Rapport fra tilsyn med Stiftelsen Sana as, avdeling Larvik asylmottak 2023

Statsforvalteren i Oslo og Viken gjennomførte i tidsrommet 17. til 20.10.2023 et meldt tilsyn ved Larvik asylmottak, der målgruppen for tilsynet var enslige mindreårige med følgeperson.

Statsforvalteren har myndighet til å føre tilsyn med at omsorgen for enslige mindreårige (EMA) som bor i asylmottak utføres i samsvar med utlendingsloven og forskrift, jf. Utlendingsloven § 95 tredje ledd.

Statsforvalteren bemerker innledningsvis at mottaket under tilsynet opplyste at Utenlendingsdirektoratet (UDI), tidligere samme dag som Statsforvalterens meldte tilsyn, gjennomførte intern kontroll ved mottaket med samme tema. Statsforvalteren i Oslo og Viken vil orientere Statens Helsetilsyn (Helsetilsynet) om dette.

Tema for tilsynet har vært:

Om mottaket har et system og en praksis for arbeidet med kartlegging og utarbeidelse av tiltaksplan i henhold til gjeldene lovkrav.

Statsforvalterens konklusjon:

Larvik mottak har ikke tilfredsstillende system og praksis for arbeidet med kartlegging og tiltaksplan i henhold til gjeldende lovkrav.

Dette er brudd på Forskrift om omsorg for enslige mindreårige som bor i asylmottak (omsorgsforskriften) § 6.

I brev av 28.12.2023 og 11.01.2024 har Sana mottaksdrift og UDI kommet med tilbakemeldinger til Statsforvalterens faktadel i foreløpig rapport. Statsforvalteren har vurdert tilbakemeldingene og korrigert fakta på side 4, og presisert tekst på endelig rapport side 8.

1.   Tilsynets tema og omfang

I tråd med tilsynsforskriften planlegger Statsforvalteren det enkelte tilsyn med bakgrunn i en risikobasert tilnærming. Som tilsynsmyndighet prioriterer vi hvilke mottak det skal gjennomføres tilsyn ved, hvilke henvendelser eller hendelser som skal utredes, hvilke vurderingstema som skal gjennomgås, hvor grundig undersøkelsen skal være og hvilken oppfølging som er nødvendig. Vi velger fremgangsmåter og metodikk som er egnet til å ivareta formålet med tilsyn på en effektiv måte. Statsforvalterens tilsynsmyndighet er uhildet og utøves uavhengig av Utlendingsdirektoratets ordninger for oppfølging og kontroll med driftsoperatør og mottakene. Statens helsetilsyn er overordnet faglig myndighet for tilsynet.

Tema for dette tilsynet er valgt med bakgrunn i risikovurdering basert på at enslige mindreårige asylsøkere med følgeperson er plassert i ordinære mottak.

UDI har omsorgsansvaret for enslige mindreårige som bor på asylmottak med følgeperson. Asylmottaket ved driftsoperatøren utøver den daglige omsorgen for de enslige mindreårige under opphold på asylmottaket på vegne av UDI. Asylmottaket skal under barnets opphold på mottaket følge særskilt med på hvordan omsorgssituasjonen er, og tildele særkontakt og kartlegge både følgepersonens egnethet og den enslige mindreåriges omsorgsbehov. Snarest etter barnets ankomst skal mottaket kartlegge barnets situasjon og behov. Det skal utarbeides en tiltaksplan som skal danne grunnlag for asylmottakets individuelle oppfølging av barnet under hele oppholdet ved asylmottaket, og fram til bosetting eller eventuell retur. Mottaket skal sikre forsvarlig oppfølging av det enkelte barn i tråd med tiltaksplanen. Asylmottaket skal også gi både barnet og barnets representant mulighet til å medvirke i arbeidet med kartlegging og tiltaksplan. I tilsynet har vi undersøkt om mottaket har et tilfredsstillende system og praksis for arbeidet med kartlegging og tiltaksplan for de enslige mindreårige asylsøkerbarna med følgeperson.

Tilsynet gjennomføres med avgrensede temaer. Statsforvalterens vurderinger og konklusjoner inneholder dermed ingen generell kvalitetsvurdering av mottakets øvrige praksis.

2.   Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Tilsyn er kontroll av om en virksomhet driver i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. Vi gir derfor her en oversikt over hvilke krav som gjelder for temaene i tilsynet.

Forsvarlig omsorg

UDI har omsorgen for enslige mindreårige som bor i asylmottak. Asylmottaket ved driftsoperatøren skal utøve omsorgen på vegne av UDI, jf. utlendingsloven § 95 andre ledd. Omsorgen som gis skal være forsvarlig jf. omsorgsforskriften § 1. I omsorgsforskriften § 2 andre og tredje ledd er det utdypet krav til hva asylmottaket er forpliktet til for å oppfylle kravet til forsvarlig omsorg for den enkelte beboer. Kravet innebærer at tjenesten må holde tilfredsstillende faglig kvalitet, ytes til rett tid og gis i et tilstrekkelig omfang. Asylmottaket skal blant annet sikre struktur i hverdagen, bygge relasjoner med barna og bidra til et godt miljø i asylmottaket. Videre skal asylmottaket følge opp barnas skolegang og annen opplæring, samt legge til rette for individuelt tilpassede fritidsaktiviteter. Asylmottaket skal også gi opplæring og veiledning til barna om helse og kosthold, forebygge at barna forlater mottaket uten å oppgi nytt oppholdssted, og legge til rette for kontakt med familie og andre nære relasjoner, dersom kontakten er til barnets beste.

