Rapport etter tilsyn med Aurora omsorg AS, avdeling Heimly midlertidige asylmottak 2024

Statsforvalteren i Oslo og Viken gjennomførte i tidsrommet 12. til 14.02.2024 et meldt tilsyn ved Heimly asylmottak, med målgruppen enslige mindreårige asylsøkere.

Statsforvalteren har myndighet til å føre tilsyn med at omsorgen for enslige mindreårige (EMA) som bor i asylmottak utføres i samsvar med utlendingsloven og forskrift, jf. Utlendingsloven § 95 tredje ledd.

Tema for tilsynet har vært:

Har asylmottaket et tilfredsstillende system og praksis for arbeidet med kartlegging og tiltaksplan i henhold til gjeldene lovkrav.

Statsforvalterens konklusjon:

Heimly midlertidige asylmottak har ikke et tilfredsstillende system og praksis for arbeidet med kartlegging og tiltaksplan i henhold til gjeldende lovkrav.

Dette er brudd på Forskrift om omsorg for enslige mindreårige som bor i asylmottak (omsorgsforskriften) § 6.

I brev av 26.04.2024 og 26.04.2024 har Aurora omsorg AS og UDI kommet med tilbakemeldinger til Statsforvalterens faktadel i foreløpig rapport. Statsforvalteren har vurdert tilbakemeldingene og korrigert fakta på side 9 iht. oversendelsesbrevet for denne rapporten.

1.    Tilsynets tema og omfang

I tråd med tilsynsforskriften planlegger Statsforvalteren det enkelte tilsyn med bakgrunn i en risikobasert tilnærming. Som tilsynsmyndighet prioriterer vi hvilke mottak det skal gjennomføres tilsyn ved, hvilke henvendelser eller hendelser som skal utredes, hvilke vurderingstema som skal gjennomgås, hvor grundig undersøkelsen skal være og hvilken oppfølging som er nødvendig. Vi velger fremgangsmåter og metodikk som er egnet til å ivareta formålet med tilsyn på en effektiv måte. Statsforvalterens tilsynsmyndighet er uhildet og utøves uavhengig av Utlendingsdirektoratets ordninger for oppfølging og kontroll med driftsoperatør og mottakene. Statens helsetilsyn er overordnet faglig myndighet for tilsynet.

Tema for dette tilsynet er valgt med bakgrunn i risikovurdering basert på at enslige mindreårige asylsøkere er en særdeles sårbar gruppe som kan ha opplevd krig, seperasjon og tap av nære relasjoner, flukt eller andre traumatiske hendelser. En helhetlig individuelt tilpasset omsorg og oppfølging må være sentralt i arbeidet opp mot denne gruppen barn.

Asylmottaket ved driftsoperatøren utøver den daglige omsorgen for de enslige mindreårige under opphold på asylmottaket, på vegne av Utenlendingsdirektoratet (UDI). Asylmottaket skal ha en skriftlig plan for omsorgsarbeidet og sikre at de ansatte ved mottaket gir omsorg i samsvar med planen. Asylmottaket skal under barnets opphold på mottaket følge særskilt med på hvordan omsorgssituasjonen er, og tildele særkontakt i tråd med den enslige mindreåriges omsorgsbehov. Snarest etter barnets ankomst skal mottaket kartlegge barnets situasjon og behov. Det skal utarbeides en tiltaksplan som skal danne grunnlag for asylmottakets individuelle oppfølging av barnet under hele oppholdet ved asylmottaket, og fram til bosetting eller eventuell retur. Mottaket skal sikre forsvarlig oppfølging av det enkelte barn i tråd med tiltaksplanen. Både barnet og barnets representant skal gis mulighet til å medvirke i arbeidet med kartlegging og tiltaksplan.

I tilsynet har vi undersøkt om mottaket har et tilfredsstillende system og praksis for arbeidet med kartlegging og tiltaksplan for de enslige mindreårige asylsøkerne, heretter kalt ungdom eller beboere i rapporten.

Tilsynet gjennomføres med avgrenset tema. Statsforvalterens vurderinger og konklusjon inneholder dermed ingen generell kvalitetsvurdering av mottakets øvrige praksis.

2.    Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Tilsyn er kontroll av om en virksomhet driver i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. Vi gir derfor her en oversikt over hvilke krav som gjelder for temaene i tilsynet.

Forsvarlig omsorg

UDI har omsorgen for enslige mindreårige som bor i asylmottak. Asylmottaket ved driftsoperatøren skal utøve omsorgen på vegne av UDI, jf. utlendingsloven § 95 andre ledd. Omsorgen som gis skal være forsvarlig jf. omsorgsforskriften § 1. I omsorgsforskriften § 2 andre og tredje ledd er det utdypet krav til hva asylmottaket er forpliktet til for å oppfylle kravet til forsvarlig omsorg for den enkelte beboer. Kravet innebærer at tjenesten må holde tilfredsstillende faglig kvalitet, ytes til rett tid og gis i et tilstrekkelig omfang. Asylmottaket skal blant annet sikre struktur i hverdagen, bygge relasjoner med ungdommene og bidra til et godt miljø i asylmottaket. Videre skal asylmottaket følge opp ungdommenes skolegang og annen opplæring, samt legge til rette for individuelt tilpassede fritidsaktiviteter. Asylmottaket skal også gi opplæring og veiledning til ungdommene om helse og kosthold, forebygge at ungdommene forlater mottaket uten å oppgi nytt oppholdssted, og legge til rette for kontakt med familie og andre nære relasjoner, dersom kontakten er til barnets beste.

Asylmottaket skal ha en skriftlig plan for omsorgsarbeidet og sikre at de ansatte i asylmottaket gir forsvarlig omsorg i samsvar med planen, jf. omsorgsforskriften § 2 andre ledd. Planen skal beskrive hvordan asylmottaket ivaretar omsorgen med den bemanningen asylmottaket har. For å sikre fremdrift i den individuelle oppfølgingen av beboeren, må målene som er satt for oppholdet i barnets tiltaksplan la seg evaluere. I tillegg må planene evalueres systematisk og jevnlig.

