Rapport fra tilsyn med barneverntjenestens arbeid med undersøkelser i Klepp kommune 2021

Statsforvalteren gjennomførte tilsyn med Klepp kommune og besøkte i den forbindelse barneverntjenesten fra 06.10.2021 til 19.10.2021. Vi undersøkte om kommunen sørger for at barneverntjenestens arbeid med undersøkelser blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav slik at tjenestemottakerne får trygge og gode tjenester.

Tilsynet ble gjennomført som del av et landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Statsforvalterens konklusjon:

Klepp kommune sikrer ikke gjennom sin styring, en forsvarlig planlegging, gjennomføring og avslutning av alle undersøkelser.

Mangler i styringen innebærer en risiko for at ikke alle undersøkelser blir forsvarlig behandlet.

Dette er brudd på barnevernloven §§ 4-3, 1-4, 6-1 og god forvaltningsskikk, samt barnevernloven § 2-1, 2. ledd om internkontroll.

Statsforvalteren sendte utkast til rapport til kommunen for gjennomlesning den 19.10.2021og vi mottok kommunens tilbakemelding 29.10.2021. Kommunen hadde ingen kommentarer til rapportens faktagrunnlag.

For oppfølging av lovbrudd vises det til kap. 6. «Oppfølging av påpekte lovbrudd»

1. Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

Statsforvalteren har undersøkt og vurdert om kommunen sikrer at barneverntjenestens arbeid med undersøkelser er forsvarlig. Tilsynet med forsvarlig undersøkelsesarbeid innebærer en undersøkelse og vurdering av om barneverntjenesten har

• forberedt og planlagt undersøkelsen ut fra innholdet i meldingen og eventuelt tidligere undersøkelser/annen kontakt med familien
• sørget for at undersøkelsens innhold, omfang og fremdrift er i tråd med alvoret i situasjonen for barnet
• gjort relevante barnevernfaglige og juridiske vurderinger underveis og til slutt i undersøkelsen
• konkludert undersøkelsen i tråd med de vurderingene som er gjort

Tilsynet har omfattet undersøkelser som gjelder barn som bodde hjemme da barneverntjenesten mottok bekymringsmeldingen. Med dette forstås barn under 18 år som bor i biologisk familie, adoptivfamilie eller er plassert hos andre uten barneverntjenestens medvirkning.

Statsforvalterens tilsyn er gjennomført som systemrevisjon. Det innebærer at Statsforvalteren har ført tilsyn med hvordan kommunen styrer og leder arbeidet med om barneverntjenesten oppfyller de aktuelle lovkravene.

Barn og foreldres meninger om og erfaringer med barneverntjenestens arbeid med undersøkelser, er viktig informasjon for tilsynsmyndigheten, både når det gjelder kvaliteten på tjenestene og kommunens praksis når det gjelder brukermedvirkning. Et utvalg foreldre og barn har derfor blitt intervjuet ved dette tilsynet.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvalteren, er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunal barneverntjeneste, etter barnevernloven § 2-3 b.

Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Vi gir derfor her en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

Barneverntjenesten har en rett og plikt til å foreta undersøkelse i saken når den vurderer at det er «rimelig grunn til å anta» at det foreligger forhold som kan gi grunnlag for tiltak etter barnevernloven kapittel 4. Formålet med undersøkelsen er å vurdere og konkludere om barnet lever i en omsorgssituasjon som kan gi grunnlag for barneverntiltak.

Kravene til undersøkelsen følger av lovbestemmelser i barnevernloven (bvl.) og forvaltningsloven (fvl.).

Forsvarlighet

Alle tjenester og tiltak etter barnevernloven skal være forsvarlige etter bvl. § 1-4.

Barnevernlovens regel om forsvarlighet har et helhetlig utgangspunkt. Innholdet i kravet må tolkes i sammenheng med de øvrige bestemmelsene i barnevernloven, for eksempel prinsippet om barnets beste. Videre vil både barnevernlovens og forvaltningslovens saksbehandlingsregler gi innhold til kravet om forsvarlig gjennomføring av undersøkelsene. 

Kravet om forsvarlighet er rettet mot både tjenester og tiltak, og innebærer også krav til ledelse, organisering og styring. Det er en nær sammenheng mellom kravet til forsvarlighet og kravet om internkontroll for å sikre at oppgavene blir utført i samsvar med krav fastsatt i medhold av lov, jf. bvl. § 2-3 tredje ledd.

Barnets beste

Prinsippet om barnets beste fremgår av Barnekonvensjonen artikkel 3 og Grunnloven § 104. Barnets beste skal være et grunnleggende hensyn ved alle handlinger og avgjørelser som berører barn. I barnevernloven er prinsippet nedfelt i § 4-1, som sier at det skal legges avgjørende vekt på å finne tiltak som er til beste for barnet. Bestemmelsen slår også fast at det i vurderingen skal legges vekt på å gi barnet stabil og god voksenkontakt og kontinuitet i omsorgen. Prinsippet utgjør en selvstendig rettighet for hvert barn, men det skal også vektlegges når andre lovbestemmelser skal fortolkes og virke som en retningslinje for saksbehandlingen i saker som berører barn.

Barnets rett til medvirkning

Barnets rett til å bli hørt er nedfelt i bvl. § 1-6. Bestemmelsen gir barnet en ubetinget og selvstendig rett til å medvirke, men ingen plikt. Retten gjelder i hele beslutningsprosessen og i alle forhold som berører barnet, ikke bare når det skal tas rettslige eller administrative avgjørelser. Retten til medvirkning betyr at beslutningstakerne har en plikt til å gi barnet en mulighet til å medvirke. I en undersøkelse plikter barneverntjenesten å sikre at barnet får oppfylt sin rett til medvirkning.

Prinsippet om barnets beste henger uløselig sammen med barnets rett til medvirkning. Formålet med medvirkning er å få frem barnets synspunkter om egen situasjon for å bidra til at de avgjørelser barnevernet fatter i en undersøkelsesfase er til barnets beste.

Samarbeid med foreldrene

Foreldrene som undersøkelsen omhandler, har selvstendige rettigheter i undersøkelsessaken. Når foreldrene er part i barnevernssaken, vil de ha rett til å uttale seg etter fvl. § 17. Barnevernet skal i utgangspunktet forelegge opplysninger som de mottar under undersøkelsen, for foreldrene for uttalelse. Barneverntjenesten bør også gjøre foreldrene kjent med andre opplysninger som er av vesentlig betydning etter fvl. § 17.

Barnevernet skal utøve sin virksomhet med respekt for og så langt som mulig i samarbeid med barnet og barnets foreldre, jf. bvl. § 1-7.

Nærmere krav til undersøkelsens innhold, omfang og fremgangsmåte

Forvaltningsloven pålegger barneverntjenesten å påse at sakens faktum er klarlagt så langt det er mulig før det treffes vedtak, jf. fvl. § 17.  Dette innebærer at relevante sider av saken må komme frem. Barnverntjenesten må vurdere riktigheten av de opplysninger som kommer inn underveis i undersøkelsen. Hvor omfattende undersøkelse barneverntjenesten skal gjøre beror på en konkret vurdering av meldingens innhold og karakter og annen informasjon i saken. Momenter som alvorlighet, kompleksitet og hastegrad har betydning for hvor grundig barneverntjenesten skal undersøke.

