Tilsynsrapport

Rapport fra tilsyn med barneverntjenestens arbeid med undersøkelser i Skiptvet kommune 2021

Tidsrom for tilsynsbesøket:

12.4.2021 – 14.4.2021

Statsforvalteren i Oslo og Viken 06.07.2021

Oppfølging av tilsynet

Ved dette tilsynet ble det avdekt lovbrudd. Kontakt etaten som har utført tilsynet for status på avviket.

Statsforvalteren i Oslo og Viken gjennomførte tilsyn med barneverntjenesten i Skiptvet kommune 12.4.2021 – 14.4.2021. Vi undersøkte om kommunen sørger for at barneverntjenestens arbeid med undersøkelser blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav slik at barna får trygge og gode tjenester.

Tilsynet ble gjennomført som en del av et landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Statsforvalterens konklusjon:

Statsforvalteren vurderer at Skiptvet kommune, gjennom sin styring og ledelse ikke sikrer forsvarlig arbeid med undersøkelser, herunder:

Mangelfull planlegging og gjennomføring av undersøkelser
Bekymringsfulle forhold blir ikke tilstrekkelig undersøkt
Barneverntjenesten dokumenterer ikke sitt eget arbeid og vurderinger tilstrekkelig
Barneverntjenesten sikrer ikke barns rett til medvirkning
Barnverntjenesten har ikke overholdt sin veilednings- eller opplysningsplikt i undersøkelsesarbeidet
Vedtakene er mangelfulle
Kommunen har ikke en tilstrekkelig internkontroll med barneverntjenesten

Kommunens arbeid med undersøkelser utgjør brudd på barnevernloven §§ 1-4, 4-3, 1-6, 6-3 og 6-3a. Videre har kommunen brutt forvaltningsloven §§ 11, 17, 24 og 25 i å ikke overholde sin veiledningsplikt eller opplysningsplikt, og gjennom praksis med enkeltvedtak etter endt undersøkelse. Kommunen har brutt kommunelovens § 25-1 ved å ikke ha en tilstrekkelig internkontroll med barneverntjenesten.

1. Tilsynets tema og omfang

Statsforvalteren har undersøkt og vurdert om kommunen sikrer at barneverntjenestens arbeid med undersøkelser er forsvarlig. Tilsynet med forsvarlig undersøkelsesarbeid innebærer en undersøkelse og vurdering av om barneverntjenesten har

forberedt og planlagt undersøkelsen ut fra innholdet i meldingen og eventuelt tidligere undersøkelser/annen kontakt med familien
sørget for at undersøkelsens innhold, omfang og fremdrift er i tråd med alvoret i situasjonen for barnet
gjort relevante barnevernfaglige og juridiske vurderinger underveis og til slutt i undersøkelsen
konkludert undersøkelsen i tråd med de vurderingene som er gjort
har gjort nødvendige vurderinger og tiltak for arbeidet med undersøkelsene som følge av koronasituasjonen i 2020-21

Tilsynet har omfattet undersøkelser som gjelder barn som bodde hjemme da barneverntjenesten mottok bekymringsmeldingen. Med dette forstås barn under 18 år som bor i biologisk familie, adoptivfamilie eller er plassert hos andre uten barneverntjenestens medvirkning.

Statsforvalterens tilsyn er gjennomført som systemrevisjon. Det betyr at Statsforvalteren har ført tilsyn med hvordan kommunen styrer og leder arbeidet med om barneverntjenesten oppfyller de aktuelle lovkravene.

Barn og foreldres meninger om og erfaringer med barneverntjenestens arbeid med undersøkelser, er viktig informasjon for tilsynsmyndigheten, både når det gjelder kvaliteten på tjenestene og kommunens praksis når det gjelder brukermedvirkning. Et lite utvalg av foreldre som nylig hadde hatt undersøkelse i kommunen ble derfor intervjuet ved dette tilsynet. Statsforvalteren lyktes ikke i å få intervju med noen barn.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Barneverntjenesten har en rett og plikt til å foreta undersøkelse i saken når den vurderer at det er

«rimelig grunn til å anta» at det foreligger forhold som kan gi grunnlag for tiltak etter barnevernloven kapittel 4. Formålet med undersøkelsen er å vurdere og konkludere om barnet lever i en omsorgssituasjon som kan gi grunnlag for barneverntiltak.

Kravene til undersøkelsen følger av lovbestemmelser i barnevernloven (bvl.) og forvaltningsloven (fvl.).

Forsvarlighet

Alle tjenester og tiltak etter barnevernloven skal være forsvarlige etter bvl. § 1-4.

Barnevernlovens regel om forsvarlighet har et helhetlig utgangspunkt. Innholdet i kravet må tolkes i sammenheng med de øvrige bestemmelsene i barnevernloven, for eksempel prinsippet om barnets beste. Videre vil både barnevernlovens og forvaltningslovens saksbehandlingsregler gi innhold til kravet om forsvarlig gjennomføring av undersøkelsene.

Kravet om forsvarlighet er rettet mot både tjenester og tiltak, og innebærer også krav til ledelse, organisering og styring. Det er en nær sammenheng mellom kravet til forsvarlighet og kravet om internkontroll for å sikre at oppgavene blir utført i samsvar med krav fastsatt i medhold av lov, jf. bvl. § 2-3 tredje ledd.

Barnets beste

Prinsippet om barnets beste fremgår av Barnekonvensjonen artikkel 3 og Grunnloven § 104. Barnets beste skal være et grunnleggende hensyn ved alle handlinger og avgjørelser som berører barn. I barnevernloven er prinsippet nedfelt i § 4-1, som sier at det skal legges avgjørende vekt på å finne tiltak som er til beste for barnet. Bestemmelsen slår også fast at det i vurderingen skal legges vekt på å gi barnet stabil og god voksenkontakt og kontinuitet i omsorgen. Prinsippet utgjør en selvstendig rettighet for hvert barn, men det skal også vektlegges når andre lovbestemmelser skal fortolkes og virke som en retningslinje for saksbehandlingen i saker som berører barn.

Barnets rett til medvirkning

Barnets rett til å bli hørt er nedfelt i bvl. § 1-6. Bestemmelsen gir barnet en ubetinget og selvstendig rett til å medvirke, men ingen plikt. Retten gjelder i hele beslutningsprosessen og i alle forhold som berører barnet, ikke bare når det skal tas rettslige eller administrative avgjørelser. Retten til medvirkning betyr at beslutningstakerne har en plikt til å gi barnet en mulighet til å medvirke. I en undersøkelse plikter barneverntjenesten å sikre at barnet får oppfylt sin rett til medvirkning.

Prinsippet om barnets beste henger uløselig sammen med barnets rett til medvirkning. Formålet med medvirkning er å få frem barnets synspunkter om egen situasjon for å bidra til at de avgjørelser barnevernet fatter i en undersøkelsesfase er til barnets beste.

Medvirkningsforskriften § 4 bokstav b, c og e gir nærmere presiseringer på hva slags informasjon barneverntjenesten skal gi til barnet. Det fremgår at barneverntjenesten blant annet skal sørge for at barnet blir informert om saken og egen situasjon, tjenestetilbud, samt hvilke valg og beslutninger som må treffes og konsekvensene av disse. Informasjon til barnet skal gis så tidlig som tilrådelig og på en måte som barnet forstår.

