Rapport fra tilsyn med Frelsesarmeen, avdeling Framnes ordinære asylmottak 2024

Statsforvalteren i daværende Oslo og Viken gjennomførte den 08.05.2024 et meldt tilsyn ved Framnes ordinære asylmottak. Målgruppen for tilsynet var enslige mindreårige asylsøkere med følgeperson.

Statsforvalteren har myndighet til å føre tilsyn med at omsorgen for enslige mindreårige asylsøkere (EMA) som bor i asylmottak utføres i samsvar med utlendingsloven og forskrift, jf. utlendingsloven § 95 tredje ledd.

Tema for tilsynet:

Mottakets system og praksis for arbeid med kartlegging og tiltaksplan i henhold til gjeldene lovkrav.

Statsforvalterens konklusjon:

Framnes mottak har et tilfredsstillende system og praksis for arbeidet med kartlegging og tiltaksplan i henhold til gjeldende lovkrav.

Mottaket har imidlertid ikke involvert representantene i arbeidet med kartlegging og tiltaksplan. Dette er brudd på Forskrift om omsorg for enslige mindreårige som bor i asylmottak § 6 tredje ledd.

I brev av 14.08.2024 og 15.08.2024 har Framnes ordinære asylmottak og UDI kommet med tilbakemeldinger til Statsforvalterens faktadel i foreløpig rapport. Statsforvalteren har vurdert tilbakemeldingene. Vi har ikke funnet grunn til å gjøre endringer i rapporten på bakgrunn av tilbakemeldingene.

1.   Tilsynets tema og omfang

I tråd med tilsynsforskriften planlegger Statsforvalteren det enkelte tilsyn med bakgrunn i en risikobasert tilnærming. Som tilsynsmyndighet prioriterer vi hvilke mottak det skal gjennomføres tilsyn ved, hvilke henvendelser eller hendelser som skal utredes, hvilke vurderingstema som skal gjennomgås, hvor grundig undersøkelsen skal være og hvilken oppfølging som er nødvendig. Vi velger fremgangsmåter og metodikk som er egnet til å ivareta formålet med tilsyn på en effektiv måte. Statsforvalterens tilsynsmyndighet er uhildet og utøves uavhengig av Utlendingsdirektoratets ordninger for oppfølging og kontroll med driftsoperatør og mottakene. Statens helsetilsyn er overordnet faglig myndighet for tilsynet.

Tema for dette tilsynet er valgt med bakgrunn i risikovurdering basert på at enslige mindreårige asylsøkere med følgeperson er plassert i ordinære mottak.

Asylmottaket ved driftsoperatøren utøver den daglige omsorgen for de enslige mindreårige under opphold på asylmottaket på vegne av Utenlendingsdirektoratet (UDI. I tilsynet har vi undersøkt om mottaket har et tilfredsstillende system og praksis for arbeidet med kartlegging og tiltaksplan for de enslige mindreårige asylsøkerbarna med følgeperson.

Tilsynet gjennomføres med avgrensede temaer. Statsforvalterens vurderinger og konklusjoner inneholder dermed ingen generell kvalitetsvurdering av mottakets øvrige praksis

2.   Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Tilsyn er kontroll av om en virksomhet driver i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. Vi gir derfor her en oversikt over hvilke krav som gjelder for temaene i tilsynet.

Forsvarlig omsorg

UDI har omsorgen for enslige mindreårige som bor i asylmottak. Asylmottaket ved driftsoperatøren skal utøve omsorgen på vegne av UDI, jf. utlendingsloven § 95 andre ledd. Omsorgen som gis skal være forsvarlig jf. omsorgsforskriften § 1. I omsorgsforskriften § 2 andre og tredje ledd er det utdypet krav til hva asylmottaket er forpliktet til for å oppfylle kravet til forsvarlig omsorg for den enkelte beboer. Kravet innebærer at tjenesten må holde tilfredsstillende faglig kvalitet, ytes til rett tid og gis i et tilstrekkelig omfang. Asylmottaket skal blant annet sikre struktur i hverdagen, bygge relasjoner med barna og bidra til et godt miljø i asylmottaket. Videre skal asylmottaket følge opp barnas skolegang og annen opplæring, samt legge til rette for individuelt tilpassede fritidsaktiviteter. Asylmottaket skal også gi opplæring og veiledning til barna om helse og kosthold, forebygge at barna forlater mottaket uten å oppgi nytt oppholdssted, og legge til rette for kontakt med familie og andre nære relasjoner, dersom kontakten er til barnets beste.

Asylmottaket skal ha en skriftlig plan for omsorgsarbeidet og sikre at de ansatte i asylmottaket gir forsvarlig omsorg i samsvar med planen, jf. omsorgsforskriften § 2 andre ledd. Planen skal beskrive hvordan asylmottaket ivaretar omsorgen med den bemanningen asylmottaket har. For å sikre fremdrift i oppfølgingen av beboeren, må målene som er satt for oppholdet la seg evaluere. I tillegg må planene evalueres systematisk og jevnlig.

