Rapport fra tilsyn med kommunens arbeid med tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler i Eigersund kommune 2019

Fylkesmannen gjennomførte tilsyn med Eigersund kommune og besøkte i den forbindelse kommunen fra 29.10.2019 til 31.10.2019. Vi undersøkte om kommunen sørger for at kommunens arbeid med tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler blir utført i samsvar med aktuelle lovkravene som er satt for å sikre et inne- og utemiljø som fremmer helse og forebygger skade og sykdom.

Tilsynet ble gjennomført som del av et landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Fylkesmannens konklusjon:

• Eigersund kommune har ikke lagt til rette for å følge med på arbeidet med tilsyn i barnehager og skoler. Kommunen sørger ikke for at det på grunnlag av risikovurderinger blir ført regelmessig tilsyn og at gjennomførte tilsyn blir fulgt systematisk opp.

Dette er brudd på: Folkehelseloven §§ 8, 9 og 30

Fylkesmannen ber Eigersund kommune om å utarbeide en plan for hvordan lovbruddet skal rettes, - innen 30. januar 2020

I vurderingen av hvilke tiltak som skal velges, må en se nærmere på hvilke forhold som har ført til brudd på folkehelseloven for å sikre at tiltakene samsvarer med årsakene og styrker kommunen sin styring med det miljøretta helsevernet, se rapportens kapittel 6.

1. Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

Det landsomfattende tilsynet med folkehelseloven i 2019 er rettet mot kommunens arbeid med tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Tilsynet har som formål å bidra til at kommunen oppfyller plikten til å føre tilsyn med at barnehagenes og skolenes inne- og utemiljø fremmer barnehagebarn og elevers helse og trivsel og forebygger sykdom og skade.

Barnehagers og skolers inne- og utemiljø er av stor betydning for helse, trivsel og prestasjoner blant barn og unge. Mange barnehager og skoler har for eksempel et dårlig inneklima. Problemene har vist seg ofte å være knyttet til sviktende forvaltning, drift og vedlikehold. Varierende og mangelfull tilsynspraksis kan også medvirke til at barnehager og skoler over tid

utvikler dårlig inneklima og andre miljømessige problemer etter at godkjenning ble gitt. Kartlegginger fra statlig hold av kommunenes tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler har påvist store forskjeller kommunene imellom når det gjelder omfang av tilsyn og oppfølging av tilsyn der det er blitt påvist brudd på regelverket.

Fylkesmannen har ført tilsyn med om kommunen ivaretar sitt tilsynsansvar ved å sørge for:

• klar fordeling av myndighet og oppgaver, nødvendig uavhengighet og kompetanse
• oversikt over godkjenningspliktige skoler og barnehager
• at risikoforhold i miljøet i den enkelte barnehage og skole følges opp og at det føres regelmessig tilsyn med barnehager og skoler i kommunen
• at tilsyn systematisk følges opp der det er avdekket lovbrudd

Fylkesmannen har undersøkt og vurdert om det er klart hvem som er delegert tilsynsmyndighet og tilhørende oppgaver og at de som skal ivareta tilsynsoppgaven (videre omtalt som tilsynsorganet) er tilstrekkelig uavhengig av virksomhetene det skal føres tilsyn med. Dette er særlig aktuelt ved tilsyn med kommunale barnehager og skoler. Fylkesmannens tilsyn har også omfattet om kommunen har sørget for at tilsynsorganet har nødvendig kompetanse om miljørettet helsevern, tilsynsmetodikk og saksbehandling. Det er også undersøkt om kommunen har dokumentert hvordan de ovennevnte forholdene blir ivaretatt.

Kommunens tilsyn er et viktig virkemiddel for å sikre at barnehager og skoler ikke drives uten godkjenning. Å ha oversikt over godkjenningspliktige barnehager og skoler og deres godkjenningsstatus er blant annet nødvendig når tilsynsorganet skal prioritere hvilke barnehager og skoler det skal føres tilsyn med. Fylkesmannen har derfor undersøkt og vurdert om kommunen har sørger for å ha nødvendig oversikt over disse forholdene og at dette er dokumentert.

