Rapport etter tilsyn med Stiftelsen SANA, avdeling Ørmen transittmottak 2024

Statsforvalteren i Østfold, Buskerud, Oslo og Akershus gjennomførte den 03.09.2024 et meldt tilsyn ved Ørmen ordinære transittmottak, med målgruppen enslige mindreårige med følgeperson.

Statsforvalteren har myndighet til å føre tilsyn med at omsorgen for enslige mindreårige (EMA) som bor i asylmottak utføres i samsvar med utlendingsloven og forskrift, jf. utlendingsloven § 95 tredje ledd.

Tema for tilsynet har vært:

Mottakets system og praksis for arbeid med kartlegging og tiltaksplan i henhold til gjeldende lovkrav.

Statsforvalterens konklusjon:

Ørmen transittmottak har et tilfredsstillende system og praksis for arbeidet med kartlegging og tiltaksplan i henhold til gjeldende lovkrav.

Det ble ikke avdekket lovbrudd. Tilsynet er derfor avsluttet.

Foreløpig rapport ble den 30.09.2024 oversendt UDI, driftsoperatør Stiftelsen Sana og Ørmen transittmottak. Frist for å komme med innsigelser til rapportens faktadel var satt til 21.10.2024. Statsforvalteren mottok ingen innsigelser innen fristen.

1. Tilsynets tema og omfang

I tråd med tilsynsforskriften planlegger Statsforvalteren det enkelte tilsyn med bakgrunn i en risikobasert tilnærming. Som tilsynsmyndighet prioriterer vi hvilke mottak det skal gjennomføres tilsyn ved, hvilke henvendelser eller hendelser som skal utredes, hvilke vurderingstema som skal gjennomgås, hvor grundig undersøkelsen skal være og hvilken oppfølging som er nødvendig. Vi velger fremgangsmåter og metodikk som er egnet til å ivareta formålet med tilsyn på en effektiv måte. Statsforvalterens tilsynsmyndighet er uhildet og utøves uavhengig av Utlendingsdirektoratets ordninger for oppfølging og kontroll med driftsoperatør og mottakene. Statens helsetilsyn er overordnet faglig myndighet for tilsynet.

Tema for dette tilsynet er valgt med bakgrunn i risikovurdering basert på at enslige mindreårige asylsøkere med følgeperson er plassert i ordinære mottak.

Asylmottaket ved driftsoperatøren utøver den daglige omsorgen for de enslige mindreårige under opphold på asylmottaket på vegne av Utenlendingsdirektoratet (UDI). I tilsynet har vi undersøkt om mottaket har et tilfredsstillende system og praksis for arbeidet med kartlegging og tiltaksplan for de enslige mindreårige asylsøkerbarna med følgeperson.

Tilsynet gjennomføres med avgrensede temaer. Statsforvalterens vurderinger og konklusjoner inneholder dermed ingen generell kvalitetsvurdering av mottakets øvrige praksis

2.  Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Tilsyn er kontroll av om en virksomhet driver i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. Vi gir derfor her en oversikt over hvilke krav som gjelder for temaene i tilsynet.

Forsvarlig omsorg

UDI har omsorgen for enslige mindreårige som bor i asylmottak. Asylmottaket ved driftsoperatøren skal utøve omsorgen på vegne av UDI, jf. utlendingsloven § 95 andre ledd. Omsorgen som gis skal være forsvarlig jf. omsorgsforskriften § 1. I omsorgsforskriften § 2 andre og tredje ledd er det utdypet krav til hva asylmottaket er forpliktet til for å oppfylle kravet til forsvarlig omsorg for den enkelte beboer. Kravet innebærer at tjenesten må holde tilfredsstillende faglig kvalitet, ytes til rett tid og gis i et tilstrekkelig omfang. Asylmottaket skal blant annet sikre struktur i hverdagen, bygge relasjoner med barna og bidra til et godt miljø i asylmottaket. Videre skal asylmottaket følge opp barnas skolegang og annen opplæring, samt legge til rette for individuelt tilpassede fritidsaktiviteter. Asylmottaket skal også gi opplæring og veiledning til barna om helse og kosthold, forebygge at barna forlater mottaket uten å oppgi nytt oppholdssted, og legge til rette for kontakt med familie og andre nære relasjoner, dersom kontakten er til barnets beste.

Asylmottaket skal ha en skriftlig plan for omsorgsarbeidet og sikre at de ansatte i asylmottaket gir forsvarlig omsorg i samsvar med planen, jf. omsorgsforskriften § 2 andre ledd. Planen skal beskrive hvordan asylmottaket ivaretar omsorgen med den bemanningen asylmottaket har. For å sikre fremdrift i oppfølgingen av beboeren, må målene som er satt for oppholdet la seg evaluere. I tillegg må planene evalueres systematisk og jevnlig.

Barnets beste

Prinsippet om barnets beste fremgår av Barnekonvensjonen artikkel 3 nr. 1 og Grunnloven § 104. Barnets beste må avgjøres fra sak til sak. Det skal tas utgangspunkt i barnets spesifikke situasjon, personlige kontekst, situasjon og behov. Rent konkret må asylmottakene når de foretar en handling som angår barnet, identifisere hvilke interesser barnet har i den konkrete saken(kartlegging) og gjøre en helhetsvurdering av hva som vil være til barnets beste. Når barnets beste er konstatert, skal det avveies mot andre hensyn i saken.

