Rapport fra tilsyn med barneverntjenesten og undersøkelser ved Barneverntjenesten i Numedal 2020

Fylkesmannen gjennomførte tilsyn med Nore og Uvdal kommune, interkommunale barneverntjeneste i Numedal den 21.09.20 til 25.09.20. Vi undersøkte om kommunen sørger for at barneverntjenestens arbeid med undersøkelser blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav slik at barna for trygge og gode tjenester.

Tilsynet ble gjennomført som en del av et landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Fylkesmannens konklusjon:

Tilsynet har vist at Nore og Uvdal kommune gjennom sin styring og ledelse sikrer en forsvarlig planlegging og gjennomføring av undersøkelser i interkommunale Numedal barneverntjeneste.

Dette er i samsvar med barnevernloven §§ 4-3, 6-1, 4-1, 6-9 og 1-4, jf. forvaltningsloven § 17 og barnevernloven § 2-1.

1. Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

Fylkesmannen har undersøkt og vurdert om kommunen sikrer at barneverntjenestens arbeid med undersøkelser er forsvarlig. Tilsynet med forsvarlig undersøkelsesarbeid innebærer en undersøkelse og vurdering av om barneverntjenesten har;

• forberedt og planlagt undersøkelsen ut fra innholdet i meldingen og eventuelt tidligere undersøkelser/annen kontakt med familien
• sørget for at undersøkelsens innhold, omfang og fremdrift er i tråd med alvoret i situasjonen for barnet
• gjort relevante barnevernfaglige og juridiske vurderinger underveis og til slutt i undersøkelsen
• konkludert undersøkelsen i tråd med de vurderingene som er gjort

Tilsynet har omfattet undersøkelser som gjelder barn som bodde hjemme da barneverntjenesten mottok bekymringsmeldingen. Med dette forstås barn under 18 år som bor i biologisk familie, adoptivfamilie eller er plassert hos andre uten barneverntjenestens medvirkning.

Fylkesmannens tilsyn er gjennomført som systemrevisjon. Det innebærer at fylkesmannen har ført tilsyn med hvordan kommunen styrer og leder arbeidet med om barneverntjenesten oppfyller de aktuelle lovkravene.

Barn og foreldres meninger om og erfaringer med barneverntjenestens arbeid med undersøkelser, er viktig informasjon for tilsynsmyndigheten, både når det gjelder kvaliteten på tjenestene og kommunens praksis når det gjelder brukermedvirkning. Et utvalg foreldre og barn har derfor blitt intervjuet ved dette tilsynet.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Barneverntjenesten har en rett og plikt til å foreta undersøkelse i saken når den vurderer at det er «rimelig grunn til å anta» at det foreligger forhold som kan gi grunnlag for tiltak etter barnevernloven kapittel 4. Formålet med undersøkelsen er å vurdere og konkludere om barnet lever i en omsorgssituasjon som kan gi grunnlag for barneverntiltak.

Kravene til undersøkelsen følger av lovbestemmelser i barnevernloven (bvl.) og forvaltningsloven (fvl.).

Forsvarlighet

Alle tjenester og tiltak etter barnevernloven skal være forsvarlige etter bvl. § 1-4.

Barnevernlovens regel om forsvarlighet har et helhetlig utgangspunkt. Innholdet i kravet må tolkes i sammenheng med de øvrige bestemmelsene i barnevernloven, for eksempel prinsippet om barnets beste. Videre vil både barnevernlovens og forvaltningslovens saksbehandlingsregler gi innhold til kravet om forsvarlig gjennomføring av undersøkelsene.

Kravet om forsvarlighet er rettet mot både tjenester og tiltak, og innebærer også krav til ledelse, organisering og styring. Det er en nær sammenheng mellom kravet til forsvarlighet og kravet om internkontroll for å sikre at oppgavene blir utført i samsvar med krav fastsatt i medhold av lov, jf. bvl. 2-3 tredje ledd.

Barnets beste

Prinsippet om barnets beste fremgår av Barnekonvensjonen artikkel 3 og Grunnloven § 104. Barnets beste skal være et grunnleggende hensyn ved alle handlinger og avgjørelser som berører barn. I barnevernloven er prinsippet nedfelt i § 4-1, som sier at det skal legges avgjørende vekt på å finne tiltak som er til beste for barnet. Bestemmelsen slår også fast at det i vurderingen skal legges vekt på å gi barnet stabil og god voksenkontakt og kontinuitet i omsorgen. Prinsippet utgjør en selvstendig rettighet for hvert barn, men det skal også vektlegges når andre lovbestemmelser skal fortolkes og virke som en retningslinje for saksbehandlingen i saker som berører barn.

