Rapport fra tilsyn med Aline og Frydenberg familieavdeling 2023

Statsforvalteren i Oslo og Viken gjennomførte tilsyn med Aline og Frydenberg familieavdeling (heretter familieavdelingen) 09.03.2023. Vi undersøkte om familieavdelingen sørger for at familiers rett til medvirkning blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav slik at beboerne får trygge og gode tjenester.

Tilsynet ble gjennomført som en systemrevisjon og som del av årets planlagte tilsyn initiert av Statsforvalteren.

Statsforvalterens konklusjon:

Statsforvalteren har ikke funnet lovbrudd i tilsynet med Aline og Frydenberg familieavdeling. Tilsynet blir avsluttet etter denne endelige rapporten.

1. Tilsynets tema og omfang

Tilsynet ble gjennomført som systemrevisjon. Formålet med en systemrevisjon er å undersøke om senterets styringsaktiviteter er tilstrekkelige for å sikre at krav fastsatt i lov og forskrift overholdes. Ved en systemrevisjon tas stilling til her og nå- situasjonen. Samtidig tas stilling til om senteret sikrer forsvarlige tjenester også frem i tid. Ved gjennomføring av systemrevisjon undersøkes senterets styring i tillegg til et valgt tema. Tema for dette tilsynet var om senteret gjennom sin styring sikrer familiers rett til medvirkning under oppholdet på en forsvarlig måte.

Medvirkning er et overordnet begrep som brukes som en samlebetegnelse på ulike regler om foreldres rett til å ha personlig innflytelse ved gjennomføringen av tiltak.

Et opphold ved barne- og familieavdelingen er enten et utredningsopphold etter barnevernsloven § 2-3 første ledd jf. § 2-2 (med samtykke) eller etter § 2-3 andre ledd jf. § 2-2 (uten samtykke) eller et frivillig hjelpetiltak etter barnevernsloven § 3-4 andre ledd (frivillig) eller § 3-4 fjerde ledd (pålegg fra helse- og barnevernsnemnda.

Et opphold på senter for foreldre og barn er et inngripende tiltak. De fleste familier er på senteret frivillig, men mange av foreldrene er i en situasjon hvor de trolig ikke har en opplevelse av at de står helt fritt til å velge. Dette medfører at det må stilles store krav til senteret når det gjelder å legge til rette for at foreldre får medvirke i egen sak.

Statsforvalteren har undersøkt om familieavdelingen:

• Gir foreldrene tilstrekkelig informasjon ved inntak på avdelingen, herunder om foreldre blir informert om og forklart hva som skal skje under oppholdet, hensikten med oppholdet og mulige konklusjoner av
• Planlegger oppholdet sammen med foreldrene
• Sikrer at foreldre fortløpende mottar informasjon underveis i oppholdet, blant annet om de vurderinger og konklusjoner senteret gjør seg
• Gir foreldrene mulighet til å uttale seg ved inntak og kartlegging
• Ved inntak og kartlegging, tar tilstrekkelig hensyn til foreldrenes mening
• Gir informasjon til, og innhenter informasjon fra, andre instanser i samarbeid med foreldrene
• Behandler krav om innsyn fra foreldre

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med sentre for foreldre og barn etter barnevernsloven § 17-3 annet ledd. Tilsynsansvaret er nærmere regulert i forskrift om sentre for foreldre og barn kapittel 5 § 19. Statsforvalteren skal føre tilsyn med senter for foreldre og barn så ofte som forholdene tilsier det, og annethvert år.

Ved tilsynet foretar Statsforvalteren en lovlighetskontroll. I dette ligger en rett og plikt til å undersøke og bedømme om senteret driver i tråd med regelverket, samt en rett og plikt til å reagere ved lov- eller forskriftsbrudd (forskriftens § 25). Statsforvalteren skal påse at senteret har etablert tilfredsstillende internkontrollsystemer, og fører kontroll med sin egen virksomhet (forskriftens § 25).

Hjemmel for reaksjon ved lov- eller forskriftsbrudd finnes i forskriftens § 27. Her gis en oversikt over lovkravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

Barnevernsloven

• § 1-4 (krav til forsvarlighet)
• § 5-9 a rettigheter under opphold i senter for foreldre og barn)
• § 6-4 (innhenting av opplysninger)
• § 4-4 annet ledd

Barnevernsloven

• § 1-4 (krav til medvirkning)
• § 1-7 (krav til forsvarlighet)
• § 2-2 fjerde ledd jf. § 2-3 utredning i senter for foreldre og barn
• § 3-1 (frivillig hjelpetiltak)
• § 3-4 andre ledd (pålegg om hjelpetiltak)

Forvaltningsloven

• § 11 (veiledningsplikten)
• § 11 d (nedtegning av opplysninger)
• § 17 og 18 (rett til innsyn)

Forskrift om foreldre og barn

• § 17 (vern om personlig integritet)
• § 18 (medbestemmelse)
• § 14-16 (internkontroll §§ 10, 11 og 13 supplerer kravene til internkontroll).

