Rapport fra tilsyn med kommunen sitt ansvar for å ivareta barns behov når familien søker økonomisk stønad i Nav Hallingdal 2023

Statsforvalteren gjennomførte tilsyn med Nav Hallingdal og besøkte i den forbindelse Nav Hallingdal fra 08.05.2023 til 10.05.2023. Vi undersøkte om kommunen sørger for at Nav sin behandling av søknader om økonomisk stønad til barn etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (sosialtjenesteloven) blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav slik at barna får trygge og gode tjenester.

Tilsynet ble gjennomført som del av et landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Statsforvalterens konklusjon:

1. Nav Hallingdal foretar ikke en tilstrekkelig kartlegging av barns behov ved søknad om økonomisk stønad
2. Nav Hallingdal foretar ikke en konkret og individuell vurdering og beslutning ved søknad om økonomisk stønad til familier

Dette er lovbrudd på:

Sosialtjenesteloven §§ 4, 18, 19, 42 og 43, forvaltningsloven §§ 17, 24 og 25 og kommuneloven § 25-1.

Statsforvalteren finner ikke grunnlag for å konkludere med lovbrudd på om familier i Hallingdal som mottar økonomisk stønad får oppfølging ved behov.

Ut fra informasjonen som kommer frem i tilsynet sikrer ikke kommunens styringstiltak at barnas behov blir tilstrekkelig kartlagt, og at utmåling av stønad er konkret og individuelt begrunnet. Det kan derfor være risiko for svikt i tjenesteytingen da kommunen ikke har tilstrekkelig styring med kvaliteten på tjenestene. Svikten kan følgelig få betydelige konsekvenser for den enkelte familie som ikke får oppfylt sine rettigheter etter lov om sosiale tjenester. Dette kan medføre en risiko for at barnas livssituasjon og levestandard blir forverret.

Statsforvalteren mottok kommunens kommentarer til faktagrunnlaget innen avtalt frist. Statsforvalteren har kommentert tilbakemeldinger i rapporten, se kapittel 3 og 4.

1. Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

Statsforvalteren har undersøkt og vurdert om kommunen ivaretar barns behov i saker om økonomisk stønad.

Statsforvalteren har undersøkt om:

1. Nav foretar en tilstrekkelig kartlegging av barns behov ved søknad om økonomisk stønad.
2. Nav foretar en forsvarlig vurdering og beslutning ved søknad om økonomisk stønad til barnefamilier.
3. Barnefamilier i Hallingdal som mottar økonomisk stønad, får oppfølging ved behov.

Statsforvalterens tilsyn er gjennomført som en systemrevisjon. Det innebærer at Statsforvalteren har ført tilsyn med hvordan kommunen gjennom styring og ledelse oppfyller kravene til forsvarlige sosiale tjenester til familiene.

Brukerens meninger om og erfaringer med tjenestetilbudet i kommunen er viktig informasjon for tilsynsmyndighetene. Et utvalg brukere er derfor blitt intervjuet i dette tilsynet.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosiale tjenester i Nav, etter sosialtjenesteloven § 9. Etter bestemmelsen kan det også føres tilsyn med kommunens internkontroll med plikter etter kapittel 4, jf. lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) § 25-1.

Sosialtjenesteloven slår fast at kommunen er forpliktet til å sørge for forsvarlige tjenester. Det følger av regelverket at kommunen skal sørge for at alle tjenester som ytes etter sosialtjenesteloven er forsvarlige, jf. § 4. Kravet til forsvarlighet er en rettslig standard hvor innholdet i vesentlig grad vil bli bestemt av normer utenfor selve loven og utvikles over tid med utgangspunkt i anerkjent faglig praksis, fagkunnskap fra utdannings- og forskningsinstitusjonene, faglige retningslinjer og generelle samfunnsetiske normer. Forsvarlighetskravet har et helhetlig utgangspunkt og innholdet må tolkes i sammenheng med de øvrige bestemmelsene i sosialtjenesteloven.

