Rapport etter tilsyn med barneverntjenesten i Gjesdal sin oppfølging av barn i fosterhjem 2022

Statsforvalteren gjennomførte tilsyn med barneverntjenesten i Gjesdal kommune fra 17.10.2022 til 19.10.2022. Oppsummeringsmøtet ble gjennomført 27.10.2022.

Vi undersøkte om kommunen sørger for at oppfølging av barn i fosterhjem blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav slik at barna får trygge og gode tjenester.

Tilsynet ble gjennomført som del av et landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Statsforvalterens konklusjon

Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet. Tilsynet er derfor avsluttet.

1.    Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

Statsforvalteren har undersøkt og vurdert om kommunen sikrer at barneverntjenestens arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem er forsvarlig. Tilsynet med forsvarlig oppfølging av barn i fosterhjem innebærer en undersøkelse og vurdering av om:

• Barneverntjenesten tilrettelegger for og gir barnet mulighet til å medvirke i oppfølgingen, og medvirkningen er dokumentert
• Barneverntjenesten planlegger oppfølgingen av barnet
• Barneverntjenesten tilegner seg tilstrekkelig informasjon om barnets utvikling, omsorgssituasjon og behov for endringer eller ytterligere tiltak
• Barneverntjenestens oppfølging av fosterhjemmet er helhetlig og tilpasset den enkelte fosterfamilie
• Barneverntjenesten besøker fosterhjemmet så ofte som nødvendig for å gi barnet forsvarlig oppfølging
• Barneverntjenesten gjør en forsvarlig vurdering av barnets utvikling og omsorgssituasjon og konkluderer på om det er behov for endringer eller ytterligere tiltak
• Barneverntjenesten iverksetter nødvendige beslutninger om behov for endringer eller ytterligere tiltak
• Kommunen sikrer systematisk og tilpasset internkontroll i oppfølgingsarbeidet

Statsforvalterens tilsyn er gjennomført som systemrevisjon. Det innebærer at Statsforvalteren har ført tilsyn med om kommunen utfører, styrer og leder arbeidet slik at de oppfyller aktuelle lov- og forskriftskrav. Statsforvalteren skal ikke overprøve enkeltsaker, men se på om tjenesten systematisk følger opp barn i fosterhjem i tråd med regelverket.

Kravene i tilsynet er utformet som overordnede krav knyttet til arbeidsprosesser i barneverntjenesten og gjenspeiler det viktigste som må skje hos tjenesten for at oppfølgingen av barnet skal bli av god og forsvarlig kvalitet.

Det er omsorgskommunens (jf. barnevernloven § 8-4 tredje ledd og Forskrift om fosterhjem § 1 annet ledd) ansvar for oppfølging og kontroll av hvert enkelt barns situasjon i fosterhjem som har vært gjenstand for dette tilsynet. Tilsynet har omfattet barneverntjenestens oppfølging av barn som bor i kommunale fosterhjem der det er snakk om omsorgsovertakelse og plasseringen har skjedd ved tvang jf. barnevernloven (bvl.) § 4-12 og 4-8 annet og tredje ledd. Med dette forstås hjem i barnets familie eller nære nettverk eller et fosterhjem som er rekruttert på generelt grunnlag.

Barneverntjenestens ansvar for å følge opp biologiske foreldre har ikke vært en del av dette tilsynet. Barn og fosterforeldres meninger om og erfaringer med barneverntjenestens arbeid med oppfølging, er viktig informasjon for å vurdere både kvaliteten på tjenestene og kommunens praksis når det gjelder brukermedvirkning. Et utvalg fosterforeldre og barn som bor eller nylig har bodd i fosterhjem har derfor blitt intervjuet i dette tilsynet.

2.    Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunal barneverntjeneste, etter barnevernloven § 2-3 b.

Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Vi gir derfor her en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

Overordnede rettslige prinsipper

Det sentrale lovgrunnlaget for tilsynet med kommunenes barneverntjenester i 2022 er Lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 (bvl.) med tilhørende forskrifter.

Sammen med Norges menneskerettslige forpliktelser oppstiller barnevernloven noen helt grunnleggende prinsipper som er førende for barnevernsområdet generelt og derfor også for barneverntjenestens arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem. Også forvaltningsloven (fvl.) inneholder regler som blir førende for dette tilsynet på et grunnleggende og overordnet nivå.

• Barns rett til omsorg og beskyttelse kan utledes av både Grunnloven (Grl.) § 104 og FNs barnekonvensjon (Barnekonvensjonen) artikkel 3 og Barns behov for omsorg og beskyttelse er også understreket av Den europeiske menneskerettsdomstol i mange saker, og er anerkjent som et legitimt inngrepsformål ved inngrep i retten til familieliv etter den europeiske menneskerettskonvensjon (EMK) artikkel 8. Hvis myndighetene overtar omsorgen for et barn, påligger det dem likevel en positiv plikt til å sette inn tiltak for å tilrettelegge for gjenforening mellom barn og foreldre så snart det med rimelighet lar seg gjøre jf. Grl. § 102 og EMK art. 8 nr. 2.

• Prinsippet om barnets beste er barnevernområdets mest sentrale hensyn. Prinsippet fremgår av Barnekonvensjonen artikkel 3 og Grunnloven § 104 og skal være et grunnleggende hensyn ved alle handlinger og avgjørelser som berører I barnevernloven er prinsippet nedfelt i § 4-1 som sier at det skal legges avgjørende vekt på å finne tiltak til som er til det beste for barnet. Bestemmelsen slår også fast at det i vurderingen skal legges vekt på å gi barnet stabil og god voksenkontakt og kontinuitet i omsorgen. Prinsippet om barnets beste utgjør en selvstendig rettighet for hvert barn, men det skal også vektlegges når andre lovbestemmelser skal fortolkes og virke som en retningslinje for saksbehandlingen i saker som berører barn. Barnets mening er et helt sentralt moment i vurderingen av barnets beste.

• Barnets rett til medvirkning er et særlig viktig krav som har vært undersøkt i dette Barnets rett til å bli hørt følger av både Grunnloven § 104 og FNs Barnekonvensjon art. 12. I barnevernloven er prinsippet nedfelt i § 1-6 om retten til medvirkning. Bestemmelsen gir barnet en ubetinget og selvstendig rett til å medvirke, men ingen plikt. Retten gjelder i hele beslutningsprosessen og i alle forhold som berører barnet, ikke bare når det skal tas rettslige eller administrative avgjørelser. Barnets synspunkter skal i samsvar med barnets alder og modenhet, alltid tas med i vurderinger og bidra til at avgjørelser som fattes er til barnets beste. Forskrift om medvirkning og tillitsperson gjelder for alle deler av barnevernets arbeid og utdyper hvordan barneverntjenesten skal sikre barnets medvirkning.

• Forsvarlighetskravet i barnevernloven § 1-4 innebærer at tjenestene må holde tilfredsstillende kvalitet, ytes i tide og i et tilstrekkelig omfang. Barnevernlovens regel om forsvarlighet har et helhetlig utgangspunkt. Innholdet i kravet må tolkes i sammenheng med de øvrige bestemmelsene i barnevernloven, der særlig barnevernlovens formålsbestemmelse, prinsippet om barnets beste og barnets rett til å medvirke er viktige tolkningsfaktorer.

• Dokumentasjon. Som en følge av forsvarlighetskravet i § 1-4, god forvaltningsskikk og plikten til internkontroll har barneverntjenesten plikt til å dokumentere både barnevernfaglige vurderinger og de faktiske forhold som ligger til grunn for de beslutninger og vedtak som fattes. Barneverntjenesten har en generell plikt til å dokumentere barnets medvirkning i saksbehandlingen jf. Forskrift om medvirkning og tillitsperson § 7.

