Rapport fra tilsyn med Gullhella barne- og familiesenter 2021

Statsforvalteren i Oslo og Viken var på tilsynsbesøk på Gullhella barn- og familiesenter den 17.11.21. Varsel om tilsyn ble sendt den 31.08.21. Statsforvalteren mottok dokumentasjon for gjennomlesingen den 03.11.21.

Vi undersøkte om virksomheten sørger for at Foreldrenes medvirkning ved inntak og under veiledning/utredningsoppholdet blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav.

Tilsynet ble gjennomført som en systemrevisjon og som en del av årets planlagte tilsyn initiert av Statsforvalteren.

Statsforvalterens konklusjon:

Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet.

1. Tilsynets tema og omfang

Tilsynet ble gjennomført som en systemrevisjon. Formålet med en systemrevisjon er å undersøke om senterets styringsaktiviteter er tilstrekkelige for å sikre at krav fastsatt i lov og forskrift overholdes. Ved en systemrevisjon tar vi stilling til her og nå-situasjonen. Samtidig tar vi stilling til om senteret vil sikre forsvarlige tjenester frem i tid. Tema for dette tilsynet var Foreldres medvirkning ved inntak og under oppholdet. Med særlig oppmerksomhet rettet mot foreldres rett på informasjon og innsyn i egen sak.

Medvirkning er et overordnet begrep som brukes som en samlebetegnelse på ulike regler om foreldres rett til å ha personlig innflytelse ved gjennomføringen av tiltak. Et opphold ved senter for foreldre og barn er enten et frivillig hjelpetiltak etter barnevernloven § 4-4 første og andre ledd, eller et pålagt hjelpetiltak etter barnevernloven § 4-4 tredje ledd. Et opphold på senter for foreldre og barn er et inngripende tiltak. De fleste familier er på senteret frivillig, men mange av foreldrene er i en situasjon hvor de trolig ikke har en opplevelse av at de står fritt til å velge. Dette medfører at det må stilles store krav til senteret når det gjelder å legge til rette for at foreldre får medvirke i egen sak.

Statsforvalteren har undersøkt om:

• senteret gir foreldrene tilstrekkelig informasjon ved inntak på senteret, herunder om foreldrene blir informert om og forklart hva som skal skje under oppholdet ved senteret, hensikten med oppholdet og mulige konklusjoner av oppholdet
• senteret planlegger oppholdet sammen med foreldrene
• senteret sikrer at foreldrene fortløpende mottar informasjon underveis i oppholdet, blant annet om vurderinger og konklusjoner senteret gjør
• senteret gir foreldrene mulighet til å uttale seg ved inntak og under oppholdet
• senteret, ved inntak og under oppholdet, tar tilstrekkelig hensyn til foreldrenes mening
• senteret gir informasjon til, og innhenter informasjon fra, andre instanser i samarbeid med foreldrene
• senteret behandler krav om innsyn fra foreldre

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med sentre for foreldre og barn, etter barnevernloven § 2-3 b. Tilsynsansvaret er nærmere regulert i bvl. § 5-7 og forskrift om sentre for foreldre og barn kapittel 5. Statsforvalteren skal føre tilsyn med senter for foreldre og barn så ofte som forholdene tilsier det, og minimum hvert annet år, jf. forskriften.

Ved tilsynet foretar Statsforvalteren en lovlighetskontroll. I dette ligger en rett og plikt til å undersøke og bedømme om senteret driver i tråd med regelverket, samt en rett og plikt til å reagere ved lov- eller forskriftsbrudd (forskriftens § 25). Statsforvalteren skal påse at senteret har etablert tilfredsstillende internkontrollsystemer, og fører kontroll med sin egen virksomhet (forskriftens § 25).

Hjemmel for reaksjon ved lov- eller forskriftsbrudd finnes i forskriftens § 27.

Her gis en oversikt over lovkravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

Barnevernloven:

• § 1-4 (krav til forsvarlighet)

Tjenester og tiltak etter barnevernloven skal være forsvarlige, jf. barnevernloven § 1-4. Forsvarlighetskravet har en dobbeltfunksjon. På den ene siden handler kravet om vurderinger og normer om hva som kan betegnes som god barnevernfaglig praksis.

