Rapport fra tilsyn med medisindispenser hos hjemmeboende eldre i Oslo kommune, Bydel St. Hanshaugen 2024

Statsforvalteren i Østfold, Buskerud, Oslo og Akershus gjennomførte tilsyn med Oslo kommune, Bydel St. Hanshaugen og besøkte i den forbindelse Avdeling voksne og eldre, seksjon hjemmetjenester, enhet Lindern fra 25. til 27. september 2024. Vi undersøkte om Bydel St. Hanshaugen sørger for forsvarlig administrasjon av legemidler med bruk av medisindispenser slik at brukerne får trygge og gode tjenester.

Tilsynet ble gjennomført som del av et landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Statsforvalterens konklusjon

Det ble ikke avdekket lovbrudd.

Bydelen hadde ingen kommentarer/innsigelser til faktagrunnlaget i foreløpig rapport.

1. Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

Temaet for tilsynet er om pasienter får forsvarlig administrasjon av legemidler med bruk av medisindispenser. Tilsynet er rettet mot kommunens ansvar for å legge til rette for og følge med på slik helsehjelp. Statsforvalteren har undersøkt om:  

• valg av medisindispenser skjer ut ifra egnethetsvurdering  
• pasienten får opplæring i bruk av medisindispenser  
• helsetjenesten følger med på medisindispenser som tiltak

Tilsynet omfatter hjemmeboende pasienter over 65 år. Tilsynet er avgrenset til utdeling og administrering av legemidler med bruk av medisindispenser, og er videre avgrenset mot:    

• legemiddelsamstemming, legemiddelgjennomgang, eller prosesser knyttet til rekvirering av        multidose, oppbevaring, istandgjøring og tilberedning av legemidler  
• anskaffelse og innkjøp av medisindispenser  
• bruk av medisindispenser opp mot regelverket for personvern og informasjonssikkerhet.  
• forskrift om håndtering av medisinsk utstyr  

Det er kommunens/bydelens ansvar som virksomhet som har vært utgangspunkt for undersøkelsene. Undersøkelsene våre har bestått av dokumentgjennomgang og samtaler med ansatte og ledere i bydelen. Tilsynslaget innhentet aktuelle styringsdokumenter i forkant av tilsynsbesøket. Vi har brukt informasjon fra pasientjournaler for å undersøke om bydelens praksis er et resultat av systematisk styring og forbedringsarbeid.     

Pasientens meninger og erfaringer med administrasjon av legemidler med bruk av medisindispenser er viktig informasjon for å vurdere kvaliteten på tjenesten og bydelens praksis. Dette gjelder også pasientens pårørende dersom pårørende er involvert i administrering av legemidler. Vi har derfor hatt samtaler med et utvalg pasienter og pårørende i dette tilsynet. 

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunal helse- og omsorgstjeneste, etter Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven) § 12-3 og Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten mv. (helsetilsynsloven) § 4.

Krav til forsvarlighet

Bistand til å administrere legemidler til hjemmeboende pasienter er helsehjelp i hjemmet, etter helse- og omsorgstjenesteloven § 3-2 første ledd, nr. 6 bokstav a. Bruk av medisindispenser er et tiltak for å gjennomføre denne bistanden.    

Tjenesten skal være forsvarlige, jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1. Dette innebærer et ansvar for at tjenestene må holde tilfredsstillende kvalitet, ytes i tide og i tilstrekkelig omfang.  

Helsepersonell har en selvstendig plikt til å utføre sitt arbeid i samsvar med faglig forsvarlig og omsorgsfull hjelp etter Lov om helsepersonell m.v. (helsepersonelloven) § 4. Forskrift om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp (nedenfor omtalt som forskrift om legemiddelhåndtering) stiller flere krav helsepersonellet. For dette tilsynet er særlig forskriftens § 7 om krav til istandgjøring og utdeling aktuell, men avgrenset til utdeling. I bestemmelsens første ledd stilles følgende krav: «Helsepersonell skal sørge for at riktig legemiddel gis til riktig pasient, i riktig dose, til riktig tid og på riktig måte». Dette kravet til praksis vil gjelde uavhengig av om det er helsepersonell eller medisindispenser som sørger for utdeling av legemidlene.   

