Rapport fra tilsyn med Nav-kontorets ansvar for å ivareta barns behov når familien søker økonomisk stønad i Lier kommune 2022

Statsforvalteren gjennomførte tilsyn med Lier kommune og besøkte i den forbindelse Nav Lier fra 21.11.2022 til 28.11.2022. Vi undersøkte om kommunen sørger for at Nav-kontorets behandling av søknader om økonomisk stønad til barn etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (sosialtjenesteloven) blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav slik at barna får trygge og gode tjenester.

Tilsynet ble gjennomført som del av et landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Statsforvalterens konklusjon:

1. Nav-kontoret foretar ikke en tilstrekkelig kartlegging av barns behov ved søknad om økonomisk stønad
2. Nav-kontoret foretar ikke en forsvarlig vurdering og beslutning ved søknad om økonomisk stønad til familier

Dette er lovbrudd på:

Sosialtjenesteloven §§ 4, 18, 19, 42 og 43, forvaltningsloven §§ 17, 24, 25 og 41 og kommuneloven § 25-1.

Statsforvalteren finner ikke grunnlag for å konkludere med lovbrudd på om familier som mottar økonomisk stønad får oppfølging ved behov. Kvaliteten på oppfølgingen er ikke undersøkt.

Kommunens styringstiltak sikrer ikke at barnas behov blir tilstrekkelig kartlagt, og at utmåling av stønad er konkret og individuelt begrunnet. Kommunen har avdekket enkelte feil ved egen praksis, uten at det har ikke ført til endring. Det er derfor risiko for svikt i tjenesteytingen da kommunen ikke har tilstrekkelig styring med kvaliteten på tjenestene. Svikten kan få betydelige konsekvenser for den enkelte familie som ikke får oppfylt sine rettigheter etter lov om sosiale tjenester.

Nav har i epost 16.12.2022 bekreftet at de ikke noe å bemerke til faktagrunnlaget i rapporten.

1.     Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

Statsforvalteren har undersøkt og vurdert om kommunen ivaretar barns behov i saker om økonomisk stønad.

Statsforvalteren har undersøkt om:

1. Nav-kontoret foretar en tilstrekkelig kartlegging av barns behov ved søknad om økonomisk stønad.
2. Nav-kontoret foretar en forsvarlig vurdering og beslutning ved søknad om økonomisk stønad til barnefamilier.
3. Barnefamilier som mottar økonomisk stønad, får oppfølging ved behov.

Statsforvalterens tilsyn er gjennomført som en systemrevisjon. Det innebærer at Statsforvalteren har ført tilsyn med hvordan kommunen gjennom styring og ledelse oppfyller kravene til forsvarlige sosiale tjenester til familiene.

Brukerens meninger om og erfaringer med tjenestetilbudet i kommunen er viktig informasjon for tilsynsmyndighetene. Et utvalg brukere er derfor blitt intervjuet i dette tilsynet.

2.     Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosiale tjenester i Nav, etter sosialtjenesteloven § 9. Etter bestemmelsen kan det også føres tilsyn med kommunens internkontroll med plikter etter kapittel 4, jf. lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) § 25-1.

Sosialtjenesteloven slår fast at kommunen er forpliktet til å sørge for forsvarlige tjenester. Det følger av regelverket at kommunen skal sørge for at alle tjenester som ytes etter sosialtjenesteloven er forsvarlige, jf. § 4. Kravet til forsvarlighet er en rettslig standard hvor innholdet i vesentlig grad vil bli bestemt av normer utenfor selve loven og utvikles over tid med utgangspunkt i anerkjent faglig praksis, fagkunnskap fra utdannings- og forskningsinstitusjonene, faglige retningslinjer og generelle samfunnsetiske normer. Forsvarlighetskravet har et helhetlig utgangspunkt og innholdet må tolkes i sammenheng med de øvrige bestemmelsene i sosialtjenesteloven.

Krav til kartlegging

Nav-kontoret skal foreta en helhetlig kartlegging av familiens situasjon, hvor behovene til hvert enkelt familiemedlem må undersøkes. Målsettingen er å fange opp, avverge og avhjelpe vanskelige livssituasjoner for barn og unge som lever i utsatte familier. Nav-kontoret skal kartlegge familiens behov med tanke på at barna skal ha mulighet til å delta på de samme sosiale arenaene som jevnaldrende barn der de bor.

