Rapport fra tilsyn med senter for foreldre og barn

Statsforvalteren i Oslo og Viken gjennomførte tilsyn med Sebbelow stiftelse i perioden 04.02.2021 til 03.03.2021. Vi undersøkte om virksomheten sørger for at Foreldrenes medvirkning ved inntak og under veiledning/utredningsoppholdet blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav.

Varsel om tilsyn ble sendt den 06.01.2021, og det stedlige tilsynet ble erstattet med digitalt tilsyn den 03.03.2021 på grunn av koronapandemien.

Tilsynet ble gjennomført som en systemrevisjon og som en del av årets planlagte tilsyn initiert av Statsforvalteren.

Statsforvalterens konklusjon: Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet.

1. Tilsynets tema og omfang

Tilsynet ble gjennomført som en systemrevisjon. Formålet med en systemrevisjon er å undersøke om senterets styringsaktiviteter er tilstrekkelige for å sikre at krav fastsatt i lov og forskrift overholdes. Ved en systemrevisjon tar vi stilling til her og nå-situasjonen. Samtidig tar vi stilling til om senteret vil sikre forsvarlige tjenester frem i tid. Tema for dette tilsynet var Foreldres medvirkning ved inntak og under oppholdet. Med særlig oppmerksomhet rettet mot foreldres rett på informasjon og innsyn i egen sak.

Medvirkning er et overordnet begrep som brukes som en samlebetegnelse på ulike regler om foreldres rett til å ha personlig innflytelse ved gjennomføringen av tiltak. Et opphold ved senter for foreldre og barn er enten et frivillig hjelpetiltak etter barnevernloven § 4-4 første og andre ledd, eller et pålagt hjelpetiltak etter barnevernloven § 4-4 tredje ledd. Et opphold på senter for foreldre og barn er et inngripende tiltak. De fleste familier er på senteret frivillig, men mange av foreldrene er i en situasjon hvor de trolig ikke har en opplevelse av at de står fritt til å velge. Dette medfører at det må stilles store krav til senteret når det gjelder å legge til rette for at foreldre får medvirke i egen sak.

Statsforvalteren har undersøkt om:

• senteret gir foreldrene tilstrekkelig informasjon ved inntak på senteret, herunder om foreldrene blir informert om og forklart hva som skal skje under oppholdet ved senteret, hensikten med oppholdet og mulige konklusjoner av oppholdet
• senteret planlegger oppholdet sammen med foreldrene
• senteret sikrer at foreldrene fortløpende mottar informasjon underveis i oppholdet, blant annet om vurderinger og konklusjoner senteret gjør
• senteret gir foreldrene mulighet til å uttale seg ved inntak og under oppholdet
• senteret, ved inntak og under oppholdet, tar tilstrekkelig hensyn til foreldrenes mening
• senteret gir informasjon til, og innhenter informasjon fra, andre instanser i samarbeid med foreldrene
• senteret behandler krav om innsyn fra foreldre.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med sentre for foreldre og barn, etter barnevernloven § 2-3 b. Tilsynsansvaret er nærmere regulert i bvl. § 5-7 og forskrift om sentre for foreldre og barn kapittel 5. Statsforvalteren skal føre tilsyn med senter for foreldre og barn så ofte som forholdene tilsier det, og minimum hvert annet år, jf. forskriften.

Ved tilsynet foretar Statsforvalteren en lovlighetskontroll. I dette ligger en rett og plikt til å undersøke og bedømme om senteret driver i tråd med regelverket, samt en rett og plikt til å reagere ved lov- eller forskriftsbrudd (forskriftens § 25). Statsforvalteren skal påse at senteret har etablert tilfredsstillende internkontrollsystemer, og fører kontroll med sin egen virksomhet (forskriftens § 25).

Hjemmel for reaksjon ved lov- eller forskriftsbrudd finnes i forskriftens § 27.

Her gis en oversikt over lovkravene som ble lagt til grunn i tilsynet

Barnevernloven:

• § 1-4 (krav til forsvarlighet)
  Forsvarlighetskravet
  Tjenester og tiltak etter barnevernloven skal være forsvarlige, jf. barnevernloven § 1-4. Forsvarlighetskravet har en dobbeltfunksjon. På den ene siden handler kravet om vurderinger og normer om hva som kan betegnes som god barnevernfaglig praksis.
  Samtidig er disse normene et utgangspunkt for å vurdere grensen mot det uforsvarlige. Forsvarlighetskravet gir dermed rom for skjønn, men innebærer samtidig at alle tjenester og tiltak etter barnevernloven skal være forsvarlige både når det gjelder innhold, omfang og når tjenestene ytes.
• § 5-9 a (rettigheter under opphold i senter forforeldre og barn)
• § 6-4 (innhenting av opplysninger)
• § 4-4 første, andre og tredje ledd (hjelpetiltak)

Forvaltningsloven:

• § 11 (veiledningsplikten)
• § 11 d (nedtegning av opplysninger)
• § 17 (3) og 18 (innsyn i egen sak)

Forskrift om foreldre og barn:

• § 17 (vern om personlig integritet)
• § 18 (medbestemmelse)
• § 14-16 (internkontroll) (§§ 10, 11 0g 13 supplerer kravene til interkontroll)
  Senteret skal ha internkontroll, dvs systematiske tiltak som sikrer at senterets aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i, eller i medhold av, barnevernloven.

