Rapport fra tilsyn med inntaksarbeidet ved Crux foreldre og barn - Solstrand 2021

Statsforvalteren gjennomførte tilsyn med Crux foreldre og barn - Solstrand og besøkte i den forbindelse foreldre- og barn senteret fra 15.09.2021 til 16.09.2021. Oppsummerende møte ble avholdt 23.09.2021 via Teams. Vi undersøkte om virksomheten sørger for at inntaksarbeidet blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav slik at brukerne får trygge og gode tjenester.

Tilsynet ble gjennomført som del av årets planlagte tilsyn initiert av Statsforvalteren.

Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet. Tilsynet er derfor avsluttet.

1. Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

Statsforvalteren har undersøkt og vurdert om Crux foreldre og barn – Solstrand gjennom sin styring sikrer at inntaksarbeidet ved senteret er forsvarlig og i samsvar med gjeldende regelverk på området.

Statsforvalteren har undersøkt om senteret i sitt inntaksarbeid sørger for å ha tilstrekkelig informasjon om familiene til å kunne gi forsvarlige tjenester under oppholdet, og at oppholdet planlegges. Videre at senteret innhenter ytterligere informasjon etter samtykke fra familiene, dersom det i inntaksprosessen kommer opp forhold som gjør at det vurderes å være behov for dette. Vi har videre undersøkt om familiens forventninger til oppholdet avklares.

Vi har undersøkt om senteret sørger for at familiene får informasjon om planen for oppholdet på forhånd, og informasjon om hvordan senteret vil følge opp familien. Videre at det informeres om senterets dagligliv og fellesaktiviteter, møtevirksomhet, rapporteringsordninger, samarbeidsrutiner med barneverntjenestene og foreldre, eksterne samarbeidsinstanser, tilbakemeldingsrutiner til foreldre, senterets tverrfaglige team, innsynsrett og klagemuligheter.

Vi har undersøkt om det utarbeides kriseplan for den enkelte familie for situasjoner hvor barnet ikke kan ivaretas av foreldrene, at det vurderes om det er behov for tolk, og at senterets system for tolkebruk er kjent for de ansatte.

Statsforvalteren har undersøkt om senterets ledelse følger med på inntaksarbeidet for å sikre at det foregår som forutsatt og for å avdekke eventuell svikt og iverksette tiltak ved behov. Videre at de ansatte har nødvendig kompetanse og ferdigheter til å gjennomføre et inntak og at nødvendig faglig veiledning og opplæring blir ivaretatt.

Vi inviterte familiene som var innskrevet ved senteret på tilsynstidspunktet til en samtale om tilsynets tema. Vi snakket med alle fire familiene som var innskrevet på tidspunktet. Familienes erfaringer om den praktiske gjennomføringen av inntaksfasen er benyttet som en ekstra informasjonskilde i tilsynet, i tillegg til det som er formidlet gjennom styrende dokumentasjon og intervjuer med ansatte og ledelsen.

Vi etterspurte dokumentasjon (klientmapper) for de seks siste inntakene i 2021. Vi mottok fem mapper før tilsynstidspunktet, da det ikke hadde vært flere inntak på daværende tidspunkt. Etter at vi hadde vært på tilsynsbesøk mottok vi ytterligere to mapper, til sammen syv mapper. Vi har gjennomgått seks av dem.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med sentre for foreldre og barn etter barnevernloven § 2-3b og § 5-7.

Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Vi gir derfor her en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

Sentre som tilbyr veiledning og utredningsopphold skal sikre forsvarlig drift. Plikten til å tilby og yte forsvarlig veilednings- og utredningsarbeid følger av barnevernloven § 1-4 og forutsetningsvis av forskrift for sentre for foreldre og barn §§ 2 og 21.

Plikten innebærer at sentrene til enhver tid skal yte rett tjeneste, til rett tid og i forsvarlig omfang til barna og foreldrene som oppholder seg på sentrene. Det legges til grunn at inntak og utskrivning er en del av veilednings- og utredningstilbudet.