Kommunens tilsynsoppgaver omfatter både å følge opp risikoforhold i miljøet i den enkelte barnehage og skole og å føre regelmessig tilsyn med barnehager og skoler i kommunen. Fylkesmannen har undersøkt og vurdert om kommunen sørger for at tilsynsorganet får tilstrekkelig informasjon om risikoforhold ved miljøet i skoler og barnehager og at tilsynsaktivitetene baseres på risikovurderinger. Dette er nødvendig både i forbindelse med oppfølging av forhold med mulig helserisiko i miljøet i enkeltbarnehager og –skoler og i forbindelse med den regelmessige tilsynsvirksomheten. Fylkesmannen har også undersøkt om kommunen sørger for å følge med på at tilsynsoppgavene gjennomføres som forutsatt og at det er dokumentert hvordan tilsynsoppgavene planlegges og gjennomføres.

For at tilsyn som virkemiddel skal fungere etter sin hensikt, må tilsyn der det er påvist lovbrudd følges opp slik at tilsynet kan avsluttes. Fylkesmannen har undersøkt om kommunen sørger for at oppfølgingen av tilsyn foregår på en systematisk måte og at det er dokumentert hvordan dette arbeidet skal gjøres.

Informasjon om tilsynet
På miljørettet helsevernområdet er fylkesmannens tilsyn begrenset til å føre tilsyn med om kommunene oppfyller sine plikter som tilsynsmyndighet. Fylkesmannen fører altså «tilsyn med kommunens tilsyn». Fylkesmannen omfatter derfor ikke om kommunen som eier sørger for å oppfylle kravene til miljørettet helsevern i sine barnehager og skoler.

Mange kommuner har delegert tilsynsmyndighet og -oppgaver til et interkommunalt selskap (IKS) eller til en vertskommune i et interkommunalt samarbeid. Kommuner kan også kjøpe miljørettet helseverntjenester fra andre kommuner. Fylkesmannens tilsyn er rettet mot kommunen, uavhengig av hvordan miljørettet helseverntjenesten er organisert.

Fylkesmannens tilsyn omfatter kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i private og offentlige barnehager, grunnskoler og videregående skoler innenfor kommunens geografiske område, og som omfattes av virkeområdet forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler gjelder for (definert i § 2).

Fylkesmannens tilsyn skal gjennomføres som systemrevisjon. Det innebærer at fylkesmannen fører tilsyn med hvordan kommunen styrer og leder arbeidet med tilsyn og ved dette sørger for at tilsynsvirksomheten oppfyller de aktuelle lovkravene.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med folkehelsetjenesten, etter folkehelseloven § 32.

Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Vi gir derfor her en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

Rettslig grunnlag for fylkesmannens tilsyn
Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunenes folkehelsearbeid etter lov 24. juni 2011 om folkehelsearbeid (folkehelseloven), jf. folkehelseloven § 31. Fylkesmannens lovlighetskontroll med miljørettet helsevern (MHV) gjelder folkehelseloven §§ 8 og 9 og § 30 om internkontroll. Fylkesmannens tilsyn er avgrenset til lovlighetskontroll, jf. kommuneloven kapittel 10 A.

Rettslig grunnlag for kommunens tilsyn
I følge kapittel 3 Miljørettet helsevern i folkehelseloven skal kommunen ha sin oppmerksomhet rettet mot hele befolkningen, uavhengig av sektor. Kommunen har virkemidler både overfor privat og offentlig virksomhet og eiendom, og har blant annet som oppgave å føre tilsyn med faktorer i miljøet som til enhver tid direkte eller indirekte kan ha innvirkning på helsen. Kommunens tilsynsansvar med miljørettet helsevern fremgår av folkehelseloven § 9.

Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv. oppstiller en rekke krav til blant annet internkontroll, uteområder, inneklima, renhold, vedlikehold, smittevern, måltider mv., som er rettet mot eier/leder av virksomheten. Kommunen skal føre tilsyn med at forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler overholdes, noe som er presisert i forskriftens § 25.

Tilsyn med kommunens arbeid med tilsyn
I det følgende gir vi en oversikt kravene i lov og forskrift som gjelder på områdene som skal undersøkes i tilsynet.