Rett til informasjon

Jf. omsorgsforskriften § 4 a, b og c skal asylmottaket gi informasjon til den enslige mindreårige om dennes rettigheter og plikter, tilpasset den enslige mindreåriges individuelle behov, alder og modenhet. Asylmottaket skal gi informasjon til den enslige mindreårige på et språk den enslige mindreårige behersker. Asylmottaket skal gi barnet informasjon som setter barnet i stand til å medvirke i den daglige omsorgen under oppholdet i asylmottak og gir den enslige mindreårige økt forståelse for egen livssituasjon, økt grad av selvstendighet og forbereder den enslige mindreårige til bosetting eller retur. Mottaket skal også sørge for tolk under kartleggings- og plansamtalene dersom samtalepartnere ikke snakker samme språk, jf. retningslinjer fra UDI om kartlegging og tiltaksplan for enslige mindreårige i asylmottak (RUDI-2012-37).

Rett til medvirkning

Barnets rett til å bli hørt følger av både Grunnloven § 104 og FNs Barnekonvensjon art. 12 og i omsorgsforskriftens § 5. Bestemmelsen gir barnet en ubetinget og selvstendig rett til å medvirke, men ingen plikt. Retten gjelder i hele beslutningsprosessen og i alle forhold som berører barnet, ikke bare når det skal tas rettslige eller administrative avgjørelser. Retten til medvirkning betyr at beslutningstakerne har en plikt til å gi barnet en mulighet til å medvirke. Den enslige mindreårige skal bli hørt og gis mulighet til medvirkning under oppholdet i asylmottak, herunder gjennom deltakelse i og innflytelse i daglige rutiner og aktivitetstilbud. Jfr. artikkel 12, nr. 1 og 2 i barnekonvensjonen skal det sikres at et barn som er i stand til å danne seg egne synspunkter, gis retten til fritt å gi uttrykk for sine synspunkter i alle forhold som vedrører barnet, og tillegge barnets synspunkter behørig vekt i samsvar med dets alder og modenhet. For dette formål skal barnet særlig gis anledning til å bli hørt i enhver rettslig og administrativ saksbehandling som angår barnet, enten direkte eller gjennom en representant eller et egnet organ, på en måte som er i samsvar med saksbehandlingsreglene i nasjonal rett.

Det er svært tett sammenheng mellom retten til å bli hørt og barnets beste. FNs barnekomité har uttalt at en forsvarlig vurdering av barnets beste først kan skje når barnet har fått anledning til å uttale seg, og det er lagt tilstrekkelig vekt på barnets synspunkter. Barnekomiteen uttaler videre at de to prinsippene utfyller hverandre; barnets beste skal være målet, og fremgangsmåten for å nå dette målet er å høre på barnet.

Kartlegging og tiltaksplan

I tråd med omsorgsforskriften § 6 skal asylmottaket så snart som mulig etter ankomst kartlegge barnets behov og situasjon, og utarbeide en tiltaksplan sammen med barnet. Tiltaksplanen danner grunnlaget for videre individuell oppfølging under hele oppholdet i asylmottak, og frem til den enslige mindreårige enten bosettes eller returneres.

Tiltakene i planen skal være forankret i den enkeltes livssituasjon og behov for omsorg, oppfølging og framtidsplaner. Asylmottaket skal gi den enslige mindreåriges representant anledning til å medvirke i arbeidet med kartleggingen og tiltaksplanen, jf. omsorgsforskriften § 6 tredje ledd.

Velkomstsamtalen skal gjennomføres så snart som mulig etter at en enslig mindreårig beboer flytter inn på mottaket, og helst i løpet av de to første dagene. Relevant informasjon fra beboeren i denne samtalen kan legges inn i kartleggingen. Det systematiske arbeidet med kartlegging og tiltaksplan skal starte i løpet av den første måneden etter ankomst. Ifølge UDI (2023) Krav til drift av plasser for enslige mindreårige punkt 6.9 a-c skal arbeidet med kartleggingen og tiltaksplanen starte senest innen tre uker etter ankomst til mottaket.

Tiltaksplanen skal brukes aktivt i det daglige arbeidet og oppdateres jevnlig, herunder kravet til planmessig oppfølging av det enkelt barn, jf. omsorgsforskriften § 6. Kartleggings- og planarbeidet skal fokusere spesielt på den enkeltes ressurser, potensialer og omsorgsbehov. Den mindreårige skal være en aktiv part i det ordinære kartleggings- og planarbeidet og ha innsyn i det som blir dokumentert, dersom det ikke er særskilte grunner til at det ikke er mulig. Barnet skal følges opp av en særkontakt og mottaket skal sikre forsvarlig oppfølging av den enkelte i tråd med tiltaksplanen. Asylmottaket skal gi den enslige mindreåriges representant anledning til å medvirke i arbeidet med kartleggingen og tiltaksplanen.

Kartlegging av følgepersonens egnethet

UDI skal sikre at driftsoperatør for asylmottak med enslige mindreårige legger til rette for opplæring og veiledning av mottaksansatte, jf. GI-05/2023 – Instruks til Utlendingsdirektoratet om innkvartering av asylsøkere. UDI skal sikre at asylmottaket følger særskilt med på hvordan omsorgssituasjonen er, blant annet ved å tildele særkontakt og kartlegge både følgepersonens egnethet og den enslige mindreåriges omsorgsbehov.

