Rapport fra tilsyn med Stiftelsen Sana as, avdeling Porsgrunn asylmottak 2023

Statsforvalteren i Oslo og Viken gjennomførte i tidsrommet 17. til 20.10.2023 et meldt tilsyn ved Porsgrunn asylmottak, med målgruppen enslige mindreårige med følgeperson.

Statsforvalteren har myndighet til å føre tilsyn med at omsorgen for enslige mindreårige (EMA) som bor i asylmottak utføres i samsvar med utlendingsloven og forskrift, jf. Utlendingsloven § 95 tredje ledd.

Statsforvalteren bemerker innledningsvis at vi under tilsynet påtraff representanter fra UDI, og at disse oppga å gjennomføre intern kontroll med samme tema som Statsforvalterens meldte tilsyn ved mottaket på samme dag. De to representantene fra UDI var delt om hvorvidt de var klar over at Statsforvalteren skulle føre tilsyn den samme dagen. Statsforvalteren i Oslo og Viken vil orientere Statens helsetilsyn (Helsetilsynet) om dette.

Tema for tilsynet har vært:

Om mottaket har et system og praksis for arbeidet med kartlegging og tiltaksplan i henhold til gjeldene lovkrav.

Statsforvalterens konklusjon:

Porsgrunn mottak har et tilfredsstillende system og praksis for arbeidet med kartlegging og tiltaksplan i henhold til gjeldende lovkrav.

I brev av 20.12.2023 og 21.12.2023 har henholdsvis Sana mottaksdrift og UDI kommet med tilbakemeldinger til Statsforvalterens foreløpige rapport. Statsforvalteren har vurdert tilbakemeldingene og kommet til at de ikke gir grunnlag for endringer i den endelige rapporten.

1.  Tilsynets tema og omfang

I tråd med tilsynsforskriften planlegger Statsforvalteren det enkelte tilsyn med bakgrunn i en risikobasert tilnærming. Som tilsynsmyndighet prioriterer vi hvilke mottak det skal gjennomføres tilsyn ved, hvilke henvendelser eller hendelser som skal utredes, hvilke vurderingstema som skal gjennomgås, hvor grundig undersøkelsen skal være og hvilken oppfølging som er nødvendig. Vi velger fremgangsmåter og metodikk som er egnet til å ivareta formålet med tilsyn på en effektiv måte. Statsforvalterens tilsynsmyndighet er uhildet og utøves uavhengig av Utlendingsdirektoratets ordninger for oppfølging og kontroll med driftsoperatør og mottakene. Statens helsetilsyn er overordnet faglig myndighet for tilsynet.

Tema for dette tilsynet er valgt med bakgrunn i risikovurdering basert på at enslige mindreårige asylsøkere med følgeperson er plassert i ordinære mottak.

Utlendingsdirektoratet (UDI) har omsorgsansvaret for enslige mindreårige som bor på asylmottak med følgeperson. Asylmottaket ved driftsoperatøren utøver den daglige omsorgen for de enslige mindreårige under opphold på asylmottaket, på vegne av UDI. Asylmottaket skal under barnets opphold på mottaket følge særskilt med på hvordan omsorgssituasjonen er, og tildele særkontakt og kartlegge både følgepersonens egnethet og den enslige mindreåriges omsorgsbehov.

Snarest etter barnets ankomst skal mottaket kartlegge barnets situasjon og behov. Det skal utarbeides en tiltaksplan som skal danne grunnlag for asylmottakets individuelle oppfølging av barnet under hele oppholdet ved asylmottaket, og fram til bosetting eller eventuell retur. Mottaket skal sikre forsvarlig oppfølging av det enkelte barn i tråd med tiltaksplanen. Asylmottaket skal også gi både barnet og barnets representant mulighet til å medvirke i arbeidet med kartlegging og tiltaksplan. I tilsynet har vi undersøkt om mottaket har tilfredsstillende system og praksis for arbeidet med kartlegging og tiltaksplan for enslige mindreårige asylsøkere med følgeperson.

Tilsynet gjennomføres med et avgrenset tema. Statsforvalterens vurderinger og konklusjoner inneholder dermed ingen generell kvalitetsvurdering av mottakets øvrige praksis

2.  Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Tilsyn er kontroll av om en virksomhet driver i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. Vi gir derfor her en oversikt over hvilke krav som gjelder for temaene i tilsynet.

