Rapport fra tilsyn med Kirkens bymisjon Nanna Marie senter for foreldre og barn 2021

Statsforvalteren i Oslo og Viken gjennomførte tilsyn med Kirkens bymisjon Nanna-Marie senter for foreldre og barn (heretter: Nanna-Marie) den 17.11.2021.

Vi undersøkte om Nanna-Marie sørger for at familiers rett til medvirkning blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav slik at beboerne får trygge og gode tjenester.

Tilsynet ble gjennomført som en systemrevisjon og som del av årets planlagte tilsyn initiert av Statsforvalteren.

Statsforvalterens konklusjon:

Det er ikke avdekket lovbrudd under tilsynet.

1. Tilsynets tema og omfang

Tilsynet ble gjennomført som systemrevisjon. Formålet med en systemrevisjon er å undersøke om senterets styringsaktiviteter er tilstrekkelige for å sikre at krav fastsatt i lov og forskrift overholdes. Ved en systemrevisjon tas stilling til her og nå- situasjonen. Samtidig tas stilling til om senteret sikrer forsvarlige tjenester også frem i tid. Ved gjennomføring av systemrevisjon undersøkes senterets styring i tillegg til et valgt tema.

Tema for dette tilsynet var om senteret gjennom sin styring sikrer familiers rett til medvirkning under kartlegging, veiledning- og utredningsopphold på en forsvarlig måte.

Medvirkning er et overordnet begrep som brukes som en samlebetegnelse på ulike regler om foreldres rett til å ha personlig innflytelse ved gjennomføringen av tiltak.

Et opphold ved senter for foreldre og barn er enten et frivillig hjelpetiltak etter barnevernloven § 4-4 første og andre ledd, eller et pålagt hjelpetiltak etter barnevernloven § 4-4 tredje ledd. Et

opphold på senter for foreldre og barn er et inngripende tiltak. De fleste familier er på senteret frivillig, men mange av foreldrene er i en situasjon hvor de trolig ikke har en opplevelse av at de står helt fritt til å velge. Dette medfører at det må stilles store krav til senteret hva gjelder å legge til rette for at foreldre får medvirke i egen sak.

Statsforvalteren har undersøkt om:

• senteret gir foreldrene tilstrekkelig informasjon ved inntak på senteret, herunder om foreldre blir informert om og forklart hva som skal skje under oppholdet ved senteret, hensikten med oppholdet og mulige konklusjoner av oppholdet.
• senteret planlegger oppholdet sammen med foreldrene
• senteret sikrer at foreldre fortløpende mottar informasjon underveis i kartleggingen, blant annet om de vurderinger og konklusjoner senteret gjør seg
• senteret gir foreldrene mulighet til å uttale seg ved inntak og kartlegging
• senteret, ved inntak og kartlegging, tar tilstrekkelig hensyn til foreldrenes mening
• senteret gir informasjon til, og innhenter informasjon fra, andre instanser i samarbeid med foreldrene
• senteret behandler krav om innsyn fra foreldre

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med sentre for foreldre og barn, etter barnevernloven § 2-3 b. Tilsynsansvaret er nærmere regulert i bvl. § 5-7 og forskrift om sentre for foreldre og barn kapittel 5. Statsforvalteren skal føre tilsyn med senter for foreldre og barn så ofte som forholdene tilsier det, og minimum hvert annet år, jf. forskriften.

Ved tilsynet foretar Statsforvalteren en lovlighetskontroll. I dette ligger en rett og plikt til å undersøke og bedømme om senteret driver i tråd med regelverket, samt en rett og plikt til å reagere ved lov- eller forskriftsbrudd (forskriftens § 25). Statsforvalteren skal påse at senteret har etablert tilfredsstillende internkontrollsystemer, og fører kontroll med sin egen virksomhet (forskriftens § 25).

Hjemmel for reaksjon ved lov- eller forskriftsbrudd finnes i forskriftens § 27.

Her gis en oversikt over lovkravene som ble lagt til grunn i tilsynet: Barnevernloven:

• § 1-4 (krav til forsvarlighet)
  Forsvarlighetskravet
  Tjenester og tiltak etter barnevernloven skal være forsvarlige, jf. barnevernloven § 1-4. Forsvarlighetskravet har en dobbeltfunksjon. På den ene siden handler kravet om vurderinger og normer om hva som kan betegnes som god barnevernfaglig praksis.
  Samtidig er disse normene et utgangspunkt for å vurdere grensen mot det uforsvarlige. Forsvarlighetskravet gir dermed rom for skjønn, men innebærer samtidig at alle tjenester og tiltak etter barnevernloven skal være forsvarlige både når det gjelder innhold, omfang og når tjenestene ytes.