Barnevernloven § 4-3 andre ledd slår fast at undersøkelsen skal gjennomføres slik at den minst mulig skader noen som den berører, og den skal ikke gjøres mer omfattende enn formålet tilsier.

Foreldrene eller den barnet bor hos, kan ikke motsette seg at en undersøkelse blir gjennomført ved besøk i hjemmet, jf. bvl. § 4-3 tredje ledd, og barneverntjenesten kan også engasjere sakkyndige, jf. bvl. § 4-3 fjerde ledd.

Etter bvl. § 6-4 femte ledd skal barneverntjenesten innhente opplysninger i samarbeid med foreldrene. Innhenting av taushetsbelagte opplysninger fra andre forvaltningsorganer og helsepersonell omfattes av taushetsplikten. Dette innebærer at barneverntjenesten må ha gyldig samtykke fra foreldrene for å innhente opplysningene, jf. fvl. § 13 a nr. 1 eller en lovhjemmel som gir adgang til å unnta fra taushetsplikten. Barneverntjenester har hjemmel til å pålegge offentlige myndigheter m.fl. pålegg om å gi taushetsbelagte opplysninger i de situasjonene som er beskrevet i bvl. § 6-4.

I følge bvl. § 6-9 skal undersøkelser gjennomføres snarest og senest innen tre måneder, eventuelt seks måneder i særlige tilfeller.

Dokumentasjon

Det hører til god forvaltningsskikk å sørge for tilstrekkelig og etterrettelig dokumentasjon, slik at man kan gjøre rede for hva som er gjort i saken og begrunnelsen for dette. Dokumentasjonsplikten er også en følge av forsvarlighetskravet og plikten til internkontroll.

Både avgjørelser om å innvilge hjelpetiltak og henleggelse av en sak etter undersøkelse regnes som enkeltvedtak etter forvaltningsloven, jf. bvl. § 6-1 andre ledd og § 4-3 sjette ledd. Dette innebærer at vedtaket skal begrunnes etter reglene i forvaltningsloven §§ 24 og 25. I tillegg skal det etter bvl. § 6-3a fremgå av vedtaket hva som er barnets synspunkt, og hvilken vekt barnets mening er tillagt. Hvordan barnets beste er vurdert skal også fremgå av vedtaket.

Kravene til styring og ledelse

Kravet til internkontroll er et viktig element i kommunens ansvar for å tilby og yte forsvarlige tjenester. Kravene til internkontroll er regulert i kommuneloven jf. bvl. § 2-1 andre ledd. Kommuneloven § 25-1 slår fast at kommunen skal ha internkontroll med barneverntjenestens arbeid med undersøkelser. Målet med internkontrollen er å sikre at barnevernloven med tilhørende forskrifters krav til undersøkelser følges. Kommunedirektøren​ er ansvarlig for internkontrollen. Kommunen må også kunne redegjøre for hvordan den oppfyller kravet til internkontroll.

Internkontrollplikten innebærer at kommunen skal ha systematiske tiltak som sikrer at barnevernets aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med de lov- og forskriftskrav som regulerer aktivitetene.

Det følger av bvl. § 2-1 syvende ledd at kommunen skal sørge for at ansatte som gjennomfører undersøkelser i barneverntjenesten får tilstrekkelig opplæring og vedlikeholder sine kvalifikasjoner til å utføre arbeidet på en forsvarlig måte. Det er opp til kommunen å vurdere hvilke krav som skal stilles til nødvendig kvalifikasjoner. Kommunen skal identifisere behov for opplæring og/eller veiledning av de ansatte, og iverksetter kvalifikasjonshevende tiltak ved behov.

I kommuneloven § 25-1 tredje ledd bokstav a til e stilles det krav til innholdet i internkontrollen. Kommunen skal skaffe seg oversikt over, og følge med på, områder hvor det er fare for svikt i tjenesteenhetene eller at tjenestene ikke følger lov- og forskriftskravene. Hvilke styringsaktiviteter som er nødvendige for å få oversikt vil variere avhengig av blant annet organisering og størrelse på tjenestene.

Det skal iverksettes tiltak slik at mangler i tjenestene fanges opp. Kommunen skal utvikle, iverksette, kontrollere, evaluere og forbedre nødvendige prosedyrer, instrukser, rutiner eller andre tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge feil og mangler i tjenesten. Det er opp til kommunen å vurdere i hvilken grad det er behov for rutinebeskrivelser for å oppfylle lovkravene. Rutiner som ikke er skriftlige, men som åpenbart er kjent for ansatte, kan være tilstrekkelig.

3. Beskrivelse av faktagrunnlaget

Her gjøres det rede for hvordan virksomhetens aktuelle tjenester fungerer, inkludert virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for tjenestemottakerne blir overholdt.

Kommunens og barneverntjenestens organisering

Klepp kommune har ca. 20.000 innbyggere. Av disse er om lag 5000 barn under 18 år, jf. Statistisk sentralbyrå.

Klepp kommune er organisert i tre tjenesteområder. Kommunedirektør er øverste administrative leder i kommunen. De tre tjenesteområdene ledes av kommunalsjef. Barneverntjenesten er organisert som en del av Oppvekst som hører inn under tjenesteområdet Barn og unge. Oppvekst er ledet av en oppvekstsjef som er barnevernleder sin nærmeste overordnede.

Barneverntjenesten i Klepp kommune har tre fagavdelinger; «Mottak og undersøkelse», «Oppfølging – hjelpe og omsorgstiltak» og «Tiltaksavdelingen». Tiltaksavdelingen er en interkommunal tjeneste sammen med kommunene Time og Hå, Klepp har 2,3 stillinger inn i denne avdelingen.

Barnevernleder er øverste leder av tjenesten. Fagansvarlig er barnevernleders stedfortreder og teamleder for avdelingen «Mottak og undersøkelse».

Ansvaret for undersøkelser er lagt til «Mottak og undersøkelse.» Det er fem kontaktpersoner i teamet.

Det fremgår av halvtårsrapportering til Bufdir fra 1. halvår 2021 at barneverntjenesten har 17,2 stillinger, av disse er 15 knyttet til saksbehandling.

I kommunemonitoren på Bufdir sin hjemmeside er det opplyst at Klepp kommune hadde 3 stillinger i barneverntjenesten pr. 1000 barn fra 0 – 17 år. Fylkessnittet i 2020 var på 4,3 stillinger.

Barneverntjenesten har avslutta ca. 85 undersøkelser første halvår i 2021 hvorav 58 ble henlagt. Dette utgjør ca. 68 %. I 2020 var landsgjennomsnittet 62%. Det er rapportert to fristbrudd på undersøkelser første halvår 2021, disse skyldtes forsinket elektronisk godkjenning og var ikke reelle fristbrudd.

Rapporteringslinjer, møtestruktur og beslutningsmyndighet

Ifølge dokumentasjon og intervju rapporterer barnevernleder i linje til oppvekstsjef.