Rett til informasjon

Jf. Omsorgsforskriften § 4 a, b og c skal asylmottaket gi informasjon til den enslige mindreårige om dennes rettigheter og plikter, tilpasset den enslige mindreåriges individuelle behov, alder og modenhet. Asylmottaket skal gi informasjon til den enslige mindreårige på et språk den enslige mindreårige behersker. Asylmottaket skal gi ungdommen informasjon som setter ungdommen i stand til å medvirke i den daglige omsorgen under oppholdet i asylmottak og gir den enslige mindreårige økt forståelse for egen livssituasjon, økt grad av selvstendighet og forbereder den enslige mindreårige til bosetting eller retur. Mottaket skal også sørge for tolk under kartleggings- og plansamtalene dersom samtalepartnere ikke snakker samme språk, jf. retningslinjer fra UDI om kartlegging og tiltaksplan for enslige mindreårige i asylmottak (RUDI-2012-37).

Rett til medvirkning

Barnets rett til å bli hørt følger av både Grunnloven § 104 og FNs Barnekonvensjon art. 12 og i omsorgsforskriftens § 5. Bestemmelsen gir barnet en ubetinget og selvstendig rett til å medvirke, men ingen plikt. Retten gjelder i hele beslutningsprosessen og i alle forhold som berører ungdommen, ikke bare når det skal tas rettslige eller administrative avgjørelser. Retten til medvirkning betyr at beslutningstakerne har en plikt til å gi barnet en mulighet til å medvirke. Den enslige mindreårige skal bli hørt og gis mulighet til medvirkning under oppholdet i asylmottak, herunder gjennom deltakelse i og innflytelse i daglige rutiner og aktivitetstilbud.

Jfr. artikkel 12, nr. 1 og 2 i barnekonvensjonen skal det sikres at et barn som er i stand til å danne seg egne synspunkter, gis retten til fritt å gi uttrykk for sine synspunkter i alle forhold som vedrører barnet, og tillegge barnets synspunkter behørig vekt i samsvar med dets alder og modenhet. For dette formål skal barnet særlig gis anledning til å bli hørt i enhver rettslig og administrativ saksbehandling som angår barnet, enten direkte eller gjennom en representant eller et egnet organ, på en måte som er i samsvar med saksbehandlingsreglene i nasjonal rett.

Det er tett sammenheng mellom retten til å bli hørt og barnets beste. FNs barnekomité har uttalt at en forsvarlig vurdering av barnets beste først kan skje når barnet har fått anledning til å uttale seg, og det er lagt tilstrekkelig vekt på barnets synspunkter. Barnekomiteen uttaler videre at de to prinsippene utfyller hverandre; barnets beste skal være målet, og fremgangsmåten for å nå dette målet er å høre på barnet.

Kartlegging og tiltaksplan

I tråd med omsorgsforskriften § 6 skal asylmottaket så snart som mulig etter ankomst kartlegge barnets behov og situasjon, og utarbeide en tiltaksplan sammen med barnet. Tiltaksplanen danner grunnlaget for videre individuell oppfølging under hele oppholdet i asylmottak, og frem til den enslige mindreårige enten bosettes eller returneres.

Tiltakene i planen skal være forankret i den enkeltes livssituasjon og behov for omsorg, oppfølging og framtidsplaner. Kartleggingsarbeidet skal starte snarest etter ankomsten til mottaket.

Velkomstsamtalen skal gjennomføres så snart som mulig etter at en enslig mindreårig beboer flytter inn på mottaket, og helst i løpet av de to første dagene. Relevant informasjon fra beboeren i denne samtalen kan legges inn i kartleggingen. Det systematiske arbeidet med kartlegging og tiltaksplan skal starte i løpet av den første måneden etter ankomst. Ifølge UDI (2023) Krav til drift av plasser for enslige mindreårige punkt 6.9 a-c skal arbeidet med kartleggingen og tiltaksplanen starte senest innen tre uker etter ankomst til mottaket.

Tiltaksplanen skal brukes aktivt i det daglige arbeidet og oppdateres jevnlig, herunder kravet til planmessig oppfølging av det enkelt barn, jf. omsorgsforskriften § 6. Kartleggings- og planarbeidet skal fokusere spesielt på den enkeltes ressurser, potensiale og omsorgsbehov. Den mindreårige skal være en aktiv part i det ordinære kartleggings- og planarbeidet og ha innsyn i det som blir dokumentert, dersom det ikke er særskilte grunner til at det ikke er mulig. Barnet skal følges opp av en særkontakt og mottaket skal sikre forsvarlig oppfølging av den enkelte i tråd med tiltaksplanen. Asylmottaket skal gi den enslige mindreåriges representant anledning til å medvirke i arbeidet med kartleggingen og tiltaksplanen.

Enslige mindreåriges representant

Alle enslige mindreårige skal ha en representant. Som det følger av Utlendingslovens § 98b første ledd skal representanten oppnevnes av Statsforvalteren i det vergemåldistriktet hvor den mindreårige bor.

Representanten skal påse at barnets juridiske rettigheter blir ivaretatt, blant annet at den mindreårige har eierskap til de kartlagte opplysningene og tiltaksplanen, og at overføringen av opplysningene ivaretar kravene til personvern, jf. RUDI 2012-37. Så snart som mulig etter innflytting må mottaket informere både den enslige mindreårige selv og representanten om hvordan de vil arbeide med kartleggingen og tiltaksplanen, og om hva de skal brukes til. Dersom mottaket og representanten er uenige om hva slags informasjon som er relevant å overføre til omsorgsmyndighet, må de søke å komme fram til felles forståelse gjennom dialog. Dersom ikke samtykke fra representanten foreligger, kan ikke informasjonen overføres til IMDI eller kommunen.

