Rapport fra tilsyn med Borg senter for foreldre og barn 2019

Formålet med rapporten

Formålet med rapporten er å beskrive hva det er ført tilsyn med, hvordan tilsynet er gjennomført og hvilke funn som er gjort i tilsynet.

Senterets navn og besøksadresse:
Borg barne- og familiesenter, avdeling Moringen Storveien 121 1621 Gressvik

Dato for tilsynet: 31.10.2019

Til stede fra senteret:
Miljøterapeut Hilde Standal
Spesialutdannet miljøterapeut Kjersti Hoff
Spesialutdannet miljøterapeut Kirsti Høier Johansen
Avdelingsleder Marianne Jacobsen
Enhetsleder Marit Sahlin

Tilsynet ble utført av:
Seniorrådgiver Torill Gundersen
Seniorrådgiver Ragne Marie Mostad

1. Innledning

Tilsynet ble varslet den 29.08.2019 og gjennomført 31.10.2019.

Fylkesmannen skal føre tilsyn med senter for foreldre og barn så ofte som forholdene tilsier det og minimum hvert annet år, jf. forskrift om sentre for foreldre og barn.

Ifølge forskriften skal tilsynet ha til formål å påse at lover og regelverk blir fulgt, og at beboerne får et faglig forsvarlig og likeverdig tilbud i senteret. Fylkesmannens tilsynsansvar innebærer en lovlighetskontroll. I dette ligger det en rett og plikt til å undersøke og bedømme om senteret driver i tråd med regelverket, samt rett og plikt til å reagere ved lov- eller forskriftsbrudd.

Hjemmel for reaksjon ved lov- eller forskriftsbrudd finnes i § 27:

«Tiltak ved mangler og lignende – tilsynsmyndighetens oppfølging

Når tilsynsmyndigheten blir oppmerksom på forhold som den mener bør endres, skal begrunnet melding sendes senterets ledelse, med samtidig underretning til statlig regional barnevernmyndighet. Så vidt mulig bør det fremmes forslag om tiltak. Spørsmål om mindre endringer kan tas opp med senterets ledelse.

Finner tilsynsmyndigheten at senteret drives på en måte som kan ha skadelige følger for de beboerne som oppholder seg der eller for andre, eller at driften på annen måte  er  uforsvarlig,  kan  fylkesmannen  gi pålegg om å rette forholdet. Fylkesmannen kan også gi pålegg om å nedlegge driften, jf. barnevernloven § 5-7. Pålegget skal være skriftlig og inneholde en frist for når det skal være utført.»

2. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var å undersøke om avdelingen gjennom sin styring sikrer at inntak av familier skjer på forsvarlig måte. Inntaket omfatter også den første tiden etter at familiene har flyttet inn (inntaksfasen). Det vises til forskrift om sentre for foreldre og barn §§ 14 og 21, jf. barnevernloven § 4-1.

3. Beskrivelse av Borg barne- og familiesenter, avdeling Moringen

Moringen er en avdeling i Borg barne- og familiesenter. Avdelingen er et senter for foreldre og barn med beliggenhet i Gressvik i Østfold.

• Avdelingens primære målgruppe er familier med barn fra 0-6 år, men har også mulighet til å ta imot eldre søsken.
• Hyblene i avdelingen deler bad, og har tilgang på fellesareal som lekerom, kjøkken, stue og stor uteplass med
• Avdelingen er godkjent for sju familier, og familiene plasseres på frivillig grunnlag, hjemlet i bvl. 4-4, 2 ledd. Familier kan også plasseres etter vedtak fra fylkesnemnda, jf. bvl. § 4-4, 3 ledd.
• Avdelingen har fem familieplasser i døgnavdelingen. I tillegg er to plasser forbeholdt arbeid i familiene før og etter oppholdet, i familienes Tilbudet retter seg mot familier med barn i alderen 0-6 år. Familienes utfordringer er varierte. Felles for dem er at den kommunale barneverntjenesten har vurdert usikkerhet knyttet til barnets omsorgssituasjon, slik at det er nødvendig å kartlegge denne samt iverksette hjelpetiltak for å styrke foreldrenes omsorgskompetanse. Gravide kan gis tilbud i forkant av fødsel og i barseltiden.
• Følgende familier er ikke en del av målgruppen:
  • Foreldre som er aktive rusmisbrukere
  • Foreldre med aktiv psykose
  • Foreldre som er diagnostisert psykisk utviklingshemmede og som følge av dette har et funksjonsnivå tilsvarende nedre sjikt av diagnosen med lett psykisk utviklingshemmet eller diagnostisert med middels eller alvorlig grad av psykisk utviklinghemming
• Barneverntjenestene søker familier inn på Avdelingen tilbyr fleksibelt faseforløp for familiene i tråd med Bufetats region Øst modell for sentre for foreldre og barn.
• Oppholdet på avdelingen kan vare i inntil 32 uker, fordelt på ulike faser:
  • Fase 1: Forberedelse og kartlegging, 2-4 uker
  • Fase 2: Kartlegging, inntil 6 uker (eventuelt barseltid inntil 3 uker i tillegg)
  • Fase 3: Behandling, inntil 12 uker
  • Fase 4: Fortsette behandling, implementering i eget hjem, inntil 12 uker
  • Oppholdets lengde kan variere og må tilpasses den enkelte sak