Det er ledermøter i oppvekst annen hver måned.

Fra høsten 2021 er det bestemt at det skal være månedlige statusmøter med den enkelte leder i oppvekst. Det er oppvekstsjef som har ansvaret for å kalle inn til statusmøtene. Oppvekstsjef får i dette møtet informasjon om barneverntjenestens status og utfordringer. Videre får oppvekstsjef kopi av barneverntjenestens rapporteringer til Statsforvalter og fagdirektorat.

Barnevernleder rapporterer månedlig på økonomi.

I tjenesteområde Barn- og unge er det ledermøter annenhver måned. Det er kommunalsjef som har ansvar for dette møtet. Formålet med møtet er å bygge felles kompetanse, arbeide med felles kvalitetsutvikling og sikre kjennskap på tvers av sektorer. Oppvekstsjef har møter med kommunalsjef annenhver uke.

Barneverntjenestens tilstandsrapport legges fram for politisk nivå.

Barnevernleder og teamlederne for mottak/undersøkelse og oppfølging har ukentlige møter. Det er barnevernleder som har ansvar for møtet og skriver referat.

Annen hver uke er det møter for hele barneverntjenesten. De ansatte får generell informasjon og møtet er også benyttet til å presentere samarbeidsinstanser. Det er ikke en fast agenda for møtene og det skrives ikke regelmessig referat fra møtene.

Fagansvarlig/teamleder og kontaktpersonene i «Mottak – og undersøkelse» møtes fast to ganger i uken. Møtene benyttes til å gjennomgå og avklare nye bekymringsmeldinger samt å drøfte pågående saker. Dokumentet «Arbeidsoppgaver knyttet til det enkelte team» viser at det er fagansvarlig som er tillagt ansvaret for å lage en møteplan og lede møtene.

Intervjuene viser at møtet hver mandag er et rent meldingsavklaringsmøte, mens møtet torsdag er et teammøte som i tillegg benyttes til å drøfte pågående undersøkelser.

Det er ikke en fast agenda for teammøtet og det skrives ikke referat.

Beslutningsmyndighet

Det er utarbeidet en rutine for delegasjon av ansvar i barneverntjenesten. Her fremkommer hvilke avgjørelser som skal besluttes av barnevernleder og hvilke beslutninger fagansvarlig har ansvar for. Det er også tydelig at det er fagansvarlig som er delegert ansvar når barnevernleder ikke er til stede.

Det er barnevernleder som har personalansvar for alle ansatte i tjenesten.

I dokumentet «Beslutningsprosess – barneverntjenesten» fremgår det hvem som har beslutningsmyndighet på de ulike trinnene i en undersøkelse.

Informasjon fra intervju sammenfaller med den styrende dokumentasjonen. Det er fagansvarlig som er tillagt godkjenningsmyndighet både når det gjelder undersøkelsesrapporter og vedtak etter endt undersøkelse. Dersom fagansvarlig ikke er til stede, så er det barnevernleder som skal godkjenne disse dokumentene.

Fagansvarlig er tillagt ansvaret for å avklare om nye bekymringsmeldinger skal undersøkes. Av intervju fremkommer det at det er teamet som tar denne beslutningen dersom fagleder ikke er til stede. Dette er ikke nedfelt skriftlig, men er en kjent praksis i tjenesten.

Dersom barneverntjenesten mottar meldinger som må håndteres akutt skal barnevernleder involveres.

Styringssystem

Barneverntjenesten benytter «Compilo» som sitt elektroniske kvalitetssystem. Dette er kjent i tjenesten.

Barneverntjenestens rutiner ligger elektronisk i «Compilo». Det er barnevernleder som har ansvar for å revidere rutinene. Det er ikke fremlagt dokumentasjon som viser et system for hvordan dette arbeidet skal gjøres, men det er opplyst at revidering gjøres ved behov. Oppvekstsjef godkjenner nye rutiner i kvalitetssystemet.

Ifølge intervjuer benytter ikke barneverntjenesten kvalitetssystemet for å melde faglige avvik. Det opplyses at det ikke er meldt avvik i barneverntjenesten i 2021. Videre er det opplyst at bevissthet rundt bruk av avvik for å melde fra om feil som kan være grunnlag for videre forbedringsarbeid, kunne vært bedre i tjenesten. Det er ikke fremlagt prosedyre for hva en eventuelt skal melde avvik på, og det er ikke et fast tema i noen av møtene i barneverntjenesten.

Det er opplyst at det ikke er gjennomført ROS vurderinger i tjenesten siste året. Det er heller ikke gjennomført noen brukerundersøkelser de senere årene.

På temaet for tilsynet finnes det skriftlige rutiner som er kjent og benyttet i tjenesten. Det foreligger en skriftlig rutine for meldingsgjennomgang og en rutine for arbeid i undersøkelsessaker. Videre foreligger det rutiner for saker som omhandler vold.

Det er ikke fremlagt stillings- eller funksjonsbeskrivelser for de ansatte i Klepp barneverntjeneste.

Dokumentet «Oppfølging av myndighetskrav» viser hvordan tjenesten skal kontrollere at lovkrav blir overholdt. Det framgår her hvor ofte en skal kontrollere de enkelte områdene og at det skal meldes avvik. Opplysninger gitt i intervju viser at kontrollen i hovedsak utføres av barnevernleder. Videre er det opplyst at det er et system for å utføre stikkprøvekontroll i utvalgte saker.

Kompetanse, opplæring og veiledning

Det foreligger en kompetanseplan for barneverntjenesten for tidsrommet 2021 - 2022.

Det er utarbeidet en introduksjons og opplæringsplan for nyansatte. Intervjuene ga oss lite informasjon om hvordan denne planen benyttes og fungerer, i og med at den sist ansatte i mottak og undersøkelsesteamet har over tre års ansiennitet. Nyansatte får tilbud om veiledning ukentlig det første året.

Barneverntjenesten benytter opplærings- og veiledningsprogram «Visma Veilederen». Det er fremlagt dokumentasjon som viser en opplæringsplan for E-læringskurs i «Visma Veilederen» og dokumentasjon på gjennomført opplæring knyttet til den enkelte ansatte. Flere av modulene i opplæringen er obligatoriske for alle ansatte i tjenesten.

Kontaktpersonene i mottak og undersøkelse har tilbud om en time månedlig veiledning fra fagleder. Fagleder setter av tid til veiledning i den enkeltes kalender. Det er ikke fremlagt dokumentasjon på hva veiledningen skal inneholde, men ut fra opplysningene gitt i intervju er det i hovedsak veiledning i konkrete saker. Informasjon fra intervjuene viser at veiledningstilbudet ikke blir benyttet som planlagt av alle kontaktpersonene. Det er ikke et system for å sette opp ny tid til veiledning dersom en veiledningstime utgår på grunn av sykdom eller andre forhold.

Det er ikke systematisk veiledning til fagleder.

Undersøkelsesarbeidet i tjenesten 

• Forberedelse og planlegging av undersøkelsen

Barneverntjenesten har en skriftlig rutine for mottak og gjennomgang av meldinger. Ifølge rutinen er det fagansvarlig som har hovedansvaret for arbeid med meldinger. Dette er kjent for alle ansatte. Intervjuene viser også at det er tydelig hvordan tjenesten skal gjennomgå bekymringsmeldinger og starte opp en undersøkelse.

