Rapport fra tilsyn med Nav-kontorets ansvar for å ivareta barns behov når familier søker økonomisk stønad i Ullensaker kommune 2023

Statsforvalteren gjennomførte tilsyn med Ullensaker kommune og besøkte i den forbindelse Nav Ullensaker fra 22.02.23 til 24.02.23.

Vi undersøkte om kommunen sørger for at Nav-kontorets behandling av søknader om økonomisk stønad til barn etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (sosialtjenesteloven) blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav slik at barna får trygge og gode tjenester.

Tilsynet ble gjennomført som del av et landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Statsforvalteren konklusjon:

Nav Ullensaker foretar forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning ved søknad om økonomisk stønad til barnefamilier. Familier som mottar økonomisk stønad, får oppfølgning ved behov.

• Det ble ikke avdekket lovbrudd

Kommunens styringstiltak viser at den systematiske kontrollen i saksbehandlingen følges opp i praksis. Barns behov blir utredet når foreldrene leverer søknad. Den helhetlige kartlegging skjer over noe tid. Utmålingen av stønaden bygger på innhentet informasjon både gjennom skriftlige dokumenter og fra samtaler med foreldrene. Beslutningen foretas etter en konkret og individuell vurdering. Ved behov blir oppfølgning tilbudt familiene.

Regelmessig og systematisk ledelsesstyring og kontroll av praksis, sikrer tilnærmet likebehandling og forsvarlige tjenester ved kontoret. Feil og mangler blir fanget opp og aktuelle tiltak iverksatt i rettingsarbeidet.

Utkast til rapport ble sendt kommunen den 03.05.23. Kommunen hadde ikke kommentarer til rapporten.

1.  Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

Statsforvalteren har undersøkt og vurdert om kommunen ivaretar barns behov i saker om økonomisk stønad.  

Statsforvalteren har undersøkt om: 

• Nav-kontoret foretar en tilstrekkelig kartlegging av barns behov ved søknad om økonomisk stønad.
• Nav-kontoret foretar en forsvarlig vurdering og beslutning ved søknad om økonomisk stønad til familier.
• Familier som mottar økonomisk stønad, får oppfølging ved behov.

Statsforvalterens tilsyn er gjennomført som en systemrevisjon. Det innebærer at Statsforvalteren har ført tilsyn med hvordan kommunen gjennom styring og ledelse oppfyller kravene til forsvarlige sosiale tjenester til familiene.  

Brukerens meninger om og erfaringer med tjenestetilbudet i kommunen er viktig informasjon for tilsynsmyndighetene. Et utvalg brukere er derfor blitt intervjuet i dette tilsynet.

2.  Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosiale tjenester i Nav, etter sosialtjenesteloven § 9.

Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Vi gir derfor her en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens oppfyllelse av plikter etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (sosialtjenesteloven), jf. sosialtjenesteloven § 9. Etter bestemmelsen kan det også føres tilsyn med kommunens internkontroll med plikter etter kapittel 4, jf. lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) § 25-1.  

Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser.

Sosialtjenesteloven slår fast at kommunen er forpliktet til å sørge for forsvarlige tjenester. Det følger av regelverket at kommunen skal sørge for at alle tjenester som ytes etter sosialtjenesteloven er forsvarlige, jf. § 4. Kravet til forsvarlighet er en rettslig standard hvor innholdet i vesentlig grad vil bli bestemt av normer utenfor selve loven og utvikles over tid med utgangspunkt i anerkjent faglig praksis, fagkunnskap fra utdannings- og forskningsinstitusjonene, faglige retningslinjer og generelle samfunnsetiske normer. Forsvarlighetskravet har et helhetlig utgangspunkt og innholdet må tolkes i sammenheng med de øvrige bestemmelsene i sosialtjenesteloven.

Nedenfor gis det en beskrivelse av lovkrav som ble lagt til grunn i tilsynet.  