Barns rett til medvirkning innebærer i lys av det ovennevnte at barneverntjenesten skal legge forholdene til rette for at barna gis gode muligheter til å delta som aktive informanter. Barnet må gå god og tilpasset informasjon underveis i hele løpet av saken, og bli forklart om de ulike avgjørelser som er truffet og hvilke vurderinger som ligger til grunn for disse. Barneverntjenestens forpliktelse i tilretteleggingen av barns medvirkning strekker seg langt, og adgangen til å unnlate å snakke med barn er i henhold til lovbestemmelsene svært snever.

Samarbeid med foreldrene

Foreldre som undersøkelsen omhandler, har selvstendige rettigheter i undersøkelsessaken. Når foreldrene er part i barnevernssaken, vil de ha rett til å uttale seg etter fvl. § 17. Barnevernet skal i utgangspunktet forelegge opplysninger som de mottar under undersøkelsen, for foreldrene for uttalelse. Barneverntjenesten bør også gjøre foreldrene kjent med andre opplysninger som er av vesentlig betydning etter fvl. § 17.

Barnevernet skal utøve sin virksomhet med respekt for og så langt som mulig i samarbeid med barnet og barnets foreldre, jf. bvl. § 1-7.

Barneverntjenestens veiledningsplikt

Etter fvl. § 11 har barneverntjenesten en alminnelig veiledningsplikt innenfor sitt saksområde. Når en undersøkelse opprettes, skal barneverntjenesten av eget tiltak vurdere partens behov for veiledning. Det vil blant annet være riktig å gjøre oppmerksom på regler om saksbehandlingen, herunder partens rett til dokumentinnsyn. Opplysninger om selve saksbehandlingen omfattes av barneverntjenestens veiledningsplikt.

Det er viktig å sikre at partene forstår barneverntjenestens rolle og saksgangen, samt å gi veiledning om adgangen til å møte med advokat og adgangen til fri rettshjelp, jf. fvl. § 12. Barneverntjenesten skal sørge for at både foreldre og barn forstår hva som blir formidlet til dem. Om nødvendig skal det benyttes tolk.

Nærmere krav til undersøkelsens innhold, omfang og fremgangsmåte

Forvaltningsloven pålegger barneverntjenesten å påse at sakens faktum er klarlagt så langt det er mulig før det treffes vedtak, jf. fvl. § 17. Dette innebærer at relevante sider av saken må komme frem. Barnverntjenesten må vurdere riktigheten av de opplysninger som kommer inn underveis i undersøkelsen. Hvor omfattende undersøkelse barneverntjenesten skal gjøre beror på en konkret vurdering av meldingens innhold og karakter og annen informasjon i saken. Momenter som alvorlighet, kompleksitet og hastegrad har betydning for hvor grundig barneverntjenesten skal undersøke.

Barnevernloven § 4-3 andre ledd slår fast at undersøkelsen skal gjennomføres slik at den minst mulig skader noen som den berører, og den skal ikke gjøres mer omfattende enn formålet tilsier.

Foreldrene eller den barnet bor hos, kan ikke motsette seg at en undersøkelse blir gjennomført ved besøk i hjemmet, jf. bvl. § 4-3 tredje ledd, og barneverntjenesten kan også engasjere sakkyndige, jf. bvl. § 4-3 fjerde ledd.

Etter bvl. § 6-4 femte ledd skal barneverntjenesten innhente opplysninger i samarbeid med foreldrene. Innhenting av taushetsbelagte opplysninger fra andre forvaltningsorganer og helsepersonell omfattes av taushetsplikten. Dette innebærer at barneverntjenesten må ha gyldig samtykke fra foreldrene for å innhente opplysningene, jf. fvl. § 13 a nr. 1 eller en lovhjemmel som gir adgang til å unnta fra taushetsplikten. Barneverntjenester har hjemmel til å pålegge offentlige myndigheter m.fl. pålegg om å gi taushetsbelagte opplysninger i de situasjonene som er beskrevet i bvl. § 6-4.

I følge bvl. § 6-9 skal undersøkelser gjennomføres snarest og senest innen tre måneder, eventuelt seks måneder i særlige tilfeller.

Dokumentasjon

Det hører til god forvaltningsskikk å sørge for tilstrekkelig og etterrettelig dokumentasjon, slik at man kan gjøre rede for hva som er gjort i saken og begrunnelsen for dette.

Etter fvl. § 11 d skal muntlige opplysninger av betydning for saken så vidt mulig nedtegnes. Forvaltningsloven §§ 17 og 18 forutsetter skriftlighet for at partene skal kunne gjøre seg kjent med sakens opplysninger og dokumenter. Dokumentasjonsplikten er også en følge av forsvarlighetskravet og plikten til internkontroll.

Rettssikkerheten for foreldre og barn svekkes når saksmappen ikke inneholder en skriftlig dokumentasjon av hva som er gjort, hvilken informasjon som er innhentet og hvilke vurderinger som er gjort. Nye saksbehandlere går glipp av viktig informasjon som det ellers ville kunne bygge videre på som grunnlag for å gi treffsikker hjelp. Dokumentasjon bidrar til at partene kan ivareta sine rettigheter og fremme sine synspunkter i saken, for eksempel ved å klage på barneverntjenestens saksbehandling til Statsforvalteren eller ved behandling av en sak om tvang i fylkesnemnda. Kravene til dokumentasjon bidrar til å styrke rettsikkerheten for barn og foreldre. Dokumentasjon er også nødvendig for kommunens og Statsforvalterens kontroll med barneverntjenesten. Manglende skriftlighet i barnevernssakene utgjør et brudd på god forvaltningsskikk og alminnelige forvaltningsrettslige prinsipper om forsvarlig saksbehandling.

Både avgjørelser om å innvilge hjelpetiltak og henleggelse av en sak etter undersøkelse regnes som enkeltvedtak etter forvaltningsloven, jf. bvl. § 6-1 andre ledd og § 4-3 sjette ledd. Dette innebærer at vedtaket skal begrunnes etter reglene i forvaltningsloven §§ 24 og 25. Det følger av fvl. § 24 at enkeltvedtak skal grunngis. I henhold til fvl. § 25 første setning skal begrunnelsen vise til de regler vedtaket bygger på, med mindre parten kjenner reglene. Videre skal barneverntjenesten formulere seg slik at partene forstår hvilke vurderinger og hensyn som ligger til grunn for vedtaket. Etter forvaltningslovens § 25 tredje ledd bør de viktigste momenter i skjønnsutøvelsen nevnes. De forhold som har gjort det nødvendig å treffe vedtaket må nevnes konkret. Begrunnelsen skal vise til de faktiske forhold som vedtaket bygger på. Vedtaket må på en ryddig måte skille beskrivelser av faktum fra vurderingene til barneverntjenesten. Fremstillingen av faktum må vise at lovens vilkår for å treffe vedtak foreligger, og hvilke forhold som ligger til grunn for de skjønnsmessige vurderingene. Dersom barnet er part, skal det ved utformingen av vedtaket tas hensyn til barnets alder og mulighet til å forstå vedtaket.