Krav til kartlegging

Nav skal foreta en helhetlig kartlegging av familiens situasjon, hvor behovene til hvert enkelt familiemedlem må undersøkes. Målsettingen er å fange opp, avverge og avhjelpe vanskelige livssituasjoner for barn og unge som lever i utsatte familier. Nav skal kartlegge familiens behov med tanke på at barna skal ha mulighet til å delta på de samme sosiale arenaene som jevnaldrende barn der de bor.

Kommunen har en plikt til å innhente tilstrekkelige opplysninger før vedtaket fattes, jf. forvaltningsloven § 17. Sosialtjenesteloven §§ 18 og 19 sammenholdt med § 1 danner utgangspunkt for hvilke opplysninger som er nødvendige for å avgjøre en søknad om økonomisk stønad.

Det kommer ikke alltid tydelig frem hva familien har behov for. En del av kartleggingen blir å avdekke behov for stønad og hvordan familien bør følges opp for å oppnå lovens formål. Særlig nye brukere av sosiale tjenester er ikke alltid klar over at det kan søkes om stønad til andre utgifter utover livsopphold, husleie og strøm.

Hva som skal kartlegges vil avhenge av familiens situasjon og omfanget av hjelpebehovet. Opplysningene som innhentes kan være både muntlige og skriftlige. Muntlige opplysninger skal nedtegnes, jf. forvaltningsloven 11 d.

For førstegangssøkere vil det som hovedregel være behov for en grundig kartleggingssamtale. Ved løpende søknader er det viktig med jevnlige samtaler for at opplysningene blir oppdatert og eventuelle nye behov blir avdekket.

Brukermedvirkning skal være sentralt i kartleggingen, og tjenestetilbudet skal så langt som mulig utformes i samarbeid med familiene. Det er viktig at Nav innhenter barnas synspunkter, direkte eller gjennom foreldrene. Det er opp til avtale mellom Nav og familien om kartleggingssamtalene skjer på Nav-kontoret, ved hjemmebesøk eller på andre arenaer.

I samtale eller ved hjemmebesøk hvor det er språkutfordringer, er det viktig at Nav bruker tolk slik at bruker får mulighet til å beskrive situasjonen. Manglende tolk kan medføre at Nav får uriktige eller mangelfulle opplysninger slik at kartleggingen ikke blir tilstrekkelig.

Krav til vurdering og beslutning

Etter at Nav har foretatt en tilstrekkelig kartlegging, skal Nav gjøre en vurdering og fatte en beslutning om hvorvidt økonomisk stønad skal innvilges og eventuelt hva som innvilges. Har ikke Nav-kontoret foretatt en tilstrekkelig kartlegging, er det fare for at det kan oppstå følgefeil når søknaden skal vurderes og det skal fattes en beslutning.

Nav skal foreta en individuell vurdering, basert på opplysningene som har kommet frem i kartleggingen. Nav må også synliggjøre hvordan barnets beste er vurdert ut fra situasjon og behov, og hvordan hensynet til barnet er vektet opp mot andre hensyn.

I vurderingen etter § 18 skal familiens faktiske inntekter og utgifter legges til grunn. Fra 1. september 2022 fikk sosialtjenesteloven § 18 et nytt tredje ledd, hvor det kommer frem at barnetrygd skal holdes utenfor beregningen av økonomisk stønad.

I vurderingen av hjelpebehovet skal Nav legge til grunn familiens utgifter til et forsvarlig livsopphold. Det er ikke spesifisert i bestemmelsen hvilke utgifter som inngår i livsoppholdet, men formålsbestemmelsen og kravet om forsvarlig livsopphold gir anvisning om stønadsnivået.

Statlige og kommunale satser gir kun et utgangspunkt for vurdering av stønadsnivået. Nav må alltid foreta en individuell vurdering, hvor det blant annet tas hensyn til hvert enkelt barn.

Dersom Nav avslår etter § 18, skal det vurderes om stønad i særlige tilfeller kan innvilges etter § 19. I likhet med § 18 må det foretas en konkret vurdering.