Forsvarlig omsorg

UDI har omsorgen for enslige mindreårige som bor i asylmottak. Asylmottaket ved driftsoperatøren skal utøve omsorgen på vegne av UDI, jf. utlendingsloven § 95 andre ledd. Omsorgen som gis skal være forsvarlig jf. omsorgsforskriften § 1. I omsorgsforskriften § 2 andre og tredje ledd er det utdypet krav til hva asylmottaket er forpliktet til for å oppfylle kravet til forsvarlig omsorg for den enkelte beboer. Kravet innebærer at tjenesten må holde tilfredsstillende faglig kvalitet, ytes til rett tid og gis i et tilstrekkelig omfang. Asylmottaket skal blant annet sikre struktur i hverdagen, bygge relasjoner med barna og bidra til et godt miljø i asylmottaket. Videre skal asylmottaket følge opp barnas skolegang og annen opplæring, samt legge til rette for individuelt tilpassede fritidsaktiviteter. Asylmottaket skal også gi opplæring og veiledning til barna om helse og kosthold, forebygge at barna forlater mottaket uten å oppgi nytt oppholdssted, og legge til rette for kontakt med familie og andre nære relasjoner, dersom kontakten er til barnets beste.

Asylmottaket skal ha en skriftlig plan for omsorgsarbeidet og sikre at de ansatte i asylmottaket gir forsvarlig omsorg i samsvar med planen, jf. omsorgsforskriften § 2 andre ledd. Planen skal beskrive hvordan asylmottaket ivaretar omsorgen med den bemanningen asylmottaket har. For å sikre fremdrift i oppfølgingen av beboeren, må målene som er satt for oppholdet la seg evaluere. I tillegg må planene evalueres systematisk og jevnlig.

Rett til informasjon

Jf. Omsorgsforskriften § 4 a, b og c skal asylmottaket gi informasjon til den enslige mindreårige om dennes rettigheter og plikter, tilpasset den enslige mindreåriges individuelle behov, alder og modenhet. Asylmottaket skal gi informasjon til den enslige mindreårige på et språk den enslige mindreårige behersker. Asylmottaket skal gi barnet informasjon som setter barnet i stand til å medvirke i den daglige omsorgen under oppholdet i asylmottak og gir den enslige mindreårige økt forståelse for egen livssituasjon, økt grad av selvstendighet og forbereder den enslige mindreårige til bosetting eller retur. Mottaket skal også sørge for tolk under kartleggings- og plansamtalene dersom samtalepartnere ikke snakker samme språk, jf. retningslinjer fra UDI om kartlegging og tiltaksplan for enslige mindreårige i asylmottak (RUDI-2012-37).

Rett til medvirkning

Barnets rett til å bli hørt følger av både Grunnloven § 104 og FNs Barnekonvensjon art. 12 og i omsorgsforskriftens § 5. Bestemmelsen gir barnet en ubetinget og selvstendig rett til å medvirke, men ingen plikt. Retten gjelder i hele beslutningsprosessen og i alle forhold som berører barnet, ikke bare når det skal tas rettslige eller administrative avgjørelser. Retten til medvirkning betyr at beslutningstakerne har en plikt til å gi barnet en mulighet til å medvirke. Den enslige mindreårige skal bli hørt og gis mulighet til medvirkning under oppholdet i asylmottak, herunder gjennom deltakelse i og innflytelse i daglige rutiner og aktivitetstilbud.

Jfr. artikkel 12, nr. 1 og 2 i barnekonvensjonen skal det sikres at et barn som er i stand til å danne seg egne synspunkter, gis retten til fritt å gi uttrykk for sine synspunkter i alle forhold som vedrører barnet, og tillegge barnets synspunkter behørig vekt i samsvar med dets alder og modenhet. For dette formål skal barnet særlig gis anledning til å bli hørt i enhver rettslig og administrativ saksbehandling som angår barnet, enten direkte eller gjennom en representant eller et egnet organ, på en måte som er i samsvar med saksbehandlingsreglene i nasjonal rett.

Det er tett sammenheng mellom retten til å bli hørt og barnets beste. FNs barnekomité har uttalt at en forsvarlig vurdering av barnets beste først kan skje når barnet har fått anledning til å uttale seg, og det er lagt tilstrekkelig vekt på barnets synspunkter. Barnekomiteen uttaler videre at de to prinsippene utfyller hverandre; barnets beste skal være målet, og fremgangsmåten for å nå dette målet er å høre på barnet.