Barnets rett til medvirkning

Barnets rett til å bli hørt er nedfelt i bvl. § 1-6. Bestemmelsen gir barnet en ubetinget og selvstendig rett til å medvirke, men ingen plikt. Retten gjelder i hele beslutningsprosessen og i alle forhold som berører barnet, ikke bare når det skal tas rettslige eller administrative avgjørelser. Retten til medvirkning betyr at beslutningstakerne har en plikt til å gi barnet en mulighet til å medvirke. I en undersøkelse plikter barneverntjenesten å sikre at barnet får oppfylt sin rett til medvirkning.

Prinsippet om barnets beste henger uløselig sammen med barnets rett til medvirkning. Formålet med medvirkning er å få frem barnets synspunkter om egen situasjon for å bidra til at de avgjørelser barnevernet fatter i en undersøkelsesfase er til barnets beste.

Samarbeid med foreldrene

Foreldrene som undersøkelsen omhandler, har selvstendige rettigheter i undersøkelsessaken. Når foreldrene er part i barnevernssaken, vil de ha rett til å uttale seg etter fvl. § 17. Barnevernet skal i utgangspunktet forelegge opplysninger som de mottar under undersøkelsen, for foreldrene for uttalelse. Barneverntjenesten bør også gjøre foreldrene kjent med andre opplysninger som er av vesentlig betydning etter fvl. § 17.

Barnevernet skal utøve sin virksomhet med respekt for og så langt som mulig i samarbeid med barnet og barnets foreldre, jf. bvl. § 1-7.

Nærmere krav til undersøkelsens innhold, omfang og fremgangsmåte

Forvaltningsloven pålegger barneverntjenesten å påse at sakens faktum er klarlagt så langt det er mulig før det treffes vedtak, jf. fvl. § 17. Dette innebærer at relevante sider av saken må komme frem. Barnverntjenesten må vurdere riktigheten av de opplysninger som kommer inn underveis i undersøkelsen. Hvor omfattende undersøkelse barneverntjenesten skal gjøre beror på en konkret vurdering av meldingens innhold og karakter og annen informasjon i saken. Momenter som alvorlighet, kompleksitet og hastegrad har betydning for hvor grundig barneverntjenesten skal undersøke.

Barnevernloven § 4-3 andre ledd slår fast at undersøkelsen skal gjennomføres slik at den minst mulig skader noen som den berører, og den skal ikke gjøres mer omfattende enn formålet tilsier. Foreldrene eller den barnet bor hos, kan ikke motsette seg at en undersøkelse blir gjennomført ved besøk i hjemmet, jf. bvl. § 4-3 tredje ledd, og barneverntjenesten kan også engasjere sakkyndige, jf. bvl. § 4-3 fjerde ledd.

Etter bvl. § 6-4 femte ledd skal barneverntjenesten innhente opplysninger i samarbeid med foreldrene. Innhenting av taushetsbelagte opplysninger fra andre forvaltningsorganer og helsepersonell omfattes av taushetsplikten. Dette innebærer at barneverntjenesten må ha gyldig samtykke fra foreldrene for å innhente opplysningene, jf. fvl. § 13 a nr. 1 eller en lovhjemmel som gir adgang til å unnta fra taushetsplikten. Barneverntjenester har hjemmel til å pålegge offentlige myndigheter m.fl. pålegg om å gi taushetsbelagte opplysninger i de situasjonene som er beskrevet i bvl. § 6-4.

I følge bvl. § 6-9 skal undersøkelser gjennomføres snarest og senest innen tre måneder, eventuelt seks måneder i særlige tilfeller.

Dokumentasjon

Det hører til god forvaltningsskikk å sørge for tilstrekkelig og etterrettelig dokumentasjon, slik at man kan gjøre rede for hva som er gjort i saken og begrunnelsen for dette. Dokumentasjonsplikten er også en følge av forsvarlighetskravet og plikten til internkontroll.

Både avgjørelser om å innvilge hjelpetiltak og henleggelse av en sak etter undersøkelse regnes som enkeltvedtak etter forvaltningsloven, jf. bvl. § 6-1 andre ledd og § 4-3 sjette ledd. Dette innebærer at vedtaket skal begrunnes etter reglene i forvaltningsloven §§ 24 og 25. I tillegg skal det etter bvl. § 6-3a, fremgå av vedtaket hva som er barnets synspunkt, og hvilken vekt barnets mening er tillagt. Hvordan barnets beste er vurdert skal også fremgå av vedtaket.