Stønad i særlige tilfeller er ikke en pliktmessig ytelse, men kan innvilges etter en konkret og individuell vurdering for å fange opp ulike behov for økonomisk hjelp som ikke dekkes gjennom § 18.

Krav til oppfølging

Familier som mottar økonomisk stønad, vil i mange tilfeller ha behov for tett oppfølging for at lovens formål skal nås. Hensikten med oppfølgingen er å løse eksisterende sosiale problemer, og å forebygge at slike problemer oppstår. Oppfølgingen skal støtte opp under familienes mulighet til å bli selvhjulpen.

Kommunene har stor grad av frihet til å velge hvordan oppfølging av familier i Hallingdal skal gjennomføres og organiseres. Det kommer frem av veilederen til § 17 at oppfølgingen kan omfatte alt fra enklere veiledning for å kunne håndtere hverdagen, til faglig kvalifiserte råd og familieoppfølging.

Ifølge rundskrivet skal Nav gjennom motivasjons- og endringsarbeid styrke familiens mulighet til å mestre sin livssituasjon på ulike områder. Dette innebærer at Nav skal tilby familien samtaler, og at samtaler er det viktigste elementet i oppfølgingen. Som utgangspunkt skal Nav tilby oppfølgingssamtaler i alle saker hvor familier i Hallingdal mottar økonomisk stønad. Imidlertid kan det være faglige årsaker til at det ikke er gjennomført samtaler i enkelte saker. Hos familier i Hallingdal som er nye på Nav vil det naturlig nok være mindre aktuelt med oppfølgingssamtaler.

Nav sitt oppfølgingsansvar inneholder ikke mer enn det Nav har ansvaret for etter sosialtjenesteloven, og gjelder ikke utføring av tjenester og oppgaver som ligger til andre instanser. Samtidig er forsvarlig oppfølging ofte betinget av at Nav samarbeider med andre tjenester.

Nav skal ivareta sin oppfølgingsplikt ved at de fatter vedtak om opplysning, råd og veiledning etter § 17. At en avgjørelse er et enkeltvedtak har betydning for hele søknadsprosessen; fra informasjon, søknad og utredning, til avgjørelsens innhold og form og muligheten til å klage. Det kan enten fattes eget vedtak etter § 17, eller det kan fattes sammen med vedtak om økonomisk stønad.

Krav til styring og ledelse

Krav til ledelse, organisering og styring er viktige elementer i kommunens ansvar for å tilby og yte forsvarlige tjenester. God styring og ledelse bidrar til at brukerne får oppfylt sine rettigheter. Det kan derfor være stor risiko for svikt i tjenesteytingen hvis kommunen ikke har tilstrekkelig styring med kvaliteten på tjenestene. Svikten kan få store konsekvenser for den enkelte bruker.

I sosialtjenesteloven § 5 vises det til at kommunen skal ha internkontroll etter reglene i kommuneloven § 25-1. Styringssystemet skal tilpasses virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold, og ha det omfang som er nødvendig.

3. Beskrivelse av faktagrunnlaget

Her gjøres det rede for hvordan virksomhetens aktuelle tjenester fungerer, inkludert virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for tjenestemottakerne blir overholdt.

Generelt om organiseringen

Hallingdal med sine 6 kommuner (Flå, Nesbyen, Gol, Hemsedal, Ål og Hol) har om lag 21 100 innbyggere i 2023.

Det er inngått samarbeidsavtale mellom Flå kommune, Nesbyen kommune, Gol kommune, Hemsedal kommune, Ål kommune og Hol kommune om drift av regionalt Nav-kontor (Nav Hallingdal). Gol kommune er vertskommune og de andre kommunene samarbeidskommuner.

Gol kommune ved kommunedirektør har fått delegert all myndighet til utøvelse av sosialtjenesteloven. Styring av oppgaver knyttet til organisering, økonomi, og tjenesteutvikling av de kommunale tjenestene er delegert til styringsgruppe som besår av helse og omsorgsledere i de enkelte kommunene og kommunedirektør i Gol. Styringsgruppen har møte to ganger i året.