Plikten til å yte faglig forsvarlige tjenester, i denne sammenheng et forsvarlig inntak, forutsetter forsvarlig styring og ledelse. Forskriftens §§ 14, 15 og 16 gir en nærmere beskrivelse av hvordan sentrene skal sikre at de etterlever myndighetskravene i barnevernloven § 2-3b og forskriften. Dette innebærer spesifikke krav til styring og ledelse (internkontroll). Forskriftens §§ 10, 11 og 13 gir føringer for faglig kvalitet på senteret.

Ansvar og oppgaver skal være fordelt og det skal være klart hvem ansvar og oppgaver er fordelt til, jf. forskriftens §15 a og §§ 10 og 11. Senteret må sørge for at de som utfører oppgavene har tilstrekkelig kompetanse, jf. § 15 c og § 13.

Senteret skal ha oversikt over områder med fare for svikt eller manglende oppfyllelse av myndighetskrav i inntaksarbeidet, jf. forskriften § 15 f. Ledelsen skal påse at den får relevant kunnskap om hva som fungerer og ikke fungerer i utførelsen av de oppgavene de har tatt på seg (avvik). Senteret må benytte kunnskap om hva som fungerer og ikke fungerer til å vurdere om styringstiltakene er tilstrekkelige og gode nok, og sørge for korrigeringer ved behov, jf. forskriftens § 15 g og h.

Internkontrollen må kunne dokumenteres i den form og det omfang som er nødvendig. Dokumentasjonen skal til enhver tid være oppdatert og tilgjengelig, jf. forskriften § 16.

3. Beskrivelse av faktagrunnlaget

Her gjøres det rede for hvordan virksomhetens aktuelle tjenester fungerer, inkludert virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for tjenestemottakerne blir overholdt.

Generelt:

Crux foreldre og barn – Solstrand er et senter for foreldre og barn som er underlagt stiftelsen Crux. Senteret driver etter avtale med Bufetat region vest. Senteret er godkjent for inntil syv plasser, herunder fem familieplasser i leiligheter og to plasser i bofellesskap. Primær målgruppe er vanskeligstilte familier med ulike problemstillinger og hjelpebehov, der barna er i alder 0-6 år.

Hjelpen som ytes fra senteret er lovregulert i lov om barneverntjenester § 4-4 andre ledd, sosialtjenesteloven kapittel 6 om særlige tiltak overfor rusmisbrukere, og straffegjennomføringsloven om gjennomføring av straff i institusjon.

På tilsynstidspunktet var fire familier innskrevet ved senteret.

Ansvar og myndighet:

Senteret har institusjonsleder, stedfortreder, fagkonsulent, fem miljøterapeuter som går i tredelt turnus, og fire familiekonsulenter som jobber dagtid samt en kveld i uka. En av familiekonsulentene er psykologspesialist.

Institusjonsleder har det faglige og administrative ansvaret for senteret. Ansvaret innebærer bl.a. ansvar for at senteret drives i samsvar med lover, forskrifter og styringsdokumenter, ansvar for internkontroll- og kvalitetssikringsarbeidet, personalansvar, samt ansvar for å lede inntaksarbeidet og utredningsarbeidet på senteret. Institusjonsleder rapporterer til seksjonssjef i Crux oppvekst og helse. Hun har fast kontakt med overordnet ledelse i Crux annenhver uke. Det rapporteres på drift, årshjul, risikoanalyser mv. Dette møtet fungerer også som lederstøtte og veiledning.

Ledelsen, herunder institusjonsleder og stedfortreder, er ansvarlig for den første fasen av inntaksarbeidet. Det er ledelsen som mottar henvendelse fra Bufetat, og som har ansvar for de innledende drøftingene og drøftingsmøtet med Bufetat og barneverntjenesten.

Det opprettes et team rundt hver familie, bestående av en familiekonsulent som har rolle som familiekontakt 1, og en miljøterapeut som har rolle som familiekontakt 2. Familieteamet har ansvar for den praktiske gjennomføringen av inntaket. Det foreligger rollebeskrivelser hvor ansvaret og de ulike oppgavene til familiekontakt 1 og 2 er beskrevet. Familiekontakt 1 har saksansvar, herunder ansvar for inntak, kartlegging, endrings- og utviklingsarbeid, samt overordnet ansvar for å skrive rapporter mv. Familiekontakt 2 har delansvar sammen med familiekontakt 1, og skal ta del i det daglige miljøterapeutiske og praktiske arbeidet rundt familien.