Kommunens plikt til internkontroll
Kommunen har en plikt til å føre internkontroll for å sikre at krav fastsatt i folkehelseloven eller i medhold av folkehelseloven overholdes, jf. folkehelseloven § 30. Det er ikke gitt en egen forskrift som utdyper kravene til internkontroll. Kommunens plikt til internkontroll med tilsynsoppgaven bygger på det alminnelige systemet for internkontroll i lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) § 23 nr. 2.

Kommunen har en særskilt plikt til å dokumentere tilsyn med miljørettet helsevern
Folkehelseloven § 30 annet ledd bestemmer at kommunenes tilsyn etter § 9 skal dokumenteres særskilt. Det er presisert i folkehelseloven § 30 annet ledd at uavhengighet og likebehandling i tilsynet skal dokumenteres, men det forsterkede dokumentasjonskravet gjelder generelt for tilsynsoppgaven etter § 9.

Klar fordeling av ansvar, oppgaver og myndighet
Kravet til internkontroll i folkehelseloven § 30 innebærer at kommunen må ha klar fordeling av ansvar, oppgaver og myndighet. Kommunen kan delegere oppgaver og myndighet innen miljørettet helsevern innad i kommunen eller til en vertskommune etter de alminnelige reglene om delegering i kommuneloven eller et interkommunalt selskap (IKS), jf. folkehelseloven § 9 første ledd annet punktum.

Krav om et uavhengig tilsyn
Kommunene må organisere seg slik at de personene eller enhetene som ivaretar tilsyn med MHV, er tilstrekkelig uavhengige av underliggende virksomhet som det skal føres tilsyn med. Kommunen må dokumentere tilsynsorganets uavhengighet, jf. folkehelseloven § 30 annet ledd.

Krav til kompetanse
Kommunens plikt til å føre tilsyn med MHV etter folkehelseloven § 9, forutsetter at kommunen har nødvendig kompetanse til å utføre tilsynsoppgaven forsvarlig, jf. også kravet til internkontroll i lovens § 30. Kommunen må dokumentere at de som har ansvar for å føre tilsyn med MHV har nødvendige forutsetninger, herunder kompetanse.

Krav om oversikt over godkjenningsstatus
Det inngår i kommunens tilsynsansvar i folkehelseloven § 9 å ha oversikt over godkjenningspliktige barnehager og skoler i kommunen. Å ha en oppdatert oversikt over godkjenningsstatus for barnehager og skoler er også å anse som en del av det løpende arbeidet med oversikt over folkehelseutfordringene i kommunen, som kommunen skal foreta etter § 4 i forskrift om oversikt over folkehelsen.

Risikobasert tilsyn
Kommunens tilsyn etter § 9 i folkehelseloven skal vært basert på risikovurderinger. Kommunen må følge opp forhold som kan tilsi at miljøet i barnehager og skoler er uforsvarlig og ut fra en risikovurdering føre regelmessig tilsyn med skoler og barnehager i kommunen. Forskrift om MHV § 4 annet ledd annet punktum presiserer at kommunen skal prioritere tilsynsvirksomhet etter en vurdering av helserisiko. Kommunens risikovurderinger bør blant annet bygge på kunnskap om folkehelseutfordringer som kommunen skal ha etter § 5 i folkehelseloven.

Opplysnings- og informasjonsplikten
Kommunen må som en del av kravet til internkontroll følge med på at kommunens barnehager og skoler etterlever opplysningsplikten i forskrift om MHV i barnehager og skoler § 5 og sørge for at det interne/eksterne tilsynsorganet mottar opplysningene.

Valg av tilsynsmetode
Kommunens tilsynsmetoder ved tilsyn med MHV må gi tilstrekkelig faktagrunnlag til å kunne konkludere og må sikre forsvarlig saksbehandling. Når kommunen kan komme til å konkludere med pålegg, må utredningsplikten i forvaltningsloven § 17 overholdes.

Oppfølging og avslutning av tilsyn
Når kommunen har ført tilsyn med en barnehage eller skole, uavhengig av utfall, skal tilsynet alltid avsluttes, jf. også forvaltningsloven § 11 a. Kravet til interkontroll i folkehelseloven § 30 innebærer at kommunen systematisk må følge opp det enkelte tilsyn og alle tilsyn som ikke er avsluttet, herunder ha oversikt over frister, rutiner for purring og ha en plan for videre oppfølging.