Barnets representant

Alle enslige mindreårige skal ha en representant. Som følge av Utlendingslovens § 98b første ledd skal representanten oppnevnes av Statsforvalteren i det vergemåldistriktet hvor den mindreårige bor.

Representanten skal påse at barnets juridiske rettigheter blir ivaretatt, blant annet at den mindreårige har eierskap til de kartlagte opplysningene og tiltaksplanen, og at overføringen av opplysningene ivaretar kravene til personvern, jf. RUDI 2012-37. Så snart som mulig etter innflytting må mottaket informere både den enslige mindreårige selv og representanten om hvordan de vil arbeide med kartleggingen og tiltaksplanen, og om hva de skal brukes til. Dersom mottaket og representanten er uenige om hva slags informasjon som er relevant å overføre til omsorgsmyndighet, må de søke å komme fram til felles forståelse gjennom dialog. Dersom ikke samtykke fra representanten foreligger, kan ikke informasjonen overføres til IMDI eller kommunen.

3.   Beskrivelse av fakta

Adresse:

Type mottak, navn og besøksadresse	Framnes ordinært asylmottak Strandpromenaden 173, 1516 Moss
Mottaksleder/tlf: Avdeling/tlf:	Lars Gulbrandsen, 41338224 69911070
Driftsoperatør, navn og adresse	Frelsesarmeen, Postboks 6866, St. Olavs Plass, 0130 Oslo

Framnes asylmottak er et privatdrevet (ideelt) ordinært mottak, som eies av driftsoperatør Frelsesarmeen. Mottaket har en rammeavtale på totalt 220 plasser fordelt på 176 faste plasser og 44 stykkprisplasser. Mottaket åpnet den 31.08.2023 og avtalen har en varighet på tre år med opsjon på inntil to år, og en total varighet for driftsavtalen på til sammen fem år.

Planlegging av tilsynet

Statsforvalteren sendte varsel om tilsyn 15.04.2024. I varselbrevet ba vi mottaket sende oss beboeroversikt, omsorgsplan, kartleggingsplaner og tiltaksplaner i forkant av tilsynet. Mottaket ble bedt om å gi barna informasjon om vår tilsynsrolle, og at vi ønsket å snakke med dem under tilsynet.

Varselbrevet inneholdt et vedlegg til barna på deres morsmål med informasjon om tilsynet og invitasjon til individuelle samtaler med Statsforvalteren. Det var også vedlagt et informasjonsskriv til barnas følgepersoner på deres morsmål med informasjon om Statsforvalteren og tilsynet. Mottaket ble bedt om å dele ut informasjonsskrivene til barna og følgepersonene.

Gjennomføring av tilsynet

Vi innledet tilsynet med en oppstartsamtale med mottaksleder hvor vi avtalte det praktiske for gjennomføring av tilsynet og planen for dagen. Deretter fikk vi en omvisning på mottakets fellesareal, samt i leiligheten for de enslige mindreårige med følgeperson og en ordinær boenhet. Leiligheten for de enslige mindreårige lå adskilt fra de øvrige boenhetene og inneholdt soverom til barn med følgeperson, et felles kjøkken og oppholdsrom, samt et vaskerom.

Etter omvisningen intervjuet vi tidligere og fungerende barnefaglig ansvarlig samlet, og to miljøterapeuter hver for seg.

På tilsynstidspunktet bodde det XXXX enslige mindreårige med følgeperson på mottaket. XXXX av barna hadde bodd der i henholdsvis-XXXX og XXXX, mens XXXX av barna kun hadde bodd der­ XXXX. I samråd med barnefaglig ansvarlig ble vi enige om å snakke med de to barna som hadde bodd på mottaket lengst. Det var allerede mye å sette seg inn for XXXX som også hadde begrenset erfaring fra mottaket. Begge barna Statsforvalteren snakket med ønsket å ha følgepersonen til stede under samtalen. Samtalene ble gjennomført med tolk.

Avslutningsvis hadde vi en oppsummerende samtale med mottaksleder.

Dokumentgjennomgang

I forkant av tilsynet fikk vi tilsendt beboeroversikt, omsorgsplan, kartleggingsplaner og tiltaksplaner. I tillegg fikk vi tilsendt et dokument med tittelen Evaluering av ekstra ressurs. Under tilsynet fikk vi fremvist beboernes kartleggingsrapporter i fagsystemet MOT, samt beboernes tiltaksplaner anonymisert i Microsoft Teams.

I etterkant av tilsynet fikk vi tilsendt et dokument med tittelen Evaluering av ekstra ressurs periode 2, EMA leilighet.

Beboeroversikt

Beboeroversikten inneholder grunnleggende opplysninger om barnet, som navn, alder, nasjonalitet, språk og navn til følgeperson og kontaktopplysninger til representant. I tillegg fremgår datoer for gjennomføring av kartlegging og utarbeidelse av tiltaksplan.