• § 5-9 a (rettigheter under opphold i senter for foreldre og barn)
• § 6-4 (innhenting av opplysninger)
• § 4-4 første, andre og tredje ledd (hjelpetiltak)

Forvaltningsloven:

• § 11 (veiledningsplikten)
• § 11 d (nedtegning av opplysninger)
• § 17 og 18 (innsyn i egen sak)

Forskrift om foreldre og barn:

• § 17 (vern om personlig integritet)
• § 18 (medbestemmelse)
• § 14-16 (internkontroll) (§§ 10, 11 og 13 supplerer kravene til interkontroll)

Senteret skal ha internkontroll, det vil si systematiske tiltak som sikrer at senterets aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i, eller i medhold av, barnevernloven.

3. Beskrivelse av faktagrunnlaget

Målgruppe og inntak

Nanna-Marie er en del av Kirkens bymisjons barnevernstiltak og ligger i Nordstrand bydel i Oslo. Barneverntjenesten søker om plass på senteret via Bufetat eller Barne- og familieetaten. Senteret har avtale med Bufetat region Øst og Nord.

Nanna-Marie er godkjent for 10 familier. Leilighetene er delt mellom to boenheter i et rekkehusområde. Familiene har hver sin leilighet som inneholder stue med kjøkkenløsning, soverom, bad, bod og gang. Seks av leilighetene har hems og er egnet for familier med flere barn. Hver boenhet har felles vaskerom og fellesstue/lekerom. Den ene boenheten har felles kjøkken. Leilighetene har tilknyttet veranda eller en liten hageflekk.

Senterets målgruppe er familier hvor det knytter seg bekymring til barnets omsorgssituasjon. Det tilbys spesialisert kompetanse på sped- og småbarn og vurdering av foreldrenes omsorgskapasitet. Senteret gir også tilbud til gravide. Senteret kan også gi tilbud til familier med eldre barn, med det menes fra skolealder og oppover.

Inntak skjer gjennom barnevernloven § 4-4, andre eller tredje ledd, enten som frivillig hjelpetiltak eller som pålegg fra Fylkesnemnda. Det gis også tilbud til familier i henhold til helse- og sosialtjenesteloven og straffegjennomføringsloven.

Organisering av tilbud

Senteret tilbyr barnevernfaglig kartlegging/utredning og/eller endrings- og veiledningsopphold. Videre tilbyr senteret akutt- og korttidsopphold og soning. Senteret kan følge opp familier hjemme etter endt opphold etter bestilling fra barneverntjenesten.

Utrednings- og veiledningsopphold strekker seg vanligvis over en periode på tre måneder. Startfasen er to uker, midtfasen er 8 uker og avslutningsfasen er to uker. Nanna-Marie tilbyr et skreddersydd og tilpasset tiltak til den enkelte familie, ut fra mandatet og i samarbeid med familiene. Valg av metodikk for den enkelte familie følger faglige anbefalinger, retningslinjer og veiledninger for spesialisert kompetanse på sped- og småbarn ved sentre for foreldre og barn.

Organisering av personal og ledelse

Virksomhetsleder er leder for Kirkens Bymisjon barneverntiltak, hvor Nanna-Marie er et av tiltakene. Senteret har egen avdelingsleder, som er stedfortreder for virksomhetsleder. Videre har senteret to psykologer, fem familiekonsulenter, seks miljøterapeuter og tre nattevakter. Familiekonsulentene,

miljøterapeutene og nattevaktene jobber turnus med dagvakter, kveldsvakter og helgevakter. Virksomhetsleder, avdelingsleder og psykologer jobber dagtid.

Familiene på Nanna-Marie får et team som består av to familiekonsulenter og en psykolog, som sammen har ansvar for og koordinerer utredning- eller veiledningsoppholdet.

Senteret har en egen plan for opplæring av nyansatte. Videre får de ansatte veiledning både i gruppe og individuelt.

Internkontroll, medbestemmelse og medvirkning

Nanna-Marie er kontrollert i rapport fra «årlig oppfølging og kontroll av private og kommunale sentre for foreldre og barn», fra Barne- og familieetaten, datert 10.6.2020. Det ble ikke avdekket brudd eller punkter til oppfølging.

Nanna-Marie har beskrevet sin internkontroll i senterplanen og i redegjørelse til Statsforvalteren. Videre har senteret rutinen «rutine for internkontroll». Virksomhetsleder har det overordnete ansvaret for kvalitetsarbeidet i senteret. Senteret har et arbeidsmiljøutvalg som møtes 2-3 ganger per semester og gjennomfører systematisk kartlegging av helse- miljø- og sikkerhetsfaktorer. Kirkens bymisjon bruker kvalitetssystemet Kolibri+, men er nå i overgang til å bytte til Compilo. I Kolibri+ melder de ansatte avvik. Avvik går til avdelingsleder som behandler og lukker avviket.