Krav til kartlegging 

Nav-kontoret skal foreta en helhetlig kartlegging av familiens situasjon, hvor behovene til hvert enkelt familiemedlem må undersøkes. Målsettingen er å fange opp, avverge og avhjelpe vanskelige livssituasjoner for barn og unge som lever i utsatte familier. Nav-kontoret skal kartlegge familiens behov med tanke på at barna skal ha mulighet til å delta på de samme sosiale arenaene som jevnaldrende barn der de bor. 

Kommunen har en plikt til å innhente tilstrekkelige opplysninger før vedtaket fattes, jf. forvaltningsloven § 17. Sosialtjenesteloven §§ 18 og 19 sammenholdt med § 1 danner utgangspunkt for hvilke opplysninger som er nødvendige for å avgjøre en søknad om økonomisk stønad. 

Det kommer ikke alltid tydelig frem hva familien har behov for. En del av kartleggingen blir å avdekke behov for stønad og hvordan familien bør følges opp for å oppnå lovens formål. Særlig nye brukere av sosiale tjenester er ikke alltid klar over at det kan søkes om stønad til andre utgifter utover livsopphold, husleie og strøm.  

Hva som skal kartlegges vil avhenge av familiens situasjon og omfanget av hjelpebehovet. Opplysningene som innhentes kan være både muntlige og skriftlige. Muntlige opplysninger skal nedtegnes, jf. forvaltningsloven 11 d.  

For førstegangssøkere vil det som hovedregel være behov for en grundig kartleggingssamtale. Ved løpende søknader er det viktig med jevnlige samtaler for at opplysningene blir oppdatert og eventuelle nye behov blir avdekket. 

Brukermedvirkning skal være sentralt i kartleggingen, og tjenestetilbudet skal så langt som mulig utformes i samarbeid med familiene. Det er viktig at Nav-kontoret innhenter barnas synspunkter, direkte eller gjennom foreldrene. Det er opp til avtale mellom Nav-kontoret og familien om kartleggingssamtalene skjer på Nav-kontoret, ved hjemmebesøk eller på andre arenaer. 

I samtale eller ved hjemmebesøk hvor det er språkutfordringer, er det viktig at Nav-kontoret bruker tolk slik at bruker får mulighet til å beskrive situasjonen. Manglende tolk kan medføre at Nav-kontoret får uriktige eller mangelfulle opplysninger slik at kartleggingen ikke blir tilstrekkelig. 

Krav til vurdering og beslutning 

Etter at Nav-kontoret har foretatt en tilstrekkelig kartlegging, skal Nav-kontoret gjøre en vurdering og fatte en beslutning om hvorvidt økonomisk stønad skal innvilges og eventuelt hva som innvilges. Har ikke Nav-kontoret foretatt en tilstrekkelig kartlegging, er det fare for at det kan oppstå følgefeil når søknaden skal vurderes og det skal fattes en beslutning.  

Nav-kontoret skal foreta en individuell vurdering, basert på opplysningene som har kommet frem i kartleggingen. Nav-kontoret må også synliggjøre hvordan barnets beste er vurdert ut fra situasjon og behov, og hvordan hensynet til barnet er vektet opp mot andre hensyn. 

I vurderingen etter § 18 skal familiens faktiske inntekter og utgifter legges til grunn. Fra 1. september 2022 fikk sosialtjenesteloven § 18 et nytt tredje ledd, hvor det går fram at barnetrygd skal holdes utenfor beregningen av økonomisk stønad. 

I vurderingen av hjelpebehovet skal Nav-kontoret legge til grunn familiens utgifter til et forsvarlig livsopphold. Det er ikke spesifisert i bestemmelsen hvilke utgifter som inngår i livsoppholdet, men formålsbestemmelsen og kravet om forsvarlig livsopphold gir anvisning om stønadsnivået. 

Statlige og kommunale satser gir kun et utgangspunkt for vurdering av stønadsnivået. Nav-kontoret må alltid foreta en individuell vurdering, hvor det blant annet tas hensyn til hvert enkelt barn.  

