et overordnet fagansvar for blant annet medisindispensere. Teamet er tilgjengelige for og jobber på tvers av hele seksjonen ved behov. De bistår med opplæring av ansatte i løkkene og har tilgang til fjernpleiesystemene.

Bydelen benytter dokumentasjonssystemet Gerica.

Helseetaten er en fagetat på helseområdet i Oslo kommune. Helseetaten har ikke direkte styringsrett overfor bydelene, men bidrar som en ressurs for bydelene, for eksempel ved utarbeidelsen av rutiner. I tillegg har Helseetaten ansvar for drift og utvikling av kommunens fagsystemer på helse- og omsorgsområdet, herunder kvalitets- og avvikssystemet EQS og det tekniske knutepunktet mellom de velferdsteknologiske løsningene og elektronisk pasientjournal.

På tidspunkt for tilsynet har bydelen 435 brukere i hjemmetjenesten (ikke medberegnet praktisk bistand), hvorav 51 brukere med DMS– alle over 65 år. Dispensere som benyttes er Karie, Pilly og Evondos. Av gjennomgåtte journaler fra Sørløkka hadde alle brukerne medisindispenseren Karie.

I årsplanleggingen for avdeling Helse og mestring 2024 framgår det at et av delmålene er at flere bor trygt i eget hjem og lever selvstendige liv, hvorav velferdsteknologiske løsninger er beskrevet som ett av tiltakene for å oppnå dette.

Bydelens styringssystem

Bydelen benytter kvalitetssystemet EQS.

Seksjon for rehabilitering og hjemmetjenester viser til ny rutine for digital medisineringsstøtte, hvor lenke til Håndbok for digital medisineringsstøtte inngår, og de presiserer at det er denne som skal følges. Håndboken er utviklet av Oslo kommune, Helseetaten i samarbeid med bydelene, som en byomfattende rutine.

Oslo kommune, helseetaten har tatt i bruk en tjeneste fra Norsk helsenett, et velferdsteknologisk knutepunkt (VKP), som håndterer informasjonsflyt mellom velferdsteknologiske løsninger og elektronisk pasientjournal (EPJ), som bidrar til automatisk journalføring av varsler, medisin utlevert fra dispenser og behandlet avvik, i Gerica.

Bydelen bruker avvikssystemet i EQS, og avvik som gjelder medisineringsstøtte behandles av leder av løkkene. Kvalitetsutvalget i avdeling Helse og Mestring gjennomgår gjentatte og alvorlige avvik og skriver en internrapport for spredning og læring.

Ledelsen har ikke praksis for å kontrollere om dokumentasjonen i Gerica er i tråd med det som er anført i håndboken.

Bydelen har lagt frem ROS-analyse av legemiddelhåndtering (sist revidert august 2023), og av velferdsteknologi, herunder digital medisineringsstøtte (datert juni 2024). De har utarbeidet handlingsplan med tiltak for sårbarheter identifisert for digital medisineringsstøtte.

3.1 Om valg av medisindispenser skjer ut fra egnethetsvurdering

Bydelens praksis for egnethetsvurderinger

Ansvaret for oppgaven med å vurdere medisindispenser som tiltak er plassert i hjemmesykepleien. Beslutning om dispenser som tiltak tas av tjenesteansvarlig sykepleier, ofte i samråd med teamsykepleier, primærkontakt eller i tverrfaglig møte. Før oppstart med medisindispenser har alle brukerne hatt besøk for kartlegging av behov. Av gjennomgåtte journaler fremgår det at for samtlige brukere er egnethet vurdert. Utfyllende kartlegginger gjenfinnes i journalene. Videre blir samtlige brukere spurt om de ønsker medisindispenser før oppstart. Ved skepsis, blir brukerne motivert til å prøve det en periode. De ansatte vi hadde samtale med var kjent med hva de skulle kartlegge og at de skulle vurdere egnethet hos brukerne i forkant av oppstart av medisindispenser. Både ansatte og ledere fremhevet at egnethet er en forutsetning for å tilby dispenser.

Saksbehandler er som utgangspunkt ikke involvert i vurderingene av egnethet hos brukerne, men vil ved mottak av nye brukere reise ut og kartlegge brukerens behov, inkludert vurderinger av egnetheten for medisindispenser. Denne vurderingen vil i praksis også vurderes av hjemmesykepleien i tillegg. De fleste brukerne som inngår i tilsynet, har vedtak om bistand til administrering av legemidler ved hjelp av medisindispenser.