Kravene til styring og ledelse

Kravet til ledelse, organisering og styring er et viktig element i kommunens ansvar for å tilby og yte forsvarlige tjenester. Barnevernloven fastslår at: «kommunen skal ha internkontroll for å sikre at den utfører oppgavene sine i samsvar med krav fastsatt i lov og forskrift. Kommunen må også kunne redegjøre for hvordan den oppfyller kravet til internkontroll.» Dette følger av bvl. § 2-1 andre ledd og er utypet i forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester. I forskriften er kravene til internkontrollens innhold og omfang utdypet i §§ 3 til 5.

I bvl. § 2-1 syvende ledd fremgår det også at kommunen skal sørge for at ansatte som gjennomfører undersøkelser i barneverntjenesten har tilstrekkelig kompetanse til å utføre arbeidet på en forsvarlig måte. Kommunen har ansvaret for å gi nødvendig opplæring ved behov.

3. Beskrivelse av faktagrunnlaget

Her gjøres det rede for hvordan virksomhetens aktuelle tjeneste fungerer, inkludert virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for tjenestemottakerne blir overholdt.

Organisering av barneverntjenesten

Barneverntjenesten i Numedal er en interkommunal barneverntjeneste, der Nore og Uvdal kommune, Rollag kommune og Flesberg kommune har inngått avtale om en felles administrasjon for utøvelse av drift av barneverntjenesten i de tre kommunene etter reglene i kommuneloven § 28 1B, jf. ny kommunelov § 20-2, vertskommunemodellen. Nore og Uvdal kommune er vertskommune for samarbeidet. Det er utarbeidet en egen samarbeidsavtale for samarbeidet, og nåværende samarbeidsavtale er en videreføring av avtale fra 28.08.2012.

De tre kommunene har per 2020 til sammen cirka 6500 innbyggere, der antall barn og unge i aldersgruppen 0-17 år er 1210 antall barn og unge, jf. Statistisk sentralbyrå, tabell 07459.

Kommunedirektør er øverste administrative leder i Nore og Uvdal kommune. Det er 5 avdelinger i linje under direktøren, herunder kommuneområde næring, miljø og kommunalteknikk, kommuneområde helse og omsorg, kommuneområde oppvekst og kultur, sentral stab og FØNK.

Barneverntjenesten er organisert under kommuneområde oppvekst og kultur. Direktør for oppvekst og kultur har også ansvar for skole, barnehage, kulturskole, kultur, idrett og fritid.

Barneverntjenesten

Barneverntjenesten er organisert med egen barnevernleder og teamleder. Arbeidet er organisert i team mottak og undersøkelse, og team tiltak og omsorg. Teamene ledes av en teamleder.

Barneverntjenesten har totalt 9 faste stillingshjemler, fordelt slik at 3 stillinger er i team mottak og undersøkelse, og 5 stillinger i det andre teamet. Per 01.11.19 har barneverntjenesten økt bemanningen med to engasjementer.

I tillegg til den daglige driften av virksomheten har barneverntjenesten beredskapsvakt utenom ordinær arbeidstid. Det er utarbeidet egen rutine og særavtale mellom arbeidsgiver og arbeidstakere.

I barneverntjenesten kreves det at alle barnevernkonsulenter har minimum treårig høyskoleutdanning som formalkompetanse. Av de ansatte har to ansatte barnevernfaglig utdanning, og fire ansatte har bachelor i sosialt arbeid. Barneverntjenesten har også en egen rutine for mottak og opplæring av nyansatte.

Rutiner og arbeidsbeskrivelser er tilgjengelig for alle ansatte i kommunens internkontrollsystem Compilo.

Det fremgår av barneverntjenestens halvtårsrapportering per 31.12.19 til Fylkesmannen, at det totalt har vært gjennomført 25 undersøkelser, hvorav 17 ble henlagt. Det var 61 barn i tiltak. For det første halvåret i 2020 er det rapportert om til sammen 38 undersøkelser, hvorav 16 ble henlagt. Da var det 65 barn totalt i tiltak.

Rapporteringslinjer og møtestruktur

Kommunedirektøren har ledermøter med kommunalsjefene hver uke.

Kommunalsjef oppvekst og kultur har på tidspunktet for tilsynet vært ansatt i tre uker. Kommunalsjefen har ukentlige møter med kommunedirektøren. Kommunalsjefen ønsker å være tett på sine 10 virksomhetsledere, deriblant barnevernleder. Det er tenkt at hun vil ha ukentlige møter med barnevernleder, og de øvrige virksomhetslederne. Det utarbeides et ukebrev hver fredag, som sier noe om hva som er gjort den siste uken. Rapportering på økonomi foregår hvert tertial.