Nav-leder rapporter direkte til kommunedirektør i Gol. Kommunedirektør har oppfølgingsansvar for Nav Hallingdal.

Nav Hallingdal er fra 22.05.2023 organisert i to avdelinger. Dette er avdeling arbeid og mestring og avdeling arbeid og velferd. Sosiale tjenester ligger i avdeling arbeid og velferd. Kontoret jobber etter en generalistmodell der veiledere har ansvar for å kartlegge, utrede, vurdere og beslutte sakene på sosialtjenesteområdet.

KOSTRA-tall fra SSB viser at det i 2022 var 204 barn i familier i Hallingdal som mottok sosialhjelp.

Nav-kontorets planer og systemer

Nav Hallingdal har utarbeidet en rutinehåndbok for behandling av søknader etter sosialtjenesteloven. Rutinehåndboken inneholder beskrivelse av kvalitetssikring av vedtak der avdelingsleder skal godkjenne og kvalitetssikre alle vedtak. I avdelingsleders fravær er det Nav-leder som godkjenner vedtak. Unntak er vedtak om nødhjelp og økonomisk råd og veiledning. Disse vedtakene kvalitetssikres ved at avdelingsleder foretar månedlige stikkprøver.

Rutinehåndboken beskriver også de ulike prosessene i saksbehandlingen, fra kartlegging til beslutning. Rutinehåndboken er videre et oppslagsverk som viser hvordan lovverket skal tolkes.

Det skrives journalnotater, vurderinger og vedtak i det kommunale fagsystemet Socio på sosialtjenesteområdet. Kommunikasjon med brukere knyttet til arbeidsrettet oppfølging journalføres i det statlig fagsystem MODIA.

Nav benytter det statlig avvikssystem (ASYS) når det gjelder å melde faglige feil og mangler på sosialtjenesteområdet. Dette avvikssystemet er hovedsakelig ment for HMS-avvik. Det er ikke registrert avvik på sosiale tjenester i ASYS.

Gol kommune har også et avvikssystem som heter Risk Manager. Dette kan benyttes av Nav til å melde faglige mangler på sosiale tjenester. Risk Manager er ikke kjent hos ansatte i Nav. Det er ikke registrert avvik på sosiale tjenester i dette systemet.

Kartlegging

Statsforvalteren har i tilsynet gjennomgått 20 saksmapper i kommunens fagsystem Socio for sosiale tjenester. Tilsynet har også sett på dokumentasjon og informasjon i det statlige fagsystemet Modia. Mappegjennomgangen tilsvarer om lag 80 vedtak knyttet til temaet for tilsynet, inkludert søknader og journalnotat. Vi har i all hovedsak sett på saker i perioden fra 01.05.2022 til 01.05.2023.

I 17 av 20 gjennomgåtte mapper, er barnas behov ikke tilstrekkelig kartlagt. Kartleggingsinformasjon i saksmappene begrenser seg i hovedsak til alder og antall barn. Mappene viser noe bruk av samtaler, men kartlegging av barnas behov for økonomisk stønad kommer i liten grad frem av journalnotat. I to av mappene er det ingen kartlegging av barnas behov ved nødhjelpssøknader. I noen vedtak er det opplysninger om sfo, barnehage, fritidsaktivitet/utstyr der det er søkt spesielt om dette. Utover dette er ikke barnas behov konkret og individuelt beskrevet i sakene.

Nav har ett kartleggingsskjema med spørsmål om barnas behov. I intervjuene kom det frem at det ikke er en felles praksis for bruk av skjemaet.  Ansatte opplyste at det er rutine på at alle nye brukere skal ha en kartleggingssamtale, men at i mange saker har dette likevel ikke blitt gjennomført. Enkelte ansatte sa at de er tilbakeholdne med å spørre om barna hvis ikke foreldrene selv tar initiativ til dette. Ledelsen og ansatte opplyste i intervju at de ikke har kapasitet til å kartlegge sakene, og at dette i stor grad skyldes bosetting av flyktninger fra Ukraina. I den grad det kartlegges kan informasjonen stå både i journal og vedtak. Ansatte opplyste videre at de i mange tilfeller vet mer om brukernes behov enn det som kommer frem i fagsystemene.