Kommunen har en plikt til å innhente tilstrekkelige opplysninger før vedtaket fattes, jf. forvaltningsloven § 17. Sosialtjenesteloven §§ 18 og 19 sammenholdt med § 1 danner utgangspunkt for hvilke opplysninger som er nødvendige for å avgjøre en søknad om økonomisk stønad.

Det kommer ikke alltid tydelig frem hva familien har behov for. En del av kartleggingen blir å avdekke behov for stønad og hvordan familien bør følges opp for å oppnå lovens formål. Særlig nye brukere av sosiale tjenester er ikke alltid klar over at det kan søkes om stønad til andre utgifter utover livsopphold, husleie og strøm

Hva som skal kartlegges vil avhenge av familiens situasjon og omfanget av hjelpebehovet. Opplysningene som innhentes kan være både muntlige og skriftlige. Muntlige opplysninger skal nedtegnes, jf. forvaltningsloven 11 d.

For førstegangssøkere vil det som hovedregel være behov for en grundig kartleggingssamtale. Ved løpende søknader er det viktig med jevnlige samtaler for at opplysningene blir oppdatert og eventuelle nye behov blir avdekket.

Brukermedvirkning skal være sentralt i kartleggingen, og tjenestetilbudet skal så langt som mulig utformes i samarbeid med familiene. Det er viktig at Nav-kontoret innhenter barnas synspunkter, direkte eller gjennom foreldrene. Det er opp til avtale mellom Nav-kontoret og familien om kartleggingssamtalene skjer på Nav-kontoret, ved hjemmebesøk eller på andre arenaer.

I samtale eller ved hjemmebesøk hvor det er språkutfordringer, er det viktig at Nav-kontoret bruker tolk slik at bruker får mulighet til å beskrive situasjonen. Manglende tolk kan medføre at Nav får uriktige eller mangelfulle opplysninger slik at kartleggingen ikke blir tilstrekkelig.

Krav til vurdering og beslutning

Etter at Nav-kontoret har foretatt en tilstrekkelig kartlegging, skal Nav-kontoret gjøre en vurdering og fatte en beslutning om hvorvidt økonomisk stønad skal innvilges og eventuelt hva som innvilges. Har ikke Nav-kontoret foretatt en tilstrekkelig kartlegging, er det fare for at det kan oppstå følgefeil når søknaden skal vurderes og det skal fattes en beslutning.

Nav-kontoret skal foreta en individuell vurdering, basert på opplysningene som har kommet frem i kartleggingen. Nav-kontoret må også synliggjøre hvordan barnets beste er vurdert ut fra situasjon og behov, og hvordan hensynet til barnet er vektet opp mot andre hensyn.

I vurderingen etter § 18 skal familiens faktiske inntekter og utgifter legges til grunn. Fra 1. september 2022 fikk sosialtjenesteloven § 18 et nytt tredje ledd, hvor det kommer frem at barnetrygd skal holdes utenfor beregningen av økonomisk stønad.

I vurderingen av hjelpebehovet skal Nav-kontoret legge til grunn familiens utgifter til et forsvarlig livsopphold. Det er ikke spesifisert i bestemmelsen hvilke utgifter som inngår i livsoppholdet, men formålsbestemmelsen og kravet om forsvarlig livsopphold gir anvisning om stønadsnivået.

Statlige og kommunale satser gir kun et utgangspunkt for vurdering av stønadsnivået. Nav-kontoret må alltid foreta en individuell vurdering, hvor det blant annet tas hensyn til hvert enkelt barn.

Dersom Nav-kontoret avslår etter § 18, skal det vurderes om stønad i særlige tilfeller kan innvilges etter § 19. I likhet med § 18 må det foretas en konkret vurdering.

Stønad i særlige tilfeller er ikke en pliktmessig ytelse, men kan innvilges etter en konkret og individuell vurdering for å fange opp ulike behov for økonomisk hjelp som ikke dekkes gjennom § 18.

Krav til oppfølging

Familier som mottar økonomisk stønad, vil i mange tilfeller ha behov for tett oppfølging for at lovens formål skal nås. Hensikten med oppfølgingen er å løse eksisterende sosiale problemer, og å forebygge at slike problemer oppstår. Oppfølgingen skal støtte opp under familienes mulighet til å bli selvhjulpen.