3.    Beskrivelse av fakta

Beskrivelse

Type mottak, navn og besøksadresse	Heimly midlertidig asylmottak Helsesenterveien 10. 9300 Finnsnes
Mottaksleder/tlf: Barnefaglig ansvarlig:	Benedikte Sørensen tlf. 99 10 11 66 Anita Khalili
Driftsoperatør	Aurora omsorg, Ekholdtveien 114, 1526 Moss

Heimly midlertidige asylmottak er et privat asylmottak som eies av driftsoperatør Aurora omsorg AS. UDI inngikk en kontrakt om midlertidige plasser for enslige mindreårige med Aurora omsorg AS den 09.05.2022. Avtalens varighet var på seks måneder med mulighet for forlengelser, og med en total varighet på til sammen maksimalt to år. Den siste forlengelsen av driftsavtalen har en varighet frem til august 2024. Avtalen gjelder for 25 plasser. Under tilsynet var det 15 enslige mindreårige som bodde på mottaket.

Forarbeid til tilsynet

Varsel om tilsyn ble sendt den 08.02.2024. I varselet ble det vedlagt et informasjonsskriv om Statsforvalteren til ungdommene, som beskrev tilsynet og invitasjon til individuelle samtaler med oss under tilsynet. Mottaket ble bedt om å sikre at ungdommene fikk oversatt informasjonen til sine morsmål og at representantene ble informert om tilsynet.

Anmodning om dokumentasjon

I forkant av tilsynet ba vi om å få tilsendt en beboeroversikt, kartleggingsplaner og tiltaksplaner. Vi mottok etterspurt dokumentasjon for 15 ungdommer den 31.01.2024. Under tilsynet fikk vi fremvist tre beboerpermer, og vi fikk overlevert kopi av avropsavtale. Den 15.02.2024 fikk vi ettersendt turnusoversikt for januar, februar og mars. Den 20.02.2024 fikk vi ettersendt kontrakt for midlertidig drift av plasser for enslige mindreårige samt UDIs kontrollrapport etter gjennomført kontroll med mottaket i mai 2023.

Gjennomføring av tilsynet

Tilsynet ble innledet ved at vi gjennomførte en oppstartsamtale med mottaksleder, der også driftsoperatør var til stede. I samtalen gjennomgikk vi det praktiske opp mot planene for gjennomføring av tilsynet.

Heimly midlertidige asylmottak er et hus bestående av flere etasjer og fløyer. Vi fikk en omvising på mottakets fellesarealer som stue, PC/rom for lekser, aktivitetsrom, kjøkken og spisesal. En av ungdommene viste oss rommet hen bodde på. Rommet var møblert med skrivepult, en seng, skap og kjøleskap. Det var felles toalett/dusj/bad i hver av etasjene. I underetasjen var det et rom med vaskemaskiner og tørketrommel. Ved inngangspartiet lå mottaksleders kontor samt vaktrommet til de ansatte.

Det ble gjennomført individuelle samtaler med barnefaglig ansvarlig/primærkontakt og en miljøarbeider/sekundærkontakt. Vi gjennomførte også individuelle samtaler med 13 beboere. Tilsynet ble avsluttet med et intervju med mottaksleder, dernest en oppsummerende samtale med mottaksleder hvor også driftsoperatør var til stede.

Gjennomgang av dokumentasjon

Beboeroversikten gir informasjon om ungdommen, som navn, alder, nasjonalitet, språk og kontaktopplysninger til representant. Det står dato for gjennomføring av kartlegging og utarbeidelse av tiltaksplan og oppfølging av planene.

Kontrollrapport fra UDI og mottakets svar på pålegg

I kontrollrapporten fra UDIs kontroll i mai 2023 fremkommer det blant annet at mottaket ikke hadde et godt nok dokumentert systematisk kartleggingsarbeid. Det var kun førstegangskartlegginger som var dokumentert i fagsystemet MOT. Et av påleggene som ble gitt var at mottaket må utarbeide skriftlige rutiner som sikrer systematisk kartlegging av beboerne. Videre ba UDI om at rutinene må sikre at kartleggingen dokumenteres godt i UDIs fagsystem MOT. Rutinene skulle sendes UDI i etterkant av kontrollen. Ifølge en epost fra mottaksleder som vi mottok i etterkant av tilsynet, ble avvikene lukket etter at etterspurt dokumentasjon var innsendt i henholdsvis september og oktober 2023. De andre påleggene gjaldt moduler i informasjonsprogrammet for EMA som ikke var gjennomført, ikke god nok ROS-analyse der sikkerheten for sårbare grupper skal vurderes særskilt, og manglende skriftlig mandat for samarbeidsrådet.

Omsorgsplan

Mottaket har en omsorgsplan. Omsorgsplanen for 2024 fremstår som et informativt og oversiktlig arbeidsverktøy der rutiner, veiledere og kravspesifikasjoner som gjelder for arbeidet ved mottaket er innarbeidet. Her finnes rutinebeskrivelser for arbeidet rundt beboerne fra ankomst til bosetting/retur, og rutiner for samarbeid med ulike instanser. I tillegg kommer det frem ansvarsfordeling og stillings-/rollebeskrivelser, samt en oversikt over organisasjonen med viktige telefonnumre til bruk i arbeidet. En mal for strukturerte samtaler er også inkludert i planen. Det er i tillegg en beskrivelse av rutiner for systematisk kartlegging og utarbeidelse av individuelle tiltaksplaner. Evaluering av kartlegging, mål og tiltak er også tatt med her. Det kommer frem i planen at dersom det oppstår situasjoner som krever ytterligere kartlegging og tiltak, skal det opprettes en egen fane for dette i fagsystemet MOT. Det er uthevet viktigheten av beboerens medvirkning i dette arbeidet. Det fremkommer imidlertid ingen veiledning i planen der personalet kan lese hvordan kartlegging og tiltaksplanarbeidet skal gjennomføres i praksis, men det vises til UDIs veileder for arbeid med kartlegging og tiltaksplan.