Ansvar for behandling av nye meldinger ligger til «Mottak og undersøkelse». Fagansvarlig skal gjennomgå alle nye meldinger fortløpende og vurderer om meldingene er akutte.  Det er meldingsmøte/teammøte to ganger i uken der alle nye meldingene drøftes. I dette møtet, hvor hele teamet deltar, drøftes og besluttes henleggelse eller videre undersøkelse av de avklarte meldingene. Dersom fagansvarlig ikke er til stede tas avgjørelsene av teamet i fellesskap.

I tilsynets gjennomgang av et utvalg saker finner vi at det foreligger en meldingsavklaring i alle saker og meldingene er avklart innen frist. Det framgår i meldingsgjennomgangen om barneverntjenesten kjenner barnet/ familien fra tidligere. Likeledes framgår det om meldingens innhold gir grunnlag for å åpne undersøkelse på søsken i familien. Intervjuene viser at det er fast praksis at en undersøker om det er tidligere informasjon om familien i meldingsavklaringsmøtene.

Når det er besluttet at meldingen skal undersøkes videre blir saken fordelt på meldingsmøte/teammøte to ganger ukentlig. Sakene fordeles til kontaktperson 1 etter kompetanse og kapasitet. I de fleste saker blir det også bestemt hvem som skal være kontaktperson 2. Det er kontaktperson 1 som har ansvar for det skriftlige arbeidet i saken. «Toerens» rolle i undersøkelsen fremkommer ikke av styrende dokumentasjon.

Det framgår av rutinen «Arbeid i undersøkelsessaker» at det skal utarbeides en undersøkelsesplan i alle sakene. Intervjuene viser at det er en formidlet og kjent forventning om at det skal utarbeides en fremdriftsplan. I de tjue gjennomgåtte sakene mangler det undersøkelsesplan i to saker. Intervjuene beskriver en ulik praksis av bruk av undersøkelsesplan. Noen av kontaktpersonene benytter planen fullt ut, mens andre bruker den i mindre grad.

Det foreligger ingen rutine for bruk av tolk, men det opplyses i intervju at det benyttes tolk i de sakene der det er nødvendig.

• Gjennomføring av undersøkelsen- innhold, omfang og fremdrift

Barnets medvirkning i undersøkelsen

I barneverntjenestens grunnlagsdokument «Med blikk for alle» formidles det et barnesyn der barnevernets viktigste samarbeidspartner er barnet selv. Barneverntjenesten skal møte barnet med åpenhet, ydmykhet og kjærlighet og barnet skal ha medbestemmelse i kontakt med tjenesten.

I arbeidsrutinen for gjennomføring av undersøkelser fremgår det at barnet skal få medvirke i undersøkelsen. Rutinen omhandler også at det er viktig å gi barnet god og tilpasset informasjon.

Det fremgår både av den styrende dokumentasjonen og intervjuene at hovedregelen er at alle barn skal snakkes med i en undersøkelse. For de yngste barna kan observasjon brukes dersom barnet ikke kan fortelle selv. Dersom det ikke gjennomføres samtaler med barn i en undersøkelse, skal begrunnelsen dokumenteres. Informasjon fra intervju beskriver en praksis der det er et tydelig fokus på å snakke med barn i undersøkelsen.

Barneverntjenesten snakker med barn alene dersom barnet er komfortabelt med det.

Det foreligger en rutine for arbeid i saker som omhandler vold mot barn. I denne fremgår det at barneverntjenesten skal snakke med barnet først i undersøkelsen.

Referat fra barnesamtaler blir journalført i Familia som journalnotat «samtale med barnet».

I vår gjennomgang av de utvalgte sakene finner vi at det er dokumentert samtaler med barn i alle relevante saker.

Både mal for undersøkelsesrapport og mal for vedtak etter endt undersøkelse har punkter som skal sikre at barns medvirkning blir dokumentert. Barnets mening og en vurdering av barnets beste skal fremkomme. I intervju gis det informasjon om at den som godkjenner undersøkelsesrapport og vedtak vil gi kontaktperson tilbakemelding dersom barnets stemme og barnets beste bør tydeliggjøres i dokumentasjonen.

I undersøkelsesrutinen fremgår det at undersøkelsen skal oppsummeres sammen med familien. Det blir opplyst i intervju at også barnet skal snakkes med i en slik oppsummering. Ved gjennomgang av utvalgte saker finner vi dokumentert en slik oppsummering med barnet i et fåtall av sakene. 

Aktiviteter og fremdrift i undersøkelsen

Barneverntjenesten benytter noen standardaktiviteter i de fleste undersøkelser. Dette er samtaler med barn og foreldre, hjemmebesøk/observasjoner og innhenting av informasjon fra andre instanser. Det er ikke standardisert hvilke aktiviteter som skal benyttes, men det gjøres tilpasninger utfra meldingens innhold og vurdering av den enkelte sak.

Hovedregelen er at det skal gjennomføres hjemmebesøk og snakke med barn/foreldre i alle saker. Ifølge intervju vil spørsmål om hvor mange hjemmebesøk og hvor mange samtaler det er behov for samt hvor det er nyttig å innhente informasjon ifra bli drøftet i teammøtet eller med kollegaer.

De gjennomgåtte sakene viser at det er benyttet relevante aktiviteter i undersøkelsesperioden.

I undersøkelsesrutinen framgår det at det skal innhentes samtykke til innhenting av opplysninger i undersøkelsen. Likeså skal det komme fram hvilke opplysninger som en samtykker til å innhente. Gjennomgang av saksmappene og intervju bekrefter at det er tjenestens praksis at de arbeider for å få et samtykke til informasjonsinnhenting. Innhenting av informasjon skal så langt som mulig innhentes i samarbeid med barn og foreldre.

Det er utarbeidet brevmaler om anmodning av opplysninger til ulike offentlige instanser.

Vi fikk opplyst i intervju at malene om informasjonsinnhenting blir individuelt tilpasset den enkelte sak.

Fagleder har ansvar for å kontrollere undersøkelsene. Alle undersøkelsesrapporter og vedtak skal godkjennes av fagleder. Fagleder har dermed ansvaret for at sakene er tilstrekkelig undersøkt.

I de gjennomgåtte sakene finner vi at undersøkelsene er startet opp kort tid etter meldingsavklaring og at det er dokumentert aktivitet og fremdrift i sakene.

Det er i halvårsrapporteringen til direktoratet rapportert to fristbrudd første halvår 2021. Det var besluttet utvidelse av undersøkelsesfristen i ni saker. Det er barnevernleder som kan beslutte fristutvidelse.

Det er opplyst at det er høyt fokus i tjenesten på å gjennomføre undersøkelser innen frist.

Det er opplyst at saker med bekymring ble fulgt opp og meldt videre til ny kommune dersom familien flyttet i en undersøkelse. Det blir videre opplyst at tjenesten innhenter opplysninger fra fraflyttingskommunen, i saker der dette er aktuelt.