Prinsippet om barnets beste utgjør en selvstendig rettighet for hvert barn, men det skal også vektlegges når andre lovbestemmelser skal fortolkes og virke som en retningslinje for saksbehandlingen i saker som berører barn. Barnets beste skal være et grunnleggende hensyn for den omsorgen barnet får under oppholdet i asylmottaket jf. omsorgsforskriften § 2 første ledd.

Barnets mening er et helt sentralt moment i vurderingen av barnets beste. FNs Barnekomite nevner i tillegg forhold som barnets identitet; bevaring av familiemiljøet og opprettholdelse av relasjoner; omsorg, beskyttelse og trygghet for barnet; sårbarhetssituasjonen, barnets rett til helse; og barnets rett til utdanning som kan være relevante for en nyansert vurdering av barnets beste (Generell kommentar til Barnekonvensjonen nr. 14, 2013)

Rett til informasjon

Jf. omsorgsforskriften § 4 a, b og c skal asylmottaket gi informasjon til den enslige mindreårige om dennes rettigheter og plikter, tilpasset den enslige mindreåriges individuelle behov, alder og modenhet. Asylmottaket skal gi informasjon til den enslige mindreårige på et språk den enslige mindreårige behersker. Asylmottaket skal gi barnet informasjon som setter barnet i stand til å medvirke i den daglige omsorgen under oppholdet i asylmottak og gir den enslige mindreårige økt forståelse for egen livssituasjon, økt grad av selvstendighet og forbereder den enslige mindreårige til bosetting eller retur. Mottaket skal også sørge for tolk under kartleggings- og plansamtalene dersom samtalepartnere ikke snakker samme språk, jf. retningslinjer fra UDI om kartlegging og tiltaksplan for enslige mindreårige i asylmottak (RUDI-2012-37).

Rett til medvirkning

Barnets rett til å bli hørt følger av både Grunnloven § 104 og FNs Barnekonvensjon art. 12 og i omsorgsforskriftens § 5. Bestemmelsen gir barnet en ubetinget og selvstendig rett til å medvirke, men ingen plikt. Retten gjelder i hele beslutningsprosessen og i alle forhold som berører barnet, ikke bare når det skal tas rettslige eller administrative avgjørelser. Retten til medvirkning betyr at beslutningstakerne har en plikt til å gi barnet en mulighet til å medvirke. Den enslige mindreårige skal bli hørt og gis mulighet til medvirkning under oppholdet i asylmottak, herunder gjennom deltakelse i og innflytelse i daglige rutiner og aktivitetstilbud. Jfr. artikkel 12, nr. 1 og 2 i barnekonvensjonen skal det sikres at et barn som er i stand til å danne seg egne synspunkter, gis retten til fritt å gi uttrykk for sine synspunkter i alle forhold som vedrører barnet, og tillegge barnets synspunkter behørig vekt i samsvar med dets alder og modenhet. For dette formål skal barnet særlig gis anledning til å bli hørt i enhver rettslig og administrativ saksbehandling som angår barnet, enten direkte eller gjennom en representant eller et egnet organ, på en måte som er i samsvar med saksbehandlingsreglene i nasjonal rett.

Det er svært tett sammenheng mellom retten til å bli hørt og barnets beste. FNs barnekomité har uttalt at en forsvarlig vurdering av barnets beste først kan skje når barnet har fått anledning til å uttale seg, og det er lagt tilstrekkelig vekt på barnets synspunkter. Barnekomiteen uttaler videre at de to prinsippene utfyller hverandre; barnets beste skal være målet, og fremgangsmåten for å nå dette målet er å høre på barnet.

Kartlegging og tiltaksplan

I tråd med omsorgsforskriften § 6 skal asylmottaket så snart som mulig etter ankomst kartlegge barnets behov og situasjon, og utarbeide en tiltaksplan sammen med barnet. Tiltaksplanen danner grunnlaget for videre individuell oppfølging under hele oppholdet i asylmottak, og frem til den enslige mindreårige enten bosettes eller returneres.

Tiltakene i planen skal være forankret i den enkeltes livssituasjon og behov for omsorg, oppfølging og framtidsplaner. Kartleggingsarbeidet skal starte snarest etter ankomsten til mottaket.

Velkomstsamtalen skal gjennomføres så snart som mulig etter at en enslig mindreårig beboer flytter inn på mottaket, og helst i løpet av de to første dagene. Relevant informasjon fra beboeren i denne samtalen kan legges inn i kartleggingen. Det systematiske arbeidet med kartlegging og tiltaksplan skal starte i løpet av den første måneden etter ankomst. Ifølge UDI (2023) Krav til drift av plasser for enslige mindreårige punkt 6.9 a-c skal arbeidet med kartleggingen og tiltaksplanen starte senest innen tre uker etter ankomst til mottaket.

Tiltaksplanen skal brukes aktivt i det daglige arbeidet og oppdateres jevnlig, herunder kravet til planmessig oppfølging av det enkelt barn, jf. omsorgsforskriften § 6. Kartleggings- og planarbeidet skal fokusere spesielt på den enkeltes ressurser, potensialer og omsorgsbehov. Den mindreårige skal være en aktiv part i det ordinære kartleggings- og planarbeidet og ha innsyn i det som blir dokumentert, dersom det ikke er særskilte grunner til at det ikke er mulig. Barnet skal følges opp av en særkontakt og mottaket skal sikre forsvarlig oppfølging av den enkelte i tråd med tiltaksplanen. Asylmottaket skal gi den enslige mindreåriges representant anledning til å medvirke i arbeidet med kartleggingen og tiltaksplanen.

