Rapport fra tilsyn med medisindispenser hos hjemmeboende eldre i Oslo kommune, Bydel Vestre Aker 2024

Statsforvalteren i Østfold, Buskerud, Oslo og Akershus gjennomførte tilsyn med Oslo kommune, Bydel Vestre Aker og besøkte i den forbindelse enhet Helse, mestring og rehabilitering, hjemmesykepleie avdeling Holmenkollen fra 28. til 30. august 2024. Vi undersøkte om Bydel Vestre Aker sørger for forsvarlig administrasjon av legemidler med bruk av medisindispenser slik at brukerne får trygge og gode tjenester.

Tilsynet ble gjennomført som del av et landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Statsforvalterens konklusjon.

Det ble ikke avdekket lovbrudd.

Bydelen hadde ingen kommentarer/innsigelser til faktagrunnlaget i foreløpig rapport.

1.  Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

Temaet for tilsynet er om pasienter får forsvarlig administrasjon av legemidler med bruk av medisindispenser. Tilsynet er rettet mot kommunens ansvar for å legge til rette for og følge med på slik helsehjelp. Statsforvalteren har undersøkt om:  

• valg av medisindispenser skjer ut ifra egnethetsvurdering  
• pasienten får opplæring i bruk av medisindispenser  
• helsetjenesten følger med på medisindispenser som tiltak

Tilsynet omfatter hjemmeboende pasienter over 65 år. Tilsynet er avgrenset til utdeling og administrering av legemidler med bruk av medisindispenser, og er videre avgrenset mot:   

• legemiddelsamstemming, legemiddelgjennomgang, eller prosesser knyttet til rekvirering av multidose, oppbevaring, istandgjøring og tilberedning av legemidler  
• anskaffelse og innkjøp av medisindispenser  
• bruk av medisindispenser opp mot regelverket for personvern og informasjonssikkerhet.  
• forskrift om håndtering av medisinsk utstyr  

Det er kommunens/bydelens ansvar som virksomhet som har vært utgangspunkt for undersøkelsene. Undersøkelsene våre har bestått av dokumentgjennomgang og samtaler med ansatte og ledere i bydelen. Tilsynslaget innhentet aktuelle styringsdokumenter i forkant av tilsynsbesøket. Vi har brukt informasjon fra pasientjournaler for å undersøke om kommunens/bydelens praksis er et resultat av systematisk styring og forbedringsarbeid.   

Pasientens meninger og erfaringer med administrasjon av legemidler med bruk av medisindispenser er viktig informasjon for å vurdere kvaliteten på tjenesten og kommunens/bydelens praksis. Dette gjelder også pasientens pårørende dersom pårørende er involvert i administrering av legemidler. Vi har derfor hatt samtaler med et utvalg pasienter og pårørende i dette tilsynet

2.  Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunal helse- og omsorgstjeneste, etter helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3 og helsetilsynsloven § 4.

Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Vi gir derfor her en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

Krav til forsvarlighet

Bistand til å administrere legemidler til hjemmeboende pasienter er helsehjelp i hjemmet, etter helse- og omsorgstjenesteloven § 3-2 første ledd, nr. 6 bokstav a. Bruk av medisindispenser er et tiltak for å gjennomføre denne bistanden.  

Tjenesten skal være forsvarlige, jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1. Dette innebærer et ansvar for at tjenestene må holde tilfredsstillende kvalitet, ytes i tide og i tilstrekkelig omfang.

Helsepersonell har en selvstendig plikt til å utføre sitt arbeid i samsvar med faglig forsvarlig og omsorgsfull hjelp etter Lov om helsepersonell m.v. (helsepersonelloven) § 4. Forskrift om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp (nedenfor omtalt som forskrift om legemiddelhåndtering) stiller flere krav helsepersonellet. For dette tilsynet er særlig forskriftens § 7 om krav til istandgjøring og utdeling aktuell, men avgrenset til utdeling. I bestemmelsens første ledd stilles følgende krav: «Helsepersonell skal sørge for at riktig legemiddel gis til riktig pasient, i riktig dose, til riktig tid og på riktig måte». Dette kravet til praksis vil gjelde uavhengig av om det er helsepersonell eller medisindispenser som sørger for utdeling av legemidlene.   

