Rapport etter tilsyn med elektronisk medisineringsstøtte i Nittedal kommune 2024

Statsforvalteren gjennomførte tilsyn med Nittedal kommune, og besøkte i den forbindelse hjemmetjenesten i kommunen fra 09.04.2024 til 10.04.2024. Vi undersøkte om kommunen sikrer at elektronisk medisineringsstøtte blir levert og fulgt opp i samsvar med aktuelle lovkrav, slik at brukerne får trygge og gode tjenester.

Tilsynet ble gjennomført som del av et landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Vi oversendte foreløpig rapport til kommunen den 16.8.24 og ba om tilbakemelding på eventuelle merknader til faktagrunnlaget innen 13.9.24. Vi har ikke mottatt kommentarer fra kommunen.

Statsforvalterens konklusjon:

Nittedal kommune sikrer en forsvarlig tildelingspraksis av medisindispensere til eldre hjemmeboende pasienter. Kommunen følger med på og evaluerer om tiltaket er egnet for den enkelte pasient.

1.   Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

Temaet for tilsynet er om pasienter får forsvarlig administrasjon av legemidler med bruk av medisindispenser. Tilsynet er rettet mot kommunens ansvar for å legge til rette for og følge med på slik helsehjelp. Statsforvalteren har undersøkt om:

• valg av medisindispenser skjer ut ifra egnethetsvurdering
• pasienten får opplæring i bruk av medisindispenser
• helsetjenesten følger med på medisindispenser som tiltak

Tilsynet omfatter hjemmeboende pasienter over 65 år. Tilsynet er avgrenset til utdeling og administrering av legemidler med bruk av medisindispenser, og er videre avgrenset mot:

• legemiddelsamstemming, legemiddelgjennomgang, eller prosesser knyttet til rekvirering av multidose, oppbevaring, istandgjøring og tilberedning av legemidler
• anskaffelsen og innkjøp av medisindispenser
• bruk av medisindispenser opp mot regelverket for personvern og informasjonssikkerhet
• forskrift om håndtering av medisinsk utstyr

Det er kommunens ansvar som virksomhet som har vært utgangspunkt for undersøkelsene. Undersøkelsene våre har bestått av dokumentgjennomgang og intervjuer. Tilsynslaget innhentet aktuelle styringsdokumenter i forkant av tilsynsbesøket. Vi har ikke overprøvd enkeltsaker, men har brukt informasjon fra enkeltsaker og pasientjournaler for å undersøke om kommunen praksis er et resultat av systematisk styring og forbedringsarbeid.

Pasientens meninger og erfaringer med administrasjon av legemidler med bruk av medisindispenser er viktig informasjon for å vurdere kvaliteten på tjenesten og kommunens praksis. Dette gjelder også pasientens pårørende dersom pårørende er involvert i administrering av legemidler. Et utvalg pasienter og pårørende har blitt intervjuet i dette tilsynet.

2.   Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunal helse- og omsorgstjeneste, etter helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3 og helsetilsynsloven § 4.

Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Vi gir derfor her en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

Bistand til å administrere legemidler til hjemmeboende pasienter er helsehjelp i hjemmet, etter helse- og omsorgstjenesteloven § 3-2 første ledd, nr. 6 bokstav a. Bruk av medisindispenser er et tiltak for å gjennomføre denne bistanden.

Tjenesten skal være forsvarlige, jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1. Dette innebærer et ansvar for at tjenestene må holde tilfredsstillende kvalitet, ytes i tide og i tilstrekkelig omfang.

Helsepersonell har en selvstendig plikt til å utføre sitt arbeid i samsvar med faglig forsvarlig og omsorgsfull hjelp etter helsepersonelloven § 4. Forskrift om legemiddelhåndtering stiller flere krav helsepersonellet. For dette tilsynet er særlig forskriftens § 7 a om krav til istandgjøring og utdeling aktuell, men avgrenset til utdeling. I bestemmelsens første ledd stilles følgende krav:

«Helsepersonell skal sørge for at riktig legemiddel gis til riktig pasient, i riktig dose, til riktig tid og på riktig måte». Dette kravet til praksis vil gjelde uavhengig av om det er helsepersonell eller medisindispenser som sørger for utdeling av legemidlene.