Samtidig er disse normene et utgangspunkt for å vurdere grensen mot det uforsvarlige. Forsvarlighetskravet gir dermed rom for skjønn, men innebærer samtidig at alle tjenester og tiltak etter barnevernloven skal være forsvarlige både når det gjelder innhold, omfang og når tjenestene ytes.

• § 5-9 a (rettigheter under opphold i senter for foreldre og barn)
• § 6-4 (innhenting av opplysninger)
• § 4-4 første, andre og tredje ledd (hjelpetiltak) Forvaltningsloven:
• § 11 (veiledningsplikten)
• § 11 d (nedtegning av opplysninger)
• § 17 (3) og 18 (innsyn i egen sak)

Forskrift om foreldre og barn (forskrift av 25.11.10 nr. 1479):

• § 8 (etterfølgende kontroll av barne-, ungdoms, - og familieetaten, region Øst).
• § 17 (vern og personlig integritet)
• § 18 (medbestemmelse)
• § 14-16 (interkontroll) (§§10-13 supplerer kravene til interkontroll).

Senteret skal ha interkontroll, det vil si systematiske tiltak som sikrer at senterets aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i, eller i samsvar med barnevernloven.

3. Beskrivelse av faktagrunnlaget

Gullhella barne- og familiesenter er et statlig hjelpetiltak i regi av Bufetat, Region Øst. Senteret ligger i Asker kommune i nærheten av turområder og offentlig transport, tre kilometer fra Asker sentrum. Barne- og familiesenteret består av tre avdelinger. En familieavdeling (døgnavdeling), en beredskapsavdeling og en PMTO-avdeling. Familieavdelingen har kapasitet til å jobbe med syv familier samtidig, hvorav 5 plasser er tilgjengelige i døgnavdelingen og 2 plasser er knyttet til arbeid i familienes egne hjem. Familiene bor i egne leiligheter på avdelingen. Leilighetene har egne soverom og bad. En av leilighetene har også eget kjøkken, ellers er det et felleskjøkken for de andre leilighetene. Familieavdelingen har flere fellesrom, samt lekerom, og et stort uteareal med lekeapparater.

Senterets målgruppe er hovedsakelig foreldre med barn i aldersgruppen 0-6 år, men er særlig spisset på barn i aldersgruppen 0-3 år. Senteret kan også ta imot barn som er opptil 12 år. Gravide kan også få tilbud 4-6 uker før termin.

Senterets målsetning er å bedre oppvekst- og utviklingsmulighetene til barn som lever i en bekymringsfull omsorgssituasjon. Senteret tilbyr ett behandlingsopplegg med en varighet på inntil 34 uker. Tilbudet deles inn i fire ulike faser, herunder kartlegging av familiens behov i familiens hjem, deretter kartlegging og veiledning av familien på senteret, og siste fase innebærer implementering og veiledning i familiens hjem. Fokuset er å styrke foreldres omsorgskompetanse og fremme en trygg tilknytning mellom barn og foreldre.

Alle familier får et eget familiekontaktteam bestående av en psykolog og to familiekontakter (miljøterapeuter). Teamet koordinerer og har ansvaret for tilbudet som gis, og skal samtidig sikre brukermedvirkning i alle prosesser.

Gullhella barn- og familiesenter er organisert med en enhetsleder som har det overordnete ansvaret. Enhetsleder har delegert ansvar for fag-, økonomi-, og personal til avdelingsleder. Avdelingsleder er stedfortreder for enhetsleder. Avdelingsleder har i tillegg ansvar for å delta i fordelingsmøter, lede avklaringsmøter og inntaksmøte. Avdelingsleder skal også sette opp team i hver enkelt sak og følge opp teamet. Avdelingsleder skal sikre faglig utvikling og kompetanseutvikling hos den enkelte ansatte.

Senteret har per nå ikke ekstern veileder da det har vært vanskelig å få til pga. begrenset møtevirksomhet under pandemien. Senteret har mulighet til å benytte intern veileder/psykolog som er tilknyttet en annen avdeling.

Internkontroll

Senterets institusjonsplan kapittel 10 gir en beskrivelse av senterets internkontroll. Rutinen beskriver organisasjonens ansvarsoppgaver, fordelingen av oppgaver sett i lys av det faseinndelte oppholdet for familiene. Enhetsleder har overordnet ansvar på alle områder. Ellers har enhetsleder og avdelingsleder ansvar for å gjennomgå internkontroll med avdelingen to ganger årlig.

