Rapport fra tilsyn med inntaksarbeidet ved Bufetat region vest senter for foreldre og barn avdeling Stavanger 2019

Fylkesmannen gjennomførte tilsyn med Bufetat region vest senter for foreldre og barn avdeling Stavanger fra 13.11.2019 til 15.11.2019. Vi undersøkte om Bufetat sørger for at inntaksarbeidet ved foreldre og barn senteret avdeling Stavanger blir utført på en forsvarlig måte i samsvar med aktuelle lovkrav. Inntaksarbeidet omfatter i dette tilsynet oppstartuken/forvernet og perioden frem til plan for oppholdet foreligger og er iverksatt.

Tilsynet ble gjennomført som del av årets planlagte tilsyn initiert av Fylkesmannen.

Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet. Tilsynet er derfor avsluttet.

Fylkesmannen sendte utkast til rapport til Bufetat region vest senter for foreldre og barn og avdeling Stavanger 25.11.19, med svarfrist 06.12.2019. Vi mottok svar den 26.11.2019 og 27.11.2019. Det ble ikke gitt tilbakemelding om behov for rettelser av faktiske feil.

1. Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

Fylkesmannen har undersøkt og vurdert om Bufetat ved sin styring og ledelse sikrer at inntaksarbeidet ved senter for foreldre og barn avdeling Stavanger er forsvarlig og i samsvar med gjeldende regelverket på området.

Fylkesmannen har undersøkt om avdelingen i sitt inntaksarbeid sørger for å ha tilstrekkelig informasjon om familiene til å kunne gi forsvarlige tjenester under oppholdet og at oppholdet planlegges. Videre at avdelingen innhenter ytterligere informasjon etter samtykke fra familiene, dersom det i inntaksprosessen kommer opp forhold som gjør at det vurderes å være behov for dette.

Vi har undersøkt om avdelingen sørger for at familiene får informasjon om planen for oppholdet på forhånd og informasjon om hvordan avdelingen vil følge opp familien. Videre at det informeres om avdelingens dagligliv og fellesaktiviteter, møtevirksomhet, tilbakemeldingsrutiner til foreldrene underveis, rapporteringsordninger, samarbeidsrutiner med barneverntjenesten og foreldrene, eksterne samarbeidsinstanser, innsynsrett og klagemuligheter. Og om det utarbeides kriseplan for den enkelte familie for situasjoner hvor barnet ikke kan ivaretas av foreldrene.

Vi har videre undersøkt om familiens forventninger til oppholdet avklares, at det vurderes om det er behov for tolk og at avdelingens system for tolkebruk er kjent for de ansatte.

Fylkesmannen har undersøkt om avdelingens og senterets ledelse følger med på inntaksarbeidet for å sikre at det foregår som forutsatt og for å avdekke eventuell svikt og iverksette tiltak ved behov, videre at de ansatte har nødvendig kompetanse og ferdigheter til å gjennomføre et inntak og at nødvendig faglig veiledning og opplæring blir ivaretatt.

Familienes erfaringer fra deres inntak i avdelingen er tatt inn i tilsynet. Da som informasjon om den praktiske gjennomføringen av det som er formidlet å være systemet i inntaksarbeidet og videre som et tillegg til det som formidles som praksis i intervju med ansatte ved avdelingen og ledelsen både ved avdelingen og i Bufetat region vest Senter for foreldre og barn. Vi har derfor invitert de familiene som var innskrevet ved senteret på tilsynstidspunktet til en samtale om tilsynets tema. Vi snakket med begge familiene som var innskrevet på tilsynstidspunktet. Familiene var nye ved senteret.

Det er innhentet dokumentasjon (klientmapper) for de seks siste inntakene ved avdelingen.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sentre for foreldre og barn, etter barnevernloven § 2-3 b.

Tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Vi gir derfor her en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

Sentre som tilbyr veiledning og utredningsopphold skal sikre forsvarlig drift. Plikten til å tilby og yte forsvarlig veilednings og utredningsarbeid følger av barnevernloven § 1-4 og forutsetningsvis av forskrift for sentre for foreldre og barn §§ 2 og 21.

Plikten innebærer at sentrene til enhver tid skal yte rett tjeneste, til rett tid og i forsvarlig omfang til barna og foreldrene som oppholder seg på sentrene. Det legges til grunn at inntak og utskrivning er en del av veilednings og utredningstilbudet.