Erfaringer fra familiene ved senteret blir innhentet av familiekontaktene, som har den tetteste kontakten med familiene under oppholdet. Senteret har også ved noen anledninger intervjuet foreldre etter endt opphold. Tilbakemeldingene tas til personalgruppa, og endringer gjøres som følge av dette. Husmøtet er en arena hvor familier tar opp praktiske forhold, planlegger felles aktiviteter og andre forhold knyttet til fellesskapet. På grunn av koronapandemien har fellesaktiviteter og husmøter utgått. Senteret er nå i ferd med å starte opp igjen noen fellesaktiviteter.

Rutiner for familiers medvirkning og medbestemmelse

I «rutine for å ivareta målbart samarbeid med familie og kommune» beskriver senteret sitt arbeid for å sikre at samarbeidet med familien og kommunen er godt planlagt, blir evaluert og at alle parter er deltagende i prosessen fra oppstart til avslutning av oppdraget. Rutinen omhandler arbeid fra familiene fra søknad om inntak til avslutning av oppholdet. Senteret holder ansvarsgruppemøter med familiene og barneverntjenesten, og familiene skal få informasjon om dette og være med på å utarbeide plan for møtene i inntaksfasen, og annet samarbeid med barneverntjenesten underveis i oppholdet. Senteret skal sammen med familiene utarbeide handlingsplan, utredningsplan og ukeplan. Planene skal ta utgangspunkt i mandat og tiltaksplan fra barneverntjenesten. Gjennom oppholdet skal det avholdes midtveisevaluering og sluttmøte.

Informasjon fra intervjuene

Gjennom intervjuene i tilsynet har de ansatte bekreftet det styringsdokumentene og rutinene beskriver. Inntaksfasen på senteret blir brukt til å gi informasjon, bli kjent med familien og danne en relasjon og jobbe med en felles forståelse om hvorfor familien er på senteret. Gjennom utredning- eller veiledningsoppholdet brukes de ulike planene for å gi familiene oversikt over planlagte aktiviteter. De ansatte forbereder familiene i forkant av ansvarsgruppemøter med barneverntjenesten og er opptatt av å være åpne og ærlige med familiene gjennom oppholdet.

Rapporten fra oppholdet er sjeldent ferdig skrevet når familiene flytter fra senteret, men innholdet er formidlet og de blir tilbudt å gå gjennom rapporten når den er ferdig.

De ansatte forteller i intervjuene at senteret er best rigget for mindre barn, altså under skolealder. Barneverntjenesten er ansvarlig for å informere barna i forkant av innflytting, og de ansatte undersøker om barna har fått god informasjon. De ansatte har samtaler med barna der det er aktuelt, og jobber sammen med foreldrene om å ta barnas perspektiv.

Informasjon fra samtale med foreldre

Vi hadde planlagt en samtale med et foreldrepar i tilsynet. Dette ble avlyst og vi fikk derfor ikke innhentet informasjon om tilsynstema fra foreldre.

Informasjon fra gjennomgåtte saker

Statsforvalteren fikk tilsendt seks saker som ble gjennomgått i forkant av tilsynet. Vi så en variasjon mellom sakene hvordan handlingsplanene var utformet, noen var mer detaljerte og utfylte enn andre. I tilsynet fikk vi et eksemplar av en ukeplan, da disse ikke forelå i saksmappene.

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

Vurdering av styringssystemet

De ansatte er kjent med og beskriver hvordan ansvarsfordelingen i teamet rundt familiene er. Informasjonen fra intervjuene stemmer overens med senterets rutiner og prosedyrer, og vi opplever at rutiner og prosedyrer er godt innarbeidet i det daglige arbeidet på senteret.

Rutinene og prosedyrene er oppdaterte og inneholder ansvarsfordeling for evaluering og godkjenning.

Vi vurderer at senteret har etablerte strukturer og prosesser som sikrer at senterets aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i barnevernloven og forskrift om senter for foreldre og barn.

Vurdering av senterets internkontroll

Senterets internkontroll er beskrevet i redegjørelsen og i senterplanen. Tilsendte rutiner/prosedyrer og intervjuene med de ansatte og ledelsen samsvarer med beskrivelsen.