Barnevernleder rapporterer til nærmeste leder, og er ansvarlig for å ivareta samarbeidskommunenes innsyns- og informasjonsbehov. Dette skjer gjennom ledermøter, tertial og års-rapporteringer, informasjon til kommunestyret og andre utvalg. To ganger i året avholdes det møte med rådmann i samarbeidskommunene, rådmann i vertskommunen, samt kommunalsjef og barnevernleder. Disse møtene skal sikre samarbeidskommunene innsyn i drift og status for den enkelte kommune på barnevernområdet.

Barnevernleder har ukentlige teammøter hvor saker drøftes, vurderes og forankres. Teammøtene er arena for deling av kompetanse, læring og forankring av rutiner og nytt fagstoff.

Barnevernleder og teamansvarlig gjennomfører individuelle fagsamtaler med hver saksbehandler minimum to ganger per år, der tema blant annet er egenutvikling og styrking av autonomien hos saksbehandler. Barnevernleder har et personalmøte med de ansatte én gang i måneden.

Teamleder har saksgjennomgang med hver enkelt saksbehandler, der hovedfunksjonen er internkontroll og kvalitetssikring av arbeidsbelastning. Det fungerer også som saksveiledning for å sikre fremdrift og støtte til hver enkelt ansatt. Hyppighet avtales mellom teamansvarlig og den ansatte.

Teamansvarlige innkaller også til faste obligatoriske tidspunkter hver måned hvor alle benytter tiden til egen internkontroll ut fra skjema

Rutiner og kontrolltiltak

Kommunen benytter Compilo som IKT-basert verktøy i kommunens internkontroll. Systemet inneholder moduler for rutinedokumentasjon, avvikshåndtering, risiko- og sårbarhetsvurdering og varsling. Krav om internkontrollfinnes på en rekke områder, f.eks. etter HMS-lovgivningen, helse- og omsorgslovgivningen, barnevernloven og etter lovgivning om personvern og informasjonssikkerhet. Her skal det meldes avvik på uønskede hendelser, og at disse skal meldes til nærmeste leder.

Det fremgår av intervjuene at Compilo er kjent for de ansatte og ledelsen, og at systemet er noe tungvint.

Avvikssystem

Fylkesmannen har fått oversendt avviksmeldinger meldt de siste 6 måneder knytet til tjenesteyting, som bekrefter at avvik meldes i Compilo. Videre fremgår det av disse at de registrerte avvikene sjekkes og formidles videre til ledelsen i kommunen. Ansatte i barneverntjenesten formidler at de er kjent med at det skal meldes avvik i compilo. Barneverntjenesten har en rutine for melding av avvik, der blant annet avvik er definert som fristbrudd, forekomst av sjikane, trusler, netthets ol, samt antall fleksitimer over 50 timer. Alle nyansatte skal gjennomføre opplæring i avvikssystemet.

Faglige avvik meldes også via teammøter og i forbindelse med saksgjennomgang.

Barneverntjenestens undersøkelsesarbeid

Forberedelse og planlegging av undersøkelsen

Barneverntjenesten har rutiner og sjekkliste for forberedelse og planlegging av undersøkelser. Det fremgår av rutinen Vurdering av bekymringsmelding, Undersøkelser og sjekklisten for undersøkelser at saksbehandler 1 og 2 skal planlegge undersøkelsen, utarbeide en undersøkelsesplan og klargjøre nødvendige dokumenter. Sjekklisten skal brukes ved gjennomføringen av undersøkelsen.

Grunnet situasjonen med koronaviruset utarbeidet barneverntjenesten en egen rutine for ROS-analyse i alle saker, der tilpasning i alle saker ble foretatt konkret.

De ansatte bekrefter i intervjuene at det alltid er to saksbehandlere i undersøkelsen, og at de planlegger denne sammen. De ansatte benytter BBIC som verktøy i planleggingen av undersøkelsen og den er gjennomgangsdokumentet fra avklaring av melding. Det utarbeides en undersøkelsesplan med datoer for aktiviteter, og denne endres i samråd med familien.

De ansatte formidler at det er faste aktiviteter som gjøres i undersøkelsen, og at dette blir vurdert konkret i hver sak og i lys av minste inngreps prinsipp. De opplyser videre at samtale med barnet ikke kan unnlates og at de tilpasser sted og form for samtale med det aktuelle barnet.

Rutinen for ROS analyse grunnet situasjonen med koronaviruset ble benyttet.

Av dokumentgjennomgangen ser vi at meldingene er avklart og at det er klart for barneverntjenesten hvilke forhold som skal undersøkes. Det foreligger undersøkelsesplan, og vi ser at ny og eventuell tidligere informasjon tas med. Vi ser også at undersøkelsen gjennomføres snarest og i samsvar med alvorlighetsgraden. Søsken inkluderes i undersøkelsen.