Der det ble vurdert at en bruker kunne ha medisindispenser som tiltak, ble bestilling sendt til VFT-teamet, som klargjør for at hjemmesykepleien kan installere maskinen. VFT-teamet setter også opp et eget tiltak i tiltaksplanen for å følge tett med på om bruker i oppstartsperioden mestrer dispenseren. Det er hjemmetjenesten som må sette inn tidsplan for tiltaket og vurderer hvor ofte og hvor lenge bruker skal følges opp. De ansatte i hjemmetjenesten forteller at de gjør en individuell vurdering av behovet for oppfølging og at dette kan variere fra 1 gang per uke til flere ganger daglig hvis de har andre tjenester i hjemmet. Tiltaket for tettere oppfølging i oppstartsperioden var ikke godt kjent for de ansatte vi snakket med. Likevel fulgte de ansatte med på egnetheten når de var på besøk hos bruker for andre tjenester i hjemmet, herunder at de følger med på om det ligger tomme poser i leiligheten, sjekker søppelbøtter o.l. I tillegg følges varsler opp.

I gjennomgåtte journaler er det få nedtegnelser av vurderinger av brukers nytte og håndtering av dispenseren i oppstartsperioden. Tett oppfølging ved oppstart er i flere av journalene ikke å gjenfinne som eget tiltak i Gerica slik det fremkommer av håndboken, og dermed ikke kvittert ut som gjennomført.

De fleste av brukerne og pårørende vi snakket med var fornøyd med å ha medisindispenser, og opplevde den som nyttig. Brukerne syntes dispenseren hverken er sjenerende eller vanskelig å betjene. En av brukerne vi snakket med var svært misfornøyd med dispenser og den var innen tilsynsbesøket tatt tilbake etter utprøvning. En av brukerne vi snakket med opplevde det som en ekstra trygghet at det ville gå et varsel som ble fulgt opp av hjemmesykepleien, dersom hun en morgen ikke tok medisinene fra dispenseren.

Bydelens tilrettelegging for egnethetsvurderinger

Bydelen angir at den byomfattende Håndbok for digital medisineringsstøtte er førende for praksis. Den ble utarbeidet av Helseetaten og datert 3. juni 2024. Håndboken viser til at bruker skal kartlegges for egnethet og at resultatet av kartleggingen skal dokumenteres, og at det skal det opprettes tiltak i Gerica på medisindispenser. Videre angir håndboken klare inkluderings- og ekskluderingskriterier for hvem som er egnet. Rutiner i håndboka beskriver også hvordan brukerne bør følges tett opp i oppstartsperioden (ca. 14 dager). Videre beskriver den løpende oppfølging etter oppstartperioden med håndtering av varsler og alarmer.

Basert på intervjuene fikk vi informasjon om at håndboken er gjort kjent og bydelen er i en prosess med å implementere innholdet i håndboken. Bydelen har identifisert områder hvor praksis ikke samsvarer med håndboken.

Ansvaret for og oppgaven med å vurdere medisindispenser som egnet tiltak er tydelig plassert i hjemmesykepleien. Tjenesteansvarlig har et spesielt ansvar for egnethetsvurderingen, men beslutningen tas ofte i samarbeid som foregår på daglige møter / rapporter. Teamsykepleier eller tjenesteansvarlig oppdaterer endrede tiltak og dokumenterer endringer i Gerica. Også avdelingsleder blir involvert i løpende vurdering av egnethet i disse daglige møtene.

Bydelens eget VFT-team, bestående av sykepleiere, har teknisk kompetanse og kompetanse på bl.a. egnethetsvurderinger. VFT-teamet er tilgjengelig for veiledning på samme kontorsted, og er tilgjengelig for opplæring fast hver onsdag. 

Avdelingsleder tildeler opplæringspakke til den enkelte ansatte, og følger med på gjennomføring i Kompetanseportalen. Kursene som tildeles nyansatte inkluderer blant annet velferdsteknologi, legemiddelhåndtering og dokumentasjon.