Kartlegging og tiltaksplan

I tråd med omsorgsforskriften § 6 skal asylmottaket så snart som mulig etter ankomst kartlegge barnets behov og situasjon, og utarbeide en tiltaksplan sammen med barnet. Tiltaksplanen danner grunnlaget for videre individuell oppfølging under hele oppholdet i asylmottak, og frem til den enslige mindreårige enten bosettes eller returneres.

Tiltakene i planen skal være forankret i den enkeltes livssituasjon og behov for omsorg, oppfølging og framtidsplaner. Kartleggingsarbeidet skal starte snarest etter ankomsten til mottaket.

Velkomstsamtalen skal gjennomføres så snart som mulig etter at barnet flytter inn på mottaket, og helst i løpet av de to første dagene. Relevant informasjon fra beboeren i denne samtalen kan legges inn i kartleggingen. Det systematiske arbeidet med kartlegging og tiltaksplan skal starte i løpet av den første måneden etter ankomst. Ifølge UDI (2023) Krav til drift av plasser for enslige mindreårige punkt 6.9 a-c skal arbeidet med kartleggingen og tiltaksplanen starte senest innen tre uker etter ankomst til mottaket.

Tiltaksplanen skal brukes aktivt i det daglige arbeidet og oppdateres jevnlig, herunder kravet til planmessig oppfølging av det enkelt barn, jf. omsorgsforskriften § 6. Kartleggings- og planarbeidet skal fokusere spesielt på den enkeltes ressurser, potensialer og omsorgsbehov. Barnet skal være en aktiv part i det ordinære kartleggings- og planarbeidet og ha innsyn i det som blir dokumentert, dersom det ikke er særskilte grunner til at det ikke er mulig. Barnet skal følges opp av en særkontakt og mottaket skal sikre forsvarlig oppfølging av den enkelte i tråd med tiltaksplanen. Asylmottaket skal gi barnets representant anledning til å medvirke i arbeidet med kartleggingen og tiltaksplanen.

Kartlegging av følgepersonens egnethet

UDI skal sikre at driftsoperatør for asylmottak med enslige mindreårige legger til rette for opplæring og veiledning av mottaksansatte, jf. GI-05/2023 – Instruks til Utlendingsdirektoratet om innkvartering av asylsøkere. UDI skal sikre at asylmottaket følger særskilt med på hvordan omsorgssituasjonen er, blant annet ved å tildele særkontakt og kartlegge både følgepersonens egnethet og barnets omsorgsbehov.

Barnets representant

Alle enslige mindreårige skal ha en representant. Som følge av Utlendingslovens § 98b første ledd skal representanten oppnevnes av Statsforvalteren i det vergemåldistriktet hvor barnet bor.

Representanten skal påse at barnets juridiske rettigheter blir ivaretatt, blant annet at barnet har eierskap til de kartlagte opplysningene og tiltaksplanen, og at overføringen av opplysningene ivaretar kravene til personvern, jf. RUDI 2012-37. Så snart som mulig etter innflytting må mottaket informere både barnet selv og representanten om hvordan de vil arbeide med kartleggingen og tiltaksplanen, og om hva disse skal brukes til. Dersom mottaket og representanten er uenige om hva slags informasjon som er relevant å overføre til omsorgsmyndighet, må de søke å komme fram til felles forståelse gjennom dialog. Dersom ikke samtykke fra representanten foreligger, kan ikke informasjonen overføres til IMDI eller kommunen.

3.  Beskrivelse av fakta

Informasjon om mottak

Type mottak, navn og besøksadresse	Ordinært mottak, nivå 2 Porsgrunn mottak Kulltangveien 63, 3921 Porsgrunn
Mottaksleder:	Gitte Westlund tlf. 94810554
Driftsoperatør	SANA as

Porsgrunn asylmottak er et ordinært mottak, som eies av driftsoperatør stiftelsen Sana as. Porsgrunn mottak er desentralisert og har flere bygg av ulik størrelse på forskjellige adresser i kommunen. Asylmottaket har rammeavtale for 150 ordinære plasser + 50 (opsjonspakke 1) + 50 (opsjonspakke 2). Under tilsynet var 247 plasser i drift. Mottaket åpnet den 01.10.2022 og varighet på avtalen er 3 år, med opsjon på ett og ett år.

Planlegging av tilsynet

Varsel om tilsyn ble sendt 26.09.2023. I varselet ble det vedlagt informasjonsskriv til barna på deres språk om Statsforvalteren, tilsynet og invitasjon til individuelle samtaler med oss under tilsynet. Det ble i tillegg sendt eget informasjonsskriv til følgepersoner på deres språk om Statsforvalteren og tilsynet. Mottaket ble bedt om å dele ut informasjonsskrivene til barna og følgepersonene. Vi forutsetter at barna og følgepersonene også fikk hjelp med å forstå hva tilsynet innebærer og svar på eventuelle oppfølgingsspørsmål de måtte ha om dette.