Senteret er i en overgangsfase til et nytt kvalitetssystem. De ansatte har fått opplæring i systemet, og forteller at det ikke meldes mange avvik. De ansatte og ledelsen var enige om at dette var et tema som jevnlig må diskuteres, og ledelsen understreket at de ønsket at avvik meldes ved nødvendighet. Statsforvalteren vurderer at senteret har en åpen kultur rundt avvik og avvikshåndtering, og at de ansatte vet hvordan de skal melde avvik. Det er en klar ansvarsfordeling mellom avdelingsleder og virksomhetsleder rundt håndtering av avvik, og de ansatte opplever at ledelsen er tett på.

Statsforvalteren vurderer at senterets internkontroll er tilstrekkelig redegjort for i tilsynet. Senteret kan med fordel bruke avvik og risikoanalyser i større grad i sitt forbedringsarbeid.

Vurdering av senterets tilrettelegging for medvirkning og foreldres medbestemmelse

Statsforvalteren vurderer at senteret tilrettelegger for foreldres medvirkning og medbestemmelse under oppholdet. Gjennom rutinene og intervjuene fremstår det tydelig for oss at samarbeid med familien og å bygge relasjon er forutsetninger for oppholdet på senteret.

Vår vurdering er at de ansatte er åpne i sin kommunikasjon med familiene fra innflytting, og at viktig informasjon blir gitt ved flere anledninger. Videre at senteret planlegger oppholdet i samarbeid med familiene, og er fleksible i planleggingen ut fra den enkelte families situasjon. I planleggingen og gjennomføringen av utredning/veilednings- opphold er det mange planer familiene skal forholde seg til, både fra barneverntjenesten og fra senteret. Vi vurderer at senteret bør jobbe med at handlingsplanene implementeres i alle saker, og at de brukes på samme måte i de ulike teamene. I tilsynet fikk vi opplyst at det i 2022 vil komme en mal for handlingsplaner til alle sentre for foreldre og barn, dette kan bidra til en mer lik praksis på dette området.

Gjennom oppholdet på senteret avholdes jevnlige møter med barneverntjenesten, som sikrer at familiene følger utviklingen og fremdriften i oppholdet. Vi vurderer at senteret er en viktig støttespiller for familien i samarbeidet med barneverntjenesten.

Det er et mangfold i familiene som får tilbud på senteret, og Statsforvalteren vurderer at senteret tilpasser sitt arbeid ut fra barneverntjenestens mandat og den enkelte familie. Senteret bruker tolk og/eller kulturtolk der det er nødvendig.

Statsforvalteren vurderer at senteret bør tilstrebe en mer systematisk måte å innhente familienes syn på oppholdet, for å kunne bruke dette i sitt forbedringsarbeid.

Vi vurderer at senteret har etablerte strukturer og prosesser som ivaretar foreldrenes rett til å medvirke i egen sak.

5. Statsforvalterens konklusjon

Det er ikke avdekket lovbrudd under tilsynet. Tilsynet er derfor avsluttet.

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

Varsel om tilsyn ble sendt 31.8.2021 med frist for å sende inn dokumentasjon 1.11.2021. Åpningsmøtet, tilsynsbesøket, samt sluttmøte ble gjennomført den 17.11.2021.

Dokumentene var tilsendt og gjennomgått på forhånd. Vi fikk i tilsynet et eksempel på en ukeplan.

Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

• Institusjonsplan
• Redegjørelse for senterets internkontroll
• Delegasjonsreglement
• Rutiner og prosedyrer for arbeidet på senteret
• Kompetanseplan for 2020 og 2021
• Informasjonsperm til beboere
• Rapport fra årlig oppfølging og kontroll av private og kommunale sentre for foreldre og barn, fra Oslo kommune, Barne- og familieetaten, datert 6.2020.
• Saksdokumenter som omhandler veiledning- og utredningsopphold, for de siste seks inntakene (søknad, vedtak, mandat, tiltaksplan, handlingsplan og kartleggingsrapport)

Tilsynsbesøket den 17.11.2021:

Under åpningsmøte og sluttmøte var alle ansatte som var på jobb til stede. Vi hadde følgende intervjuer:

• Janne Fengsrud, familiekonsulent
• Marianne Røssland, familiekonsulent
• Victoria Milojevic, familiekonsulent
• Bente Nilsen, psykologspesialist
• Øystein Høyem, avdelingsleder og Heidi Brynhildsen, virksomhetsleder

Antall familier på tilsynstidspunktet: tre.

Alle familiene var plassert etter barnevernloven § 4-4, annet ledd.

• Mor og far med barn 4 år
• Mor og far med barn 1 år
• Mor og far, mor er gravid

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten, Statsforvalteren i Oslo og Viken:

• Jonas Frislid Jarfonn, seniorrådgiver
• Ragne Marie Mostad, seniorrådgiver