Tilsyn med tjenesten økonomisk rådgivning i Nav Vestby kommune 2021

Statsforvalteren gjennomførte tilsyn med Vestby kommune, og besøkte i den forbindelse Nav Vestby i perioden 03.03.21. - 28.03.21. Vi undersøkte om Vestby kommune sørger for at kommunens plikt til å gi tjenesten økonomisk rådgivning etter sosialtjenesteloven blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav, slik at brukerne får trygge og gode tjenester.

Tilsynet ble gjennomført som en del av årets planlagte tilsyn initiert av Statsforvalteren.

Foreløpig rapport ble sendt kommunen 25.06.21, med frist til å komme med innsigelser 27.08.21. Det kom ingen innsigelser til rapportens innhold.

Statsforvalterens konklusjon:

Ingen lovbrudd

1. Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

Tema var hvordan kommunen sørger for tjenesten økonomisk rådgivning til personer som har rett på det. Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer:

At tjenesten økonomisk rådgivning er tilgjengelig og tildelingen er forsvarlig.

Kommunen skal, ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, sikre at tjenesten økonomisk rådgivning er tilgjengelig ved at alle som kan trenge den og ha rett på den får tjenesten, og at tildelingen av tjenesten (kartlegging, vurdering og beslutning) gjøres forsvarlig.

At tjenesten økonomisk rådgivning gjennomføres på en forsvarlig måte.

Kommunen skal, ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, sikre forsvarlig gjennomføring, herunder om tidsfristen for iverksetting av vedtak overholdes og at det tilbys en tilpasset tjeneste.

At tjenesten økonomisk rådgivning ytes med forsvarlig kompetanse.

Kommunen skal, ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, sikre forsvarlig kompetanse, herunder at kompetent personell utfører tjenesten økonomisk rådgivning og at kommunen overholder sin opplæringsplikt.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosiale tjenester i Nav, etter sosialtjenesteloven § 9. Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Vi gir derfor her en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

Lovgrunnlaget for tilsynet:

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen –
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker –
• Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen – Nav-loven.
• Lov om kommuner og fylkeskommuner - kommuneloven 25-1 – internkontroll i kommunen og fylkeskommunen.
• Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og

3. Beskrivelse av faktagrunnlaget

Her gjøres det rede for hvordan virksomhetenes aktuelle tjenester fungerer, herunder virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for tjenestemottakerne blir overholdt.

Fakta om kommunen og organisering av tjenesten

Vestby hadde ved overgangen til 2021 et befolkningstall på 18 290 ifølge Statistisk sentralbyrå, og er en mellomstor kommune i Viken fylke.

Det er kommunen som har ansvaret for utføre oppgavene etter sosialtjenesteloven. Vestby kommune ledes av rådmannen. Myndighet til å utføre oppgavene kan delegeres, men det øverste ansvaret for tjenestene ligger likevel til kommunen som overordnet myndighet.

Ansvaret for de for de sosiale tjenestene i Vestby kommunen er delegert til Nav-kontoret, herunder tjenesten økonomisk rådgivning, jf. sosialtjenesteloven § 17. Det vises til notat fra Sentraladministrasjonen fra rådmann til leder av Nav Vestby, datert 04.06.13. Nav-kontoret har oversendt dokumentasjon som viser hvordan de har organisert tjenesten.

Nav Vestby har til sammen 31 ansatte. Kontoret har en virksomhetsleder, og denne er plassert direkte under rådmann. Organisatorisk er kontoret delt inn i avdelingene, Flyktningetjenesten, Arbeid og helse og Arbeid og økonomi. Det er en avdelingsleder for hver av de tre avdelingene, og disse er direkte underlagt Nav-lederen. På avdelingen Flyktningetjenesten arbeider det fire personer, på avdelingen Arbeid og helse jobber det 15 personer og på avdelingen Arbeid og økonomi jobber det 11 personer. Antallet er inkludert leder.

De sosiale tjenestene ligger til avdelingen Arbeid og økonomi. Denne avdelingen har også to spesialister på tjenesten økonomisk rådgivning. Saker fordeles med en halvpart på hver av spesialistene, og fordelingen skjer etter dato. Avdelingsleder for Arbeid og økonomi har blitt delegert myndighet fra Nav-leder til å fatte vedtak etter sosialtjenesteloven, jf. dokument «Delegering av kommunal myndighet i NAV Vestby» datert 26.06.13. Ved avdelingsleders fravær er myndigheten delegert til veileder Siri Småstuen ved samme avdeling, dette fremgår av dokumentet «Delegering av kommunal myndighet i NAV Vestby» av 24.06.13.