Kommunene har stor grad av frihet til å velge hvordan oppfølging av familier skal gjennomføres og organiseres. Det kommer frem av veilederen til § 17 at oppfølgingen kan omfatte alt fra enklere veiledning for å kunne håndtere hverdagen, til faglig kvalifiserte råd og familieoppfølging.

Ifølge rundskrivet skal Nav-kontoret gjennom motivasjons- og endringsarbeid styrke familiens mulighet til å mestre sin livssituasjon på ulike områder. Dette innebærer at Nav-kontoret skal tilby familien samtaler, og at samtaler er det viktigste elementet i oppfølgingen. Som utgangspunkt skal Nav-kontoret tilby oppfølgingssamtaler i alle saker hvor familier mottar økonomisk stønad.

Imidlertid kan det være faglige årsaker til at det ikke er gjennomført samtaler i enkelte saker. Hos familier som er nye på Nav-kontoret vil det naturlig nok være mindre aktuelt med oppfølgingssamtaler.

Nav-kontorets oppfølgingsansvar inneholder ikke mer enn det Nav-kontoret har ansvaret for etter sosialtjenesteloven, og gjelder ikke utføring av tjenester og oppgaver som ligger til andre instanser. Samtidig er forsvarlig oppfølging ofte betinget av at Nav-kontoret samarbeider med andre tjenester.

Nav-kontorene skal ivareta sin oppfølgingsplikt ved at de fatter vedtak om opplysning, råd og veiledning etter § 17. At en avgjørelse er et enkeltvedtak har betydning for hele søknadsprosessen;

fra informasjon, søknad og utredning, til avgjørelsens innhold og form og muligheten til å klage. Det kan enten fattes eget vedtak etter § 17, eller det kan fattes sammen med vedtak om økonomisk stønad.

Krav til styring og ledelse

Krav til ledelse, organisering og styring er viktige elementer i kommunens ansvar for å tilby og yte forsvarlige tjenester. God styring og ledelse bidrar til at brukerne får oppfylt sine rettigheter. Det kan derfor være stor risiko for svikt i tjenesteytingen hvis kommunen ikke har tilstrekkelig styring med kvaliteten på tjenestene. Svikten kan få store konsekvenser for den enkelte bruker.

I sosialtjenesteloven § 5 vises det til at kommunen skal ha internkontroll etter reglene i kommuneloven § 25-1. Styringssystemet skal tilpasses virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold, og ha det omfang som er nødvendig.

3.     Beskrivelse av faktagrunnlaget

Her gjøres det rede for hvordan virksomhetens aktuelle tjenester fungerer, inkludert virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for tjenestemottakerne blir overholdt.

Generelt om organiseringen

Lier kommune har om lag 27 000 innbyggere. Kommunens ledelse består av kommunedirektør og fem kommunalsjefer. Kommunalsjef for helse- omsorg og velferd har oppfølgingsansvar for Nav Lier.

Kommunalsjefens oppfølgingsansvar for Nav Lier gjelder kun den delen av Navs arbeid som omfatter kommunale tjenester. I praksis betyr dette at Nav-lederen i Lier rapporterer til kommunalsjefen om de sosiale tjenestene i Nav. Nav-leder tiltrådte i juni 2022.

Nav Lier er organisert i tre avdelinger. Dette er avdeling arbeid og inkludering, avdeling arbeid og SYFO og avdeling arbeid og ungdom. Avdeling arbeid og ungdom har fire veiledere som har ansvar for saksbehandling (både kartlegging og vurdering/beslutning) etter sosialtjenesteloven. Disse godkjenner vedtak for hverandre. En av disse er fagkoordinator med særlig ansvar for opplæring av nyansatte samt å holde seg oppdatert og orientere kollegaer om endringer i regelverk. Videre bistår fagkoordinator ved gjennomføring av internkontroll, ifølge rollebeskrivelse datert 1. september 2022.