Plikten til å føre journal etter helsepersonelloven § 39 er en annen selvstendig plikt lagt til helsepersonellet, som kommunen skal legge til rette for. Dokumentasjonsplikten skal bidra til at pasienten får forsvarlige tjenester og gode pasientforløp. Nødvendige og relevante opplysninger må journalføres og være tilgjengelige for de som skal yte helsehjelpen og de som skal følge med på den.

I tillegg skal journalen være et redskap for å etterprøve helsehjelpen gjennom kvalitetskontroller og tilsyn.   

Kommunen skal etter helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1 legge til rette slik at personellet som utfører tjenestene blir i stand til å overholde sine lovpålagte plikter.

Krav til systematisk styring og kvalitetsforbedring

Kommunens tilretteleggingsplikt etter helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1, må ses i sammenheng med kravet til internkontroll og kravet til systematisk arbeid for kvalitetsforbedring og pasientsikkerhet etter helsetilsynsloven § 5 og helse- og omsorgstjenesteloven § 4-2. 

I Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten (nedenfor omtalt som forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring), er internkontrollen nærmere beskrevet, og omtales der som styringssystem. Styringssystemet gjelder for alle ledelsesnivåer og skal være tilpasset kommunens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold, jf. forskriftens §§ 3 og 5. Legemiddelhåndtering er et område der svikt kan resultere i alvorlige konsekvenser. Kommunen skal derfor gjennom kunnskap om egen tjeneste, oversikt over risiko og eventuelle hendelser/avvik, ha iverksatt risikoreduserende tiltak. Slike tiltak kan være innrettet både mot planlegging, gjennomføring, evaluering og korrigering av tjenestene, jf. forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring §§ 6-9.

Forskrift om legemiddelhåndtering operasjonaliserer –og til dels skjerper – kravene til internkontroll, gitt i forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring. Virksomhetsleders aktiviteter etter forskrift om legemiddelhåndtering inngår som ledd i kommunens samlede styringssystem for helse- og omsorgstjenesten. Slik tilsynet er innrettet og avgrenset, er det styringskravene i forskriftens § 4 sjette ledd bokstavene a og c som undersøkes.

Informasjon og pasientmedvirkning

Etter Lov om pasient- og brukerrettigheter (pasient- og brukerrettighetsloven) § 3-1 har pasienten rett til å medvirke ved gjennomføring av helsehjelp, og tjenestetilbudet skal utformes i samarbeid med pasienten.  

Retten til medvirkning må ses i sammenheng med pasient- og brukerrettighetsloven § 3-2 om rett til informasjon. Dersom pasienten samtykker til det, skal også pasientens nærmeste pårørende ha informasjon om helsetilstand og den helsehjelpen som ytes, jf. pasient- og brukerrettighetsloven § 3- 3. Både medvirkningens og informasjonens form skal være tilpasset pasienten, jf. pasient- og brukerrettighetsloven §§ 3-1 første ledd og 3-5. Sistnevnte bestemmelse stiller også krav om at opplysninger om den informasjon som er gitt, skal nedtegnes i pasientens journal.  

3.  Beskrivelse av faktagrunnlaget

Her gjøres det rede for hvordan virksomhetens aktuelle tjenester fungerer, inkludert virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for tjenestemottakerne blir overholdt.

3.1 Om Bydel Vestre Aker

Bydel Vestre Aker ligger vest i Oslo kommune og har 52 590 innbyggere (SSB 2024). I Oslo kommune er ansvaret for innbyggernes helsetjenester i hjemmet lagt til bydelene, som styres selvstendig med egne folkevalgte bydelsutvalg og egne bydelsadministrasjoner. Bydelsdirektør er øverste administrative leder med syv enheter under seg. Helse, mestring og rehabilitering er en av enhetene og ledes av enhetsleder. Enheten er videre delt inn i syv ulike tjenestesteder, hvor fire er tjenestesteder/avdelinger for hjemmesykepleie (Røa, Hovseter, Holmenkollen og Vinderen).

Tilsynet ble avgrenset til hjemmesykepleie Holmenkollen, som ledes av tjenesteleder.

Helseetaten er en fagetat på helseområdet i Oslo kommune. Helseetaten har ikke direkte styringsrett overfor bydelene, men bidrar som en ressurs for bydelene, for eksempel ved utarbeidelsen av rutiner. I tillegg har Helseetaten ansvar for drift og utvikling av kommunens fagsystemer på helse- og omsorgsområdet, herunder avvikssystemet EQS og det tekniske knutepunktet mellom de velferdsteknologiske løsningene og elektronisk pasientjournal.