Avdeling Helse og mestring har utarbeidet en opplæringsplan for 2024, hvor de presiserer at dokumentasjon i journal er mangelfull, og at de skal arbeide med å bedre kvaliteten på denne. Årshjul for kompetanse har to måneder i året med dokumentering som fokustema.

Vi har ikke fått opplyst i intervjuer om at det foretas f.eks. stikkprøver eller annen kontroll av at dokumentasjonen i Gerica er i tråd med håndboken.

Avdelingsleder for hjemmetjenesten er mottaker, og behandler av eventuelle avvik i sin løkke. Lederne vi snakket med sier at de melder for få avvik, og at det jobbes med å ufarliggjøre dette.

Bydelen har fremlagt ROS-analyse av legemiddelhåndtering, sist revidert august 2023, og av velferdsteknologi datert 21. juni 2024.

ROS-analysen av legemiddelhåndtering viser til lav risiko for feil legemiddelbehandling ved bruk av medisindispenser, vet at de ansatte som løpende tiltak får opplæring i bruken av dispenser og av håndtering av varsler. ROS-analysen av velferdsteknologi viser til uønskede hendelser med moderate konsekvenser, med behov for tiltak relatert til lukking av varsler, samt dokumentering av observasjoner av virkninger/bivirkninger av legemidlene.

3.2 Om brukerne får opplæring i bruk av medisindispenser

Bydelens praksis for opplæring av brukerne

Det framgår av intervjuene at den som installerer dispenseren gir opplæring til bruker samtidig. Noen bruker videoer i opplæringen av bruker. Ved oppstart får brukerne beskjed om at bydelen får varsel ved feil på dispenseren, og at bydelen følger opp dette.

I en periode etter oppstart, følger de ansatte i hjemmesykepleien med på at brukeren håndterer dispenseren, blant annet ved at de ser etter om medisinene er tatt ved hjemmebesøk og ved oppfølging av varsler, og de veileder ved behov.

Håndteringen beskrives av både ansatte og brukerne som enkel.

Bydelens tilrettelegging for opplæring av brukerne

Ansvaret for å gi opplæring og veiledning er kjent, og plassert hos den som installerer dispenseren.

Det er kun ansatte med nødvendig kunnskap som installerer dispenserne.

Lederne følger med på at opplæring av ansatte blir gjennomført. Ledelsen har organisert opplæringen av ansatte

Bydelen har et eget VFT-team som bistår løkkene ved behov, og som gjennomfører praktisk opplæring av de ansatte i hjemmesykepleien.

Håndbok for digital medisineringsstøtte har en rutine for opplæring av brukere. Det foreligger utfyllende e-læringkurs/brukerveiledning fra leverandørene, som er gjort tilgjengelig med lenker i håndboken. Videre er det en QR-kode på dispenseren (Karie) for opplæring.

3.3 Om bydelen følger med på om brukere med tiltaket medisindispenser blir fulgt opp

Bydelens praksis for oppfølging av brukere med tiltaket medisindispenser

Journalgjennomgangen viste at det opprettes tiltak for medisindispenser i tiltaksplan i Gerica for alle brukerne. I noen av journalene var det lagt inn tilleggstiltak for å påse at bruker tar medisiner.

Det framgår av intervjuene at oppfølgingen av brukerne etter tildeling av dispenser foregår fortløpende i forbindelse med hjemmebesøk i forbindelse med annen bistand, ved håndtering av varsler, eller som et minimum ved multidoserullmating annenhver torsdag. De ansatte som vi hadde samtaler med hadde kunnskap om hva de løpende skulle observere og vurdere.

Nødvendige observasjoner av for eksempel endringer i brukers tilstand ble kommunisert og vurdert ved daglige møtepunkter.

Journalgjennomgangen viser imidlertid få nedtegnelser i journal av observasjoner i forbindelse med hjemmebesøk, eller fra vurderinger etter muntlige drøftinger. I intervjuene har vi fått opplyst at det er praksis for å kun kvittere ut tiltak uten nærmere beskrivelse.

Håndboken for elektronisk medisineringsstøtte punkt 1.5.1 Følge opp tjenestemottaker, sier følgende: «Ved endringer i situasjon og behov, sørg for å videreformidle dette til andre som bør informeres, og dokumenter i Gerica».

Dokumentasjon i noen journaler viser at endret medisindispenser er foreslått vurdert.