Avdeling arbeid og inkludering har ansvar for oppfølging av arbeidssøkere. De som jobber med oppfølging, har blant annet ansvar for kartlegging av barns behov ved søknader om sosialhjelp. Her finner vi også familieteam med to ansatte. Familieteamet har kartleggingsansvar og oppfølgingsansvar for barnefamilier som de får henvist fra de andre avdelingene. Dette skal være familier som trenger ekstra tett oppfølging. KOSTRA-tall fra SSB viser at det i 2021 var 258 barn i familier som mottok sosialhjelp i Lier kommune.

Nav-kontorets planer og systemer

Nav-leder startet i jobben i juni 2022. Han har på tidspunktet for tilsynet hatt ett oppfølgingsmøte og to samtaler med kommunalsjef for helse- omsorg og velferd. Kommunen har vært i en omorganiseringsprosess, og det er nylig besluttet at Nav-kontoret fortsatt skal følges opp av kommunalsjef for helse- omsorg og velferd. Nav-leder rapporterer til kommunalsjef.

Nav-kontoret har et system for kvalitetsgjennomgang/stikkprøvekontroll. Dette er ikke benyttet siden april/mai i år. I kommunens egenrapportering kommer det frem at det ikke er foretatt en internkontroll på ivaretakelse av barneperspektivet enda.

Lier kommune gjennomførte en egenvurdering i september/oktober 2019. Det kom frem i denne egenvurderingen at det ikke foretas gode nok individuelle vurderinger av hver enkelt søkers bistandsbehov. Herunder også barnas bistandsbehov.

Det er gjennomført en risikovurdering den 22.02.2022. Her omtales blant annet mangelfull kartlegging og samhandling mellom ulike team på kontoret. Manglende kunnskap og evne til å gjenkjenne behov om tjenesten § 17, beskrives også som en risiko.

Kontoret har egen «rutine og grensesnitt ved søknader/henvendelser om oppfølging og Lov om sosiale tjenester», av 1 september 2022. Denne rutinen beskriver blant annet oppgavefordeling og grensesnitt mellom oppfølgingsteam og vedtaksteam. Det foreligger også rutine for godkjenning av vedtak, av 1 september 2022. Rutinen er en sjekkliste for godkjenning av vedtak.

Det skrives journalnotater i det statlige fagsystemet ARENA på sosialtjenesteområdet. Kommunikasjon med brukere knyttet til arbeidsrettet oppfølging føres i statlig fagsystem MODIA. Når det gjelder skriftlig dokumentasjon og saksbehandling til søknader om sosialhjelp, brukes det kommunale fagsystemet Velferd.

Ledelsen ved Nav-kontoret har besluttet å ikke benytte kommunens eget avvikssystem på de kommunale tjenestene i Nav. Det vises til statlig avvikssystem når det gjelder å melde faglige feil og mangler på sosialtjenesteområdet. Dette avvikssystemet er ikke egnet til å melde om faglige feil og mangler på sosialtjenesteområdet, da det først og fremst er ment for HMS-avvik. Det er ikke meldt avvik på sosiale tjenester i statlig avvikssystem.

Kartlegging

Statsforvalteren har i tilsynet gjennomgått 20 saksmapper i kommunens fagsystem Velferd for sosiale tjenester. Gjennomgangen tilsvarer om lag 100 vedtak knyttet til temaet for tilsynet, inkludert søknader og journalnotat/oppfølgingsnotat i ARENA. Vi har i all hovedsak sett på saker i perioden fra 01.11.21 til 01.11.22.

I 19 av 20 gjennomgåtte mapper, var barnas behov ikke tilstrekkelig kartlagt. Saksmappene viser manglende kartlegging av blant annet psykisk og fysisk helse, fritidsaktiviteter, utstyr, nettverk, sosiale og kulturelle forhold, bosituasjon og omsorgssituasjon. Informasjon i saksmappene begrenser seg i hovedsak til alder og antall barn. Barna er ikke konkret og individuelt beskrevet i sakene.

Gjennomgangen av mappene viste at kartleggingsinformasjonen var spredt i ulike notater uten en samlet oversikt. Det var derfor vanskelig å få oversikt over hva som var gjort og vurdert i kartlegging av barna.

Ansatte opplyste i intervjuene at kartlegging av barn i familier som mottar økonomisk stønad er fordelt på veiledere i vedtaksteam, oppfølgingsteam og familieteamet. Intervjuer viser at det er ulik oppfatning av hva som menes med kartlegging av søknader om økonomisk stønad. Begrepet kartlegging blir brukt litt ulikt og forstås av noen som kun dokumentasjonsinnhenting.