I tillegg skal det etter bvl. § 6-3a komme frem av vedtaket hva som er barnets synspunkt, og hvilken vekt barnets mening er tillagt. Hvordan barnets beste er vurdert skal også komme frem av vedtaket. Dersom vedtaket avviker fra hva som har vært barnets syn i saken, bør dette begrunnes.

Bestemmelsen må ses i sammenheng med barnets rett til medvirkning i barnevernloven § 1-6.

Kravene til styring og ledelse

Kravet til internkontroll er et viktig element i kommunens ansvar for å tilby og yte forsvarlige tjenester. Kravene til internkontroll er regulert i kommuneloven jf. bvl. § 2-1 andre ledd.

Kommuneloven § 25-1 slår fast at kommunen skal ha internkontroll med barneverntjenestens arbeid med undersøkelser. Målet med internkontrollen er å sikre at

barnevernloven med tilhørende forskrifters krav til undersøkelser følges. Kommunedirektøren er ansvarlig for internkontrollen. Kommunen må også kunne redegjøre for hvordan den oppfyller kravet til internkontroll.

Internkontrollplikten innebærer at kommunen skal ha systematiske tiltak som sikrer at barnevernets aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med de lov- og forskriftskrav som regulerer aktivitetene. Det følger av bvl. § 2-1 syvende ledd at kommunen skal sørge for at ansatte som gjennomfører undersøkelser i barneverntjenesten får tilstrekkelig opplæring og vedlikeholder sine kvalifikasjoner til å utføre arbeidet på en forsvarlig måte. Det er opp til kommunen å vurdere hvilke krav som skal stilles til nødvendig kvalifikasjoner. Kommunen skal identifisere behov for opplæring og/eller veiledning av de ansatte, og iverksetter kvalifikasjonshevende tiltak ved behov.

I kommuneloven § 25-1 tredje ledd bokstav a til e stilles det krav til innholdet i internkontrollen. Kommunen skal skaffe seg oversikt over, og følge med på, områder hvor det er fare for svikt i tjenesteenhetene eller at tjenestene ikke følger lov- og forskriftskravene. Hvilke styringsaktiviteter som er nødvendige for å få oversikt vil variere avhengig av blant annet organisering og størrelse på tjenestene.

Det skal iverksettes tiltak slik at mangler i tjenestene fanges opp. Kommunen skal utvikle, iverksette, kontrollere, evaluere og forbedre nødvendige prosedyrer, instrukser, rutiner eller andre tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge feil og mangler i tjenesten. Det er opp til kommunen å vurdere i hvilken grad det er behov for rutinebeskrivelser for å oppfylle lovkravene. Rutiner som ikke er skriftlige, men som åpenbart er kjent for ansatte, kan være tilstrekkelig.

3. Beskrivelse av faktagrunnlaget

3.1. Kommunens organisering

Skiptvet er en kommune i Viken fylke. Kommunen har per 4.kvartal 2020. 3.824 innbyggere, hvorav 844 var barn under 18 år (ssb.no). Kommunen er inndelt i fire virksomheter, med hver sin virksomhetsleder. Virksomhet oppvekst består av følgende tjenester: grunnskole, SFO, voksenopplæring, barnehage, barnevern, helsestasjon, bolig for enslige mindreårige flyktninger, koordinering av tjenester rettet mot personer med nedsatt funksjonsevne, ungdomsklubb og oppvekstadministrasjonen.

3.1.1.Barneverntjenesten

Barneverntjenesten ledes av barnevernleder. Tjenesten har totalt 5,8 stillinger, hvorav 0,8 er merkantil stilling. Det er i tillegg til barnevernleder fire barnevernkonsulenter. En av barnevernkonsulentene er stedfortreder for barnevernleder. Tidligere jobbet barnevernkonsulentene med alle typer barnevernssaker. Siden 2016 organiserte tjenesten seg slik at barnevernleder og stedfortreder hadde ansvaret for alle undersøkelsene. Fra 2020 jobbet alle barnevernkonsulentene igjen med alle typer barnevernssaker. Barnevernleder og stedfortreder hadde likevel et særlig ansvar for undersøkelsesarbeidet. De ansatte har ulike videreutdanninger og sertifiseringer innenfor eksempelvis samtalemetodikk og foreldreveiledning.

3.1.2. Rapporteringslinjer og møtestruktur

Rådmann har møte med virksomhetsleder hver 14.dag. Videre har han mellomledermøter med samtlige ledere i kommunen på jevnlig basis. Ved krevende barnevernssaker har rådmann, oppvekstsjef og barnevernleder møter dersom behov. Rådmann og barnevernleder beskriver en tett dialog.

Oppvekstsjef har faste møter med lederne i virksomheten hver måned. Videre får oppvekstsjef rapport fra tverrfaglige team der det er aktuelt, og er med i drøftinger i krevende enkeltsaker. Oppvekstsjef får orientering fra barnevernleder om SMART-samarbeidet barneverntjenesten har med fem andre kommuner i læringsnettverk. Det avholdes møter knyttet til årsmelding og økonomiplan. Oppvekstsjef og barnevernleder beskriver en tett dialog.

Barneverntjenesten har flere dager i uka morgenmøte/postmøte for å sikre at meldinger blir gjennomgått i tide. De avholdes ukentlige barnevernmøter hver mandag formiddag. I barnevernmøtet er agenda gjennomgang av post, gjennomgang og avklaring av meldinger, status, drøfting og gjennomgang av undersøkelser, oppfølging av saker i tiltak, oppfølging av

fosterhjemssaker, drøfting om vedtak i saker som eksempelvis avslutning av undersøkelse samt gjennomgang av nøkkeltall. Barneverntjenesten har jevnlige fagmøter i tillegg til barnevernmøtene. Tema for fagmøtene har den siste tiden vært oppfølging av arbeid i SMART-nettverket, og arbeid med undersøkelser.

3.1.3. Rutiner og kontrolltiltak

Barneverntjenesten har en rutinehåndbok som sist ble oppdatert i 2016, og barneverntjenesten formidler at denne har vært omfattende å ajourføre. Statsforvalteren ser av rutinene at de ikke er oppdaterte i henhold til lovendringer som har kommet på barnevernområdet siden 2016. De ansatte formidlet at de i tillegg til rutinehåndboka har brukt Vismas veiledning, opplæring og sjekklister som de har tilgang til via fagsystemet Familia. Digitale kilder som saksbehandlingsrundskrivet fra Bufdir ble også nevnt.

Barneverntjenesten har dokumentet «internkontroll» fra 2018. Dette er den nyeste utgaven av internkontrollen. Her beskrives det nevnte barnevernsmøtet der undersøkelsene fordeles, drøftes og konkluderes. De ansatte formidler at alle tar opp sakene sine i dette møtet. Alle deltar i diskusjoner om sakene, og dersom det er uenigheter i teamet er det barnevernleder som sitter på endelig beslutningsmyndighet. Barnevernleder godkjenner vedtak etter endt undersøkelse.