Anmodning om dokumentasjon

I forkant av tilsynet ba vi om å få tilsendt en beboeroversikt, omsorgsplan, kartleggingsplaner og tiltaksplaner. Vi mottok etterspurt dokumentasjon den 06.10.2023, med unntak av kartleggingsplaner. Årsaken til at kartleggingsplanene ikke ble oversendt ble oppgitt å være at mottaket opplevde det som digitalt utfordrende å oversende planene. Det ble derfor avtalt at Statsforvalteren skulle se på kartleggingsplanene når vi ankom mottaket. Under tilsynet viste det seg at mottaket hadde utfordringer med egne digitale løsninger, som gjorde at vi ikke fikk sett på planene som avtalt. Mottaket skulle derfor ettersende kartleggingsplanene. Vi mottok planene den 18.10.2023. Vi fikk under tilsynet sett et eksempel på en oppsummering av en kartlegging i IMDls elektroniske kartleggingssystem, basert på en bosettingssamtale.

Gjennomføring av tilsynet

Vi innledet tilsynet med en oppstartsamtale med mottaksleder. Her avtalte vi det praktiske for gjennomføring av tilsynet og planen for dagen. Vi gjennomførte deretter seks samtaler med barn og intervjuet to barnefaglige ansvarlige og mottaksleder, hver for seg.

Vi fikk omvising i huset hvor barna bor sammen med følgepersonene sine. Huset var over to etasjer. Begge etasjene bestod av en stue og et kjøkken, samt fire soverom. I en av etasjene var det et vaskerom. De som bor i de ulike etasjene, deler kjøkken og bad. Barna delte soverom med følgepersonene sine. Vi fikk se et soverom. Rommet inneholdt en køyeseng, en enkeltseng og et kjøleskap. Alle rommene var bebodd på tilsynstidspunktet. På et av rommene bodde det 18-åringer. Den 20.10.2023 hadde vi et oppsummeringsmøte, via Microsoft Tea ms, med mottaksleder og driftsoperatør. Driftsoperatør var til stede som observatør.

Gjennomgang av dokumentasjon

Omsorgsplan

Omsorgsplanen beskriver mottakets arbeid med å gi omsorg og oppfølging til de enslige mindreårige. Planen inneholdt kapitler om ankomst, relasjonsbygging, mat, døgnrytme, miljøarbeid, oppfølging av helsetjenester og skolegang, varsling og oppfølging av alvorlig hendelser, samt arbeidet med kartlegging og tiltaksplan. Videre ble det beskrevet i planen hvem som har ansvaret for ulike oppgaver og frister for gjennomføringen av oppgavene. Planen viser også til digitale lenker, hvor ansatte kan få oversikt over lovgrunnlag og kravspesifikasjoner fra UDI.

Kartlegging

Kartleggingsplanene består av ulike temaer og det er anført daterte uttalelser fra barna om de ulike temaene. I tillegg står det om observasjoner og vurderinger gjort av de ansatte.

De første anføringene i kartleggingen var fra juni/juli 2023. Noen av barna hadde da bodd på mottaket i over et år. Statsforvalteren etterspurte derfor også tidligere kartleggingsplaner. Vi mottok ene-post den 25.10.2023 fra en av de barnefaglig ansvarlige, hvor det stod at kartleggingene er fra før sommeren og at de ikke er daterte eller med signatur. Ifølge den barnefaglige ansvarlige gjør dette at kartleggingen er uoversiktlig og lite forklarende. Hun skrev videre i e-posten at dette er med bakgrunn i at mottaket tidligere ikke har hatt klare retningslinjer for hvordan kartleggingene skal gjøres. I mai 2023 fikk imidlertid mottaket økte midler til oppfølging av EMA, og derav økt bemanning til å utføre kartlegging og planarbeidet. Det kom også i mai 2023 tydeligere retningslinjer om gjennomføring av kartlegging. Barnefaglig ansvarlige mente at dette bidro til at kartleggingen ble mer utfyllende og de ansatte begynte med dato og signatur.