3. Beskrivelse av faktagrunnlaget

Om Sebbelow

Sebbelow Stiftelse er ett av tre senter for foreldre og barn i Oslo. Senteret er en ideell stiftelse. Oslo kommune v/ Barne- og familieetaten (BFE) har avtale om kjøp av seks plasser, som kan økes til åtte. De resterende plassen kan benyttes av barneverntjenester utenfor Oslo.

Sebbelows stiftelse disponerer 10 leiligheter, syv med to rom og tre med tre rom. Det er gode kontorfasiliteter, rom for samvær, felles oppholdsrom og kjøkken. Det er eget lekerom for barna som er godt utstyrt med leker som passer barn i ulike aldre. De har omgjort en TV-stue til aktivitetsrom for de eldste barna/ungdommene. Ellers er det kun nødvendig vedlikehold som er utført siden forrige tilsyn. De materielle forholdene vurderes som godt egnet for formålet.

Senteret er lokalisert sentralt i Oslo med kort vei til offentlig kommunikasjon, skoler og barnehager. Det er flere parker og attraksjoner i nærområdet.

Inntak til Sebbelows Stiftelse skjer i hovedsak etter Lov om Barneverntjenester § 4-4, 2. ledd og 3. ledd og Lov om Sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 27. Senteret er også et tilbud for foreldre som soner etter Straffegjennomføringslovens § 12.

Senterets målgrupper har gjennom hele Sebbelows historie vært foreldre med barn i en vanskelig livssituasjon. De har utviklet et faglig tilbud til målgrupper der bekymringen for barnas omsorg er spesielt stor og alvorlig. Senteret har også mulighet til å ta imot familier med et akutt behov for hjelp til tak over hodet, eller som følge av en krisesituasjon. Senteret retter seg først og fremst mot familier med spedbarn og barn i førskolealder, men de har også tilbud til familier med barn og ungdom fra 0-18 år.

Senteret tilbyr utredningsopphold som vanligvis går over tre måneder, med fokus på å kartlegge familiens ressurser og hjelpebehov, om foreldrene kan veiledes og på barnets og familiens behov etter oppholdet.

Ved et råd- og veiledingsopphold er barneverntjenesten allerede kjent med familiens ressurser og hjelpebehov. Fokus blir da å veilede foreldre på de områdene det er vurdert at det er et endringsbehov, samt gi støtte for å styrke de i foreldrerollen.

Dersom det er ønskelig og vurderes som hensiktsmessig for familien, kan familier få videre oppfølging fra senteret etter endt opphold. Dette forutsetter et tett samarbeid mellom familien, barneverntjenesten og Sebbelow. Hyppighet, varighet og hvorvidt oppfølgingen skal foregå poliklinisk på senteret eller hjemme hos familien avklares i hver sak og kontraktfestes med barneverntjenesten. Senteret har også et tilbud i Oslo om poliklinisk utredning og veiledning av familier i tilfeller der familien ikke har hatt et forutgående opphold på Sebbelow, og der plassering ikke vurderes hensiktsmessig, egnet eller nødvendig.

Senteret er en ideell stiftelse og styret er øverste organ. Virksomheten ledes av daglig leder og nestleder/psykologspesialist. Leder har et overordnet ansvar for den daglige driften (herunder det faglige arbeidet, personal, økonomi, administrasjon) og utviklingsarbeidet. Nestleder har det overordnede faglige ansvaret for veilednings- og utredningsarbeidet. Nestleder er stedfortreder for daglig leder, har ansvar for inntak av nye familier og veiledning av alle faste ansatte. I tillegg bistår nestleder i familiearbeidet dersom det er behov for det. Sebbelow Stiftelse har ansatt to psykologer og 16 miljøterapeuter. Seks miljøterapeuter har oppfølgingsansvar i familiene. Fire miljøterapeuter er nattevakter. De resterende fire er deltidsansatte i faste stillinger som dekker kveldsvakter på ukedager og helgevakter.

Alle familier får et eget miniteam som koordinerer og har ansvaret for tilbudet som gis, og som samtidig skal sikre brukermedvirkning i alle prosesser. Teamet består av en psykolog og to miljøterapeuter.