3.1.4. Risikovurderinger

I internkontrollen står det at barneverntjenesten skal gjennomgå sin virksomhet en gang per år. I dokumentet har barneverntjenesten gjort en risikoanalyse, som har som overordnet tema vold og trusler, samt sikkerhet i arbeidet i tjenesten. Siden 2018 har det ikke blitt gjennomført en systematisk risikoanalyse/risikovurdering i tjenesten. I intervjuene sier noen av de ansatte at de ser en risiko for at de dokumenterer for dårlig i sakene. Det har ikke blitt gjennomført brukerundersøkelser eller innhentet erfaringer fra brukere eller samarbeidspartnere på en systematisk måte de siste årene.

3.1.5. Avvikssystem

Kommunen har KS sitt avvikssystem i sin internkontroll. Kommuneledelsen formidler at dette systemet ikke er godt nok, og at de nå er i gang med å undersøke hvilket system de skal erstatte det med. Den samlede internkontrollen i kommunen er ifølge kommuneledelsen for svak. Det har ikke blitt meldt avvik fra barneverntjenesten i systemet. Barneverntjenesten forteller at de har et avvikssystem i kommunen, men at de ikke bruker dette. Dersom de opplever svikt i rutiner eller avvik i arbeidet med undersøkelser, tar de dette opp med barnevernleder. Inntrykket Statsforvalteren får i tilsynet er at dette skjer sjeldent. Det er videre uklart for oss hvordan barnevernleder tar avvik/svikt i rutiner videre til kommuneledelsen.

3.2. Kommunens arbeid med undersøkelser

Vi vil i de følgende underpunktene beskrive faktagrunnlaget innenfor de ulike områdene, med utgangspunkt i de kildene vi har. Statsforvalteren har valgt å vise til barneverntjenestens rutinehåndbok, da det er denne vi har fått tilsendt, med noe utfyllende informasjon fra leder og sjekklistene fra Familia. Innholdet i Visma veileder/ Visma community har vi ikke tilgang til eller kjennskap til, men vi er klar over at barneverntjenesten bruker dette i arbeidet med undersøkelser.

3.2.1 Forberedelse og planlegging av undersøkelsen

Rutiner og kontrolltiltak

I barneverntjenestens rutinehåndbok fra 2016 står det at meldinger skal avklares innen en uke, og at meldingsmottaker gjennom skriftlig vurdering og/ eller samtale med melder skal sørge for å få fram

innholdet i meldingen så konkret og fullstendig som mulig. Meldinger skal drøftes i barnevernmøtet og barnevernleder beslutter om meldingen skal henlegges eller om det skal åpnes undersøkelse. Det foreligger en sjekkliste for arbeid med meldinger. Dersom barneverntjenesten åpner undersøkelse, skal de lage en fremdriftsplan/undersøkelsesplan. Ved å bruke fremdriftsplan vil undersøkelsesarbeidet bli mindre personavhengig. Planen skal være et verktøy for å sikre fremdrift når det gjelder frister, og skal gi informasjon til familien om hvordan barneverntjenesten jobber i saken.

Kontrolltiltak i denne delen av undersøkelsen er at barnevernleder er involvert i alle undersøkelsene, og at alle saker drøftes i barnevernmøtet.

Intervju

I intervjuene forteller de ansatte at sakene drøftes i barnevernmøtet, og at de konkluderer meldinger sammen. Leder har endelig beslutningsmyndighet. Post gjennomgås daglig og dersom det er behov avklares meldinger mellom barnevernmøtene. De ansatte forteller at de åpner undersøkelse i de fleste saker, og de henlegger få meldinger. Det hender at undersøkelsen bare blir en samtale med foreldrene. De er alltid to som jobber sammen i undersøkelser. Saksbehandlerne lager undersøkelsesplanen, og undersøkelsen dimensjoneres ut fra meldingen og alvorlighetsgrad i saken. De ansatte formidler at det har vært utfordringer med å bytte fagsystem, siden barneverntjenesten byttet fra Acos til Familia våren 2020. Det har blant annet vært utfordringer med undersøkelsesplanen. Noen sier at de ser at de må øke omfanget av aktiviteter i de minste undersøkelsene, blant annet på grunn av økt dokumentasjonskrav.

Saksgjennomgang

I sakene Statsforvalteren har gjennomgått, fremgår det at barneverntjenesten bruker tidligere informasjon om barnet/familien i planleggingen av undersøkelsen i de sakene der det er aktuelt. Videre at barneverntjenesten vurderer om det skal åpnes undersøkelse på eventuelle søsken. I 11 av 20 saker er meldingsavklaring dokumentert. Det foreligger undersøkelsesplan i 10 av 20 saker.

Mange av undersøkelsesplanene hadde lite innhold eller var blanke. 14 av 20 saker er gjennomført innen frist, eventuelt innen utvidet frist etter beslutning om dette.

3.2.2. Undersøkelsens gjennomføring – innhold, omfang og fremdrift

Rutiner og kontrolltiltak

I rutinehåndboka står det at det er viktig å gi forståelig og god informasjon om både barneverntjenesten og foreldrenes rettigheter i undersøkelsen. Barneverntjenestens undersøkelse skal stå i forhold til meldingens innhold, ivareta hensynet til barnets beste og barneverntjenesten bør vurdere barnets situasjon i den konteksten det er i. Innhenting av relevant informasjon fra viktige arenaer i barnets liv vil kunne være nyttig i undersøkelsen. Undersøkelsen skal ikke gjøres mer omfattende enn formålet tilsier.

I rutinehåndboka vektlegges et godt samarbeid med foreldrene i undersøkelsen, blant annet når det gjelder innhenting av opplysninger i saken. Foreldre bør som regel motta fortløpende informasjon om hvordan barneverntjenesten arbeider i undersøkelsen.

Videre står det at barnet er en viktig informant i egen sak, og barneverntjenesten bør tilstrebe å få frem barnets synspunkter. Barn som er fylt 7 år eller er yngre, og som er i stand til å danne seg egne synspunkter, skal informeres og gis anledning til å uttale seg før det tas avgjørelse i sak som berører dem.

Kontrolltiltak i denne delen av undersøkelsen er at fremdrift i sakene drøftes i barnevernmøtet, samt at de ansatte har drøftinger utenom dette møtet. Leder er tilgjengelig for de ansatte, og er ansvarlig for at denne delen av undersøkelsen er tilstrekkelig ivaretatt.

Intervju

I intervjuene forteller de ansatte at noen undersøkelser blir avsluttet etter en samtale med foreldrene. I de øvrige undersøkelsene skal barneverntjenesten gjennomføre samtaler med foreldrene og med barnet. De ansatte svarer noe ulikt på hva som er innholdet i den første samtalen med foreldre. Meldingen blir alltid gjennomgått i første samtale. Noen forteller at de videre gjennomgår partsrettigheter med foreldrene og eventuelt barnet hvis det deltar, samt at de blir enige om innhenting av opplysninger og får samtykke til dette. Noen forteller at de gjennomgår undersøkelsesplanen med foreldrene og avklarer videre undersøkelsesaktiviteter. Referat fra førstegangssamtalen blir ikke sendt ut til foreldrene. De ansatte forteller at de ønsker å forbedre informasjonen som gis til foreldrene, og at dette har vært tema på fagmøter så langt i 2021.