Plikten til å føre journal etter helsepersonelloven § 39 er en annen selvstendig plikt lagt til helsepersonellet, som kommunen skal legge til rette for. Dokumentasjonsplikten skal bidra til at pasienten får forsvarlige tjenester og gode pasientforløp. Nødvendige og relevante opplysninger må journalføres og være tilgjengelige for de som skal yte helsehjelpen og de som skal følge med på den.

I tillegg skal journalen være et redskap for å etterprøve helsehjelpen gjennom kvalitetskontroller og tilsyn.   

Kommunen skal etter helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1 legge til rette slik at personellet som utfører tjenestene blir i stand til å overholde sine lovpålagte plikter. 

Krav til systematisk styring og kvalitetsforbedring

Kommunens tilretteleggingsplikt etter helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1, må ses i sammenheng med kravet til internkontroll og kravet til systematisk arbeid for kvalitetsforbedring og pasientsikkerhet etter helsetilsynsloven § 5 og helse- og omsorgstjenesteloven § 4-2.  

I Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten (nedenfor omtalt som forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring), er internkontrollen nærmere beskrevet, og omtales der som styringssystem. Styringssystemet gjelder for alle ledelsesnivåer og skal være tilpasset kommunens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold, jf. forskriftens §§ 3 og 5. Legemiddelhåndtering er et område der svikt kan resultere i alvorlige konsekvenser. Kommunen skal derfor gjennom kunnskap om egen tjeneste, oversikt over risiko og eventuelle hendelser/avvik, ha iverksatt risikoreduserende tiltak. Slike tiltak kan være innrettet både mot planlegging, gjennomføring, evaluering og korrigering av tjenestene, jf. forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring §§ 6-9. 

Forskrift om legemiddelhåndtering operasjonaliserer – og til dels skjerper – kravene til internkontroll, gitt i forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring. Virksomhetsleders aktiviteter etter forskrift om legemiddelhåndtering inngår som ledd i kommunens samlede styringssystem for helse- og omsorgstjenesten. Slik tilsynet er innrettet og avgrenset, er det styringskravene i forskriftens § 4 sjette ledd bokstavene a og c som undersøkes.

Informasjon og pasientmedvirkning

Etter Lov om pasient- og brukerrettigheter (pasient- og brukerrettighetsloven) § 3-1 har pasienten rett til å medvirke ved gjennomføring av helsehjelp, og tjenestetilbudet skal utformes i samarbeid med pasienten.  

Retten til medvirkning må ses i sammenheng med pasient- og brukerrettighetsloven § 3-2 om rett til informasjon. Dersom pasienten samtykker til det, skal også pasientens nærmeste pårørende ha informasjon om helsetilstand og den helsehjelpen som ytes, jf. pasient- og brukerrettighetsloven § 3-3. Både medvirkningens- og informasjonens form skal være tilpasset pasienten, jf. pasient- og

brukerrettighetsloven §§ 3-1 første ledd og 3-5. Sistnevnte bestemmelse stiller også krav om at opplysninger om den informasjon som er gitt, skal nedtegnes i pasientens journal.  

3. Beskrivelse av faktagrunnlaget

Her gjøres det rede for hvordan virksomhetens aktuelle tjenester fungerer, inkludert virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for tjenestemottakerne blir overholdt.

Kort om Bydel St. Hanshaugen

Bydel St. Hanshaugen, strekker seg fra øst til vest i Oslo, og har 40 095 innbyggere (SSB 2024). I Oslo kommune er ansvaret for innbyggernes helsetjenester i hjemmet lagt til bydelene, som styres selvstendig med egne folkevalgte bydelsutvalg og egne bydelsadministrasjoner. I Bydel St. Hanshaugen er bydelsdirektør øverste administrative leder, med tre avdelinger under seg. Avdeling voksne og eldre er en av avdelingene, og ledes av avdelingsdirektør. Avdelingen er inndelt i tre seksjoner, med Seksjon psykisk helse og rus, Seksjon hjemmetjenester og Seksjon avklaring og forvaltning. Seksjon hjemmetjenester er inndelt i fem underliggende enheter: Ila, Fagerborg, Lindern, Sentrum og Lovisenberg.