Gullhella barne- og familiesenter er kontrollert i rapport fra «årlig oppfølging og kontroll av private og kommunale sentre for foreldre og barn», datert 10.08.2020 og i «Avsluttende rapport av årlig oppfølging 2020» datert 17.12.20, jf. Forskrift for sentre for foreldre og barn § 8, utført av Seksjon godkjenning og kvalitetskontroll i Bufetat region øst.

Senteret har et eget avvikssystem, Netpower. Senterets aktivitetsplan for 2021 beskriver hvordan avvik skal rapporteres og gir eksempler på hvilke avvik som skal rapporteres i Netpower.

Rutiner og beskrivelse av oppholdet på senteret med fokus på familiens medvirkning

Senteret har i senterplan, skriftlige prosedyrer og rutiner/intervju beskrevet for Statsforvalteren hvordan de arbeider med ivaretakelse av medvirkning. Før oppstart av tiltaket avholder sentrert et avklaringsmøte med foreldrene og barneverntjenesten. Formålet med møte er å gi foreldrene informasjon om bakgrunnen for tiltaket og mulige utfall av oppholdet. Foreldrene får muligheten til å beskrive sin motivasjon til tiltaket, samt en omvisning på senteret.

Første fase av tiltaket gjennomføres i foreldrenes eget hjem. Dette for å bli kjent med barnets omsorgsbehov og foreldrenes forståelse av barnets omsorgsbehov. Videre følger det av institusjonsplanen at den første fasen av behandlingsopplegget fokuserer på å skape en god relasjon til foreldrene. Informantene opplever at «bli kjent fasen» i foreldrenes eget hjem gir bedre forutsetning for å skape en god relasjon.

Det avholdes inntaksmøte når foreldrene flytter inn på senteret. Faseforløp, mål med oppholdet, tiltaksplanen og vedtak gjennomgås sammen med foreldrene. Formålet med møte er å sike foreldrene et informert samtykke til oppholdet. Videre får foreldrene en ukeplan med oversikt over avtaler på og utenfor senteret som foreldrene får med seg. Ukeplanen beskriver kort og konkret ulike fokusområder fra uke til uke og utarbeides sammen med foreldrene. Formålet er at foreldrene også skal være klar over hva senteret fokuserer på.

Foreldrene har ukentlig møter med familiekontakten der uken oppsummeres og neste uke planlegges. Foreldrene blir hele tiden informert om senterets vurdering av foreldrenes opphold.

I intervjuene ble det fortalt at foreldre har mulighet til å påvirke valg av kartleggingsmetode og at dette blir individuelt tilpasset. Det benyttes også tolk og kulturtolk hvis man ser at det er nødvendig for sikre foreldrenes forståelse, både i møter og i miljøet dersom det vurderes som hensiktsmessig.

I løpet av den første uken av oppholdet utarbeides det en handlingsplan sammen med foreldrene. Handlingsplanen evalueres hver 14. dag på ukesoppsummering. Foreldrene har også muligheten til å ta opp ulike temaer, egne opplevelser av å være på senteret, påvirke meny, utflukter osv. via ukentlige husmøter. Ellers avholdes det avdelingsmøte hver 4 uke, der foreldrene får mulighet til å komme med tilbakemeldinger.

Senteret har før-/ og etter møter med familiene i forbindelse med samarbeidsmøter med barneverntjenesten der planlagt innhold gjennomgås. Foreldrene får muligheten til å forberede seg på møte, samt komme med innspill i etterkant. Kartleggingsrapport og sluttrapport gjennomgås med foreldrene der foreldrene har mulighet til å komme med innspill. Ved krav om innsyn tilbyr senteret å gjennomgå sakspapirene sammen med foreldrene.

Etter endt opphold flytter familiene hjem til seg igjen. Senteret følger familiene opp i etterkant av opphold på senteret. Fokuset i denne fasen er å implementere ny kunnskap og erfaringer i hjemmet. I noen tilfeller kan foreldre få forlenget sitt opphold om det er ønskelig for foreldrene.

Avdelingsleder har evalueringssamtale med familien etter endt oppholdet for å kartlegge familiens opplevelse av oppholdet.