Det bekreftes under intervjuer at samtlige parter, rådmann og Nav-kontorets leder og ansatte, alle er kjent med at myndigheten er delegert, og på den måten og til de som nevnt i dokumentene ovenfor. Videre beskriver kommunens ledelse prosessen for vedtak med at veiledere kan skrive vedtak, som så er gyldige når de med delegert myndighet har godkjent dem.

Nav kontoret har et dokument kalt «Møtestruktur NAV Vestby», som er en oversikt over møtene i kontoret. Her fremgår det blant annet at det er fagmøter på faste dager hver uke og økonomisk rådgivning er satt opp på mandager. Det er ikke beskrevet hvem som er møtedeltagere på de ulike møtene. De ansatte opplyser under intervjuer at avdelingene har møte en gang i uken, og på avdelingen Arbeid og økonomi er økonomisk rådgivning fast tema. Her deltar spesialistene og de øvrige på avdelingen, leder deltar så ofte som mulig. Spesialistene har i tillegg egne fagmøter på økonomisk rådgivning med sin leder en gang i måneden. På de øvrige avdeling-/ og fagmøtene tas økonomisk rådgivning opp ved behov. Spesialistene deltar på disse møtene ved forespørsel, og det forekommer nokså sjeldent.

Dokumentet, møtestruktur NAV Vestby, viser også at alle personalledere har oppfølgingssamtaler med medarbeidere en gang per måned, og medarbeidersamtale en gang per år.

Videre opplyses det under intervjuer at ledelsen i kommunen har møte hver 14. dag og Nav kontoret er da fast deltager med sin enhetsleder. Økonomisk rådgivning er tema ved behov. I tillegg har kommuneledelsen og Nav kontoret årlig en partnerskapssamtale. Nav-kontoret sender også måneds- og tertialrapporter til kommuneledelsen.

Underlagsmateriale for tilsynet

Tilsynslaget har gjennomgått dokumenter Nav-kontoret ble bedt om å sende, blant annet mål og styringsdokumenter, organisasjonskart og møtestruktur. Videre ble det bedt om innsyn i ti vedtak med vedlegg, hvor alle har vært aktive i løpet av de siste seks månedene forut for tilsynet. Videre har det blitt gjennomgått 24 brukermapper, med henholdsvis seks § 17 saker, seks saker om økonomisk rådgivning uten vedtak og 12 vedtak om §§ 18 og 19. Det er blitt gjort intervjuer av veiledere, spesialister og ledere ved kontoret, til sammen 13 ansatte, samt med kommunens rådmann. I tillegg er det snakket med sju tjenestemottakere.

Ansvar for tjenesten

Det overordnede ansvaret for tjenesten er det kommunen som har, og oppgaven med å utføre tjenesten er delegert til Nav-kontoret.

Dette gjenspeiles blant annet i informasjonen som finnes på kommunens nettside. På forsiden til kommunen gis det en oversikt over de ulike tjenestene kommunen tilbyr, og Nav kontoret er plassert inn under lenken til helse, omsorg og sosiale tjenester. På siden til Nav-kontoret ligger det informasjon om tjenesten økonomisk rådgivning, herunder at tjenesten er gratis og for alle, samt direktenummer til spesialistene.

Det foreligger ingen skriftlig dokumentasjon som direkte beskriver hvordan Nav-kontoret innad har innrettet seg slik at de sikrer at tjenesten tilbys og gis. Nav-kontorets organisering gir inntrykk av at ansvaret for tjenesten er fordelt i kontoret.

De sosiale tjenestene er lagt til avdelingen Arbeid og økonomi, her finnes også de med myndighet til å godkjenne vedtak etter sosialtjeneste loven, og spesialistene på økonomisk rådgivning jobber i denne avdelingen. Denne avdelingen er således gitt særskilte oppgaver knyttet til tjenesten.

For ytterligere avklaring på hvordan tjenesten ivaretas måtte dette søkes besvart under intervjuer. Ved gjennomføring av intervjuer ble samtlige derfor stilt spørsmål i tilknytning til hvordan kontoret jobber med tjenesten i praksis. Hvem har ansvaret for at tjenesten blir tilbudt, hvem har ansvaret for at tjenesten blir gitt, og dersom ansvaret er fordelt på flere, hvordan er det i så fall delt.