Intervju med ansatte viser at det er uklart hvem som har ansvar for å kartlegge barna, og hva som skal kartlegges. Intervju viser at det er ulik forståelse og kunnskap blant ansatte av hvilke krav sosialtjenesteloven stiller når det gjelder kartlegging av hvert enkelt barns behov. Dermed blir det personavhengig hva som kartlegges.

Nav-kontoret har 6 ulike kartleggingsskjema/verktøy som omfatter kartlegging av barns behov. I intervjuene kom det frem at bruken av disse er tilfeldig og usystematisk. Ansatte har ikke en omforent praksis i kartleggingen av barna. Intervju med ledelsen og ansatte bekrefter at kartleggingen ikke kommer godt nok frem i vedtakene. Intervjuer med ansatte bekrefter også mangelfull journalføring i sakene, og at kunnskap om brukerne ikke blir skriftliggjort.

Statsforvalteren intervjuet 7 brukere i forbindelse med tilsynet. 6 av 7 brukere oppga at Nav- kontoret ikke aktivt etterspør barnas behov i saker om økonomisk stønad. I brukerintervjuer kommer det eksempelvis frem misnøye med bosituasjonen. Brukere opplyser at Nav-kontoret ikke har kartlagt dette nærmere.

En bruker oppgir å bo i en 40 kvm bolig hvor 4 personer sover på samme rom. I et annet brukerintervju kommer det frem at foresatt med hjemmeboende ungdom over 18 år bor på hybel med ett soverom. Den foresatte sover på sofaen og opplyser i samtale at bosituasjonen oppleves svært utfordrende.

Nav-kontoret gjennomførte en kartlegging og risikovurdering den 22.02.2022. Her er mangelfull kartlegging og samhandling mellom veiledere vedtak og veiledere oppfølging nevnt som et risikoområde. Skille mellom «veiledning og saksbehandling» er også nevnt som en risiko.

Kontoret har ikke egne møter der veiledere i vedtaksteam og veiledere oppfølgingsteam drøfter felles saker. Sakene drøftes sporadisk med datoansvarlige. Noen ganger har veiledere i vedtaksteam og veiledere oppfølgingsteam felles samtaler med bruker. Mye kommunikasjon i sakene foregår ved at det sendes oppgave/melding i Gosys og Teams.

Vurdering og beslutning

Ingen av de gjennomgåtte mappene inneholdt en konkret og individuell vurdering av stønad til hvert enkelt barns behov. I saksbehandlingen er det ikke synliggjort hvordan barnets beste er vurdert ut fra situasjon og behov. I mange vedtak brukes standardtekster uten en konkret og individuell vurdering slik loven krever.

I mappene med mer enn 5 barn var det redusert stønad (i alle vedtak). Livsoppholdssatsen er i disse sakene redusert med 10 % uten at vi kan se at det foreligger en konkret og individuell begrunnelse, utover stordriftsfordeler familier med mange barn antas å ha. I mappene kommer det frem at det er søkt stønad til bestemte utgifter det ikke er tatt stilling til, utover informasjon i vedtaket om at utgiften inngår i livsoppholdet. Det er uklart om utgiften er innvilget eller avslått - eksempelvis søknad om støtte til klær, skoleutstyr, internett og regninger.

I gjennomgåtte saker der det er gitt avslag på stønad etter § 18, er det i hovedsak vist til bestemmelsen §19, uten en konkret individuell vurdering. Standardisert tekst i vedtaket om at «man etter Nav Liers vurdering ikke er i en slik livssituasjon at kravet i lovens § 19 «særlige tilfeller» er oppfylt», tilfredsstiller ikke lovens krav til konkrete og individuelle vurderinger.

En tilstrekkelig kartlegging er en forutsetning for en konkret og individuell vurdering. De fleste mappene manglet en tilstrekkelig kartlegging. Resultatet blir derfor i disse sakene også en følgefeil.