Avdelingen er døgnbemannet med tredelt turnus. Avdelingen har 9 miljøterapeuter som jobber i avdelingen, en miljøterapeut som er tilknyttet arbeid med familier som bor hjemme, en psykolog, tre hvilende nattevakter samt en avdelingsleder. De ansatte er hovedsakelig barnevernspedagoger, vernepleiere, førskolelærere og sosionomer. De ansatte er delt inn i to team og familiene fordeles mellom teamene. Psykologen bistår i begge teamene. Metodene som brukes i arbeid med familiene utøves av sertifiserte miljøterapeuter, og enkelte metoder må utøves av psykologen.

Familieavdelingen har en institusjonsplan som beskriver avdelingens faglige grunnlag og metodiske arbeid, grunnleggende holdninger, samarbeids- og møtestruktur og sentrale arbeidsmetoder.

Institusjonsplanen beskriver arbeidet og fremgangsmåter i fleksibelt faseforløp. Avdelingen etterstreber tilnærmingsmåter som søker reelt samarbeid og brukermedvirkning der dette er mulig. Oppholdet tilpasses den enkelte families fungering og problematikk.

Foreldrene må være tilgjengelige for samtaler og observasjoner mens de bor på avdelingen. Hyblene deler bad og har felles kjøkken. Middagen er et felles måltid, og hver familie bidrar i matlaging en gang i uka. Avdelingen tilrettelegger for aktiviteter i nærområdet og har samarbeid med åpen barnehage. De fleste familiene reiser hjem annenhver helg og har «hjemmetrening», dvs. øve på de ferdighetene de har jobbet med på avdelingen og implementere de i egen hverdag.

Vi viser til Bufetats rapport av 12.06.2019 fra «årlig kvalitetssikring av statlige barn- og familiesentre», jf. Forskrift for sentre for foreldre og barn § 8.

Konklusjon:

• Brudd på forskriften 11, § 13 og §§ 14-16, rettes med frist 15.08.2019

Fylkesmannen er kjent med at godkjenningsmyndigheten den 23.08.2019 vurderte at samtlige brudd og oppfølgingspunkter som fremgår i rapport 12.06.2019 er tilfredsstillende svart ut.

4. Gjennomføring

Tilsynet omfattet følgende aktiviteter:

• Varsel om tilsyn ble sendt 29.08.2019
• Innhenting av dokumenter; punkt 8 gir en oversikt over mottatte dokumenter i forbindelse med Dokumentene ble mottatt 27.09.2019
• Tilsynet ble gjennomført 31.10.2019. Tilsynet startet med omvisning på avdelingen og et åpningsmøte hvor de ansatte som var på jobb deltok, sammen med de som skulle intervjues

Deretter intervjuet Fylkesmannen en miljøterapeut og to spesialutdannete miljøterapeuter. Fylkesmannen hadde deretter en samtale med avdelingsleder og enhetsleder. Avslutningsvis ble det avholdt et oppsummeringsmøte hvor tilsynsmyndigheten presenterte resultatene fra tilsynet.

5. Funn

Fylkesmannen har ikke funnet grunnlag for å påpeke lovbrudd etter dette tilsynet. Vi anbefaler imidlertid senteret om å følge opp de forbedringsområdene som fremgår i avsnitt 6.6.

6. Fylkesmannens vurdering av avdelingens styringssystem

6.1 Rettslig grunnlag

Det følger av forskrift om sentre for foreldre og barn § 14 at senteret skal ha internkontroll for å sikre at det utfører oppgavene sine i samsvar med krav fastsatt i lov eller i medhold av lov. I forskriften § 14 annet ledd fremgår følgende: «I denne forskriften betyr internkontroll systematiske tiltak som skal sikre at senterets aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar  med  krav fastsatt i eller i medhold av lov om barneverntjenester».