Hjemmetjenesten ble i 2023 omorganisert i mindre tverrfaglige team, de gikk fra tre til fem enheter, med felles nattjeneste (Årsberetning 2023). Enhetene har ansvar for avklaring og mestring, rehabilitering, praktisk bistand og hjemmesykepleie.

Tilsynet ble rettet mot hjemmetjenesteenhet Lindern, som ledes av enhetsleder. Enheten har ca. 20 årsverk ansatte, herunder mestringssykepleier, sykepleiere, helsefagarbeidere, ergoterapeut og fysioterapeut.

Hjemmetjenesteenhetene har videre en saksbehandler tilknyttet teamet, som oppretter vedtak om blant annet bistand til administrering av medisiner. Saksbehandler er underlagt Seksjon avklaring og forvaltning, i enhet Tidlig innsats og mestring, og deltar i teamet ved behov, men er ikke involvert i vurderingen av om brukerne skal ha medisindispenser.

Arbeidet med velferdsteknologi, herunder digital medisineringsstøtte (DMS), er i bydelen lagt til et team for velferdsteknologi (VT-team), ledet av Teamleder/velferdsteknologikoordinator (VFT-koordinator). Teamet er plassert i enhet tidlig innsats og mestring i seksjon avklaring og forvaltning. Teamet er tilgjengelige for og jobber på tvers av hele avdelingen ved behov. De bistår også med opplæring av ressurspersonene.

Hjemmetjenesteenhetene har en ansatt i rollen ressursperson for velferdsteknologi (VT-ressurs). Ressurspersonen skal ifølge funksjonsbeskrivelsen, fungere som et bindeledd mellom VT-team og ansatte i hjemmetjenesteenhetene, og er blant annet ansvarlig for opplæring og tilgangsstyring i sin enhet.

Bydelen benytter dokumentasjonssystemet Gerica.

Helseetaten er en fagetat på helseområdet i Oslo kommune. Helseetaten har ikke direkte styringsrett overfor bydelene, men bidrar som en ressurs for bydelene, for eksempel ved utarbeidelsen av rutiner. I tillegg har Helseetaten ansvar for drift og utvikling av kommunens fagsystemer på helse- og omsorgsområdet, herunder kvalitets- og avvikssystemet EQS og det tekniske knutepunktet mellom de velferdsteknologiske løsningene og elektronisk pasientjournal.

Bydelen viser i årsberetning 2023 til at de har vektlagt arbeid med medisindispensere, og at de har som mål å øke dette for 2024. På tidspunkt for tilsynet har bydelen 375 brukere i hjemmesykepleien, hvor av 78 brukere over 65 år med DMS, fordelt på Evondos og Karie.

Bydelens styringssystem

Bydelen benytter kvalitetssystemet EQS.

Avdeling voksne og eldre viser til rutine for digital medisineringsstøtte, hvor lenke til Håndbok Digital medisineringsstøtte inngår, og de presiserer at det er denne som skal følges. Rutinen er datert 25. juni 2024. Håndboken er utviklet av Oslo kommune, Helseetaten i samarbeid med bydelene, som en byomfattende rutine.

Oslo kommune, helseetaten har tatt i bruk en tjeneste fra Norsk helsenett, et velferdsteknologisk knutepunkt (VKP), som håndterer informasjonsflyt mellom velferdsteknologiske løsninger og elektronisk pasientjournal (EPJ), som bidrar til automatisk journalføring av varsler, medisin utlevert fra dispenser og behandlet avvik, i Gerica.

Avvikssystemet i EQS er kjent blant de ansatte, og de fleste vi hadde samtaler med hadde erfaring med å melde avvik. Avvik som gjelder medisineringsstøtte behandles av enhetsleder.

Ledelsen har ikke praksis for å kontrollere om dokumentasjonen i Gerica er i tråd med det som er anført i håndboken.