Videre inneholder omsorgsplanen rutiner for håndtering av psykiske kriser, suicidal atferd, samt forebygging og håndtering av XXXX inkludert forebyggende kartlegging og tiltak.

Kartlegging

Det fremgikk av mottakets rutiner at primærkontaktene skal gjennomføre strukturerte samtaler med ungdommene de har ansvaret for hver måned. For de fleste av ungdommene var det gjennomført to til fire kartleggingssamtaler. Enkelte ungdommer hadde bodd ved mottaket nærmere halvannet år. For ungdommene som kom for fire til seks-uker siden var det en registrering av gjennomført samtale. I de fleste kartleggingene var ikke alle punkter utfylt og de inneholdt lite informasjon. I kartleggingsplanenes punkt 12, som omhandlet mottakets vurderinger av hvilken omsorg barnet er i behov av, var det i noen tilfeller tomme felt og for de utfylte var det likelydende formuleringer og lite konkrete beskrivelser for den enkelte ungdom.

Tiltaksplan

Hver plan inneholdt ett mål under fanen «pågående tiltak». I flere av planene manglet opplysninger om problemområder og oppfølgingsbehov fra kartleggingene. Eksempler på dette er ungdommenes egne ønsker om hjelp til å få kontakt med familie/nettverk, oppfølging av psykiske problemer, skolefravær og hjelp til søvnproblematikk. En ungdom med XXXX ba om hjelp til dette under de fleste punkt gjennom hele kartleggingsrapporten. Her var det ført opp kun ett tiltak som var en kort beskrivelse av hva personalet skal gjøre, og som ikke sa noe om hva ungdommen skal gjøre, for å for eksempel XXXX.

Vi fant ingen mål i ungdommenes tiltaksplaner i kartleggingsplanens punkt 12 hvor mottakets vurderinger av ungdommens oppfølgingsbehov skal fremkomme. Under evalueringstabellens beskrivelse av framgang er det tomme tabeller i planer for gjeldende periode.

Gjennomgang av tre beboerpermer

Det kom frem under intervjuene at de ansatte i liten grad, og i noen tilfeller ikke i det hele tatt registrerer i MOT der kartleggingsplanene ligger. Det er i all hovedsak barnefaglig ansvarlig og mottaksleder som har gjort dette foreløpig. Det ble opplyst om at samtaler med barna ble skrevet utenfor MOT, og at referater fra samtalene ble arkivert i ringpermer knyttet til den enkelte beboer. Permene med ungdommenes opplysninger ble oppbevart i låsbart, men ikke brannsikkert skap på kontoret.

Basert på overnevnte ba vi om å få fremlagt beboermapper og gjennomførte stikkprøver i tre beboerpermer for å se etter referater fra beboersamtaler og spor av oppfølging av ungdommene i disse. I de tre permene var det skjemaer med alle personlige data for ungdommene, helseopplysninger, avtaler med helsetjenester/tannlege/representant og lignende. I en av permene fant vi flere referat fra samtaler som var gjennomført med ungdommen om ulike tema, uten beskrivelse av hvordan problemstillinger som fremkom i samtalene skulle følges opp videre. I en annen perm lå det personlige opplysninger/dokumenter vedrørende en helt annen ungdom enn den som permen tilhørte.

Samtaler med ungdommer

Samtlige beboere fikk tilbud om samtale med oss. Statsforvalteren gjennomførte individuelle samtaler med 13 av ungdommene på mottaket under tilsynet. Det ble benyttet tolk via Microsoft Teams og telefon. En av ungdommene hadde representanten sin med inn i samtalen, og en annen hadde med en ansatt. De andre gjennomførte samtalen alene. Flere av ungdommene hadde ønsket å ha representanten sin med på samtalen. Ifølge mottaksleder hadde flere av representantene gitt tilbakemelding om at de ikke hadde anledning til å stille.

Noen hovedtrekk fra samtalene gjengis under. Samtalereferatene i sin helhet er arkivert internt hos Statsforvalteren.

En gruppe på fire ungdommer var svært fornøyde med tilbudet de fikk på mottaket. De opplevde at de fikk god hjelp og oppfølging av de ansatte. I samtalene med resterende ungdommer var det derimot et gjennomgående tema at ungdommene opplevde utfordringer i forholdet til de ansatte og misnøye med oppfølgingen de fikk på mottaket.

Halvparten av ungdommene visste ikke hvem som var deres primærkontakt ved mottaket.

Det kom frem i flere av samtalene at det hadde vært et skifte av ansatte ved mottaket, og at dette hadde preget ungdommene og deres oppfatning av kvalitet på oppfølgingen. Det var flere ungdommer som nevnte at de nye ansatte hadde fokus på å presentere stadig nye regler, uten at de var blitt kjent med dem. Ungdommene opplevde at denne delen av personalgruppen ikke brydde seg om dem. De hadde heller ikke fått hilst ordentlig på den nye lederen.

Noen av ungdommene ga uttrykk for at de opplevde at de ansatte behandlet ungdommene ulikt basert på etnisitet og at det forekom forskjellsbehandling.

Noen av ungdommene sa at deres psykiske helse hadde blitt dårligere, og at dette hadde direkte sammenheng med hvordan de opplevde å bli møtt og behandlet på mottaket.

Ingen av ungdommene kunne bekrefte at det ble gjennomført månedlige strukturerte samtaler med tolk, og bare to av ungdommene visste at de hadde en plan med mål og tiltak, for eksempel at de skulle lære å lage mat. Det var heller ikke laget en plan for hvordan og når denne opplæringen skulle foregå, og den var i praksis ikke kommet i gang.