Krav til saksbehandlingen
Kommunen er bundet av lov 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) og forvaltningsrettslige prinsipper i sin utøvelse av tilsyn. Kravet til internkontroll i folkehelseloven § 30 innebærer at kommunen gjennom sin organisering og styring må sikre at kravene til saksbehandlingen i forvaltningsloven overholdes.

3. Beskrivelse av faktagrunnlaget

Her gjøres det rede for hvordan virksomhetens aktuelle tjenester fungerer, inkludert virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for tjenestemottakerne blir overholdt.

Eigersund kommune har om lag 14 800 innbyggere. Kommunen har organisert virksomheten sin i seks ulike tjenesteområder som hver ledes av kommunalsjef. Tjenesteområdet helse og omsorg har ansvar for miljørettet helsevern og det er her kommuneoverlegen også er plassert.

Kommuneoverlegen, som er selvstendig næringsdrivende og har egen fastlegepraksis i nabokommunen, har hatt en timebasert oppdragsavtale med Eigersund kommune siden 2007. Avtalen gjelder 18 timer per uke på to faste ukedager. Avtalen viser til at kommuneoverlegen skal ha ansvar for kommunens samfunnsmedisinske oppgaver, herunder medisinskfaglig rådgivning, smittevern, fastlegeavtaler, planarbeid, legemiddelhåndtering, miljørettet helsevern m.v.  Det er ikke nærmere presisert at han skal ha ansvar for tilsyn og godkjenning av barnehager og skoler.

Det ble også framlagt for tilsynet en funksjonsbeskrivelse for kommuneoverlegefunksjonen. Dokumentet fremstår uformelt; uten brevhode, datering eller godkjenning av overordnet leder. I dokumentet blir det vist til oppgaver innenfor miljørettet helsevern som også omfatter barnehager og skoler men mangler en nærmere beskrivelse av godkjennings- og tilsynsoppgavene.

Kommunen har i flere år hatt store utfordringer med fastlegeordningen. Spesielt har det vært utfordrende å rekruttere nye leger til fastlegestillinger. Dette har hatt den konsekvens at kommuneoverlegen har måttet prioritere arbeidet med å sikre fastlegeordningen, og i perioder har han selv brukt tiden sin til pasientbehandling. Kommuneledelsen er godt kjent med kapasitetsutfordringene for kommuneoverlegen står overfor. Det har ikke blitt iverksatt kompenserende tiltak for sikre at kommuneoverlegen også kan ivareta sine oppgaver med tilsyn og godkjenning.

Kommunen har siden 2017 hatt en samarbeidsavtale med Rogaland brann og redning IKS (RBR) om blant annet deltakelse i deres ordning med miljørettet helsevern. Avtalen viser til at samarbeidet reguleres av «Selskapsavtale for Rogaland brann og redning IKS» og «Vedtekter for fagrådet for miljørettet helsevern».  Gjennomgang av avtalene viser at det, ut over henvisning til forskriftene om miljørettet helsevern og miljørettet helsevern i barnehage og skoler, ikke er spesifisert nærmere hvilke tjenester som skal gis, hverken i omfang, kvalitet elle varighet. Det er kun i stillingsbeskrivelsen for rådgiver i RBR at det fremgår hvilke oppgaver RBR skal ivareta herunder tilsyn og godkjenning. Det er også kun her det framgår at det skal være årlige møter mellom RBR og Eigersund kommune, men ikke noe mer om innhold, formål og deltakelse.

I praksis fungerer samarbeidet slik at RBR gjennomfører tilsyn og utarbeider forslag til tilsynsrapport som oversendes kommuneoverlegen. Kommuneoverlegen godkjenner så og sender ut endelig rapport til aktuell virksomhet. Den samme rutinen gjelder for godkjenningsordningen.

Samarbeidsavtalen presiserer at det er kommuneoverlegen som har det faglige ansvaret for tjenesten i kommunen.

RBR sine hjemmesider har informasjon om godkjenning av -, og tilsyn med barnehager og skoler og beskriver deres oppgaver i denne forbindelse. Kommunens egne hjemmesider har ingen informasjon om miljørettet helsevern generelt og tilsyns- og godkjenningsordningen spesielt.