Tilstrekkelig informasjon om familiene:

Det foreligger en skriftlig prosedyre for innsøking og innflytting, som blant annet skal sikre at senteret har fått nødvendig informasjon om familien før innflytting. Her fremgår det at det skal avholdes drøftingsmøte med Bufetat og barneverntjenesten tidlig i prosessen, hvor mye informasjon innhentes. Videre skal det gjennomføres interne drøftinger, og manglende informasjon skal etterspørres.

Vi har sett i saksmappene at drøftingsmøter blir gjennomført, og at det er ledelsen som deltar i disse. I en sak ble drøftingsmøtet på grunn av en glipp avholdt sent, rett før innflytting. Det skrives referat fra møtene. Videre har vi sett at senteret mottar søknad/ henvisning fra Bufetat, og at denne ofte inneholder mye informasjon om familiene.

Det fremkommer i intervjuene at de ansatte først får informasjon om aktuelle familier i avdelingsmøtet, og at ledelsen er opptatt av at alle ansatte skal være informert om nye familier. Når teamet rundt familien er avklart, setter teamet seg sammen for å drøfte saken og lese dokumentene. Dersom teamet er bestemt før drøftingsmøtet, deltar gjerne en fra teamet i dette møtet. Alle intervjuobjekter bekrefter at drøftingsmøte avholdes i alle saker. Det fremkommer også i intervjuene at både ansatte og ledelsen tar ansvar for å vurdere om mer informasjon er nødvendig, og etterspørre dette. Det kan noen ganger ta tid å få den etterspurte informasjonen, pga. treghet i eksterne systemer.

Det fremgår av prosedyren at samtykke til bl.a. deling/ innhenting av informasjon om familiene skal gjennomgås og signeres i innflyttingsmøtet. Her skal også barneverntjenestens vedtak og tiltaksplan gjennomgås. I saksmappene ser vi at det avholdes innflyttingsmøte, at vedtak og tiltaksplan gjennomgås her, og at det foreligger signerte samtykker. I mappene ser vi også at senteret mottar vedtak og tiltaksplan senest ved innflytting.

Senteret planlegger den enkelte families opphold, sørger for avklaring av forventninger til oppholdet og informasjon om plan for oppholdet:

I prosedyren for innsøking og innflytting er det beskrevet at det skal gjennomføres besøk og/ eller avklaringsmøte med familien før inntak, og at det skal gjennomføres innflyttingsmøte ved innflytting. Det foreligger også en egen prosedyre for innflyttingsmøtet. I både avklaringsmøtet og innflyttingsmøtet skal avklaring av forventninger være et tema.

Det foreligger også en prosedyre for kartleggings- og utredningsarbeidet. I denne beskrives en overordnet plan for kartleggingsperioden, som er de fire første ukene av oppholdet. I denne fremgår at det skal gjennomføres en innflyttingssamtale i første ukesoppsummering, hvor familiens forventninger igjen skal tas opp. Det foreligger videre en mal for denne samtalen. I virksomhetsplanen er det omtalt at det skal lages en fremdriftsplan/ tidsplan for oppholdet, og det foreligger en egen mal for dette.

I intervjuene bekreftes det at det lages en overordnet plan for oppholdet til den enkelte familie – en fremdriftsplan/ tidsplan. Dette er et arbeidsdokument for de ansatte, for å holde oversikt over alle gjøremål i saken. Teamet har et møte før inntak, hvor planlegging av oppholdet er tema. Videre bekreftes det at det lages ukeplan og handlingsplan i samarbeid med familien, og at dette gjøres ved innflytting i alle saker. I saksmappene ser vi at det foreligger handlingsplaner i alle saker og ukeplaner i fem av seks saker. Tidsplan er dokumentert i tre av seks saker.

I intervjuene kommer det frem at forventningsavklaring med familiene er noe de snakker med familiene om løpende, men at dette er særlig tema på avklaringsmøte/ besøk, innflyttingsmøtet og innflyttingssamtalen etter en uke. Intervjuene bekrefter at avklaringsmøte eller besøk gjennomføres i de sakene der det er praktisk mulig, og at familien alltid får tilbud om besøk.