Et flertall av ungdommene fremhevet at frokosten som ble servert var uten variasjon, og at de generelt savnet variasjon i maten.

Halvparten av ungdommene sa at det var lite aktivitetstilbud ved mottaket og at dette forverret den vanskelige situasjonen de levde i. De ga uttrykk for at de ønsket å aktivisere seg mer for å koble av og tenke på andre ting.

Flere av ungdommene fortalte at det på husmøtene stort sett bare var de ansatte som pratet. Ungdommene opplevde at møtene hovedsakelig ble brukt til å formidle regler som ungdommene måtte etterleve.

Samtlige av ungdommene ønsket at det som kom frem i overnevnte samtaler med Statsforvalteren skulle videreformidles til leder ved mottaket. Dette ble gjort i oppsummeringen med mottaksleder under avslutning av det stedlige tilsynet.

Intervju med de ansatte om kartlegging og tiltaksplan

Opplæring og veiledning

Det finnes en opplæringsperm som nye ansatte skal lese igjennom. De ansatte ga imidlertid uttrykk for at denne ikke gir nok informasjon. De ansatte sa videre at opplæringen burde vært strukturert på en annen måte slik at alle ansatte får den innsikten og oversikten de trenger. Herunder at ansvaret for opplæring av nye kollegaer ikke bør ligge til personalet i turnus alene.

Mottaksleder fortalte at nyansatte får opplæring gjennom å følge kollegaer på vakt for å observere hvordan de jobber over flere døgn. De får i tillegg mulighet til å være med ansatte i samtaler med ungdommene. Noen av de ansatte har deltatt på kurs i generelt miljøarbeid og det blir muligheter for å delta på et nytt kurs i mai. Midlertidige mottak får ikke tilbud om å delta med oppmøte på UDI sine kurs, selv om mottakene selv dekker utgiftene. Kursene ligger på nett og ansatte får se gjennom videoene.

Personalet vi snakket med opplyste at de følte seg usikre på arbeidet med kartlegging og tiltaksplan på grunn av manglende opplæring. Det hadde Ikke vært opplæring ut over at omsorgsplanen ble delt ut til gjennomlesing. De ansatte uttrykte videre at manglende opplæring skapte en ulik praksis og tilnærming til jobben som ble gjort. De ansatte fortalte at når nye regler og arbeidsformer skulle innføres, hadde de ønsket mer forklaring rundt hvorfor endringene blir gjort.

Mottaksleder fortalte at de ansatte skal fristilles i løpet av de neste seks ukene for å gjennomgå omsorgsplanen hver for seg.

Barnefaglig ansvarlig har det overordnede ansvaret for kartlegging og tiltaksplan sammen med mottaksleder. De ansatte opplyste at planen fremover nå er at opplæringen skal prioriteres i større grad, slik at man kan sikre likere praksis. Målet er at alle skal kjenne til mål- og planarbeidet.

Barnefaglig ansvarlig opplyste at når en ny beboer ankommer, opprettes kartleggingsplanen innen den første uken. Velkomstssamtale skal også foregå den første uka. Etter en måned er det ny samtale med beboeren. Særkontakt skal i utgangspunktet gjøre dette, men om det ikke er mulig, er det barnefaglig ansvarlig som sikrer at det blir gjort.

Barnefaglig ansvarlig fortalte at hun fikk sin opplæring gjennom praksis i arbeidet. Hun hadde hatt to opplæringsvakter på til sammen 20 timer. Kartlegging og tiltaksplanarbeidet lærte hun også gjennom å gjøre det i praksis. I tillegg fikk hun hjelp og støtte fra mottaksleder. Hun fortalte at de øvrige ansatte får informasjon om hvordan å utføre planarbeidet fra henne og mottaksleder.

Barnefaglig ansvarlig hadde ikke deltatt på opplæring i regi av UDI. Da hun startet sitt arbeid ved mottaket hadde hun ikke fått informasjon om at alle beboerne skulle ha egne tiltaksplaner. Det er nå igangsatt arbeid for at alle i personalgruppen skal forstå hvordan å jobbe med tiltak. Barnefaglig ansvarlig sa videre at det er en stor prosess å få til dette, og det oppleves som helt nytt for mange.

Mottaket har til nå ikke lyktes godt nok med å dokumentere oppfølgingsarbeidet og har ikke ført informasjonen inn i MOT. Det finnes heller ikke ukeplaner for hver enkelt beboer. Uten systematisk dokumentasjon av kartlegging og oppfølgingsarbeidet, har det vært utfordrende å jobbe likt og samlet for personalet.

Det ble fortalt at temadagene de har hatt til nå har vært i regi av BUP. På disse dagene kan de ansatte spille inn et tema, og så gjennomføres det en veiledning av personalet i to timer én gang i måneden der man har både fysisk og digitalt oppmøte.

Organisering, roller og ansvar

De ansatte fortalte at mye av organiseringen av oppgaver har vært opplevd som relativt tilfeldig ved mottaket frem til nå. De ga videre uttrykk for at det har blitt mer fokus på struktur etter at Statsforvalterens tilsyn ble meldt. Vi fikk opplyst at mottaket nå har skriftlige retningslinjer, rutiner og prosedyrer for utarbeidelse av kartlegging og tiltaksplan, og at de fleste ansatte er kjent med det. Omsorgsplanen har ikke vært så mye brukt frem til nå, og det jobbes med at faste ansatte skal lese igjennom den på egen hånd, og få frigjort arbeidstid til å gjøre det. Det ble beskrevet som et forbedringsområde å gå igjennom planen med hele personalet slik at alle har en lik oppfatning og forståelse av innholdet.