Tilsynslaget stilte spørsmål om det er andre på kontoret som har ansvaret for økonomisk råd og veiledning utenom spesialistene og de som har fått delegert myndighet til å fatte vedtak. De intervjuede er samstemte om at spesialistene har et særlig ansvar for tjenesten. Flere svarer at alle på kontoret har et ansvar for tjenesten. Det vises da spesielt til det med å informere om tjenesten og det å tilby tjenesten ved behov, enten ved å bistå selv eller henvise til spesialist, og det vises til at de enten har fått beskjed om dette fra sin leder eller leder på avdeling for Arbeid og Økonomi. Enkelte nevner også at lederne har ansvar for tjenesten, men at dette er på et mer overordnet nivå.

Med bakgrunn i svarene om at ansvaret for tjenesten var fordelt i kontoret, ble de intervjuede spurt om de mener det er uklart hvem som har ansvaret for hva, og i forlengelsen av det, om de vet hva som forventes at de selv skal kunne bistå med. Tilsynslaget viste til nivåene av alvorlighetsgrad for økonomiske problemer, som Arbeids- og velferdsdirektoratet har utarbeidet i sin veiledningsmodul for råd og veiledning til personer med økonomiske problemer, som eksempel på fordeling av ansvar.

Her er økonomiske problemer delt opp i 3 nivåer, og alvorlighetsgraden og bistandsbehovet har nær sammenheng. Det bemerkes at de fleste kjente til disse nivåene.

Nivåene i veiledningsmodulen til Arbeids- og velferdsdirektoratet kan beskrives slik:

Nivå 1 er de som har betalingsvansker, men kan ved enklere råd og veiledning komme á jour. Tjenestemottakeren kan ofte gjøre mye selv, og rådene kan for eksempel være alt fra informasjon til ubetydelige tiltak på kreditorsiden. Nivå 2 er de som er midlertidig betalingsudyktig og med det menes for tiden ute av stand til å oppfylle sine forpliktelser.

Situasjonen krever normalt lette tiltak på for både bruker og på kreditorsiden. Nivå 3 er de med varig betalingsudyktighet. Her er situasjonen alvorlig og krever tyngre tiltak på begge sider. (Det er også ofte tale om «nivå 0». Det er de som betaler i tide, men kan ha behov for å forebygge økonomiske problemer. Her er det ofte tilstrekkelig med enkel råd og veiledning om hvordan innrette seg for å ikke få problemer i fremtiden.)

De intervjuede svarer at alle på kontoret skal kjenne til at økonomisk råd og veiledning er en tjeneste de er lovpålagt å tilby, herunder det grunnleggende av hva tjenesten omfatter. Videre svares det at kontoret har et felles ansvar for å gi informasjon om tjenesten, herunder at den er gratis og for alle som har behov for den.

De er også enige om at alle som har kontakt med tjenestemottakere skal ha tilstrekkelig kunnskap om personlig økonomi til å fange opp om tjenestemottaker har eller kan få utfordringer her. Dersom de avdekker utfordringer, skal de også kunne gi enklere råd og veiledning. Det vil si at alle skal kunne nivå 0, og de med kontakt med tjenestemottakere skal også kunne bistå i nivå 1-saker. Videre svarer de at spesialistene skal ta komplekse og kompliserte saker, altså bistå i saker på nivå 3.

Det fremstår imidlertid noe uklart for flere hvem som har ansvaret for saker som faller inn under nivå 2, samt hvor grensen går mot nivå 1 og 3, og særlig mot nivå 3. Enkelte mener det er veilederne som skal ta nivå 2-saker, mens andre tenker på det som en spesialistoppgave. Det blir påpekt fra flere at spesialistene har hatt god kapasitet, og har derfor avhjulpet kontoret på nivå 2-saker.

Samtlige er imidlertid tydelige på at dersom de er i tvil om saken er av en slik karakter at den bør bistås av en spesialist eller dem selv, så er terskelen lav for å kontakte en av spesialistene eller sin nærmeste leder for avklaring. Samtlige intervjuede opplyser om at de ofte samarbeider med en av spesialistene om en sak. Ofte løser de ansvarsavklaringsspørsmål ved at en spesialist ser på saken sammen med veileder eller at spesialisten blir med veileder i neste møte med tjenestemottaker.