Det foreligger et skjema for risikokartlegging ved inntak. Vi finner ikke dette skjemaet i sakene, og i intervju bekreftes det at skjemaet ikke blir brukt i særlig grad. I sakene ser vi at det likevel er dokumentert konkrete risikovurderinger i noen saker, og intervjuene bekrefter at risikovurderinger gjøres løpende, selv om eget skjema for risikovurdering ikke benyttes.

Senteret informerer familien:

Ifølge prosedyre for innsøking og innflytting skal det være besøk på senteret i forkant av innflytting, og familien skal få informasjon om oppholdet under besøket eller på avklaringsmøtet. Familien skal få omvisning, får stille spørsmål, og få utdelt velkomsthefte. Informasjon skal også gis i innflyttingssamtalen etter en uke.

Det bekreftes i intervjuene at senteret alltid tilbyr familien å komme på besøk, og det blir vektlagt at de ansatte ønsker at de kommer på besøk. Senteret tilbyr å komme på hjemmebesøk dersom familien ikke kan besøke senteret. Det avholdes avklaringsmøte på teams hvis familien ikke kan komme fysisk. Det bekreftes i intervjuene at informasjon til familiene gis på besøk, avklaringsmøte og at dette gjentas i innflyttingssamtalen. Det bekreftes at rutinen med å gi velkomsthefte følges, og at dette sendes på epost hvis familien ikke kommer på besøk. Innflyttingsmøtet er også en arena hvor familien får en del informasjon, eller informasjon blir gjentatt. Flere nevner i intervju at det kan bli mye informasjon for familiene, og dermed behov for å porsjonere det litt ut, og å gjenta.

I saksmappene ser vi at besøk og/ eller avklaringsmøte er gjennomført i fem av seks saker. Vi ser også i noen saker at det er dokumentert at familien har fått utlevert velkomsthefte. Familiene vi snakket med bekreftet at de hadde vært på besøk eller fått tilbud om dette.

Utarbeidelse av kriseplan:

Senteret har en prosedyre for plan for krisehåndtering. Det fremgår av prosedyren at denne skal gjennomgås og underskrives i inntaksmøtet, og inneholder også en mal for planen. Intervjuene bekrefter at de ansatte er kjent med prosedyren, og at denne følges i praksis. Ifølge intervjuer er kriseplan tema på inntaksmøtet i alle saker. Det foreligger kriseplan i seks av seks gjennomgåtte saker.

Avklaring av behov for tolk:

Det foreligger en prosedyre for bruk av tolk. Her fremgår det at behov for tolk skal avklares tidlig i inntaksprosessen. Intervjuene bekrefter at praksis er i tråd med rutinen. Behov for tolk er tema fra første drøftingsmøte med Bufetat og barneverntjenesten, og det er i hovedsak ledelsen som tar ansvar for å avklare dette. Det ble opplyst at senteret ofte bruker tolk, og at de har en fast tolketjeneste som brukes. I de saksmappene der det var relevant, ser vi at behov for tolk er drøftet, og at tolk er bestilt til møter mv.

Senterets ledelse følger med på inntaksarbeidet for å forsikre seg om at det foregår som forutsatt og for å avdekke eventuell svikt og iverksette tiltak ved behov:

Ansvar og oppgaver for de ansatte er tydelig definert og beskrevet i stillingsbeskrivelser, rollebeskrivelser og prosedyrer. Intervjuene viser at fordelingen av ansvar og oppgaver er kjent og tydelig for de ansatte.

Institusjonsleder deltar på alle overlapper, både morgen og kveld. Stedfortreder deltar når hun kan. Leder og stedfortreder deler sakene mellom seg, slik at de har et ekstra ansvar for å følge med i sine saker. Ledelsen er representert i drøftingsmøter, avklaringsmøter og innflyttingsmøter.

Stedfortreder har ansvar for å legge en helhetlig ukeplan for senteret, slik at ikke møter kolliderer mv. Hun har derfor god kontroll på ukeplanene i alle saker. Hvert team presenterer sine saker i avdelingsmøtet hver fjortende dag. Videre blir saken drøftet i utredermøtene hver fjortende dag, hvor institusjonsleder deltar. Her blir bl.a. status i fremdriftsplanen/ tidsplanen gjennomgått, slik at evt. mangler avdekkes. I utredermøtet er også skriftlig dokumentasjon i saken et tema.