Plikten til å føre journal etter helsepersonelloven § 39 er en annen selvstendig plikt lagt til helsepersonellet, som kommunen skal legge til rette for. Dokumentasjonsplikten skal bidra til at pasienten får forsvarlige tjenester og gode pasientforløp. Nødvendige og relevante opplysninger må journalføres og være tilgjengelige for de som skal yte helsehjelpen og de som skal følge med på den. I tillegg skal journalen være et redskap for å etterprøve helsehjelpen gjennom kvalitetskontroller og tilsyn.

Kommunen skal etter helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1 legge til rette slik at personellet som utfører tjenestene blir i stand til å overholde sine lovpålagte plikter.

Krav til systematisk styring og kvalitetsforbedring

Kommunens tilretteleggingsplikt etter helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1, må ses i sammenheng med kravet til internkontroll og kravet til systematisk arbeid for kvalitetsforbedring og pasientsikkerhet etter helsetilsynsloven § 5 og helse- og omsorgstjenesteloven § 4-2.

I forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten, er internkontrollen nærmere beskrevet, og omtales der som styringssystem. Styringssystemet gjelder for alle ledelsesnivåer og skal være tilpasset kommunens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold, jf. forskriftens §§ 3-5. Legemiddelhåndtering er et område der svikt kan resultere i alvorlige konsekvenser. Kommunen skal derfor gjennom kunnskap om egen tjeneste, oversikt over risiko og eventuelle hendelser/avvik, ha iverksatt risikoreduserende tiltak. Slike tiltak kan være innrettet både mot planlegging, gjennomføring, evaluering og korrigering av tjenestene, jf. forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten §§ 6-9.

Forskrift om legemiddelhåndtering operasjonaliserer, og til dels skjerper kravene til internkontroll, gitt i forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring. Virksomhetsleders aktiviteter etter forskrift om legemiddelhåndtering inngår som ledd i kommunens samlede styringssystem for helse- og omsorgstjenesten. Slik tilsynet er innrettet og avgrenset, er det styringskravene i forskriftens § 4 sjette ledd bokstavene a og c som undersøkes.

Informasjon og pasientmedvirkning

Etter pasient- og brukerrettighetsloven § 3-1 har pasienten rett til å medvirke ved gjennomføring av helsehjelp, og tjenestetilbudet skal utformes i samarbeid med pasienten.

Retten til medvirkning må ses i sammenheng med pasient- og brukerrettighetsloven § 3-2 om rett til informasjon. Dersom pasienten samtykker til det, skal også pasientens nærmeste pårørende ha informasjon om helsetilstand og den helsehjelpen som ytes, jf. pasient- og brukerrettighetsloven § 3-3. Både medvirkningens- og informasjonens form skal være tilpasset pasienten, jf. pasient- og brukerrettighetsloven § 3-1 første ledd og 3-5. Sistnevnte bestemmelse stiller også krav om at opplysninger om den informasjon som er gitt, skal nedtegnes i pasientens journal.

3.   Beskrivelse av faktagrunnlaget

Her gjøres det rede for hvordan virksomhetens aktuelle tjenester fungerer, inkludert virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for tjenestemottakerne blir overholdt.

3.1  Nittedal kommune

Enhet for hjemmetjenester har tre avdelinger (Hakadal, Skytta og Mo), samt en avdeling for mestring og forebygging (ergoterapi/fysioterapi), hjelpemiddeltjenester og praktisk bistand. Enheten er direkte underlagt kommunalsjef Helse og Velferd. Tildelingskontoret er ikke involvert i vurderingen av pasientene som skal få medisindispenser.

Nittedal kommune startet i 2022 et prosjektarbeid med mål om at medisindispensere skulle være en integrert del av omsorgstjenesten, og kunne gi nytteverdi i form av økt kvalitet i tjenesten, spart tid og unngåtte kostnader. Prosjektet munnet ut i et pilotprosjekt for medisindispensere. Prosjektet har en prosjektleder og to prosjektmedarbeidere. Kommunalsjef Helse og Velferd er prosjekteier.