Sammen vurderer de hvem saken er mest egnet til å bli behandlet av.

Opplæring

Det er ikke blitt fremlagt noen rutine for opplæring. Ansatte opplyser at deres kompetanse på tjenesten økonomisk rådgivning ikke er blitt kartlagt og at de ikke er blitt gitt en opplæringsplan. Veiledere sier de likevel opplever at deres leder har kjennskap til hva de kan bistå med, og lederne sier de kjenner til kompetansen til sine veiledere. Lederne sier de oppfordrer veilederne til å delta på kurs og søke kunnskap via kollegaer. Flere veiledere opplyser at de har deltatt på eksterne kurs med tema økonomisk rådgivning, slik som for eksempel Ny i Nav og Statsforvalterens kurs. I tillegg har spesialistene holdt interne kurs for de øvrige ansatte ved kontoret. Her har de gitt informasjon om hva tjenesten er, samt beskrevet nivåene og vist til spesialistene skal gjøre og hva veilederne kan bidra med.

Både veiledere, spesialister og ledere viser til at kollegaveiledning praktiseres i stor utstrekning på kontoret. Det samarbeides både tett mellom kollegaer på tvers av fagfelt, mellom leder og medarbeider, og ikke minst mellom veiledere og spesialister.

Spesialistene har anledning til å delta på eksterne fagsamlinger, og er i tillegg med i et fagfora for økonomisk rådgivning kalt «Follonettverket». Follonettverket består Vestby og nabokommunene, samt lokal Namsmann.

Rutiner og praksis

Spesialistene på kontoret har utarbeidet en skriftlig rutine kalt «Arbeidsflyt for økonomisk rådgivning i NAV Vestby for økonomiske rådgivere» (heretter kalt «rutineskrivet»). Rutineskrivet beskriver blant annet rutine for første møte med bruker og annen saksbehandlingsprosess som knytter seg til nivå Det vises i skrivet til kartleggingsskjema, vedtak etter 17, kontakt med kreditor, endring av trekk hos Namsmannen, tvangssalg av formuesgoder, utenrettslig gjeldsordning, frivillig- og tvungen gjeldsordning og virkemidler fra Husbanken, m.m. I tillegg gir rutineskrivet anvisning på hvor og hvordan registrere ulike opplysninger i eget fagsystem. Det ble senest gjort endringer og oppdatering i skrivet høsten 2020.

Rutineskrivet retter seg hovedsakelig mot spesialistene. Det er ikke fremlagt noen rutine på økonomisk rådgivning for veilederne som ikke er spesialister. Det er videre ikke fremlagt dokumentasjon fra ledelsen som sier noe om rutineskrivet skal eller kan benytte, eller at de har bestemt at også øvrige veiledere skal bruke rutineskrivet.

Spesialistene opplyser at de bruker rutineskrivet mindre og mindre i det daglige, all den tid det som står i skrivet begynner å bli godt kjent. Enkelte veiledere opplyser at de bruker rutineskrivet til spesialistene.

Tilgjengelighet

Kontoret har i den siste tiden hatt fysisk åpent i publikumsmottaket tirsdag og torsdag mellom klokken 12.00 og klokken 14.00. Ellers tar de fysisk imot tjenestemottakere med timeavtaler. En av spesialistene står mottaket på torsdager. Øvrig henvendelser skjer på telefon. De har telefontid mellom klokken 08.00 og klokken 15.45 alle dager i uken.

Det fremgår ikke klart av alle saksmappene hvordan tjenestemottaker først henvendte seg til Nav- kontoret. De ansatte opplyser at tjenestemottakere tar kontakt både via telefon og oppmøte.

Det går ikke klart frem av dokumentene og journalnotatene i alle mappene hva som blitt gjort i første møtet eller hva som eventuelt gjøres videre i saken og når. De intervjuede opplyser at tjenestemottakere som oftest blir kartlagt enten umiddelbart eller blir kontaktet på nytt for kartlegging innen en til to dager, senest innen to uker. Videre saksgang blir vurdert på bakgrunn av hva som kommer frem i kartleggingen, og tjenestemottaker får time etter hvor prekært behovet for bistand er.