Omsorgsplan

Omsorgsplanen beskriver mottakets arbeid med å gi omsorg og oppfølging til de enslige mindreårige. Planen viser til gjeldende lowerk og retningslinjer fra UDI og hvem som har ansvar for de ulike oppgavene knyttet til de enslige mindreårige. Det fremgår av planen at barnefaglig ansvarlig blant annet har ansvar for å holde i arbeidet med kartlegging og tiltaksplan, sikre skoletilbud, fritidsaktiviteter, gode rutiner og struktur i hverdagen. Særkontaktene har særlig ansvar for å følge opp barna, gjennom blant annet jevnlige besøk på rommet, organisering av aktiviteter og videreformidling av beskjeder. Mottaket skal bestille tolk til samtaler med barna for å sikre at de forstår og blir forstått. I planen står det at mottaket er døgnbemannet og at de enslige mindreårige med følgeperson er plassert på skjermet avdeling med andre i samme situasjon, eller på eget rom med følgeperson. Ifølge planen skal barnet bli innkalt til en kartleggingssamtale med barnefaglig ansvarlig og særkontakt kort tid etter ankomst. Under kartleggingen skal de gå gjennom spørsmål fra skjema utformet av UDI, men det skal samtidig være rom for fri fortelling og spørsmål fra barnet.

Kartlegging

Kartleggingen av de to enslige mindreårige asylsøkerne er gjennomført i standardiserte maler i UDls fagsystemet MOT. Malen består av flere ulike kartleggingsområder som interesser, behov, familie, følgeperson, skole og helse. I kartleggingen av det ene barnet er første anføring datert XXXX 2023, XXXX måneder etter ankomstdato. I skjemaet til det andre barnet er første anføring datert XXXX 2024, XXXX etter at barnet ankom mottaket. Dato for siste oppdatering i begge kartleggingene er XXXX 2024. Det er i tillegg notert observasjoner fra de ansatte i tidsrommet mellom siste oppdatering og dato for tilsynet.

I kartleggingsskjemaene er det anført uttalelser fra barna innen de ulike kartleggingsområdene. I tillegg er det notert observasjoner og vurderinger fra de ansatte knyttet til noen av områdene. I skjemaene har begge barna oppgitt at de føler seg trygge på mottaket, deltar i aktiviteter og har noen å snakke med. Videre fremgår det av kartleggingen at de ansatte har gjort observasjoner og vurderinger knyttet til samhandlingen mellom barnet og følgepersonen. Ifølge opplysningene i kartleggingsskjemaene er begge barna trygge på følgepersonen sin og de ansatte har observert at samhandlingen fungerer godt. Det går ikke frem av kartleggingen om representantene til barna har medvirket i kartleggingsarbeidet.

Tiltaksplan

Tiltaksplanene inneholder grunnleggende informasjon om barnet og følgepersonen, samt informasjon om kontaktpersoner og samarbeidspartnere som lærer, verge og familie i Norge. Videre inneholder planene flere konkrete bekymringer med tilhørende tiltak og oppfølging/evaluering.

Noen av bekymringene omhandler forhold barna selv har gitt uttrykk for, mens andre bekymringer er forhold de ansatte beskriver som bekymringsverdig. Under noen av bekymringspunktene går det eksplisitt frem at det er benyttet tolk i samtalen med barnet. Ingen av tiltakene er formulert i «jeg»­ form eller på en måte som indikerer at barna har medvirket i utarbeidelsen. Det går heller ikke frem av tiltaksplanene at representantene til barna har vært involvert i arbeidet, og planene er ikke daterte.

Tiltaksplanene er ikke ført inn i de standardiserte malene i MOT og har ingen tydelig struktur eller eksplisitte mål. I planen til det ene barnet er det for eksempel mye informasjon om generelle utfordringer knyttet til gruppen på XXXX enslige mindreårige som ankom mottaket samtidig i XXXX 2023. Det er videre informasjon om at mottaket har sendt søknad om ekstraordinære midler til UDI, samt hvordan de har brukt disse ressursene til å følge opp barna. Deretter er det en logg med nærmest daglige loggføringer om hendelser og observasjoner om barnet og aktiviteter barnet har vært med på. Det er tiltak og oppfølgingspunkter knyttet til enkelte loggføringer, for eksempel til et punkt om at barnet kom for sent på skolen. I tilknytning til dette punktet er det oppført en bekymring om at barnet kommer for sent til bussen og et tiltak med forslag til morgenrutine som skal sikre at barnet rekker bussen. Det er også oppført et oppfølgingspunkt som er en evaluering av tiltaket.

Evaluering av ekstraressurser til enslige mindreårige asylsøkere

Statsforvalteren har fått tilsendt to evalueringer av ekstraressursene som er ansatt for å ivareta de mindreårige asylsøkerne med følgeperson. Dokumentene er ikke daterte. Evalueringene inneholder åtte punkter som omhandler ansvarsområdene til de ekstra ressursene, eksempelvis å evaluere samspillet mellom enslige mindreårige og deres følgeperson, ha mange uformelle møter og samtaler med dem og følge opp at de går på skole. Under hvert punkt følger beskrivelser og evalueringer.