Asylmottaket skal ha en skriftlig plan for omsorgsarbeidet og sikre at de ansatte i asylmottaket gir forsvarlig omsorg i samsvar med planen, jf. omsorgsforskriften § 2 andre ledd. Planen skal beskrive hvordan asylmottaket ivaretar omsorgen med den bemanningen asylmottaket har. For å sikre fremdrift i oppfølgingen av beboeren, må målene som er satt for oppholdet la seg evaluere. I tillegg må planene evalueres systematisk og jevnlig.

Rett til informasjon

Jf. Omsorgsforskriften § 4 a, b og c skal asylmottaket gi informasjon til den enslige mindreårige om dennes rettigheter og plikter, tilpasset den enslige mindreåriges individuelle behov, alder og modenhet. Asylmottaket skal gi informasjon til den enslige mindreårige på et språk den enslige mindreårige behersker. Asylmottaket skal gi barnet informasjon som setter barnet i stand til å medvirke i den daglige omsorgen under oppholdet i asylmottak og gir den enslige mindreårige økt forståelse for egen livssituasjon, økt grad av selvstendighet og forbereder den enslige mindreårige til bosetting eller retur. Mottaket skal også sørge for tolk under kartleggings- og plansamtalene dersom samtalepartnere ikke snakker samme språk, jf. retningslinjer fra UDI om kartlegging og tiltaksplan for enslige mindreårige i asylmottak (RUDI-2012-37).

Rett til medvirkning

Barnets rett til å bli hørt følger av både Grunnloven § 104 og FNs Barnekonvensjon art. 12 og i omsorgsforskriftens § 5. Bestemmelsen gir barnet en ubetinget og selvstendig rett til å medvirke, men ingen plikt. Retten gjelder i hele beslutningsprosessen og i alle forhold som berører barnet, ikke bare når det skal tas rettslige eller administrative avgjørelser. Retten til medvirkning betyr at beslutningstakerne har en plikt til å gi barnet en mulighet til å medvirke. Den enslige mindreårige skal bli hørt og gis mulighet til medvirkning under oppholdet i asylmottak, herunder gjennom deltakelse i og innflytelse i daglige rutiner og aktivitetstilbud.

Jfr. artikkel 12, nr. 1 og 2 i barnekonvensjonen skal det sikres at et barn som er i stand til å danne seg egne synspunkter, gis retten til fritt å gi uttrykk for sine synspunkter i alle forhold som vedrører barnet, og tillegge barnets synspunkter behørig vekt i samsvar med dets alder og modenhet. For dette formål skal barnet særlig gis anledning til å bli hørt i enhver rettslig og administrativ saksbehandling som angår barnet, enten direkte eller gjennom en representant eller et egnet organ, på en måte som er i samsvar med saksbehandlingsreglene i nasjonal rett.

Det er tett sammenheng mellom retten til å bli hørt og barnets beste. FNs barnekomité har uttalt at en forsvarlig vurdering av barnets beste først kan skje når barnet har fått anledning til å uttale seg, og det er lagt tilstrekkelig vekt på barnets synspunkter. Barnekomiteen uttaler videre at de to prinsippene utfyller hverandre; barnets beste skal være målet, og fremgangsmåten for å nå dette målet er å høre på barnet.

Kartlegging og tiltaksplan

I tråd med omsorgsforskriften § 6 skal asylmottaket så snart som mulig etter ankomst kartlegge barnets behov og situasjon, og utarbeide en tiltaksplan sammen med barnet. Tiltaksplanen danner grunnlaget for videre individuell oppfølging under hele oppholdet i asylmottak, og frem til den enslige mindreårige enten bosettes eller returneres.

Tiltakene i planen skal være forankret i den enkeltes livssituasjon og behov for omsorg, oppfølging og framtidsplaner. Kartleggingsarbeidet skal starte snarest etter ankomsten til mottaket.

Velkomstsamtalen skal gjennomføres så snart som mulig etter at en enslig mindreårig beboer flytter inn på mottaket, og helst i løpet av de to første dagene. Relevant informasjon fra beboeren i denne samtalen kan legges inn i kartleggingen. Det systematiske arbeidet med kartlegging og tiltaksplan skal starte i løpet av den første måneden etter ankomst. Ifølge UDI (2023) Krav til drift av plasser for enslige mindreårige punkt 6.9 a-c skal arbeidet med kartleggingen og tiltaksplanen starte senest innen tre uker etter ankomst til mottaket.