Dersom Nav-kontoret avslår etter § 18, skal det vurderes om stønad i særlige tilfeller kan innvilges etter § 19. I likhet med § 18 må det foretas en konkret vurdering. 

Stønad i særlige tilfeller er ikke en pliktmessig ytelse, men kan innvilges etter en konkret og individuell vurdering for å fange opp ulike behov for økonomisk hjelp som ikke dekkes gjennom § 18.  

Krav til oppfølging 

Familier som mottar økonomisk stønad, vil i mange tilfeller ha behov for tett oppfølging for at lovens formål skal nås. Hensikten med oppfølgingen er å løse eksisterende sosiale problemer, og å forebygge at slike problemer oppstår. Oppfølgingen skal støtte opp under familienes mulighet til å bli selvhjulpen.

Kommunene har stor grad av frihet til å velge hvordan oppfølging av familier skal gjennomføres og organiseres. Det går fram av veilederen til § 17 at oppfølgingen kan omfatte alt fra enklere veiledning for å kunne håndtere hverdagen, til faglig kvalifiserte råd og familieoppfølging. 

Ifølge rundskrivet skal Nav-kontoret gjennom motivasjons- og endringsarbeid styrke familiens mulighet til å mestre sin livssituasjon på ulike områder. Dette innebærer at Nav-kontoret skal tilby familien samtaler, og at samtaler er det viktigste elementet i oppfølgingen. Som utgangspunkt skal Nav-kontoret tilby oppfølgingssamtaler i alle saker hvor familier mottar økonomisk stønad. Imidlertid kan det være faglige årsaker til at det ikke er gjennomført samtaler i enkelte saker. Hos familier som er nye på Nav-kontoret vil det naturlig nok være mindre aktuelt med oppfølgingssamtaler. 

Nav-kontorets oppfølgingsansvar inneholder ikke mer enn det Nav-kontoret har ansvaret for etter sosialtjenesteloven, og gjelder ikke utføring av tjenester og oppgaver som ligger til andre instanser. Samtidig er forsvarlig oppfølging ofte betinget av at Nav-kontoret samarbeider med andre tjenester. 

Nav-kontorene skal ivareta sin oppfølgingsplikt ved at de fatter vedtak om opplysning, råd og veiledning etter § 17. At en avgjørelse er et enkeltvedtak har betydning for hele søknadsprosessen; fra informasjon, søknad og utredning, til avgjørelsens innhold og form og muligheten til å klage. Det kan enten fattes eget vedtak etter § 17, eller det kan fattes sammen med vedtak om økonomisk stønad. 

Krav til styring og ledelse 

Krav til ledelse, organisering og styring er viktige elementer i kommunens ansvar for å tilby og yte forsvarlige tjenester. God styring og ledelse bidrar til at brukerne får oppfylt sine rettigheter. Det kan derfor være stor risiko for svikt i tjenesteytingen hvis kommunen ikke har tilstrekkelig styring med kvaliteten på tjenestene. Svikten kan få store konsekvenser for den enkelte bruker. 

I sosialtjenesteloven § 5 vises det til at kommunen skal ha internkontroll etter reglene i kommuneloven § 25-1. Styringssystemet skal tilpasses virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold, og ha det omfang som er nødvendig. 

3.  Beskrivelse av faktagrunnlaget

Her gjøres det rede for hvordan virksomhetens aktuelle tjenester fungerer, inkludert virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for tjenestemottakerne blir overholdt.

Organisering og bemanning

Tall fra SSB og Ungdata for 2022 oppgir at Ullensaker har 42 866 innbyggere. Det er 9 837 barn under 18 år fordelt på 5 553 familier. Det er flest barn i alderen 6-12 år. 626 familier mottok økonomisk stønad. Tilsynsteamet har gjennomgått 21 mapper med til sammen 67 barn som bor i familier der foreldrene mottok sosialhjelp i løpet av perioden 01.02.22 til 01.02.23. Dette var familier som hadde hatt stønad fra Nav i over 6 måneder, familier som nylig hadde tatt kontakt, familier som hadde mottatt stønad i en nødssituasjon og foreldre med samværsavtale.