Barneverntjenestens plikt til å følge opp barn i fosterhjem

Barnevernstjenestens plikt til å følge opp barn og foreldre etter vedtak om omsorgsovertakelse er overordnet regulert i barnevernloven § 4-16. Barneverntjenesten har etter § 4-16 et løpende og helhetlig ansvar for oppfølgingen for barnet, herunder å følge barnets utvikling og vurdere om det er nødvendig med endringer eller ytterligere tiltak for barnet slik at barnet får best mulig omsorg. En del av ansvaret innebærer også arbeidet med gjenforening, samt å legge til rette for samvær med søsken der hensyn til barnet ikke taler mot det. At barneverntjenesten har et løpende og helhetlig ansvar for oppfølgingen av barnet, innebærer at tjenesten på en systematisk og regelmessig måte må vurdere barnets behov. Det handler om å planlegge oppfølgingen, innhente informasjon og følge opp fosterhjemmet, vurdere, konkludere og iverksette beslutninger slik at barnet får den omsorgen og hjelpen det har behov for.

Gjennomgående skal barnet medvirke og arbeidsprosessene understøttes av en systematisk internkontroll. 

Forskrift om fosterhjem § 7 gir en nærmere utdyping av hva som ligger i barneverntjenestens plikt til kontroll og oppfølging av det enkelte barns situasjon i fosterhjemmet.

Barnevernstjenestens oppfølging av fosterhjemmet skal være helhetlig og tilpasset den enkelte fosterfamilie jf. Forskrift om fosterhjem § 7 annet ledd. Oppfølgingsansvaret inkluderer nødvendig råd, veiledning og støtte til fosterforeldrene og gjelder så lenge barnet er i fosterhjemmet. Fosterforeldrenes egne biologiske barn er også en del av fosterfamilien og må inkluderes i barneverntjenestens oppfølging av hvilke behov fosterhjemmet har.

Barneverntjenesten skal besøke fosterhjemmet så ofte som nødvendig, men minst fire ganger i året jf. fosterhjemsforskriften § 7 tredje ledd. For barn som har vært plassert i fosterhjemmet i mer enn to år, kan barneverntjenesten vedta at antall besøk skal reduseres til minimum to ganger i året.

Den delen av fosterhjemsarbeidet som handler om veiledning, oppfølging og kontroll av det enkelte barns situasjon i fosterhjemmet, er kanskje den delen av fosterhjemsarbeidet som er aller viktigst for å få fosterhjemsplasseringen til å fungere etter sitt formål. Ansvaret for kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet innebærer et ansvar for å foreta en jevnlig kontroll med at barnet får den omsorg det trenger og at fosterhjemsplasseringen ellers fungerer etter sitt formål. Det vil hele tiden være barneverntjenesten som har ansvaret for å vurdere hva som er nødvendig og forsvarlig oppfølging av det enkelte barn, om vilkårene for omsorgsovertakelse fortsatt er til stede og om det konkrete fosterhjemmet er et egnet tiltak for barnet. Barneverntjenesten vil også ha et ansvar for å foreta endringer i barnets omsorgssituasjon som viser seg å være nødvendige.

Barn som er under barnevernets omsorg, vil ofte ha særlige behov som må imøtekommes gjennom systematisk innsats. Å utarbeide planer er en skriftliggjøring av en systematisk arbeidsform.

Barneverntjenesten har ansvar for å utarbeide ulike planer som for eksempel omsorgsplan (bvl.        § 4-15 tredje ledd, fosterhjemsavtale (Forskrift om fosterhjem § 6), samværsavtaler/samværsplaner (bvl. § 4-19) og individuell plan for barn som har behov for langvarige og koordinerte tiltak eller tjenester (bvl. § 3-2 a).

Ved all oppfølging og utarbeidelse av planverk er det viktig at barneverntjenesten involverer og samarbeider både med barn og foreldre, jf. bvl. § 1-6 og § 1-7 på en systematisk måte.

Internkontroll

Det er nær sammenheng mellom styring av tjenesten og at tjenestene er forsvarlige.

Kommuneloven § 25-1 jf. bvl. § 2-1 regulerer de krav som stilles til kommunene når det gjelder internkontroll. Internkontrollen skal være systematisk, og at den må ha et omfang og innhold som er tilpasset barnevernstjenestens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold. Det er kommunedirektøren i kommunen som er ansvarlig for internkontrollen. Bestemmelsens tredje ledd bokstav a til e stiller videre krav til innholdet i internkontrollen. Kommunen skal skaffe seg oversikt over, og følge med på, områder hvor det er fare for svikt i tjenesteenhetene eller at tjenestene ikke følger lov- og forskriftskravene. Hvilke styringsaktiviteter som er nødvendige for å få oversikt vil variere avhengig av blant annet organisering og størrelse på tjenestene.

God internkontroll kan bidra til at oppfølgingen av barn og fosterhjem foregår på en forsvarlig og kvalitativt god måte. Noen sentrale forutsetninger er imidlertid at den er risikobasert, tilstrekkelig formalisert og innbefatter ulike kontroll- og forbedringstiltak.

På barnevernsområdet må kravene til internkontroll ses i sammenheng med såkalte pliktbestemmelser i barnevernloven som har betydning for hvordan tjenesten skal sikre forsvarlige tjenester. I henhold til bvl. § 2-1 syvende ledd skal kommunen sørge for at de ansatte i barneverntjenesten får nødvendig opplæring og veiledning. Ansvaret omfatter innebærer blant at ansatte må følges opp og få nødvendig støtte i arbeidet.

3.    Beskrivelse av faktagrunnlaget

Her gjøres det rede for hvordan virksomhetens aktuelle tjenester fungerer, inkludert virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for tjenestemottakerne blir overholdt.

Rapporten er bygget opp ved at vi først gir en kort beskrivelse av kommunen og barneverntjenestens organisering. Vi vil deretter gjennomgå faktagrunnlaget som er innhentet gjennom styrende dokumentasjon, kommunens egenvurdering, intervju i tjenesten og av brukere, samt gjennomgang av saksmapper. Overskriftene i faktagrunnlaget følger kravene i tilsynet, som beskriver hva som må være til stede i barneverntjenestens arbeidsprosesser for at oppfølgingen av barn i fosterhjem skal være forsvarlig.

Kommunen og barneverntjenestens organisering

Gjesdal kommune har ifølge egen hjemmeside om lag 12 000 innbyggere, av disse er ca. 35 % under 18 år. Kommunemonitor for barnevern viser at kommunen har 5 fagstillinger i barneverntjenesten pr. 1000 barn fra 0 – 17 år. Fylkessnittet er 4,5 stillinger.

Barneverntjenesten er organisert under kommunalområdet Oppvekst som ledes av kommunalsjef. Barneverntjenesten i Gjesdal suppleres med to spesialiserte tjenester der Sandnes kommune er vertskommune. Dette gjelder bruk av veiledere og miljøterapeuter fra tiltaksavdelingen til Sandnes barneverntjeneste tilsvarende en stillingsressurs på to stillinger. Videre er Gjesdal barneverntjeneste en del av en interkommunal barnevernvakt som sikrer heldøgns beredskap.

Barneverntjenesten har ifølge egen tilstandsrapport, 14,8 faste og 1,3 midlertidige stillingshjemler. Det fremgår av halvtårsrapportering til Bufdir fra 1. halvår 2022 at 13 av disse stillingene er fagstillinger knyttet til saksbehandling.