I barnevernloven § 1-7 «Barnevernets plikt til å samarbeide med barn og foreldre» står det:

«Barnevernet skal utøve sitt arbeid med respekt for, og så langt som mulig i samarbeid med barnet og barnets foreldre».

I forskrift om sentre for foreldre og barn kapittel 4, «beboernes rettigheter og plikter», §§ 17-20 beskrives vern om personlig integritet, medbestemmelse, senterets ansvar for trygghet og trivsel og beboernes plikter.

6.2 Rutiner for inntak

Det avholdes ukentlig felles fordelingsmøte for Moringen, Seljelia og Gullhella, som er de tre foreldre- og barnssentrene i Bufetat region øst. Inntaksmøtet avholdes på videokonferanse og deltakerne er representanter for de fire inntakene i regionen sammen med avdelingslederne på de tre avdelingene. Det fordeles søknader frem i tid ut ifra forventet ledig kapasitet. Nærhetsprinsippet er styrende Bufetats tjenester. Med tre sentre i en stor region vil dette prinsippet, for de fleste familier, ha begrenset innhold. Fylkesmannen ser likevel fordelene sentrene har ved å samarbeide tett om inntaket. En fordel er at familiene kan få et tilbud som er best mulig tilpasset deres livssituasjon med tanke på eksempelvis barnas alder, familiens utfordringer og antall barn.

Når familien har fått tilbud om plass kan det avholdes et avklaringsmøte, med omvisning på avdelingen og med hensikt å gjøre familien kjent med tilbudet samt avklare om det er riktig tilbud for familien. Dette er ønskelig å få til i alle saker, men ikke alltid gjennomførbart.

Inntaksmøtet avholdes samme dag som familien flytter inn. Hensikten er å informere foreldre om oppholdet og etablering av samarbeidsrelasjon samt planlegging av oppstart.

Etter inntaksmøtet starter arbeidet enten i familiens hjem eller på avdelingen. Barnas medvirkning i inntaksfasen ivaretas ved at avdelingen gjennomfører barnesamtaler med barn over tre år.

Avdelingen har en god rutinebeskrivelse i sin institusjonsplan for den kartlegging som foregår i den første fasen som foregår inne i avdelingen. Avdelingen bruker et standardisert kartleggingsverktøy for å danne en helhetlig forståelse av barnets behov og familiens fungering, samt innhente tilstrekkelig informasjon. Verktøyet skal bidra til å holde åpne og utforske arbeidshypotesene i familien gjennom hele fasen.

6.3 Familiens medvirkning

Det er en forutsetning for å kunne medvirke at familien har fått tilstrekkelig og tilpasset informasjon og opplysninger om bakgrunnen for, og innholdet i, et opphold ved avdelingen. Avdelingen har rutiner og praksis for å gi informasjon i møter og andre avtalepunkt med familiene.

Avdelingen vektlegger samarbeidsrelasjonen mellom den aktuelle familie og de ansatte. En gjensidig og åpen samarbeidsrelasjon betraktes som fundamentet i familiens behandlingsopphold. Personalet tilstreber en tett dialog med familien med utgangspunkt i handlingsplanen, bl.a. gjennom fast ukentlige oppsummeringssamtaler, KOR (klient- og resultatstyrt praksis), samtaler med barn, samarbeid gjennom direkte og indirekte veiledning, gjennomgang av film, forberedelser til møter, og strukturerte og ustrukturerte samtaler ved behov. Familiens egen situasjonsbeskrivelse vektlegges og tas med til team- og avdelingsmøte.

Arbeid med medvirkning kom tydelig frem i styringsdokumentene, og ble bekreftet i intervjuene med de ansatte. De ansatte anså det som viktig å gi informasjon flere ganger og gjennom hele oppholdet, for å gi familiene mulighet til å påvirke sitt eget opphold ved avdelingen. Et eksempel Fylkesmannen merket seg var møtet de ansatte har med familiene i starten av hver uke, som fremsto som en egnet arena hvor foreldrene kan formidle sine synspunkt. De kan sammen oppsummere oppholdet så langt og planlegge den påfølgende uka.

De ansatte har mange møtepunkt og samtaler med familiene i tillegg til jevnlige ansvarsgruppemøter. De ansatte er i miljøet/fellesområdene og i familienes leiligheter og deltar på daglige aktiviteter og utredningsaktiviteter. I kontakten familiene og de ansatte har, både det miljøterapeutiske arbeidet og gjennom metoder i utredningen, gis familiene mulighet til å påvirke sitt eget opphold og fremme sine behov.