Personer som er kommet i kontakt med Nav-kontoret får oppgitt direktenummer og e-post til veileder og/eller spesialist. Tjenestemottakere vi snakket med under intervjuer melder om at det er enkelt å oppnå kontakt med veiledere og spesialister, og god tilgjengelighet til tjenesten.

Kartlegging

Det er utarbeidet et kartleggingsskjema til bruk særskilt for å kartlegge tjenestemottakers økonomiske situasjon, kalt «Kartleggingsskjema», og er en Excel-fil lagret på Teams under

«Økonomisk rådgivning Sikker sone». Det er ikke opplyst at ledelsen har sagt at skjemaet skal benyttes, eller eventuelt i hvilke tilfeller. I saksmappene var det lite spor av kartleggingsskjema.

De ansatte opplyser at alle med brukerkontakt på kontoret skal kartlegge tjenestemottakers økonomiske forhold. Av de veiledere vi snakket med var det få som kjente til skjemaet, og av de igjen, kun enkelte som benyttet det i praksis. Flere veiledere opplyste at hadde laget egne skjemaer og kartla det de selv anså som nødvendig, og ved tvil rådførte de seg med en kollega. Spesialistene bruker kartleggingsskjemaet som en huskeliste. Veiledere og spesialister sier informasjon de mottar blir notert for eksempel som et journalnotat eller direkte inn i et budsjett, og er kartleggingsskjemaet benyttet skannes dette inn på saken.

I kartleggingsprosessen spørres det i stor grad aktivt om tjenestemottakers økonomi, med mindre tjenestemottaker selv bringer temaet på banen. Dersom utfordringer avdekkes tilbys tjenesten.

Takker tjenestemottaker ja til tjenesten vurderes behovet, og på bakgrunn av dette behandler enten veileder saken selv eller konfererer med en kollega eller spesialist, eventuelt henviser til spesialist.

Dette opplyser ansatte i intervju, og bekreftes i stor grad av dokumentasjonen i saksmappene.

Vedtak

Dersom det i kontakt med tjenestemottaker avdekkes et behov for tjenesten skal det fattes vedtak, jf. sosialtjenesteloven § 17. Rundskrivet til loven, sammenholdt med veilederen som er utarbeidet for bestemmelsen, beskriver nærmere formkravene til vedtaket.

Gjennomgang av saksmapper viser at enkelte veiledere fatter vedtak på tjenesten, mens det i all hovedsak er spesialistene som fatter vedtak med hjemmel i § 17. Veiledere forteller i intervjuer at uavhengig av om de bistår selv eller gir saken til en spesialist, så fatter de svært sjeldent vedtak på opplysning, råd og veiledning.

Ledelsen ved kontoret opplyser at de har bestemt at alle veiledere ved kontoret skal skrive vedtak etter § 17, dersom de mener det er behov for tjenesten. Vedtaket skal skrives i fagsystemet Socio og det er sagt at vedtaket skal angi en begrunnelse for at vedtaket fattes, samt oppgi klagemuligheter. Vedtaket skal legges til godkjenning til avdelingsleder på Arbeid og økonomi.

Journalnotat

Ifølge rutineskrivet skal alle relevante dokumenter, samt referat fra møte med bruker, registreres i fagsystemet Socio.

Det er journalnotat tilknyttet samtlige saksmapper som er blitt gjennomgått. Enkelte saksmapper viser tegn til at det er gjort mer saksbehandling enn hva det er skrevet notat om. Ansatte svarer i intervju at de er kjent med at alt som gjøres i en sak skal journalføres i Socio, og at det kan stemme at de ikke alltid følger prosedyren.

Internkontroll

Kommunen skal ha et system som sikrer at de gir tjenester i henhold til gjeldende lover og regler, jf. kommuneloven § 25-1.

For å sikre kvaliteten av tjenestene har Nav-kontoret utarbeidet en skriftlig internkontroll rutine.

«Rutine for internkontroll – kvalitetsforbedring og kvalitetsstyring ved NAV Vestby». Denne internkontrollen har særlig fokus på sosialtjenesteloven § 17 og 20a. Internkontrollen beskriver hva

som skal kontrolleres, hvordan kontrollen skal skje og hvilke tiltak som skal gjøres dersom man finner mangler.