I intervjuer med veiledere på oppfølging kommer det frem at de har ansvar for å forklare innholdet i vedtakene for brukerne. Dette ansvaret beskrives også i rollebeskrivelsen på kontoret. Samtidig sa flere av veilederne at de har begrenset kunnskap om sosialtjenesteloven. Det kom også frem i samtalene at det kan være vanskelig å formidle og forstå utmålingen av stønad i vedtakene. I flere intervjuer ble det bekreftet at det ikke foretas en konkret individuell vurdering av hvert enkelt barns stønadsbehov. Det ble opplyst at stønaden hovedsakelig blir utmålt etter veiledende satser uten vurdering.

Flere brukere opplevde å ha for lite penger. Brukere hadde ikke kjennskap til hva det kunne søkes støtte til knyttet til barnas behov. Dette var for eksempel støtte til klær, fritidsaktiviteter og julegaver. Videre kom det frem at de ikke var klar over klagerett på vedtak.

Oppfølging

Nav-kontoret tilbyr oppfølging gjennom samtaler. Det kommer frem i intervju at det samarbeides med andre tjenester i enkeltsaker.

4.     Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag 

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

Kartlegging

Innhenting av relevante og nødvendige opplysninger er en forutsetning for å kunne gjøre riktige vurderinger i sakene, og utmåle økonomisk stønad konkret og individuelt. Nav-kontoret skal foreta en helhetlig kartlegging hvor behovene til hvert enkelt barn undersøkes. Nav-kontoret må i kartleggingen nedtegne sentrale opplysninger av betydning for brukerens sak uavhengig av hvilken kanal opplysningene er mottatt i. Saksbehandlingen må dokumenteres tilstrekkelig til at bruker, veileder, andre ansatte og ledere kan se hva som er gjort og vurdert i saken.

Statsforvalteren vurderer at Nav-kontoret ikke sikrer at sakene er tilstrekkelig opplyst og kartlagt før det fattes vedtak om økonomisk stønad. De gjennomgåtte mappene inneholder få eller ingen opplysninger om barnas situasjon. Vi vil spesielt fremheve at det mangler kartlegging av forhold knyttet til helse, bolig, etableringsfaser/flytting, omsorgssituasjon, sosialt nettverk, behov for utstyr og andre særlige behov barna måtte ha. Det er ikke alltid det kommer tydelig frem hva familien har behov for i en søknad, og kartleggingen må i slike tilfeller avdekke stønadsbehovene og hvordan familien bør følges opp for å oppnå lovens formål. Selv om Nav-kontoret har skriftlige rutiner for kartlegging, har mappegjennomgangen og intervjuene avdekket at det er en ulik og mangelfull praksis i kartleggingen. Dermed blir det personavhengig hva som kartlegges.

Vurdering og beslutning

Statsforvalteren anser at Nav-kontoret ikke vurderer barnas behov konkret og individuelt ved søknad om økonomisk stønad. Barnets beste er heller ikke vurdert opp mot andre hensyn. Fordi det i det fleste sakene heller ikke er gjort en tilstrekkelig kartlegging, blir dette en i stor grad en følgefeil.

En konkret og individuell vurdering av barnas behov forutsetter en tilstrekkelig kartlegging. Videre er det gjennom mappegjennomgangen og intervjuer avdekket at stønad i all hovedsak utmåles etter veiledende satser og med begrensninger i stønaden fra barn nr.5 uten en konkret og individuell vurdering. Selv om det i noen tilfeller innvilges ekstra stønad til eksempelvis fritidsaktiviteter, kompenserer ikke det for den reduserte livsoppholdsutmålingen som er ment å dekke andre utgifter.

Når Nav-kontoret viser til at det foretas konkrete individuelle vurderinger i saker der det er gitt avslag på stønad etter § 18, er det i hovedsak vist til bestemmelsen §19, uten en konkret individuell vurdering. Standardisert tekst i vedtaket om at «man etter Nav Liers vurdering ikke er i en slik livssituasjon at kravet i lovens § 19 «særlige tilfeller» er oppfylt», tilfredsstiller ikke lovens krav til konkrete og individuelle vurderinger. Når det ikke foretas konkrete individuelle vurderinger etter § 19, sikrer ikke Nav-kontoret at familier som trenger det mottar hjelp for å kunne overvinne eller tilpasse seg en vanskelig livssituasjon.