Bydelen benytter dokumentasjonssystemet Gerica.

Bydelen har velferdsteknologikoordinator som er organisert i en fagenhet direkte underlagt enhetsleder Helse, mestring og rehabilitering. Velferdsteknologikoordinator har overordnet ansvar for velferdsteknologi i bruk i bydelen, og bistår tjenestestedene med opplæring av ansatte, og oppfølging av varsler knyttet til medisindispensere.

Hvert tjenestested har i tillegg en teknisk ressursperson med ansvar for brukerstøtte ved tekniske problemer, og opplæring til ansatte og brukere om blant annet Digital medisineringsstøtte (DMS).

Forvaltningskontoret oppretter vedtak om blant annet bistand til administrering av medisiner, men er ikke involvert i vurderingen av om brukerne skal ha medisindispenser.

Bydelen har som mål at medisindispenser skal være førstevalget for pasienter/brukere (heretter omtalt som brukere, slik bydelen selv omtaler innbyggerne med helsetjenester i eget hjem) med multidose og behov for bistand til administrering av sine legemidler. På tidspunkt for tilsynet har bydelen omtrent 600 brukere i hjemmesykepleien, hvorav 91 brukere med DMS, fordelt på modellene Karie med 58 og Evondos med 33 brukere.

Bydelens styringssystem

Bydelen benytter kvalitetssystemet EQS.

Enhet Helse, mestring og rehabilitering viser til Håndbok for digital medisineringsstøtte som gjeldende prosedyre for deres utøvelse av praksis ved bruk av medisindispenser. Håndboken er utviklet av Oslo kommune, Helseetaten som en byomfattende rutine og er datert 3. juni 2024.

Enheten har i tillegg lokale prosedyrer, med blant annet sjekkliste for oppstart og avslutning av elektronisk medisindispenser.

Avvikssystemet i EQS er kjent blant de ansatte, og alle som ble intervjuet hadde erfaring med å melde avvik. Avvik som gjelder medisineringsstøtte behandles av tjenestelederne. Avvik fra velferdsteknologikoordinator behandles av enhetsleder.

Ledelsen har ikke praksis for å kontrollere om dokumentasjonen i Gerica er i tråd med det som er anført i håndboken.

Bydelen gjennomførte en ROS-analyse i forbindelse med utrulling av medisindispenser, denne er udatert. Det ble opplyst i intervjuene at det pågår en ny risikoanalyse knyttet til medisindispensere som skal tas i bruk.

Velferdsteknologikoordinator deltar også i nettverksmøter på tvers av bydeler, og med Helseetaten i Oslo kommune.

3.2 Om valg av medisindispenser skjer ut fra egnethetsvurdering

Bydelens praksis for egnethetsvurdering

Ansvaret for oppgaven med å vurdere medisindispenser som tiltak er plassert i hjemmetjenesten.

Forvaltningskontoret er ikke involvert i egnethetsvurderingene. Forvaltningskontoret fatter vedtak om bistand til administrering av legemidler.

Bydelen har som utgangspunkt at medisindispenser alltid er førstevalg når bruker har behov for medisineringsstøtte. Av intervjuer med ansatte framgikk det at noen brukere måtte motiveres ved å overtales til utprøvning av medisindispenser, og at dette i de fleste tilfeller resulterte i at brukeren var fornøyd med dispenser og ønsket dette videre. Vi fikk også informasjon om at noen pasienter etter utprøvingsperioden ikke ønsket dispenser, og at dette da ble etterkommet.

Flere av brukerne i hjemmesykepleien mottar først tjenester fra avdeling Avklaring og rehabilitering (AR), og blir funksjonskartlagt der ved innkomst. Vurdering av egnethet for medisindispenser blir gjort en tid etter at bruker er overført til hjemmesykepleien.

Ansatte beskrev at det går litt tid, og ofte 14 dager etter innkomst, hvor bruker får administrert sine legemidler ved hjelp av multidose, før de setter inn tiltaket medisindispenser. I denne perioden vurderer de bruker fortløpende for om de er egnet.

Bydelen har praksis for at brukerne skal følges opp daglig de to første ukene etter oppstart.