Plikten til å yte faglig forsvarlig tjenester, i denne sammenheng, et forsvarlig inntak, forutsetter forsvarlig styring og ledelse. Forskriftens §§ 14, 15 og 16 gir en nærmere beskrivelse av hvordan sentrene skal sikre at de etterlever myndighetskravene i barnevernloven § 2-3 b og forskriften. Dette innebærer spesifikke krav til styring og ledelse. Forskriftens §§ 10, 11, 13 gir føringer for faglig kvalitet på senteret.

Ansvar og oppgaver skal være fordelt og det skal være klart hvem ansvar og oppgaver er fordelt til, jf. forskriftens §15 a og §§ 10 og 11.

Senteret skal ha oversikt over områder med fare for svikt eller manglende oppfyllelse av myndighetskrav i inntaksarbeidet, jf. forskriften § 15 f.

Internkontrollen må kunne dokumenteres i den form og det omfang som er nødvendig. Dokumentasjonen skal til enhver tid være oppdatert og tilgjengelig, jf. forskriften § 16.

3. Beskrivelse av faktagrunnlaget

Her gjøres det rede for hvordan virksomhetens aktuelle tjenester fungerer, inkludert virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for tjenestemottakerne blir overholdt.

Generelt:
Bufetat region vest senter for foreldre og barn består av 3 døgnavdelinger i Bergen, Førde, Stavanger, regionalt PMTO team og spisskompetansemiljø for sped- og småbarn (SKM).

Senter for foreldre og barn har til sammen 13 døgnplasser for foreldre og barn 0-6 år, med hovedfokus på de minste 0-3 år. Avdeling Stavanger har tre plasser.

Senteret er et statlig barneverntilbud til foreldre og gravide med ulike hjelpebehov. Senteret bistår kommunene i region vest, med tilbud om utredning, behandling og krisebistand.

All hjelp som ytes fra senteret er lovregulert i lov om barneverntjenester § 4-4, 2. ledd. På tilsynstidspunktet var det to familier som var innskrevet i avdeling Stavanger.

Ansvar og myndighet:
Avdeling Stavanger har avdelingsleder, 7 fagkonsulenter som går i turnus og 2 våkne nattevakter i turnus. I tillegg er psykologspesialist tilknyttet avdelingen.

Enhetsleder som sitter i Bergen har det faglige, økonomiske og administrative ansvaret for alle avdelingene i Bufetat region vest sitt senter for foreldre og barn. Avdelingsleder er delegert ansvar for den daglige driften ved døgnavdelingen. Det innebærer blant annet fag, personal og økonomi oppfølging, turnus, inntak av nye familier og kontinuerlig utvikling av prosedyrer og rutiner, og ansvar for fagutvikling i samarbeid med psykolog og enhetsleder.

Ledelsen har månedlige ledermøter i Bergen. Enhetsleder er stedlig ved avdelingen i Stavanger en gang per måned. Det rapporteres fra avdelingsleder til enhetsleder på drift og det faglige arbeidet. Det rapporteres videre til direktør på utvalgte områder innenfor styring av avdelingene og senteret. Dette gjøres i et samarbeid mellom enhetsleder og avdelingsleder. Det bekreftes i intervju med avdelingsleder og enhetsleder at dette gjennomføres.

Fagkonsulentene har ansvar for den praktiske gjennomføringen av inntaket i samarbeid med avdelingsleder og psykologspesialist. Fagkonsulentene settes sammen i team i sakene. Ansvaret i saken er fordelt utfra rollene i teamet, ener og toer. Det foreligger en arbeidsbeskrivelse for oppgavene i et inntak, der ansvar og oppgaver er fordelt mellom ener og toer.

Dokumentasjon og informasjonsdeling:
Intervjuene viser at det er en omforent forståelse av dokumentasjonskravene i avdelingen. Klientmappene viser også at krav til dokumentasjon blir ivaretatt. Journalsystemet Birk benyttes. Det foreligger beskrivelse av systemet i institusjonsplanen. Turnus og arbeidstid er tilrettelagt slik at de ansatte kan være med på både personalmøter og veiledninger der informasjon om både drift og enkeltsaker deles.

Kompetanse og veiledning
De ansatte ved avdelingen er erfarne, de har relevant grunnutdanning og relativt omfattende spisskompetanse i de aktuelle metodene og verktøyene som benyttes i utredningen og behandlingen. Det foreligger en stillingsplan med denne informasjonen. Det foreligger videre en kompetanseplan 2019 for vedlikehold og opplæring i aktuelle metoder og verktøy. Denne gjenspeiler avdelingens behov for relevant metodikk. Det opplyses i intervju at noen aktiviteter i kompetanseplanen ikke er gjennomført som planlagt grunnet økonomiske prioriteringer i Bufetat region vest.