Tiltaksplan

I barnas tiltaksplaner kommer det frem mål og tiltak basert på kartleggingene som er gjort av barna. Dette er for eksempel knyttet til utvikling av skolegang, norskopplæring, XXXXXX XXX XXXXXX

sportslige ferdigheter og fremtidsplaner/mål for fremtiden. Målene i planen er etterfulgt av en beskrivelse av mottakets tilrettelegging og fremgangsmåte for å nå målene. Det er i tillegg anført oppfølgingspunkt og hvordan mottaket skal følge opp disse. Planen er skrevet i jeg-form, som kan indikere brukermedvirkning i planene. Flere av planene manglet imidlertid en sluttdato.

Samtaler med barn

Da tilsynet ble gjennomført bodde det seks enslige mindreårige barn med følgeperson i asylmottaket. Alle barna fikk tilbud om samtale og Statsforvalteren gjennomførte individuelle samtaler med samtlige barn. Vi snakket med tre barn alene, mens tre av dem etter eget ønske hadde med følgepersonen sin i samtalen. De ansatte opplyste om at barnas representant hadde fått informasjon om tilsynet og derav fått mulighet til å delta i samtalene. Samtalereferat er arkivert internt hos Statsforvalteren.

Samtlige av barna sa at de følte seg trygge på mottaket, de trivdes og hadde god kontakt med de ansatte. Barna sa at de hadde noen å snakke med om de trengte det, enten følgepersonen eller en ansatt fra mottaket. De uttrykte også at de var fornøyde med aktivitetstilbudet på mottaket.

Barna fortalte videre at de ukentlig får en aktivitetsplan via Whatsapp med oversikt over ukens aktiviteter.

Ingen av barna kjente til at de hadde en egen plan med mål for oppholdet, men samtlige fortalte at ansatte hadde snakket med dem om hvordan de har det på mottaket og om ulike tema som fritidsaktiviteter, helse, søvn og skole.

Samtlige barn nevnte at renholdet i huset de bor i kunne vært bedre. De fortalte at huset ofte blir skittent fordi ikke alle vasket etter seg.

Fem av barna hadde samme representant. Disse barna nevnte at de hadde lite kontakt med representanten sin og at det tok lang tid før representanten svarte på henvendelser. Ett barn hadde en annen representant og hadde god kontakt med henne.

Barnas opplevelse av manglende renhold og manglende kontakt med representanten sin ble videreformidlet i samtalen med mottaksleder. Mottaksleder skulle følge opp dette videre, og Statsforvalteren kommenterer ikke dette ytterligere.

Intervju med de ansatte

De ansatte oppga at mottaket har to barnefaglige ansvarlige i hver sin 50 % stilling. De barnefaglige ansvarlige deler på oppgavene knyttet til planarbeidet på mottaket, men det er én av dem som i utgangspunktet har hovedansvaret. Leder har gjennomført et møte med begge barnefaglige ansvarlige sammen, for å avklare arbeidsoppgaver. Begge barnefaglige ansvarlige jobber på dagtid. I tillegg er det to miljøarbeidere som jobber kveld og helg. Miljøarbeiderne jobber samtidig. Disse fire kalles «EMA-ansatte».

Begge barnefaglige ansvarlige er utdannet barnevernspedagoger. Den ene er i tillegg bosettingsansvarlig og den andre er returansvarlig.

Mottakets planarbeid

Ifølge de ansatte gjennomføres en velkomstsamtale samme dag som de enslige mindreårige flytter til mottaket. De ansatte forteller at det sjelden fremkommer informasjon til kartleggingen i velkomstsamtalen. Barna er ofte stille i velkomstsamtalen.

De ansatte informerte om at det foregår to kartlegginger på mottaket;

• Fortløpende kartlegging, som skrives i en kartleggingsplan og som registreres i MOT, UDIs elektroniske
• En bosettingssamtale når barna har fått oppholdstillatelse. Samtalen registreres i IMDIs elektroniske kartleggingssystem

En av de ansatte spesifiserte at bosettingssamtalene handler om nåværende situasjon og informasjon om barnet, og ikke følgepersonens omsorgsevne.

Som en del av kartleggingen av barna, gjør de ansatte observasjoner av barnet og deres følgeperson. Observasjoner gjøres for eksempel i aktiviteter og i individuelle samtaler. Ifølge mottaksleder finnes det ikke et eget skjema for kartlegging av følgeperson, men det flettes inn i kartleggingsrapporten til barnet. De ansatte vurderte at de ikke har anledning til å kartlegge følgepersonens omsorgsevne i så stor grad som de ønsker. Dette da de ikke har anledning til å være så «tett» på og observere den daglige omsorgen. Det var derfor ønskelig fra deres side at følgepersonen blir kartlagt bedre på transittmottak, herunder barnet og følgepersonens relasjon og følgepersonens omsorgsevne.