Tiltaksplanen skal brukes aktivt i det daglige arbeidet og oppdateres jevnlig, herunder kravet til planmessig oppfølging av det enkelt barn, jf. omsorgsforskriften § 6. Kartleggings- og planarbeidet skal fokusere spesielt på den enkeltes ressurser, potensialer og omsorgsbehov. Den mindreårige skal være en aktiv part i det ordinære kartleggings- og planarbeidet og ha innsyn i det som blir dokumentert, dersom det ikke er særskilte grunner til at det ikke er mulig. Barnet skal følges opp av en særkontakt og mottaket skal sikre forsvarlig oppfølging av den enkelte i tråd med tiltaksplanen. Asylmottaket skal gi den enslige mindreåriges representant anledning til å medvirke i arbeidet med kartleggingen og tiltaksplanen.

Kartlegging av følgepersonens egnethet

UDI skal sikre at driftsoperatør for asylmottak med enslige mindreårige legger til rette for opplæring og veiledning av mottaksansatte, jf. GI-05/2023 – Instruks til Utlendingsdirektoratet om innkvartering av asylsøkere. UDI skal sikre at asylmottaket følger særskilt med på hvordan omsorgssituasjonen er, blant annet ved å tildele særkontakt og kartlegge både følgepersonens egnethet og den enslige mindreåriges omsorgsbehov.

Barnets representant

Alle enslige mindreårige skal ha en representant. Som følge av Utlendingslovens § 98b første ledd skal representanten oppnevnes av Statsforvalteren i det vergemåldistriktet hvor den mindreårige bor.

Representanten skal påse at barnets juridiske rettigheter blir ivaretatt, blant annet at den mindreårige har eierskap til de kartlagte opplysningene og tiltaksplanen, og at overføringen av opplysningene ivaretar kravene til personvern, jf. RUDI 2012-37. Så snart som mulig etter innflytting må mottaket informere både den enslige mindreårige selv og representanten om hvordan de vil arbeide med kartleggingen og tiltaksplanen, og om hva disse skal brukes til. Dersom mottaket og representanten er uenige om hva slags informasjon som er relevant å overføre til omsorgsmyndighet, må de søke å komme fram til felles forståelse gjennom dialog. Dersom ikke samtykke fra representanten foreligger, kan ikke informasjonen overføres til IMDI eller kommunen.

3.   Beskrivelse av fakta

Informasjon om mottak

Type mottak, navn og besøksadresse	Ordinært mottak, nivå 2 Larvik asylmottak Gamle Ravei 345, 3270 Larvik
Mottaksleder/tlf:	Frank Stiby, tlf. 98 90 47 53
Driftsoperatør, navn og adresse	SANA as

Larvik asylmottak er et ordinært mottak, som eies av driftsoperatør stiftelsen Sana as (ideell aktør). Larvik mottak er desentralisert og har flere bygg av ulik størrelse på forskjellige adresser i kommunen. Asylmottaket har rammeavtale for 150 plasser. Plassene består av en grunnpakke med 100 plasser og 50 stykkprisplasser. Under tilsynet var 144 plasser i drift. Mottaket åpnet den 17.10.2022, og varighet på avtalen er 3 år, med opsjon på ett og ett år.

Planlegging av tilsynet

Varsel om tilsyn ble sendt 26.09.2023. I varselet ble det vedlagt et informasjonsskriv til barna på deres språk om Statsforvalteren, tilsynet og invitasjon til individuelle samtaler med oss under tilsynet. Det ble i tillegg sendt eget informasjonsskriv til følgepersoner på deres språk om Statsforvalteren og tilsynet. Mottaket ble bedt om å dele ut informasjonsskrivene til barna og følgepersonene. Vi forutsetter at barna og følgepersonene også fikk hjelp med å forstå hva tilsynet innebærer og svar på eventuelle oppfølgingsspørsmål de måtte ha om dette.

Anmodning om dokumentasjon

I forkant av tilsynet ba vi om å få tilsendt en beboeroversikt, kartleggingsplaner og tiltaksplaner. Vi mottok etterspurt dokumentasjon den 10.10.2023. Under tilsynet fikk vi fremvist fire av barna sine tiltaksplaner i fagsystemet MOT.

Den 06.11.23 mottok vi ettersendelse av beboerkort og en revidert tiltaksplan for ett av barna.

Gjennomføring av tilsynet

Vi innledet tilsynet med en oppstartsamtale med mottaksleder og barnefaglig ansvarlig. Her avtalte vi det praktiske for gjennomføring av tilsynet og planen for dagen. Vi gjennomførte deretter fire samtaler med barn og intervjuet miljøarbeider, barnefaglig ansvarlig og mottaksleder, hver for seg.

Vi fikk deretter en omvising på mottakets fellesarealer, og et rom på mottaket for enslig mindreårig og følgeperson. Rommet bestod av delt soverom med to senger, pult, kjøleskap, skap og eget bad med vaskemaskin.

Den 20.10.2023 hadde vi et oppsummeringsmøte, via Microsoft Teams, med mottaksleder og driftsoperatør. Driftsoperatør var til stede som observatør.

Gjennomgang av dokumentasjon

Beboeroversikten viste informasjon om barnas navn, alder, nasjonalitet, språk, navn til følgeperson og kontaktopplysninger til representant. Det var oppgitt dato for gjennomføring av kartlegging, utarbeidelse av tiltaksplan og oppfølging av planene.