Nav er organisert under Helsevern og sosialomsorg som en av 10 virksomheter. Nav-kontoret er delt i 5 avdelinger: Arbeid og marked, Arbeid og helse, Arbeid og ungdom, Arbeid og økonomi, Arbeid og inkludering, samt en stab direkte under enhetsleder. Det er ca. 120 ansatte fordelt på statlige- og kommunale oppgaver. I tillegg til minimumsløsningen er flyktningetjenesten en del av Nav Ullensaker. Kommunaldirektøren for HS har møter med Nav-leder hver tredje uke og månedlige møter der alle virksomhetene deltar.  

Det er 34 ansatte som har arbeidsoppgaver knyttet til sosialtjenesteloven. Disse er fordelt på to avdelinger, arbeid og økonomi og arbeid og ungdom. Avdelingene ledes av to avdelingsledere med Nav-leder som øverste enhetsleder og kommunaldirektør som øverste ansvarlig for virksomheten. I tillegg har den enkelte avdeling fagansvarlig/seniorrådgiver med et særlig ansvar for godkjenning og kontroll knyttet til saksbehandlingen.

Skrevne rutiner og systemer

Nav-kontoret gjennomfører ukentlige ledermøter hvor avdelingslederne informerer om status i avdelingene. Nav-leder etterspør, og avdelingsledere og fagansvarlige videreformidler risiko og mangler ved praksisen muntlig. Nav-leder sjekker remitteringen på utbetalingen av den økonomiske stønaden hver dag. Det er utarbeidet skriftlige rutiner på karleggingen og et eget skjema for å avdekke barnas situasjon og behov. Karleggingen skal journalføres i det kommunale systemet med egen kode. Det er også utarbeidet rutiner for saksbehandling, samt godkjenning og etterkontroll av vedtakene. Den faglige oppfølgning av arbeidet ved kontoret følges opp av seniorrådgivere/fagansvarlige. Alle vedtak skal gjennom godkjenning. Hvis det i vedtakskontrollen oppdages mangler eller feil gir seniorrådgiver tilbakemelding til veileder, med kopi i internmelding i fagsystemet Socio, til hele ledergruppen og seniorrådgiverne. Systemet skal sikre oversikt over praksisutøvelsen på fagområdet hos den enkelte veileder, og på kontoret som helhet. Ved behov skal ledelsen iverksetter tiltak for å rette uønsket praksis. Avdelingslederne har det formelle fagansvaret og personaloppfølgingen av veilederne. Det er faste drøftelsesmøter der veiledere deltar og tar opp saker. Kontoret har system for hvem som er kontaktperson for eksterne samarbeidspartnere, som for eksempel boligkontoret og ettervern i regi av barneverntjenesten. Kommunens skriftlige avvikssystem (TQM) blir ikke benyttet. Ledelsen foretar heller ingen regelmessig risikoanalyse. I utvidede ledermøter er blant annet kunnskap fra vedtakskontrollen og veiledningen knyttet til saksbehandlingen, en del av kildegrunnlagene i planen for rettingsarbeidet ved kontoret.