Det er et system for ivaretakelse av nyansatte med mentorordning i tillegg til plan for nyansattopplæring. Fagkonsulentene får systematisk saksveiledning av psykologspesialist som er tilknyttet senteret. Utover dette har personalgruppa fast veiledning av ekstern psykolog i sekundærtraumatisering. De har også fast prosessveiledning av gestaltterapeut. Det bekreftes i intervju at dette følges opp.

Tilstrekkelig informasjon om familien til å kunne gi forsvarlige tjenester under oppholdet Barneverntjenestene sender skriftlig søknad om bistand via Enhet for inntak som er inntaksmyndighet.

Avdelingen samarbeider med Enhet for inntak før plass tildeles. Det er Inntak avdeling Førde som er ansvarlig for inntaket i senter for foreldre og barn i hele regionen. Det er utarbeidet inntaksrutiner på regionalt nivå. Ifølge intervju foregår det en dialog mellom inntak Førde og avdelingsleder om informasjonsinnhenting tidlig i inntaksprosessen.

Det foreligger en skriftlig rutine for innsøkingsmøte på avdelingen før tilsagnet blir skrevet. Det er utarbeidet en mal for innsøkingsmøtet. Familiene får her informasjon om tilbudet som avdelingen gir. Det er tydelig hvem som er ansvarlig for innsøkingsmøtet og aktuell fagkonsulent introduseres hvis mulig. Vi har sett i klientmappene at det foreligger et kort referat fra disse møtene i eget skjema. Familiene bekrefter i intervju at disse møtene blir gjennomført.

Avdelingen mottar tilsagnet fra inntaksavdelingen som inneholder relevant informasjon om familien og deres behov. I tillegg mottas barneverntjenestens søknad med eventuell tilleggsinformasjon.

Planlegging av oppholdet og innhenting av supplerende informasjon:
Det foreligger en rutine for arbeidet i oppstartuken/ forvern uke 1.

Beskrivelse av arbeidsoppgaver viser at barneverntjenesten kontaktes for å avtale første møte hjemme hos familien. Barneverntjenesten deltar på dette. Samarbeidsavtale og barneverntjenestens tiltaksplan gjennomgås. Risikovurdering blir gjennomført.

Det foreligger en rutine som regulerer at det alltid skal gjennomføres tre hjemmebesøk i oppstartuken/ forvern. Klientmapper og intervju bekrefter dette.

Det fremkommer i intervju at fagkonsulentene ofte legger igjen en mappe med flere skjema for underskrift, blant annet samtykke til filming og metodebruk. Disse gjennomgås og signeres i løpet av første uke. Intervju med familiene på avdelingen bekrefter denne praksisen.

Både intervju og gjennomgang av klientmappene viser at rutinen følges.

Utredningsopphold har en fast struktur som tilpasses noe ved individuelle behov. Det foreligger en arbeidsrutine for utredningsperioden i institusjonsplanen. Videre foreligger det egne skriftlige ukeplaner for hver utredningsuke. Systemet bekreftes i intervju og ved gjennomgang av klientmappene.

Avklaring av familienes forventninger og eventuelt behov for tolk:
Familiens forventninger til oppholdet blir tatt opp i møtene i oppstartuken/ forvern. Dette fremkommer i beskrivelse av arbeidsoppgaver. Intervjuene viser at fagkonsulentene er opptatt av dette og at det vurderes som viktig. Det opplyses i intervju at familienes egen «bestilling» for oppholdet tas inn som en viktig del av utredningen/ behandlingen. Klientmappene og intervju med familiene bekrefter dette fokuset.

Avdelingens oppfølging av familien blir gjennomgått både på innsøkingsmøtet og i møtene i løpet av oppstartuken/ forvern. Dette bekreftes i intervju og i klientmappene.

Det er rutiner som beskriver arbeidet med tolkebruk. Viktigheten av tolkebruk fremkommer både i institusjonsplanen og i egen rutine. I tillegg ble viktigheten av bruk av tolk ved behov fremhevet i intervju med de ansatte. Vurderinger av dette spørsmålet og dialog med familiene om temaet dette fremkommer også i klientmappene.

Informasjon om innholdet i oppholdet, herunder dagligliv og fellesaktiviteter, møtevirksomhet, tilbakemeldingsrutiner til foreldrene underveis, rapporteringsordninger, samarbeidsrutiner med barneverntjenesten og foreldrene, eksterne samarbeidsinstanser, innsynsrett og klagemuligheter.