Utarbeidelse av kartleggingsplan og bruken av denne

De ansatte opplyste om at de ikke hadde fått opplæring i kartleggingsarbeidet. De har imidlertid erfaring fra plan- og kartleggingsarbeid fra tidligere. Det er barnefaglig ansvarlig som har hovedansvaret for kartleggingene. Ifølge de ansatte begynte kartleggingen i løpet av den første uken barnet flytter til mottaket. Dette er en tidsfrist den barnefaglig ansvarlig har satt. Det er barnas særkontakt som skriver kartleggingsplanen, og barnefaglig ansvarlig kvalitetssikrer den.

Mottaksleder informerte om at hun også pleier å se over planene, men dette var ikke en fast rutine. De ansatte informerte om at det ikke finnes skriftlige rutiner i arbeidet med kartlegging og utarbeidelse av kartleggingsplan. Mottaksleder oppga imidlertid at mottaket har rutiner for planarbeidet, men at rutinene ikke var skriftliggjort. Hun mente at dette var et forbedringspunkt.

Mottaksleder opplyste videre om at mottaket har utarbeidet en opplæringsplan for nyansatte, hvor planarbeidet er et tema. De nyansatte vil også få fortløpende veiledning i kartleggings- og planarbeidet av barnefaglig ansvarlig. Mottaksleder viste til at en nyansatt hadde deltatt i en kartleggingssamtale sammen med barnefaglig ansvarlig.

De ansatte oppgav at kartleggingssamtalene blir gjennomført med barnet og følgeperson, hver for seg og deretter sammen. En av de ansatte opplyste om at de i samtalene brukte spørsmål fra en kartleggingsmal som ligger i MOT (UDIs digitale verktøy for asylmottak). De har imidlertid valgt å forenkle spørsmålene og vist bilder, slik at de er tilpasset barnets alder og modenhet. En av de ansatte mente at malen hadde et forbedringspotensial, for eksempel at den burde hatt flere punkter til å fylle ut. De har derfor valgt å ta med mer informasjon, som for eksempel om hva en følgeperson er og om skoleoppfølging (Didaktisk plan).

De ansatte opplyste om at kartleggingen gjøres fortløpende via samtaler og observasjoner med barna, der de bor eller når de er på aktiviteter. Særkontaktene skal alltid treffe barna når de er på jobb, som betyr tre dager i uken. Barna og særkontaktene skal også ha samtaler annenhver uke, hvor de skal snakke om hvordan barna har det. En av de ansatte oppgav også at mottaket kan få informasjon fra skolen som kan være aktuell i kartleggingen. Den ansatte viste i samtalen til et konkret slikt eksempel.

Det kom frem i intervjuene at representanten blir informert på forhånd om at kartleggingen skal gjennomføres. De ansatte erfarte at representanten ikke involverte seg tilstrekkelig i kartleggings- og planarbeidet. Det er ønskelig fra mottaket å bruke stedlig tolk i disse samtalene, enten ekstern eller egen ansatt som snakker samme språk. En av de ansatte viste også til et konkret eksempel hvor det ble brukt telefontolk, siden det var bekymring knyttet til bruk av stedlig tolk hos barnet og følgeperson.

Mottaket har personalmøte annenhver tirsdag, hvor kartleggings- og planarbeidet kan være et tema. Barnefaglig ansvarlig sentralt i SANA deltar på møtene. Mottakets barnefaglige ansvarlige møtes også ukentlig, hvor de kan snakke om kartlegging- og planarbeidet ved behov.

Mottaksleder opplever at mottakets kartleggingssystem er godt nok, men ønsker seg likevel en mer oversiktlig, løpende journal som viser mål og tiltak. Dette er ifølge mottaksleder tatt opp med UDI.

Bosettingssamtale, herunder kartlegging etter innvilget oppholdstillatelse

De ansatte informerte om at bosettingssamtalen gjennomføres så raskt som mulig etter at barnet har fått oppholdstillatelse. Bosettingsansvarlig får både epost og varsel i IMDls system når dette skal gjennomføres, og når det skal skrives referat/oppsummering fra kartleggingene. Det ble opplyst om at i bosettingssamtalen deltar barnefaglig ansvarlig, bosettingsansvarlig, barnet og følgepersonen. Samtalene gjennomføres både med barnet og følgepersonen sammen og hver for seg. Innholdet i samtalen er blant annet bosettingssituasjon, tilknytting til en kommune, barnets bo- og omsorgssituasjon, og spesielle ønsker fra barnet. Ved utflytting gjennomfører også barnefaglig ansvarlig og bosettingsansvarlig en bosettingssamtale med barnet og følgeperson, hvor innholdet i samtalen gjelder bosettingssituasjonen og barnets ønsker videre. Oppsummering av samtalene skrives til IMDI.