De gjennomfører hjemmebesøk i de mer krevende sakene, og i saker som de vurderer kan gå til hjelpetiltak. De ansatte formidler engasjement rundt barns medvirkning. Noen sier at barn er med i førstegangssamtalen. Noen sier at det ikke er tilstrekkelig med en samtale med barna, men at de bør ha to-tre samtaler. I undersøkelser med små barn som har vansker med å uttrykke seg verbalt, kan de observere dem eksempelvis i barnehagen. De ansatte er opptatt av å tilrettelegge for at samtalene skal bli best mulig for barna. De tenker at de kan bli bedre på å snakke med barn. Når det gjelder informasjon som gis til barn i undersøkelsen, sier noen av de ansatte at dette har vært for mangelfullt og at det har vært tema på fagmøter så langt i 2021.

Videre forteller de ansatte at de innhenter informasjon i de sakene der det er nødvendig, og at det vurderes konkret i hver sak. De bruker maler, som de tilpasser den enkelte sak. Dersom opplysninger ikke kommer inn til gitt frist, purrer de per telefon. Noen ganger får de samtykke fra foreldre til å få informasjonen muntlig, og at instansen ettersender det skriftlige svaret.

Informasjonen som kommer inn fra andre instanser legges frem for foreldrene.

Fremdrift i sakene ivaretas i det ukentlige barnevernmøtet. Der legger saksbehandlerne frem hva de har gjort så langt i undersøkelsen, hva de har fått inn av opplysninger og så videre. Noen av de ansatte forteller at de har midtveis- og sluttevaluering i barnevernmøtet.

Saksgjennomgang

I sakene vi har gjennomgått finner Statsforvalteren at barneverntjenesten har kartlagt alle relevante forhold i barnets omsorgssituasjon ved hjelp av aktuelle aktiviteter i 4 av 20 saker.

Barneverntjenesten har snakket med barna i 10 av 20 saker. I noen av sakene var det ikke aktuelt grunnet barnets alder. I sistnevnte har barneverntjenesten i liten grad gjennomført observasjoner av barna. Statsforvalteren finner at barneverntjenesten har gitt barn tilstrekkelig informasjon i 1 av 20 saker. I 5 av sakene var det ikke aktuelt på grunn av barnets alder. Videre finner Statsforvalteren at barneverntjenesten har snakket i tilstrekkelig grad med barna i 1 av 20 saker.

Barneverntjenesten har dratt på hjemmebesøk i 6 av 20 saker. I en sak var det ikke aktuelt. Videre finner Statsforvalteren at barneverntjenesten har snakket i tilstrekkelig grad med begge foreldre i 10 av 20 saker. I en sak var det ikke aktuelt. I 6 av 20 saker har foreldrene fått tilpasset og tilstrekkelig informasjon.

Statsforvalteren finner at barneverntjenesten har innhentet tilstrekkelig med relevante og nødvendige opplysninger om barnets situasjon i 6 av 20 saker.

3.2.3. Vurderinger underveis og til slutt i undersøkelsen

Rutiner og kontrolltiltak

I rutinehåndboka om tema dokumentasjon av barnets medvirkning og vurderinger knyttet til dette, står det at det fortløpende og av hensyn til undersøkelsens konklusjon, bør avklares hvordan barnets mening skal tillegges vekt i saken, i samsvar med alder og modenhet. Undersøkelsen skal oppsummeres i vedtaket og i undersøkelsesplanen. Barnevernleder godkjenner vedtak om avslutning av undersøkelsen.

Intervju

De ansatte forteller at merkantil skriver referat fra drøftingene som gjøres i barnevernmøtet, og skriver inn notater fra dette i journalen i sakene. Dette er mer å regne som hjelp til saksbehandlerne enn fullt ut barnevernfaglige vurderinger. Disse notatene sendes ikke ut til foreldrene, men de har mulighet til å lese dem. Videre dokumenteres barneverntjenestens vurderinger i postjournal eller i journal. De ansatte forteller at de gjør flere vurderinger og drøftinger enn det som er dokumentert i sakene. Videre at de ser at de dokumenterer for lite i sakene, og at bytte av saksbehandlersystem har vært en utfordring når det gjelder dokumentasjon.

De ansatte forteller at det er ulikt hvilke dokumenter de sender til foreldrene, og eventuelt barnet. Noen sender ut alle møtereferater. Andre forteller at de ved avslutning av undersøkelsen går gjennom dokumentene sammen med foreldrene og at foreldrene får kopier dersom de ønsker det.

Saksgjennomgang

I sakene Statsforvalteren har gjennomgått, finner vi at barneverntjenesten har dokumentert nye opplysninger fortløpende gjennom undersøkelsen i 3 av 20 saker. I 4 av 20 saker er dette delvis gjort. I 3 av 20 saker har barneverntjenesten dokumentert hvorfor aktiviteter i undersøkelsesplanen ikke er gjennomført. Dette tallet henger også sammen med at det mangler undersøkelsesplan i mange saker.

Videre finner vi at barneverntjenesten har vurdert alle relevante opplysninger om barnets omsorgssituasjon i 1 av 20 saker. I 2 av 20 saker er dette delvis gjort.

Barneverntjenesten har ikke gjort en samlet avsluttende vurdering av alle forhold som har kommet frem i undersøkelsen i noen av de gjennomgåtte sakene. I 2 av 20 saker har barneverntjenesten dokumentert hva barnet har sagt, samt hvordan barneverntjenesten har vurdert og vektlagt barnets utsagn og syn.

3.2.4. Konklusjon og vurderinger knyttet til konklusjon

Rutiner og kontrolltiltak

I rutinehåndboka står det listet opp de ulike utfallene av en undersøkelse. Dersom undersøkelsen avsluttes med forslag til tiltak etter barnevernloven fattes det vedtak. Barneverntjenesten har valgt å ikke skrive undersøkelsesrapport, men å oppsummere undersøkelsen i vedtaket og i undersøkelsesplanen. Rutinehåndboka er ikke oppdatert når det gjelder lovendring om at henleggelse av undersøkelse også skal være i vedtaksform. Statsforvalteren ser for øvrig at de ansatte fatter vedtak også i ved henleggelse av undersøkelse.

Barnevernleder godkjenner vedtak om avslutning av undersøkelse.

Intervju

Ansvarlig saksbehandler presenterer forslag til konklusjon på barnevernmøtet. De ansatte diskuterer sakene, og barnevernleder gir sin vurdering av om det trengs ytterligere aktiviteter i undersøkelsen for å ha et godt nok grunnlag for å konkludere. De ansatte legger frem konklusjonen for foreldrene og eventuelt barnet, som kommer med innspill. De ansatte legger vekt på å få en felles forståelse med familien om utfordringene, og tiltakene kan diskuteres. De ansatte formidler at de er opptatt av relasjonsarbeid med familiene, og de tenker at de får til dette i mange av sakene.

Ansvarlig saksbehandler skriver vedtaket, og det blir godkjent av barnevernleder. Barneverntjenesten har ikke en mal eller sjekkliste for vedtak om avslutning av undersøkelse. Dette ser de at det er behov for. Det har vært en diskusjon om de skal skrive undersøkelsesrapport i tillegg til vedtaket, det har de blitt enige om at de skal gjøre det. Innholdet i vedtak har også vært diskutert, og de ser at mange vedtak har vært mangelfulle frem til nå.