Kartlegging

Kartleggingsskjemaene er kjent og benyttes i stor grad av veilederne. I intervju med ansatte og brukere kom det frem at praksisen i kartleggingen var nærmest lik. Det er utarbeidet prosedyre på at alle familier minst skal kartlegges hver 6. måned. Dette blir ikke gjennomført konsekvent. I intervjuer med ansatte og brukere kommer det frem at ikke alle barnefamilier får en helhetlig kartlegging, med mindre de har oppfølgning fra veiledere som arbeider i Familieprosjektet ved kontoret. Det kom ikke fram i saksbehandlingen at stønadsordninger fra Lånekassen hadde vært et tema der familier hadde ungdom som gikk på videregående skole. I enkelte saker var heller ikke bosituasjonen, utover husleie, adresse og leieforhold kartlagt. I 8 av 21 mapper foreligger det lite informasjon om barna. I intervju med ansatte kom det fram at en helhetlig kartlegging om barna forutsetter tid til relasjonsbygging og tillitt fra foreldrene. Den helhetlige kartleggingen går derfor over en tid og avhenger også av hvilke utfordringer familien henvender seg for. Seniorrådgivere som godkjenner vedtakene, følger særlig med på at kartleggingen blir utført innen rimelig tid. I saker der kartleggingen mangler skal det komme frem av vedtaket et tidspunkt for en kartleggingssamtale.

Tilsynet har ikke avdekket journalføring som viser at ansatte har etterspurt opplysninger om barna som foreldrene ikke har ønsket å gi. Derimot viser gjennomgangen av mappene at veilederne kartlegger fortløpende når søknadene utredes. Kontakten med familien skjer i hovedsak på telefon. Hjemmebesøk gjennomføres ved behov og når/hvis ressursene tillater det. Tolk benyttes når det trengs, både ved planlagte møter og i situasjoner der familien henvender seg til Nav uten avtale. Kartleggingen registreres i stor grad i det kommunale fagsystemet. Rutinen på hvor kartleggingsnotatet skal registreres i datasystemet er kjent, men følges ikke konsekvent i praksis. Det er en omforent praksis på at muntlige søknader nedtegnes og at familien kontaktes når det er behov for å utrede søknaden og avklare behov. I løpende saker kan enkelte vedtak fremstå som «standardiserte» og det er usikkert om det er gjort en oppdatert individuell kartlegging av hvert enkelt barn. Gjennomgåtte saksmapper har imidlertid ikke avdekket at barn ikke har fått sine behov dekket i tråd med søknaden. Intervju med veiledere og ledelsen viser at ansatte er kjent med hva en god kartlegging innebærer, samt hvilke ansvar og roller den enkelte har på kontoret knyttet til saksbehandling og oppfølgning av familiene.

Vurdering og beslutning

I alle vedtakene var barnetrygden holdt utenfor beregningen av stønad. I flere saker bygget utmålingen på en generell beregning ut fra fastsatt norm til livsopphold. Det går fram av vedtakene hva det enkelte barnet er beregnet med i begrunnelsen. I 5 av 21 gjennomgåtte saker var barna lite synlige i vurderingen. I et flertall av sakene var begrunnelsen i tråd med det familien hadde søkt om.

Journalnotatene viste at muntlige søknader blir fanget opp og vedtak blir fattet. Kontoret har intern rutine på at stordriftsfordel kan foretas fra det fjerde barnet. Praksisen viste at det i flertall av sakene gjøres en konkret og individuell vurdering, og stordriftsfordelen legges ikke standardmessig til grunn. Det kom fram av intervju med ansatte at lovverket er kjent og blir benyttet aktivt i saksbehandlingen. Ved behov tas saker opp til veiledning med kollegaer, seniorrådgiver, i faste møter og ved behov med avdelingsleder.

Mappegjennomgangen viste få avslag på stønad. Det gjøres ikke tilstrekkelig vurderinger etter § 19 der det er gitt avslag etter § 18. Det forelå ofte kun henvisning til § 19 som bestemmelse. Dette er fanget opp av ledelsen, som har et særlig fokus på mangler i vedtakskontrollen. Det er derfor planlagt opplæring i form av en fagdag. Utbetalingsplanen for perioden 01.04.22 til 21.03.23 viste ekstra utgiftsposter utover livsoppholdsbeløpet til klær/sko, barnehage, SFO, briller, tannlege, dåp og konfirmasjon. Intervju med ansatte bekreftet at det ytes stønad utover fastsatte livsoppholdsnormer. Faktaopplysningene om barna kommer frem i vedtaket, men barns beste vurdering foretas i mindre grad i saker der stønaden ikke direkte dekker utgifter til barna. Tilsynet har derimot ikke avdekket saker hvor barnas behov og rettigheter ikke er ivaretatte etter at søknad er levert.