Oppdraget kommer på ansattes arbeidsliste, da det er opprettet tiltak i Gerica. Vi fikk opplysninger om at den tette oppfølgingen kan bli avsluttet etter kortere tid / en uke dersom egnethetsvurderingen er avklart.

De ansatte beskrev at brukerne som får medisindispenser skal forstå bruken, være istand til å innta sine legemidler, og kunne varsle om feil. Og at det inngår i deres vurdering om brukerens kognitive og motoriske funksjon tilsier at han/hun kan bruke medisindispenser på en forsvarlig måte.

Journalgjennomgangen viste dokumentasjon som bekrefter kartlegging i de fleste journalene.

Kartleggingsskjema beskrevet i Håndbok for digital medisineringsstøtte, ble ikke funnet i noen journaler. Under tilsynet fikk vi framlagt ulike skjemaer for kartlegging, og vi fikk informasjon om at det var ulik praksis med å bruke de.

Brukerne fortalte at de opplever dispenseren som noe positivt, og som en ekstra trygghet, og at hjemmesykepleien ringer eller kommer veldig raskt ved varsler. Pårørende beskrev at de opplever redusert belastning.

Bydelens tilrettelegging for egnethetsvurderinger

Bydelen viser til byomfattende rutine i Håndbok for digital medisineringsstøtte, utarbeidet av Helseetaten i Oslo kommune, som gjeldende prosedyre for bydelens praksis ved tildeling og oppfølging av medisindispenser til brukere i hjemmesykepleien. Håndboken gir føringer for at digital medisineringsstøtte alltid skal vurderes som førstevalg ved behov for medisineringsstøtte.

Bydelen har i tillegg utarbeidet lokale rutiner.

Håndboken viser til at resultatet av kartleggingen skal dokumenteres, og at det skal det opprettes tiltak i Gerica på medisindispenser.

Rutiner i håndboken beskriver også opplæring og oppstart, med anbefalinger for tett oppfølging av bruker i en oppstartsperiode på ca. 14 dager, evaluering og dokumentasjon av hvordan bruker har nytte av og håndterer medisindispenseren. Videre beskriver den løpende oppfølging etter oppstartperioden med håndtering av varsler og alarmer.

Sykepleierne og helsefagarbeiderne vi snakket med var kjent med sine oppgaver med å vurdere egnethet i oppstart og i løpende evaluering.

Intervjuene bekreftet at alle som gjør egnethetsvurderinger i Bydel Vestre Aker, får opplæring av velferdsteknologikoordinator ved fagenheten underlagt enheten Helse, mestring og rehabilitering.

Opplæringen omfattet funksjonalitet og bruksområde for ulike medisindispensere, i tillegg til hva som inngår i egnethetsvurderingen.

Avdelingsleder i hjemmesykepleien har daglige møter med sykepleiergruppen hvor vurderinger angående medisindispensere er tema.

Lederne følger med på praksis gjennom avviksmeldinger og gjennom rapporteringspunkter i ukentlige ledermøter. Avdelingsleder behandler og avslutter det fleste avvik som gjelder medisindispenser.

Bydelsledelsen opplyser at de er spesielt opptatt av bruk av velferdsteknologi, inkludert bruk av medisindispensere. De har opprettet ekstra ledermøter hver måned hvor velferdsteknologi-koordinator deltar, og ifølge stillingsbeskrivelsen rapporterer velferdsteknologikoordinator på måltall, gevinster og fremdrift for ledergruppen.

3.3 Brukerne får opplæring i bruk av medisindispenser

Bydelens praksis for opplæring av brukerne

Ved utplassering av medisindispenseren, reiser ansatte hjem til bruker og viser dispenserens funksjoner, tilpasser og plasserer dispenseren etter brukerens ønsker. I tillegg gir de informasjon om varslinger og hva brukeren eventuelt selv må gjøre ved teknisk svikt.

Brukerne og pårørende viste til at telefonnummeret til vakttelefonen står på dispenseren.

Hovedansvaret for utplassering og opplæring av brukerne er tillagt velferdsteknologikoordinator (VTkoordinator) i samarbeid med tjenesteansvarlige sykepleiere. Koordinator viser til at han ofte reiser ut selv, alternativt annen ansatt som har fått direkte opplæring av velferdskoordinator. Opplæring til bruker gis samtidig med innstallering. De blir vist lyd og funksjon, får en brosjyre, og dispenseren blir tilpasset og plassert etter brukeres ønsker.