Vi ser at det i én sak ikke var tatt med at søsken skulle inkluderes, og at det i en annen sak ikke var tatt med tidligere informasjon om barnet/familien. I én annen sak ble ikke undersøkelsen gjennomført i samsvar med forsvarlighetskravet.

Når det gjelder aktuelle kontrolltiltak opplyses det om at barnevernleder og teamleder er ansvarlige for å fange opp innkomne meldinger og innkalle til teammøter der disse gjennomgås.

Saksbehandlerne bruker sjekklisten for undersøkelsen og det drøftes med teamleder og barnevernleder ved behov.

Undersøkelsens gjennomføring – innhold, omfang og fremdrift

Barneverntjenesten har også rutiner for gjennomføring av undersøkelsen, og rutiner for samtaler med barn, ungdom og foreldre Disse samtalene kalles for «Bli kjent samtaler». Videre innehar rutinen for undersøkelser, punkter om gjennomføring av undersøkelse, innkalling til meldingsmøte, innhenting av informasjon og intern midtveisevaluering.

De ansatte formidler på intervjuene at undersøkelsesplanen kan endres i løpet av undersøkelsen, også hvis det blir behov for flere aktiviteter. Saksbehandler 1 er ansvarlig for overholdelse av frister, og de to saksbehandlerne i saken har drøftinger underveis. Større drøftinger og midtveisevalueringer foretas i ukentlige teammøter. Undersøkelsene følges opp av teamleder, eksempelvis gjennom månedlig internkontroll.

Det innhentes opplysninger fra andre instanser, i samråd med familien. Barneverntjenesten opplever at det sjelden er utfordringer knyttet til samtykke, og det purres på instansene dersom opplysninger ikke mottas innen fristen. Det innhentes opplysninger fra færre enn det som ble gjort tidligere, etter oppstart av gjennomgangsdokumentet. Dette oppleves som faglig bedre og mer skånsomt for familiene. Opplysningene gjennomgås med familiene.

Det formidles i intervjuene at barneverntjenesten skal gjennomføre samtale med barnet, og at samtalen tilpasses det enkelte barn. Det gjennomføres foreldresamtaler med foreldre hver for seg, noe som vurderes som nyttig. De ansatte formidler at undersøkelsesaktivitetene har blitt tilpasset situasjonen med koronaviruset, og at de eksempelvis har gjennomført samtaler med barna ute, for å ivareta hensynet til smittevern.

Dokumentgjennomgangen viser at det gjennomføres samtaler med barna, og at barneverntjenesten dokumenterer hvordan den vurderer og vektlegger barnets uttalelser (i tråd med malen). Barnets totale omsorgssituasjon kartlegges, og det innhentes informasjon fra aktuelle instanser. Videre ser vi at det gjennomføres samtaler med foreldrene, og barneverntjenesten foretar hjemmebesøk.

Dokumentgjennomgangen viser at barneverntjenesten i én sak med flere barn, konkluderte undersøkelsen før informasjon fra skolen forelå. Informasjonen som ble innhentet fra én instans syntes ikke å bli fulgt videre gjennom undersøkelsen, men vi ser at familien fikk hjelpetiltak. I en annen sak, ble det ikke gjennomført samtale med far, som det etter vår vurdering skulle ha vært gjort. I en tredje sak, som vi tok opp under tilsynsbesøket, ble det gjenåpnet undersøkelse, som ble henlagt etter en telefonsamtale med foreldrene.

Når det gjelder kontrolltiltak for denne delen av undersøkelsesarbeidet, ser vi at det gjennomføres teammøter med saksdrøftinger en gang hver uke. På teammøtene gjennomføres også en midtveisevaluering av undersøkelsen, og konklusjoner gjennomgår. Sluttrapport og vedtak kontrolleres og signeres av teamleder/barnevernleder. Hver måned gjennomføres det en internkontroll av saksbehandlers saker med teamleder.

Vurderinger underveis og til slutt i undersøkelsen, og logisk konklusjon

Barneverntjenesten har rutiner for fremdriften i undersøkelsen. I rutinen Undersøkelser, foreligger rutiner for intern midtveisevaluering, om risiko for fristbrudd, avslutning for undersøkelse, sluttrapport, tilbakemelding til melder og overføring til team tiltak/omsorg. Sjekklisten for undersøkelser gjelder også denne delen av undersøkelsen.

De ansatte formidler i intervjuene at alle saker skal diskuteres i teammøtet i løpet av undersøkelsen. Barnevernfaglige vurderinger nedtegnes i midtveisevaluering, vedtak og undersøkelsesrapport. Det formidles at saksbehandlerne bruker rutinen sjekkliste for undersøkelse gjennom arbeidet.