Prosjektleder er ansatt i kommunalsjefens stab, mens de to prosjektmedarbeiderne er ansatt i hjemmetjenesten.

Det benyttes kun Evondos medisindispensere. Det er bestemt at bruken av dispensere inntil videre skal fortsette å være prosjektbasert. Kommunen begynte å bruke dispensere hos 10 pasienter fra september 2023, fordelt på fem pasienter i avdeling Skytta og fem pasienter i avdeling Hakadal. Det fattes ikke vedtak om tildeling av dispenser, men alle pasientene har vedtak om hjelp til legemiddelhåndtering.

3.2  Styringssystem

Kommunalsjef Helse og Velferd har møter med prosjektleder og enhetsleder hvor det blir gitt statusoppdateringer på prosjektet. Det gjennomføres evalueringsmøte hver 2. måned hvor prosjektmedarbeiderne i hjemmetjenesten og avdelingslederne deltar. I møtene skal tjenesten vurderes og brukerne evalueres.

Kommunen bruker Compilo som avvikssystem. Avvikssystemet er kjent blant de ansatte. Det er imidlertid usikkerhet om hva som skal meldes som avvik.

Det er ikke gjort en ROS-analyse av elektronisk medisindispenser, men det foreligger en prosjektbegrunnelse. Det er gjort en vurdering av personvernkonsekvenser (DPIA).

3.3  Valg av medisindispenser gjøres etter en egnethetsvurdering

Nittedal kommune har en prosedyre som skal sikre oppsette og drift av multidosedispenseren Evondos der det fremkommer inklusjons- og eksklusjonskriterier.

Det fremgår av prosedyren at tjenesten gis til pasienter som har vedtak på hjemmetjenester fra tidligere. Hjemmetjenesten kartlegger mulige pasienter, og det tas hensyn til størst mulig gevinst for kommunen, pasienten og/eller pårørende. Pasientens fastlege får informasjon om oppstart av medisindispenser.

Statsforvalteren har gjennomgått 10 pasientjournaler. Det er ikke i noen av journalene dokumentert egnethetsvurdering før oppstart av elektronisk medisineringsstøtte. Det er i åtte av journalene dokumentert egnethetsvurdering/statusvurdering i perioden 15. – 20. februar. Dette ble gjort etter at kommunen mottok Statsforvalterens brev med varsel om tilsyn.

Det oppgis at pasientene som er aktuelle kandidater for få medisindispensere blir diskutert i kollegiet i Hjemmetjenesten. Det kommer frem av prosedyren at egnethet skal vurderes av prosjektmedarbeiderne i hjemmetjenesten. Det bekreftes i intervjuene med ansatte og ledere at dette gjøres i praksis. Avgjørelsen om hvilke pasienter som skulle få medisindispenser ble også gjort av de samme personene. Det ble videre opplyst i intervjuene at det ikke ble benyttet kartleggingsskjema i forbindelse med egnethetsvurderingen.

Det er noe uklart i hvilken grad pasientene har fått medvirke ved tildeling av medisindispenser. Det oppgis at alle pasientene som ble vurdert som kandidater for å få dispenser blir kontaktet per telefon og/eller får besøk, hvor de får informasjon om at de er ønsket som deltagere i prosjektet.

Dette bekreftes i samtalene med pasientene som er intervjuet. Det er imidlertid uklart i hvilken grad pasientene blir informert om at de selv kan få medvirke i selve avgjørelsen av om de skal ta i bruk dispenser.

3.4  Pasienten får opplæring i bruk av medisindispenser

Det fremgår av prosedyren at hjemmesykepleien ved utplasseringen av medisindispenseren skal vise video av hvordan dispenseren fungerer. Pasienten skal få informasjonsbrosjyre som gjennomgås, gjennomgang og valg av innstillinger og pasientene skal bli forklart hvordan medisinen administreres fra dispenseren.