Halvtårsrapportering til Bufdir for 1. halvår 2022 viser at barneverntjenesten har gjennomført alle lovpålagte oppfølgingsbesøk og tilsynsbesøk i fosterhjemmene.

Arbeidet med oppfølging av barn i fosterhjem er lagt til oppfølgingssteamet i tjenesten, som består av syv stillinger inkludert teamleder. Dette teamet har ansvar for oppfølging av både hjelpetiltak og omsorgstiltak.

Figur: Overordnede krav knyttet til arbeidsprosesser i barneverntjenesten. Kravene er rettet inn mot det viktigste som må skje hos tjenesten for at oppfølgningen av barnet skal bli av god og forsvarlig kvalitet.

På flytskjemaet:

• Planlegge oppfølging av barnet 3. leddbvl § 4-15, 3. ledd
• Iverksette beslutninger knyttet til barnet jf. bvl. § 4-16, 2. setning
• Barnet medvirker jf. bvl. § 1-6 og Forskrift om medvirkning
• Informasjonsinnhenting om barnet jf. bvl. § 4-16, Fosterhjem- forskriften § 7
• Oppfølging av fosterhjem, inkl. besøk Jf. Fosterhjems- forskriften § 7
• Vurdere og konkludere på barnets situasjon og behov jf. bvl. § 4-16, 2. setning
• Systematisk internkontroll jf. Kommuneloven § 25-1

Barneverntjenesten tilrettelegger for og gir barnet mulighet til å medvirke i oppfølgingen, og medvirkningen er dokumentert

I intervju formidles det at barns medvirkning har høyt fokus i tjenesten. Barneverntjenesten og de ansatte er opptatt av å lykkes med dette og å tilrettelegge for god kontakt med barna. Det er regelmessige drøftinger av barns medvirkning både i teammøter og i individuell veiledning. Kontaktpersonene samarbeider med fosterforeldrene for å finne gode måter å komme i kontakt med barna på. Det fremkommer at de bruker aktiviteter for å komme i kontakt og bygge relasjon og at de snakker med barna alene når barnet er trygt på det. Saksbehandlerne tilrettelegger for tidspunkt for oppfølgingsbesøk og samtaler som passer for barna. De er opptatt av å passe på å gi nok informasjon om forhold i saken slik at barna kan medvirke, eksempelvis knyttet til samvær. De følger opp temaer fra tidligere besøk for å sikre kontinuitet.

Det fremkommer i intervju at saksbehandlerne dokumenterer samtaler med barnet i referat etter oppfølgingsbesøk og i journalnotat. De formidler at de er tilgjengelige for barnet når barnet ønsker det også utover oppfølgingsbesøkene. Det formidles at barna får tilbakemelding på problemstillinger de tar opp. Hvordan det svares ut er forskjellig og tilpasses barnet.

Gjennomgangen av 10 saksmapper viser at barna er snakket med i oppfølgingsbesøk og dette er dokumentert i referat. Vi leste saksmapper som viser at kontaktperson har lagt inn en betydelig innsats for å etablere kontakt med fosterbarnet. Vi fant også eksempel på sak der kontaktperson har hensyntatt barnets behov for å ikke snakke med kontaktpersonen. Det er synlig i flere saksmapper at saksbehandler har samarbeidet med fosterforeldrene for å få til gode samtaler i fosterhjemmet. Tilsynet finner også dokumentasjon på at barna er involvert i spørsmål som omhandler dem, eksempelvis samvær med foreldre og søskensamvær. Vi finner at barna er involvert i hvordan man skal få til gode samvær og vi ser eksempler på saker der barnas ønske om å redusere kontakt med foreldre er fulgt opp.

Saksmappene viser at barnets medvirkning er løpende dokumentert i referat etter oppfølgingsbesøk og i journalnotat.

Informasjon gitt av fosterforeldrene viser at deres oppfatning er at barneverntjenesten snakker med barna og involverer dem i forhold som har betydning for dem.

Barneverntjenesten planlegger oppfølgingen av barnet

I intervju gis det informasjon om at oppfølgingsbesøk planlegges, som regel for ett år om gangen. Noen besøk blir planlagt i samarbeid med fosterforeldre fra gang til gang. Fosterhjemmene får informasjon om tidspunkt for besøkene enten via brev eller e-post i god tid i forkant. Videre fremkommer det i intervju at det er meldt behov for at det utarbeides en mal for årshjul som skal benyttes i oppfølgingsarbeidet.

Arbeid med å utarbeide og implementere dette er påbegynt.

Når det gjelder bruk av planer i oppfølgingsarbeidet opplyses det at det er omsorgsplan i sakene. Det er ikke utarbeidet en mal for arbeidsplan i tjenesten. I saker hvor det er iverksatt veiledningstiltak gjennom tiltaksavdelingen i Sandnes benyttes tiltaksplaner.

For å planlegge det neste oppfølgingsbesøket opplyser de ansatte at de leser gjennom referat fra forrige besøk, går gjennom journal og leser rapport fra tilsynsfører for å ha god oversikt over hva som har skjedd siden sist. I oppfølgingsbesøket gjennomgår de fastsatte punkter i malen. Behov for tiltak/ forsterkninger, eller forhold til videre oppfølging skal dokumenteres, drøftes og følges opp i etterkant av hvert oppfølgingsbesøk.

Ifølge mal for referat etter oppfølgingsbesøkene skal punktet «til neste gang/ skal noe sjekkes opp» dokumenteres. Vi finner det dokumentert at oppfølgingspunkter nedskrives i referat og følges opp i saksmappene.

Fosterhjemsavtalen skal gjennomgås årlig. Malen for referat etter oppfølgingsbesøk har et punkt der det skal krysses av for at dette er gjort.

Samværsplaner benyttes og utarbeides i samarbeid med de involverte. Det blir utarbeidet halvårlige planer for samvær. Vi finner samværplaner ved gjennomgang av saksmappene.

Videre finner vi at det foreligger omsorgsplaner i alle saker, og det foreligger individuell opplæringsplan (IOP) i saker hvor dette er aktuelt.

Vi finner ikke en dokumentert systematisk gjennomgang av forsterkninger og fosterhjemsavtale i alle saker.

Fosterforeldre formidler at de blir kontaktet av barneverntjenesten og har dialog om tidspunkt for oppfølgingsbesøk. Det er kjent hva som skal være tema på oppfølgingsbesøkene, noen formidler at de er kontaktet om tema pr telefon i forkant av besøkene. Samværsplaner brukes og utarbeides i samarbeid.

Barneverntjenesten tilegner seg tilstrekkelig informasjon om barnets utvikling, omsorgssituasjon og behov for endringer eller ytterligere tiltak

Det formidles i intervju at det først og fremst innhentes informasjon fra fosterforeldre og barn i oppfølgingsbesøk og i annen løpende kontakt. Kontaktpersonene deltar i ansvarsgrupper eller samarbeidsmøter der det er aktuelt og det mottas informasjon fra øvrige deltakere (skole, BUP, PPT, andre). Ifølge informasjon fra intervju blir det ikke systematisk innhentet informasjon fra eksempelvis skole i andre saker der det ikke er ansvarsgruppe. Man får informasjon gjennom kontakt med barnet selv, fosterforeldre, foreldre og gjennom rapporter fra tilsynsførerne. I mer komplekse saker koordinerer barneverntjenesten samarbeid rundt barnet og vil motta informasjon gjennom dette arbeidet.