Omsorgsplan

Omsorgsplanen beskriver mottakets arbeid med å gi omsorg og oppfølging til de enslige mindreårige. Planen inneholdt kapitler om ankomst, relasjonsbygging, mat, døgnrytme, miljøarbeid, oppfølging av helsetjenester og skolegang, varsling og oppfølging av alvorlig hendelser, samt arbeidet med kartlegging og tiltaksplan i MOT. Videre ble det beskrevet i planen hvem som har ansvaret for de ulike oppgavene. Planen viser også til digitale lenker, hvor ansatte kan få oversikt over lovgrunnlag og kravspesifikasjoner fra UDI.

Kartlegging

Kartleggingsplanene består av ulike temaer og det er anført daterte uttalelser fra barna om de ulike temaene. I tillegg står det om observasjoner og vurderinger gjort av de ansatte.

De første registreringene av kartleggingssamtaler var fra juni/juli 2023. Tre av barna hadde da bodd på mottaket i et halvt år. Tre av planene vi så på var påbegynt mens barna bodde på forrige mottak. Første kartlegging ved Larvik mottak var etter seks måneder, og deretter evaluert etter ytterligere tre måneder. Den fjerde kartleggingsplanen var ikke påbegynt i transitt, og ble påbegynt ved Larvik mottak etter tre måneder.

De fire barnas kartleggingsplaner er gjennomført i standardiserte maler i UDI sitt fagsystem MOT. Planene inneholder 13 ulike kartleggingsområder om barnas historie, deres behov og ønsker, og de ansattes vurderinger av behov for oppfølging. Områdene som er kartlagt omhandler blant annet fritidsinteresser, familieinformasjon, skole, helse, sosialt nettverk, praktiske ferdigheter, relasjon til følgeperson og kontakt med representant. I samtlige kartleggingsplaner oppgis det at barna trives på mottaket, deltar på aktiviteter, at de har noen å snakke med ved behov og at de opplever seg trygge på mottaket. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX. I alle planene er det påført datoer for oppfølgingssamtaler.

Tiltaksplan

For perioden 15.09.23 - 10.10.23, som inkluderer tidspunktet da Statsforvalteren varslet tilsynet, hadde ikke mottaket utarbeidet gyldige tiltaksplaner for noen av barna. Alle hadde tiltaksplan for perioden 11.10.23 - 01.01.24.

Tiltaksplanene er utarbeidet i standardiserte maler i UDI sitt fagsystem MOT. Tre av planene var opprettet seks måneder inn i barnas opphold, og en etter to måneder. Tiltaksplanene inneholdt mål og tiltak knyttet til deres ønsker om å lære språk, samt sportslige aktiviteter som for eksempel svømming og fotball. Målene i planene er etterfulgt av en beskrivelse av hva barnet ønsker tilrettelegging og hjelp fra mottaket til for å nå målet. Det er et eget evalueringsfelt der man skal beskrive framgang, og dette er fylt ut i de gyldige planene. Planene er skrevet i jeg-form, som kan indikere brukermedvirkning i planene.

I barnas fremlagte tiltaksplaner under tilsynet fremkommer det ingen mål som er utledet fra mottakets vurderinger av oppfølgingsbehov i kartleggingsplanene, utover leksehjelp. I ettersendt tiltaksplan for ett av barna, i etterkant av tilsynet, var XXXXXX og oppfølging gjennom oppholdet fra vedlagt beboerkort lagt inn i tiltaksplanen.

Samtaler med barn

Da tilsynet ble gjennomført bodde det fire enslige mindreårige barn med følgeperson i asylmottaket. Barna fikk tilbud om samtale, og Statsforvalteren gjennomførte individuelle samtaler med alle barna. Samtlige barn hadde etter eget ønske med seg følgepersonen sin i samtalen. Fremmøtetolk bisto under samtalene. Samtalereferat i sin helhet er arkivert internt hos Statsforvalteren.

Barna er mellom XX og XX år, og XXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXX. Alle barna bodde med sine følgepersoner.

Barna beskrev de ansatte på mottaket som snille, og formidlet at de trivdes og var trygge på mottaket. Kun to av barna visste imidlertid hvem som var deres særkontakt.

Ingen av barna var kjent med at de hadde en egen plan med mål for oppholdet nedskrevet, men ga uttrykk for å være kjent med noe av innholdet i planene. Alle barna fortalte at de hadde mye kontakt med barnefaglig ansvarlig og tre navngitte ansatte. De ga også uttrykk for at de hadde ulike ansatte de kunne oppsøke ved behov både ukedager og i helger. Ett barn fortalte at hen ikke ble innkalt til faste samtaler, men at de ansatte oppsøkte hen innimellom.

Barna gikk på skole, og på fritiden deltok de på ulike aktiviteter i regi av mottaket. Ett barn hadde fast lagaktivitet i kommunen.

De fire barna hadde samme representant og fortalte at de ikke hadde kontakt med denne, men at de ønsket kontakt. Vi ble enig med barna om å videreformidle dette til mottaksleder.

Barnas opplevelse av manglende kontakt med representanten sin ble videreformidlet i samtalen med mottaksleder. Mottaksleder skulle følge opp dette videre, og Statsforvalteren kommenterer ikke dette ytterligere.