Av institusjonsplanen kapittel 10.1.5 fremgår det at senteret skal bruke KOR systematisk som verktøy for tilbakemelding fra foreldre, men at dette er mangelfullt fordi senteret opplever å ikke få reelle tilbakemeldinger fra foreldrene. Det er nylig utarbeidet en forenklet variant som skal evalueres i 2022.

Informasjon fra intervjuene

Gjennom intervjuene i tilsynet har de ansatte bekreftet det styringsdokumentene og rutinene beskriver. Inntaksfasen på senteret blir brukt til å gi informasjon, bli kjent med familien og danne en relasjon og jobbe med en felles forståelse om hvorfor familien er på senteret. Gjennom kartleggings- og veiledningsoppholdet brukes de ulike planene for å gi familiene oversikt over planlagte aktiviteter. De ansatte forbereder familiene i forkant av ansvarsgruppemøter med barneverntjenesten og er opptatt av å være åpne og ærlige med familiene gjennom oppholdet.

Møtene ble også oppsummert med familiene i etterkant. Rapporten fra oppholdet blir gjennomgått med familien i etterkant av oppholdet.

De ansatte har samtaler med barna der det er aktuelt, og jobber sammen med foreldrene med å ta barnas perspektiv.

Informasjon fra samtale med foreldre

Vi hadde planlagt en samtale med et foreldrepar i tilsynet. Dette ble avlyst og vi fikk derfor ikke innhentet informasjon om tilsynstema fra foreldre.

Informasjon fra gjennomgåtte saker

Statsforvalteren fikk tilsendt seks saker som ble gjennomgått i forkant av tilsynet. Vi så detaljerte og gode handlingsplaner i sakene. I de sakene som var avsluttet gjennomgikk vi også utskrivningsrapportene. Det var ingen mangler i de etterspurte dokumentene i disse seks sakene.

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

Vurdering av styringssystemet

Ansvarsfordeling og oppgaver i oppfølgingen av hver enkelt familie er kjent for de ansatte. Dette bekreftes i intervjuene med de ansatte når de beskriver praksis. Videre er de ansattes beskrivelser av hvordan de jobber med familiene i overensstemmelse med styringsdokumentene. Utarbeidelse av planer dokumenteres, og senteret har faste rutiner på å informere om deres vurdering av familiens utvikling under behandlingsopplegget. Prosedyrene gjennomgås og oppdateres årlig eller etter behov.

Etter vår vurdering har senteret etablerte strukturer og prosesser som sikrer at senterets aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i samsvar med barnevernloven.

Vurdering av senterets tilrettelegging for medvirkning og foreldres medbestemmelse

Prosedyrene knyttet til avklaringsmøte med foreldrene i forkant av inntak, samt hjemmebesøk i forkant av inntak vurderer Statsforvalteren at legger til rette for å skape en god relasjon til familien og gir forutsetninger for at foreldrene får tillit til senteret. Samtidig ligger forutsetningene til rette for at foreldrene får informasjon om tiltaket, på flere arenaer slik at foreldrene er klar over formålet med tiltaket. Prosedyrene knyttet til foreldres medvirkning ved inntak og kartlegging er kjent for, og følges av, de ansatte.

Statsforvalteren vurderer at senteret gjennom strukturerte ukesoppsummeringer, der foreldrene kan påvirke utforming av handlingsplan og ukeplan, bidrar til å sikre deres mulighet til å medvirke under oppholdet. Vi vurderer også at senteret legger til rette for fleksibilitet gjennom å tilpasse oppholdet i tråd med familienes ønsker og behov.

At senteret også legger til rette for formøter og oppsummeringsmøter i forbindelse med samarbeidsmøter med andre instanser vurderer Statsforvalteren er med på å ivareta forelderens mulighet til orientering og informasjon om egen sak fortløpende. Senteret dokumenterer arbeidet i takt med utviklingen og fremdriften i familiens opphold, herunder observasjoner og vurderinger.

Når det gjelder foreldrenes mulighet til å gjennomføre en evalueringssamtale med avdelingsleder i avslutningsfasen, vurderer vi det er en god arena som bør benyttes fremover og inngå i rutiner.

Etter vår vurdering har senteret etablerte strukturer og prosesser som ivaretar foreldrenes rett til å medvirke i egen sak.