Dokumentgjennomgang og intervju viser at kommunen mangler rutiner som definerer nærmere hvordan samarbeidet med RBR skal foregå, eksempelvis når det gjelder rapportering, tilsynsplanlegging, saksbehandling og informasjonsflyt.

Kommunen har ikke sikret seg en formell og systematisk rapportering fra RBR på de oppgaver som de er tiltenkt å bistå kommunen med. Verifikasjon viser at det det ikke har blitt gjennomført årsmøte for 2015 og 2016. Referat fra årsmøte den 13.3.2019 viser til gjennomgang av aktiviteter gjennomført i 2017 og 2018. Referatet gir begrenset informasjon om oppgavene som RBR har utført og gir kun en summarisk oppstilling av gjennomførte aktiviteter. Det mangler f.eks. informasjon om risikoforhold, prioriteringer, tilsynsplaner eller oppfølgingspunkt.

Kommunen har ikke etablert rutiner som sikrer at det rapporteres regelmessig fra RBR til kommuneoverlegen og videre til kommuneledelsen. Gjennomgang av kommunens siste årsrapporter viser at det heller ikke der rapporteres på saksområdet. 

Oversikt over godkjenningspliktige barnehager og skoler
Kommunen ikke kan dokumentere at de har oversikt over godkjenningsstatus for skoler og barnehager i kommunen. De mangler en enhetlig og oppdatert oversikt som viser tidspunkt for godkjenning, godkjenningsstatus og eventuelle dispensasjoner. Oversikt over godkjenning som RBR og kommunen hver for seg har lagt fram for Fylkesmannen stemmer ikke overens. Verifikasjon viser også at kommunen ikke kan dokumentere godkjenningsvedtak i samsvar med oversiktene.

Intervju viser at det er uklart hvem som skal utarbeide og oppdatere en slik oversikt.

Intervju og gjennomgang av dokumentasjon viser at flere skoler og barnehager har hatt endringer i driften (tilbygg, erstatningslokaler, renovering mv.) som utløser plikt til å søke om ny godkjenning, uten at dette har blitt gjort.

Kommunen har ikke utarbeidet rutiner som avklarer hvem som skal ha ansvar for-, og oppgaven med å søke om godkjenning, og heller ikke om når det skal søkes.

Oppfølging av risikoforhold og tilsynsplanlegging
Gjennomgang av dokumentet Risikovurderinger av tilsynsobjekter utarbeidet av RBR, viser at skoler og barnehager skal ha tilsyn hvert 3.-5. år. Gitt antallet tilsynsobjekter i Eigersund kommune tilsier dette en tilsynsfrekvens på mellom 5 - 9 tilsyn per år. Dokumentasjonen viser at RBR kun gjennomførte 4 tilsyn i 2017, 1 i 2018 og 2 hittil i 2019. I flg. egen Ros-analyse skulle det i denne perioden vært utført mellom 15-27 tilsyn mot de 7 som faktisk er utført. RBR har ikke rapportert dette misforholdet og kommuneledelsen har heller ikke etterspurt informasjon om tilsynsarbeidet. 

Kommunen kan ikke dokumenteres hvilke vurderinger som ligger til grunn for valg av hyppighet, tema og tilsynsmetodikk i Eigersund kommune.

Intervju og dokumentgjennomgang viser at tilsyn i Eigersund kommune i liten grad baseres på risikovurderinger. Ros-vurderingen som RBR har utarbeidet er generell og tar utgangspunkt i at virksomhetene er godkjente og har «normale» driftsforhold. Det er ikke foretatt en vurdering av de særlige risikoforholdene som gjelder i Eigersund kommune. Eksempelvis flere gamle barnehage- og skolebygg med utfordringer i både inne og utemiljø, - store vedlikeholdsbehov og midlertidige løsninger.

Når det gjelder risikoforhold så viser undersøkelsene våre at det mangler rutiner som sikrer at informasjon om negative forhold når fram til tilsynsorganet.

I kommunen er det liten kjennskap til informasjons- og opplysningsplikten (§ 5) som rektorene/barnehagestyrerne har overfor pårørende/elever og tilsynsmyndighet. Intervju viser at det ikke er utarbeidet rutiner som sikrer at opplysningsplikten blir ivaretatt.