Ledelsen opplyser at de følger med på saksbehandlers informasjonsinnhenting gjennom veiledning og drøftinger, og etterspør og samarbeider med kontaktpersonene om de har tilstrekkelig informasjon i sakene. Videre opplyses det at teamleder leser saksdokumentasjon i forkant av veiledning og når kontaktperson ber om dette. Slik kan en følge med på at sakene er tilstrekkelig opplyste.

I mappegjennomgang finner vi at oppfølgingsbesøkene blir gjennomført og informasjon innhentes der. Det er utarbeidet mal for referat fra oppfølgingsbesøk som omhandler viktige informasjonsmomenter. Malen er brukt i alle de 10 gjennomgåtte saker. Vi finner det dokumentert at barneverntjenesten deltar på ansvarsgruppemøter der det er aktuelt, og det foreligger referat fra ansvarsgruppemøter og andre samarbeidsmøter. Saksmappene inneholder tilsynsførerrapporter, rapporter fra tilsyn ved samvær, rapporter fra BUP og informasjon fra andre aktuelle. Vi finner at barneverntjenesten eksempelvis har direkte kontakt med BUP i saker hvor fosterbarnet er i behandling. Videre viser mappene at barneverntjenesten løpende innhenter dokumentasjon i saker hvor det er pågående nemnds- og rettsprosesser i forhold til regulering av samvær og tilbakeføringskrav.

Vi finner ikke at det gjøres en systematisk innhenting av informasjon, eksempelvis fra barnehage og skole i alle saker.

Saksmappene viser også at barneverntjenesten har et utstrakt samarbeid med foreldre når saken krever dette.

Det er løpende dokumentasjon i journal i alle de gjennomgåtte sakene.

Barneverntjenestens oppfølging av fosterhjemmet er helhetlig og tilpasset den enkelte fosterfamilie og tjenesten besøker fosterhjemmet så ofte som nødvendig for å gi barnet forsvarlig oppfølging

Barneverntjenesten benytter mal for oppfølgingsbesøk som viser til hovedregelen om at det skal være minimum fire oppfølgingsbesøk i fosterhjemmet dersom ikke annet er vedtatt.

Drøfting og vurdering av om en skal redusere antall oppfølgingsbesøk tas i teammøter og besluttes av teamleder og barnevernleder.

Det formidles at i flere saker er det nødvendig med mer enn fire besøk i fosterhjemmet, eksempelvis for å etablere god kontakt mellom fosterbarnet og kontaktpersonen.

De ansatte formidler at det iverksettes veiledning og annen oppfølging ved behov. Behov kan avdekkes i møter, fosterhjemsbesøk, etter mottatt informasjon fra andre eller fra fosterbarnet. Fosterforeldre etterspør også dersom det oppstår behov. Er det behov som haster så ordner de det. Tjenesten formidler at de er tilgjengelige og svarer raskt ut henvendelser som kommer opp. De snakker med fostersøsken dersom det er aktuelt og ønsket og der det er aktuelt kan fostersøsken delta på kurs om det å være fostersøsken. De snakker med fostersøsken dersom det er aktuelt og ønsket og der det er aktuelt kan fostersøsken delta på kurs om det å være fostersøsken. Informasjon fra oppfølgingsbesøkene blir dokumentert i referat og mal for dette benyttes. De ansatte sier at de er tilgjengelige for fosterbarn og fosterforeldre også utover vanlig arbeidstid. Fosterforeldre og fosterbarn er også informert om barnevernsvakten som kan kontaktes utover vanlig arbeidstid.

Intervjuene av fosterforeldre viser at de opplever at barneverntjenesten er tilgjengelig ved behov og at de raskt får tilbakemeldinger dersom de har bedt om dette.

Ledelsen følger med på oppfølgingen av fosterbarna og fosterhjemmene gjennom veiledning og i drøftinger i teamet. Teamleder leser seg opp på saken før veiledning og er godt kjent med utfordringer og behov i den enkelte fosterhjemsplassering.

I gjennomgang av saksmapper ser vi at det er iverksatt tilpassede tiltak ut fra behovene i sakene. Vi finner drøftinger om reduksjon i oppfølgingsbesøk etter forespørsel fra fosterforeldre. Tjenesten vurderte forespørselen og konkluderte med at det var nødvendig med fortsatt minimum fire besøk i fosterhjemmet. Vi finner saker der det er hyppige oppfølgingsbesøk når barneverntjenesten vurderer at det er behov for det. Vi finner videre at referat fra oppfølgingsbesøk foreligger i alle saker.

Vi ser at fostersøsken får tilbud om samtale ved besøk og noen er tilbudt aktuelt kurs i regi av Bufetat. I andre saker har vi sett at fostersøsken eksempelvis deltar i aktiviteter sammen med fosterbarnet som avlastningstiltak. Vi finner dokumentasjon fra veiledning til fosterhjemmet.

Det er dokumentert at ettervern og videre tiltak har vært tatt opp i saker der det var aktuelt.

Barneverntjenesten gjør en forsvarlig vurdering av barnets utvikling og omsorgssituasjon og konkluderer på om det er behov for endringer eller ytterligere tiltak

I intervju gis det informasjon om at det er et eget punkt om vurdering i malen for oppfølgingsbesøk. Det skal, etter hvert oppfølgingsbesøk, gjøres en vurdering av om plasseringen fungerer etter målsettingen og om noe skal endres. Malen skal brukes og vurderinger skal dokumenteres i referatet.

Praksis i tjenesten er at kontaktpersonene drøfter problemstillinger og behov i sakene med teamleder og i ukentlig teammøte. Vurderingene som gjøres og konklusjoner som tas i veiledning eller i teammøter skal dokumenteres i barnets mappe.

Det opplyses videre at det er drøftinger mellom barnevernleder og teamleder dersom tiltak skal besluttes. Hvem av de som har beslutningsmyndighet avhenger av tiltakets omfang og kostnad.

I gjennomgang av saksmapper finner vi ikke en systematisk evaluering og vurdering av barnets utvikling i fosterhjemmet dokumentert i alle saker. Tiltak som blir levert fra Sandnes kommune sin tiltaksavdeling har en tiltaksplan, utarbeidet av barneverntjenesten i Gjesdal, og blir evaluert hver tredje måned. Øvrige tiltak blir vurdert etter oppfølgingsbesøk, men det er ikke et «stoppunkt» der alle forhold ved fosterhjemsoppholdet evalueres systematisk.

Vi finner at drøftinger med teamleder i veiledning og i det ukentlige teammøtet er dokumentert i barnets journal. Referat fra oppfølgingsbesøk, der vurderinger og konklusjoner om barnets omsorgssituasjon i fosterhjemmet og aktiviteter videre i saken fremgår, blir ikke systematisk kvalitetssikret/ signert av teamleder. Praksisen i tjenesten er at det gjøres en individuell vurdering av hvilke kontaktpersoner som har behov for og/eller ønsker at teamleder leser gjennom referatet før utsendelse.

Barneverntjenesten iverksetter nødvendige beslutninger om behov for endringer eller ytterligere tiltak

De ansatte formidler i intervju at saker der det er behov for veiledning så blir dette drøftet med teamleder og i teammøtet. Teamleder har ansvar for kontakten med tiltaksavdelingen i Sandnes og bestiller tiltak.

Dersom det tar tid å få på plass veiledningstiltak så kompenseres dette med at kontaktpersonene er tett på i venteperioden. Det opplyses at de ansatte opplever at tjenesten er «raus» når det gjelder å tilby ulike tiltak til fosterhjemmene.