Senteret skal ha internkontroll, det vil si systematiske tiltak som sikrer at senterets aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i, eller i medhold av barnevernloven.

3. Beskrivelse av faktagrunnlaget

3.1. Informasjon fra familieavdelingens dokumenter

Organisering av familieavdelingen og målgruppe

Familieavdelingen er organisert under Oslo kommune, Barne- og familieetaten, i avdeling «barneverntiltak akutt og korttid». Familieavdelingen består av avdelingsleder og assisterende avdelingsleder, og 25 faste ansatte. De ansatte er organisert i fire team bestående av teamleder, to miljøterapeuter og en psykolog fra BFE – ressurs- og psykologtjeneste, akutt og korttid. I tillegg til faste ansatte er det nattevakter, helgevakter og ekstravakter.

Familieavdelingen er godkjent for familier med barn i alderen 0-12 år. Etter lovendring i ny barnevernslov av 01.01.2023 har Barne- og familieetaten vurdert sin målgruppe og hvilke tiltak som skal tilbys fra familieavdelingen.

Det er besluttet at familieavdelingen tilbyr utredninger av familier med minst et barn under syv år, med samtykke fra foreldre. For tiltak pålagt av barneverns- og helsenemnda tilbys utredninger kun for barna i familien som er under syv år (jf. bvl. § 2-3, andre ledd).

Familieavdelingen tilbyr hjelpetiltak til familier med barn i alderen 0-12 år, med samtykke. For hjelpetiltak pålagt av barneverns- og helsenemnda tilbys hjelpetiltak kun for barna i familien som er under syv år (jf. bvl. § 3-4, andre ledd).

Familieavdelingen har plass til totalt åtte familier, og tilbyr også utredning og oppfølging av familier som bor hjemme.

Ansvar og organisering av utredning og hjelpetiltak

Arbeidet med utredning og hjelpetiltak er organisert i faste tverrfaglige team sammensatt av ansatte fra familieavdelingen og psykolog fra BFE – ressurs- og psykologtjeneste. Teamleder har overordnet ansvar og koordinerer oppgaver i teamet. Miljøterapeutene tilbringer mest tid sammen med familiene, og utfører mye av veiledningsarbeidet. Psykologen har hovedansvar for det psykologfaglige utredningsarbeidet og tilfører teamet kunnskap basert på psykologfaglig teori og metodikk.

Barneverntjenesten lager mandat i både utredning- og hjelpetiltakssaker. I utredninger der familieavdelingen er en del av barneverntjenenestens undersøkelse, lager avdelingen, familien og barneverntjenesten en plan for denne delen av undersøkelsen. Familier som får hjelpetiltak, har en tiltaksplan fra barneverntjenesten.

I familieavdelingens institusjonsplan beskrives metodene som brukes i utredninger og veiledning med familiene; miljøterapi, observasjoner, døgnklokkeregistrering, NBO, veiledningssamtaler, samtalerekke med eldre barn, andre strukturerte samtaler, care index, MIM, ADBB, NAS- registrering, ASQ og ASQ-SE, WMCI og COS.

Familieavdelingen jobber med å utarbeide og implementere nye rutiner og maler på bakgrunn av endringene i ny barnevernslov og Bufetats standardiserte forløp for senter for foreldre og barn.

Medvirkning i utredning og hjelpetiltak

I institusjonsplanen beskriver familieavdelingen hvordan den jobber med familiers medvirkning under oppholdet. Brukermedvirkning defineres som samarbeid med barnet og familien som muliggjør deltakelse og innflytelse, og ulike grader av medvirkning nevnes i planen.

Noen familier kommer på omvisning før de takker ja til plassen ved familieavdelingen. Før innflytting holder familieavdelingen og barneverntjenesten et henvisningsmøte, hvor det planlegges oppstartsmøte med familien.

I oppstartsmøtet får familien informasjon, og det avtales å lage oppholdsplan. Teamleder er ansvarlig for at planen lages. I familieavdelingens institusjonsplan står en liste over viktig informasjon oppholdsplanen skal inneholde. Foreldrene og barn, i den grad det er mulig, skal medvirke i utarbeidelse av planen.