Oppfølging

Seniorrådgivere, avdelingsledere og Nav-leder deltar i regelmessige samarbeidsmøter med flere enheter i kommunen, som skole, barnevern, bolig, rus og psykisk helse m.m. I tillegg er det samarbeid med videregående skole, politi og kriminalomsorgen. Nav er deltaker i «bedre tverrfaglig innsats i kommunen» - BTI.

I alle saksmappene revisjonsteamet gikk igjennom fremkom det at familiene får tilbud om samtaler, samarbeid med andre tjenester og/eller vedtak etter § 17. Ansatte og brukere oppgir at det tilbys oppfølgning ved behov. I flere av vedtakene er det gitt informasjon om hvilke andre instanser familien kan henvende seg til for hjelp.

Kvaliteten på oppfølgningen er ikke undersøkt i dette tilsynet.

4.  Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

Kommunen skal føre internkontroll for å sikre at virksomheten og tjenester er i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov og forskrift, jf. sosialtjenesteloven § 5. Formålet er å forebygge at det skjer svikt i tjenestetilbudet og oppfølgning til familier med barn, samt bidra til god kvalitet og faglig forsvarlige tjenester.

Kartlegging

Intervjuer og mappegjennomgang viste at ansatte har forståelse for hva som må kartlegges om barna, for å vurdere og beslutte et vedtak, samt vurdere behovet for oppfølgning. Utarbeidet kartleggingsverktøy blir i all hovedsak benyttet, og bidrar til at kontoret som helhet har en lik praksis.

Selv om notatene arkiveres noe ulikt, vurderes dette som en mindre risiko da de ulike alternativene er kjent for de ansatte. Flertallet av sakene viser også at familien blir kontaktet ved søknad, og familiens behov blir avklart. Praksisen gjelder for alle typer søknader, og ikke kun i situasjoner der familien oppgir å befinne seg i en nødssituasjon. Ansatte ga tilbakemelding om at enkelte familier ikke var kartlagt tilstrekkelig. Dette ble forklart med manglende tid og at god kartlegging av barnas situasjon forutsetter at foreldrene har en trygg relasjon til veileder. Kontoret hadde derfor iverksatt et familieprosjekt på blant annet tilskuddsmidler fra Statsforvalteren. Det var også fastsatt rutine på at alle familier skulle minimum kartlegges hver 6. måned. Dette ble ikke gjennomført fullt ut. Derimot fanget seniorrådgiver ved godkjenning av vedtak opp, om det var familier som det var lenge siden hadde hatt en oppdatert kartlegging. I disse tilfellene ble vedtaket sendt i retur med beskjed om at det måtte inneholde tidspunkt for et kartleggingsmøte. Gjennomgåtte mapper og vedtak viste at søknader blir utredet i samarbeid med familiene.

Tilsynsteamet har funnet saker der den helhetlige kartleggingen ikke er optimal, men saksmappene vi har sett på avdekker ikke barn som ikke har fått stønad ved fremlagt søknad. Ansatte er kjent med svakhetene ved kontoret, og ledelsen har et særlig fokus på dette i vedtakskontrollen og har iverksatt tiltak.

Hyppige samtaler med familiene som søker stønad, og den tette oppfølging familieprosjektet gir til de mest utsatte familiene, samt styring og kontroll fra ledelsen tilsier at karleggingspraksisen ligger innenfor kravene, som nevnt under kapittel 2. Kartleggingen av familiene og barna vurderes derfor som forsvarlig.