6.4 Planer

Avdelingen utarbeider en handlingsplan for oppholdet som skal sikre at barnet og familien følges opp i tråd med mandat, og familiens behov for veiledning. Avdelingen tilstreber å gi hver familie en skreddersydd plan for oppholdet ut fra familiens behov og egne ønsker. Handlingsplanene evaluerer og utvides i henhold til nye observasjoner og ny informasjon. Familien bidrar i dette gjennom de ukentlige møtepunktene de har med familiens team. Hver uke lages en ukeplan for familiene hvor alle aktiviteter og avtaler står.

6.5 Tolk og arbeid med familier med minoritetsbakgrunn

Avdelingen bruker tolk til møter når det er behov for det. Tolkene oversetter også dokumenter til familien. Avdelingen beskriver tilgangen på tolker som god. Avdelingen ser utfordringer med bruk av tolk i tiltakene og metodene de bruker i behandlingsforløpet. Fylkesmannens inntrykk ved tilsynet var at avdelingen var opptatt av å styrke tilbudet til familier med minoritetsbakgrunn og har dette med i planleggingen av sin kompetanseplan for 2020.

6.6 Fylkesmannens vurdering

Borg barne- og familiesenter avdeling Moringen har beskrevet sitt internkontrollsystem. Avdelingen har rutinebeskrivelser og prosedyrer som skal sørge for at lovkrav og krav i forskrift overholdes under opphold ved avdelingen. De ansatte som ble intervjuet hadde sammenfallende beskrivelser og kjennskap til avdelingens rutiner og retningslinjer for inntak og den første tiden på avdelingen.

Når det gjelder avvik og håndtering av avvik fra ledelsen var dette et av temaene for bruddene avdelingen fikk fra Bufetat (jf. rapport av 12.6.19). Bufetat har konkludert med at redegjørelsen og dokumentasjonen de fikk etter oppfølgingsbesøket var tilfredsstillende. Avdelingen benytter TQM som avvikssystem når det gjelder HMS-relaterte avvik. Dette er elektronisk og de ansatte har fått opplæring i systemet. Avdelingen har egne prosedyrer for faglige avvik og hvordan de skal følges opp. Avdelingsleder har ansvar for å følge opp alle avvik og for å melde videre til enhetsleder.

Fylkesmannen har ikke funnet grunnlag for å påpeke lovbrudd i senterets praksis knyttet til inntak av familier. Fylkesmannen vil likevel bemerke at avdelingen har noen forbedringspunkter:

1. Det første punktet gjelder å utarbeide skriftlig materiale til familiene i form av eksempelvis en informasjonsperm, og brosjyrer utover informasjonen på Informasjonen bør være tilgjengelig på ulike språk.
2. Det andre forbedringspunktet gjelder tilbudet til familier med minoritetsbakgrunn og familier med foreldre som har svak kognitiv

Avdelingsledelsen var kjent med forbedringspunktene og har det med i planene for utvikling av avdelingen.

7. Regelverk

• FNs barnekonvensjon
• Barnevernloven med forskrifter
• Forvaltningsloven
• Forskrift for sentre for foreldre og barn
• Veileder for tilsyn med sentre for foreldre og barn: Internserie 8/2012, Statens helsetilsyn

8. Dokumentunderlag

• Disponeringskriv 2019 region Øst
• Bemanningsplan for Borg barne- og familiesenter 2019
• Institusjonsplan for Borg barne- og familiesenter 2019, avdeling Moringen
• Standard for fleksibelt faseforløp i senter for foreldre og barn Bufetat region øst, revidert 2019
• Prosedyrebeskrivelse faglige avvik
• Informasjonsmateriell til familiene
• Avdelingens nettside: https://www.bufdir.no/Barneverninstitusjoner/Borg_barne_og_familiesenter/
• KOR-skjema
• Saksdokumenter som omhandler inntaksfasen for de ti siste familiene

9. Konklusjon

Fylkesmannen har ikke funnet grunnlag for å påpeke lovbrudd etter dette tilsynet. Vi anbefaler imidlertid senteret om å følge opp de forbedringsområdene som fremgår i avsnitt 6.6.

Med hilsen

Atle Grønstøl
seksjonssjef

Ragne Marie Mostad
seniorrådgiver

Dokumentet er elektronisk godkjent