Oppfølging

Tilsynet har ikke funnet grunnlag for å konkludere med lovbrudd på dette området. Oppfølging handler eksempelvis om samtaler og samarbeid med andre tjenester. Når det gjelder kvaliteten og innholdet i oppfølgingen så ligger dette utenfor det tilsynet skulle undersøke. I intervjuer med ansatte kommer det frem at Nav-kontoret tilbyr oppfølging gjennom samtaler. Videre samarbeides det med andre tjenester i kommunen i enkeltsaker.

Statsforvalteren har likevel noen merknader på området:

I intervjuer kommer det frem at det er ulik forståelse av innholdet i § 17, utover tjenesten økonomisk rådgivning. Enkelte ansatte hadde ingen kunnskap om hva tjenesten opplysning, råd og veiledning etter § 17 handler om. I kontorets egen risikovurdering 22.02.2022, omtales manglende kunnskap og evne til å gjenkjenne behov om tjenesten § 17 som en risiko. I dette dokumentet kommer det også frem at tjenesten ikke blir gitt. Konsekvensen anses som alvorlig.

Styring og ledelse

Ansvaret for kartlegging av barn i familier som mottar økonomisk stønad er fordelt på ulike team. Det er uklart hvem som har ansvar for å kartlegge barna, og hva som skal kartlegges. Det er ingen møtearenaer der saker drøftes på tvers av teamene. Sakene drøftes sporadisk mellom datoansvarlige. Det er ikke gjennomført opplæring i hvilke krav sosialtjenesteloven stiller når det gjelder kartlegging av hvert enkelt barn. Mangel på opplæring i regelverk utgjør i seg selv en risiko for at brukere ikke får tilstrekkelig informasjon om rettigheter de kan ha, og som de kan søke om.

Nav-kontoret har egen rutine ved godkjenning av vedtak. Her er det lagt inn en liste med hva som skal sjekkes i vedtakene. Denne sjekklisten er datert 1 september 2022. I ett av punktene er det fremhevet at det skal foretas en individuell vurdering av eventuelle barns behov. Det skal også foretas en § 19 vurdering ved avslag på økonomisk stønad etter § 18. Det er fire veiledere som godkjenner vedtak for hverandre. Det foretas ikke systematisk gjennomganger av saksbehandlernes porteføljer fra avdelingsleder. Det er dermed ingen systematisk kontroll av disse vedtakene.

Nav-kontoret har ikke innført et avvikssystem på kommunale tjenester som vil kunne fange opp faglige feil og mangler. Det er dermed stor risiko for at faglig svikt ikke blir synlig i tjenesten.

Statsforvalteren vurderer derfor at kommunens styringstiltak ikke sikrer at barnas behov blir tilstrekkelig kartlagt, og at utmåling av stønad er konkret og individuelt begrunnet.

5.     Statsforvalterens konklusjon

Her presenterer vi konklusjonen av vår undersøkelse, basert på vurderingene i kapittel 4.

Statsforvalterens konklusjon:

1. Nav-kontoret foretar ikke en tilstrekkelig kartlegging av barns behov ved søknad om økonomisk stønad.
2. Nav-kontoret foretar ikke en forsvarlig vurdering og beslutning ved søknad om økonomisk stønad til barnefamilier.

Dette er lovbrudd på:

Sosialtjenestelovens §§ 4, 18, 19, 42 og 43, forvaltningslovens § 17, 24, 25 og 41 og kommunelovens § 25-1.

Kommunens styringstiltak sikrer ikke at barnas behov blir tilstrekkelig kartlagt, og at utmåling av stønad er konkret og individuelt begrunnet. Kommunen har delvis avdekket feil ved egen praksis, men det har ikke medført at praksisen er blitt endret. Det kan derfor være risiko for svikt i tjenesteytingen da kommunen ikke har tilstrekkelig styring med kvaliteten på tjenestene. Svikten kan følgelig få betydelige konsekvenser for den enkelte familie som ikke får oppfylt sine rettigheter etter lov om sosiale tjenester.

6. Oppfølging av påpekte lovbrudd

I dette kapittelet redegjør vi for hva Statsforvalteren forventer at kommunen skal gjøre i prosessen for å rette påpekte lovbrudd.

Vi ber kommunen utarbeide en plan med nødvendige tiltak for å rette lovbruddet, og sende den til Statsforvalteren innen 01.02.2023.