I tråd med håndbok er det lagt til tiltak i Gerica for evaluering etter 3/6 måneder for brukerne med medisindispenser. I de gjennomgåtte journalene er det sparsomt med dokumentasjon av tiltaket evaluering, men vi ser noen revurderinger etter noen måneders bruk av dispenser.

Flere ansatte sa at dokumentasjon av evaluering var et forbedringspunkt i avdelingen(/løkka).

Spesielt om oppfølging av varsler

Fortløpende oppfølging foregår ved å følge opp varsler fra medisindispenserne. Dispenserne varsler ved medisin ikke tatt ut av dispenseren, strømbrudd og andre feil på dispenseren for eksempel at multidoserullen setter seg fast. Varsler går til døgnbemannet ansvarstelefon, og følges raskt opp. Det er ansvarssykepleier som besvarer ansvarstelefonen, og følger opp henvendelsen selv eller ved delegering av oppgave til annen ansatt.

Det fremgikk av intervjuene at de ansatte ikke var ikke kjent med kravene til responstid beskrevet i håndboken, men forteller at de prioriterer å følge opp varsler så snart det lar seg gjøre, og at dette blir prioritert.

Gjentatte varsler følges opp med vurdering av egnethet på midtrapport eller i det tverrfaglige teamet ved behov.

Tekniske utfordringer forsøkes løst med interne ressurser (VFT-team), eller ved kontakt med leverandørens telefonsupport.

I praksis journalføres alle varsler i Gerica automatisk. Oslo kommune har tatt i bruk det velferdsteknologiske knutepunkt hvor varsler fra dispenserne overføres til Gerica automatisk og gjelder også journalføring når medisin er tatt ut av dispenseren.

Bydelens tilrettelegging for oppfølging av tiltaket

Bydelen har ved håndboka rutiner for hvordan medisindispensertiltaket skal følges opp. Håndboka angir at det skal dokumenteres hvordan bruker har nytte av og håndterer medisindispenseren.

Ansvaret for oppfølging er kjent og plassert hos hjemmesykepleien.

Opplæring av ansatte er systematisert og blir fulgt med på av leder av avdelingen for hjemmesykepleie. Bydelens VFT-team har oversikt over hjemmetjenestens medisindispensere i bruk. VFT-teamet består av tilgjengelige ressurspersoner med sykepleierbakgrunn, som er tilgjengelige for hjemmesykepleien og som bidrar med praktisk opplæring. De ansatte får opplæring i og vet hva de skal følge med på, og observere.

Bydelen har rutiner for hvordan medisindispenseren skal følges opp med mottak av varsler. Varslene går til ansvarstelefonen. Varslene blir automatisk dokumentert i Gerica. VFT-teamet gjennomgår varsler som ikke er lukket, hver tirsdag, blant annet for å avdekke og følge opp om ansatte trenger mer opplæring.

I praksis journalføres alle varsler i Gerica automatisk. Oslo kommune har tatt i bruk et velferdsteknologisk knutepunkt som har gjort det mulig å overføre varsler fra Dignio til Gerica automatisk. Denne funksjonen gjelder også journalføring av medisin tatt ut av dispenseren.

Håndboka angir at evaluering skal skje etter 6 måned eller ved behov, og at brukerne skal få et evalueringstiltak inn i tiltaksplanen. Ved journalgjennomgang fant vi evalueringstiltak etter 26 uker for de fleste av brukerne.

Bydelen har planlagt for situasjoner hvor medisindispenseren ikke virker. Selve dispenseren har 24- timers batterikapasitet. Brudd i strøm og nettkobling varsles i leverandørens fjernpleiesystem til telefon som betjenes av definerte ansatte. Kopi av brukernes ordinasjonslister finnes under medisindispenseren hjemme hos bruker og som sikkerhetskopi i perm på kontoret. Kopi av brukerkort, tiltaksplan, nøkkeloversikt og besøkslister skrives ut ukentlig som backup. Bydelens beredskapsplaner har vært utprøvd når Gerica har vært ute av drift.

Bydelen har lagt til rette for informasjonsutveksling med aktuelle samarbeidende enheter gjennom e-link. Hver løkke / avdeling for hjemmesykepleie er tilknyttet én fast saksbehandler underlagt Seksjon mottak, rus og psykisk helse og kommunikasjonen foregår via 135-journal og faste møter hver annen uke. Bydelen har kontakt med fastlege hovedsakelig via PLO-meldinger ved oppstart med multidose.