Planen evalueres minimum ukentlig sammen med familiene, dette gjøres ofte i ukesoppsummeringene. Arbeidet i familien så langt oppsummeres, og familiene kan komme med innspill, tilbakemeldinger og ønsker.

I tillegg til oppholdsplanen lages det en ukeplan til hver familie, med oversikt over veiledningstema for aktuell uke og oversikt over alle avtaler familien har.

Familiene får informasjon om familieavdelingen og om metoder som benyttes i inntaksmøte og skriftlig i et informasjonshefte. Familieavdelingen formidler informasjon gjennom hele oppholdet, i det daglige samarbeidet og ved faste møter med familiene. Foreldrene oppfordres til å gi tilbakemeldinger om egne ønsker.

Avhengig av og tilpasset barnets alder skal familieavdelingen høre alle barna i forhold til deres ønsker og behov, om dette formidles nonverbalt med de minste barna eller i egne samtalerekker med barn som kan formidle seg verbalt. Barna skal få tilpasset informasjon, deres mening skal utforskes og tas med i arbeidet.

Familieavdelingen avholder jevnlige husmøter for beboerne, der det legges til rette for at foreldrene kan delta i utforming av senterets dagligliv.

Etter at utredningsrapporten er ferdig, får foreldrene tilbud om et tilbakemeldingsmøte med avdelingsleder.

Opplæring, kompetanse og veiledning

Nyansatte får en fadder som er en erfaren ansatt, og som følger avdelingens system for opplæring av nyansatte. Jevnlig gjennomføres det kompetansekartlegging av alle ansatte. I familieavdelingens kompetanseoversikt beskrives hvilken kompetanse alle ansatte skal ha, samt hvilke faglige metoder på avdelingen det til enhver tid skal være ansatte som har kompetanse i.

Så langt det er mulig og innenfor avdelingens rammer legges det til rette for at de ansatte får muligheter til å utvikle seg innen relevante fagområder. Familieavdelingen har en opplæringsplan for 2023 som beskriver plan for opplæring og kompetanseheving innenfor interne og eksterne områder.

Ved krevende saker, situasjoner og debrifing tilbys de ansatte individuelle samtaler med avdelingsleder, assisterende avdelingsleder eller psykolog ved behov.

Internkontroll

Familieavdelingen har faste møter med de ansatte som: overlapp mellom vaktskifte, evaluering av vakt, avdelingsmøter og teammøter. Innholdet i møtene er beskrevet i institusjonsplanen.

Teamlederne og miljøterapeutene i 100 % stillinger har fast ekstern veiledning, ca. hver fjerde uke.

Familieavdelingen følger BFE’s fullmakts- og ansvarsfordeling på HR, økonomi- og administrasjonsområdet for avdelinger, seksjoner og tjenestesteder.

Fra og med 2023 skal familieavdelingen prøve ut evalueringsmøter med barneverntjenesten tre måneder etter at et opphold er ferdig for å undersøke nytteverdien av avdelingens arbeid i familiene i barneverntjenestens videre arbeid.

I dokumentet «internkontroll 2022» har avdelingen blant annet beskrevet mål for forbedring i avdelingen for 2023, og hvilke tilbakemeldinger de har fått fra foreldre gjennom avslutningssamtalen med avdelingsleder.

Rutiner

Avdelingen sendte i forkant av tilsynet inn rutiner, maler og sjekklister som var relevante for tilsynstema. Sjekklisten «utredningsopphold» inneholder de treffpunkt og aktiviteter som er beskrevet gjennom avdelingens øvrige dokumenter. Videre har avdelingen en mal for «oversikt over utredningsaktiviteter», mal for oppholdsplan, mal for innhold av døgnrapport, mal for halvtidsevaluering og beskrivelse av «alinemodellen» og samtaler med barn.

3.2. Informasjon fra intervjuer med ansatte

De ansatte fortalte at familiene som kommer til avdelingen er ulike og starten på oppholdet kan være ulikt. For å nevne noen eksempler kan familier komme fra sykehuset etter fødsel, andre kan bli gjenforent etter en akuttplassering. Dette kan påvirke hvor mye informasjon foreldrene får før de flytter inn, og også hvor mye informasjon de er i stand til å motta på dette tidspunktet. De ansatte nevnte at standardisert forløp muligens kan bidra til at informasjon før innflytting blir mer likt for familiene.