Planen skal inneholde følgende:

• Hvilke tiltak som skal gjennomføres
• Frister for iverksetting av tiltak - med hvem har ansvar for hva (navn)
• Frister for evaluering/justering av tiltakene (etter at tiltakene har virket en periode)
• Hvordan ledelsen vil følge med på og kontrollere at tiltakene blir iverksatt
• Hvordan ledelsen vil gjennomgå om tiltakene har virket som planlagt

Første dialogmøte med Statsforvalteren om oppfølgingen vil avholdes 17.02.2023, og ellers etter avtale med Nav-kontoret.

For å undersøke om tiltakene har resultert i forsvarlig praksis, vil kommunen bli bedt om å utføre en egenkontroll. I egenkontrollen skal kommunen gjennomgå saker ved å fylle ut et skjema med spørsmål. Tidspunkt for gjennomføring av egenkontrollen avtales i dialogmøte den 17.02.2023.

Statsforvalteren kan i tillegg utføre en stikkprøvekontroll dersom det er nødvendig.

Med hilsen

Mari Hagve
avdelingsdirektør

Magnhild Bell Pettersen
revisjonsled

Sosial- og barnevernavdelingen

 

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok. Varsel om tilsynet ble sendt 04.10.2022.

Forberedende møte med virksomheten ble gjennomført 10.11.2022.

Tilsynsbesøket ble gjennomført ved Nav Lier, og innledet med et kort informasjonsmøte 21.11.2022. Oppsummerende møte med gjennomgang av funn ble avholdt 28.11.2022.

En del dokumenter var tilsendt og gjennomgått på forhånd, mens andre dokumenter ble mottatt og gjennomgått i løpet av tilsynsbesøket.

Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

• Organisasjonskart – oversikt over kommunens og Nav-kontorets organisering med navn på ledere
• Oversikt over ansatte – med navn, ansvarsområde, stillingsprosent og avdeling
• Siste årsmelding for Nav-kontoret
• Partnerskapsavtale mellom kommunen og Nav fylke og referater fra møter i
• Siste virksomhetsplan for Nav-kontoret - Oversikt over møtestruktur i Nav-kontoret og kommunen hvor sosiale tjenester er tema - Risiko- og sårbarhetsanalyse/-vurderinger
• Delegasjonsvedtak – som viser hvem som har myndighet til å godkjenne vedtak
• Rutine og sjekkliste ved vedtaksgodkjenning og stikkprøvekontroll
• Oversikt over fagsystemene som brukes - Aktuelle prosedyrer/rutiner/retningslinjer og kartleggingsskjema knyttet til tema for tilsynet - Opplæringsplaner/utredning av kompetansebehov for alle ansatte ved Navkontoret som behandler søknader om økonomisk stønad
• Tiltak/prosedyrer som virksomheten bruker i sitt arbeid for evaluering og forbedring av
• Rutiner for avvikshåndtering
• Rutiner: nødhjelp, midlertidig bolig, økonomisk råd og veiledning, rutine grensesnitt ved søknader, klagesaksbehandling, godkjenning av vedtak
• Interne revisjonsrapporter/egenvurderinger knyttet til tilsynsområdet kartlegging og risikovurdering den 02.2022

Det ble valgt 20 mapper etter følgende kriterier:

• 5 saksmapper med vedtak fra nye familier
• 5 saksmapper med vedtak fra langtidsmottakere (mer enn seks )
• 4 saksmapper med vedtak fra familier med flere enn tre barn
• 3 saksmapper med vedtak som omhandler samvær
• 3 saksmapper med vedtak av akutt karakter

7 brukere ble intervjuet i forbindelse med tilsynet.

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.

Ikke publisert her

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten:

seniorrådgiver, Magnhild Budal Pettersen, Statsforvalteren i Oslo og Viken, revisjonsleder
seniorrådgiver, Henrik Lie Nymoen, Statsforvalteren i Oslo og Viken, revisor
seniorrådgiver, Kari Telstø, Statsforvalteren i Oslo og Viken, revisor
rådgiver, Lene Karlstad, Statsforvalteren i Oslo og Viken, observatør

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattende tilsynet

2022–23 Nav-kontorenes ansvar for å ivareta barns behov ved tildeling av sosiale tjenester

Søk etter tilsynsrapporter

Søk