Internkontrollrutinen viser til at det skal tas stikkprøver av saker, det skal gis opplæring, og rutiner, samt lovverk med forskrifter skal være tilgjengelig og oppdatert. Det er videre utarbeidet et eget skjema for stikkprøvekontroll på sostjl. § 17, her er det listet opp punker som skal sjekkes ut om de er gjennomførte eller ikke, og det er lagt opp til at det kan skrives vurderinger og eventuelle tiltak. I tillegg er det laget et årshjul. Årshjulet viser når hvilke kontroller skal foretas.

Kontoret har også laget en rutinebeskrivelse for klagesaker til Statsforvalteren, «Rutinebeskrivelse sosial», som blant annet forklarer hvordan en klagebehandling skal foregå ved kontoret.

Leder for avdelingen deltar på de ukentlige fagmøtene hvor økonomisk rådgivning er tema. I tillegg har leder eget møte kun med spesialistene en gang i måneden, hvor spesialistene gir en status på fagområdet, og sammen går de igjennom og diskuterer saker og videre prosess for disse.

Avvikssystem

Det er finnes ikke et system for å melde faglige avvik på kommunal side. Det finnes et avvikssystem for helse miljø- og sikkerhet kalt ASYS. Systemet gjelder for hele kontoret og kan benyttes til å meldes faglig avvik som fremkommer på de statlige tjenestene.

Faglige avvik på kommunal side blir meldt muntlig eller skriftlig til nærmeste leder. Lederen følger avviket opp slik den finner det mest hensiktsmessig.

Ansatte opplyser i intervju at terskelen er lav for å melde fra om ting de mener er feil eller uheldig praksis.

Dimensjonering av tjenesten

Alle veiledere med brukerkontakt skal minst ha kompetanse fra nivå 0 til minimum nivå 1. Videre har kontoret lagt opp til at veiledere også skal kunne bistå med nivå 2-saker. Spesialistene skal ha kompetanse fra nivå 0 til nivå 3, men i hovedsak behandle saker på nivå 2 og nivå 3.

Brukeropplevelse

Tjenestemottakere som er intervjuet sier det var lett å oppnå første kontakt, enten det var telefon, e- post eller oppmøte. Videre erfarer de tett oppfølging. Nav-kontoret er aktiv i kontakten med dem. I tillegg får de oppgitt direkte telefonnummer og e-post til sin kontaktperson eller andre tilknyttet saken sin. De forteller også at de opplever det er lett å nå sin veileder eller annen kontaktperson på telefon, og at de svarer raskt på e-post.

Videre sier tjenestemottakerne at de opplever å bli møtt med forståelse, og både sett og hørt. De opplever å få lagt frem saken sin og ta del i hvordan saken kan behandles. Videre viser de til at de får informasjon om hva veileder/spesialist kan bistå med, og blir sammen med veileder/spesialist, enige om hva de skal gjøre og hva veileder/spesialist skal gjøre i saken fremover.

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

Organisering, ansvar og dimensjonering av tjenesten

Nav Vestby har valgt å jobbe etter nivåene av alvorlighetsgrad som Arbeids- og velferdsdirektoratet har utarbeidet. Kontoret har besluttet å organisere tjenesten og fordele ansvaret slik at de har to spesialister på fagområdet som bistår i saker på nivå 2 til nivå 3. De øvrige veilederne på kontoret er generalister og bistår i nivå 0 til nivå 1 til 2-saker. Alle på kontoret kan skrive vedtak, og to av de ansatte er gitt myndighet til å godkjenne vedtak.

Nav kontorets ledelse har gjort ansvarsfordelingen og organiseringen klart for de ansatte gjennom flere kanaler, blant annet ved informasjon én til én, i fagmøter, i e-poster og interne kurs. I tillegg minner ledelsen stadig de ansatte om viktigheten av at alle bidrar til at tjenesten blir gitt. Det fremstår klart for de ansatte hvem som har ansvaret for hva, i tilknytning til tjenesten, og hva som forventes av den enkelte.

Alle ansatte kartlegger tjenestemottakers økonomiske situasjon ved første kontakt med tjenestemottaker. Dersom tjenestemottaker har behov for og ønsker tjenesten, tilbyr veilederne enklere råd og veiledning, slik som å sette opp budsjett og gi råd om disponering av midler. Enkelte veiledere bistår også med å vurdere om eventuelt utleggstrekk er satt med et beløp som tjenestemottaker har økonomi til, samt bistand i kontakt med kreditor/Namsmann. Er saken av en slik art at veileder ikke kan bistå selv, kontakter veileder en annen kollega, leder eller spesialist for bistand. I enkelte tilfeller gis saken videre til spesialist.