• Vurderinger underveis og konklusjon i undersøkelsen

I intervju gis det informasjon om at undersøkelsessakene blir drøftet underveis både i teammøtet og uformelt med kollegaer. Det skal dokumenteres løpende i barnets journal underveis i saken. Dette gjelder både fakta/ informasjon og vurderinger. Det gis informasjon om at det ikke er en fast praksis å dokumentere vurderinger som gjøres underveis.

Hvilke saker som blir tatt opp til drøfting i teammøtene bestemmes av kontaktpersonene. Det er ikke fremlagt dokumentasjon eller gitt opplysninger som tilsier at det er styrt hvilke saker som skal gjennomgås.

Det opplyses videre at det vil foregå drøftinger med vurderinger i veiledningen med fagansvarlig som ikke alltid blir dokumentert. Saksgjennomgangen vår bekrefter dette.

Det er løpende journalnotater som viser aktivitet og fremdrift i alle sakene vi har gjennomgått. Det er dokumentert samtaler med barna og journalnotat fra hjemmebesøk, samtaler med foreldre og andre informanter, men det er i liten grad dokumenterte vurderinger i sakene underveis.

Vi finner dokumentasjon fra saksdrøfting i veiledning/ møter i et fåtall av sakene vi har gjennomgått.

Barneverntjenesten i Klepp har deltatt i tjenestestøtteprogrammet og har fått kompetanse på bruk av «Trekanten, Barnets behov i sentrum». I intervju får vi opplyst at denne benyttes ved drøfting av saker, men vi finner dette dokumentert i kun en av de sakene vi har gjennomgått.

Vi finner barnets stemme dokumentert i alle sakene.

I undersøkelsesrapportene og vedtak etter endt undersøkelse finner vi dokumentasjon av barnets mening og også barnets beste vurderinger. Vekting av barnets stemme er ikke like gjennomgående dokumentert i sakene.

I rutinen for undersøkelsesarbeidet står det at det skal foretas en midtveisevaluering i teammøte. Intervju viser at det er ulik praksis for hvordan midtveisevaluering i undersøkelsen brukes. Gjennomgang av de fremlagte sakene viser ikke tydelig dokumentasjon av en midtveisevaluering.

Kontaktpersonene har ansvar for å ferdigstille undersøkelsessakene. Det skal skrives undersøkelsesrapport og vedtak i alle saker. Det framgår både av styrende dokumentasjon og informasjon i intervju at vedtak skal godkjennes av fagansvarlig innen frist. Av de sakene vi har gjennomgått mangler det undersøkelsesrapport i tre saker, mens det i en sak mangler vedtak.

Det er kjent i tjenesten at føringene er at både vedtak og undersøkelsesrapport skal ferdigstilles innen frist. Det opplyses at vedtak ferdigstilles, mens undersøkelsesrapporten kan bli ferdigstilt etter frist dersom arbeidspresset er stort. Det gis videre informasjon om at kontaktpersonene kan få tilbakemeldinger på det skriftlige arbeidet sitt og beskjed dersom det er noe som må tydeliggjøres eller skrives om.

I rutinen for arbeid i undersøkelsessaker fremgår det at sluttrapporten skal inneholde både faktaopplysninger og vurderinger. Rapporten skal gjennomgås med familien. Vår gjennomgang av saker viser at det ikke foreligger dokumentasjon av en slik gjennomgang med barn og foreldre i alle saker.

• Intervju med barn og foreldre

Som nevnt under punkt 1 i rapporten, ble det tatt kontakt med foreldre og barn som Klepp barneverntjenesten har samarbeidet med i en undersøkelse siste året.

Statsforvalteren kontaktet et utvalg foreldre og barn, både gjennom brev og pr. telefon i forbindelse med tilsynet. Vi fikk snakket med to barn og to foreldre. Samtalene ble gjennomført på telefon.

Barna formidlet at det hadde vært greit å snakke med barnevernet. Det hadde vært lett å snakke med kontaktpersonen og de har snakket med dem flere ganger. De opplevde at de hadde fått god informasjon og hadde fått forklart hvorfor det var viktig å snakke med dem. De formidlet at de tenkte at barnevernet var interessert i det de fortalte.

De to foreldrene vi snakket med hadde ulik oppfatning av sin kontakt med barneverntjenesten. En formidlet et godt samarbeid og opplevde seg godt behandlet av barneverntjenesten, mens den andre hadde motsatt opplevelse av sin kontakt.

Begge formidlet at barneverntjenesten hadde vært hjemme hos dem og hadde snakket med barna.

Statsforvalteren har brukt informasjon fra samtalene vi hadde med barna og foreldrene med inn i intervjuer og i våre vurderinger.

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

Organisering og styring

Statsforvalteren vurderer at Klepp kommune har en oversiktlig organisering.

Ansvars- og rapporteringslinjene mellom barneverntjenesten og øvrig administrativ ledelse og internt i barneverntjenesten, vurderer vi som tydelige. Videre vurderes det som tydelig hvor ansvaret for gjennomføring av undersøkelser er plassert i tjenesten. Avdeling «mottak og undersøkelse» ledes av teamleder/fagansvarlig, mens det er barnevernleder som har personal- og økonomiansvar i tjenesten.

Det er ikke fremlagt stillingsbeskrivelser/funksjonsbeskrivelser for de ansatte i barneverntjenesten. Vi vurderer at det bør utarbeides tydelige funksjonsbeskrivelser både for barnevernleder, fagansvarlig og kontaktperson. Videre vurderer vi det som sårbart at det ikke fremkommer i styrende dokumentasjon hvordan ansvaret for avklaring av meldinger er delegert ved fravær av fagansvarlig. Statsforvalteren ser at kontaktpersonene tar ansvaret, men mener at det bør tydeliggjøres.

Barneverntjenestens rutiner, prosedyrer og lignende finnes i kvalitetssystemet «Compilo». Ansvar for utarbeidelse av nye rutiner og revidering av eksisterende rutiner ligger til barnevernleder. Intervjuene gir ulike opplysninger om i hvor stor grad de ansatte involveres i slikt arbeid. Det er vår vurdering at tjenesten burde hatt et system hvor det framgår når rutinerevidering skal utføres og at det samtidig sikres at de ansattes erfaringer blir tatt med i arbeidet.

Det er faste møter og rapporteringer mellom barneverntjenesten og kommunens ledelse. Vi vurderer at det er en forbedring at det fra høsten 2021 er fastsatt månedlige møter mellom barnevernleder og oppvekstsjef. Det er nå en årlig tilstandsrapportering fra barneverntjenesten til politisk nivå. Etter vår vurdering er systematisk rapportering til politisk nivå viktig for å sikre og styrke forankringen av barneverntjenestens arbeid.

Vi har fått opplyst at kontaktpersonene kan ta sine saker opp til drøfting underveis i teammøtet.

Intervjuene viser at det ikke er en systematisk drøfting av alle saker i løpet av en undersøkelsesperiode i dette møtet. Det er ikke en systematisk styring for hvilke saker som skal drøftes til hvilket tidspunkt.