I tilsynsforberedelsene og i samtalene våre med foreldre- og elevrepresentanter, kom det fram at flere skoler og barnehager har utfordringer knyttet til inneklima, sanitærforhold, vedlikehold og utemiljø. Forhold som utløser skole- og barnehagelederes informasjonsplikt til tilsynsorganet. Informasjonen har ikke nådd fram til tilsynsorganet.

Gjennomgang av tilsynsrapporter viser at risikoforhold ved blant annet ved Husabø ungdomsskole og Grøne Bråden skole har vært påpekt helt tilbake fra 2005, uten at forholdene har blitt fulgt opp av tilsynsorganet med f.eks. forsterket tilsynsmessig oppfølging etter forskrift om miljørettet helsevern

Kommunen har gjennomført en kartlegging av alle kommunale bygg for å vurdere tilstand ut fra et helseperspektiv. Kartleggingen er gjort med utgangspunkt i arbeidsmiljøloven. Det ble i kartleggingen blant annet dokumentert alvorlige mangler ved Husabø ungdomsskole og Grøne Bråden skole og de har derfor blitt prioritert for å bli renovert så snart som mulig.

Kartleggingen har ikke blitt oversendt RBR/tilsynsorganet.

I kommunens avvikssystem meldes det også avvik som kan ha relevans for tilsynsorganet. Men, det er ikke etablert rutiner som sørger for at denne informasjon kommer til tilsynsorganet.

Dokumentgjennomgang og intervju viser at både skole, barnehage og Tekniske tjenester har informasjon om forhold som kan innebære en helserisiko for barna, uten at dette rapporteres rutinemessig til tilsynsorganet.

Oppfølging og avslutning av tilsyn
På forespørsel fra Fylkesmannen kan det ikke fremlegges en samlet og oppdatert oversikt over tilsyn som ikke er avsluttet

Dokumentene som vi har fått tilsendt viser at det mangler en systematisk oppfølging av tilsynene. Blant annet viser gjennomgang av de siste tilsynsrapportene at tilsynene også blir brukt til å følge opp tidligere/gamle tilsyn og avslutte dem. Flere rapporter mangler frist for tilbakemelding om retting av avvik. Enkelte rapporter viser at det heller ikke skilles mellom godkjenningsordningen og tilsynsaktiviteten.

Mangelfull oppfølging og avslutning av tilsyn har ikke blitt fanget opp av kommuneledelsen. 

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

Som vist til tidligere gjelder det generelt et forsterket dokumentasjonskrav til kommunens tilsynsoppgave, jf. folkehelseloven § 30. Det innebærer blant annet at kommunen må kunne dokumentere ansvar og oppgavefordeling, at de som har oppgaven har kapasitet og kompetanse og at det er tilstrekkelig styring med at tilsynsaktivitetene gjennomføres i samsvar med lovgivers forventninger.

I kommunen er det klar forståelse for at det er kommuneoverlegen med bistand fra Rogaland brann og redning IKS (RBR) som har oppgaven med og ansvaret for tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Undersøkelsene våre viser at kommunen i liten grad kan dokumentere sitt arbeid med miljørettet helsevern (MHV). Etter vår vurdering har kommunen i for stor grad lent seg på at RBR skal ivareta oppgavene med MHV uten selv å ha etablert tilstrekkelig styring med hvordan oppgaven faktisk utøves. Avtalen som kommunen har inngått med RBR er lite konkret og spesifikk når det gjelder oppgaver, omfang og kvalitet m.h.t. godkjennings- og tilsynsarbeidet de skal bistå kommunen med. Vår vurdering er at presiseringsnivået i avtalen for svakt til at kommunen kan være sikker på at de får den hjelpen de trenger. Det kan synes som om kommunen har kjøpt en tjeneste uten å ha sikret seg at «varen» som leveres, er tilstrekkelig til at kommunen oppfyller sine forpliktelser

Kommunen har ikke gjennom sin styring sikret seg at de følger med på at tilsynsaktivitetene blir ivaretatt. Manglende rutiner for rapportering og tilbakemelding mellom partene har ført til at kommuneledelsen ikke har oppdaget at et stort antall tilsyn ikke har blitt gjennomført som forutsatt. Ei heller at godkjenningsordningen ikke blir tilstrekkelig ivaretatt og fulgt opp. 