Det vil si at uavhengig av hvem tjenestemottaker først møter hos kontoret, er det stor sannsynlighet for at tjenestemottakers eventuelle økonomiske utfordringer bli fanget opp eller avdekket. Videre vil tjenestemottaker uavhengig av hvem denne er i kontakt med på kontoret, med stor sannsynlighet kunne motta tilpasset råd og veiledning.

Spesialistene ved kontoret har også god kapasitet slik at de kan bistå i saker som ikke utelukkende er på nivå 3. Det fremstår likevel noe uklart for både tilsynslaget og de ansatte nøyaktig hvor grensen for hva/hvilke oppgaver veileder skal bistå med, og når saken skal behandles av en spesialist. En uklar grense kan utgjøre en risiko for at tjenesten for eksempel ikke blir gitt til rett tid.

Gjennom saksmappegjennomgang og intervju med de ansatte ser tilsynslaget at kontoret i svært stor grad avhjelper en slik risiko ved at veiledere og ledere, og veiledere og spesialister, har et tett og nært samarbeid rundt saker som omhandler økonomisk rådgivning. Slik blir usikkerhet rundt hvem som skal utføre en oppgave tidlig avklart, og tjenesten blir gitt uten videre opphold.

Mye tyder på at kapasiteten hos spesialistene er god fordi veilederne på kontoret i stor grad bidrar med behandlingen av saker opp til nivå 2.

Fordelingen av ansvar og generelt høy kompetanse på tjenesten er med på sikre at tjenestemottakere får bistand til rett tid og tilpasset sitt behov. Organiseringen med to spesialister sammen med veiledere som i stor grad bidrar til å utøve tjenesten, viser seg på tilsynstidspunktet å være dimensjonert i forhold til behovet for tjenesten i kommunen.

Internkontroll

Det følger av kommuneloven § 25-1 (2)

«Internkontrollen skal være systematisk og tilpasses virksomhetene størrelse, egenart, aktivitet og risikoforhold.»

Kontoret har utarbeidet en egen internkontrollrutine og et skjema for stikkontroll, men igjen av disse er i bruk på tilsynstidspunktet. Nav-kontoret har heller ingen avvikssystem for faglige avvik på kommunal side eller rutine som beskriver prosedyren for melding av eventuelle avvik.

Det bemerkes at enkelte vedtak som er gjennomgått ikke har opplyst søknadstidspunkt eller starttidspunkt for tjenesten. Det gjøres også en del saksbehandling som ikke journalføres.

Manglene ved vedtakene er å anse som saksbehandlingsfeil, men er ikke i seg selv tilstrekkelig til å anse tjenesten uforsvarlig. Mappene ellers og intervju med ansatte i all hovedsak viser at tjenesten blir gitt med god kvalitet, samt at dette understøttes av tjenestemottakere tilsynslaget intervjuet.

Ledelsen ved Nav Vestby kompenserer for mangelen på bruk av egen internkontrollrutine med god praksis, og gjennom denne klarer de å følge godt med på tjenesten økonomisk rådgivning og sikrer at den blir forvaltet på forsvarlig vis.

Kontorets ledelse har god kunnskap og oversikt over kompetansen til de ansatte. Dersom den ansatte har behov for å øke kompetansen eller selv ønsker det, sørger ledelsen for at vedkommende deltar på intern- og/eller ekstern opplæring. Slik sikrer de at de ansatte har kompetansen til å utføre de oppgavene som deres stilling innebærer, herunder aktuelt nivå for økonomisk råd og veiledning.

Videre har ledelsen ved kontoret har lagt opp til og tilrettelagt for tett samarbeidet i sakene mellom veiledere og spesialister/leder, og på tvers av avdelingene. Et tett samarbeid om saker gjør det også enklere å ta over en sak andre har hatt hovedansvaret for. I tillegg bidrar det til at tjenesten er mindre sårbar ved eventuelt fravær. Når flere jobber sammen om en sak bidrar det til å sikre kvaliteten på tjenesten som blir gitt. Slik sikrer ledelsen at tjenestemottaker får rett bistand og til rett tid, samtidig som de sikrer at tjenestemottaker mottar den bistanden vedkommende har behov for. Avdelingslederne er med på de fleste av de ukentlige fagmøtene, og lederen på avdelingen hvor spesialistene er plassert har faste månedlige møter med dem. Dette gjør at de er tett på både sakene og de ansatte, og har således god kontroll på saksmengdene og arten av saker, og ikke minst hvordan tjenesten utføres. Denne tette lederoppfølgingen gjør at Nav kontoret har god kontroll på tjenesten de tilbyr, og at den gis til rett tid.