For barna varierer det hvordan informasjon de har fått før oppholdet. Det er barneverntjenestens ansvar å formidle formålet med oppholdet til barna, og avdelingen undersøker dette når de har flyttet inn. Med de litt eldre barna som kan nyttiggjøre seg av samtaler, har de rutine for fast samtalerekke under oppholdet. Med de yngste barna er de ansatte opptatt av å tolke deres kroppsspråk og signaler, samt tilrettelegge for sanseinntrykk og aktiviteter for at de skal være trygge.

Uavhengig av informasjon i forkant er det de ansattes opplevelse at familiene har behov for å få informasjon gjentatt gjennom hele oppholdet, også at informasjonen deles opp så det ikke blir for mye på en gang. Dette må tilpasses den enkelte familie.

Avdelingen lager ukeplaner sammen med familiene, her skal alle utredningsaktiviteter og andre aktiviteter på avdelingen stå, samt avtaler familiene har ellers. De ansatte undersøker hvilken erfaring foreldre har med veiledning fra tidligere, og hvordan tilrettelegging som kreves for den enkelte familie.

Avdelingen jobber nå med å endre praksis og rutiner ut fra standardisert forløp, og skal begynne å utarbeide handlingsplan i alle saker. Denne skal ta utgangspunkt i mandat og vedtak, og foreldrene skal være involvert i og opplyst om planen. I intervjuene fremsto det p.t. som at ukeplanen var planverktøyet avdelingen og foreldrene samarbeidet om, at det ikke ble utarbeidet oppholdsplan, som beskrevet i styringsdokumentasjon og rutiner. Som et arbeidsverktøy i utredningen bruker de ansatte en sjekkliste, denne er for å holde oversikt og sikre fremdrift.

Ukesoppsummeringen forklares som et viktig møte for at avdelingen gir tilbakemelding om hva de vurderer så langt, foreldrene kommer med sine synspunkt om hvordan veiledningen oppleves og andre forhold. Dette begrenses ikke til ukesoppsummeringen, men det er rom for å ha samtaler om dette underveis. Foreldrene får informasjon om at de har innsyn i døgnrapporter, men de ansatte tenker at dette kan gjøres mer systematisk. Det er ulikt om foreldrene benytter seg av det. Foreldrene kan ha med seg støttepersoner i samtaler med barneverntjenesten, avdelingen opplyser om dette, men tenker at det kan gjøres mer systematisk.

Foreldrene er med i evalueringsmøter og i møter med barneverntjenesten. De ansatte forteller at det er viktig å forberede foreldrene godt til møtene med barneverntjenesten.

De ansatte forteller at det er ulikt om foreldrene leser rapporten fra utredningen, og at de kan tilby dette mer systematisk til familiene. I etterkant av oppholdet tilbyr avdelingsleder foreldrene en samtale for at de kan gi tilbakemeldinger om oppholdet.

Når det gjelder avdelingens internkontroll, fortalte de ansatte at ledelsen har oversikt over de ansattes kompetanse, og hvilken kompetanse som eventuelt mangler. De ansatte får jevnlig ekstern veiledning og ledelsen følger opp de ansatte dersom det skjer dramatiske hendelser ved avdelingen. I de faste møtene med ledelsen er det rom for å ta opp uønskede hendelser og avvik. Noen formidlet at de ikke tror alle vet hvordan avvik skal meldes, andre sa at det hadde vært tema i avdelingen. Flere sa at de tror terskel for å melde avvik er for høy.

I intervju med avdelingsleder bekrefter hun at avdelingen nå var i et arbeid med å lage planer for utrednings- og veiledningsopphold som var tilpasset standardisert forløp. Statsforvalteren fikk opplyst hvilke faste interne møter avdelingen har.

Avdelingsledelsen holder oversikt over kvaliteten i arbeidet og sårbare områder ved å gjennomføre stikkprøvekontroller, tematisere det på avdelingsmøter, ta ut statistikk i fagsystemet Birk og lese alle rapportene som går ut. Videre bruker de tilbakemeldingene fra foreldre og barneverntjenestene i forbedringsarbeidet. Avdelingsleder mener at avvikssystemet er for lite brukt, og at ikke alle de ansatte har god nok kjennskap til det selv om det har vært informasjonsmøter om tema. Det meldes få avvik, og avdelingsleder oppfordrer de ansatte til å melde.

3.3. Informasjon fra intervjuer med beboere

Statsforvalteren hadde samtale med to beboere ved tilsynet. De fortalte at før innflytting fikk de informasjon om hvordan det var ved avdelingen. Den ene hadde vært der på besøk før innflytting. Beboerne fortalte at det var vanskelig å få med seg alt i denne fasen, samt at noe hadde barneverntjenesten ansvar for å informere om og ikke avdelingen. De opplevde å få god og tilstrekkelig informasjon gjennom oppholdet, og at de ansatte er fleksible og tilpasser seg familiens behov. Beboerne opplevde at de ansatte er opptatt av deres meninger og innspill.