Under intervjuene framgikk det at de ansatte var kjent med avvikssystemet i EQS, men det var usikkerhet om hva som skulle avviksmeldes relatert til temaet. Flere hadde erfaring med å melde avvik. Avvik som gjelder medisineringsstøtte behandles av leder av løkkene og Kvalitetsutvalget i avdeling Helse og Mestring gjennomgår gjentatte og alvorlige avvik og skriver en internrapport for spredning og læring. Lederne vi snakket med sier at de melder for få avvik, og at de jobber med å ufarliggjøre dette. Av gjennomgåtte avvik ser vi eksempler på alvorlig svikt, for eksempel manglende medisinering over noen dager. Avvikene viser ikke hvordan dette er vurdert eller håndtert, for eksempel om fastlege er kontaktet eller om det er vurdert behov for å kontakte lege.

4.  Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

Helse- og omsorgstjenesteloven og forskrifter stiller krav til ledelse, kvalitetsforbedring og systematisk styring. I tillegg må virksomheten følge med på om tjenestene er forsvarlige og i tråd med gjeldende lovverk og faglige retningslinjer/anbefalinger. Når velferdsteknologi implementeres, må kommunens ledelse sikre seg oversikt over risiko, samt uønskede hendelser og avvik, og følge med på tjenester som gis ved hjelp av velferdsteknologi på lik linje som andre helsetjenester.

4.1 Tildeling av medisindispenser skjer ut fra egnethetsvurdering

Våre funn viser at bydelen har lagt til rette for at tildeling av medisindispenser blir gjort etter en egnethetsvurdering, med individuell oppfølging av brukerne etter oppstart. Undersøkelsene viser at tjenestens praksis for vurdering av egnethet stort sett er i tråd med rutinene i Håndbok for digital medisineringsstøtte. Bydelen opplyser at håndboken er gjeldende og kjent for de ansatte.

Praksis for dokumentasjon av resultat etter kartlegging, og vurdering i Gerica, er imidlertid sparsom og avviker noe fra føringene i håndboken. Våre undersøkelser bekrefter imidlertid at egnethetsvurdering blir utført systematisk før brukere blir tildelt medisindispenser, og at brukermedvirkning er ivaretatt.

Vi vurderer at bydelen har en forsvarlig praksis i sin egnethetsvurdering, og at bydelen gjennom sin styring og kontroll sikrer at valg av medisindispenser skjer ut ifra egnethetsvurdering.

4.2 Brukerne får nødvendig opplæring i bruk av medisindispenser

Funn ved journalgjennomgang viser at opplæring til bruker i de fleste tilfeller ikke er dokumentert,

men funn ved samtaler med brukere og ansatte bekrefter at opplæring blir gitt i tråd med retningslinjene, og at dispenserne er enkle å betjene og således ikke krever omstendelig opplæring. De ansatte er kjent med sitt ansvar for opplæring av brukerne.

Rutiner for opplæring av brukerne er angitt i Håndbok for digital medisineringsstøtte, med lenker til opplæringsprogram fra leverandørene rettet mot både brukere og ansatte. Bydelen har videre et velferdsteknologisk team som bistår med opplæring av ansatte i hjemmesykepleien, og bistår løkkene ved behov. Ledelsen følger med på at opplæring blir gitt.

Vå vurdering er at bydelen sikrer at brukerne skal få tilstrekkelig opplæring i bruk av dispenseren ved at ansvar og oppgaver er klart plassert og kjent.

4.3 Bydelen følger med på om brukerne med tiltaket medisindispenser blir fulgt opp

Samtaler med ansatte viser at de løpende følger med på brukernes egnethet, at endringer blir fanget opp og diskutert på daglige rapporter og ved gjentatte varsler diskutert i kvalitetsmøtet.

Bydelens oppfølging etter oppstart med dispenser er sikret ved håndtering av varsler fra dispenserne, og individuelt planlagte besøk i forbindelse med annen helsehjelp.

Rutinene for oppfølging av varsler er godt kjent av ansatte. Varslene fra dispenserne og bydelens håndtering av varslene bidrar til løpende oppfølging av egnethet.