Midtveisevalueringene tas i teammøte. Fra i sommer 2020 er det rutine at vurderinger fra disse møtene skal dokumentføres i saken. Saksbehandlerne har månedlig internkontroll med teamleder. Teamleder og barnevernleder har tett kontakt, og barnevernleder er med på teammøter ved behov. Undersøkelsen konkluderes i teammøtet. Undersøkelsesrapport utarbeides, og de ansatte formidler at denne er jobbet mye med og at de mener den har blitt bedre. Det gjennomføres avslutningsmøte med familiene. Vedtak skal gjennom to-trinns godkjenning, der enten teamleder eller barnevernleder godkjenner.

Dokumentgjennomgangen viser at det for mange av saksmappene gjennomføres samtaler med barnet, og at barnevernfaglige vurderinger dokumenteres og at barnets synspunkter tillegges vekt.

I de fleste mappene ser vi at det manglet skriftlig dokumentasjon på midtveisevalueringen. I tre av 20 mappene mangler en vurdering av hvilken vekt barnets synspunkter er tillagt, likeså en vurdering av barnets beste. I én sak, er vi usikre på om barneverntjenesten har vurdert alle relevante opplysninger om barnas omsorgssituasjon, da det savnes opplysninger fra en instans. Barnets synspunkt, vekting og barnets beste mangler i vedtakene. Familien fikk hjelpetiltak, men konklusjon av undersøkelsen kunne vært tydeligere. I én sak med to barn manglet vedtak om avslutning av undersøkelsen, og i én sak var det fristbrudd.

Kontrolltiltakene er også her teammøter med drøfting en gang i uka, internkontroll med teamleder hver måned, intern midtveisevaluering i teammøtet, konklusjon av undersøkelser i teammøtet Sluttrapporten og at vedtak kontrolleres og signeres av teamleder og/eller barnevernleder.

Intervju med foreldre og barn

Fylkesmannen snakket med foreldre og barn om tilsynstemaet. Vi opplevde at det var gode samtaler med foreldrene, som formidlet at de var fornøyde med barneverntjenesten. De formidlet at det ble gitt god informasjon i starten og underveis i undersøkelsen, at de fikk medvirke, og at det ble foretatt lokal tilpasning med hensyn til taushetsplikt skapte tillit.

4.  Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

Planlegging og gjennomføring av undersøkelsen

Barneverntjenesten skal påse at undersøkelser planlegges og gjennomføres på en slik måte at barnets omsorgssituasjon og behov for hjelp blir så godt opplyst som nødvendig for at barneverntjenestens skal kunne finne riktig tiltak til beste for barnet til rett tid. For å sikre dette må barneverntjenesten også ivareta barnets rett til medvirkning, jf. bvl. §§ 4-3, 4-1,1-4, 6-9, 1-6, jf. fvl. § 17.

Fylkesmannen vurderer at barneverntjenesten forbereder og planlegger undersøkelsen ut fra innholdet i meldingen, og eventuelle tidligere undersøkelser/annen kontakt med familien. Vi vurderer også at barneverntjenesten vurderer alvorlighetsgraden, og at den gjennomfører undersøkelsesaktiviteter i tråd med alvoret i situasjonen for barnet.

Undersøkelsesplanene og saksdokumentasjonen viser at undersøkelser forberedes og gjennomføres på en planmessig måte, og vi vurderer at barneverntjenesten gjennomfører relevante aktiviteter i kartleggingen av barnets omsorgssituasjon. Undersøkelsesplanen representerer en skriftliggjøring av en systematisk arbeidsform, og gode planer kjennetegnes blant annet av at de har et mål for å belyse bekymringstemaene i saken. Vi ser av sakens opplysninger at barneverntjenesten planlegger for aktuelle møtetidspunkt og evalueringstidspunkt i forbindelse med planleggingen av undersøkelsene, og at dette gjennomføres.

Etter en gjennomgang av dokumenter og samtale med ansatte og foreldre, vurderer Fylkesmannen at barneverntjenesten gir foreldre nødvendig informasjon. Vi ser at barneverntjenesten legger forholdene til rette for å ivareta taushetsplikten, eksempelvis ved at de tilrettelegger for møtearenaer, eller konkret valg av saksbehandler uten tilknytning til den konkrete familien. Dette fordi det ikke skal bli kjent for kommunens innbyggere at det er en barnevernssak på denne konkrete familien. Innbyggertallet og de små forholdene i kommunen, gir grunnlag for at barneverntjenesten har etablert rutiner som ivaretar dette. Familier som Fylkesmannen snakket med bekreftet også at de ble ivaretatt i forhold til dette.