Utarbeidelse tiltaksplan og bruken av denne

Ifølge de ansatte hadde de ikke fått opplæring i arbeidet med tiltaksplan og de var usikre på om det fantes en rutine for dette arbeidet.

De ansatte opplyste om at det er barnefaglig ansvarlig som har hovedansvaret for at tiltaksplaner utarbeides og er oppdatert. Dette kvalitetssikres av mottaksleder. Det er imidlertid særkontakten som utarbeider og endrer tiltaksplanen. Om planen ikke er skrevet eller oppdatert, vil barnefaglig ansvarlig ta kontakt med særkontakt for at særkontakten skal gjøre dette.

Omsorgsplanen, kartleggingsplanen, observasjoner av og samtaler med barnet benyttes som grunnlag for utarbeidelse av tiltaksplanen. De ansatte informerte også om at barnefaglig ansvarlig deltar på utviklingssamtaler på skolen, hvor det i disse samtalene kan komme frem relevante mål og tiltak til tiltaksplanen. De ansatte informerte om at barnet alltid har vært enig i målene som er satt. Om det skulle være uenigheter ville de ha jobbet med målet indirekte.

Mottaksleder oppgav at alle ansatte skal være kjent med tiltaksplanene til barna. Planene har blant annet blitt gjennomgått på månedlige personalmøter. Tiltaksplanen evalueres fortløpende og minimum hver tredje måned. Dette gjøres av særkontakt og barnet.

De ansatte oppgav at det er tett samarbeid mellom barnefaglig ansvarlig og særkontaktene. De evaluerer blant annet målene i tiltaksplanen, og særkontaktene evaluerer deretter med barna for å få deres synspunkter. Nye mål og tiltak lages deretter i samarbeid mellom særkontakten og barnet. XXXXXXXXXXXXXXXXXX De ansatte opplyste om at barna er med i planarbeidet, da det er deres plan.

De ansatte informerte om at mål som er oppnådd blir slettet fra planen. Det ble videre opplyst om at tiltaksplanen ikke blir videreført til bosettingskommunen, men ved utflytting oppsummeres mål og tiltak i en mal som ligger i journalsystemet til IMDI.

4.  Vurdering av fakta opp mot aktuelt lovgrunnlag

I henhold til omsorgsforskriften §§ 2 og 6 har mottaket utarbeidet en omsorgsplan og tiltaksplaner, og det fremkommer i tilsynet at mottaket har gjennomført strukturerte individuelle kartleggingssamtaler med alle de enslige mindreårige på mottaket og gjør dette løpende. Samtalene tilpasses barnets alder og modenhet. Mottaket sørget også for tolk under kartleggings- og plansamtalene. I samtalene med barna fant vi at de opplevde å føle seg trygge og ivaretatt på mottaket, og de bekreftet at de hadde hatt samtaler med de ansatte om temaene i kartleggingene.

Statsforvalteren vurderer at omsorgsplanen var oversiktlig, og ansvarsfordelingen for de ulike oppgavene fremkom tydelig. Planen fremstår derfor som et godt verktøy for å skaffe seg oversikt over hvordan det skal arbeides med omsorgen rundt de enslige mindreårige barna på mottaket. Statsforvalteren bemerker at det mangler tidsfrister for oppgavene i planen og ber om at dette vurderes som et forbedringsområde i mottakets videre arbeid med kvalitet i omsorgsplanene.

I tråd med omsorgsforskriftens § 6 har mottaket gjennomført kartlegging av alle barna. Mottaket begynner med kartleggingsarbeidet så snart som mulig etter ankomst, som regel den første uken. Barnets representant orienteres og gis mulighet til å medvirke i arbeidet. Som en del av kartleggingen gjøres det individuelle samtaler og observasjoner av barna. Kartleggingen blir dokumentert i en kartleggingsplan i MOT. Vi vurderer likevel at malen for kartleggingsplanen kan forbedres ved at den gjøres mer oversiktlig, og at den legger til rette for kartlegging av følgepersoner.