Stedfortreder leser i sakene og følger med på hva som dokumenteres. Alle intervjuobjektene bekreftet a det forventes daglig journalføring, og at det etterspørres hvis noe mangler. Det forventes også dokumentasjon fra samtaler med familiene, telefoner, planer mv. Journalsystemet HK Velferd benyttes.

Det foreligger en prosedyre for rapportering av avvik. Det bekreftes i intervjuer at de ansatte har fått opplæring i avvikssystemet Simployer. Det fremgår også av intervjuer at avvik er tema på alle avdelingsmøter, og at det er høyt fokus på å melde avvik. I avdelingsmøtet gjennomgås hva som hva grunnen til avviket, og hvordan avviket er blitt lukket. Det har i 2021 vært høyt fokus på hva faglige avvik er, og at faglige avvik skal meldes. Dette ble bekreftet i intervjuer samt i skriftlig referat fra avdelingsmøte i april 2021.

Det fremgår av virksomhetsplanen at det skal skje en evaluering av familienes opphold etter utflytting, internt og sammen med barneverntjenesten og familien. Det bekreftes i intervju at det er praksis at dette gjøres med barneverntjenesten og familien, men at det kan glippe på interne evalueringer. Evalueringer med barneverntjenesten og familiene skjer ikke alltid løpende, men samles gjerne mer opp. Våren 2021 ble det gjennomført en runde med evalueringer av flere saker, og det er planlagt en tilsvarende runde i høst. Det er leder som holder i dette.

I virksomhetsplanen fremgår det at prosedyrer skal evalueres og revideres årlig. Intervjuene viser at evaluering og revidering av rutiner ikke skjer systematisk, men at dette gjøres mer løpende ved behov. Mangler i rutiner kan f.eks. oppdages i drøftinger i avdelingsmøter, under arbeid i sakene mv.

Kompetanse og veiledning:

Senteret har erfarne ansatte med relevant grunnkompetanse/ utdannelse. I tillegg har de ansatte relevant tilleggskompetanse/ videreutdanning og spisskompetanse opp mot målgruppen. Det er også en fast ansatt psykolog ved senteret. Dette fremgår av ansattoversikten. Det går også frem av intervjuer at ved sammensetning av teamene rundt familiene, blir det gjort en vurdering ut fra familiens behov og ansattes kompetanse, interesser og ferdigheter.

Det foreligger en prosedyre for opplæring av nyansatte. Nyansatte får en veileder som skal følge den nyansatte opp. Det bekreftes i intervjuene at denne prosedyren følges.

Det foreligger en kompetanseplan for 2021. Intervjuer bekrefter at innholdet i denne er gjennomført etter plan. Kompetanseplanens innhold er relevant for målgruppen og gjenspeiler senterets behov for relevant metodikk. Det fremgår av intervjuer at ledelsen har fokus på kompetanse og kompetansebehov. Særlig i utredermøtene blir det gjort en vurdering av kompetansebehov, og det kommer frem her om det er behov for annen kompetanse i teamet rundt familiene, eller på senteret generelt. Behov for kompetanse og hva de ansatte ønsker å delta på tas opp i avdelingsmøtene.

Det går frem av intervjuene at de ansatte får veiledning av eksterne i henhold til kompetanseplanen, men at det også foregår veiledning internt. Intern veiledning foregår særlig i utredermøtene, hvor institusjonsleder og fagkonsulent deltar, film-veiledning med fagkonsulenten hver andre uke, og psykologspesialisten har også faste tidspunkter hvor de ansatte kan få drop-in veiledning.

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

I rapportens kapittel 3 har vi beskrevet innhentet faktagrunnlag. Overskriftene i dette kapittelet følger de kriteriene som er vurdert å være viktige for oppfyllelse av gjeldende regelverk på området.