De ansatte kan ikke komme på tilfeller der foreldre har klaget på vedtak om avslutning av undersøkelse.

Saksgjennomgang

Av sakene finner vi at barneverntjenesten i 3 av 20 har gjort en avsluttende vurdering som er logisk i henhold til samlet vurdering og gitt de utfordringene som er beskrevet. Statsforvalteren fant en klage på formuleringen i vedtak om hjelpetiltak i de oversendte dokumentene.

3.3. Intervju av foreldre

Statsforvalteren fikk i innsendt dokumentasjon en liste over aktuelle familier som vi kunne kontakte for intervju. Vi ba barneverntjenesten ta den første kontakten med familiene og de sendte skriftlig informasjon fra oss om tilsynet. Vi intervjuet tre foreldre per telefon. Foreldrene formidlet at de opplevde å bli godt tatt imot i møte med barneverntjenesten. De var fornøyde med kontakten de hadde i undersøkelsen. Foreldrene fortalte at de ikke hadde fått mer informasjon enn om meldingsinnholdet og at undersøkelsen skulle henlegges.

3.4. Vurderinger og tiltak knyttet til koronapandemien

Kommuneledelsen og de ansatte forteller at de har opprettholdt nærmest normal drift gjennom koronapandemien. Kriseledelsen i kommunen har hatt ukentlige møter, der sårbare barn alltid har vært et av temaene. Statsforvalteren har også informasjon fra kommunen via rapportering som er gjort gjennom 2020 og hittil i 2021, som samsvarer med kommunens syn. I saksgjennomgangen finner vi at noen saker har gått over frist, men de fleste sakene er imidlertid gjennomført innen frist og aktivitetene i undersøkelsen er gjennomført til tross for pandemien.

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag fra kapittel 2.

4.1. Forberedelse og planlegging av undersøkelsen

Avklaring av bekymringsmelding

Statsforvalteren vurderer at barneverntjenesten avklarer meldinger innenfor frist på en uke, og gjør nødvendige akuttvurderinger der det er aktuelt. Videre vurderer vi at tidligere kjennskap og informasjon om familien tas med, og vurderinger om søsken skal inkluderes i undersøkelsen.

Statsforvalteren mener at vurderingene i meldingsavklaringene i de oversendte sakene er mangelfulle. Når meldingsavklaringen i en sak ikke blir dokumentert, kan dette få følgefeil gjennom undersøkelsen. Dersom det ikke foreligger en konkret vurdering av grunnlaget for å åpne undersøkelsen, kan det bli uklart for barneverntjenesten hvordan undersøkelsen skal planlegges og dimensjoneres.

Barneverntjenestens praksis med korte undersøkelser

Statsforvalteren vurderer at barneverntjenestens praksis med å åpne undersøkelse i nesten samtlige bekymringsmeldinger, og videre gjennomføre korte undersøkelser ikke er i tråd med lovkrav i bvl. §§ 1-4 og 4-3. Barneverntjenesten skal etter ordlyden åpne undersøkelse dersom det er rimelig grunn til å anta at det foreligger forhold som kan gi grunnlag for tiltak etter kapittel 4. Av hensyn til barnet skal terskelen for å åpne undersøkelse være lav, men det er ikke grunnlag for å åpne en undersøkelse dersom det ikke er grunn til å anta at det foreligger nevnte forhold.

Barneverntjenesten forklarte i tilsynet at praksis de har nå var som etterfølger av landsomfattende tilsyn fra 2015-2016 om meldinger. Statsforvalteren kjenner til diskusjonene som oppsto i dette tilsynet. Barneverntjenesten må i samsvar med lov og lovfortolkninger på området finne balansen mellom hvilke meldinger som kan henlegges, med vurdering i henhold til bvl. § 4-2, og hvilke meldinger som skal gå videre til undersøkelse. Vurderingene skal dokumenteres.

Barneverntjenesten handler i tråd med loven ved at de åpner undersøkelse før de snakker med foreldre, da det ikke er anledning for å utdype meldingen med foreldre uten å være i undersøkelsesfasen. Det Statsforvalteren så i mange av de innsendte sakene, var at en samtale med foreldre var eneste aktivitet som ble gjennomført. Dette ble også bekreftet i intervjuene vi hadde med foreldre. I intervjuene med ansatte sa noen at dette ble gjort fordi de åpnet undersøkelse i nærmest alle saker, og at man måtte undersøke om foreldrene kjente seg igjen i meldingen før man da eventuelt kunne henlegge undersøkelsen etter denne samtalen. Denne praksisen er ikke i tråd med loven. Å åpne en undersøkelse vil utløse rettigheter for foreldre og barn etter både barnevernloven og forvaltningsloven. Foreldre og barn har blant annet krav på å få tilstrekkelig informasjon og medvirke før vedtak som angår dem fattes. For at undersøkelsen skal være forsvarlig skal den belyse barnets totale omsorgssituasjon, og barneverntjenesten plikter etter fvl. § 17 å opplyse saken så godt som mulig før det treffes vedtak. Ved å kun ha en samtale med foreldre, i noen tilfeller bare en av foreldrene, er dette ikke ivaretatt. Barneverntjenesten har et handlingsrom til å differensiere undersøkelsene etter alvorlighetsgrad og meldingens innhold, men det vil være få tilfeller hvor en samtale med foreldre er nok for å kunne konkludere i tråd med lovkrav.

Barneverntjenestens planlegging av undersøkelsen

I barneverntjenestens rutiner står det at det skal utarbeides fremdriftsplan/undersøkelsesplan. Dette er gjort i halvparten av sakene Statsforvalteren gikk gjennom, og mange av planene var tomme eller mangelfulle, jf. avsnittet ovenfor om korte undersøkelser. Det er ikke et eksplisitt lovkrav om en undersøkelsesplan, men dette vil bidra til en oversikt både for barneverntjenesten og ikke minst for foreldre og barn, hva undersøkelsen skal bestå av. Videre vil det hjelpe barneverntjenesten i å sikre fremdrift og planlegge undersøkelsen på en tilstrekkelig måte.

Forsvarlighetskravet fordrer at barneverntjenestens arbeid skal være systematisk, og en undersøkelsesplan vil bidra til at dette blir ivaretatt. Statsforvalteren vurderer at undersøkelsene vi har gjennomgått i tilsynet ikke er systematisk gjennomført, og at det synes personavhengig hvilke aktiviteter undersøkelsen inneholder.

4.2. Gjennomføring av undersøkelsen

Kartlegging av alle relevante forhold i barnets omsorgssituasjon

Når barneverntjenesten åpner undersøkelse skal barnets totale omsorgssituasjon kartlegges, slik at barnet kan sikres en forsvarlig omsorg og riktig hjelp til rett tid. Statsforvalteren finner at undersøkelsesaktivitetene barneverntjenesten utfører ikke er tilstrekkelige, og at den i de fleste sakene ikke har kartlagt barnets omsorgssituasjon godt nok. Dette vil videre få følgefeil for konklusjonen på undersøkelsen, da saken ikke er tilstrekkelig opplyst for å fatte vedtak om avslutning av undersøkelse, jf. fvl. § 17.