Vurdering av senterets internkontroll

Vi registrerer at det finnes et avvikssystem, men at det sjeldent brukes. Statsforvalteren har også merket seg at Godkjenningsmyndigheten i rapport av 10.08.21 påpekte oppfølgings- og forbedringspunkt når det gjaldt prosedyrer for avvik. Godkjenningsmyndigheten vurderte senterets redegjørelse og dokumentasjon fra Gullhella som tilfredsstillende og avsluttet årlig oppfølging den 17.12.20.

Vi leser av saksdokumentene at avvikssystemet er nytt. De ansatte bekreftet i intervjuene at ledelsen har gitt opplæring i avvikssystemet, men oppgir at de bruker det lite. Det ble imidlertid tydelig for Statsforvalteren at senteret dokumenterer avvik og at dette ordnes og tas hånd om.

Statsforvalteren har forståelse for at det kan ta litt tid før nye rutiner integreres og ansatte vender seg til å bruke nye systemer. Vi vurderer likevel at sentret har et forbedringspotensial ved å ta i bruk Netpower og utnytte den tilstandsrapporten et slikt verktøy gir. Vi minner om at et avvikssystem er et hjelpemiddel som bidrar til å sikre ledelsen en oversikt over eventuell systematisk svikt.

Statsforvalteren forventer at dette tas med videre i senterets forbedringsarbeid slik at eventuelt fremtidige systematisk svikt fanges raskt opp og tiltak iverksettes.

5. Statsforvalterens konklusjon

Det er ikke avdekket lovbrudd under tilsynet. Tilsyn er derfor avsluttet.

Med hilsen

Atle Grønstøl
seksjonssjef
Sosial- og barnevernsavdelingen

Linn Timenes
rådgiver

 

 

 

 

Dokumentet er elektronisk godkjent

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

Varsel om tilsynet ble sendt 31.08.21 med frist for innsendt dokumentasjon den 01.11.21. Åpningsmøtet, tilsynsbesøket, samt sluttmøte ble gjennomført den 17.11.2021.

Dokumentene var tilsendt og gjennomgått på forhånd.

Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

• Institusjonsplan
• Aktivitetsplan 2021
• Beredskapsplan
• Skjema for krisehåndtering
• Tiltaksplan for arbeidsmiljøet 2021
• HMS plan
• Internkontrollsystem for Gullhella barne- og familiesenter
• Organisasjonskart per november 2020
• Familieavdelingens internkontroll/internkontrollsystem
• Bemanningsplan 2020
• Kompetanse/opplæring familieavdelingen 2021
• Disponeringsskriv 2021
• Lokal virksomhetsplan
• Oversikt over kartleggingsverktøy/ble kjent med barnet/foreldre/innflytningssamtale
• Beskrivelse av hvordan brukermedvirkning praktiseres i senter for foreldre og barn
• Retningslinjer for familier på døgnopphold i familieavdelingen
• Rapport fra årlig kvalitetssikring av statelig barne-, og familiesenter for foreldre og barn, Gullhella jf. barnevernloven § 5-10 og forskrift av 25.november 2010 nr. 1479 for sentre for foreldre, gjennomført av Bufetat.
• Rapport fra avslutning av årlig oppfølging 2020, fra døgnopphold.
• Skjema for intervju med foreldre ved avslutning av døgnopphold.
• Saksdokumenter som omhandler veiledning – utredingsopphold, for de siste 6 inntakene (søknad, vedtak, mandat, tiltaksplan, handlingsplan og kartleggingsrapport)

Tilsynsbesøket den 17.11.21

Under åpningsmøte og avslutningsmøte var alle ansatte til stede. I intervjuene var følgende ansatte til stede ved tilsynet:

• Bente Hage, enhetsleder
• Randi Bjørnestad, avdelingsleder
• Anne Synøve Remås, psykologspesialist/familiekontakt
• Ida Louise Bjørnerud, miljøterapeut/familiekontakt
• Mette Westerheim, spesialutdannet miljøterapeut/familiekontakt/stedfortreder for avdelingsleder

Antall familier på tilsynstidspunktet: 3

Alle barn var plassert etter barnevernloven § 4-4 annet ledd.

1. Familieavdelingen: Mor og stefar med barn på 1 og 3 år.
2. Familieavdelingen: Mor og far med barn på 1,5 år.
3. Familieavdelingen: Mor og barn på 4,5 måneder.

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten, Statsforvalteren i Oslo og Viken:

• Linn Timenes, seniorrådgiver
• Torill Norevik Gundersen, seniorrådgiver