Samtaler med barn

Vi snakket med to barn i XXXX. Ett av barna bodde med følgeperson XXXX mens det andre barnet bodde med følgeperson og et annet familiemedlem XXXX.

Barna fortalte at de hadde det bra på mottaket. De går begge på skole i nærområdet, har fått venner og trives på skolen. De følte seg trygge på mottaket og hadde voksne de kunne snakke med hvis de hadde det vanskelig eller lurte på noe. Begge barna kjente barnefaglig ansvarlig og de ansatte som jobber med de enslige mindreårige godt. Barna fortalte at mottaket ordner med aktiviteter som de liker og at det gjør ventetiden bedre. Ingen av barna ønsket å forandre på noe ved mottaket, men begge ga uttrykk for at de ser frem til å komme seg videre når asylsøknaden er behandlet.

Barna kjente til representanten sin og kunne ta kontakt og få hjelp av denne ved behov. Ingen av barna kjente til at de hadde en egen plan for oppholdet på mottaket. De hadde imidlertid begge hatt samtaler med de voksne med tolk til stede. Det ene barnet formidlet at de snakket om kommunen, familien, skole og praktiske forhold på mottaket under disse samtalene, og at de også kunne snakke om forhold barnet var urolig eller trist for. Barnet som hadde bodd på mottaket i  formidlet at det hadde hatt fem eller seks samtaler med tolk. Det andre barnet var usikker på hvor mange samtaler det hadde hatt med tolk til stede, men det var i hvert fall to eller tre. Barnet fortalte at de voksne bestilte tolk når hen ba om det.

Samtalereferat i sin helhet er arkivert internt hos Statsforvalteren.

Intervju med de ansatte

Mottaket har vært i drift siden august 2023, og det har bodd enslige mindreårige med følgeperson på mottaket siden september. Da Statsforvalteren kom på tilsyn hadde mottaket ansatt en ny barnefaglig ansvarlig, utdannet barnehagepedagog, som ikke hadde tiltrådt enda. I mellomtiden fungerte en miljøarbeider i stillingen. Tidligere barnefaglig ansvarlig, utdannet barnevernspedagog, hadde jobbet på mottaket siden oppstarten, og var derfor til stede under tilsynet. Statsforvalteren intervjuet tidligere barnefaglig ansvarlig og miljøarbeideren sammen.

Barnefaglig ansvarlig er en fulltidsstilling som arbeider på dagtid. Mottaket har i tillegg fått midlertidige ekstraordinære driftsmidler fra UDI til å dekke en 100 % miljøarbeiderstilling. Stillingen er fordelt på to ansatte som skal følge opp og ivareta de enslige mindreårige med følgeperson på ettermiddag, kveld og helg. De er også særkontakter for barna.

Kartlegging

De ansatte redegjorde for arbeidet med kartlegging og tiltaksplan på mottaket. Barnefaglig ansvarlig har hovedansvaret for dette arbeidet som blant annet innebærer å gjennomføre samtaler med barna i forbindelse med kartlegging og i løpet av oppholdet, for å identifisere deres behov og ønsker. Særkontaktene deltar i samtalene når det er mulig. Kartleggingen blir gjennomført ved bruk av UDls skjema for kartlegging i MOT-portalen. Barnefaglig ansvarlig formidlet at det kommer frem mye nyttig informasjon i kartleggingen og at de blir godt kjent med barna og følgepersonen gjennom samtalene. De har skriftlige rutiner for utarbeidelse av kartlegging og tiltaksplan som ligger i egen mappe på Microsoft Tea ms. I den skriftlige rutinen er det blant annet beskrevet hva som skal gjøres når det kommer et nytt barn til mottaket. Når enslige mindreårige med følgeperson ankommer får de informasjon om at de blir innkalt til en kartleggingssamtale med tilstedeværende tolk. De setter opp tid og sted for samtalen og viser barna med følgeperson rundt på mottaket. Det går også frem av omsorgsplanen hvem som skal utføre de ulike oppgavene knyttet til kartlegging og tiltaksplan.

I kartleggingssamalen forklarer de for barna at de gjennomfører kartleggingen for at de skal få det best mulig på mottaket. De forsøker å motivere dem til å bidra i arbeidet, og forklarer at det viktig for at de skal kunne lage en plan for en god hverdag.

Videre fortalte barnefaglig ansvarlig at det tok tid før de kom i gang med kartleggingen av de første enslige mindreårige som ankom, fordi det var mye nytt å sette seg inn i under oppstarten. I etterkant har rutinen vært at kartleggingen skal være ferdig innen en måned etter ankomst. Det var uklart for barnefaglig ansvarlig hvor ofte de bør gjennomgå kartleggingsskjemaet med barna, men hun uttrykte at det bør gjøres to ganger i året. Videre formidlet hun at de har vært usikre på hvor i kartleggingsskjemaet de skal fylle inn ny informasjon. De har derfor laget sitt eget journalsystem i Microsoft Teams, hvor de fyller inn opplysninger om barna. Ifølge den ansatte anonymiserer de opplysningene, men barnas DUF-nummer fremgår av informasjonen Teams.