Gjennomgått dokumentasjon viser at varsler blir fulgt opp og journalført. Oslo kommune har tatt i bruk det velferdsteknologiske knutepunktet med kommunikasjon mellom fjernpleiesystemet og elektronisk pasientjournal, som innebærer automatisk dokumentasjon av alle varsler i Gerica. Dette sikrer dokumentasjon av varslene, at de blir fulgt opp, og at medisindosen er tatt ut av dispenseren.

Vår vurdering er at bydelen følger med på at medisindispenser gir en forsvarlig administrering av legemidler, og at bydelen har en forsvarlig praksis med oppfølging av tiltaket medisindispenser.

5.  Statsforvalterens konklusjon

Her presenterer vi konklusjonen av vår undersøkelse, basert på vurderingene i kapittel 4.

Det ble ikke avdekket lovbrudd.

Endelig rapport oversendes Statens helsetilsyn for publisering på www.helsetilsynet.no.

Med hilsen

Hanne Fisknes
fung. fylkeslege
Helseavdelingen

Heidi Fugli
revisjonsleder

Dokumentet er elektronisk godkjent

 

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok.

Varsel om tilsynet ble sendt 25. august 2024.

Telefonsamtale med kontaktperson for tilsynet ble gjennomført 27. august 2024.

Det ble gjennomført telefonintervju med fire brukere og pårørende til tre brukere.

Tilsynsbesøket ble gjennomført ved Bydel Grünerløkka, spisset mot hjemmetjenesten Sørløkka, og innledet med et kort informasjonsmøte 23. oktober 2024.

Intervjuer av ledere og ansatte ble gjennomført 23. og 24. oktober 2024.

Oppsummerende møte med gjennomgang av funn ble avholdt 25. oktober 2024 på Teams.

En del dokumenter var tilsendt og gjennomgått på forhånd, mens andre dokumenter ble mottatt og gjennomgått i løpet av tilsynsbesøket. Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

• Beskrivelse av virksomheten
• Organisasjonskart Bydel Grünerløkka
• Organisasjonskart Seksjon for rehabilitering og hjemmetjenester
• Oversikt over antall dispensere fordelt på avdelingene/løkker
• Oversikt over tjenestereise ved digital medisineringsstøtte
• Oversikt over oppfølging av varsler i bydelen
• Arkitektskisse over digital medisineringsstøtte
• Kartleggingsskjema
• Mal for avtale om legemiddelhåndtering
• Rutine for håndtering av varsler fra dispenserne Pilly og Karie
• Byomfattende håndbok for digital medisineringsstøtte
• Oversikt over hjemmetjenestens 10 siste avvik relatert til medisindispenser
• Fullstendig avvik og avvikshåndtering av 4 siste avvik relatert til medisindispenser
• Avdeling Helse og mestrings årsplanlegging 2024
• Årshjul for kompetanse for Seksjon for rehabilitering og hjemmetjenester
• Avdeling Helse og mestrings opplæringsplan 2024
• ROS-analyse av velferdsteknologi, Seksjon for rehabilitering og hjemmesykepleie
• ROS-analyse av legemiddelhåndtering, avdeling Helse og mestring
• Rutine for risikovurdering og styring i avdeling Helse og mestring
• Lederrapport ROS av velferdsteknologi fra seksjon Rehabilitering og hjemmetjeneste
• Stillingsbeskrivelse for avdelingsledere i Seksjon mottak, rehabilitering og hjemmetjenesten
• Stillingsbeskrivelse for teamsykepleier
• Prosedyre for ansvarsvakt, Seksjon for mottak, rehabilitering og hjemmesykepleie

Det ble valgt 10 journaler etter følgende kriterier:

• pasienter/brukere over 65 år med vedtak om bistand til administrering av legemidler, som var tildelt medisindispenser inneværende år.

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.

Ikke publisert her.

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten:

• seniorrådgiver/sykepleier, Heidi Fugli, Statsforvalteren i Østfold, Buskerud, Oslo og Akershus, revisjonsleder
• seniorrådgiver/jurist, Rannveig Kløw, Statsforvalteren i Østfold, Buskerud, Oslo og Akershus, revisor
• seniorrådgiver/sosiolog Sverre Christensen Lerum, Statens helsetilsyn, observatør

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattende tilsynet

2024 Medisindispenser hos hjemmeboende eldre

Søk etter tilsynsrapporter

Søk