Fylkesmannen finner at barneverntjenesten har samtaler med barn, og at barnets uttalelser og mening dokumenteres. Fylkesmannen vurderer på denne bakgrunn at barneverntjenesten med dette sikrer barnets medvirkning i saken i samsvar med bvl. §§ 1-6 og 6-3. Gjennom rutiner, intervjuer og dokumentgjennomgangen ser vi at barneverntjenesten sikrer at det gjennomføres samtaler med barnet som en fast og viktig aktivitet i undersøkelsen, og barnet snakkes med flere ganger i løpet av denne perioden. Som følge av situasjonen med koronaviruset og hensynet til smittevern, har barneverntjenesten også lagt forholdene til rette for å snakke med barn og foreldre.

Fylkesmannen vurderer at barneverntjenesten i sine undersøkelser vurderer hva som er barnets omsorgsbehov, innhenter barnets stemme og mening i saken og dokumenterer dette.

Vurderinger underveis og til slutt og konklusjonen på undersøkelsen

Barneverntjenesten må gjøre løpende vurderinger underveis. Til slutt må barneverntjenesten gjøre en samlet avsluttende vurdering av alle relevante forhold som har kommet fram i undersøkelsen. I den forbindelse må barneverntjenesten vektlegge barnets synspunkt om egen situasjon og behov for hjelp og konkludere undersøkelsen i tråd med hensynet til barnets beste, jf. bvl. §§ 1-4,1-6, 6-3, 4-1.

Fylkesmannen vurderer at barnevernfaglige vurderinger, vurderinger og vekting av barnets uttalelser og barnets beste vurderinger fremkommer eksplisitt av sakene. Ansatte sier i intervju at det gjøres barnevernfaglige vurderinger underveis og avslutningsvis i undersøkelsen. Dette bekreftes av sakens dokumenter. Barnets synspunkter og informasjon om hvordan barnevernet har vurdert og vektlagt dette, kommer frem av sakens dokumenter som referat, midtveisevalueringer, undersøkelsesrapport og vedtak.

Fylkesmannen fikk opplyst og så av sakens dokumenter at det foretas en midtveisevaluering, men at denne kunne være på et noe senere tidspunkt enn ønskelig. Vi ser positivt på at barneverntjenesten har foretatt den aktuelle justeringen av tidspunktet for midtveisevalueringen, og finner at fremdriften av undersøkelsen er ivaretatt i samsvar med forsvarlig barnevernfaglig praksis i undersøkelsen.

Fylkesmannen vurderer ut fra opplysningene i tilsynet at konklusjonene i undersøkelsene i all hovedsak er rettet mot og i tråd med sakens bekymringer.

Internkontroll

Kommunen skal ha et styringssystem, internkontroll, som sikrer at oppgaver utføres i samsvar med krav fastsatt i lov eller medhold av lov, jf. barnevernloven § 2-1 og tilhørende forskrift om internkontroll. Internkontrollforskriftens § 4 bokstav a til h beskriver hvilke elementer som må være med i internkontrollen.

Fylkesmannen vurderer at kommunens organisering er klar, og at ansvars- og rapporteringslinjene internt i barneverntjenesten, og mellom barneverntjenesten og øvrig administrativ ledelse, er tydelige. Fylkesmannen vurderer også at barneverntjenesten har et system som sikrer at barnevernleder kan skaffe seg oversikt, følge med på, og å sikre at tjenestens arbeid med undersøkelser er i tråd med lov og forskrift.

For at kommunen skal ha en mulighet til å systematisk å skaffe seg oversikt, og å følge med på områder hvor det er svikt og/eller fare for svikt, er det avgjørende at avvik meldes og dokumenteres i systemet. Fylkesmannen finner at avvik i barneverntjenesten meldes i kommunens eget avvikssystem, og at dette er i tråd med internkontrollen. Sakene drøftes ukentlig på teammøter, og eventuelle avvik blir dermed kjent for de ansatte i teammøtene. Fylkesmannen registrerer at de små forholdene i barneverntjenesten, og den faste personalgruppen medfører at det også skjer en form for kontroll ved at problematikk og utfordringer løpende avklares i tjenesten. Fylkesmannen finner likevel at de faglige avvikene fanges opp, at rutiner endres/retning endres slik at barneverntjenesten kontinuerlig arbeider i tråd med barnevernloven og forvaltningsloven.

Fylkesmannen vurderer etter gjennomgang av styringsdokumentasjon, saksmapper og samtale med ansatte i barneverntjenesten og brukere, at barneverntjenesten har rutiner, og følger rutinene i sitt arbeid med undersøkelsessaker.