Hvordan inntak av nye familier på Crux foreldre og barn – Solstrand skal foregå, er regulert gjennom senterets prosedyrer. Statsforvalteren vurderer at senteret har grundige og beskrivende prosedyrer når det gjelder inntaksarbeidet. De prosedyrer som fremgår av den styrende dokumentasjonen er kjent for de ansatte, og den praksis som de ansatte og ledelsen beskriver i intervjuene samsvarer med prosedyrene. Prosedyrene og virksomhetsplanen dekker etter vår vurdering de kriteriene som er vurdert å måtte foreligge for at et inntak skal være forsvarlig. Vi vurderer videre, ut fra informasjon i intervjuer og saksmapper, at prosedyrene blir fulgt i praksis.

Statsforvalteren vurderer at senteret sikrer at de har tilstrekkelig informasjon om familiene før et inntak. Det er bekreftet både i intervju og saksmapper at senteret mottar skriftlig informasjon i forbindelse med søknaden, det avholdes drøftingsmøte og etterspørres mer informasjon ved behov. Det foregår også interne drøftinger, og teamet får informasjon fra ledelsen samt setter seg inn i den skriftlige dokumentasjonen.

Statsforvalteren vurderer videre at senteret gjennomfører en forsvarlig planlegging av familiens opphold, samt sørger for avklaring av forventninger sammen med familien. Vår vurdering er at senteret planlegger oppholdet internt, bl.a. gjennom teammøter og opprettelse av tidsplan. Senteret sørger imidlertid også for at familien får delta i planleggingen, ved å sikre at familien får medvirke i utarbeidelse av handlingsplan og ukeplan. Det er videre vår vurdering at senteret sørger for å snakke med familien om deres forventninger, ønsker og mål gjentatte ganger i løpet av inntaksfasen – fra besøk, avklaringsmøte og innflyttingsmøte, til innflyttingssamtalen en uke etter innflytting.

Skjema for risikokartlegging i inntaksfasen blir i liten grad brukt. Ut fra informasjon i intervjuer og saksmapper, er det vår vurdering at det likevel gjennomføres en del risikovurderinger i sakene.

Statsforvalteren vurderer at det kan være hensiktsmessig å sette dette med gjennomføring samt dokumentasjon av risikovurderinger mer i system. Dette vil være med på å sikre at risikofaktorer oppdages og at tiltak kan iverksettes.

Statsforvalteren vurderer at senteret sørger for å informere familiene tilstrekkelig i inntaksfasen. Dette skjer gjennom besøk og møter i forkant av inntak. Det er fokus på at familien skal få møte de ansatte, få en omvisning og ha mulighet til å stille spørsmål. Det er vår vurdering at senteret strekker seg langt for å få til dette, bl.a. ved å tilby digital omvisning og møte dersom familien ikke kan komme fysisk, og ved å reise på hjemmebesøk ved behov. Ut fra dokumentasjon i saksmappene er det vår vurdering at familiene har fått tilstrekkelig informasjon, og det blir også bekreftet av de fleste familiene vi snakket med at de hadde fått god informasjon i forkant av oppholdet.

Vi vurderer videre at senteret sikrer at behov for tolk avklares, at det blir tilrettelagt for bruk av kvalifiserte tolker, og at senteret utarbeider en kriseplan for den enkelte familie.

Statsforvalteren vurderer at ansvar og oppgaver knyttet til inntaksarbeidet er tydelig definert og fordelt. Ledelsen har ansvar for den første fasen i et inntak. Det er vår vurdering at ledelsen følger med på det videre inntaksarbeidet gjennom deltakelse i møter, overlapper, oversikt over ukeplaner, gjennomgang av avvik, samt gjennomgang av sakene i avdelingsmøter og utredermøter. I utredermøtene foregår både en statusrapport på tidsplanen, drøfting av saken, samt gjennomgang av skriftlig dokumentasjon. Vår vurdering er at dette møtet fungerer som en kvalitetssikring av arbeidet i saken.

Når det gjelder evaluering av saker i etterkant av avsluttet opphold, særlig interne evalueringer, er det Statsforvalterens vurdering at senteret bør vurdere en gjennomgang av hvordan systemet skal være, og sørge for at alle ansatte er kjent med dette. Vi har også merket oss at praksis når det gjelder evaluering og revidering av rutiner ikke er i tråd med prosedyren. Her kan det være nyttig med en vurdering av hvilket system en ønsker, og eventuelt å innføre en kontrollmekanisme som sikrer at revidering av rutiner gjennomføres etter plan.