Bydelen har lagt frem ROS-analyse av legemiddelhåndtering, og av velferdsteknologi, herunder digital medisineringsstøtte av nyere dato. De har utarbeidet handlingsplan med tiltak for sårbarheter identifisert for digital medisineringsstøtte.

VFT-koordinator deltar i nettverksmøter med andre bydeler initiert av Helseetaten i Oslo kommune.

Om valg av medisindispenser skjer ut fra egnethetsvurdering

Bydelens praksis for egnethetsvurderinger

Ansvaret for oppgaven med å vurdere medisindispenser som tiltak er plassert i det tverrfaglige teamet i hjemmetjenesten. Saksbehandler er ikke involvert i vurderingene av egnethet hos brukerne. Brukerne som inngår i tilsynet, har vedtak om bistand til administrering av legemidler ved hjelp av medisindispenser.

Brukere med vedtak for administrering av legemidler skriver under samtykkeskjema før oppstart av tjenesten, og samtlige brukere blir spurt om de ønsker medisindispenser før oppstart.​ Før oppstart med medisindispenser har alle brukerne besøk av hjemmetjenesten, det er noe uklart om anbefalt kartleggingsskjema brukes ved kartlegging av egnethet. Kartleggingsskjema beskrevet i Håndbok for digital medisineringsstøtte, ble ikke funnet i noen journaler.

De ansatte vi hadde samtale med var imidlertid kjent med hva de skulle kartlegge og at de skulle vurdere egnethet hos brukerne i forkant av oppstart av medisindispenser. Journalgjennomgangen viste dokumentasjon som samlet sett bekrefter at egnethet er vurdert for samtlige av brukerne​.

De ansatte fortalte at de fulgte med på om tiltaket fungerte og observasjoner ble adressert på midtrapport og morgenrapport, hvor også enhetsleder er tilstede.

​Flere av brukerne vi hadde samtale med sier de deltok i beslutningen ved oppstart av dispenser. De fleste var også fornøyd med å ha medisindispenser, de som ikke var helt fornøyd likte ikke lyden, eller at de ble bundet til huset på grunn av tidspunktene for medisinering.

Bydelens tilrettelegging for egnethetsvurderinger

Ansvaret for og oppgaven med å vurdere medisindispenser som egnet tiltak er tydelig plassert i hjemmetjenesten. Avdelingen har utarbeidet rutine for digital medisineringsstøtte (ID: 47470) og sjekkliste for digital medisineringsstøtte (ID: 47472). Håndbok for digital medisineringsstøtte utarbeidet av Helseetaten, som en byomfattende rutine inngår som lenke i avdelingens rutine.​

Håndboken viser til at bruker skal kartlegges for egnethet og at resultatet av kartleggingen skal dokumenteres, og at det skal det opprettes tiltak i Gerica på medisindispenser.

Basert på intervjuene fikk vi informasjon om at håndboken har blitt sendt ut på e-post til alle, men den virker i liten grad kjent for de som gjør egnethetsvurderinger i hjemmetjenesten.

Helsepersonellet vi snakket med beskrev at de kartla og vurderte om brukeren var selvstendig og egnet. Selve beslutningen om å tildele medisindispenser kunne de komme fram til gjennom drøfting i det tverrfaglige teamet ved morgenmøter og midtrapporter, hvor mestringssykepleier deltar. Vurdering ved oppfølging etter oppstart foregår også ved morgenmøter og midtrapport, og i tverrfaglige møter som de har en gang i uken. Det ble opplyst at mestringssykepleier oppretter tiltaket og dokumenterer endringene i Gerica.

Enhetsleder blir involvert i løpende vurdering av egnethet i daglige møter.​

Rutiner i håndboken beskriver også opplæring og oppstart, med anbefalinger for tett oppfølging av bruker i en oppstartsperiode på ca. 14 dager, evaluering og dokumentasjon av hvordan bruker har nytte av og håndterer medisindispenseren. Videre beskriver håndboken løpende oppfølging etter oppstartperioden med håndtering av varsler og alarmer.