Dersom avvik oppstår eller fanges opp bringes meldingen over til nærmeste leder, og leder behandler og lukker avvik slik den finner det mest hensiktsmessig.

Kommuneledelsen blir orientert om status på tjenestene kontoret tilbyr av Nav-leder hver 14. dag. Rådmannen viser til i intervju at internkontrollen at de holder på å revidere internkontrollrutinen for å forbedre denne. Et skriftlig system over avvik, for eksempel over tidspunktet det skjedde, hva avviket gjaldt eller hva som ble gjort for å lukke det, vil være med på å i ennå større grad sikre at tjenesten er forsvarlig hos Nav Vestby.

Tilsynslaget legger til grunn at den reviderte utgaven av internkontrollen vil tas i bruk så snart den er ferdig utarbeidet.

5. Statsforvalterens konklusjon

Her presenterer vi konklusjonen av vår undersøkelse, basert på vurderingene i kapittel 4.

Ingen Lovbrudd

Endelig rapport er oversendt Statens helsetilsyn for publisering på www.helsetilsynet.no.

Med hilsen

Bente Rygg
avdelingsdirektør
Sosial- og barnevernsavdelingen

Nina W. Evensen
fagleder

Dokumentet er elektronisk godkjent

Vedlegg:

1 Vedlegg Gjennomføring av tilsyn

Kopi til:

NAV Vestby Postboks 163 1541 VESTBY

Vedlegg

• Gjennomføring av tilsynet

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok. Varsel om tilsynet ble sendt 22.04.2021.

Tilsynsbesøket ble gjennomført ved Nav Vestby, og innledet med et kort informasjonsmøte 07.06.2021. Oppsummerende møte med gjennomgang av funn ble avholdt 11.06.2021.

En del dokumenter var tilsendt og gjennomgått på forhånd, mens andre dokumenter ble mottatt og gjennomgått i løpet av tilsynsbesøket. Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

• Mål og styringsdokumenter, utviklingsplaner med videre på arbeids- og velferdsforvaltningens område der de sosiale tjenester innenfor tilsynets tema er inkludert (kun dokumenter som er særlige for det lokale Nav-kontoret).
• Utdrag fra plandokumenter, eksempelvis siste årsmelding, knyttet til økonomisk rådgivning (kun dokumenter som er særlige for det lokale Nav-kontoret).
• Oversikt over kommunens organisering og Nav-kontorets organisering i enheter/ seksjoner/avdelinger påført navn på ledere for de forskjellige enheter/seksjoner/avdelinger
  Spesifisering av hvilke funksjoner som innehar ansvar, myndighet og oppgaver på tilsynsområdet, inkludert stillingsprosenter, og informasjon om hvem som ikke er til stede under tilsynet
• Stillingsbeskrivelser/stillingsinstrukser for stillinger med ansvar innenfor tilsynsområdet
• Dokumentasjon som viser hvem som har fått delegert myndighet til å godkjenne vedtak
• Oversikt over møtestruktur i kontoret. Generelle møter, men også møter der saker og økonomisk rådgivning blir diskutert
• Oversikt over vedtak hjemlet i sosialtjenesteloven § 17 i 2020 og 2021
• Aktuelle prosedyrer/rutiner/retningslinjer og kartleggingsskjema knyttet til tema for tilsynet
• Rutiner for godkjenning av vedtak
• Rutine for behandling av klagesaker etter § 17
• Beskrivelse av hvordan faglige feil eller mangler meldes, og om det foreligger rutiner for
• Avvikshåndtering, avviksskjema og eventuelle avviksmeldinger
• Beskrivelse, eksempelvis tiltak/prosedyrer som virksomheten bruker i sitt arbeid for evaluering og forbedring av tjenestene
• Opplæringsplaner/utredning av kompetansebehov for ansatte
• 10 enkeltvedtak om økonomisk rådgivning etter sosialtjenesteloven §17, inkludert:
  • 5 vedtak om innvilgelse
  • 3 vedtak om avslag
  • 2 vedtak om avslutning

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.

Ikke publisert her