Ledelsen følger med på om tiltak iverksettes gjennom sin kontakt med de ansvarlige kontaktpersonene. I veiledningen drøftes status i saker. Ledelsen formidler at de følger med på at det er framdrift i sakene.

I gjennomgang av saksmappene finner vi at det er satt inn veiledningstiltak i saker. Veiledningstiltak bestilles raskt og følges opp. Vi finner også at kompenserende tiltak iverksettes ved behov. Journalene i sakene viser at det er jevnlig kontakt mellom kontaktperson og fosterhjem, og at kontaktpersonene følger opp og iverksetter nødvendige tiltak der dette er aktuelt. Vi ser at beslutninger blir kommunisert til fosterforeldrene, og i noen tilfeller også til fosterbarnet.

Kommunen sikrer systematisk og tilpasset internkontroll i oppfølgingsarbeidet

Dokumentasjon av internkontrollen

Det er utarbeidet et årshjul for internkontroll for 2022. Dette inneholder aktiviteter som skal gjennomføres til bestemte tidspunkt. Det er barnevernleder som er ansvarlig for at disse aktivitetene blir gjennomført.

Det foreligger også en plan for revidering av internkontrollarbeidet. Revidering av internkontrollen er ett av tjenestens utviklingsmål som er fastsatt i kommunens masterplan.

Det foreligger organisasjonskart og det er utarbeidet stillingsbeskrivelser for ansatte i barneverntjenesten.

Rapporteringslinjer og møtestruktur i kommunen

Ifølge dokumentasjon og intervju rapporterer barnevernleder i linje til kommunalsjef for Oppvekst. Barnevernleder inngår i lederteamet på kommunalområdet Oppvekst som har møter regelmessig. I disse møtene vil det være et overordna fokus på strategisk ledelse i henhold til mål i Masterplanen, daglig drift, generelle faglige problemstillinger og samordning av tjenester. I høst har det vært et særlig fokus på hvordan kommunen skal klare å identifisere de sårbare barna.

I tillegg har barnevernleder månedlig statussamtale med kommunalsjef. Det ligger en fast innkalling i kalender og møtet varer en times tid. I dette møtet kan en diskutere alt fra enkeltsaker til hvordan barneverntjenesten fungerer på systemnivå. Det opplyses også i intervju at det er tett kontakt mellom barnevernleder og kommunalsjef, og at ekstra møter avtales ved behov.

Det fremlegges tilstandsrapport for barneverntjenesten årlig. I tillegg blir det regelmessig informert om barneverntjenestens utfordringsbilde til Utvalg for levekår.

Risikovurdering

Det er opplyst at vurderinger av risiko for svikt gjøres løpende i barneverntjenestens lederteam. Vurderingene vil være styrende for ledelse og drift av tjenesten. Det er ikke gjennomført en skriftlig risikovurdering på tilsynsområdet etter at kommunene har fått nye oppgaver og utvidet ansvar for fosterhjemsoppfølging. Det er oversendt referat fra planleggingsdag for lederteam i april 2022 som viser drøfting av områder der det er risiko for svikt. Fosterhjemsarbeid ble definert som et risikoområde på bakgrunn av nye rutiner og nasjonale føringer på området.

Møtestruktur i barneverntjenesten

Det foreligger skriftlig møtestruktur for barneverntjenesten. Det er ledermøter i tjenesten hver uke. Tema i disse møtene er ledelse, utvikling og drift. Videre er det møter i de ulike teamene i tjenesten.

Oppfølgingsteam, som har ansvar for oppfølging av barn i fosterhjem, har ukentlige møter. Det er teamleder som har ansvar for møtet. Møtet skal benyttes til drøfting, planlegging og beslutning i forhold til teamets saker, samt være et fora for faglig utvikling. Videre er det fastsatt tid til personalmøter hver

måned, utviklingsmøter med kvalitetsarbeid og LEAN som tema for lederteam og merkantil samt forbedringsmøter for alle ansatte 15 minutt pr uke.

Rutiner, maler og sjekklister

Det er utarbeidet en mal for referat etter oppfølgingsbesøk som tjenesten skal benytte. Utover dette ligger det ulike rutiner for fosterhjemsarbeid i kvalitetssystemet Compilo. Vi får opplyst i intervju at disse rutinene er lite benyttet i oppfølgingsarbeidet i dag. Barneverntjenesten i Gjesdal skal i høst implementere nye rutiner på fosterhjemsområdet. Dette er rutiner som er utarbeidet i læringsnettverket på fosterhjemsområdet, der Gjesdal deltar sammen med kommunene på Sør-Jæren og Dalane. Det er laget en plan for hvordan tjenesten skal arbeide med rutinene høsten 2022 og målet er at arbeidet skal være ferdigstilt innen årsskiftet.

Det opplyses om at kontaktpersonene benytter nasjonale verktøy som eksempelvis «saksbehandlingsrundskrivet», og at det er bestemt i tjenesten at de skal bruke primærkilder som til enhver tid er oppdaterte.

Kompetanse, opplæring, veiledning og erfaringsdeling

Det foreligger en oversikt over de ansattes kompetanse og en kompetanseplan i tjenesten fra 2019.

Barneverntjenesten samarbeider med andre kommuner i fylket om kompetansehevende tiltak på tilsynsområdet gjennom sin deltakelse i læringsnettverket for fosterhjemsarbeid. Alle kontaktpersonene er nå i gang med opplæring i «Omsorgspakken» sammen med barneverntjenestene i Sør-Rogaland.

Kontaktpersonene har avsatt tid til individuell veiledning/ oppfølging fra teamleder. Noen av kontaktpersonene har veiledning en time ukentlig, mens andre har avsatt en time hver 14. dag. Veiledningstimene ligger fast i kalender. Hyppigheten på veiledningstilbudet er tilpasset den enkeltes behov og ønsker.

Kontaktpersonene har tilbud om prosessveiledning med ekstern veileder hver måned.

Det opplyses i intervju at de ansatte er kjent med sitt ansvar i oppfølgingsarbeidet og det formidles at de får opplæring og veiledning som de har behov for. Videre får vi opplyst at kontaktpersonene opplever at både teamleder og barnevernleder er tilgjengelige ved behov, og at det er en «åpen dør» kultur i tjenesten. Teammøtet i oppfølgingsteam er også trukket fram som en viktig arena for faglige drøftinger og erfaringsdeling.

Beslutningsmyndighet

Barnevernleder har ansvar og myndighet som er tillagt i barnevernsloven. Dette fremkommer av barnevernleders stillingsbeskrivelse, denne er under revidering.

Det foreligger delegeringsreglement for Gjesdal kommune, samt at barneverntjenesten har utarbeidet et dokument som viser intern delegering av fullmakt i tjenesten. Det er teamleder for oppfølgingsteamet som er barnevernleders stedfortreder.

Utarbeidet myndighetskart viser hvilken myndighet barnevernleder, teamleder og kontaktpersoner har på ulike områder av tjenesteutøvelsen. Ved fosterhjemsplasseringer er det besluttet at barnevernleder har ansvar for lønnsfastsettelser, mens teamleder skal har ansvar for veiledning og kontroll av tjenestens arbeid i omsorgssakene.

På tilsynsområdet er teamleder delegert ansvar for oppfølgingsteamet og er ansvarlig for tjenestens oppfølging av barn i fosterhjem. Informasjon fra intervju sammenfaller med styrende dokumentasjon.