Intervju med de ansatte

Mottaket har vært i drift et år, og det har bodd enslige mindreårige med følgeperson på mottaket fra oppstarten av. Mottaksleder oppga å ikke være involvert i kartlegging- og tiltaksplanarbeidet, og jobber hovedsakelig administrativt. Barnefaglig ansvarlig er barnevernspedagog i full stilling og arbeider dagtid. Hun har hovedansvaret for planarbeidet på mottaket.

Mottaket har midlertidige ekstraordinære driftsmidler til å dekke 1,5 årsverk miljøarbeiderstillinger i seks måneder, og dette er forlenget med ytterligere seks måneder. Stillingene er fordelt på to ansatte og knytter seg til oppfølging av enslige mindreårige med følgeperson på ettermiddag, kveld og helg. Mottaksleder ga uttrykk for at uforutsigbarhet om midlertidighet er uheldig og krevende, og medfører utfordringer med å sikre stabilitet i stillingene. Mottaket har for øvrig en vaktmester som har ansvar for en vakttelefon som alle beboere kan ta kontakt på ved behov for bistand kveld, helg og natt.

Mottakets planarbeid

Det er mottaksleder som har det overordnede ansvaret for opplæring ved mottaket. Han opplyste om at han var tilbake i mai 2023 etter langtidsfravær, og at det sammen med hans fravær og flere andre årsaker, har vært noen utfordringer som har påvirket opplæringen og kartleggingsarbeidet. Blant annet har mottaket siden oppstart hatt høye ankomsttall, de har manglet bemanning, og det har vært krevende å holde på ansatte ettersom godkjenning for drift ikke forelå før august 2023.

I Statsforvalterens gjennomgang av dokumentasjon fant vi at tre kartlegginger ikke ble gjennomført før seks måneder etter ankomst til mottaket. Mottaksleder og barnefaglig ansvarlig formidlet at de med bakgrunn i utfordringene fra oppstartsfasen og manglende bemanning, prioriterte å være til stede for beboerne. Parallelt nedprioriterte de skriftlig arbeid som journalføring og kartlegging. Etter at mottaket fikk økt bemanning har dette endret seg. Mottaksleder har siden mai begynt å kartlegge de ansattes kompetanse, og det har blitt gitt opplæring til miljøarbeiderne. Det er også utarbeidet retningslinjer slik at de ansatte bedre kjenner til oppgavene sine. Mottaksleder er kjent med at kartlegginger og tiltaksplaner er svært kortfattede og innehar for lite informasjon. Han uttrykte videre at han ser viktigheten av at mottaket får dokumentert sentral informasjon om barna og deres behov. Videre formidlet han at mottaket har forbedringspotensial på dette området som de ønsker å ta tak i framover.

Barnefaglig ansvarlig opplyste at hun er særkontakt for de enslige mindreårige når de ankommer mottaket. Hun har også det overordnede ansvaret for arbeidet med kartlegging og tiltaksplaner. Ved ankomst av barn med følgeperson så samarbeider barnefaglig ansvarlig og mottakets informasjonsansvarlig i gjennomføring av informasjonsarbeidet. Etter ankomstfasen overtar miljøarbeiderne gjennom ansvaret som særkontakter. Miljøarbeiderne har oppsøkende kontakt på ettermiddager og helger. De gjennomfører kartleggingssamtaler, tar med barna på aktiviteter og gjør observasjoner av samspillet mellom barna og deres følgeperson. Miljøarbeider opplyste om at det benyttes tolk i kartleggingssamtaler med barna dersom de ikke snakker samme språk. Etter samtaler med barna er det miljøarbeiderne som har ansvar for å endre og justere barnas plan.

Utarbeidelse av kartleggingsplan og bruken av denne

Dokumentasjonen i kartlegging og tiltaksplaner utarbeides i fagsystemet MOT. Barnefaglig ansvarlig opplever at fagsystemets kartleggingsprogram er lite tilpasset når det gjelder å sikre oversikt over at informasjon og evalueringer blir ivaretatt på en tilstrekkelig god måte.

Mottaket har ingen felles struktur for innkalling til og gjennomføring av kartleggingssamtaler. Dokumentasjonsgrunnlaget i kartleggingene er i stor grad innhentet gjennom uformelle samtaler med barna. Barnefaglig ansvarlig ser at de ikke har god nok struktur, og at de ikke har en tilstrekkelig systematikk for arbeidet. Mottaket er derfor i en prosess med å forbedre arbeidsprosesser og organisering av kartleggingsarbeidet.

Miljøarbeideren vi snakket med under tilsynet var særkontakt for to av de enslige mindreårige. Han har fått opplæring av barnefaglig ansvarlig i gjennomføring av kartlegging og utarbeidelse av kartleggings- og tiltaksplaner. Miljøarbeideren formidlet at han som ledd i kartleggingsarbeidet hilser på barna og deres følgeperson første dag, og forsøker å få til en samtale. Som et ledd i relasjonsarbeidet, har miljøarbeiderne ansvar for åta med barna på fellesaktiviteter, men følger også opp barna individuelt. Det ble under intervjuene vist til et konkret eksempel i forbindelse med lagtrening og kontakt med trenere.