Statsforvalteren intervjuet 8 brukere i forbindelse med tilsynet. 7 av 8 brukere oppga at Nav ikke aktivt etterspør barnas behov i saker om økonomisk stønad. En bruker opplyste at det i forbindelse med økonomisk rådgivning er blitt spurt om aktiviteter til barna.

Kontoret har en rutinehåndbok for behandling av søknader etter sosialtjenesteloven, som nevnt ovenfor. Rutinehåndboken har eget punkt som handler om kartlegging av barnas livssituasjon og behov. (2.6). Kontoret har et beslutter-system der den som godkjenner vedtak også skal vurdere kartleggingen som er gjort i saken.

Statlig avvikssystemet ASYS er ikke egnet til å melde faglige mangler på sosiale tjenester.  I intervju med ledelsen ble det opplyst at kommunen også har avvikssystemet Risk-Manager der Nav kan melde faglige avvik. Samtaler med ansatte viste at dette ikke er kjent. Det er ikke registrert fagavvik på manglende kartlegging i dette systemet.

Vurdering og beslutning

Gjennomgående viste mappene at det legges til grunn statlig veiledende sats til livsopphold ved utmåling av stønad. Det kommer ikke frem at det foretas konkrete og individuelle vurderinger med hensyn til hvert enkelt barns behov utover dette. I noen saker var det innvilget tilleggsytelser til barn der det var søkt spesielt om dette. Barnetrygd regnes ikke som inntekt og holdes utenfor beregningen ved behov for økonomisk stønad. Gjennomgåtte vedtak inneholdt likevel standardtekst med informasjon om at barnetrygd regnes som inntekt. En sak viste at det var innvilget nødhjelp frem til barnetrygd ble utbetalt. Økonomioversikten i vedtakene viste en samlet sum til livsopphold for familien. Det kommer ikke frem i vedtakene hvordan stønad til hvert enkelt familiemedlem er beregnet. Det er derfor vanskelig for brukerne å vite hvor mye stønad som er utmålt, og hva som dermed er beregnet som stønad for barna. I gjennomgåtte saker der det er gitt avslag på stønad etter § 18, vises det til § 19 med gjengivelse av bestemmelsen, uten en konkret vurdering. Nav har i etterkant av tilsynsbesøket informert om at standardteksten i vedtak nå er rettet og at denne er i overenstemmelse med lovverket.

Intervju med ansatte bekreftet at stønad til livsopphold i all hovedsak utmåles etter veiledende satser. Det ble opplyst i intervju at i tilfeller der foreldre søker spesielt om stønad til barn blir behovet som regel fanget opp. Nav har rutine for stordriftsfordel ved at stønaden reduseres med 10% i familier med flere enn 5 familiemedlemmer. Intervjuer med ansatte viste ulik praksis ved bruken av rutinen.

I intervju med brukere kom det frem at Nav ikke aktivt etterspør om barna har spesielle behov utover fritidsaktiviteter. Noen brukere nevnte behov for stønad til bilutgifter slik at barna kan bli med på aktiviteter. De opplyste at stønaden var avslått uten at barnas behov ble synliggjort eller vurdert i saken. En bruker sa at det var informert om konkrete utgifter til barn som det ikke var tatt stilling til i saken. En bruker opplyste at det er store variasjoner i utbetalinger fra måned til måned uten at brukeren forstår beregningen som er lagt til grunn.

I rutinehåndboken for behandling av søknader etter sosialtjenesteloven, gis det føringer om hvordan lovverket skal forstås. Rutinehåndboken inneholder tolkninger som ikke samsvarer med rundskriv og lovverk. Dette gjelder bla. stønad til briller, ekstra tilskudd til feiringer og klær. Utgifter til briller er oppgitt til å ikke være nødvendig livsopphold etter § 18. Det skal ifølge rutinehåndboken som hovedregel ikke skal gis ekstra tilskudd til både ID og jul. Videre er det er en hovedregel om at klær skal dekkes innenfor livsoppholdsbeløpet, men personer som har mottatt stønad i mer enn 6 måneder kan innvilges noe ekstra tilskudd til klær.