Ifølge intervju vil vurderinger og beslutninger som gjelder oppfølging av barn i fosterhjem drøftes i oppfølgingsteam eller i veiledning med teamleder. Barnevernleder vil involveres av teamleder før større beslutninger skal tas, eksempelvis dersom det vurderes å sette inn kostbare tiltak i fosterhjemmet.

Oppfølging, kontroll og forbedring av egen praksis

Det fremkommer i kommunens egenvurdering og i intervju at barnevernleder tar jevnlige stikkprøver i sakene, gjerne i forbindelse med rapportering. Vi får opplyst at det ikke foreligger en plan for systematiske stikkprøvekontroller på alle tjenestens oppgaver.

Ifølge intervju foregår ledelsens oppfølging og kontroll av arbeidet med fosterhjemmene i hovedsak gjennom å lese i saker som forberedelse til drøftinger og veiledning og informasjonsdeling i teammøtene. Ledelsen gjennomgår og gir tilbakemelding på skriftlig arbeid etter en individuell vurdering og dersom kontaktpersonene ber om dette. Det formidles at tjenestens ledelse deltar i møter og annet, i saker som er utfordrende og i saker hvor kontaktpersonen ber om støtte.

Det gis opplysninger i intervju at referat fra oppfølgingsbesøk i fosterhjem ikke rutinemessig skal godkjennes av ledelsen.

Avvik

Gjesdal kommune bruker LEAN metodikk for en lærende organisasjon og forbedringskultur. Vi får opplyst at barneverntjenesten bruker metodikken i sitt forbedringsarbeid. Det brukes eksempelvis en digital forbedringstavle hvor forbedringstiltak forslås og arbeides med. Metodikken krever også at de foreslåtte tiltakene skal evalueres.

Informantene formidler at det er søkelys på å melde avvik i tjenesten. Det er et fast tema på hvert personalmøte. Tilsynsmyndigheten har mottatt flere faglige avvik på tilsynsområdet, avvikene er fulgt opp og tiltak iverksatt.

I egenvurderingen fremgår det at «oppdatering av internkontrollarbeid og hva det betyr for hver enkelt i hverdagen» er ett av to utviklingsmål i barneverntjenesten høsten 2022.

***

Intervju med fosterbarn og fosterforeldre

Som nevnt under punkt 1 i rapporten, ble det tatt kontakt med fosterbarn og fosterforeldre som barneverntjenesten i Gjesdal har oppfølgingsansvaret for.

Vi kontaktet et utvalg fosterbarn og fosterforeldre, både gjennom brev og pr. telefon. Vi fikk snakket med to barn og fem voksne og intervjuene ble gjennomført pr. telefon.

Barna vi har intervjuet gir informasjon om at de vet hvem kontaktpersonen sin er og at de snakker med dem. Begge barna hadde bodd i fosterhjemmet sitt over tid. Begge svarte at det ikke var noe barneverntjenesten burde gjort annerledes, og de kom heller ikke på eksempler der de hadde bedt om noe som ikke var blitt fulgt opp.

Fosterforeldre formidler at de blir kontaktet av barneverntjenesten og har dialog om tidspunkt for oppfølgingsbesøk. Det er kjent hva som skal være innholdet i oppfølgingsbesøkene og besøkene oppleves planlagt. Fosterforeldrene vi har intervjuet ga informasjon om at behov for endringer eller hjelp og støtte kan tas opp både i oppfølgingsbesøk og ellers.

Fosterforeldrene formidler at barneverntjenesten kommer på de avtalte besøkene. Noen informanter opplyser om hyppige besøk av kontaktperson, dette for å få god kontakt etablering med fosterbarnet. Ingen har formidlet behov for mer kontakt med barneverntjenesten enn det de har i dag. Noen fosterforeldre formidler at det var oftere kontakt med saksbehandler i starten av plasseringen og dersom noe spesielt står på. Fosterforeldrene formidlet også at dersom de hadde behov ville de oppnå kontakt med saksbehandler. De informerte om at de opplevde at kontaktpersonene var tilgjengelige og at de var raske til å ringe tilbake dersom de ble bedt om det.

Det blir opplyst at samværsplaner brukes og blir utarbeidet i samarbeid med fosterforeldrene.

Alle fosterforeldrene som vi intervjuet, ga gode tilbakemeldinger om hvordan de opplevde samarbeidet med barneverntjenesten i Gjesdal.

Statsforvalteren har tatt informasjon fra samtalene vi hadde med fosterbarna og fosterforeldrene med i våre vurderinger.

***

4.    Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

Barneverntjenesten tilrettelegger for og gir barnet mulighet til å medvirke i oppfølgingen, og medvirkningen er dokumentert

Barns medvirkning er en grunnleggende rettighet og en nødvendig forutsetning for at oppfølgingen skal være god og treffe godt på barnets behov. Det er derfor viktig at barn får tilpasset informasjon og at det gjennomføres samtaler med barnet jevnlig og alene der det lar seg gjøre.

Det er forsvarlig praksis at det i barnets mappe må komme frem om barnet har fått medvirke, hvilken informasjon barnet hat fått, hva som var temaet og hva som var barnets syn. At barneverntjenesten har vurdert barnets syn skal komme frem av dokumentasjonen. Dersom barneverntjenesten fatter beslutninger som går på tvers av det barnet ønsker, bør det begrunnes. Det skal også vise i saken dersom barnet ikke ønsker å si sin mening og eventuell begrunnelse for det.

Intervjuer både med barna, fosterforeldre, de ansatte og ledelsen bekrefter at barneverntjenesten snakker med barna og legger til rette for at samtalene skal gjennomføres på en trygg og god måte. Videre fremkommer det at tjenesten tilrettelegger for og gir barnet mulighet til å medvirke i oppfølgingen og i spørsmål som omhandler dem. Vi finner eksempler i saksmappene som viser at barnets mening er tillagt stor vekt, eksempelvis i forbindelse med regulering av samvær. Statsforvalteren vurderer at barneverntjenesten ivaretar barnets rett til medvirkning i sitt oppfølgingsarbeid.

Videre finner vi at barneverntjenestens kontakt med barna, og hva det er snakket om, er dokumentert i alle sakene som vi har gjennomgått. Malen for oppfølgingsbesøk har imidlertid ikke et eget punkt som omhandler informasjon fra barnet, men barnets informasjon blir skrevet inn i de ulike oppfølgingspunktene. Statsforvalteren vurderer at dokumentasjonen av barnets stemme ville blitt tydeligere dersom en hadde et punkt som oppsummerte samtalen med barnet.

Barneverntjenesten planlegger oppfølgingen av barnet

Barn som er under barnevernets omsorg, vil ofte ha særlige behov som må imøtekommes gjennom systematisk innsats. Å utarbeide planer er en skriftliggjøring av en systematisk arbeidsform. Det sentrale i planarbeid er at det skal legge grunnlaget for et systematisk og planlagt arbeid gjennom å peke på behov og angi hvordan behovene skal følges opp.

Det foreligger en overordnet omsorgsplan i alle gjennomgåtte saker, videre finner vi fosterhjemsavtaler og forsterkningsavtaler. Det benyttes ikke mal for arbeidsplan i sakene.

Det formidles i intervju at oppfølgingsbesøkene planlegges gjennom å utarbeide en årlig plan for besøkene som sendes fosterforeldrene eller de blir avtalt i samarbeid med fosterforeldrene fra gang til gang. Fosterforeldrene vi har snakket med forteller at tidspunkt for besøket er forutsigbart og planlagt i samarbeid med dem. Saksmappene viser at lovpålagte oppfølgingsbesøk er gjennomført i alle saker.