Vurdering og beslutning

Saksgjennomgangen viste at det foretas individuell vurdering av barn basert på opplysningene fra kartleggingen i et flertall av sakene. Det kom fram i brukerintervjuene at enkelte familier ikke har fått vurdert stønad til konkrete utgifter knyttet til barna, som følge av manglende informasjon om hva de kan søke hjelp til. Derimot viste sakene som gjaldt stønad i en nødssituasjon at barnas situasjon vurderes særskilt. Det er ikke oppdaget vesentlige forskjeller i forståelsen av hva som skal ligge til grunn for en vurdering og beslutning hos ansatte og ledere. Rundskrivet brukes i saksbehandlingen. Det er tre seniorrådgivere/fagansvarlige som godkjenner vedtak uavhengig av avdeling. Disse gir tilbakemelding ved feil og/eller mangler i vedtaket til veileder med kopi til øvrige seniorrådgivere og ledelsen. Tilsynsteamet har ikke avdekket ulik praksis knyttet til godkjenningen av vedtakene.

Vurderingen av barnets beste er ikke like synlig i alle saker. I flere av vedtakene utmåles sosialhjelpen etter statens veiledende satser for livsopphold. Imidlertid viser gjennomgåtte mapper fra 01.02.22 og fremover at det er innvilget stønad utover livsoppholdsbeløpet til for eksempel fritid, leirskole og sykler. I tillegg ble stønad utover den standardiserte livsoppholdsnormen dokumentert i utbetalingsplan 01.04.22 til 21.03.23. Her går det blant annet fram et det er gitt stønad til klær/sko, briller, tannbehandling, SFO/barnehage, konfirmasjon/dåp. Den faglige forståelsen av behovsvurderingen knyttet til barn viser en utvidet tolkning av hva som normalt legges til grunn som nødvendige i saker der kun voksne er søkere.

Kommentarer til veileder i forbindelse med godkjenning av det enkelte vedtaket, går i kopi til ledelsen og de øvrige seniorrådgiverne. Denne rutinen gir ikke gir bare en god kvalitetssikring i den enkelte sak, men også et godt grunnlag for å avdekke risikoområder og hvilke temaer som må tas opp i forbedringsarbeidet. Svar på klagesaker fra Statsforvalteren blir også aktivt benyttet i den faglige opplæringen. Flere ansatte og ledere, viste til endringen som var gjort i forbindelse med vurderingen av stordriftsfordelen i familier med fire eller flere barn. Mappegjennomgangen bekreftet denne endringen, som viste at det nå blir foretatt en konkret og individuell vurdering i saker der familier med mange barn søker om stønad. Utmålingen av stønaden til livsopphold bygger ikke lengre på en standardisert stordriftsnorm. I utvidete ledermøter blir den samlede kunnskap fra vedtakskontrollen og temaer veiledere har tatt opp under saksbehandlingen gjennomgått. Ved behov blir det iverksatt tiltak for å styrke praksisen. Risikoområder blir videreformidlet til kommunaldirektør av Nav-leder i faste møter.

Gjennomgangen viser at Nav har forbedringspunkter knyttet til vurderingen i vedtak. Derimot har ikke tilsynsteamet avdekket mangler som gir uforsvarlig saksbehandling der barn er berørt. I vår vurdering legger vi særlig vekt på at barnetrygden holdes utenfor, at det foretas fortløpende utredning til hver enkelt søknad via kontakt med søkeren, samt at mappegjennomgangen viste få avslag og at det i ett flertall av sakene er ytt stønad i tråd med det familien har søkt om. Dette, i tillegg til styring og kontroll fra ledelsen på vurderingene i vedtakene sikrer forsvarlige beslutninger ved tildelingen av den økonomisk stønad.

Oppfølgning

Tilsynsteamet avdekket ingen funn som gir grunnlag for lovbrudd knyttet til oppfølging. I alle mappene vi gikk igjennom var ett eller flere av kriteriene som nevnt under kapittel 2 til stede.

5.  Statsforvalterens konklusjon

Her presenterer vi konklusjonen av vår undersøkelse, basert på vurderingene i kapittel 4.