3.4. Informasjon fra saksdokumenter

Statsforvalteren gikk gjennom saksdokumentene til de seks siste inntakene ved avdelingen. Vi ba avdelingen sende søknad, vedtak, mandat, tiltaksplan, handlingsplan og utredningsrapport i sakene. Det meste av dokumentasjonen forelå, men det manglet oppholdsplaner i sakene. Alle sakene hadde ukeplaner.

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

Statsforvalteren vurderer at familieavdelingen har styringsdokumenter og rutiner som beskriver hvordan familiers medvirkning skal inkluderes i arbeidet som gjøres i utrednings- og veiledningsopphold. Ved tilsynet fikk vi informasjon om at avdelingen jobber med å redigere rutiner og prosedyrer for å imøtekomme standardisert forløp og lovendring. Vi fant at det var noe mangelfulle rutiner for systematisk utarbeidelse av planer og hvordan bruke planene gjennom tiden på avdelingen. På grunn av dette støtter vi også avdelingens arbeid med redigering av rutiner.

Vi vurderer at avdelingen gir familier god og tilstrekkelig informasjon gjennom de ulike fasene ved oppholdet. Avdelingen er opptatt av å være fleksible og tilrettelegge for medvirkning tilpasset de ulike familiene. Videre har avdelingen et godt system for å ivareta barns medvirkning, også de yngste barna. De ansatte legger til rette for at foreldre og eventuelt barn skal få ytre sine meninger og så langt det er mulig hensyntas deres ønsker. Vi vurderer at avdelingen bruker tilbakemeldingen de får fra foreldrene i sitt arbeid med å forbedre praksis.

Statsforvalteren vurderer at avdelingen legger til rette for at foreldre får innsyn i dokumenter som omhandler dem, og at de behandler innkomne krav om innsyn.

Gjennom saksgjennomgang fant vi at det manglet oppholdsplaner i sakene, og i intervjuene bekreftet de ansatte at dette ikke forelå i alle saker. I Helsetilsynets veileder 8/2012 «Veileder for tilsyn med sentre for foreldre og barn» står det at det skal utarbeides en handlingsplan for hver familie, med konkrete mål for oppholdet, ansvarsfordeling, evalueringstidspunkt og hvilken oppfølging familien har behov for å nå målene. Videre skal det ved behov utarbeides detaljerte døgnplaner og ukeplaner. Avdelingen beskriver i dokumentene og i intervjuene at det er et pågående arbeid med å implementere dette i sakene som ledd i standardisert forløp, og Statsforvalteren forutsetter at arbeidet med implementering skjer så raskt som mulig.

Statsforvalteren vurderer at avdelingen har et system for internkontroll som sikrer at den identifiserer risiko- og forbedringsområder og setter i gang tiltak for å forbedre praksis. Ledelsen ved avdelingen har oversikt over og planer for kompetanseheving, og et system for opplæring og veiledning av de ansatte. Videre har avdelingen et avvikssystem, som de ansatte oppfordres til å bruke i større grad enn det som gjøres i dag.

5. Statsforvalterens konklusjon

Statsforvalteren har ikke funnet lovbrudd i tilsynet med Aline og Frydenberg familieavdeling. Tilsynet blir avsluttet etter denne endelige rapporten.

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok.

Varsel om tilsynet ble sendt 07.12.2022 med frist for innsendt dokumentasjon 07.02.2023. Åpningsmøtet, tilsynsbesøket, samt sluttmøte ble gjennomført 09.03.2023.

Dokumentene var tilsendt og gjennomgått på forhånd.

Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

• Institusjonsplan
• Velkommen til Aline og Frydenberg familieavdeling (informasjonsperm)
• Miljøterapi på Aline og Frydenberg familieavdeling
• Metodeoversikt
• Internkontroll 2022
• Fullmaktsmatrise 2022
• Rutiner
• Oversikt over ansatte med kompetanse
• Aline og Frydenberg opplæringsplan 2023
• Saksdokumenter fra de seks siste familiene ved avdelingen

Fra senteret var følgende ansatte til stede ved tilsynet:

• Hannah Høirem
• Arnhild Myklebust
• Jannicke Christensen
• Marit Cirotzki
• Kristine Berbom

Fra Statsforvalteren i Oslo og Viken deltok:

• Jonas Frislid Jarfonn
• Ragne Marie Mostad