Kontaktpersonene planlegger oppfølgingsbesøk ved å gjennomgå siste referat samt å lese seg opp på saken i journal. Vi ser ved gjennomgang av sakene at aktuelle tema blir fulgt opp.

Vi har fått opplyst i intervju at det er påbegynt et arbeid med å utarbeide årshjul for aktiviteter som skal utføres i oppfølgingen av barn i fosterhjem. Selv om vi vurderer, på bakgrunn av vår informasjonsinnhenting, at planleggingen er forutsigbar og forsvarlig, mener vi at et årshjul vil være med å sikre et mer systematisk oppfølgingsarbeid i tjenesten.

Videre vurderer vi at det vil kunne være en forbedring om tjenesten utarbeider en mal for arbeidsplan som skal benyttes i den enkelte sak. Vi har sett at det benyttes tiltaksplaner i saker hvor tiltak leveres gjennom tiltaksavdelingen i Sandnes. Vi vurderer at det ville være et godt tiltak å etablere bruk av arbeidsplaner der all løpende aktivitet i oppfølgingsarbeidet blir samlet.

Det er vår vurdering at dette er et forbedringsområde. En arbeidsplan i sakene vil kunne imøtekomme dette behovet.

Det er vår vurdering at samvær med foreldre planlegges i samarbeid med de involverte, inkludert barnet. Vi vurderer at det er gode eksempler i sakene på involvering av barna for å få til gode samvær med foreldre. Det er også vår vurdering at barneverntjenesten på en god måte involverer foreldre når samvær skal planlegges.

Det er vår samlede vurdering, på bakgrunn av intervju og gjennomgang av styrende dokumentasjon og saksmapper, at barneverntjenestens planlegging av oppfølgingen av barn i fosterhjem er forsvarlig, men at den kan bli enda bedre og systematisk ved innføring av årshjul og bruk av arbeidsplan.

Barneverntjenesten tilegner seg tilstrekkelig informasjon om barnets utvikling, omsorgssituasjon og behov for endringer eller ytterligere tiltak

En forutsetning for at barneverntjenesten skal kunne gi barnet en forsvarlig oppfølging er å vite nok om barnets utvikling, behov og omsorgssituasjon. Barneverntjenesten har et løpende og helhetlig ansvar, som innebærer at det er nødvendig å sikre at man har tilstrekkelig informasjon fra ulike kilder i den løpende oppfølgingen.

Vi vurderer at intervju og mappegjennomgang viser at barneverntjenesten får informasjon både fra barna direkte og fra fosterforeldrene om barnets utvikling og omsorgssituasjon.

I saker hvor det er etablert ansvarsgrupper/ samarbeidsmøter vil informasjon om barnet komme direkte til barneverntjenesten fra relevante kilder i disse møtene.

Det er vår vurdering at i saker der det ikke er slike felles arenaer for informasjonsdeling, kan informasjonsgrunnlaget bli mangelfullt med informasjon hovedsakelig fra fosterforeldrene og barnet. I saker hvor samarbeidet er godt og all informasjon tilsier at plasseringen fungerer uten problemer, kan det være lett å glemme å innhente opplysninger fra eksempelvis skole og barnehage. Etter vår vurdering kan dette medføre en risiko for at barneverntjenesten ikke tilegner seg et tilstrekkelig helhetlig bilde av barnets utvikling, omsorgssituasjon og behov.

Det er vår vurdering at dette burde vært gjort i disse sakene. Vi vurderer likevel at saksmappene har vist at informasjonsinnhentingen ikke har vært uforsvarlig, men at det er et forbedringspunkt i tjenestens oppfølgingsarbeid.

Vi vurderer at både intervju og gjennomgåtte saksmapper viser at barneverntjenesten innhenter nødvendig informasjon fra barnas tilsynsførere som tas inn i oppfølgingsarbeidet.

Barneverntjenesten må dokumentere sentrale og relevante opplysninger om barnet og fosterhjemmet gjennom arbeidet med oppfølgingen. Det skal være synlig hva tjenestene har hatt av informasjon, hvilke vurderinger som er gjort og hva som er besluttet, slik at det er mulig å kvalitetssikre avgjørelser i saken. Skriftlighet er viktig for å sikre barnets mulighet til å bli kjent med egen historie og er også en forutsetning for å ivareta en kontinuitet i oppfølgingsarbeidet.

Det er vår vurdering av de gjennomgåtte sakene at dokumentasjonen i all vesentlighet er tilstrekkelig til å ivareta disse hensynene. Journalene i saksmappene viser at det er jevnlig kontakt mellom fosterhjemmet og kontaktpersonene. Informasjon som har tilkommet barneverntjenesten i den løpende oppfølgingen utover oppfølgingsbesøkene er dokumentert.

Vi vurderer at teamleder sin oppfølging med kontaktpersonene, gjennom veiledning og i teammøter, sikrer tilstrekkelig informasjon til å følge med på, og kontrollere om oppfølgingen av barnet er i tråd med god praksis og lovkrav.

Barneverntjenestens oppfølging av fosterhjemmet er helhetlig og tilpasset den enkelte fosterfamilie og tjenesten besøker fosterhjemmet så ofte som nødvendig for å gi barnet forsvarlig oppfølging

Barnevernstjenestens oppfølging av fosterhjemmet skal være helhetlig og tilpasset den enkelte fosterfamilie. Det innebærer at barneverntjenesten må skreddersy oppfølgingen til barnet og fosterhjemmet utfra de behov som er aktuelle på ulike tidspunkt.

Vi vurderer på bakgrunn av intervju med fosterforeldre og barn og dokumentasjon i sakene at barneverntjenesten besøker fosterhjemmet så ofte som nødvendig. Både reduksjon og økning i oppfølgingsbesøk blir etter vår vurdering forsvarlig vurdert og konkludert opp mot behov i saken. Vi har lest saksmapper hvor det er dokumentert grundige drøftinger og vurderinger av om det er riktig å redusere antall oppfølgingsbesøk eller ikke. Videre ser vi at en øker opp antall oppfølgingsbesøk dersom det pågår krevende prosesser i Fylkesnemnd eller rettsapparat. Det er også eksempler på at en går på hyppigere besøk for å arbeide med kontaktetablering med fosterbarnet.

Det er videre vår vurdering at barneverntjenesten følger opp fostersøsken der det formidles behov for dette.

Informasjon i tilsynet viser at barn og fosterforeldre kommer i kontakt med barneverntjenesten ved behov og det er vår vurdering at tjenesten har en vaktordning som sikrer tilgjengelighet utenfor kontortid. Dette understøttes av intervjuene med fosterforeldre som alle ga uttrykk for at kontaktpersonene var lett tilgjengelige ved behov.

Vi ser i saksmappene at det har kommet opp problemstillinger og behov i fosterhjemmet som barneverntjenesten etter vår vurdering har fulgt godt opp. Vi har ikke funnet eksempler på det motsatte. Vi vurderer at barneverntjenesten iverksetter nødvendige tiltak dersom dette er vurdert som nødvendig.

Barneverntjenesten gjør en forsvarlig vurdering av barnets utvikling og omsorgssituasjon og konkluderer på om det er behov for endringer eller ytterligere tiltak

Det skrives referat etter hvert oppfølgingsbesøk og i malen som benyttes finnes et punkt «Til neste gang/skal noe sjekkes opp». Vi ser i vår gjennomgang av saksmapper at dette punktet er utfylt i referater.