De ansatte fortalte at det har vært utfordrende å få meldt avvik på eksempelvis oppgaver som ikke er utført. Bakgrunnen er en manglende felles forståelse i personalgruppen om hva som defineres som et avvik. Det står heller ikke skrevet noe sted hva som defineres som et avvik. Tematikken oppgis å være noe som må jobbes mer med i personalgruppen, ifølge barnefaglig ansvarlig.

Oppfølging av oppgaver sikres hovedsakelig via et overlappingsskjema i Care it der det er et eget punkt for avvik, nye rutiner, regler og hendelser. Mottaksleder fortalte at to ganger i uka gjennomføres to timers overlappmøter der viktig informasjon deles de ansatte imellom. De ansatte lager oppsummeringer på hver enkelt ungdom. Informasjonsflyten foregår i all hovedsak på overlappmøter og per e-post. Aftenvaktene deltar ikke på overlapp, det er ansvarsvakt som har ansvaret for oppdatering av dem i tillegg til at de kan lese overlappskjemaene. Ifølge mottaksleder skjer det innimellom at ansvarsvakt grunnet mange parallelle aktiviteter på mottaket må omprioritere og ikke har tid til oppdatering av aftenvakten.

Den som ikke får tid til å gjennomføre en oppgave selv, har ansvar for at noen andre gjør det. Barnefaglig ansvarlig har det overordnede ansvaret for at alt er gjort og skaffer seg oversikt ved å snakke med personalet eller ved å sjekke om det står noe i overlappingsskjemaet. Barnefaglig ansvarlig har laget seg egne oppgaveoversikter som huskelister.

De ansatte fortalte at det har vært en positiv utvikling med bedre overlappingsmøter som gir mer oversikt. Det overlappes tydelig hvilke tiltak som skal følges opp, og de ansatte vet at de skal sjekke i MOT om det har kommet nye tiltak. Det oppgis at oppfølging av den enkelte ungdom hovedsakelig kommer frem i denne overlappingen.

De ansatte fortalte at de mangler tilstrekkelig kunnskap om hvordan de skal bruke verktøyene i MOT på en effektiv måte. Hovedsakelig har det vært barnefaglig ansvarlig og leder som har brukt MOT. Ny informasjon har til nå ligget i barnets journal i Care it. Hver beboer har i tillegg hver sin beboerperm i papir der alt av viktig informasjon ligger. Ansatte er usikre på om det oppbevares i et brannsikkert skap, men skapet er låsbart. Mottaksleder påpekte at MOT, som de er pålagt å bruke til all registrering om beboerne, ikke har et område for føring av løpende journal/logg, og at de derfor har vært nødt til å bruke andre systemer for dokumentasjon på siden av MOT, som Care it og ringpermer med dokumenter. Mottaksleder sa at dette er et forbedringsområde i MOT-systemet.

Ansatte fortalte at utskiftning av personalet har gjort at rutiner har blitt utdatert og nedprioritert. Det ble oppgitt mange avvik og svikt når det gjelder flere oppgaver som ikke blir utført. De forklarte at årsaken til ustabilitet i personalgruppen blant annet handler om at mottaket er midlertidig, med fornyelse av avtalen for tre til fire måneder av gangen, og at tidligere ansatte har fått jobbtilbud andre steder.

Kartlegging

De ansatte opplyste at kartlegging skal starte opp den første uken etter at ungdommen ankommer, helst på dag to. Man skal registrere dem inn i skole, kontakte helsetjenester og registrere eventuell medisinbruk. Det er viktig å få ungdommene raskt registrert i systemene og kartlegge hva slags behov de har. De ansatte kontakter ulike instanser som er aktuelle ut ifra de opplysningene de har. De ansatte kontakter også transittmottaket der ungdommen kom fra for å få mer informasjon. Alt dokumenteres på et overlappingsskjema i Care it per beboer. Der står alle planer for hver enkelt ungdom. Primærkontakt skal sikre at alt blir fulgt opp.

Vedrørende gjennomføring av strukturerte samtaler, fortalte de ansatte at det aldri har vært et problem at beboerne ikke ønsker å snakke, men noen bruker mer tid før de vil fortelle om seg selv, sine ønsker og behov. For å motivere ungdommene til å ta imot hjelp, snakker personalet med ungdommene for å hjelpe dem til å forstå sammenhenger mellom det de har opplevd og plagene de har. De forteller dem for eksempel at de kan få hjelp og behandling for traumer. Det er primærkontakt som har hovedansvaret for å gjennomføre samtalene.

De ansatte skriver et sidedokument ved overflytting til et annet mottak eller bosetting. Alle datoer i kartleggingene etter den første datoen kalles for «særsamtaler». De ansatte fortalte at de har løpende samtaler med flere av ungdommene daglig, men at det ikke dokumenteres godt nok. Når personalet er på jobb skal de ha samtaler, formelle eller uformelle, og finne ut hvordan ungdommene har det. Én gang pr måned skal det gjennomføres strukturerte samtaler. Barna innkalles, og dersom de ikke kommer, lager de ansatte en ny avtale. Dersom ungdommene ikke ønsker å ha samtale, får de uansett tilbudet flere ganger. Ungdommene minnes på avtalene underveis. Det brukes telefontolk i samtalene.

Når det gjelder kartlegging og oppfølging av psykisk helse har mottaket laget en avtale med BUP på Sjøvegan. Selv om det er lengre unna enn BUP i Lenvik, så har Sjøvegan lang erfaring med enslige mindreårige asylsøkere og bedre kapasitet til å starte opp raskt. Det er etablert et systematisk samarbeid om oppfølging av aktuelle ungdom. For øvrig gir helsesykepleier som er tilknyttet mottaket beboerne kostråd, og henviser til lege ved behov. Som ledd i oppfølgingen av den enkelte ungdom blir alltid ansatte med beboere til lege dersom ungdommen tillater det. Dette både for å hjelpe ungdommen og fange opp eventuelt viktig informasjon som blir gitt.

De ansatte oppga at det er lav terskel for bruk av tolk i all samhandling med ungdommene, og tolk skal alltid brukes ved behov for det.