Miljøarbeideren oppgav at kartleggingssamtalene iblant er utfordrende å gjennomføre fordi barna har vanskeligheter med å svare på spørsmålene. Kartleggingssamtalene gjennomføres sporadisk, og ikke i formelle møter. Det er ingen etablert struktur for skriftlig dokumentasjon av planarbeidet, men planene oppdateres ved behov. Miljøarbeideren viste videre til flere erfaringer med at følgepersoner opplever å være i ulike vansker, og miljøarbeider har i slike tilfeller kontaktet barnefaglig ansvarlig for å finne løsninger. Det kom frem i samtaler med både miljøarbeider og barnefaglig ansvarlig at mottaket på bakgrunn av XXXXXXXXXXXXXXX.

Opplæring/veiledning

Barnefaglig ansvarlig opplyser at hun har deltatt på barnefaglig samling i regi av UDI. Der savnet hun opplæring i kartlegging og tiltaksplanarbeid. Hun deltar i gruppeveiledning annenhver uke digitalt sammen med øvrige barnefaglige ansvarlige i virksomheten. Det er en barnefaglig spesialrådgiver i Sana som er veileder.

På mottaket er det barnefaglig ansvarlig som har ansvar for opplæring og veiledning av miljøarbeiderne knyttet til oppfølging av enslige mindreårige med følgeperson. Miljøarbeiderne har fleksibel arbeidstid og veiledning til disse tilbys en til to ganger i måneden tilpasset deres arbeidstid. Barnefaglig ansvarlig oppgir i tillegg å være tilgjengelig for miljøarbeiderne på telefon utover arbeidstid. Mottaksleder deltar av og til i veiledning av miljøarbeiderne. Mottaksleder og barnefaglig ansvarlig opplyste at miljøarbeiderne fortsatt er i behov av opplæring i det skriftlige planarbeidet.

Utarbeidelse av tiltaksplan og bruken av denne

Omsorgsplanen, kartleggingsplanen, observasjoner av- og samtaler med barna benyttes som grunnlag for utarbeidelse av tiltaksplaner. Miljøarbeiderne benytter tiltaksplanene i sitt oppfølgingsarbeid og justerer disse, men alle ansatte skal være kjent med at barna har tiltaksplaner.

Planene skrives i UDI sitt fagsystem MOT. Barnefaglig ansvarlig opplever at fagsystemet ikke fungerer som en god støtte. Systemet gir heller ikke god oversikt. Under forberedelser til tilsynet ble det videre klart for mottaket at samtlige barn manglet tiltaksplaner for perioden 15.09.23 - 11.10.23.

I de fire barnas tiltaksplaner fremkommer det ingen mål som tar utgangspunkt i mottakets vurderinger om behov for oppfølging av barnas XXXXX. Barnefaglig ansvarlig opplyser at det gjennomføres en helsekartlegging av barna fra kommunens helseteam ved ankomst. XXXXXXXXXXXXXX. Hun opplyser videre om at mottaket har et godt samarbeid med helsetjenestene i kommunen, og at helse- og bosettingsansvarlig ved mottaket følger opp samarbeidet.

Ved mottaket er de klar over at XXXXXXXXXXXXXX. De oppgir imidlertid at de ikke har gode nok systemer eller struktur for å følge opp på en systematisk måte. De enslige mindreårige har ikke fastlege, og det er hovedsakelig den kommunale legevakten som benyttes ved behov for helserelatert oppfølging og hjelp til barna.

Samarbeid med representantene

De enslige mindreårige ved mottaket har samme representant. Barnefaglig ansvarlig opplyser om at representanten er usikker på hvor mange timer han har til rådighet for det enkelte barn.

Representanten tar visstnok ikke kontakt på eget initiativ, og mottakets opplevelse er at han følger opp det han blir kontaktet om. Han skal ha gitt uttrykk for at han har tillitt til mottakets oppfølging fordi ansatte på mottaket kjenner barna best. Barnefaglig ansvarlig har ikke vært klar over at representanten skal involveres i arbeidet med kartlegging og tiltaksplan, og har derfor ikke blitt involvert i dette arbeidet. Mottaket har kun involvert representanten i forbindelse med bosetting.

4.  Vurdering av fakta opp mot aktuelt lovgrunnlag

I henhold til omsorgsforskriften §§ 2 og 6 har mottaket utarbeidet en omsorgsplan og tiltaksplaner, og det fremkommer i tilsynet at mottaket har gjennomført individuelle kartleggingssamtaler med alle de enslige mindreårige på mottaket. Det er imidlertid ingen fastsatt struktur for når kartleggingssamtaler gjennomføres, og det fremkommer at de foretas kun sporadisk. Mottaket sørger for tolk til samtaler der barna ikke har felles språk med ansatte. Alle barna vi snakket med fortalte at de følte seg trygge og ivaretatt på mottaket. De fortalte at de hadde mye kontakt med de ansatte, og at de kunne oppsøke dem, eller ble oppsøkt. Likevel var ingen av dem kjent med at de hadde nedskrevne planer. De ga imidlertid dels uttrykk for at noe av innholdet i planene var kjent for dem.