I opplæringen bruker ansatte tilgjengelig informasjons- og opplæringsmateriell fra produktleverandørene rettet mot brukere og ansatte.

Bydelens tilrettelegging for opplæring av brukerne

Ansvaret for og oppgaven med å gi opplæring og veiledning til brukerne ved oppstart med medisindispenser, er tydelige plassert i bydelen. Ansvaret ligger hos velferdsteknologikoordinator og andre i hjemmetjenesten som har fått opplæring, og ansvaret er godt kjent.

Avdelingen har i tillegg egne ressurspersoner for velferdsteknologi som bistår ved oppstart av medisindispenser med opplæring av brukere.

Håndbok for digital medisineringsstøtte, har en rutine for opplæring av brukere. Leverandørene av de ulike dispenserne har også utviklet brosjyrer, og undervisningsmateriell.

Bydelen har tilrettelagt ved å ha plassert ansvaret for opplæring, organisert opplæring av ansatte og ansatt en egen velferdsteknologikoordinator med overordnet ansvar.

Ledelsen i bydelen følger med på om opplæring blir gitt, ved hyppige møter med velferdsteknologikoordinator.

3.4 Om bydelen følger med på om brukerne med tiltaket medisindispenser blir fulgt opp

Bydelens praksis for oppfølging av brukere med tiltaket medisindispenser

Journalgjennomgangen viste at det opprettes tiltak for medisindispenser i tiltaksplan i Gerica, i de fleste journalene. Eventuelle oppgaver som de ansatte skal følge med på hos brukerne fremkommer i deres arbeidsliste.

Gjennom intervjuer fremgikk det at de ansatte i hjemmesykepleien hadde kunnskap om hva de løpende skulle observere, vurdere og dokumentere. Nødvendige observasjoner av for eksempel endringer i brukers tilstand ble kommunisert og vurdert ved daglige muntlige midtrapporter og morgensamlinger

Den videre løpende oppfølgingen etter de to første ukene, foregår ved fastsatte besøk hos brukerne ut ifra bistands behov, og kan variere fra et minimum ved multidoserullmating - «multidosetorsdag» annenhver torsdag, til hyppigere tilsyn der det var avdekket behov.

Journalgjennomgangen viste sparsom dokumentasjon av hva som er observert og vurdert ved oppfølging, men vi fant spor av vurdering av egnethet i seks av ti journaler.

Det er ikke praksis ved avdelingen å fastsette evalueringsfrister. Flere ansatte var ikke kjent med kravet til evaluering av tiltaket etter 6 måneder, slik det fremkommer av håndboken.

Oppfølging av varsler

Fortløpende oppfølging foregår ved å følge opp varsler fra medisindispenserne. Dispenserne varsler ved medisin ikke tatt ut av dispenseren, strømbrudd og andre feil på dispenseren for eksempel at multidoserullen setter seg fast. Varsel går til vakttelefon, til koordinerende sykepleier i hjemmesykepleien på dagtid, og til ansvarsvakt på kveld og helg, oppgaven fordeles til ansatte med rett kompetanse, som kontakter bruker per telefon eller reiser ut til bruker.

Velferdsteknologikoordinator får kopi av varslene, følger med, bistår og melder avvik ved sviktende oppfølging.

Bydelen har satt en egen responsfrist for varslene med 3 timer, men både brukere og ansatte forteller at varslene blir fulgt opp mye raskere.

Bydelens tilrettelegging for oppfølging av brukere med tiltaket medisindispenser

Bydelen har rutiner for hvordan brukere med medisindispenser skal følges opp ved mottak av varsler. Varslene blir automatisk dokumentert i Gerica.

Bydelen har organisert opplæring av ansatte, tilpasset ulike roller. VT-konsulent følger opp og holder oversikt over opplæringen.

Bydelen har også utarbeidet egne lokale rutiner, for eksempel der bruker innlegges på sykehus eller skal reise bort, for å unngå varsler i perioden.

Bydelen sørger for at alle ansatte i hjemmesykepleien har legemiddelhåndteringskurs, slik at ved feil på maskinen, vil de som rykker ut etter et varsel, ha kompetanse til å kunne bistå bruker med utdeling. Avdelingsleder i hjemmesykepleien tildeler slike kurs i kompetansemodulen og følger med på gjennomføringen.