Statsforvalteren finner at dette er tilfelle i de korte undersøkelsene, men det er også mangelfullt i de fleste av de mer omfattende undersøkelsene. Vi oppfatter at de ansatte er opptatte av barnevernlovens minste inngreps prinsipp. Dette må imidlertid vektes mot andre lovkrav som forsvarlighetskravet og at undersøkelsen skal omfatte barnets totale omsorgssituasjon og være i tråd med hensynet til barnets beste. Når barneverntjenesten har åpnet en undersøkelse må den sørge for at den i hvert fall har belyst de aktuelle bekymringene i tilstrekkelig grad. Dette vil som regel utløse et minimum av undersøkelsesaktiviteter. På generelt grunnlag mener vi dette minimumsnivået bør bestå av samtale med foreldrene og barnet, hjemmebesøk og innhenting av relevante opplysninger. I tilfeller hvor barneverntjenesten mener at det er tilstrekkelig å gjennomføre mindre omfattende undersøkelser enn dette, mener vi at den må dokumentere disse vurderingene.

Vi har ikke sett at det foreligger noen rutiner eller praksis hos barneverntjenesten knyttet til å begrunne omfanget av undersøkelsene. Vi har heller ikke sett at det foreligger styringsdokumenter som er normgivende for hvilke aktiviteter en undersøkelse skal inneholde. Vår vurdering er at det ikke foreligger tilstrekkelig systematikk eller kontroll med at undersøkelsene gjennomføres med tilstrekkelige undersøkelsesaktiviteter.

Når barneverntjenestens undersøkelser ikke er tilstrekkelige, er det en fare for at barn i kommunen lever under skadelige eller mangelfulle oppvekstsvilkår som ikke oppdages, og de står i fare for å ikke få den nødvendige hjelpen, omsorg og beskyttelsen de er i behov av og har krav på etter bvl. formålsparagraf § 1-1.

Barnets rett til medvirkning og barnets beste

Hensynet til barnets beste og barnets rett til medvirkning og innflytelse er grunnleggende prinsipp og hensyn i barneverntjenestens arbeid, og de henger tett sammen. Statsforvalteren finner at dette ikke er tilstrekkelig ivaretatt i barneverntjenestens arbeid med undersøkelser, og det er i strid med barnevernloven §§ 1-4 og 1-6.

Barneverntjenestens skriftlige rutiner om barns medvirkning vurderes for lite konkrete til å oppnå en god nok medvirkning fra barnet. De ansatte er opptatt av dette, og ønsker å forbedre seg på både å snakke med barn, men også å gi informasjon til barn i undersøkelsen. I sakene fant vi at barneverntjenesten hadde snakket med barna i halvparten av sakene, og i de sakene der det var gjennomført samtaler vurderer vi at omfanget og innholdet ikke var i tilstrekkelig grad.

Barneverntjenesten skal, med mindre hensynet til barnets beste tilsier noe annet, alltid snakke med barnet i en undersøkelse. Med de mindre barna som det er vanskelig å gjennomføre samtale med, er det viktig at barneverntjenesten danner seg inntrykk av barnets situasjon ved andre aktiviteter som hjemmebesøk, observasjoner av barnet og samspillsobservasjoner med barn og foreldre.

Barna i de gjennomgåtte sakene hadde ikke fått god nok informasjon fra barneverntjenesten innenfor områdene barneverntjenestens arbeid, barnets rettigheter og utfallet av undersøkelsen. Vi viser til kapittel 2 i rapporten for rettslig grunnlag, der sammenhengen mellom å gi barnet

tilstrekkelig og tilpasset informasjon og barnets mulighet for å kunne medvirke beskrives. Videre ser Statsforvalteren positivt på det stykke arbeid barneverntjenesten har startet for å forbedre dette området.

Samarbeid med foreldre

Statsforvalteren vurderer at foreldrenes selvstendige rettigheter i de gjennomgåtte sakene ikke er tilstrekkelig ivaretatt. Kun i 6 av de 20 sakene var kunne dette vurderes å være godt nok. Det er alvorlig for rettsikkerheten til foreldre når de ikke blir tilstrekkelig informert om egne rettigheter og hvordan barneverntjenesten utfører undersøkelser, jf. fvl. § 11. Statsforvalteren fant videre at dokumenter og vurderinger gjennom undersøkelsen i varierende grad ble sendt ut til foreldre. Vi fant ikke rutiner for å sikre lik praksis hos saksbehandlerne, og fikk videre inntrykk av at dette var noe personavhengig. For å sikre kontradiksjon i sakene og at foreldrene får med seg nødvendig informasjon, er det anbefalt å føre referat fra møter i postjournal og sende dette ut til foreldre og eventuelt barn. Barnevernet skal i utgangspunktet forelegge opplysninger som de mottar under undersøkelsen, for foreldrene for uttalelse. Dette kan ikke være en vurdering man gjør i hver enkelt sak og knyttet til hva foreldrene ber om, siden det er en rettighet de har etter fvl. § 17, tredje ledd.

Statsforvalteren vurderer ellers at barneverntjenesten utøver sin virksomhet med respekt for foreldre, jf. bvl. § 1-7. De ansatte er opptatt av å jobbe med å bygge en god relasjon i arbeidet med foreldre. Dette bekreftes i intervjuene vi hadde med foreldre som var fornøyde og følte seg godt ivaretatt i møte med barneverntjenesten.

4.3. Vurderinger underveis og til slutt i undersøkelsen

Statsforvalteren vurderer at opplysninger og vurderinger underveis og til slutt i undersøkelsen er mangelfullt dokumentert. Vi viser til funn fra sakene på dette punktet, samt at flere ansatte ga uttrykk for at barneverntjenesten dokumenterte for dårlig i undersøkelsene. Statsforvalteren setter lit til de ansattes forklaring om at de gjør flere vurderinger i sakene enn det som dokumenteres, samt at bytte av fagsystem har skapt problemer. Svikt og mangel på dette området gjør at det er vanskelig å forstå hva barneverntjenesten har gjort og vurdert i de aktivitetene de har gjennomført, og det vil videre føre til at det blir vanskelig å forstå hvilke vurderinger som er gjort som fører til konklusjonen på undersøkelsen. Det er ikke i tråd med god forvaltningsskikk eller forsvarlighetskravet i barnevernloven.

Statsforvalteren stiller spørsmål ved at merkantil skriver vurderinger / punkter inn i sakenes journal, da dette skal være barnevernfaglige vurderinger. Når vurderingene dokumenteres i stikkordsform og ikke skrives fullt ut, blir det vanskelig å vite hvilke vurderinger som faktisk er gjort, både for barneverntjenesten selv, og for parter og eventuelt andre som senere skal følge vurderingene i saken. Det blir en risiko for at barneverntjenesten vurderinger i den aktuelle situasjonen ikke vil være tilgjengelige for andre enn de som deltok i drøftingene og husker sammenhengen. I en barnevernssak må barneverntjenesten være åpen for å endre vurderinger underveis. Dersom den ikke har dokumentert egne vurderinger i tilstrekkelig grad gjennom saken, kan det også bli uklart hvordan sakens utvikling har vært.