Statsforvalteren vurderer at omsorgsplanen er oversiktlig, og ansvarsfordelingen for de ulike oppgavene fremstår som tydelig. Planen oppleves som et godt overordnet verktøy, som gir oversikt over hvordan de ansatte skal arbeide for at de enslige mindreårige som til enhver tid bor på mottaket, skal kunne sikres en forsvarlig omsorg. Statsforvalteren bemerker likevel at det mangler tidsfrister for oppgavene i planen og ber om at dette vurderes som et forbedringsområde i mottakets videre arbeid med kvalitet i omsorgsplanene.

Arbeidet med kartlegging

Ifølge omsorgsforskriften§ 6 skal arbeidet med kartlegging og tiltaksplan starte så snart som mulig etter barnas ankomst til asylmottaket. Arbeidet skal danne grunnlaget for videre individuell oppfølging av det enkelte barn under oppholdet. Asylmottaket skal også involvere den enslige mindreåriges representant i arbeidet.

Under tilsynet kom det fram at organisering og gjennomføring av kartleggingssamtaler, og kartleggingsarbeidet som sådan, ikke er satt i system. I tillegg var dokumentasjonsgrunnlaget i barnas individuelle kartlegginger kun innhentet fra uformelle samtaler med barna. Vi vurderer at når verken barna eller barnas representant systematisk involveres i kartleggingsarbeidet, medfører dette at retten til medvirkning ikke blir oppfylt.

Én av kartleggingsplanene vi fikk forelagt var påbegynt først tre måneder etter innflytting, og tre av dem var påbegynt først seks måneder etter innflytting. Mottaksleder og barnefaglig ansvarlig redegjorde selv for flere utfordringer ved etablering av mottaket og at plan- og dokumentasjonsarbeid over tid har blitt nedprioritert. Selv om mottaket også har gjort observasjoner og gjennomført drøftingssamtaler og kurs vurderer Statsforvalteren at kartlegging foretatt først et halvt år inn i oppholdet er brudd på omsorgsforskriftens § 6. Når planarbeidet, som skal danne grunnlag for tilpasset individuell oppfølging av barna under oppholdet, foretas etter så lang tid, innebærer dette en stor risiko for at forhold ved barnets behov og omsorgssituasjon ikke avdekkes. Vi blir dermed bekymret for at barnet ikke får den oppfølgingen det er i behov av. Enslige mindreårige asylsøkere som bor på mottak sammen med følgeperson er en særskilt sårbar gruppe. Vi vurderer det som svært alvorlig om eventuelle bekymringer rundt deres situasjon ikke avdekkes.

Etter at mottaket fikk flere stillinger, har planarbeidet blitt dokumentert i kartleggingsplaner i MOT. Statsforvalteren ser at det har blitt gjennomført nylige kartlegginger og at det er gjort vurderinger av oppfølgingsbehov på flere sentrale områder, også av betydning for barnas helse og omsorgssituasjon. Statsforvalteren vurderer likevel at kartleggingsarbeidet ved mottaket totalt sett fremstår som i stor grad tilfeldig og i liten grad systematisk. Dette bidrar til økt risiko for at barnas behov og omsorgssituasjon ikke blir identifisert tidlig nok eller fulgt opp.

Når det gjelder tilgang til og bruk av hensiktsmessige maler, oppfordrer Statsforvalteren UDI til å sikre utvikling og tilpasninger i de eksisterende kartleggingsmalene. En godt tilpasset mal som inkluderer egne punkt om for eksempel kartlegging av følgepersonens omsorgsevner, er et viktig bidrag i oppfølging av den spesielt sårbare situasjonen som enslige mindreårige med følgeperson befinner seg i.

Arbeidet med tiltaksplaner

I henhold til omsorgsforskriften § 6 skal asylmottaket på bakgrunn av kartleggingen utarbeide en tiltaksplan sammen med barnet. Tiltaksplanen skal danne grunnlaget for videre individuell oppfølging under hele oppholdet i asylmottak, og frem til den enslige mindreårige enten bosettes eller returneres. Ved dokumentgjennomgang fant Statsforvalteren at ingen av barna hadde en tiltaksplan i perioden 15.09.2023 til 11.10.2023. Under tilsynet kom det frem at mottaket ble klar over dette i forberedelsene til tilsynet. Denne svikten er bekymringsfull med tanke på mottakets manglende oversikt, systematikk og kompetanse på området som sådan. Statsforvalteren ser imidlertid positivt på at mottaket umiddelbart igangsatte prosesser med å utarbeide tiltaksplaner da svikten ble avdekket.