Kartlegging av følgepersonens egnethet

UDI skal sikre at driftsoperatør for asylmottak med enslige mindreårige legger til rette for opplæring og veiledning av mottaksansatte, jf. GI-05/2023 – Instruks til Utlendingsdirektoratet om innkvartering av asylsøkere. UDI skal sikre at asylmottaket følger særskilt med på hvordan omsorgssituasjonen er, blant annet ved å tildele særkontakt og kartlegge både følgepersonens egnethet og den enslige mindreåriges omsorgsbehov.

Barnets representant

Alle enslige mindreårige skal ha en representant. Som følge av Utlendingslovens § 98b første ledd skal representanten oppnevnes av Statsforvalteren i det vergemåldistriktet hvor den mindreårige bor.

Representanten skal påse at barnets juridiske rettigheter blir ivaretatt, blant annet at den mindreårige har eierskap til de kartlagte opplysningene og tiltaksplanen, og at overføringen av opplysningene ivaretar kravene til personvern, jf. RUDI 2012-37. Så snart som mulig etter innflytting må mottaket informere både den enslige mindreårige selv og representanten om hvordan de vil arbeide med kartleggingen og tiltaksplanen, og om hva de skal brukes til. Dersom mottaket og representanten er uenige om hva slags informasjon som er relevant å overføre til omsorgsmyndighet, må de søke å komme fram til felles forståelse gjennom dialog. Dersom ikke samtykke fra representanten foreligger, kan ikke informasjonen overføres til IMDI eller kommunen.

3. Beskrivelse av fakta

Kontaktinformasjon

Type mottak, navn og besøksadresse	Ørmen transittmottak Ørmenveien 47 1615 Fredrikstad
Mottaksleder/tlf: Avdeling/tlf:	Arne Adolfsen, tlf. 484 26 250 381 34 070
Driftsoperatør, navn og adresse	Stiftelsen SANA SANA mottaksdrift AS Markens gate 34 4612 Kristiansand S

Ørmen transittmottak er et ordinært mottak, som eies av driftsoperatør Stiftelsen SANA AS (ideell aktør). Mottaket har en rammeavtale på 170 ordinære plasser og 50 stykkprisplasser, med tilhørende opsjonspakker på 230 og 360 plasser. Mottaket åpnet den 01.05.2023 og har en rammeavtale på fem år, med opsjon for ytterligere fem år. Under tilsynet var 149 plasser i drift.

Planlegging av tilsynet

Statsforvalteren sendte varsel om tilsynet den 14.08.2024. I varselbrevet ba vi mottaket sende oss beboeroversikt over beboere som hadde vært på mottaket i over en uke på tidspunktet for tilsynet, deres kartleggingsplaner, tiltaksplaner og mottakets omsorgsplan. Mottaket ble bedt om å gi barna informasjon om vår tilsynsrolle, og at vi ønsket å snakke med dem under tilsynet.

Varselbrevet inneholdt et brev til barna med informasjon om tilsynet og invitasjon til individuelle samtaler med Statsforvalteren. Det var også vedlagt et informasjonsbrev til barnas følgepersoner. Informasjonsbrevene var skrevet på norsk og mottaket ble bedt om å sørge for at brevene ble gjennomgått med tolk sammen med barna og med følgepersonene.

Vi mottok beboeroversikt for åtte beboere, mottakets omsorgsplan og fire påbegynte kartleggingsplaner den 29.08.2024. Den 06.09.2024 mottok vi en tiltaksplan for en av beboerne vi også hadde mottatt kartleggingsplan for.

Under tilsynet fikk vi overlevert mottakets rutiner, samt Endringer til Avtale etter avtaleinngåelse for perioden 01.08-31.12.2024 og midtveisevalueringer av mottakets bruk av tilskuddsmidler for oppfølging av enslige mindreårige med følgeperson. Se fullstendig oversikt over gjennomgåtte dokumenter i rapportens vedlegg.

Gjennomføring av tilsynet

Vi innledet tilsynet med en omvisning på mottaket, før vi hadde en oppstartsamtale med mottaksleder. Vi intervjuet barnefaglig ansvarlig og en særkontakt hver for seg. I forbindelse med samtalene med barna gjennomførte vi et informasjonsmøte med følgepersoner med tolk på de ulike språkene, i forkant av samtalene med barna. Vi snakket dernest med seks barn på tre ulike språk.

Intervju og oppsummeringsmøte med mottaksleder ble gjennomført dagen etter det stedlige tilsynet, via Microsoft Teams, hvor spesialrådgiver fra SANA mottaksdrift var med som observatør.

Under omvisningen fikk vi se mottakets fellesarealer, en barnebase og et ungdomsrom. Vi ble også vist mottakets helsekontor og skoletilbud som driftes av Fredrikstad kommune. Alle rom til enslige mindreårige og følgepersoner befant seg i samme gang/område av mottaket. Rommene var i bruk og vi fikk derfor se et eksempel på et slikt rom, som pr i dag ble brukt som resepsjon. Rommet bestod av to separate deler, med dør imellom. Rommet hadde eget bad.

Gjennomgang av dokumentasjon

Beboeroversikten gir informasjon om barnet, som navn, alder, nasjonalitet, språk og navn til følgeperson og kontaktopplysninger til representant. Det står dato for gjennomføring av kartlegging og utarbeidelse av tiltaksplan.