Bydelen har opprettet et eget VT-team med teknisk kompetanse og kompetanse på bl.a. egnethetsvurderinger​, disse bistår med opplæring av enhetenes tekniske ressurspersoner, men bistår også enhetene ved behov.

Det fremgikk av intervjuene og sjekkliste for opplæring at opplæring av ansatte er bygget opp rundt hvilket ansvar den enkelte skal ha. Enhetsleder tildeler opplæringspakke til den enkelte, og følger med på gjennomføring i HR-Kompetanseportalen. 

Bydelen har en egen prosedyre for internkontroll og kvalitetssikring i legemiddelhåndtering (ID: 33575) som viser til at det skal utarbeides rutiner for hvordan virksomheten skal kontrollere at rutinene følges.​

Vi har ikke fått opplyst i intervjuer om at det foretas f.eks. stikkprøver eller annen kontroll av at f.eks. dokumentasjonen i Gerica er i tråd med håndboken​.

Enhetsleder er mottaker, og behandler av eventuelle avvik i sin enhet. Kvalitetsmøte i Avdeling voksne og eldre gjennomgår gjentatte og alvorlige avvik som har skjedd i seksjonene, inkludert Seksjon hjemmetjenester.​

Bydelen har fremlagt ROS-analyse av legemiddelhåndtering datert 9. mai 2024, og av velferdsteknologi datert 21. juni 2024​.

ROS-analysen av digital medisineringsstøtte viser til uønskede hendelser med moderate konsekvenser, med behov for tiltak. Plan for de tre tiltakene har tidsangivelse 31. desember 2024. Ett av tiltakene består i å legge inn et predefinert tiltak i Gerica om observasjoner for bl.a. oppstart av nye medikamenter.​

Om brukerne får opplæring i bruk av medisindispenser

Bydelens praksis for opplæring av brukerne

Det framgår av intervjuene at den som installerer dispenseren gir opplæring til bruker samtidig. I en periode etter oppstart, følger de ansatte i hjemmetjenesten med på at brukeren håndterer dispenseren, og veileder ved behov.​ Ansatte bruker tilgjengelig informasjons- og opplæringsmateriell fra produktleverandørene rettet mot brukere og ansatte.

Journalgjennomgangen bekrefter i de fleste journalene, at bruker har fått opplæring​.

Opplæring av brukerne beskrives som praktisk og ukomplisert av både ansatte og brukere. Håndteringen beskrives av brukerne som enkel (trykke på grønn knapp som lyser, med en muntlig påminnelse, deretter ta medisinene fra skuffen). ​

Bydelen gir beskjed til brukerne om at de mottar varsel ved feil på dispenseren, og at bydelen følger opp dette. Bruker trenger derfor ikke å si ifra ved feil. Et par av brukerne vi snakket med, var usikre på hvordan de skulle varsle om feil selv, dersom dette skulle bli behov for, men resonnerte seg fram til at de ville ringe hjemmetjenesten. ​

Bydelens tilrettelegging for opplæring av brukerne

Bydelen har et eget VT-team som bistår hjemmetjenesteenhetene ved behov. ​Ansvaret for å gi opplæring og veiledning er kjent, og plassert hos den som installerer dispenseren.​

Det er kun ansatte med nødvendig kunnskap som installerer dispenserne.

Håndbok for digital medisineringsstøtte, har en rutine for opplæring av brukere. Det foreligger utfyllende e-læringskurs/brukerveiledning fra leverandørene som er gjort tilgjengelig med lenker i håndboken. Der finnes også brosjyrer som kan deles ut til brukere.

Ledelsen følger med på at opplæring blir gjennomført ved daglig deltagelse i enhetens rapporter. 

Bydelen har tilrettelagt ved å ha plassert ansvaret for opplæring, organisert gjennomføring av opplæring av ansatte, opprettet egen stilling for ressursperson velferdsteknologi, samt opprettet et velferdsteknologisk team.

Om bydelen følger med på om brukere med tiltaket medisindispenser blir fulgt opp

Bydelens praksis for oppfølging av brukere med tiltaket medisindispenser

Journalgjennomgangen viste at det opprettes tiltak for medisindispenser i tiltaksplan i Gerica​. Tett oppfølging ved oppstart er ikke lagt inn som eget tiltak i Gerica slik det fremkommer av håndboken, og dermed ikke kvittert ut som gjennomført.