Tiltaksplan

De ansatte redegjorde for hvordan de arbeider med tiltaksplanen og fortalte at det er et dokument hvor de skriver ned informasjon om barnet, som bekymringer, hvordan de skal jobbe med barnet og hvordan tiltakene fungerer. Barnefaglig ansvarlig formidlet at arbeidet med tiltaksplaner ikke ble prioritert i oppstartsfasen fordi alt var nytt. De prioriterte å få til et godt samarbeid med skolene for å sikre skoleplass til de enslige mindreårige. Videre var de opptatt av å finne ut hva barna ønsket seg der og da, samt å sørge for at relasjonen med følgepersonen var god.

Personalet fortalte at tiltaksplanen skal utarbeides sammen med barnet, men at de ansatte stort sett har fylt inn i planen selv. De involverer barna i arbeidet ved at de fører barnas ønsker inn i planen.

De henter informasjon fra kartleggingen og uformelle samtaler med barna. Tiltakene i planen handler om det barnet har behov for, for eksempel en aktivitet barnet ønsker å drive med. De har et godt samarbeid med frivillighetskoordinatoren på mottaket som setter i gang aktiviteter på bakgrunn av barnas ønsker. Det kan også være rutiner som å møte på skolen, legge seg om kvelden eller å gå til tannlegen. I praksis følger de opp planarbeidet ved å sjekke om barna har gjort det som står i planen, for eksempel å møte på skolen og å vaske seg. De ansatte var usikre på når de sist gjennomførte evaluering av tiltakene, men de gir barna jevnlige tilbakemeldinger og innkaller de til samtaler for å forklare hva de skal gjøre videre.

Personalet formidlet at de ikke har registrert tiltakene i MOT-portalen, men ført de inn i Microsoft Teams. Her fører de også inn annen informasjon om barna som de ansatte skal følge opp for å sikre lik praksis. Det kan for eksempel være informasjon om at et av barna kommer for sent på skolen og må vekkes til et konkret tidspunkt. De ansatte formidlet at det var utfordrende å loggføre og utarbeide tiltaksplaner i MOT, og de opplevde at fanene og kategoriene sjelden samsvarte med det de hadde behov for å føre inn. I forkant av tilsynet var de blitt oppmerksomme på at tiltaksplanene skal føres i MOT og det er nå bestemt at det er ny rutine. Videre formidlet personalet at de også har en loggbok som ligger på kontoret til barnefaglig ansvarlig hvor de fører inn viktig informasjon om barna etter hver vakt. Hver måned skriver særkontaktene et sammendrag av denne informasjonen og sender til mottaksleder ved bruk av chatten i Microsoft Teams. Sammendraget inneholder informasjon om hva de har gjort den siste måneden, barnas tiltak og utvikling, samt de ansattes evaluering av tiltakene.

Barnefaglig ansvarlig opplyste at det ikke er et system for hvor ofte de gjennomfører strukturerte samtaler med tolk, og at det varierer fra en til fire ganger i måneden. Med et av barna er det gjennomført mange samtaler,

De ansatte formidlet at det er lav terskel for å innhente tolk ved behov, og at de i tillegg har mange uformelle samtaler med barna uten tolk. Både særkontakter og barnefaglig ansvarlig er tett på barna og besøker leiligheten daglig for å høre hvordan det går. Dette er også en viktig del av arbeidet deres med å veilede følgepersonene og kartlegge deres egnethet. Hvis de ansatte oppdager forhold som gir grunn til bekymring melder de fra til Barnevernet. De har lav terskel for å ta kontakt for å drøfte ulike problemstillinger og opplever å ha et godt samarbeid med barnevernet.

Opplæring/veiledning

Barnefaglig ansvarlig har ikke fått noen opplæring i hvordan hun skal jobbe med kartlegging og tiltaksplan. De har en utskrift av en veileder for kartlegging fra UDI, men det tok lang tid før hun fant den fordi det er vanskelig å finne frem til riktig veileder på UDIs nettsider. De ansatte Statsforvalteren snakket med hadde gjennomført UDIs grunnkurs for nye i mottak, og noen hadde gjennomført kurs med tema menneskehandel og konflikthåndtering og megling. Det var også planlagt flere kurs som de ansatte kunne delta på fremover. Barnefaglig ansvarlig formidlet at det var vanskelig å få oversikt over hvilke av UDIs krav og retningslinjer som var gjeldende for ordinære mottak med enslige mindreårige asylsøkere med følgeperson. De har gitt tilbakemelding til UDI på dette, men har foreløpig ikke fått svar. Ekstravakter og vikarer gjennomfører ikke de overnevnte kursene, men går sammen med erfarne medarbeidere og lærer av dem.

Særkontaktene formidlet at det ikke er noen formalisert rutine for deres oppgaver med de enslige mindreårige, men at de har en fast praksis som er overført muntlig. Den innebærer at de skal være til stede for barna i hverdagen og sjekke at de er på skolen, at det er rent i leiligheten og at de ikke har besøk om natten. De ansatte har også jevnlige fellessamtaler med de enslige mindreårige med følgeperson hvor de informerer om viktige forhold som berøre alle.