Gjennomgang av både styrende dokumenter og avdelingens rutiner på inntaksområdet viser at informasjon om innholdet i oppholdet blir formidlet til familiene i oppstartuken/ forvernet og blir også tatt opp igjen ved behov. Det starter ved at grundig informasjon gis allerede på innsøkingsmøtet før familiene har takket ja til tilbud om opphold. Familiene får løpende informasjon i hele oppstartuken/ forvernet. Ifølge intervju med ansatte og familiene blir dette gjort grundig.

Utarbeidelse av kriseplan:
Det foreligger ikke en rutine som sikrer at det utarbeides en kriseplan ved alle inntak. Intervjuer viser imidlertid at ansatte ivaretar formålet med en slik plan. Ved akutte situasjoner drøftes saken internt og deretter kontaktes ansvarlig barneverntjeneste og videre plan legges.

Avvikssystem og tilbakemelding fra familier og ansatte som en del av internkontrollen:
Bufetat har TQM som sitt elektroniske system for avviksrapportering. Det beskrives i intervju at TQM brukes i hovedsak til HMS avvik. Det er et system for oppfølging av disse avvikene også hos enhetsleder. Avvik blir tatt opp på personalmøter. Det er et eget punkt for dette i malen for møteagenda til personalmøtet.

Faglige avvik blir beskrevet å passe dårlig inn i TQM systemet. Det er utviklet et eget avviksskjema på senternivå som skal benyttes ved slike avvik. Det foreligger en beskrivelse med eksempler på faglige avvik som vedlegg til institusjonsplanen. I intervju fremkommer det at TQM brukes i noen grad. Det er ikke meldt faglige avvik i 2019.

Det fremkommer i institusjonsplanen at både gjennomføringen av hver uke og selve oppholdet skal evalueres sammen med familiene. Det er utarbeidet en mal for sluttevalueringen. Det bekreftes i intervju at dette blir gjort og at tilbakemeldinger tas med til drøftinger i personalgruppen og brukes i avdelingenes utviklingsarbeid.

Teamarbeidet i enkeltsakene evalueres. Det er beskrevet momenter for dette som vedlegg til institusjonsplanen. Det bekreftes i intervju at dette gjøres.

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

Som gjennomgått tidligere, har lov om barneverntjenester med tilhørende forskrift krav om at tjenestene som blir gitt på senter for foreldre og barn skal være forsvarlige. Det er også krav om systematisk styring av det utrednings- og behandlingstilbudet som blir gitt. Nødvendige tiltak skal planlegges, iverksettes, evalueres og korrigeres.

Tilsynstemaet er inntaksarbeidet.

Fylkesmannen vurderer at det er en tydelig ansvarsfordeling mellom enhetsleder og avdelingsleder med et system for rapportering og kontroll. Det er videre tydelig for fagkonsulentene hva som er deres ansvar i et inntak. Vi vurderer at styringen av inntaket er forsvarlig regulert gjennom de rutiner som finnes på området både sentralt og lokalt og den kontroll som gjøres gjennom oppfølging av dokumentasjon i enkeltsakene, leder- og fagmøter og annen rapportering.

Avdeling Stavanger har en gruppe ansatte med lang erfaring og med høy kompetanse på området. Det er i tillegg en psykologspesialist tilknyttet avdelingen. Det foreligger en kompetanseplan for opplæring og vedlikehold av relevante metoder og verktøy. Noen aktiviteter er i 2019 ikke gjennomført grunnet økonomiske prioriteringer i Bufetat. Det er tilsynets vurdering at den samlede kompetansen i avdelingen er høy og at den blir vedlikeholdt. Det er likevel uheldig at planlagte aktiviteter for kompetanseutvikling i 2019 ikke blir gjennomført av økonomiske grunner.

Systemene for veiledning av fagkonsulentene i avdelingen og opplæring av nyansatte er, etter vår vurdering av faktum, både systematisk, kjent og det blir fulgt opp i henhold til planene.

Inntaket av familiene i avdeling Stavanger er regulert gjennom utarbeidede rutiner både sentralt i Bufetat og lokalt i avdelingen. I rapportens punkt 3 er faktum om rutiner og praksis beskrevet under aktuelle overskrifter. Overskriftene følger de kriteriene som er vurdert å være viktige for oppfyllelse av gjeldende regelverk på området.