En vesentlig forutsetning for å føre tilsyn og for at tilsynsorganet skal kunne ivareta sine oppgaver etter folkehelselovens § 9, er at tilsynsorganet får informasjon om risikoforhold i barnehager og skoler. Derfor har også forskriftens § 5 bestemmelser om at virksomhetsansvarlige uoppfordret og på eget initiativ skal informere bl.a. tilsynsorganet om forhold som kan ha negativ innvirkning på barnas helse.

Undersøkelsene våre viser at opplysningsplikten er lite kjent i kommunen og at de ansvarlige ikke har lagt til rette for å følge med på at kommunens barnehager og skoler etterlever opplysningsplikten.

Intervju og verifikasjoner som Fylkesmannen har gjennomført viser at flere barnehager og skoler har til dels store mangler i både inne – og utemiljø som kan ha helsemessige implikasjoner uten at dette har blitt formildet til tilsynsorganet. Etter vårt syn er forholdene så pass bekymringsfulle at de må følges opp av tilsynsorganet.

Det viser seg også at kommuneledelsen heller ikke har sørget for at informasjon om risikoforhold som andre kommunale etater har, heller ikke gjøres kjent for tilsynsorganet.

I flere år har det vært kjent for kommuneledelsen at mye av tiden til kommuneoverlegen blir brukt til å sikre fastlegeordningen og at andre oppgaver derfor har vært nedprioritert.

Kommuneledelsen har i liten grad hatt oversikt over hvilke konsekvenser dette har hatt for kommuneoverlegens oppgaver med godkjenning og tilsyn av barnehager og skoler, og har derfor heller ikke hatt et grunnlag for å iverksette kompenserende tiltak. Gode rutiner for systematisk, regelmessig rapportering og at leder etterspør tilbakemeldinger, er en forutsetning for at de ansvarlige skal kunne følge med på om tilsynsoppgavene blir ivaretatt på en forsvarlig måte.

Etter vår mening har ikke kommunen hatt den oppmerksomhet og oppfølging av tilsyn med barnehager og skoler som regelverket krever.

Selv om kommunen i stor grad baserer seg på støtte fra Rogaland brann og redning IKS så er det kommunen som til sist er den ansvarlige i henhold til lov og forskrift. Oppgaver kan delegeres til andre, men ikke ansvaret. Når ansvaret er så klart plassert er det viktig at ledelsen iverksetter systematiske tiltak gjennom sin styring, ledelse og organisering for å sikre at oppgavene blir ivaretatt i samsvar med det ansvaret kommunen er pålagt.

5. Fylkesmannens konklusjon

Her presenterer vi konklusjonen av vår undersøkelse, basert på vurderingene i kapittel 4.

Fylkesmannens konklusjon:

• Eigersund kommune har ikke lagt til rette for å følge med på arbeidet med tilsyn i barnehager og skoler. Kommunen sørger ikke for at det på grunnlag av risikovurderinger blir ført regelmessig tilsyn og at gjennomførte tilsyn blir fulgt systematisk opp.

Dette er brudd på: Folkehelseloven §§ 8, 9 og 30

6. Oppfølging av påpekte lovbrudd

I dette kapittelet redegjør vi om hva vi forventer virksomheten skal gjøre i prosessen med å rette påpekte lovbrudd, slik at kravene til kvalitet og sikkerheten for tjenestemottakerne blir ivaretatt.

Fylkesmannen ber Eigersund kommune om å utarbeide en plan for hvordan lovbruddet skal rettest innen 30. januar 2020.

I vurderingen av hvilke tiltak som skal velges, må en se nærmere på hvilke forhold som har medvirket til brudd på folkehelseloven for å sikre at tiltakene samsvarer med årsakene og styrker kommunens styring.

Planen må minimum inneholde:

• Hvilke tiltak som en planlegger å iverksette.
• Redegjørelse for hvordan kommuneledelsen skal følge med på at tiltakene blir iverksatt og at de fungerer som planlagt, - og hvordan ledelsen framover skal sikre forsvarlig oppfølging av miljørettet helsevern i barnehager og skoler
• En forpliktende tidsplan for iverksetting av tiltakene.