Vi vurderer at dette medfører en risiko for at enkelte saker ikke blir tilstrekkelig drøftet.

Rutinebeskrivelsen for undersøkelsessaker fastslår at det skal gjennomføres en midtveisevaluering. Intervjuer og gjennomgang av saksmapper viser at midtveisevaluering er mangelfullt dokumentert.

Det er Statsforvalterens vurdering at det er nødvendig å stoppe opp underveis i undersøkelser for å kontrollere om en er på riktig vei, om nødvendige aktiviteter er gjennomført eller planlagt og om det er nødvendig å undersøke andre forhold.

Det er videre vår vurdering at saksdrøfting i teamet må styres, og at ansvar for å bringe saker inn til drøfting ikke skal ligge hos den enkelte kontaktperson alene.

• Kvalitetssikring av undersøkelsesarbeidet

Det er etter vår vurdering nødvendig å ha klare føringer for hvem som har beslutningsmyndighet i alle ledd i en undersøkelse. I Klepp kommune framgår det av styrende dokumentasjon at det er fagansvarlig som har godkjenningsmyndighet i undersøkelsesarbeidet. Ved fravær hos fagansvarlig er det barnevernleder som godkjenner rapporter og vedtak.

Når beslutningsmyndigheten er tydelig plassert innebærer det også at sluttdokumentene blir kvalitetssikret. Det er opplyst at kontaktpersonene kan få tilbakemeldinger om å forbedre sin dokumentasjon og dette viser at kvalitetssikringen kan fungere. Likefullt har Statsforvalteren funnet eksempler i vår saksgjennomgang der vedtatte sluttdokumenter etter en undersøkelse mangler.

Videre er det vår vurdering at kvalitetssikringen ikke har fanget opp mangelfull dokumentasjon av vurderinger. Vi viser her til avsnitt om dokumentasjon av vurderinger i undersøkelsene.

For å følge med på avdelingens oppfyllelse av lovkrav er det utarbeidet en plan for oppfølging av ulike myndighetskrav. Det er også opplyst at det tas stikkprøver i ulike saker månedlig. Det er vår vurdering at dette kan være et godt system for å sikre oppfyllelse av lovkrav og kvalitet i undersøkelsesarbeidet og sluttdokumentene. Imidlertid er det vår vurdering at oppfølging av myndighetskrav er lite kjent og at det ikke tydelig fører til forbedringsarbeid i tjenesten.

Styringssystem

• System for å melde faglige avvik

Det er vår vurdering at barneverntjenestens system for å melde faglige avvik og foreslå forbedringer i Compilo er kjent, men at det ikke blir benyttet av de ansatte i tjenesten. Vi ba om å få fremlagt avviksmeldinger fra 2021, men fikk opplyst at det ikke var meldt avvik. Det er også opplyst at avvik ikke er tema i fellesmøter i tjenesten og at det ikke etterspørres.

Samlet er det vår vurdering at denne delen av tjenestens internkontrollsystem, ikke ivaretar tjenestens behov for forbedringsarbeid og heller ikke i tråd med gjeldende regelverk.

• Opplæring og veiledning

Etter vår vurdering har Klepp kommune sikret at de ansatte har tilstrekkelig og relevant kompetanse, og at de blir satt i stand til å utføre arbeid med undersøkelser på en forsvarlig måte.

De ansatte i «Mottak og undersøkelse» har på tilsynstidspunktet utdanning, kompetanse og erfaring som gjør at de har gode forutsetninger til å løse arbeidet med undersøkelser på en forsvarlig måte.

Vi mener at dette viser igjen i det saksutvalget som vi har gjennomgått.

Kompetanseplanen viser hvilken grunnutdanning og videreutdanninger de ansatte i tjenesten har. Planen viser også at det blir foretatt prioriteringer av kompetansebygging i tjenesten. Det er vår vurdering at planen kan være et godt styringsverktøy. Tjenesten har et opplæringssystem som skal ivaretar nyansatte.

Tjenesten benytter også Visma «Veilederen» hvor de ansatte skal gjennomføre elektronisk opplæringsmoduler. Denne opplæringen er etter vår vurdering styrt på en god måte.

Et system for individuell saksoppfølging for den enkelte kontaktperson er også et viktig tiltak for å sikre at undersøkelsene blir forsvarlig gjennomført. Statsforvalteren vurderer at tjenestens veiledningssystem ikke ivaretar dette tilstrekkelig. Det er opplyst at oppsatte veiledningstimer ikke benyttes regelmessig av alle kontaktpersonene. Videre er det opplyst at veiledningstimer som blir avlyst enten av veileder eller av kontaktperson ikke blir erstattet. Dette er etter vår vurdering et system som er for sårbart. 

• Risikovurderinger

Barneverntjenesten har ikke gjennomført risikovurderinger i tjenesten de siste årene. Dette er en viktig del av styringen av en tjeneste og burde etter vår vurdering vært gjennomført.

• Brukerinvolvering

Det er vår vurdering at barneverntjenesten har et høyt fokus på brukerinvolvering i den løpende saksbehandlingen. Det er tydelig formidlet at det er viktig å innhente barn og foreldres meninger i en konkret sak. Det er imidlertid ikke utført brukerundersøkelser de siste årene. Det er vår vurdering at kommunen dermed ikke har et system for å skaffe seg informasjon fra brukerne til tjenesteutvikling og forbedring.

Barneverntjenestens arbeid med undersøkelser

Barneverntjenestens oppstart og planlegging av undersøkelsen

Statsforvalteren vurderer etter gjennomgang av styringsdokumentasjon, saksmapper og intervju at tjenesten har tilstrekkelige rutiner og maler for gjennomføring av undersøkelser. Rutiner og maler er kjent og tilgjengelig. Rutine for mottak og gjennomgang av meldinger og rutine for arbeid med undersøkelser er etter vår vurdering grundig og inneholder faglige og juridiske krav til arbeidet.

Intervju og gjennomgang av saker viser at det gjøres en vurdering av om meldingen er akutt løpende og i meldingsavklaringsmøte. Kjennskap til familien fra før og vurdering av involvering av søsken blir også i hovedsak gjort på dette tidspunktet. Meldinger blir drøftet i teamet før konklusjon om videre undersøkelser eller henleggelse. Vi finner dokumentasjon på meldingsavklaringer i alle de gjennomgåtte sakene. Det er Statsforvalterens vurdering at meldingsavklaringene er forsvarlige og gjøres i henhold til gjeldende regelverk.

• Undersøkelsesplaner

En plan for undersøkelsesarbeidet er ikke et lovkrav, men undersøkelser skal gjennomføres systematisk og det skal være fremdrift i arbeidet. Barneverntjenesten har også ansvar for å skape forutsigbare rammer for de involverte i undersøkelsen. Undersøkelsesplaner er med på å sikre fremdrift i undersøkelsene og gir forutsigbarhet for den undersøkelsen gjelder. Statsforvalteren anser undersøkelsesplaner for å være et hensiktsmessig arbeidsredskap for å sikre systematiske undersøkelser.