Det oppgis at pasientene gis opplæring i bruk av dispenseren av prosjektmedarbeiderne når denne utplasseres, men at dette ikke alltid dokumenteres i journalen. Statsforvalterens journalgjennomgang bekrefter at opplæringen som regel ikke er dokumentert i journalen. Vi finner at det i 2 av 10 journaler er notert noe om opplæring i bruk av dispenseren, og da begrenset til at pasienten «er vist hvordan dispenseren fungerer».

Pasientene som er intervjuet opplyser om at de ble gitt opplæring i bruk av dispenseren, herunder at de ble vist video og brosjyre. De oppgir videre at dispenseren er veldig enkel å bruke. Pasientene opplyste videre om at de vet hvem de skal kontakte om det oppstår feil med dispenseren.

3.5  Kommunen følger med på gjennomføringen

Det fremgår av prosedyren at det ved oppstart av tjenesten skal det være minimum to ukers prøveperiode der det skal følges opp om pasienten klarer å håndtere dispenseren. Driften av elektronisk medisineringsstøtte følges opp av sykepleiere/helsefagarbeidere, som er ansvarlig for at medisineringsplan oppdateres ved endringer i multidoserull og at det er kvalifiserte medarbeidere som foretar påfylling av multidoseruller.

Systematisk evaluering etter prøveperioden gjennomføres ikke. Det gjøres heller ikke underveis i tjenesten. Det er i journalene dokumentert tett oppfølging av pasientene, spesielt de første ukene etter utplassering av dispenseren, herunder brukertilfredshet. Det kommer også frem at tjenesten er avsluttet hos pasient fordi dispenseren ikke har fungert etter hensikten. Det er i journalene dokumentert evaluering av pasientene i februar 2024. Det oppgis at dette ble gjort for å dokumentere hvorfor den enkelte pasient hadde fått tildelt medisindispenser. Det er ikke planlagt tidspunkt for noen nye egnethetsvurderinger av pasientene som har dispenser. Det oppgis at eventuelle endringer i pasientens tilstand som kan få følger for vurderingen av egnethet opp mot bruk av medisindispenser, føres i journal, og tas opp med prosjektmedarbeiderne og/eller avdelingsleder.

Journalgjennomgang viser at alarmer fra medisindispenserne følges opp av de ansatte. Alarmene kommer som sms på telefon. Alarmene registreres automatisk i fjernpleiesystemet, og manuelt i pasientjournalen. Det er ingen rutine for hvilke alarmer som skal meldes som avvik i Compilo.

Det oppgis at det ikke har blitt gjennomført brukerundersøkelser opp mot bruk av medisindispensere. Det er heller ikke planlagt slik undersøkelse.

Det er i forbindelse med tilsynet oversendt tre avvik til Statsforvalteren. To av avvikene gjelder pasienter som ikke hadde tatt medisiner fra dispenseren fordi de ikke var hjemme. Det andre avviket omhandlet pasient som ikke hadde tatt medisinen da den kom ut av dispenseren, slik at den ble liggende til dagen etter. Avdelingsleder er ansvarlig for å følge opp meldte avvik.

Ved journalgjennomgangen er det i fem av ti journaler dokumentert feil eller hendelser som burde vært registrert som avvik.

4.   Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

Helse- og omsorgstjenesteloven og forskrifter stiller krav til ledelse, kvalitetsforbedring og systematisk styring. I tillegg må virksomheten følge med på om tjenestene er forsvarlige og i tråd med gjeldende lovverk og faglige retningslinjer/anbefalinger. Når velferdsteknologi implementeres, må kommunens ledelse sikre seg oversikt over risiko, samt uønskede hendelser og avvik, og følge med på tjenester som gis ved hjelp av velferdsteknologi på lik linje som andre helsetjenester.

4.1  Valg av medisindispenser gjøres etter en egnethetsvurdering

Nittedal kommune har prosedyre for oppstart og drift av medisindispensere. I prosedyren er det fastsatt inklusjons- og eksklusjonskriterier for tildeling av dispenser. Egnethetsvurderingene gjøres av to faste prosjektmedarbeidere, som identifiserer aktuelle pasienter som kan ha nytte av medisindispenser. Det benyttes ikke kartleggingsskjema i vurderingen. De ansatte tar derfor utgangspunkt i sin kjennskap til pasienten og opplysningene i journal. Vurderingen av egnethet dokumenteres ikke.