Med hilsen

Janne Dahle-Melhus
Fylkeslege/avdelingsdirektør

Helge A. Haga
revisjonsleder

Dokumentet er godkjent elektronisk

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

Stavanger, den 28. november 2019.

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok.

Varsel om tilsynet ble sendt 14.06.2019.

Tilsynsbesøket ble gjennomført i Egersund, og innledet med et kort informasjonsmøte 29.10.2019. Oppsummerende møte med gjennomgang av funn ble avholdt 31.10.2019.

I forberedelsene til tilsynet samtalt vi med representant fra Rogaland brann og redning IKS (RBR). Det ble også gjennomført telefonintervju med rektorer og barnehageledere.

I forbindelse med selve tilsynsbesøket samtalte vi også med elevrådsrepresentanter fra to grunnskoler og videregående skole. I tillegg, foreldrerepresentanter fra to barnehager og fra grunnskolen.

En del dokumenter var tilsendt og gjennomgått på forhånd, mens andre dokumenter ble mottatt og gjennomgått i løpet av tilsynsbesøket. Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

• Organisasjonskart
• Delegeringsreglement del 1
• Delegeringsreglement del II
• Avtale om oppdrag som kommuneoverlege
• Funksjonsbeskrivelse kommuneoverlegefunksjon
• Funksjonsbeskrivelse Folkehelsekoordinator
• Funksjonsbeskrivelse kommunalsjef helse og omsorg
• Samarbeidsavtale om deltakelse i miljørettet helsevern og skjenkekontroll
• Vedtekter for fagrådet for miljørettet helsevern
• Samarbeidsavtale om deltakelse i miljørettet helsevern og skjenkekontroll
• Rutine for MHV risikovurdering av tilsynsobjekter
• Dokumentasjon av tilsynsorganets uavhengighet og kompetanse
• Referat fra årsmøte 2019, Rogaland brann og redning og Eigersund kommune
• Referat fra årsmøte 2016, Rogaland brann og redning og Eigersund kommune
• Handlingsplan mobbing skole
• Status for godkjenning av barnehager i Eigersund kommune *
• Status for godkjenning av skoler i Eigersund kommune
• Planlagt tilsyn barnehage
• Planlagt tilsyn skole
• Oppfølging av gjennomførte tilsyn relatert til MHV i kommunale bygg, datert 19.9.2019
• Rutine for løpende oversikt over helsetilstand og påvirksoningsfaktorer, oversiktsdokument 2016-2020
• Mandat for samarbeidsutvalg sko9le
• Vedtekter for kommunale barnehager
• Tilsynsrapport

• Dalane vgs
• Eigerøy skole
• Gamleveien skole
• Grøne Bråden
• Helleland skole 1
• Helland skole 2
• Helleland skole 23.11.17
• Hellvik skole
• Husabø skole 160919
• Husabø ungdomsskole
• Lagård ungdomsskole
• Rundevoll skole
• Samfunnets skole
• Eigerøy skole
• Eigerøy barnehage
• Grøne Bråden barnehage
• Helleland FUS barnehage
• Hellvik barnehage
• Hestnes FUS barnehage
• Husabø godkjenning barnehage
• Husabø barnehage
• Jernhagen barnehage
• Kilellandsskogen barnehage
• Lykkeliten barnehage
• Raketten barnehage
• Robåten barnehage
• Rundevoll barnehage
• Skattekisten barnehage
• Slettebø barnehage
• Tusenbeinet barnehage
• Varden barnehage

• Godkjenning Grøne Bråden skole

• Helleland skole
• Husabø ungdomsskole
• Helleland skole
• Hellvik barnehage

• Rapport med vurdering av tilstand til bygg og virkning på helse, Samko 2017

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.

Ikke publisert her

Fem brukere ble intervjuet i forbindelse med tilsynet.

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten:

seniorrådgiver, Astrid Aadland, Fylkesmannen i Rogaland, revisor  

ass. fylkeslege, Ingegerd Møller, Fylkesmannen i Rogaland, revisor  

seniorrådgiver, Helge A. Haga, Fylkesmannen i Rogaland, revisjonsleder  

---

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattende tilsynet

2019 Folkehelseloven. Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler

Søk etter tilsynsrapporter

Søk