Videre fremkommer det at de ansatte ikke har fått opplæring i kartleggings- og planarbeidet eller at mottaket har skriftlige rutiner for dette arbeidet. Statsforvalteren vurderer likevel at mottaket gjennomfører kartleggingsarbeidet på en tilstrekkelig og hensiktsmessig måte totalt sett. Dette fordi det i tilsynet kommer frem at de ansatte har jobbet systematisk og målrettet i kartleggingen av barna, og at de ansatte i kartleggingen har fokus på barnas ressurser og omsorgsbehov.

Statsforvalteren oppfordrer imidlertid UDI til å sikre utvikling og tilpasninger i kartleggingsmalene. Enslige mindreårige som bor på mottak med følgeperson er i en særskilt sårbar situasjon. En godt tilpasset mal som inkluderer egne punkt om for eksempel kartlegging av følgepersonens omsorgsevner, er derfor av vesentlig betydning.

I henhold til omsorgsforskriften § 6 skal asylmottaket på bakgrunn av kartleggingen utarbeide en tiltaksplan sammen med barnet. Tiltaksplanen skal danne grunnlaget for videre individuell oppfølging under hele oppholdet i asylmottak, og frem til den enslige mindreårige enten bosettes eller returneres.

Alle barna på mottaket hadde en tiltaksplan. Tiltaksplanene inneholdt mål og tiltak for oppfølging av barna gjennom oppholdet, og var forankret i den enkeltes livssituasjon og behov for omsorg og oppfølging. Det fremstår for Statsforvalteren som at planene ble brukt aktivt i det daglige arbeidet og at de evalueres jevnlig. Selv om barna vi snakket med ikke kunne tilkjennegi at de hadde kjennskap til egen tiltaksplan i form av et konkret dokument, fremstår det som at mottaket sikrer forsvarlig oppfølging av barna i henhold til innholdet i tiltaksplanen. Statsforvalteren oppfordrer mottaket til å jobbe mer med å klargjøre for barna at de har en egen plan for oppholdet og innholdet i denne.

Statsforvalteren vurderer samlet sett at de ansatte som vi snakket med redegjorde tilfredsstillende for arbeidet med kartlegging og tiltaksplaner, og at de hadde god oversikt over dette arbeidet. Dette til tross for manglede systematisk opplæring. Funnene i kartleggingene og målene i tiltaksplanene samsvarte, og det kom tydelig frem at kartlegging og planarbeid ble lagt til grunn for den individuelle oppfølgingen av barna under oppholdet og frem til bosetting. Vi vurderer derfor at mottaket har en praksis som ivaretar arbeidet med kartlegging og tiltaksplaner. Statsforvalteren understreker imidlertid at mottaket må skriftlig gjøre rutiner/retningslinjer for utarbeidelse og opplæring i kartlegging- og planarbeidet. Dette er et viktig internkontrolltiltak for å sikre lik praksis.

Statsforvalterens samlede vurdering er at mottakets arbeid med kartlegging og tiltaksplaner utføres på en måte som i tilstrekkelig grad oppfyller gjeldene lovkrav.

Statsforvalteren vil avslutningsvis bemerke og understreke viktigheten av at UDI/mottaket sikrer kontinuerlig forbedringsarbeid når det gjelder utvikling og bruk av et hensiktsmessig malverk for kartleggingsarbeid av følgepersonens relasjon og følgepersonens omsorgsevne. Enslige mindreårige som bor på mottak med følgeperson er i en særskilt sårbar situasjon som gjør dette spesielt viktig.

5.  Statsforvalterens konklusjon

Porsgrunn mottak har et tilfredsstillende system og praksis for arbeidet med kartlegging og tiltaksplan i henhold til gjeldende lovkrav.

Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet. Tilsynet er derfor avsluttet.

Så langt taushetsplikten ikke er til hinder for det, ber vi om at barna på asylmottaket får tilpasset informasjon om innholdet i rapporten og tilbud om å lese den. Innen rammen av taushetsplikt ber vi også om at rapporten blir gjort tilgjengelig for ansatte og andre som ønsker å lese den.

Med hilsen

Mari Hagve
avdelingsdirektør
Sosial- og barnevernavdelingen

Atle Grønstøl
seksjonssjef

 

Vedlegg:

Mottakerliste:

Utlendingsdirektoratet
Postboks 2098 Vika
0125 OSLO

Stiftelsen SANA v/Porsgrunn asylmottak
Kulltangveien 63
3921 PORSGRUNN

SANA MOTTAKSDRIFT AS
Markens gate 34
4612 KRISTIANSAND S