Omsorgsplan

Omsorgsplanen beskriver mottakets arbeid med å gi omsorg og oppfølging til de enslige mindreårige. Det står at mottaket jobber med enslige mindreårige og deres følgepersoner ut ifra traumesensitiv omsorg som faglig tilnærming. Ifølge planen skaleres mottakets enslige mindreårige ukentlig i grønn, gul eller rød kategori. Grønn kategori gjelder barn hvor mottaket vurderer at det ikke er nødvendig å sette i verk tiltak, for barn i gul kategori er det behov for en avklaring av tiltaksbehov og rød kategori viser til tilfeller der det er nødvendig å iverksette tiltak.

Omsorgsplanen består videre av en oversikt over de ulike rollene/stillingene som arbeider med de enslige mindreårige på mottaket, deres ansvarsområder og beskrivelse av faglig tilnærming i utførelsen av arbeidet. Rollene som omtales er blant annet særkontakt, barnefaglig ansvarlig, mottaksleder og ansvarlig for sårbare grupper.

Det fremgår av planen at det er barnefaglig ansvarlig og særkontakter som skal samarbeide om arbeidet med individuell kartlegging og tiltaksplan. Dette innebærer å etablere kontakt med barnets representant i ankomstfasen for å gi tilbud om å medvirke i kartleggingen og en eventuell tiltaksplan. Særkontakter skal ta kontakt med barna raskt etter ankomst og avtale tid for kartleggingssamtale. Mottaket skal ha en egen samtale med følgeperson for å avdekke hvordan denne ser på sin rolle som omsorgsperson, og hvordan følgeperson har tenkt å utføre denne rollen videre i prosessen. For barnet presiseres det at det er viktig å avklare relasjon til følgeperson og barnets egne ønsker i forholdet til denne. Det beskrives videre at mottaket bruker tiltakskort fra tiltakskortsiden i fagsystemet MOT som bakgrunn for kartleggingsarbeidet, med mål om å identifisere eventuell menneskehandel eller andre kriminelle forhold.

Rutiner for skalering av enslige mindreårige med følgeperson

I rutinen beskrives formålet med skaleringen, roller, ansvar og hva de ulike fargene betyr. Videre beskrives hvilke parametere som skal skaleres. Parameterne omfatter barnets status/registrering, tilknytning til omsorgsperson, sikkerhet, om barnet får tilstrekkelig informasjon og veiledning, forutsigbarhet/struktur i hverdagen, psykososial fungering, fritidsaktiviteter, helse, tilstedeværelse på mottaket og annet. Det vises til at parameterne er valgt ut med bakgrunn i omsorgsforskriftens § 2 som omhandler forsvarlig omsorg. Vi så også på to eksempler på gjennomført skalering med beskrivelse av konkrete oppfølgingstiltak.

Kartlegging

Kartleggingsplanene vi så på var gjennomført i standardiserte maler fra UDI sitt fagsystem MOT. Malen består av ulike kartleggingsområder som interesser, behov, familie, følgeperson, skole og helse. Tre av de fire kartleggingsplanene vi så på, var påbegynt fire dager etter barnets ankomst og én var påbegynt etter fem dager.

Informasjonen som kommer frem i barnas planer omhandler barnas hverdag på mottaket, eksempelvis hva de liker å gjøre, hvordan de spiser, sover og om de får den hjelpen de er i behov av. Planene inneholder punkter om familie, forholdet til følgepersonen og om de ønsker å bo sammen med denne videre. Under dette punktet kommer også følgepersonens perspektiv frem, samt mottakets vurderinger av samspillet dem imellom. I alle planene kom det frem informasjon om samspillet mellom barnet og dens følgeperson, herunder konkrete observasjoner av hvordan barnet fremsto i relasjonen. Vi så også et eksempel på at følgepersonen uttrykte behov for hjelp for å ivareta barnet på best mulig måte. I alle planene har mottaket kartlagt tidligere skolegang og oppmøte på skolen på mottaket. Barna har også blitt spurt om flukt. For ett av barna var det notert et punkt under helse, som omhandlet XXXX.

I tre av fire kartleggingsplaner har mottaket fylt ut planens punkt 12. Her kommer mottakets vurderinger av videre oppfølgingsbehov frem.

Tiltaksplan

I planen beskrives tre ulike tiltak, som alle involverer kontakt med andre instanser. Det kommer frem dato for oppstart av de ulike tiltakene, og mottaket har også fylt inn en datert beskrivelse av fremgang. Det står at representant har fått informasjon om tiltakene og støtter disse. Det står også at barnet er informert om to av tre tiltak.

Samtaler med barn

Da tilsynet ble gjennomført bodde det 23 enslige mindreårige barn med følgeperson i asylmottaket. Åtte av barna hadde bodd på mottaket i over en uke og fikk tilbud om samtale. Statsforvalteren gjennomførte samtaler med seks av barna. Telefontolk bisto under samtalene.

Barna vi snakket med var mellom 9 og 16 år. Den yngste ønsket å ha med seg sin følgeperson inn i samtalen. Tre av barna XXXX, ønsket å snakke med oss sammen. Vi gjennomførte individuelle samtaler med de to siste barna.

Alle barna, med unntak av ett, hadde skoletilbud på transittmottaket. Det siste barnet hadde opprettholdt sin skolegang fra hjemlandet og fulgte undervisning digitalt. Flere av barna likte å leke på uteområdet og alle fortalte at de brukte gymsal/treningsrom på mottaket.