Samarbeid med representantene

De ansatte fortalte at de ikke var klar over at representantene til barna skal involveres i arbeidet med kartlegging og tiltaksplan. De har derfor ikke hatt rutiner for dette. Videre opplyste de at det varierer hvor involverte representantene er. Noen ringer ukentlig for å følge opp, mens andre må purres på fordi de ikke følger opp godt nok. Hvis ikke representanten ivaretar ansvaret sitt overfor barnet tar de ansatte kontakt med representanten.

Samtale med mottaksleder

Mottaksleder opplyste at han har tett dialog med de ansatte og leser gjennom planer og rapporter, men at han ikke er direkte involvert i planarbeidet. De ansatte som jobber med de enslige mindreårige har fått opplæring fra UDI, men ikke konkret i arbeidet med kartlegging og tiltaksplan. Mottaksleder har fått tilbakemelding fra personalet på at de har tett og god dialog med mottakets kontaktperson i UDI. I mottakets fagsystem ligger alle styringsdokumenter, veiledere og rutiner. Alle ansatte er kjent med dette, og de er også tilgjengelig i fysisk format. Mottaksleder har gjennomgått og godkjent omsorgsplanen, og at den skal revideres ca. en gang i året. Videre opplyste mottaksleder at mottaksdrift er relativt nytt i Frelsesarmeen og de er i en utviklingsfase.

Frelsesarmeen jobber blant annet med en ny standard for mottaksdrift som ikke er ferdigstilt.

Mottaksleder bekreftet at den daglige oppfølgingen av barna dokumenteres i Microsoft Teams og en fysisk loggbok. Han formidlet at alle må logge seg inn i Microsoft Teams ved hjelp av egen ID i Frelsesarmeens system, og at det kun er de ansatte som jobber med de enslige mindreårige som har tilgang til kanalene hvor informasjonen er ført inn. Loggboken ligger på kontoret til barnefaglig ansvarlig og det er kun de ansatte som jobber med de enslige mindreårige som har tilgang til den.

Særkontaktene sender ham en månedlig rapport via chat på Teams som er en oppsummering av arbeidet med målgruppen. Han videresender rapporten til kontaktpersonen deres i UDI. Rapporten inneholder DUF-nummeret til barna, men er ellers anonymisert.

Mottaksleder opplever at det er store mangler i MOT-portalen og at det er et lite brukervennlig system. De har løftet denne problemstillingen til UDI og informert om at mottaket registrerer tiltak og informasjon i et eget system i Microsoft Teams på anonymisert måte. Mottaket har også fysiske beboermapper med informasjon om beboerne, herunder helseopplysninger, fullmakter og lignende i original, som er oppbevart i en brannsikker safe som er låst.

4.   Vurdering av fakta opp mot aktuelt lovgrunnlag

Statsforvalteren vurderer at asylmottaket har utarbeidet en omsorgsplan som gir en tilfredsstillende beskrivelse av asylmottakets arbeid med å ivareta omsorgen til enslige mindreårige asylsøkere på mottaket. Dette er i tråd med omsorgsforskriften § 2.

Videre vurderer Statsforvalteren at personalet redegjorde tilfredsstillende for mottakets praksis og system for arbeidet med kartlegging og tiltaksplan. Alle de enslige mindreårige blir kartlagt i starten av sitt opphold på mottaket. Kartleggingen av de første barna som ankom tok lenger tid enn de påfølgende kartleggingene. Statsforvalteren har forståelse for at det er mye som skal på plass i en oppstartsfase og vurderer det som positivt at mottaket i ettertid har fått praksis for å gjennomføre kartleggingen på et tidligere tidspunkt. Kartleggingsskjemaene ga en tilfredsstillende beskrivelse av barnas bakgrunn, behov og ønsker, og ga et godt grunnlag for den videre oppfølgingen av barna på mottaket.

Statsforvalteren vurderer videre at mottaket har rutiner for ansvar og arbeid med tiltaksplanene. Barnefaglig ansvarlig gjennomfører jevnlige samtaler med barna om deres behov og ønsker. Det blir benyttet tolk i samtalen slik at barna kan uttrykke seg på morsmålet sitt. I tillegg har særkontaktene tett oppfølging med barna og følgepersonene og fanger opp utfordringer og behov. De ansatte redegjorde godt for hvordan de bruker informasjonen fra kartleggingen og samtalene i tiltaksplanene, noe Statsforvalteren også fant eksempler på i de to tiltaksplanene vi gjennomgikk. De ansatte gir jevnlige tilbakemeldinger på tiltakene til barna, og det er egne evalueringspunkter knyttet til tiltakene i planene.