Oppfølging

Nav-kontoret tilbyr oppfølging gjennom samtaler. Det kommer frem i intervju at det samarbeides med andre tjenester i enkeltsaker.

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

Kartlegging

Innhenting av relevante og nødvendige opplysninger er en forutsetning for å kunne gjøre riktige vurderinger i sakene, og utmåle økonomisk stønad konkret og individuelt. Nav skal foreta en helhetlig kartlegging hvor behovene til hvert enkelt barn undersøkes. Nav må i kartleggingen nedtegne sentrale opplysninger av betydning for brukerens sak uavhengig av hvilken kanal opplysningene er mottatt i. Saksbehandlingen må dokumenteres tilstrekkelig til at bruker, veileder, andre ansatte og ledere kan se hva som er gjort og vurdert i saken. Fordi det i de fleste sakene ikke er gjort en tilstrekkelig kartlegging, blir dette i stor grad en følgefeil.

Statsforvalteren vurderer at Nav Hallingdal ikke sikrer at sakene er tilstrekkelig opplyst og kartlagt før det fattes vedtak om økonomisk stønad. Det er ikke alltid det kommer tydelig frem hva familien har behov for i en søknad, og kartleggingen må i slike tilfeller avdekke stønadsbehovene og hvordan familien bør følges opp for å oppnå lovens formål. Selv om Nav har skriftlige rutiner for kartlegging, har mappegjennomgangen og intervjuene avdekket at det er mangelfull praksis i kartleggingen. Dermed blir det personavhengig og litt tilfeldig hva som fanges opp av behov hos den enkelte.

Vurdering og beslutning

Statsforvalteren anser at Nav Hallingdal ikke vurderer barnas behov konkret og individuelt ved søknad om økonomisk stønad. Fordi det i det fleste sakene ikke er gjort en tilstrekkelig kartlegging, blir ikke behov alltid fanget opp. Familier får dermed ikke stønad de kan ha rett på.

En konkret og individuell vurdering av barnas behov forutsetter en tilstrekkelig kartlegging. Videre er det gjennom mappegjennomgangen og intervjuer avdekket at stønad i all hovedsak utmåles etter veiledende satser og med begrensninger i stønaden fra familier med flere enn 5 familiemedlemmer, uten en konkret og individuell vurdering. I noen tilfeller innvilges ekstra stønad til eksempelvis fritidsaktiviteter/utstyr, klær, innbo mm., der det er søkt spesielt om dette.

I saker der det er gitt avslag på stønad etter § 18, er det i hovedsak vist til § 19 uten en konkret individuell vurdering. I særlige situasjoner kan Nav innvilge hjelp slik at en familie kan overvinne eller tilpasse seg en vanskelig livssituasjon.  Familier i Hallingdal som ikke fyller vilkårene for rett til stønad etter § 18 får dermed ikke konkret og individuelt vurdert mulighet for stønad etter § 19.

Rutinehåndboken for behandling av søknader etter sosialtjenesteloven inneholder retningslinjer som er i strid med loven, som stønad til briller, ekstra tilskudd til feiringer og klær. Det er dermed en risiko for at vurderinger og beslutninger som foretas i sakene bygger på feil lovforståelse.

Oppfølging

Tilsynet har ikke funnet grunnlag for å konkludere med lovbrudd på dette området.

Oppfølging handler eksempelvis om samtaler og samarbeid med andre tjenester. I intervjuer med ansatte kommer det frem at Nav-kontoret tilbyr oppfølging gjennom samtaler. Videre samarbeides det med andre tjenester i kommunen i enkeltsaker. Brukere opplyser at det er enkelt å få timeavtale. De har direktenummer til veileder og sa at det lett å komme i kontakt.