Barna vi snakket med ga uttrykk for at de følte seg trygge på mottaket. Alle sa at de kunne snakke med sin følgeperson dersom noe var vanskelig, og et par av barna sa de hadde blitt litt kjent med noen av de ansatte.

De fleste av barna husket at de hadde hatt en samtale med en av de ansatte på mottaket hvor det ble brukt tolk. Ett barn hadde hatt flere samtaler. Fire barn kjente til hvem som var deres særkontakt. Barna fortalte at de hadde fått informasjon om sin representant og flere hadde også møtt denne på mottaket. Alle barna fortalte at de ansatte var hyggelige, at de spurte dem hvordan de hadde det og om de trengte noe.

Samtalereferat i sin helhet er arkivert internt hos Statsforvalteren.

Intervju med de ansatte

Mottakets organisering av planarbeidet

Personalet vi snakket med fortalte at barna får tildelt en særkontakt første virkedag etter at de har kommet til mottaket. På tidspunktet for tilsynet jobbet det to særkontakter på mottaket i tillegg til barnefaglig ansvarlig, som også fungerer som særkontakt. Stillingene omfatter til sammen 1,5 årsverk og utgjør tilleggsavtalen med UDI for perioden 01.08.2024- 31.12.2024. Barnefaglig ansvarlig og særkontakter jobber i dagstillinger og har utdanningsbakgrunn som henholdsvis sosionom, lærer og barnevernspedagog. Det er særkontaktene som har ansvar for å gjennomføre kartleggingssamtaler med barna og deres følgepersoner.

Hver mandag avholdes et fast møte mellom barnefaglig ansvarlig, særkontaktene, en ansatt som jobber med sårbare grupper og mottaksleder. Møtene brukes til å oppdatere hverandre om de enslige mindreårige som til enhver tid oppholder seg på mottaket og på eventuelle saker som skal følges opp. Videre avholdes det et såkalt skaleringsmøte en gang pr uke hvor UDI, mottaksleder og barnefaglig ansvarlig deltar. I disse møtene brukes informasjon fra kartleggingssamtaler som er gjennomført, samt observasjoner fra miljøet for å kategorisere hvilke barn som er ferdig kartlagt, hvilke barn det er behov for å innhente mer informasjon om og hvilke barn det er nødvendig å iverksette tiltak for, i henholdsvis grønn, gul og rød kategori. For barna i rød kategori vurderes det som nødvendig å iverksette umiddelbare tiltak. Dokumentasjon fra disse møtene lagres hos UDI.

Vi fikk informasjon om at det kontinuerlige arbeidet med oppfølging og observasjon av enslige mindreårige og deres følgepersoner gjøres av barnefaglig ansvarlig og særkontakter som jobber dagtid, og tre team av miljøarbeidere som jobber medleverturnus. Teamene som jobber medlever, følger opp alle beboerne på mottaket. For å sikre særlig oppfølging av barn og enslige mindreårige, er det en barnefaglig ansvarlig på hvert medleverteam. Disse har relevant utdanningsbakgrunn sombarne- og ungdomsarbeider og lærer. Mottaket benytter seg av et overlappskjema/rapport som ligger i Microsoft Teams. I dette skjemaet skal det ikke føres inn sensitive opplysninger. Derfor har barnefaglig ansvarlig eller særkontakt dialog med barnefaglig ansvarlig på medleverteamet om eventuelle saker rundt de enslige mindreårige som skal følges opp eller observeres. Vi fikk opplyst at denne kontakten foregår muntlig eller via e-post. Mottaket har ikke et egnet journalsystem hvor man kan skrive inn sensitive opplysninger. Dersom miljøpersonalet får opplysninger av sensitiv karakter eller får vite om alvorlige forhold, skal dette rapporteres videre til mottaksleder som igjen avgjør hvem som trenger å få vite hva, samt hvordan informasjonen bør følges opp.

Opplæring/veiledning

Barnefaglig ansvarlig hadde deltatt på kurs i regi av UDI om bruk av MOT og om menneskehandel. Hun hadde fått opplæring om arbeid med kartlegging og tiltaksplan i regi av Sana mottaksdrift i et felles opplæringsmøte for barnefaglige ansvarlige. Vi fikk informasjon om at hun kjente til UDI sin veileder om arbeid med kartlegging og tiltaksplan fra 2011. Hun hadde fått den praktiske opplæringen ved å følge tidligere barnefaglig ansvarlig i gjennomføring av kartleggingssamtaler.

Særkontakten vi snakket med, hadde fått sin opplæring i kartleggingsarbeidet via barnefaglig ansvarlig. Vi fikk informasjon om at barnefaglig ansvarlig har det overordnede ansvaret og leser gjennom kartleggingsplanen, samt gir tilbakemelding til særkontakt dersom det er noe som bør endres eller følges opp videre.

Både særkontakt og barnefaglig ansvarlig opplever mottaksleder som tilgjengelig, og sa at de gjerne drøftet saker og situasjoner med ham daglig. Barnefaglig ansvarlig forklarte også at hun opplevde at mottaket hadde et godt samarbeid med barneverntjenesten, og sa at hun ofte var i kontakt med dem for å drøfte saker. Hun fortalte at barneverntjenesten sjelden satte i verk hjelpetiltak på bakgrunn av bekymringsmeldinger ettersom barna og deres følgepersoner kun er på mottaket en kort periode. Vi fikk informasjon om at mottaket, ved flere anledninger, har meldt bekymring til barneverntjenesten i den kommunen som barnets nye mottak ligger i. På denne måten sikrer de at bekymringen de har blir fulgt opp videre ved neste mottak. De ansatte viste å ha god oversikt over regelverket for meldeplikt og meldinger til barnevernstjenesten.