Tiltaksplaner

Personalet gjorde rede for at en suksessfaktor med tiltaksplan er om man finner målområder som ungdommen har eierskap til. Det krever motiveringsarbeid, gode evalueringer og at målet er målbart. De fortalte videre at målene som er satt i MOT på nåværende tidspunkt ikke er aktivt i bruk. Ansatte opplyste også om at de ikke visste hvorvidt tiltaksplanene ble laget sammen med ungdommene. Det var barnefaglig ansvarlig som hadde fylt ut alle tiltaksplanene i januar, i forkant av tilsynet.

De ansatte fortalte at det den siste tiden er igangsatt mange tiltak for opplæring i matlaging. Dette startet opp uken før tilsynet. Oppfølgingen i hverdagen på mottaket handler ellers også mye om praktiske gjøremål.

Det ble uttrykt at de ansatte gjerne ønsker å bidra mer og involveres i planarbeidet, for eksempel med temadager/fagmøter for å jobbe inn felles rutiner og kvalitetssikre deg faglige arbeidet. Videre at slike tiltak kunne tydeliggjort god praksis og bidratt til likere faglig tilnærming i arbeidet med ungdommene.

4.    Vurdering av fakta opp mot aktuelt lovgrunnlag

Omsorgsplan

Omsorgsplanen skal være et arbeidsverktøy som er forankret i «Forskrift om omsorgen for enslige mindreårige som bor i asylmottak» og UDIs kravspesifikasjoner og rutinebeskrivelser for drift av asylmottak for enslige mindreårige. Målet med omsorgsplanen er å beskrive hvordan mottaket gir ungdommene de verktøyene og den omsorgen de trenger for å bli mest mulig rustet til å møte samfunnet etter oppholdet i mottaket, enten det handler om opphold i en kommune i Norge eller retur til hjemlandet.

Heimly midlertidige asylmottak har i henhold til omsorgsforskriften § 2 utarbeidet en omsorgsplan. Statsforvalteren vurderer at omsorgsplanen er oversiktlig og ansvarsfordelingen er tydelig for de ulike oppgavene. Planen fremstår som et godt verktøy, egnet til å gi oversikt over hvordan det skal arbeides med omsorgen rundt de enslige mindreårige ungdommene på mottaket. Gjennom tilsynet fant vi imidlertid at planen ikke har vært i praktisk bruk, og den er relativt ukjent for de ansatte.

Planen ble revidert i januar 2024. Mottaket har nå nylig laget en plan for å gjøre de ansatte kjent med innholdet i omsorgsplanen, samt gi opplæring i arbeidsmetodene som planen beskriver.

Opplæringen går ut på at ansatte skal kunne sette av tid til å lese igjennom planen på egen hånd. Det er foreløpig ingen plan om en felles gjennomgang, fagdag eller tilsvarende opplegg for å tematisere planens innhold i ansattgruppen.

Vi vurderer samlet sett at mottaket på tilsynstidspunktet ikke hadde en omsorgsplan som har vært benyttet aktivt og etter intensjonen for denne.

Kartlegging og tiltaksplan

En sentral del av omsorgsarbeidet på mottak for enslige mindreårige er systematisk oppfølging av hver enkelt ungdom. Det er en målsetting at kartlegging og tiltaksplan skal forberede ungdommen til livet etter mottaksoppholdet og bevisstgjøre ungdommen om egne ressurser og eventuelle behov for støtte. En annen målsetting med kartlegging og tiltaksplan er å styrke relasjonen mellom ansatte og beboere gjennom de løpende samtalene. Man skal kunne se en tydelig sammenheng mellom avdekkede behov i kartleggingene og hvilke tiltak som fremgår i tiltaksplanene.

Statsforvalteren fant at det har blitt gjennomført kartleggingssamtaler og det er utarbeidet tiltaksplaner på Heimly midlertidige asylmottak. I mange tilfeller manglet imidlertid tiltaksplanene beskrivelser av hva som er ungdommenes ønsker om støtte, herunder for eksempel oppfølging for å komme seg på skolen, fysisk og psykisk helseoppfølging, og ønskede aktiviteter. I de 13 samtalene vi gjennomførte med ungdom under tilsynet var det kun to som var kjent med at de hadde en egen plan med mål og tiltak. Videre var det også kun et fåtall som visste hvem som var deres primærkontakt. Dette er bekymringsfullt og innebærer en risiko for at ungdommenes rett til informasjon og medvirkning i viktige spørsmål som angår dem ikke blir tilstrekkelig ivaretatt.

Funn fra kartleggingene, for eksempel når det gjaldt helsesituasjon, familierelasjoner og andre relevante temaer, var heller ikke overført til ungdommenes tiltaksplaner. Blant annet kom det ikke frem hvordan mottaket følger opp barn med helseutfordringer, eller hvordan mottaket samarbeider med relevante helsetjenester rundt disse barna.

Samlet sett fremstår planene i det store og hele som standardiserte. De inneholdt i liten grad tiltak eller annet innhold som viste hvordan oppfølgingen ble tilpasset den enkelte ungdom.

Gjennom tilsynet ble Statsforvalteren kjent med at alle tiltaksplanene nylig var utfylt av barnefaglig ansvarlig i forbindelse med at dokumentasjon skulle sendes inn etter varsel om tilsynet. Vi så at ungdommenes tiltaksplaner var utarbeidet fra samme dato og hadde tre måneders varighet. I vår samtale med mottaksleder kom det videre frem at hun var av den oppfatning at kartleggingssamtalene bare skulle gjennomføres to ganger i løpet av oppholdet ved mottaket. Dette gjenspeiles i karleggingsplanene. Det fremkommer gjennomsnittlig kun to-tre oppføringer for hvert enkelt barn i disse. Utfyllingen er videre sparsommelig og lite informativ i de fleste av planene. Også for ungdommene som har oppholdt seg lenge på mottaket, er siste samtale ført inn flere måneder tilbake i tid. Ettersom det er kjent at ulik problematikk og behov hos ungdommer ofte blir tydeligere først etter en periode botid på mottaket, er sistnevnte spesielt bekymringsfullt.