Senterets internkontroll beskrives i kapittel 13.4 i institusjonsplanen. I rutinen for internkontroll fremgår det at ledelsen har et særlig ansvar for senterets internkontroll, og at alle ansatte har ansvar for å melde fra til ledelsen dersom det er behov for at rutiner og prosedyrer etableres eller endres. Institusjonsplanens kapittel 11.1 Målgruppe og kapittel 11.3 Metodikk gir en beskrivelse av hvordan senteret arbeider for å oppfylle kravet til foreldres medbestemmelse etter Forskrift for senter for foreldre og barn § 18.

Rutiner og beskrivelse av oppholdet på senteret med fokus på familiens medvirkning

Vi har fått beskrevet hvordan senteret arbeider med familiene ved inntak og kartlegging gjennom institusjonsplanen, skriftlige prosedyrer/rutiner og intervjuer. I tillegg er det lagt frem oversikt over faste møter senteret har med foreldrene, samt sjekkliste/saklister/maler for møter som gjennomføres ved inntak og kartlegging.

Prosedyrene for inntak- og kartleggingsfasen er blant annet laget for å sikre at foreldre får nødvendig informasjon om Sebbelow, om formålet med oppholdet og om mulige utfall av oppholdet. I den første fasen av oppholdet har ledelsen og ansatte fokus på å etablere en relasjon til foreldrene som er preget av trygghet og respekt. Senteret avholder så inntaksmøte med foreldrene samme dag, eller dagen etter innflytting. I disse møtene gis foreldrene informasjon om senteret og rammene for oppholdet, herunder blant annet om deres rettigheter og mulige utfall av oppholdet. Vedtak og tiltaksplan/mandat gjennomgås i inntaksmøte, og foreldrene beskriver sine forventninger til oppholdet.

I løpet av de første dagene utarbeider senteret en foreløpig handlingsplan i samarbeid med foreldrene, hvor mål for perioden fremgår. Handlingsplanen evalueres i møte med familien hver 14 dag. Det utarbeides også en ukeplan hvor familiens avtaler og planer for kommende uke fremkommer. Det er dialog/samtaler mellom teamene og foreldrene i forkant og etterkant av utarbeidelse av ukeplaner, dette for å kunne legge til rette for individuelle behov. Senteret har formøter med foreldrene før ansvarsgruppemøter med barneverntjenesten og andre aktuelle samarbeidsinstanser. Senteret bruker flere metoder for å kartlegge og veilede. De ulike metodene forklares grundig for foreldrene, og de gis mulighet til å påvirke gjennomføringen av kartleggingen og veiledningen.

I samarbeid med familien utarbeider senteret en handlingsplan for å konkretisere målet for arbeidet i familien, slik at foreldrenes og eventuelt barnas/ungdommens ønskede mål også fremkommer og inkluderes.

Ungdom over 16 år må selv samtykke til opphold og er selvstendig part i egen sak. Det holdes et eget inntaksmøte med barna dersom dette lar seg gjøre ut fra barnas alder og funksjonsnivå. Det er utarbeidet en powepoint-presentasjon for sikre at barna får informasjon om oppholdet. De ansatte har jevnlige avtaler og samtaler med barna, der barnas medbestemmelse og opplevelse av egen situasjon fanges opp gjennom månedlige evalueringsmøter med barna. Senteret bruker ukeplaner for å gjøre oppholdet forutsigbart. Senteret legger opp til fellesaktivitetstilbud for å skape trivsel, og faste beboer- og husmøter for å bidra til innflytelse og medvirkning i dagliglivet på senteret. Oppfølgingskontaktene etterspør jevnlig tilbakemelding fra familien om deres opplevelse av situasjonen, oppholdet, målsettingene og veiledningen som blir gitt. Tiltaket evalueres i fellesskap med familien, barneverntjenesten og Sebbelow i månedlige ansvarsgruppemøter.

Nestleder har evalueringssamtale med familien halvveis ut i oppholdet for å kartlegge familiens opplevelse av oppholdet. Evalueringssamtalene har ikke blitt gjennomført i pandemiperioden på grunn av andre oppgaver som nestleder har måttet prioritere. Dette vil bli gjenopptatt når situasjonen normaliseres med hensyn til koronapandemien.

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

Vi vurderer at prosedyrene for inntak- og kartleggingsfasen setter gode rammer for å ivareta foreldrenes rett til informasjon. Vi oppfatter at senteret er opptatt av å skape gode relasjoner til familiene, og at de ansatte legger til rette for at foreldrene mottar informasjon i tilstrekkelig grad. Etter vårt syn legger senteret til rette for at foreldrenes medvirkning blir ivaretatt fortløpende under oppholdet, for eksempel ved at det er en dialog om handlingsplaner og ukeplaner, og om foretrukne veiledningsmetoder.