Statsforvalteren vurderer at egnethetsvurdering utføres før oppstart. Kommunen sikrer at egnethetsvurdering gjøres enhetlig da oppgaven er lagt til fast personell.

Kommunen har forbedringspotensial når det gjelder dokumentasjon av egnethetsvurdering i journal.

4.2  Pasientene får opplæring i bruk av medisindispenser

De ansatte i hjemmetjenesten gir opplæring til pasientene om hvordan medisindispenser fungerer. Pasientene er fornøyd med opplæringen, og sier den er tilstrekkelig fordi medisindispenseren er svært enkel å bruke. Opplæring dokumenteres i liten grad i journalen. Det finnes skriftlig prosedyre for hvilken informasjon som skal gis.

Statsforvalteren vurderer at pasientene får tilstrekkelig opplæring i bruk av medisindispenser.

Kommunen har forbedringspotensial når det gjelder å dokumentere i journal at opplæring, herunder innholdet i denne, er gitt til pasienten.

4.3 Kommunen følger med på at medisindispenser som tiltak gir forsvarlig administrering av legemidler

De enkelte ansatte i hjemmetjenesten følger med på om pasientens egnethet for medisindispenser endres, og det finnes eksempel på pasient hvor bruk av medisindispenser ble avsluttet. Den løpende vurderingen dokumenteres. Kommunen har ikke lagt til rette for systematisk evaluering etter prøveperioden eller underveis i tjenesten.

Det er ikke systematisk rapportering av feil og hendelser i avvikssystemet, noe som kan føre til uforsvarlig administrering av legemidler.

Kommunen har forbedringspotensial når det gjelder systematisk evaluering av tjenesten, og rapportering av feil og hendelser.

4.4  Forslag til forbedringspunkter

Vi oppfordrer kommunen til å sørge for at:

• egnethetsvurderinger og opplæring av pasienten dokumenteres i journal
• det gjennomføres systematisk evaluering av tjenesten
• det skapes en felles forståelse av hva som skal rapporteres som avvik

5.   Statsforvalterens konklusjon

Nittedal kommune sikrer en forsvarlig tildelingspraksis av medisindispensere til eldre hjemmeboende pasienter. Kommunen følger med på og evaluerer om tiltaket er egnet for den enkelte pasient.

Det ble ikke påvist lovbrudd.

Med hilsen

Anne Hilde Crowo
Fylkeslege
Helseavdelingen

Lars Petter Kleiven
seniorrådgiver

 

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok.

Varsel om tilsynet ble sendt den 15.02.2024. Forberedende møte med virksomheten ble gjennomført den 05.03.2024.

Tilsynsbesøket ble gjennomført ved hjemmetjenestens lokaler, og innledet med et kort informasjonsmøte den 09.04.2024. Oppsummerende møte med gjennomgang av funn ble avholdt den 10.04.2024.

En del dokumenter var tilsendt og gjennomgått på forhånd, mens andre dokumenter ble mottatt og gjennomgått i løpet av tilsynsbesøket. Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

• Prosjektbegrunnelse
• 3 avvik
• Prosedyre elektronisk medisineringsstøtte
• Oversikt over opplæring av ansatte
• Pilotbeskrivelse
• Informasjonsbrosjyre Evondos til bruker
• Arbeidsdokument prosjektplanlegging
• Kurs-brosjyre i Evondos for ansatte
• Tjenesteforløp elektronisk medisindispenser
• Oversikt over antall og plassering av dispensere
• Pasientjournaler

Det ble gjennomgått 10 pasientjournaler.

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.

Ikke publisert her

2 pasienter ble intervjuet i forbindelse med tilsynet.

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten:

• jurist, Lars Petter Kleiven, revisjonsleder
• sykepleier, Aina Antonsen Løkkevik, revisor

Alle tilsynsrapportar fra dette landsomfattande tilsynet

2024 Medisindispenser hos hjemmeboende eldre

Søk etter tilsynsrapporter

Søk