Tiltaksplanene som ble gjennomgått på tilsynstidspunktet inneholdt beskrivelser av barnas ønsker om støtte til blant annet skolegang og aktiviteter. Det fremstår imidlertid for Statsforvalteren som at planene ikke benyttes aktivt i det daglige arbeidet. Evaluering av planene vurderes heller ikke som tilstrekkelig praktisk relevant for hele tre av planene. Mottakets vurderinger om oppfølgingsbehov hentet fra barnas kartleggingsplaner om helsesituasjon, omsorgssituasjon og andre relevante temaer, fremgikk heller ikke av tiltaksplanene. Statsforvalteren vurderer at den manglende overføringen av vurderte oppfølgingsbehov til barnas tiltaksplaner innebærer en risiko for at barna ikke får den oppfølgingen og omsorgen de er i behov av. Statsforvalteren vurderer også at mottaket må jobbe mer med å sette tiltaksplanarbeidet i system. De må også i større grad klargjøre for barna at de har en egen plan for oppholdet, hva som er hensikten med planen og innholdet i denne.

Roller, ansvar og kompetanse

Når enslige mindreårige med følgeperson ankommer mottaket, er det barnefaglig ansvarlig som innehar særkontaktansvaret for alle barna. Barnefaglig ansvarlig har også det overordnede ansvaret for planarbeidet. Under tilsynet ble det redegjort for at mottaket er i en prosess med forbedringer og kvalitetsutvikling når det gjelder arbeidet med kartlegging. Barnefaglig ansvarlig har ikke fått spesifikk opplæring i kartleggings- og planarbeid, men har selv gitt opplæring til ansatte om mottakets planarbeid.

Etter ankomstfasten er det miljøarbeiderne som overtar ansvaret som særkontaker, og som gjennomfører plansamtaler med barna. Miljøarbeiderne har ikke fått formell opplæring i planarbeidet, men får veiledning fra barnefaglig ansvarlig. De ansatte vi snakket med redegjorde godt for kjennskap til barna, deres individuelle behov og vurderinger av behov hos barnas følgepersoner. På bakgrunn av samtaler med ansatte og dokumentasjonsgjennomgang vurderer imidlertid Statsforvalteren at systematikken i arbeidet ikke er tilstrekkelig. Det ble under tilsynet redegjort for årsaker til manglene, også når det gjaldt strukturert opplæring av ansatte og felles etterlevelse av arbeidsprosesser i kartleggings- og oppfølgingsarbeidet.

5.   Statsforvalterens konklusjon

På bakgrunn av funnene fra tilsynet, herunder intervjuer med ansatte, beskrivelsene fra barna og gjennomgått dokumentasjon, vurderer Statsforvalteren at mottaket ikke har et tilfredsstillende system og praksis som ivaretar arbeidet med kartlegging og barnas tiltaksplaner.

Det er avdekket lovbrudd under tilsynet. Statsforvalteren konkluderer med følgende:

Larvik mottak har ikke tilfredsstillende system og praksis for arbeidet med kartlegging og tiltaksplan i henhold til gjeldende lovkrav.

Dette er brudd på Forskrift om omsorg for enslige mindreårige som bor i asylmottak (omsorgsforskriften) § 6.

Utenlendingsdirektoratet (UDI) har omsorgsansvaret for enslige mindreårige som bor i asylmottak. Asylmottaket ved driftsoperatøren kan utøve omsorgen på vegne av UDI. Statsforvalteren skal føre tilsyn med at omsorgen for enslige mindreårige som bor i asylmottak utøves i samsvar med denne loven og forskrifter til loven. Dersom tilsynet avdekker forhold som er i strid med denne loven eller forskrifter til loven, kan Statsforvalteren gi pålegg til UDI og driftsoperatøren om å rette forholdet.

6.  Oppfølging av påpekte lovbrudd

UDI og driftsoperatør bes om å gjennomgå denne rapporten, og merke seg funn der det foreligger svikt eller stor fare for svikt. Vi ber om at driftsoperatør/mottak og UDI utarbeider en felles plan for hvordan forholdene skal rettes og forbedres, inkludert konkrete tiltak for utbedringer. Det må fremgå rolle-/ansvarsfordeling for gjennomføring av det enkelte tiltak. Planen må også inneholde beskrivelser av hvordan dere vil evaluere at tiltakene fører til endring og forbedring i praksis.

Frist for oversendelse av overnevnte plan til Statsforvalteren i Oslo og Viken er 28.02.2024.

Så langt taushetsplikten ikke er til hinder for det, ber vi om at de enslige mindreårige barna på asylmottaket får tilpasset informasjon om innholdet i denne rapporten og tilbud om å lese den. Innen rammen av taushetsplikt ber vi også om at rapporten blir gjort tilgjengelig for ansatte og andre som ønsker å lese den.

Med hilsen

Mari Hagve
avdelingsdirektør
Sosial- og barnevernavdelingen

Atle Grønstøl
seksjonssjef

 

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

Her omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok. Varsel om tilsynet ble sendt 26.09.2023.

Vi gjennomførte stedlig tilsyn den 17.10.2023 og 18.10.2023. Oppsummeringsmøte med mottaksleder og barnefaglig spesialrådgiver v/Sana as deltok som observatør ble avholdt den 20.10.2023 via Microsoft teams.

Under besøket hadde vi, foruten samtale med barna, intervju med:

Ikke publisert her

Tilsynet ble gjennomført av:

• Seniorrådgiver, Torstein Heen, Statsforvalteren i Oslo og Viken
• Seniorrådgiver, Kristin Børli Rustad, Statsforvalteren i Oslo og Viken