Inntrykket vårt er at senteret legger til rette for å ivareta barnas rett til informasjon. Powerpointen som var laget som informasjonsmateriell til barn fremsto som et godt verktøy i dette arbeidet. Senteret har jevnlige treffpunkt med barna, og vi oppfatter at barna får medvirke både gjennom samtaler og observasjoner, og at senteret forsøker å legge til rette for aktivitets- og trivselstilbud.

Etter vår vurdering har senteret etablerte strukturer som ivaretar foreldrenes rett til å medvirke i egen sak. Prosedyrene knyttet til foreldres medvirkning ved inntak og kartlegging er kjent for, og følges av, de ansatte. Prosedyrene gjennomgås og oppdateres årlig eller etter behov. Vi oppfatter at ledelsen er tilgjengelig for de ansatte i det daglige, og at ledelsen fører kontroll med at senterets rutiner og prosedyrer følges.

Ansvarsfordeling og oppgaver i oppfølgingen av hver enkelt familie er kjent for de ansatte, og ser ut til å etterleves i praksis. Senteret har en fast møtestruktur. Senteret dokumenterer arbeidet i takt med utviklingen og fremdriften i familiens opphold, herunder observasjoner og vurderinger. Til tross for denne faste møtestrukturen og det metodiske arbeidet, mener vi senteret har rom for fleksibilitet slik at oppholdet kan skreddersys til hver enkelt familie. Senteret gjør individuelle tilpasninger utfra dialogen med den enkelte familie. Slik vi ser det, bidrar blant annet dette til at foreldres rett til medvirkning ivaretas.

De ansattes beskrivelser av hvordan de jobber med familiene er i overensstemmelse med styringsdokumentene. Vi vurderer at krav til medvirkning og medbestemmelse sikres gjennom senterets styring, rutiner og praksis.

Senterets avvikssystem

Avvik og håndtering av avvik ivaretas av leder og nestleder som har et tilgjengelig system for dette. Utfra tilsynet vurderer vi at senterets avvikssystem fungerer etter hensikten.

5. Statsforvalterens konklusjon

Det er ikke avdekket lovbrudd under tilsynet. Tilsyn er derfor avsluttet.

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

Varsel om tilsynet ble sendt 06.01.2021 med frist for innsendt dokumentasjon den 04.02.2021. Åpningsmøtet, tilsynsbesøket, samt sluttmøte ble gjennomført den 03.03.2021.

Dokumentene var tilsendt og gjennomgått på forhånd

Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

• Institusjonsplan for Sebbelows Stiftelse 2021
• Mal for ansvarsgruppemøter
• Mal for inntaksarbeid
• Mal for miniteammøter
• Mal for generell midlertidig handlingsplan
• Retningslinjer for inntak og arbeid med familier NAV
• Rutine for hvordan kartlegging – og utredningsarbeid skal foregå
• Rutine for internkontroll av det faglige arbeidet
• Rutine for vurdering av omsorgsevne og hvordan denne dokumenteres i sluttrapport
• Rutine for å ivareta at tiltakene skal fungere i barnets og familienes hjemmemiljø
• Rutine for å ivareta et målbart samarbeid med familiene og kommune
• Rutine for Akuttinntak - NAV
• Rutiner for akuttinntak – barnevern
• Utrednings mal
• Oversikt over ansatte ved Sebbelow stiftelse
• Kompetanseplan for 2020 og 2021
• Informasjonsmateriell til familiene ved inntak og under oppholdet:
• Velkommen til Sebbelow
• PP presentasjon for barn – velkommen til Sebbelow
• Informasjon og samtykke vedr. filmopptak
• Aktuelle rutinebeskrivelse – brannsikkerhet
• Rutine for brukerundersøkelse:
• Evaluering av samarbeidet med barneverntjenesten
• Rutine for brukerundersøkelse – evaluering av oppholdet
• Kartlegging av aktuelle samarbeidspartnere
• Rutine for evaluering og justering av planlagte tiltak
• Rutine for samarbeid med eksterne instanser
• Saksdokumenter som omhandler veiledning – utredingsopphold, for de siste 6 inntakene (søknad, vedtak, mandat, tiltaksplan, handlingsplan og veiledning- eller utredningsrapport)

Fra senteret var følgende ansatte tilstede ved tilsynet:

• Mette Svendsen, daglig leder
• Elin Ustvedt Kavli, nestleder
• Mona Nordal, spes. miljøterapeut
• Karoline Seheim, psykolog

Antall familier på tilsynstidspunktet: 5

Antall barn i familiene, alle plassert etter barnevernloven § 4-4 annet ledd.

Fjernet her

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten, Statsforvalteren i Oslo og Viken:

• Jonas Frislid Jarfonn, seniorrådgiver
• Torill Norevik Gundersen, seniorrådgiver