Det er Fylkesmannens vurdering at rutinene er beskrivende og tydelige. Institusjonsplanen med tilhørende rutiner dekker opp de kriteriene som er vurdert å være viktige for at et inntak skal være forsvarlig. Det er under tilsynet formidlet en omforent forståelse, både i ledelsen og i personalgruppen, av praktiseringen av disse rutinene. Fylkesmannen vurderer at rutinene og beskrevet praksis er i tråd med barnevernlovens bestemmelse om forsvarlighet og videre i tråd med de krav som fremkommer i tidligere omtalte bestemmelser i Forskrift for sentre for foreldre og barn. Vi vurderer også at dokumentasjonen i klient mappene og intervjuene med familiene bekrefter formidlet praksis i et inntak.

Det er Fylkesmannens vurdering at Bufetat region vest senter for foreldre og barn avdeling Stavanger har en styring og kontroll som i all hovedsak dekker kravene i forskrift for sentre for foreldre og barn kapittel 3.

Som vurdert over er det tydelig for ansatte hvilket ansvar den enkelte har i inntaksarbeidet. Ansatte ved senteret har god og relevant kompetanse og det foreligger skriftlige rutiner som er kjente for alle ansatte.

Systemet for avviksmeldinger er kjent, men det blir i liten grad meldt faglige avvik. Dette er etter Fylkesmannens vurdering en svakhet i forhold til senterets ansvar for å sørge for kontinuerlig forbedringsarbeid.

Etter en totalvurdering er Fylkesmannen kommet til at Bufetat region vest senter for foreldre og barn avdeling Stavanger sikrer at inntaksarbeidet blir utført på en forsvarlig måte i samsvar med aktuelle lovkrav.

5. Fylkesmannens konklusjon

Her presenterer vi konklusjonen av vår undersøkelse, basert på vurderingene i kapittel 4.

Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet. Tilsynet er derfor avsluttet.

Med hilsen

Janne Dahle-Melhus
avdelingsdirektør

Anne Helen Meling Madland
revisjonsleder

Vedlegg:

Gjennomføring av tilsynet

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok.

Varsel om tilsynet ble sendt 09.09.2019.

Tilsynsbesøket ble gjennomført ved Bufetat region vest senter for foreldre og barn avdeling Stavanger, og innledet med et kort informasjonsmøte 13.11.2019. Enhetsleder i Bufetat region vest senter for foreldre og barn Anne Kleiven ble intervjuet over telefon den 14.11.19.

Oppsummerende møte med gjennomgang av funn ble avholdt 15.11.2019.

Dokumenter var tilsendt og gjennomgått på forhånd. Perm med faglige avvik ble mottatt og gjennomgått i løpet av tilsynsbesøket. Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

• Organisasjonskart
• Oversikt over ansatte med opplysninger om stilling, stillingsbrøk, utdanning samt dato for ansettelse
• Kompetanseplan
• Institusjonsplan med vedlegg:
• Rutine for inntak (region vest senter for foreldre og barn)
• Møteplan
• Ansvarsfordeling -Ledere ved Senteret
• Møtestruktur for avdeling Stavanger
• Interne rutiner om avvik
• Mal for innsøkingsmøtet
• Skjema for risikovurdering familiesakene
• Arbeidsrutiner i utredningsperioden og
• Arbeidsrutiner i behandlingsperioden
• Evalueringsskjema til familiene
• Opplæringsplan nyansatte
• Mal for evaluering av teamarbeidet etter avsluttet sak
• Beskrivelser av arbeidsoppgaver
• Mal for personalmøtet
• Rutiner for oppstartuke/forvernuke
• Rutine/ mal for samarbeidskontrakt
• Utredningsplan
• Rutine for ukeevaluering
• Rutine for bruk av tolk
• Rutine for mottak og behandling av søknad om opphold (inntaksenheten)
• Rutine for faglig avvik (utarbeidet på Senternivå) perm med de meldte avvikene

Det ble på forhånd også innhentet dokumentasjon som omhandlet den definerte inntaksperioden, fra mottatt søknad til innflytting og iverksatt utredningsplan, i et utvalg familiesaker.

Det ble valgt 6 mapper etter følgende kriterier:

• De seks siste inntakene i avdelingen på det tidspunktet som tilsynet ble meldt

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på åpnings- og oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.

Ikke publisert her

De voksne i 2 familier ble intervjuet i forbindelse med tilsynet.

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten:

• seniorrådgiver, Trine Hove Bjørnsen, Fylkesmannen i Rogaland, revisor
• seniorrådgiver, Unni Reianes, Fylkesmannen i Rogaland, observatør
• seniorrådgiver, Anne Helen Madland, Fylkesmannen i Rogaland, revisjonsleder