Utarbeidelse av kartleggingsplan og bruken av denne

De ansatte sa at de, den første dagen de møter barna, bruker tid på å bli litt kjent, introdusere seg og forklare om sin rolle. De gir barna informasjon om at de kommer til å gjennomføre en kartleggingssamtale med barnet og med deres følgeperson. Barna og følgepersonene blir deretter kalt inn til en samtale i løpet av de neste tre til fem dagene. Først gjennomføres en samtale med barnet og følgeperson sammen, og deretter en samtale med dem hver for seg. Det blir brukt tolk i de tilfellene særkontakt ikke snakker samme språk som barna.

Barnefaglig ansvarlig og særkontakt forklarte at kartleggingsskjemaet i MOT ikke er tilpasset kartlegging av barn som er i transitt. Mottaksleder og barnefaglig ansvarlig har derfor blitt enige om faste utvalgte tema som er avgjørende at avklares på Ørmen før barna og deres følgepersoner kan overføres til et ordinært mottak, som dernest kan fortsette kartleggingsarbeidet. Målet med kartleggingen av barnet er å få et overblikk over situasjon her og nå, relasjon til følgeperson og å få klarhet i hvilke behov barnet har.

I samtale med barnas følgeperson blir det lagt vekt på å kartlegge følgepersonens relasjon til barnet, dennes motivasjon som omsorgsperson og eventuelle utfordringer i oppfølgingen av barnet.

Barnefaglig ansvarlig hadde erfaring fra ett tilfelle der hverken barnet eller følgeperson ønsket å bo sammen videre. Hun understreket at dette er noe av det viktigste å finne ut av i løpet av oppholdet på Ørmen, ettersom det vil ha stor betydning for oppfølgingen av barnet videre. Personalet redegjorde for utfordringer knyttet til å kartlegge følgepersonens egnethet. De sa at de ikke opplevde kartleggingsskjemaet som et egnet sted å nedtegne løpende vurderinger om dette. De ansatte forklarte at de baserer sine vurderinger av følgepersonens egnethet på observasjoner av ulike situasjoner i løpet av oppholdet på mottaket, i tillegg til samtalene de har med barnet og med følgepersonen.

Utarbeidelse av tiltaksplan og bruken av denne

Barnefaglig ansvarlig fortalte at de hovedsakelig bruker kartleggingsplanene for å dokumentere barnas oppfølgingsbehov, og at tiltaksplanene brukes for å dokumentere kontakt med andre instanser, i tilfeller der barnet er skalert i rød kategori. Tiltak som kan opprettes er eksempelvis traumesamtaler eller samtaler om seksualhelse med helsesykepleier. Andre eksempler på tiltak er kontakt med barneverntjenesten, med politiet eller at mottaket har sendt bekymringsmelding til barneverntjenesten i kommunen hvor barnet skal flytte til nytt mottak. Vi fikk informasjon om at barnet og følgeperson blir involvert før tiltaket settes i verk, dersom dette vurderes som hensiktsmessig. Representant skal underrettes om tiltak som settes iverksettes.

Barn som blir kategorisert i grønn kategori i skaleringsmøtene regnes som reiseklare. Med dette menes at mottaket vurderer at de har kartlagt og fått tilstrekkelig informasjon om nødvendige forhold, samt at det ikke er nødvendig å iverksette umiddelbare tiltak. For barn som vurderes å være i gul kategori kan man gjennomføre en ny kartleggingssamtale for å avklare det mottaket lurer på, eller man kan gjennomføre spesifikke observasjoner for å få ytterligere informasjon. Mottaksleder forklarte at skaleringsmøtene også kan fungere som evaluering av prosessen rundt det enkelte barn, og at barna også kan få endret kategori dersom det har kommet frem ny informasjon.

Samarbeid med representantene

Personalet vi snakket med fortalte at de ofte må bruke mye tid på å finne ut hvem som er barnas midlertidige representanter i transittfasen. I noen tilfeller tar representanten selv kontakt med mottaket i etterkant av intervju hos politiet, men ofte må barnefaglig ansvarlig gå via transittlogistikk hos UDI og be om representantens kontaktinformasjon.

Særkontakt tar deretter kontakt med representanten via telefon eller e-post og informerer om at mottaket skal starte kartlegging av barnet og gir representanten anledning til å delta, eller bidra med informasjon til kartleggingen.

Barnefaglig ansvarlig fortalte at hun hadde erfart å bosette ett barn direkte i en kommune fra transittmottaket. I dette tilfellet innhentet mottaket samtykke fra barnets representant om videreformidling av kartleggingsinformasjon fra mottaket til Integrerings- og mangfoldsdirektoratet (IMDi) og til bosettingskommunen. Barnet fikk i tillegg med seg sine papirer i en egen konvolutt.