Ut ifra informasjonen som kom frem i tilsynet har Nav Ullensaker en interkontroll som gir ledelsen kunnskap om kontorets løpende praksis. Kartleggingene, vurderingene og beslutningene som blir gjort av veilederne i sakene til barnefamiliene, blir kontrollert når vedtak blir godkjent. Den skriftlige tilbakemeldingen som gis til den enkelte veileder ved vedtakskontrollen går i kopi til ledelsen, som dermed får et samlet bilde av risiko på området. Faglig forbedringsarbeid blir fulgt opp både på kontoret som helhet, men også individuelt. Faglige svakheter og risiko var avdekket av ledelsen på tilsynstidspunktet, og kompetansehevende tiltak var planlagt og kjent for alle ansatte. Dette dokumenterte at kontorets internkontroll fungerer i den daglige driften.

Konklusjonen i dette tilsynet er at det ikke ble avdekket lovbrudd og at Nav-kontoret foretar en forsvarlig saksbehandling og oppfølgning av familier som søker om økonomisk stønad.

Med hilsen

Mari Hagve
avdelingsdirektør
Sosial- og barnevernavdelingen

Lena K. Hjelle
revisjonsleder

 

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok.

Varsel om tilsynet ble sendt 19.12.22.

Forberedende møte med virksomheten ble gjennomført 06.03.23.

Tilsynsbesøket ble gjennomført ved Nav Ullensaker fra 22.03.23 til 24.03.23. Oppsummerende møte med gjennomgang av funn ble avholdt 29.03.23.

En del dokumenter var tilsendt og gjennomgått på forhånd, mens andre dokumenter ble mottatt og gjennomgått i løpet av tilsynsbesøket. Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

• Organisasjonskart over kommunen og Nav kontoret
• Oversikt over ansatte med oppgaver knyttet til sosialtjenesteloven
• Egenvurdering 2023
• Partnerskapsavtalen av 14.10.20
• Virksomhetsplan 2023
• Delegeringsreglement for Ullensaker kommune
• Prosedyre for etterkontroll av vedtak om økonomisk sosialhjelp datert 10.02.23
• Prosedyre for saksbehandling og utbetaling av økonomisk sosialhjelp datert 10.02.23
• Prosedyre for depositumsgaranti ved leie av bolig datert 10.02.23
• Prosedyre for henvendelser fra nye brukere av sosiale tjenester til publikumsmottak datert 10.02.23
• Prosedyre for mottak og avklaring av nye brukere av sosiale tjenester datert 10.02.23
• Prosedyre for kontroll og oppfølgning av klientkort, økonomisk sosialhjelp datert 10.02.23
• Prosedyre for saksbehandling ved søknad om nødhjelp datert 10.02.23
• Prosedyre for behandling av klage på vedtak om økonomisk sosialhjelp datert 10.02.23
• Sjekkliste ved vedtakskontroll
• Opplæringsplan for nyansatte ved Nav Ullensaker
• Skjema for kartlegging – barn datert 15.02.23

Det ble valgt 21 mapper etter følgende kriterier:

• Familier som mottok økonomisk stønad og som hadde hatt stønad fra Nav i over 6 måneder
• Familier som nylig hadde tatt kontakt
• Familier som hadde mottatt stønad i en nødssituasjon
• Foreldre med samværsavtale.

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.

Ikke publisert her

8 tjenestemottakere ble intervjuet i forbindelse med tilsynet.

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten:

• seniorrådgiver, Elin Landsverk, Statsforvalteren i Oslo og Viken, revisor
• rådgiver, Siri Agathe Hustad – Jørgensen, Statsforvalteren i Oslo og Viken, revisor
• seniorrådgiver, Lena K. Hjelle, Statsforvalteren i Oslo og Viken, revisjonsleder

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattende tilsynet

2022–23 Nav-kontorenes ansvar for å ivareta barns behov ved tildeling av sosiale tjenester

Søk etter tilsynsrapporter

Søk