Det er inntatt i tjenestens rutiner at det skal benyttes undersøkelsesplaner. Ifølge intervju er det ulik praksis i tjenesten for bruk av undersøkelsesplan. I vår saksgjennomgang finner vi undersøkelsesplaner i fleste sakene, men vi finner planer som ikke sammenfaller med undersøkelsens aktiviteter. Det er vår vurdering at mangler i bruken av undersøkelsesplaner kan føre til mangelfull systematikk, fremdrift og forutsigbarhet i undersøkelsesarbeidet.

Barneverntjenestens gjennomføring av undersøkelsen

Statsforvalteren skal her vurdere om barneverntjenesten har foretatt nødvendig og forsvarlig barnevernfaglige og juridiske vurderinger.

Barneverntjenesten skal bruke relevante og nødvendige aktiviteter for å undersøke barnets behov, omsorgssituasjonen og foreldrenes omsorgskompetanse. Hensynet til en forsvarlig saksbehandling tilsier at barneverntjenestens vurderinger fremgår av sakens dokumenter.

I gjennomgang av et utvalg saker vurderer vi at sakene blir undersøkt på en tilstrekkelig måte, slik at barnets behov og omsorgssituasjon blir kartlagt. Det innhentes opplysninger fra relevante instanser rundt barnet og familien, gjennomføres hjemmebesøk, observasjoner og samtaler med barn og foreldre.

Statsforvalteren vurderer at tjenesten har rutiner og praksis for å gi tilpasset informasjon til barn og foreldre og bruker tolk ved behov.

• Barns medvirkning i undersøkelsen

Barns medvirkning er en grunnleggende rettighet og en nødvendig forutsetning for at en barnevernssak blir tilstrekkelig opplyst. Det er derfor viktig at barn får tilpasset informasjon og at det gjennomføres samtaler med barn i alle faser i en barnevernssak. Barns rett til medvirkning innebærer også at barnets meninger skal vurderes opp mot andre forhold og annen informasjon når avgjørelser skal tas. Barn skal også orienteres underveis i arbeidet og få tilstrekkelig informasjon om sin sak. I saker der barns meninger ikke blir vektlagt, skal det gå frem hvorfor barns mening ikke kan vektlegges i saken.

I vår saksgjennomgang ser vi at barnevernstjenesten snakker med barn i alle saker og legger til rette for at samtalene skal gjennomføres på en trygg og god måte. Vi finner også journalnotater fra samtaler med barn i alle relevante saker.

Brukerintervjuene, selv om det er få barn vi har snakket med, viser at barna opplevde gode samtaler med kontaktpersonene. Videre forteller de om at de opplevde å få god informasjon og de formidlet at de tenkte at barnevernet var interessert i det de fortalte. Dette samsvarer med opplysningene vi har fått i intervjuene der kontaktpersonene tydelig har vektlagt viktigheten av å få til gode samtaler med barna.

Dokumentasjon av barnevernfaglige vurderinger, barnets beste vurderinger og vektlegging av barnets stemme er etter vår vurdering områder som alle barneverntjenester kontinuerlig må arbeide med å forbedre og videreutvikle.

Vi vurderer at tjenesten gjengir barnets mening i saksdokumentasjonen. Imidlertid er det vår vurdering at barnets mening ikke blir vektet tilstrekkelig i alle saker. Barn skal ikke nødvendigvis ha den avgjørende meningen i en sak, men det skal fremgå hvordan barneverntjenesten har vektlagt barnets mening. Dette er ikke tydelig dokumentert i alle saker.

Det er vår vurdering at barneverntjenesten må dokumentere hvordan de har vurdert opplysninger og innspill fra barna, opp mot annen informasjon i saken, både underveis og til slutt i arbeidet med undersøkelsen.

Vi vurderer at tjenesten har en forsvarlig barnets beste vurdering i flertallet av sakene.  

• Dokumentasjon av vurderinger i undersøkelsene

Barneverntjenesten har plikt til å dokumentere sentrale og relevante opplysninger om barnet og familien og de vurdereringer som gjøres gjennom arbeidet i en undersøkelse. Intervjuene gir informasjon om at tjenesten har en jevnlig gjennomgang og drøftinger av undersøkelsessakene. Dette gjøres i veiledning, i teammøter og uformelt i diskusjoner med kollegaer. Videre er det opplyst at det er en forventning om at drøftinger og beslutninger skal dokumenteres, men at det ikke alltid gjøres som forutsatt. Statsforvalteren betviler ikke at sakene drøftes og vurderinger gjøres, men vurderer at det er en svikt at dette ikke dokumenteres systematisk.

Vi vurderer samlet, på bakgrunn av informasjon fra intervju og gjennomgang av journal i saksmappene, at dokumentasjon av barnevernfaglige vurderinger underveis i undersøkelsen ikke blir forsvarlig ivaretatt i alle saker. Mangler i dokumentasjon av barnevernfaglige vurderinger underveis i arbeidet, kan etter vår vurdering medføre en risiko for at barneverntjenestens faglige vurderinger ikke blir fulgt opp i undersøkelsesarbeidet av kontaktperson og/ eller ikke videreført til andre ved fravær. Manglende dokumentasjon får også betydning for barnet når vedkommende i etterkant av undersøkelsen skal forstå de beslutningene som er tatt om hans/ hennes omsorgssituasjon.

God dokumentasjon bidrar etter vår vurdering til å sikre kvalitet. Videre at det gjør det mulig for dem det gjelder å etterprøve faglige vurderinger som barneverntjenesten har gjort underveis i undersøkelsen, og de beslutninger som fattes. Mangler i dokumentasjonen kan også medføre vanskeligheter for ledelsens arbeid med å følge med på, og kontrollere om undersøkelser blir forberedt og gjennomført i tråd med lovkrav.

Det er ikke et lovkrav å ha en midtveisevaluering i undersøkelsene, men det er bestemt at dette skal gjennomføres i gjeldende rutine for undersøkelsesarbeidet. Intervjuene gir opplysninger om en ulik praktisering av tjenestens rutine for dette. Et stoppunkt midtveis vil etter vår vurdering bidra til å sikre en gjennomgang, drøfting og vurdering av saken i løpet av undersøkelsen.

Ifølge tjenestens rutine for arbeid med undersøkelser skal undersøkelsesrapporten gjennomgås med familien. I intervju har vi fått opplyst at det er ulike måter å gjennomgå rapporten med familien på. Noen ganger er det gjennomgang i møter med partene, mens andre ganger tas gjennomgangen på telefon.

I vår saksgjennomgang finner vi dokumentert avslutningssamtale med foreldrene i om lag halvparten av sakene, mens det er dokumentert avslutningssamtaler med barna i et fåtall saker.

Statsforvalteren mener at dette underbygger at rutinen ikke alltid blir fulgt og at det heller ikke er tilstrekkelig kontroll med at rutinen etterleves.

Vi vurderer at det er viktig at partene får kunnskap om det faktum barnevernstjenesten legger til grunn for sine vurderinger før saken konkluderes. Dette er også en partsrettighet for de involverte. Det vil videre også være viktig å få informasjon om familiens motivasjon for å ta imot tiltak, slik at man igjen kan vurdere om det eksempelvis er behov for å fremme sak om pålegg av hjelpetiltak i de mer alvorlige sakene.