Samtale med mottaksleder

Mottaksleder forklarte at han hadde jobbet mye for å få på plass et system rundt oppfølgingen av de enslige mindreårige med følgeperson, etter at de startet å jobbe med gruppen 01.05.2023. Vi fikk forklart at mottaksleder og barnefaglig ansvarlig sammen hadde utarbeidet det nevnte skaleringssystemet, og at barnefaglig ansvarlig og særkontakt jevnlig involveres i arbeidet med mottakets omsorgsplan. Mottaksleder sa at de har etterspurt egne retningslinjer og tilpasset kartleggingsmal for barn i transitt fra UDI, men at dette ikke foreligger.

Mottaksleder forklarte at han holder seg oppdatert om kartleggingen av barna og deres følgepersoner via skaleringsmøtene og i drøftinger med barnefaglig ansvarlig og særkontakt.

Mottaksleder sa at for de barna som har en tiltaksplan, blir denne brukt aktivt i den individuelle oppfølgingen av de enslige mindreårige.

Mottaksleder informerte om at det avholdes personalmøte to ganger pr måned hvor alle ansatte deltar. I disse møtene er alltid enslige mindreårige et tema. Etter sommeren har også mottakets omsorgsplan blitt tatt opp i to møter, med en klar forventning fra leder om at alle ansatte skal gjøre seg kjent med denne og at den skal brukes i arbeidet med barna.

Annet:

Informasjon fra tilstedeværende spesialrådgiver fra SANA mottaksdrift om kontakt med UDI:

• Sana har oppfordret UDI til å oppdatere deres veileder ARBEID MED INDIVIDUELL KARTLEGGING OG TILTAKSPLAN FOR ENSLIGE MINDREÅRIGE I ORDINÆRE MOTTAK fra 2011. UDI har gitt tilbakemelding om at det ikke er kapasitet til å oppdatere denne nå.
• Sana har oppfordret UDI til å tilpasse malen for kartleggingsplan i MOT, slik at det også er rom for å lagre arbeidsnotater som kan være viktige i kartleggingsprosessen. UDI har gitt tilbakemelding om at ønsket om at dette ikke kan tas til følge på nåværende tidspunkt.
• Sana informerte om at de har gitt tilbakemelding til UDI om at det er behov for et journalsystem i MOT, for å sikre informasjonsflyt samtidig som personvernhensyn blir ivaretatt. UDI har gitt tilbakemelding om at det vil bli utviklet et journalsystem, men at det ikke er tidfestet når dette vil skje.

4. Vurdering av fakta opp mot aktuelt lovgrunnlag

Statsforvalteren vurderer at mottaket arbeider systematisk og grundig med å legge til rette for at enslige mindreårige og deres følgepersoner blir kartlagt tilstrekkelig i løpet av tiden de er på mottaket. Mottaket har selv utviklet et skaleringsverktøy for å sikre ivaretagelsen av den enkelte, i tillegg til at det er gjort tydelige prioriteringer av hvilke tema mottaket skal ha kartlagt før barna reiser videre.

Vi vurderer at mottakets omsorgsplan gir en tydelig beskrivelse av arbeidet med oppfølgingen av de enslige mindreårige og deres følgepersoner, samt oversikt over arbeidet med kartlegging og tiltaksplan. I planen tydeliggjøres ansvaret de ulike mottaksansatte har i denne prosessen. Det fremkommer at det avholdes jevnlige drøftinger, samt to faste møter hver uke hvor nøkkelpersoner som arbeider med de enslige mindreårige deltar, inkludert mottakets leder. Slik vi ser det, bidrar dette til å sikre kvalitet og kontinuitet i arbeidet og oppfølgingen.

Mottaket har også et system for opplæring. Barnefaglig ansvarlig hadde fått spesifikk opplæring fra driftsoperatør om arbeid med kartlegging og tiltaksplan, som hun videreformidlet i opplæring av særkontakter. I tillegg fremstår det som at mottaksleder prioriterer informasjon rundt enslige mindreårige og mottakets omsorgsplan i felles personalmøter, som bidrar til økt kunnskap om gruppen blant de ansatte. Vi får forståelse for at mottaket ønsker seg mer og tilpasset informasjon/opplæring fra UDI. Likevel vurderer vi at mottaket har funnet gode løsninger for å sikre opplæring, og vil bemerke leders positive involvering i arbeidet med de enslige mindreårige som særlig viktig.

Personalet redegjorde på en tilfredsstillende måte for hvordan de jobber for å oppnå kontakt med barna, prosessen med å gjennomføre samtaler og hvordan de bruker informasjon fra medleverteamet inn i kartleggingen både av barnet og deres følgepersoner. Kartlegging i transitt kan være krevende, særlig med tanke på at personalet har kort tid på å bli kjent med barna og skape

tilstrekkelig tillitt til at de kan avdekke forhold av betydning. I denne sammenhengen ser vi det som positivt at mottaket har gjort hensiktsmessige prioriteringer for hva som skal kartlegges, og når det skal gjøres. Vi ser også at kartleggingen begynner tre til fem dager etter at barna har kommet til mottaket, og at det på denne måten sikres kartlegging kort tid etter ankomst.

Ifølge omsorgsforskriften skal alle barn ha en kartleggingsplan og en tiltaksplan, som legger grunnlag for den individuelle oppfølgingen av barnet. Ørmen transittmottak oppretter tiltaksplaner der man i skaleringsmøter har vurdert at det er behov for å sette i verk umiddelbare tiltak.