Styring og ledelse

I Nav Hallingdal har alle veiledere som behandler søknader om økonomisk stønad etter sosialtjenesteloven ansvar for både å kartlegge og vurdere/beslutte sakene. De jobber etter en såkalt generalistmodell. Det er fagmøter ukentlig der saker av prinsipiell karakter drøftes. Klagesaker fra Statsforvalteren tas også opp på fagmøtene. Det er gjennomført fagdag for alle ansatte med kartlegging som tema. Nav har i etterkant av tilsynet også arrangert egen fagdag med barneperspektivet som tema. Opplæring foregår ellers i det daglige arbeidet «skulder ved skulder».

Nav har i tilbakemeldingen til utkast til rapport vist til at barneperspektivet og kartlegging er hyppige temaer på fagmøter i kontoret. Videre at barneperspektivet har stor oppmerksomhet i hele kontoret. Til dette vil Statsforvalteren bemerke at på tross av at barneperspektivet har stor oppmerksomhet på kontoret, viser samtaler med ansatte og ledelse, mappegjennomgang og samtaler med brukere likevel at det er mangelfull og manglende kartlegging i saker der barn er berørt og at dette virker inn på de vurderinger og beslutninger som foretas. Tilsynet viser at det altså ikke er tilstrekkelig å ha oppmerksomhet på barneperspektivet i seg selv. Ledelsen må styre og ha systemer som sikrer forsvarlig praksis.

Nav har egen rutine ved godkjenning av vedtak. Det er avdelingsleder som godkjenner vedtak og Nav-leder i avdelingsleders fravær. En del av vedtakskontrollen innebærer også å sjekke kartleggingen i sakene. Ledelsen er kjent med mangler i kartleggingen uten at det er satt i verk konkrete tiltak på området. Nav viser til utfordringer med stor saksmengde grunnet bosetting av mange flyktninger.

Nav har et avvikssystem på kommunale tjenester (Risk Manager) som vil kunne fange opp faglige feil og mangler. Dette er ikke kjent eller i aktiv bruk hos saksbehandlerne. Det er ikke registrert fagavvik i kommunens avvikssystem. Nav har et statlig avvikssystem (ASYS). Dette er ikke egnet til å melde faglige mangler på sosiale tjenester. Det er dermed stor risiko for at faglig svikt ikke blir synlig i tjenesten, eller hos kommunens øverste ledelse. Statsforvalteren vurderer derfor at kommunens styringstiltak ikke sikrer at barnas behov blir tilstrekkelig kartlagt, og at utmåling av stønad er konkret og individuelt begrunnet.

5. Statsforvalterens konklusjon

Her presenterer vi konklusjonen av vår undersøkelse, basert på vurderingene i kapittel 4.

Statsforvalterens konklusjon:

1. Nav Hallingdal foretar ikke en tilstrekkelig kartlegging av barns behov ved søknad om økonomisk stønad.
2. Nav Hallingdal foretar ikke en forsvarlig vurdering og beslutning ved søknad om økonomisk stønad til barnefamilier.

Dette er lovbrudd på:

Sosialtjenestelovens §§ 4, 18, 19, 42 og 43, forvaltningslovens § 17, 24 og 25 og kommunelovens § 25-1.

Ut fra informasjonen som kommer frem i tilsynet sikrer ikke kommunens styringstiltak at barnas behov blir tilstrekkelig kartlagt, og at utmåling av stønad er konkret og individuelt begrunnet. Det kan derfor være risiko for svikt i tjenesteytingen da kommunen ikke har tilstrekkelig styring med kvaliteten på tjenestene. Svikten kan følgelig få betydelige konsekvenser for den enkelte familie som ikke får oppfylt sine rettigheter etter lov om sosiale tjenester. Dette kan medføre en risiko for at barnas livssituasjon og levestandard blir forverret.

6. Oppfølging av påpekte lovbrudd

I dette kapittelet redegjør vi for hva Statsforvalteren forventer at kommunen skal gjøre i prosessen for å rette påpekte lovbrudd.