Det framgår av intervjuene at oppfølgingen av brukerne etter tildeling av dispenser foregår fortløpende i forbindelse med hjemmebesøk og ved håndtering av varsler​.

Ansatte fortalte at den videre løpende oppfølging etter oppstartperioden, foregår ved besøk hos brukerne, som et minimum ved multidoserullmating annenhver onsdag​.

De ansatte som vi hadde samtaler med beskrev hva de løpende skulle observere og vurdere hos bruker. Nødvendige observasjoner av for eksempel endringer i brukers tilstand ble kommunisert og vurdert ved daglige møtepunkter i hjemmetjenesten. ​

Journalgjennomgangen viser imidlertid få nedtegnelser i journal av observasjoner i forbindelse med hjemmebesøk, eller fra vurderinger etter muntlige drøftinger. I intervjuene har vi fått opplyst at det er praksis for å kun kvittere ut tiltak uten nærmere beskrivelse. Håndboken for elektronisk medisineringsstøtte punkt 1.5.1 Følge opp tjenestemottaker, sier følgende: «​Ved endringer i situasjon og behov, sørg for å videreformidle dette til andre som bør informeres, og dokumenter i Gerica».

I noen av journalene gjenfinnes evaluering etter 2-3 måneder hvor blant annet brukerens erfaringer er nedtegnet.

Oppfølging av varsler

Fortløpende oppfølging foregår ved å følge opp varsler fra medisindispenserne. Dispenserne varsler ved medisin ikke tatt ut av dispenseren, strømbrudd og andre feil på dispenseren for eksempel at multidoserullen setter seg fast. Varsler går til døgnbemannet VT-telefon, og følges raskt opp. På dagtid hverdager er det mestringssykepleier som har ansvaret for VT-telefonen, og følger opp henvendelsen selv eller ved delegering av oppgave til annen ansatt. Kveld og helg har andre ansatte rollen som VT-vakt. Da mottar også ansvarsvakt kopi av varslene, og kobles på dersom varslet ikke lukkes av VT-ansvarlig. ​

Det fremgikk av intervjuene at de ansatte ikke var ikke kjent med kravene til responstid beskrevet i håndboken, men forteller at de prioriterer å følge opp varsler så snart det lar seg gjøre, og at dette blir prioritert.

Gjentatte varsler følges opp med vurdering av egnethet i det tverrfaglige teamet ved behov.

Tekniske utfordringer forsøkes løst med interne ressurser (ansatte med kompetanse i enheten og VT-team) først. Dersom dette ikke løser problemet, tar de kontakt med leverandørens support på 24-timers bemannet telefon.

I praksis journalføres alle varsler i Gerica automatisk. Oslo kommune har tatt i bruk det velferdsteknologiske knutepunktet hvor varsler fra dispenserne overføres til Gerica automatisk  og gjelder også journalføring når medisin er tatt ut av dispenseren.

Bydelens tilrettelegging for oppfølging av tiltaket

Ansvaret for oppfølging er kjent og plassert hos hjemmetjenesten.​ Opplæring av ansatte er systematisert og blir fulgt med på av enhetsleder. De ansatte får opplæring i og vet hva de skal følge med på, og observere. ​Ansatte har håndholdte enheter (LPM), som gjør det enklere å dokumentere etter hvert besøk hos bruker. Via denne har de også tilgang til EQS, hvor håndboken også finnes.

Bydelen har rutiner for hvordan medisindispenseren skal følges opp med mottak av varsler.​ Varslene går til VT telefoner, som er bemannet av definerte roller, med tilpasset opplæring. 

Varslene blir automatisk dokumentert i Gerica.

Bydelen har videre lagt inn tiltak i tiltaksplanen i Gerica om systematisk evaluering etter 26 uker, men helsepersonellet vi har hatt samtaler med sier de ikke helt har kommet i gang med dette. Journalgjennomgangen viser at tiltaket har kommet inn i tiltaksplanen for nesten alle pasientjournalene som inngikk i tilsynet, men det mangler dokumentasjon av gjennomført evaluering i de fleste journalene.