Bydelen har videre planlagt for situasjoner hvor medisindispenseren ikke virker. Selve dispenseren har 24-timers batterikapasitet. Brudd i strøm og nettilkobling varsles i leverandørens fjernpleiesystem til telefon som betjenes av koordinator på dagtid, og ansvarsvakt på kveld og helg.

Leverandørens supporttelefon er døgnbetjent hele uka. Tjenesten har sikkerhetskopi av brukernes ordinasjonslister, og kopi finnes under medisindispenseren hjemme hos bruker.

Det er to ressurspersoner i avdelingen samt velferdsteknologikoordinator for enheten, som er godt kjent med det tekniske.

4.  Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

Helse- og omsorgstjenesteloven og forskrifter stiller krav til ledelse, kvalitetsforbedring og systematisk styring. I tillegg må virksomheten følge med på om tjenestene er forsvarlige og i tråd med gjeldende lovverk og faglige retningslinjer/anbefalinger. Når velferdsteknologi implementeres, må kommunens ledelse sikre seg oversikt over risiko, samt uønskede hendelser og avvik, og følge med på tjenester som gis ved hjelp av velferdsteknologi på lik linje som andre helsetjenester.

4.1 Tildeling av medisindispenser skjer ut fra egnethetsvurdering

Våre funn viser at bydelen har lagt til rette for at tildeling av medisindispenser blir gjort etter en egnethetsvurdering. Våre undersøkelser viser at tjenestens praksis for vurdering av egnethet i all hovedsak er i tråd med rutinene i Håndbok for digital medisineringsstøtte, som bydelen har opplyst er gjeldende.

Praksis for dokumentering i Gerica av resultat av kartlegging og vurdering er imidlertid sparsom og avviker noe fra føringene i håndboken, men våre undersøkelser bekrefter at egnethetsvurdering blir utført systematisk før brukere blir tildelt medisindispenser, og at brukermedvirkning er ivaretatt.

Vi vurderer at bydelen har en forsvarlig praksis i sin egnethetsvurdering, og at bydelen gjennom sin styring og kontroll sikrer at valg av medisindispenser skjer ut ifra egnethetsvurdering.

4.2 Brukerne får nødvendig opplæring i bruk av medisindispenser

Bydelen har tilrettelagt for å gi brukerne nødvendig opplæring ved at ansvar og oppgaver med dette er klart plassert og kjent. Rutiner for opplæring av brukerne er angitt i Håndbok for digital medisineringsstøtte, med lenker til opplæringsprogram fra leverandørene rettet mot både brukere og ansatte. Ansatte har krav til gjennomføring av tilpasset opplæring før de får i oppgave å gi opplæring til bruker.

Bydelen har videre velferdsteknologikoordinator som har opplæring av ansatte og brukere som hovedansvar. Bydelen har også egne ressurspersoner i enhetene med teknisk kompetanse.

Funn ved journalgjennomgang viste at gitt opplæring til bruker i liten grad er dokumentert. Men funn ved samtaler med brukere og ansatte bekrefter at opplæring blir gitt, i tråd med retningslinjene, og at dispenserne er enkle å betjene og således ikke krever omstendelig opplæring.

Vår vurdering er at bydelen sikrer at brukere og pårørende får nødvendig opplæring i bruk av medisindispenser.

4.3 Bydelen følger med på om brukerne med tiltaket medisindispenser blir fulgt opp

Våre funn viser at brukerne blir fulgt opp tett en tidsperiode etter oppstart med medisindispenser, i tråd med håndboken. Oppfølging etter dette er sikret ved håndtering av varsler fra dispenserne, og individuelt planlagte besøk i forbindelse med annen helsehjelp. Rutinene for varsler og alarmer er godt kjent av ansatte.

Varslene fra dispenserne og bydelens håndtering av varslene bidrar til løpende oppfølging.

Journalgjennomgangen viste at varsler blir dokumentert og fulgt opp. Oslo kommune sitt

velferdsteknologiske knutepunkt med kommunikasjon mellom fjernpleiesystemet og elektronisk pasientjournal har bidratt til automatisk dokumentasjon av alle varsler i Gerica, det dokumenteres også når varslene er fulgt opp og når medisindosen er tatt ut av dispenseren.