Gjennomgangen av tjue saker viser at det foreligger undersøkelsesrapport og vedtak i de fleste av sakene. Det mangler undersøkelsesrapport i tre saker og vedtak etter undersøkelsen i en sak. Statsforvalteren vurderer etter saksgjennomgangen at barneverntjenesten har utarbeidet undersøkelsesrapporter hvor fokusområdene fra meldingsgjennomgangen blir svart opp med informasjon fra samtaler, hjemmebesøk og innhentet informasjon. I hovedsak mener vi at rapportene gir en oversiktlig og god fremstilling av undersøkelsen.

Vi vurderer imidlertid at opplysningene som er innhentet fra barnehage, skole, fastlege og andre i mindre grad er benyttet inn i barneverntjenestens vurderinger og konklusjoner. Vi finner gjengivelse av opplysningene i sakene, men vurderer at disse opplysningene ikke systematisk tas inn i barneverntjenestens vurderinger og konklusjoner.

Barneverntjenesten skal alltid vurdere om handlinger og avgjørelser vil være til barnets beste. Barnets mening skal tydelig fremkomme, og barneverntjenesten skal vekte barnets mening.

Det er vår vurdering at det blir skrevet en vurdering av barnets beste i undersøkelsesrapporten og i vedtaket som konkluderer undersøkelsen. Videre vurderer vi at barnets mening er dokumentert i de sakene vi har gjennomgått. Det er etter vår vurdering ikke tilstrekkelig dokumentert en vekting av barnets mening i alle saker.

Tjenestens rutiner beskriver at det skal lages en undersøkelsesrapport i alle undersøkelsessaker og det er opplyst at denne skal være ferdigstilt innen frist. Imidlertid blir det opplyst at dette ikke alltid blir gjort. Statsforvalteren vurderer at tjenesten må sikre at sluttrapporten er ferdig når undersøkelsen avsluttes. Dette vil sikre en faglig forankring av avslutningsvedtaket i undersøkelsen. Undersøkelsesrapportene skal oppsummere informasjonen som har betydning for konklusjonen i saken, og er etter vår vurdering en nødvendig gjennomgang for tjenesten for å gjøre forsvarlige vurderinger og konklusjoner.

Samlet sett er det Statsforvalterens vurdering at til tross for at vi vurderer flertallet av de gjennomgåtte undersøkelsessakene som forsvarlig konkludert sett opp mot bekymringsmeldingen, så er det mangler i styringen som utgjør en for stor risiko for variasjon i det faglige arbeidet.

5. Statsforvalterens konklusjon

Her presenterer vi konklusjonen av vår undersøkelse, basert på vurderingene i kapittel 4.

Klepp kommune sikrer ikke gjennom sin styring, en forsvarlig planlegging, gjennomføring og avslutning av alle undersøkelser.

Mangler i styringen innebærer en risiko for at ikke alle undersøkelser blir forsvarlig behandlet.

Dette er brudd på barnevernloven §§ 4-3, 1-4, 6-1 og god forvaltningsskikk, samt barnevernloven § 2-1, 2. ledd om internkontroll.

6. Oppfølging av påpekte lovbrudd

I dette kapittelet redegjør vi for hva vi forventer at virksomheten skal gjøre i prosessen med å rette påpekte lovbrudd.

Statsforvalteren ber Klepp kommune om å:

Legge frem en plan for hvordan lovbruddet vil bli rettet. Planen må inneholde følgende:

• Tiltak som skal iverksettes for å rette lovbruddet.
• Hvordan ledelsen vil følge med på, og kontrollere at tiltak blir iverksatt.
• Hvordan ledelsen vil gjennomgå om iverksatte tiltak fører til forventet endring.
• Når kommunen forventer at lovbruddet skal være rettet og frister som er satt for å sikre fremdrift.

Vi ber om å få en tilbakemelding på det etterspurte innen 01.12.2021.

Endelig rapport oversendes Statens helsetilsyn for publisering på www.helsetilsynet.no.

Med hilsen

Marit Bergelan
Ass. avdelingsdirektør

Trine Hove Bjørnsen
seniorrådgiver/ revisjonsleder

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok.

Varsel om tilsynet ble sendt 30.06.2021.

Tilsynsbesøket ble gjennomført ved barneverntjenesten i Klepp kommune og innledet med et informasjonsmøte den 06.10.2021. Oppsummerende møte med gjennomgang av funn ble avholdt den 18.10.2021.

Etterspurt dokumentasjon var tilsendt og ble gjennomgått på forhånd. Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

• Brev fra kommunen med dokument oversikt
• Ansatte i barneverntjenesten
• Organisering – tjenesteområdet Barn og Unge og Barneverntjenesten
• Delegasjon
• Informasjon om grunnlagsdokument og verdier
• Oversikt – arbeidsoppgaver knyttet til det enkelte team
• Beslutningsprosess
• Prioritering av saker
• Kompetanseplan 2021-2022
• Opplæringsplan – E-læring
• Oversikt – gjennomførte E-læringskurs
• Introduksjon og opplæringsplan for nyansatte
• Tilstandsrapport 2021
• Myndighetskart
• Oppfølging av myndighetskrav
• Rutine for mottak og gjennomgang av meldinger
• Skjema for gjennomgang og konklusjon av melding (Tatt i bruk august 2021)
• Rutine for arbeid i undersøkelsessaker
• Mal for undersøkelsesrapport
• Brev for innhenting av opplysninger – Bhg, helsestasjon, fastlege, PPT og skole
• Rutiner i saker som omhandler vold mot omsorgspersoner
• Rutiner i saker som omhandler vold mot barn
• Rutine for bruk av politibistand
• Rutiner ved bruk av sakkyndig
• Rutiner i forbindelse med sykdom på kontoret
• Oppgaver kontaktperson – barnehage
• Oversikt – Møtestruktur og rapporteringsrutiner Oppvekst Klepp kommune
• Referat fra møter i ledergruppa – september måned
• Skjema for gjennomgang av myndighetskrav - 2021

Statsforvalteren gjennomgikk 20 saksmapper fra de siste avsluttende undersøkelsene regnet fra varsel for tilsyn. Det fremgikk av saksmappene om det hadde vært meldinger og/eller undersøkelser tidligere. Vi gjennomgikk saksmappene hos Statsforvalteren i forkant av tilsynsbesøket i tjenesten.

I dette tilsynet har vi gjennomført samtaler med to barn og to foreldre som har hatt undersøkelse fra barneverntjenesten i Klepp siste året. Tilsynet valgte navn fra en liste med 10 barn og 10 foreldre.

Statsforvalteren sendte ut brev med informasjon om hensikten med samtalen i forkant og tok deretter telefonisk kontakt for å avtale tid for samtale.

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.

Ikke publisert her

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten:

• Seniorrådgiver, Anne Helen Meling Madland, revisor
• Seniorrådgiver, Unni Reianes, revisor
• Seniorrådgiver, Trine Hove Bjørnsen, revisjonsleder

---

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattende tilsynet

2020–2021 Undersøkelser i barnevernet

Søk etter tilsynsrapporter

Søk