Statsforvalteren bemerker imidlertid at enkelte opplysninger i kartleggingsskjemaene til barna ikke er fulgt opp i tiltaksplanene. For eksempel er det konkrete helseopplysninger i kartleggingen til et av barna som ikke er ført inn i tiltaksplanen. I tillegg manglet tiltaksplanene tittel, datering og en tydelig struktur med tidsavgrensede mål. I tilsynet kom det frem at barna ikke har vært direkte involvert i arbeidet med tiltaksplanene, noe som også ble gjenspeilet i hvordan tiltakene var formulert.

Statsforvalteren påpeker at barnets rett til medvirkning skal ivaretas i dette arbeidet og ber mottaket sørge for at mål og tiltak blir utformet sammen med barna og formulert i «jeg»-form for å tydeliggjøre at det er barnas mål. Dette kan også bidra til å gi barna en økt forståelse for og en mer aktiv rolle i planarbeidet.

Selv om barna ikke var kjent med selve tiltaksplanen, vurderer vi likevel, ut fra barnas egne utsagn sammenholdt med informasjon fra intervjuer med de ansatte, at barna får medvirke og blir hørt om forhold som gjelder dem på mottaket.

Det kom frem i tilsynet at de ansatte ikke hadde fått tilstrekkelig opplæring i planarbeid, samt at en del av praksisen knyttet til dette ikke var nedfelt i skriftlige rutiner. Statsforvalteren forventer at mottaket sørger for å ha skriftlige rutiner og opplæring som gjør de ansatte i stand til å utføre oppgavene sine på en tilfredsstillende måte, i tråd med regelverket. Dette er også et viktig internkontrolltiltak for å sikre lik praksis. Vi vurderer at mottaket virker å ha et hensiktsmessig fokus på ledelse og styring samlet sett, og at arbeidet med å få på plass ytterligere opplæring og rutiner er i positiv utvikling.

I tilsynet kom det videre frem at arbeidet med å lage tiltaksplaner ble nedprioritert i starten og at loggføringen av tiltak og andre generelle forhold ble ført inn i en fysisk loggbok og i Microsoft Teams, ikke i et konkret tiltaksskjema. I forbindelse med tilsynet har mottaket bestemt at tiltakene heretter skal føres inn i MOT, selv om de opplever systemet som tungvint. Statsforvalteren vurderer at det vil gi tiltaksplanene en bedre struktur, samt at informasjonen og tiltakene blir samlet ett sted.

Statsforvalteren har merket seg at mottaket har utfordringer med bruken av MOT i planarbeidet, og oppfordrer UDI til å vurdere tiltak og forbedringer som kan øke funksjonaliteten til systemet.

Statsforvalteren vurderer at mottakets manglende involvering av barnas representanter i planarbeidet er et brudd på omsorgsforskriften § 6, tredje ledd. Manglende involvering av representantene gir risiko for at viktig informasjon og forhold knyttet til barna ikke blir fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Representantene har en viktig oppgave med å ivareta barnas rettigheter i asylsaken og påse at omsorgsbehovet deres blir ivaretatt. De kan ha tilgang til viktig informasjon fra blant annet samtaler med utlendingsmyndighetene, som bør inngå i kartlegging og tiltaksplan.

De ansatte oppga også selv i tilsynet at de ikke var kjent med mottakets plikter på dette området.

5.   Statsforvalterens konklusjon

På bakgrunn av funnene fra tilsynet vurderer Statsforvalteren at mottaket har et tilfredsstillende system og praksis for arbeidet med kartlegging av de enslige mindreårige og utarbeidelse av tiltaksplan.

Mottaket har imidlertid ikke involvert representantene i arbeidet med kartlegging og tiltaksplan. Dette er brudd på omsorgsforskriften § 6 tredje ledd.

6.  Oppfølging av påpekte lovbrudd

Vi ber UDI og driftsoperatør om å gjennomgå denne rapporten, og utarbeide en felles plan for hvordan forholdene skal rettes og forbedres, inkludert konkrete tiltak for utbedringer. Det må fremgå rolle-/ansvarsfordeling for gjennomføring av det enkelte tiltak. Planen må også inneholde beskrivelser av hvordan dere vil evaluere at tiltakene fører til endring og forbedring i praksis.

Frist for oversendelse av overnevnte plan til Statsforvalteren i Østfold, Buskerud, Oslo og Akershus er 01.10.2024.

Så langt taushetsplikten ikke er til hinder for det, ber vi om at de enslige mindreårige barna på asylmottaket får tilpasset informasjon om innholdet i denne rapporten og tilbud om å lese den. Vi ber også om at rapporten blir gjort tilgjengelig for ansatte og andre som ønsker å lese den.

Med hilsen

Mari Hagve
avdelingsdirektør
Sosial- og barnevernavdelingen

Atle Grønstøl
seksjonssjef

 

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

Her omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok. Varsel om tilsynet ble sendt den 15.04.2024.

Vi gjennomførte stedlig tilsyn den 08.05.2024.

Tilsynet ble gjennomført av:

• Seniorrådgiver, Trude Mauseth, Statsforvalteren i Oslo og Viken
• Seniorrådgiver, Sofie Bjørlo Øien, Statsforvalteren i Oslo og Viken
• Rådgiver, Helene Andersson, Statsforvalteren i Oslo og Viken