Fylkesmannen vurderer at barneverntjenesten har rutiner som beskriver hva som må gjøres i de ulike fasene av en undersøkelse, og at barneverntjenesten har gode nok systemer for å kontrollere dette. Det er flere kontrollpunkt som sjekker at det er benyttet riktige undersøkelsesaktiviteter i et tilstrekkelig omfang. Vi viser til midtveisevalueringene, de ukentlige teammøtene, saksdrøft per måned og kollegadrøfting. Vi registrerer at barneverntjenesten nært i tid før tidspunktet for tilsynet, i sommer 2020, har endret rutinene for midtveisevalueringen, slik at denne skjer noe tidligere enn før. Saksoppfølging med den enkelte ansatte er et hensiktsmessig tiltak for å kontrollere at undersøkelsen gjennomføres på en forsvarlig måte, og slik sett kan disse kontrolltiltakene, sjekkliste og saksoppfølging, utfylle hverandre på en god måte.

5. Fylkesmannens konklusjon

Tilsynet har vist at Nore og Uvdal kommune, gjennom sin styring og ledelse sikrer en forsvarlig planlegging og gjennomføring av undersøkelser for den interkommunale Numedal barneverntjeneste.

Dette er i samsvar med barnevernloven §§ 4-3, 6-1, 4-1, 6-9 og 1-4, jf. forvaltningsloven § 17 og barnevernloven § 2-1.

Med hilsen

Bente Rygg
avdelingsdirektør
Sosial- og barnevernsavdelingen Atle Grønstøl
Seksjonssjef

Marie Fladmoe Halvorsen
revisjonsleder

 

 

Dokumentet er elektronisk godkjent

Kopi til:
Flesberg kommune v/ Rådmann, Lampelandhagan 7, 3623 LAMPELAND
Nore og Uvdal kommune barneverntjeneste v/leder, Sentrum 16 3630 RØDBERG
Rollag kommune v/ Rådmann, 3626 ROLLAG
Statens helsetilsyn, Postboks 231 Skøyen, 0213 OSLO

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok.

Varsel om tilsynet ble sendt i brev av 03.07.20. Tilsynsbesøket ble gjennomført dels ved Numedal barneverntjeneste sin lokasjon i Lampeland, og i Rødberg. Tilsynet ble innledet den 21.09.20 ved at tilsynsteamet gjennomførte intervjuer med foreldre og barn. Informasjonsmøtet ble gjennomført 22.09.20, med påfølgende intervjuer samme og påfølgende dag. Oppsummeringsmøtet den 05.10.20 måtte avlyses grunnet situasjonen med koronaviruset og av hensyn til smittevern grunnet sykdom. Oppsummeringsmøtet ble av de samme hensyn gjennomført på teams med barneverntjenesten og kommunalsjef den19.10.20. Fylkesmannen fikk i brev av 07.12.20 tilbakemelding fra Numedal barneverntjeneste, om at den ikke hadde kommentarer til den foreløpige rapporten

Fylkesmannen fikk oversendt dokumentasjonen på forhånd. Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevant for tilsynet:

• kommunens delegasjonsreglement
• virksomhetsplan for barneverntjenesten
• oversikt over ansatte i barneverntjenesten
• organisasjonskart for kommunen
• rutinebeskrivelse og loka særavtale om barnevernvakt/beredskap
• beredskapsplaner knyttet til covid 19
• skjema for ROS analyse saker covid 19
• referat personalmøter
• rutine opplæring nyansatt
• rutine bekymringsmeldinger og undersøkelse
• sjekkliste for undersøkelser
• internkontroll
• gjennomgangsdokument bekymringsmeldinger
• mal for bli kjent samtaler
• kommunens årsrapport
• referat teammøter
• kopi av registrerte avvik siste 6 måneder knyttet til tjenesteyting

Fylkesmannen fikk en kopi av samarbeidsavtalen for Numedal barneverntjeneste, mellom Rollag kommune, Flesberg kommune og Nore og Uvdal kommune.

Fylkesmannen fikk oversendt 20 saksmapper fra de siste 20 avsluttede undersøkelsene, regnet fra dato for varsel om tilsyn. Fylkesmannen fikk også opplyst hvilke av de mottatte sakene det hadde vært meldinger og/eller undersøkelser knyttet til barnet tidligere. Saksmappene ble gjennomgått før tilsynsbesøket.

Nedenfor følger en oversikt over hvem som ble intervjuet:

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndigheten deltok:
Revisor, seniorrådgiver Ragne Marie Mostad
Revisor, seniorrådgiver Torill Gundersen
Observatør, rådgiver Christine Pahle Valner
Revisjonsleder, seniorrådgiver Marie Fladmoe Halvorsen

---

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattende tilsynet

2020–2021 Undersøkelser i barnevernet

Søk etter tilsynsrapporter

Søk