Når praksis er slik at planer ikke oppdateres jevnlig, blir risiko stor for at vesentlig informasjon og oppfølgingsbehov ikke blir registrert. Slik informasjon er avgjørende som et grunnlag for godt oppfølgingsarbeid på mottaket, samt godt bosettingsarbeid i de tilfellene der ungdommen får opphold.

Oppfølging og evaluering

Når det gjelder evaluering av tiltaksplanene, fremstår dette som fraværende i dokumentasjonen. Tabellene for beskrivelse av fremgang er ikke fylt ut i den gyldige planen for inneværende periode. Tiltaksplanene inneholdt få spor av hvorvidt og eventuelt hvordan mottaket har fulgt opp, om de har evaluert progresjon, og det framkom heller ikke hvilken støtte barnet hadde fått.

Vi bemerker samtidig at ungdommenes personopplysninger og referat fra samtaler ble oppbevart i ringpermer og uten tilgang til et brannsikkert, låsbart skap. Statsforvalteren fikk heller ikke klarhet i hvordan disse permene brukes i hverdagen og det praktiske arbeidet rundt den enkelte ungdom. Herunder heller ikke hvordan det sikres at viktig informasjon om ungdommene når de ansatte som trenger oppdatert informasjon om ungdommenes behov i sitt daglige arbeid.

I intervjuene under tilsynet ble det erkjent at mottaket ikke har hatt en god nok struktur og arbeidsprosesser på området. Dette kom også frem i UDI sine interne kontroller i mai 2023 der det ble avdekket tilsvarende mangler. Mottaket er nå i en prosess med å forbedre organiseringen av arbeidet med kartlegging og tiltaksplaner. Statsforvalteren understreker viktigheten av at mottaket sikrer skriftlig dokumentasjon av rutiner/retningslinjer som del av utviklingsarbeidet. Dette for å sikre forsvarlig og lik praksis.

Oppsummert

Samlet sett vurderer Statsforvalteren at planarbeidet og oppfølgingen av ungdommene fremstår som tilfeldig og lite systematisk. På bakgrunn av funnene fra tilsynet, herunder intervjuer med ansatte, beskrivelser fra ungdommene og gjennomgått dokumentasjon, vurderer vi at mottakets lite organiserte system for planarbeid og oppfølging medfører en stor risiko for at det enkelte barn ikke sikres forsvarlig omsorg, trygghet og god utvikling tilpasset den enslige mindreåriges individuelle behov, alder og modenhet. Det er følgelig stor risiko for at ungdommene ikke mottar den omsorgen de trenger og har krav på.

Dette er brudd på Forskrift om omsorg for enslige mindreårige som bor i asylmottak (omsorgsforskriften) § 6.

Avslutningsvis vil Statsforvalteren understreke vår bekymring vedrørende at UDI har hatt intern kontroll med denne tematikken på mottaket såpass nylig, at påleggene fra kontrollen dernest ble ansett som lukket av UDI, hvorpå Statsforvalteren likevel finner så vidt omfattende svikt i vårt tilsyn.

5.    Statsforvalterens konklusjon

På bakgrunn av funnene fra tilsynet, herunder intervjuer med ansatte, beskrivelsene fra barna og gjennomgått dokumentasjon, vurderer Statsforvalteren at mottaket ikke har et tilfredsstillende system og praksis som ivaretar arbeidet med kartlegging og barnas tiltaksplaner.

Det ble avdekket lovbrudd under tilsynet. Statsforvalteren konkluderer med følgende:

Heimly midlertidige asylmottak har ikke et tilfredsstillende system og praksis for arbeidet med kartlegging og tiltaksplan i henhold til gjeldende lovkrav.

Dette er brudd på Forskrift om omsorg for enslige mindreårige som bor i asylmottak (omsorgsforskriften) § 6.

Utenlendingsdirektoratet (UDI) har omsorgsansvaret for enslige mindreårige som bor i asylmottak. Asylmottaket ved driftsoperatøren kan utøve omsorgen på vegne av UDI. Statsforvalteren skal føre tilsyn med at omsorgen for enslige mindreårige som bor i asylmottak utøves i samsvar med denne loven og forskrifter til loven. Dersom tilsynet avdekker forhold som er i strid med denne loven eller forskrifter til loven, kan Statsforvalteren gi pålegg til UDI og driftsoperatøren om å rette forholdet.

6.    Oppfølging av påpekte lovbrudd

UDI og driftsoperatør bes om å gjennomgå denne rapporten, og merke seg funn der det foreligger svikt eller stor fare for svikt. Vi ber om at driftsoperatør/mottak og UDI utarbeider en felles plan for hvordan forholdene skal rettes og forbedres, inkludert konkrete tiltak for utbedringer. Det må fremgå rolle-/ansvarsfordeling for gjennomføring av det enkelte tiltak. Planen må også inneholde beskrivelser av hvordan dere vil evaluere at tiltakene fører til endring og forbedring i praksis.

Frist for oversendelse av overnevnte plan til Statsforvalteren i Oslo og Viken er 30.05.2024.

Så langt taushetsplikten ikke er til hinder for det, ber vi om at de enslige mindreårige ungdommene på asylmottaket får tilpasset informasjon om innholdet i denne rapporten og tilbud om å lese den. Innen rammen av taushetsplikt ber vi også om at rapporten blir gjort tilgjengelig for ansatte og andre som ønsker å lese den.

Med hilsen

Mari Hagve
avdelingsdirektør
Sosial- og barnevernavdelingen

Atle Grønstøl
seksjonssjef