Bakgrunnen for dette er et behov for å gjøre prioriteringer i en travel og uforutsigbar hverdag med oppfølging av barn i transitt. Vi ser det som positivt at mottaket bruker tid på å, i felleskap, vurdere de ulike barnas oppfølgingsbehov. Det vurderes også som hensiktsmessig at tiltaksplanene brukes til å dokumentere mottakets oppfølging av den enslige mindreårige, gjerne gjennom kontakt med andre tjenester, da dette er viktig informasjon for neste mottak som skal følge opp barnet. I den tiltaksplanen vi fikk tilsendt så vi også en tydelig sammenheng mellom kartlegging og tiltak, og det fremstår som at mottaket har gjort gode vurderinger rundt oppfølgingen av barnet.

I vår vurdering av mottakets bruk av tiltaksplaner har vi med oss personalets beskrivelser av mottakshverdagen i transitt. Dette innebærer store variasjoner i antall enslige mindreårige, og kort oppholdstid på mottaket. Vi ser at mottaket gjør et grundig arbeid for å sikre ivaretagelsen av det enkelte barnet, noe som blant annet dokumenteres under kartleggingsplanens punkt 12. I tillegg løfter mottaket frem viktige tema i oppfølgingsarbeidet for alle de enslige mindreårige i sine skaleringsmøter, som også journalføres hos UDI. Vi vil likevel be om at mottaket, i det videre forbedringsarbeidet, lager et system som sikrer at det utarbeides en tiltaksplan for alle barna på mottaket. Ifølge omsorgsforskriften skal alle enslige mindreårige ha en slik plan, som grunnlag for den individuelle oppfølgingen av barnet. Vi vurderer her at man i større grad kan gjøre bruk av tiltaksplanene for å synliggjøre behovet for oppfølging som er avdekket i kartleggingen og også involvere barnet i dette. Eksempelvis at mottaket i samarbeid med barnet kan utarbeide mål knyttet til behov for oppfølging av skolegang, som vist til i den ene kartleggingen. Slik vi ser det vil også kartlegging og skalering av barnets situasjon, med datoer for gjennomføring av dette, være aktuelle tiltak i en tiltaksplan. Slik vil man også kunne dokumentere vurderinger gjort i skaleringsmøter og sikre at disse følger barna videre. Ved å etablere en tiltaksplan for hvert enkelt barn vil mottaket legge til rette for kontinuitet i oppfølgingen av planarbeidet, også i de tilfellene hvor det ikke er alvorlige forhold som umiddelbart skal følges opp.

Statsforvalteren vurderer videre at mottaket har praksis og rutiner i tråd med omsorgsforskriften knyttet til kontakt og involvering av representantene i arbeidet med kartlegging og tiltaksplan for barna.

Under tilsynet kom det frem at mottaket ikke har et egnet digitalt system for daglig informasjonsflyt. På grunn av dette benyttes muntlige beskjeder, overlappsnotat i Teams og e-post for å utveksle informasjon om beboerne. På tidspunktet for tilsynet bodde det 23 barn med følgepersoner på Ørmen. Statsforvalteren vil her understreke behovet for et system som gir mottaket mulighet for å utveksle informasjon på en sikker måte. Vi ser at mottaket via sin driftsoperatør har etterspurt dette i dialog med UDI. Statsforvalteren bemerker at når et slikt journalsystem ikke foreligger, utgjør det en risiko for at viktig informasjon går tapt eller kommer på avveie, noe som igjen kan ha følger for oppfølgingen av de enslige mindreårige på mottaket.

5. Statsforvalterens konklusjon

Ørmen transittmottak har et tilfredsstillende system og praksis for arbeidet med kartlegging og tiltaksplan i henhold til gjeldende lovkrav.

Det ble ikke avdekket lovbrudd. Tilsynet er derfor avsluttet

Så langt taushetsplikten ikke er til hindre for det, ber vi om at barn på asylmottaket får tilpasset informasjon om innholdet i rapporten og tilbud om å lese den. Innen rammen av taushetsplikt ber vi også om at rapporten blir gjort tilgjengelig for ansatt og andre som ønsker å lese den.

Med hilsen

Atle Grønstøl
seksjonssjef
Sosial- og barnevernavdelingen

Kristin Rustad
fagleder

 

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

Her omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok. Varsel om tilsynet ble sendt 14.08.2024.

Som en del av tilsynet har vi gjennomgått og vurdert følgende dokumenter:

• Mottakets omsorgsplan
• Fire kartleggingsplaner
• En tiltaksplan
• To eksempler på gjennomført skalering
• Beskrivelse av internkontroll for enslige mindreårige med følgeperson
• Rutiner for: skalering av enslige mindreårige med følgeperson, permisjonsregler for EMA
• på Ørmen transittmottak, rutine for kontakt med representantene, Nattevaktinstruks,
• instruks om fraværskontroll, rutiner for særkontakter på EMA Øvrebø
• Tilleggsavtale for særkontakter for perioden 08-31.12.2024, Vedlegg 7 – Endringer til
• avtale etter avtaleinngåelse
• Midtveisevaluering 1, EOT EMA med følge
• Midtveisevaluering 2, EOT EMA med følge
• Endelig tilbud av 11.2022, SANA mottaksdrift

Vi gjennomførte stedlig tilsyn den 03.09.2024. Oppsummeringsmøte og intervju med mottaksleder Arne Adolfsen, med driftsoperatør til stede, ble avholdt den 04.09.2024 via Microsoft teams.

Tilsynet ble gjennomført av:

• Seniorrådgiver Trude Mauseth
• Seniorrådgiver Toril Jore