Samtaler med ansatte viser at de løpende følger med på brukernes egnethet, at endringer blir fanget opp og diskutert på daglige rapporter.

Vår vurdering er at bydelen følger med på at medisindispenser gir en forsvarlig administrering av legemidler, og at bydelen har en forsvarlig praksis med oppfølging av tiltaket medisindispenser.

5.  Statsforvalterens konklusjon

Her presenterer vi konklusjonen av vår undersøkelse, basert på vurderingene i kapittel 4.

Det ble ikke avdekket lovbrudd.

Med hilsen

Anne Hilde Crowo
Fylkeslege
Helseavdelingen

Heidi Fugli
seniorrådgiver

 

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok.

Varsel om tilsynet ble sendt 6. juni 2024.

Telefonmøte med enhetsleder Helse, mestring og rehabilitering 2. juli 2024.

Tilsynsbesøket ble gjennomført ved Bydel Vestre Aker, hjemmesykepleie Holmenkollen, og innledet med et kort informasjonsmøte 28. august 2024.

Intervjuer av ledere og ansatte ble gjennomført 28. og 29. august 2024

Oppsummerende møte med gjennomgang av funn ble avholdt 30. august 2024.

En del dokumenter var tilsendt og gjennomgått på forhånd, mens andre dokumenter ble mottatt og gjennomgått i løpet av tilsynsbesøket. Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

– Organisasjonskart

– Beskrivelse av Bydel Vestre Aker – teknologi i bruk og organisering

– Håndbok Velferdsteknologi, med Håndbok for digital medisineringsstøtte, byomfattende

– Risikoanalyse og handlingsplan

– Stillingsbeskrivelse teknologikonsulent

– Prosesskart for legemidler i bydelen

– Intern rutine for ansvarsforhold – utkast

– Samlet opplæringsmateriell for superbrukere i BVA

– Håndtering av elektronisk medisindispenser hos brukere som skal reise bort

– Avslutning av medisindispenser hos brukere

– Sjekkliste for oppstart og avslutning av elektronisk medisindispenser

– Rutine ved innleggelse ved bruk av medisindispenser

– Proepikrise

– Kartleggingsbesøk

– Funksjonsbeskrivelse for tjenesteansvarlige

– 10 siste avvik i EQS

– EQS – Veileder for melde og behandle uønskede hendelse, avvik og forbedringer

– EQS Dokument: Samarbeid med pårørende

– Ansvarsforhold – legemiddelhåndtering BVA

– Ansvar – legemiddeladministrasjon –bruker avtale

– Ordinasjon og dokumentasjon av legemidler i Gerica BVA

– Kartleggingsskjema for elektroniske medisindispensere

– Kartleggingsskjema for bruk av medisindispenser

– Oslo kommune, Bydel Vestre Aker, hverdagsmestringsteam. Avtale vedr. legemiddelhåndtering

– Samtykkeerklæring til behandling av personopplysninger ved utprøving av elektronisk medisindispenser

– Prosedyre for håndtering av alarmer/varsler fra elektronisk medisindispenser

– Sjekkliste for opplæring ansvarsvakter i Evondos og Evondos care

– Stillingsbeskrivelse Teknisk ressursperson/koordinator

– Stillingsbeskrivelse koordinator velferdsteknologi

– Sjekkliste VFT. Den brukes når nye brukere skal ha DMS

– Oversikt over ansatte i avdeling Holmenkollen

– Oversikt over antall DMS i bruk per avdeling hjemmesykepleie

Det ble valgt 10 journaler etter følgende kriterier:

– Pasienter/brukere over 65 år med vedtak om bistand til administrering av legemidler, som var tildelt medisindispenser inneværende år.

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på

oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.

Ikke publisert her

I tillegg var bydelsdirektør Ellen Oldereid til stede ved informasjonsmøtet.

3 brukere og 2 pårørende ble intervjuet i forbindelse med tilsynet.

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten:

– seniorrådgiver, Heidi Fugli, Statsforvalteren i Østfold, Buskerud, Oslo og Akershus, revisjonsleder

– seniorrådgiver, Rannveig Kløw, Statsforvalteren i Østfold, Buskerud, Oslo og Akershus, revisor

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattande tilsynet

2024 Medisindispenser hos hjemmeboende eldre

Søk etter tilsynsrapporter

Søk