De har et eget VT-team, som er tilgjengelige overordnete ressurspersoner for hjemmetjenesten, og hver enhet har egen VT-ressursperson med spesiell kunnskap om medisindispensere​.

Avdelingsdirektør voksne og eldre har lesetilgang på alle avvik, og deltar i månedlige kvalitetsmøter hvor blant annet gjentatte avvik behandles.

Bydelen har planlagt for situasjoner hvor medisindispenseren ikke virker. Selve dispenseren har 24-timers batterikapasitet. Brudd i strøm og nettkobling varsles i leverandørens fjernpleiesystem til telefon som betjenes av definerte ansatte. Kopi av brukernes ordinasjonslister finnes under medisindispenseren hjemme hos bruker. Leverandøren har 24 timers support og kan kontaktes dersom de internt ikke klarer å løse problemet.

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

Helse- og omsorgstjenesteloven og forskrifter stiller krav til ledelse, kvalitetsforbedring og systematisk styring. I tillegg må virksomheten følge med på om tjenestene er forsvarlige og i tråd med gjeldende lovverk og faglige retningslinjer/anbefalinger. Når velferdsteknologi implementeres, må kommunens ledelse sikre seg oversikt over risiko, samt uønskede hendelser og avvik, og følge med på tjenester som gis ved hjelp av velferdsteknologi på lik linje som andre helsetjenester.

4.1 Tildeling av medisindispenser skjer ut fra egnethetsvurdering

Våre funn viser at bydelen har lagt til rette for at tildeling av medisindispenser blir gjort etter en egnethetsvurdering. Undersøkelsene viser at tjenestens praksis for vurdering av egnethet i all hovedsak er i tråd med rutinene i Håndbok for digital medisineringsstøtte, som bydelen har opplyst er gjeldende.​

Praksis for dokumentasjon av resultat etter kartlegging, og vurdering i Gerica, er imidlertid sparsom og avviker noe fra føringene i håndboken, men våre undersøkelser bekrefter at egnethetsvurdering blir utført systematisk før brukere blir tildelt medisindispenser, og at brukermedvirkning er ivaretatt.

Vi vurderer at bydelen har en forsvarlig praksis i sin egnethetsvurdering, og at bydelen gjennom sin styring og kontroll sikrer at valg av medisindispenser skjer ut ifra egnethetsvurdering.​

4.2 Brukerne får nødvendig opplæring i bruk av medisindispenser

Bydelen har lagt til rette for at brukerne skal få tilstrekkelig opplæring i bruk av dispenseren ved at ansvar og oppgaver er klart plassert og kjent. Rutiner for opplæring av brukerne er angitt i Håndbok for digital medisineringsstøtte, med lenker til opplæringsprogram fra leverandørene rettet mot både brukere og ansatte. Ledelsen følger med på at opplæring blir gitt.

Bydelen har videre et velferdsteknologisk team som bistår med opplæring av ressurspersonene, og bistår enhetene ved behov.

Funn ved journalgjennomgang viser at opplæring til bruker i de fleste tilfeller ikke er dokumentert, men funn ved samtaler med brukere og ansatte bekrefter at opplæring blir gitt i tråd med retningslinjene, og at dispenserne er enkle å betjene og således ikke krever omstendelig opplæring.

Vår vurdering er at bydelen sikrer at brukere og pårørende får nødvendig opplæring i bruk av medisindispenser.

4.3 Bydelen følger med på om brukerne med tiltaket medisindispenser blir fulgt opp

Våre funn viser at brukerne blir fulgt opp tett etter oppstart med medisindispenser, selv om ikke alle kjente til rutinene beskrevet i håndboken.

Videre oppfølging etter oppstart er sikret ved håndtering av varsler fra dispenserne, og individuelt planlagte besøk i forbindelse med annen helsehjelp. Rutinene for varsler og alarmer er godt kjent av ansatte.

Varslene fra dispenserne og bydelens håndtering av varslene bidrar til løpende oppfølging.