Vi ber kommunen utarbeide en plan med nødvendige tiltak for å rette lovbruddet, og sende den til Statsforvalteren innen 28.09.2023

Planen skal inneholde følgende:

• Hvilke tiltak som skal gjennomføres
• Frister for iverksetting av tiltak - med hvem har ansvar for hva (navn)
• Frister for evaluering/justering av tiltakene (etter at tiltakene har virket en periode)
• Hvordan ledelsen vil følge med på og kontrollere at tiltakene blir iverksatt
• Hvordan ledelsen vil gjennomgå om tiltakene har virket som planlagt

Første dialogmøte med Statsforvalteren om oppfølgingen vil avholdes i løpet av september/oktober, og ellers etter avtale med Nav.

For å undersøke om tiltakene har resultert i forsvarlig praksis, vil kommunen bli bedt om å utføre en egenkontroll. I egenkontrollen skal kommunen gjennomgå saker ved å fylle ut et skjema med spørsmål. Tidspunkt for gjennomføring av egenkontrollen avtales i 1. dialogmøte.

Statsforvalteren kan i tillegg utføre en stikkprøvekontroll dersom det er nødvendig.

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok. Varsel om tilsynet ble sendt 03.03.2023.

Forberedende møte med virksomheten ble gjennomført 21.04.2023.

Tilsynsbesøket ble gjennomført ved Nav Hallingdal, og innledet med et kort informasjonsmøte 08.05.2023. Oppsummerende møte med gjennomgang av funn ble avholdt 22.05.2023.

En del dokumenter var tilsendt og gjennomgått på forhånd, mens andre dokumenter ble mottatt og gjennomgått i løpet av tilsynsbesøket.

Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

• Organisasjonskart – oversikt over kommunens og Navs organisering med navn på ledere
• Oversikt over ansatte – med navn, ansvarsområde, stillingsprosent og avdeling
• Siste årsmelding for Nav
• Partnerskapsavtale mellom kommunen og Nav fylke 
• Siste virksomhetsplan for Nav - Oversikt over møtestruktur i Nav og kommunen hvor sosiale      tjenester er tema
• Delegasjonsvedtak – som viser hvem som har myndighet til å godkjenne vedtak
• Rutine og sjekkliste ved vedtaksgodkjenning og stikkprøvekontroll
• Oversikt over fagsystemene som brukes - Aktuelle prosedyrer/rutiner/retningslinjer og kartleggingsskjema knyttet til tema for tilsynet - Opplæringsplaner/utredning av kompetansebehov for alle ansatte ved Nav som behandler søknader om økonomisk stønad
• Tiltak/prosedyrer som virksomheten bruker i sitt arbeid for evaluering og forbedring av tjenestene.
• Rutiner for avvikshåndtering
• Rutiner: nødhjelp, midlertidig bolig, økonomisk råd og veiledning, rutine grensesnitt ved søknader, klagesaksbehandling, godkjenning av vedtak

Det ble valgt 20 mapper etter følgende kriterier:

• 5 saksmapper med vedtak fra nye familier i Hallingdal
• 5 saksmapper med vedtak fra langtidsmottakere (mer enn seks mnd.)
• 4 saksmapper med vedtak fra familier i Hallingdal med flere enn tre barn
• 3 saksmapper med vedtak som omhandler samvær
• 3 saksmapper med vedtak av akutt karakter

8 brukere ble intervjuet i forbindelse med tilsynet.

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket den 22.05.2023.

Ikke publisert her

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten:

• seniorrådgiver, Magnhild Bell Pettersen, Statsforvalteren i Oslo og Viken,
• revisjonsleder seniorrådgiver, Henrik Lie Nymoen, Statsforvalteren i Oslo og Viken, revisor
• rådgiver, Junaid Sarwar Butt, Statsforvalteren i Oslo og Viken, revisor

Med hilsen

Mari Hagve
avdelingsdirektør

Magnhild Bell Pettersen
revisjonsleder
Sosial- og barnevernavdelingen

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattende tilsynet

2022–23 Nav-kontorenes ansvar for å ivareta barns behov ved tildeling av sosiale tjenester

Søk etter tilsynsrapporter

Søk