4.4. Konklusjon og vurderinger knyttet til konklusjon

Statsforvalteren vurderer at konklusjon og vurderinger knyttet til konklusjon er for dårlig dokumentert. Dette handler om vedtakene om avslutning av undersøkelse, da barneverntjenesten i den perioden tilsynet pågikk, ikke skrev undersøkelsesrapporter. Vår vurdering er at ingen av vedtakene vi så i de gjennomgåtte sakene inneholdt lovbestemte formkrav til enkeltvedtak, jf. fvl. §§ 24 og 25. Vedtakene manglet beskrivelse av faktum i saken, begrunnelse for vedtaket og barnevernfaglig vurdering. Det går ikke tydelig frem av vedtakene hvordan barneverntjenesten har

vurdert barnas «særlige behov» for hjelpetiltak, jf. bvl. § 4-4, annet ledd. Videre er vedtakene ikke i tråd med bvl. § 6-3 a, da de mangler barnets stemme, vekting av barnets syn og vurdering av barnets beste. At barneverntjenesten ikke mottar klager på vedtak, kan etter vår vurdering henge sammen med at vedtakene er såpass mangelfulle at det ikke er klart hva foreldre og barn kan klage på.

Rutinehåndboka er ikke oppdatert i tråd med eksempelvis bvl. § 6-3 a, og Statsforvalteren fikk inntrykk av at de ansatte benytter rutinene ulikt i arbeidet sitt med undersøkelser. De ansatte forteller at de ikke har en mal for vedtak og at det har vært diskusjoner knyttet til hvordan vedtakene skal være. Statsforvalteren mener at dette vitner om mangelfull styring og kontroll med at vedtakene oppfyller formkrav etter forvaltningsloven og barnevernloven.

Flere av vedtakene var konkludert med feil hjemmel. Dette gjaldt både undersøkelser som ble henlagt og undersøkelser som gikk til hjelpetiltak. Vi opplyser om at henleggelse av undersøkelse skal hjemles i bvl. § 4-4, jf. § 4-3, og at hjelpetiltak skal hjemles i bvl. § 4-4-, annet ledd.

4.5. Internkontroll og styring

Internkontrollen i kommunen er rådmanns ansvar, jf. kommuneloven § 25-1. Bestemmelsen trådte i kraft 1.1.2021. Statsforvalterens vurdering er at internkontrollen i kommunen ikke er god nok. Dette gjelder både på overordnet plan når det gjelder avvikssystem i kommunen, som beskrives som ikke godt nok og ikke i bruk. I tillegg ser vi den svikten i det faglige arbeidet som har kommet frem i tilsynet i nær sammenheng med mangel på styring i barneverntjenesten. Slik vi ser våre funn, vil det være personavhengig hvordan undersøkelser i kommunen gjennomføres, og dette er ikke i tråd med god internkontroll. Det mangler nødvendige rutiner, prosedyrer og maler slik at saksbehandlerne får de verktøy de trenger for å utføre jobben sin i tråd med loven. Viser her til tidligere avsnitt i kapittel 4.

5. Statsforvalterens konklusjon

Statsforvalteren vurderer at Skiptvet kommune, gjennom sin styring og ledelse ikke sikrer forsvarlig arbeid med undersøkelser, herunder:

Mangelfull planlegging og gjennomføring av undersøkelser
Bekymringsfulle forhold blir ikke tilstrekkelig undersøkt
Barneverntjenesten dokumenterer ikke sitt eget arbeid og vurderinger tilstrekkelig
Barneverntjenesten sikrer ikke barns rett til medvirkning
Barnverntjenesten har ikke overholdt sin veilednings- eller opplysningsplikt i undersøkelsesarbeidet
Vedtakene er mangelfulle
Kommunen har ikke en tilstrekkelig internkontroll med barneverntjenesten

6. Oppfølging av påpekte lovbrudd

Statsforvalteren ber Skiptvet kommune om å endre sin praksis for gjennomføring av undersøkelser. Kommunen må iverksette nødvendige tiltak slik at barneverntjenestens arbeid med undersøkelser er forsvarlig, og at eventuell svikt kan oppdages og rettes.

Statsforvalteren ber Skiptvet kommune utarbeide en plan for hvordan lovbruddene vil bli rettet. Planen skal som minimum inneholde følgende elementer:

Tiltak som skal settes i verk for å rette lovbrudd
Tidspunkt og ansvar for gjennomføring av tiltakene
Hvordan ledelsen vil følge med på og kontrollere at tiltakene blir iverksatt
Hvordan ledelsen vil gjennomgå om tiltakene fører til forventet endring
Når kommunen vil forvente at lovbruddene skal være rettet, og hvilke frister som blir satt for å sikre fremdrift

Planen må forankres i overordnet ledelse i kommunen. Vi ber om at planen sendes oss innen 20.8.2021. På bakgrunn av innsendt plan vil Statsforvalteren vurdere hvordan vi skal følge opp tilsynet videre. I forbindelse med oppfølging av tilsynet kan det på et senere tidspunkt være aktuelt med et møte med kommunens ledelse. Vi vil komme tilbake til dette etter at vi har mottatt kommunens plan.

Med hilsen

Bente Rygg
Avdelingsdirektør
Sosial- og barnevernsavdelingen

Ragne Marie Mostad
Seniorrådgiver/revisjonsleder

Dokumentet er elektronisk godkjent

Kopi til:

Skiptvet kommune v/barnevernleder Postboks 115 1806 SKIPTVET

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok.

Varsel om tilsynet ble sendt 26.1.2021. Tilsynet ble gjennomført via Teams, og innledet med et kort informasjonsmøte den 13.4.2021. Oppsummerende møte med gjennomgang av funn ble gjennomført 16.4.2021.

Statsforvalteren fikk tilsendt dokumenter på forhånd. Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

Barneverntjenestens rutinehåndbok
Internkontroll
Ettersendte notater om rutine for meldinger og undersøkelser
Ettersendte notater om avvikshåndtering
Ettersendte notater om beskrivelse av møtepunkter mellom barneverntjenesten og kommunens ledelse
Ettersendte notater om beskrivelse av intern møtestruktur i barneverntjenesten
Sjekkliste for landsomfattende tilsyn 2020/2021, fra Visma
Organisasjonskart for kommunen og barneverntjenesten
Beskrivelse av virksomhet oppvekst

Statsforvalteren gjennomgikk 20 saksmapper fra de siste avsluttende undersøkelsene regnet fra dato for varsel om tilsyn. Det fremgikk av saksmappene om det hadde vært meldinger og/eller undersøkelser tidligere. Vi gjennomgikk saksmappene hos Statsforvalteren i forkant av tilsynet. I dette tilsynet har vi gjennomført samtaler med tre foreldre som har hatt undersøkelse fra barneverntjenesten i Skiptvet det siste året.

Følgende fra kommunen ble intervjuet og deltok på informasjonsmøte og oppsummerende møte ved tilsynsbesøket:

Ikke publisert her

Følgende deltok fra tilsynsmyndigheten:

Revisor, seniorrådgiver Torill Norevik Gundersen
Revisor, seniorrådgiver Christine Pahle Valner
Revisor, seniorrådgiver Jonas Frislid Jarfonn
Revisjonsleder, seniorrådgiver Ragne Marie Mostad

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattende tilsynet

2020–2021 Undersøkelser i barnevernet

Søk etter tilsynsrapporter

Søk