Journalgjennomgangen viste at varsler blir dokumentert og fulgt opp. Det at Oslo kommune har tatt i bruk det velferdsteknologiske knutepunktet med kommunikasjon mellom fjernpleiesystemet og elektronisk pasientjournal innebærer automatisk dokumentasjon av alle varsler i Gerica, og det dokumenteres også når varslene er fulgt opp og når medisindosen er tatt ut av dispenseren.

Samtaler med ansatte viser at de løpende følger med på brukernes egnethet, at endringer blir fanget opp og diskutert på daglige rapporter og ved gjentatte varsler diskutert i kvalitetsmøtet.

Vår vurdering er at bydelen følger med på at medisindispenser gir en forsvarlig administrering av legemidler, og at bydelen har en forsvarlig praksis med oppfølging av tiltaket medisindispenser.​  

Gjennomgang av styrende dokumenter, pasientjournaler og samtaler med de ansatte, ledere og brukere, har ikke avdekket mangler eller høy risiko for svikt. Vår vurdering er at medisindispenser som tiltak i administrering av legemidler til brukerne i bydelen er forsvarlig. 

5. Statsforvalterens konklusjon

Her presenterer vi konklusjonen av vår undersøkelse, basert på vurderingene i kapittel 4.

Det ble ikke avdekket lovbrudd. ​

Med hilsen

Anne Hilde Crowo
fylkeslege

Heidi Fugli
Revisjonsleder
Helseavdelingen

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok.

Varsel om tilsynet ble sendt 6. juni 2024.

Telefonsamtale med kontaktperson for tilsynet gjennomført 25. juni2024.

Det ble gjennomført telefonintervju med fem brukere og med pårørende til en bruker.

Tilsynsbesøket ble gjennomført ved Bydel St. Hanshaugen, spisset mot hjemmetjeneste Lindern, og innledet med et kort informasjonsmøte 25. september 2024.

Intervjuer av ledere og ansatte ble gjennomført 25. og 26. september 2024

Oppsummerende møte med gjennomgang av funn ble avholdt 27. september 2024 på Teams.

En del dokumenter var tilsendt og gjennomgått på forhånd, mens andre dokumenter ble mottatt og gjennomgått i løpet av tilsynsbesøket. Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

• Arbeidsbeskrivelse av rollen ansvarsvakt VT
• Arbeidsbeskrivelse rollen ressursperson velferdsteknologi
• Avvik medisindispensere antall 10
• BSH-Internkontroll og kvalitetssikring i legemiddelhåndtering
• BSH organisasjonskart
• Digital medisineringsstøtte-varsler og logistikk
• Notat fra vedtatt budsjett 2024
• Notat fra årsberetning 2023
• Beskrivelse av virksomheten
• Opplæring VT-sjekkliste
• Risikoanalyse legemiddelhåndtering 2024
• Risikovurdering av velferdsteknologi BSH 2024
• Rutine for digital medisineringsstøtte BSH, med lenke til Håndbok
• Sjekkliste til kompetanseportalen digital medisineringsstøtte
• Oversikt over ansatte hjemmetjeneste Lindern
• Utskrift fra turnus hjemmetjeneste Lindern
• Liste over brukere med digital medisineringsstøtte i BSH

Stillingsbeskrivelse enhetsleder

• Stillingsbeskrivelse seksjonssjef
• Sjekkliste for opplæring i VT til Kompetanseportalen

Det ble valgt 10 journaler etter følgende kriterier:

• Pasienter/brukere over 65 år med vedtak om bistand til administrering av legemidler, som var tildelt medisindispenser inneværende år.

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.

Ikke publisert her

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten:

• seniorrådgiver/sykepleier, Heidi Fugli, Statsforvalteren i Østfold, Buskerud, Oslo og Akershus, revisjonsleder
• seniorrådgiver/jurist, Rannveig Kløw, Statsforvalteren i Østfold, Buskerud, Oslo og Akershus, revisor

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattande tilsynet

2024 Medisindispenser hos hjemmeboende eldre

Søk etter tilsynsrapporter

Søk