Crux foreldre og barn – Solstrand har en gruppe ansatte med lang erfaring og høy kompetanse på området. Det foreligger en kompetanseplan for opplæring og vedlikehold av relevante metoder og verktøy, og denne er gjennomført som planlagt. Det er vår vurdering at den samlede kompetansen på senteret er høy, spisset inn mot målgruppen, og at kompetansen vedlikeholdes. Planer for opplæring av nyansatte og veiledning av ansattgruppen er etter vår vurdering systematisk, kjent for de ansatte, og blir fulgt i praksis.

Statsforvalterens vurdering er at Crux foreldre og barn – Solstrand har en forsvarlig styring og kontroll når det gjelder inntaksarbeidet. Det er videre vår vurdering at senterets praksis knyttet til inntaksarbeidet er i tråd med barnevernlovens bestemmelse om forsvarlighet, samt med de krav som fremkommer av forskrift for sentre for foreldre og barn.

Basert på dette er det vår vurdering at Crux senter for foreldre og barn – Solstrand gjennom sin styring sikrer at inntaksarbeidet ved senteret er forsvarlig og i samsvar med gjeldende regelverk på området.

5. Statsforvalterens konklusjon

Her presenterer vi konklusjonen av vår undersøkelse, basert på vurderingene i kapittel 4.

Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet. Tilsynet er derfor avsluttet.

Endelig rapport oversendes Statens helsetilsyn for publisering på www.helsetilsynet.no.

Med hilsen

Marit Bergeland
ass. avdelingsdirektør

Guro Bakke Haga
rådgiver

 

Dokumentet er elektronisk godkjent

Kopi til:

STIFTELSEN CRUX, Storgata 10B, OSLO

Barne-, ungdoms- og familieetaten Region vest, Postboks 2233, 3103, TØNSBERG

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok. Varsel om tilsynet ble sendt 20.05.2021.

Tilsynsbesøket ble gjennomført ved Crux foreldre og barn - Solstrand, og innledet med et kort informasjonsmøte 15.09.2021. Oppsummerende møte med gjennomgang av funn ble avholdt 23.09.2021.

En del dokumenter var tilsendt og gjennomgått på forhånd. Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

• Organisasjonskart/ organisasjonsoversikt
• Bemanningsoversikt 21.07.2021
• Kompetanseplan 2020-2023
• Opplæringsplan for nyansatt/ vikar
• Informasjon til nyansatt/ vikar
• Stillingsbeskrivelser
• Rollebeskrivelser
• Møtestruktur inntak
• Intern møtestruktur
• Mal for samtykkeerklæring til innhenting og deling av informasjon
• Mal for samtykke til filming
• Prosedyre for innsøking og innflytting
• Rutine for kartleggings- og utredningsarbeidet
• Mal for samarbeidsavtale mellom foreldre, barneverntjeneste og Crux foreldre og barn Solstrand
• Prosedyre for innflyttingsmøte
• Mal for innflyttingssamtale
• Rutine for forvern
• Prosedyre for bruk av tolk under oppholdet
• Plan for krisehåndtering under opphold ved Crux foreldre og barn – Solstrand
• Trygghetsplan for familier som har opphold ved Crux foreldre og barn – Solstrand
• Prosedyre for rapportering av avvik
• Prosedyre for å melde faglige avvik
• Mal for risikokartlegging ved inntak av nye familier
• Velkomsthefte
• Virksomhetsplan
• Sjekkliste til drøftingsmøte
• Mal for tidsplan
• Mal for ukesoppsummering/ evaluering
• Prosedyre for foreldre og barns medvirkning

Det ble valgt seks mapper etter følgende kriterier:

• de seks siste inntakene i 2021

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.

Ikke publisert her

Fire familier ble intervjuet i forbindelse med tilsynet.

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten:

• seniorrådgiver Unni Reianes, Statsforvalteren i Rogaland, revisor
• rådgiver Guro Bakke Haga, Statsforvalteren i Rogaland, revisjonsleder