Barneverntjenesten har et system for møter i teamet og individuell veiledning for kontaktpersonene hvor vurderinger skal drøftes og konkluderes, samt at drøftingene og beslutningene som tas skal dokumenteres. Vi har fått informasjon om at veiledning er satt i system, blir individuelt tilpasset og oppleves som nyttig. Det er informert om at teammøtet er en viktig arena for faglige drøftinger i oppfølgingssakene. Møtet er styrt, og problemstillinger skal drøftes etter en kjent metodikk, (GROW). Vi vurderer at veiledning og ukentlige teammøter sikrer at saker blir forsvarlig gjennomgått.

Det kommer frem i intervju at drøftinger, vurderinger og konklusjoner/ beslutninger skal dokumenteres i barnets journal. Vi finner dette i vår saksgjennomgang.

Det er vår vurdering at det kan være behov for å «stoppe opp» regelmessig for å vurdere barnets totale utvikling og omsorgssituasjon. Naturlige stoppunkt kan være etter oppfølgingsbesøk eller etter ansvarsgruppemøter eller liknende. Vi har fått informasjon om at det gjøres en vurdering av barnets omsorgssituasjon etter hvert oppfølgingsbesøk. Det skal også gjøres en vurdering av «om plasseringen fungerer etter målsettingen» i referat etter oppfølgingsbesøk. I saksmappene så vi at dette var gjort, men vurderingene kunne i enkelte saker fremstå som standard formuleringer. Statsforvalteren vurderer at det kan være en forbedring å etablere et system for en mer helhetlig gjennomgang av barnets omsorgssituasjon og innhente informasjon fra alle aktuelle instanser/kilder med faste mellomrom. Dette for å sikre at behov for endringer eller ytterligere tiltak til barnet blir fanget opp og vurdert i alle saker.

Barneverntjenesten iverksetter nødvendige beslutninger om behov for endringer eller ytterligere tiltak

Når barneverntjenesten i sin oppfølging av barnet og fosterhjemmet har fått informasjon om behov og dette er vurdert og tjenesten har konkludert, vil iverksettelse av tiltak måtte følge naturlig. Hastegrad i iverksettelse vil kunne være ulikt, men det er vår vurdering at tiltak som er vurdert som nødvendig for å ivareta barnets behov i fosterhjemmet og fosterforeldres behov for støtte må iverksettes raskt. Dersom det, av årsaker som ligger utenfor barneverntjenesten, ikke lar seg gjøre å iverksette tiltakene raskt, må barneverntjenesten vurdere om det er behov for å sikre situasjonen på annen måte i ventetiden.

Vår gjennomgang av saksmapper viser at barneverntjenesten gir rask respons når behov for iverksettelse av tiltak er drøftet og besluttet. Tjenesten benytter både tiltak fra tiltaksavdelingen i Sandnes og fra private. Vi har fått informasjon om at det noen ganger kan være ventetid på tiltak fra tiltaksavdelingen, dersom dette skjer er det en praksis at kontaktpersonen skal være tettere på saken i påvente av at tiltaket kommer i gang. På denne bakgrunn vurderer vi at tjenesten sikrer kompenserende tiltak ved behov.

Kommunen sikrer systematisk og tilpasset internkontroll i oppfølgingsarbeidet

Dokumentasjon av internkontrollen

Tilstrekkelig styringsaktiviteter er etter Statsforvalterens vurdering nødvendig for å sikre en forsvarlig oppfølging av barn i fosterhjem. Vi vurderer at årshjul for internkontrollaktiviteter 2022 og plan for revidering av internkontrollarbeid, som er et av tjenestens utviklingsmål, viser kunnskap og forståelse for viktigheten av gode styringsaktiviteter.

Rapporteringslinjer og møtestruktur i kommunen

Statsforvalteren vurderer at ansvars- og rapporteringslinjene mellom barneverntjenesten og øvrig administrativ ledelse og internt i barneverntjenesten er tydelige.

Det er vår vurdering at informasjon i tilsynet viser at det er god kontakt mellom barnevernleder og ansvarlig kommunalsjef og at kommunalsjef er godt kjent med barneverntjenestens drift.

Vi vurderer videre at politisk nivå i kommunen blir tilstrekkelig informert om barneverntjenestens arbeid gjennom rapportering til utvalg for Levekår og ved fremlegging av tilstandsrapport for kommunestyret årlig. Etter vår vurdering er systematisk rapportering til politisk nivå viktig for å sikre og styrke forankringen av barneverntjenestens arbeid, i tillegg til å sikre at kommunen har oppdatert informasjon om tjenestens oppfyllelse av lovkrav og kvalitet på arbeidet.

Risikovurdering

Det er vår vurdering at barneverntjenesten må ha tilstrekkelig oversikt over risikofaktorer og risikoområder på tilsynsområdet. Ifølge dokumentasjon og intervju blir det gjort løpende risikovurderinger i barneverntjenestens lederteam. Dette arbeidet er dokumentert. Vi vurderer at områdene som er identifisert som fare for svikt er viktige å følge med på. Implementering av nye rutiner er et av områdene som ledelsen mener kan være risikofylt. Det er utarbeidet en plan for hvordan alle ansatte skal få eierskap til de nye rutinene. Vi vurderer det som viktig og involverer de ansatte i tilpassingen av de foreslåtte rutinene, slik at de oppleves som nyttige i det daglige arbeidet og blir benyttet.

Møtestruktur i barneverntjenesten

Det er vår vurdering at det er tydelig i den styrende dokumentasjonen hvilke møtepunkter innad i barneverntjenesten som skal dekke hvilke behov. I forhold til tema i tilsynet er særlig det ukentlige møtet for oppfølgingsteamet viktig og intervjuer bekrefter dette. Det er Statsforvalterens vurdering at det ukentlige møtet oppfølgingsteamet er viktig for å sikre lik praksis for tjenestens arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem.

Kompetanse, opplæring, veiledning og erfaringsdeling

Etter vår vurdering sikrer barneverntjenesten at de ansatte har tilstrekkelig og relevant kompetanse, og blir satt i stand til å utføre arbeid på en forsvarlig måte. Kompetansepåfyll på relevante områder i arbeidet og veiledningssystemet er med på å sikre dette.

Tjenesten har en plan for «Introduksjon for nyansatte». Ledergruppa har besluttet at denne må revideres og arbeid med dette er påbegynt. Vi vurderer dette som positivt.

Et system for individuell saksoppfølging for den enkelte saksbehandler er også et viktig tiltak for å sikre at oppfølgingsarbeidet er forsvarlig og av god faglig kvalitet. Vi vurderer at tjenestens veiledningssystem ivaretar dette. Det er videre vår vurdering at det er viktig at veiledningen gjennomføres som planlagt for den enkelte og at ledelsen sikrer at dette har høy prioritet. Informasjon gitt i tilsynet viser at både veiledningens hyppighet og innhold er individuelt tilpasset ut ifra den enkeltes ansattes behov og ønsker. Det er i tilsynet uttrykt tilfredshet med hvordan veiledningsoppfølgingen er organisert og gjennomføres.

Tjenesten tilbyr også ekstern prosessveiledning til sine ansatte og dette vurderer vi som et godt tiltak for å ivareta de ansatte.

Å kunne dele erfaringer, arbeidsmåter, suksess og utfordringer i arbeidet sitt med kolleger er etter vår vurdering både viktig og nyttig. Det er vår vurdering at det ukentlige møtet i oppfølgingsteamet er en god arena for dette. At det blir benyttet Grow metodikk i teammøtet vil etter vår vurdering være med å sikre gode faglige drøftinger.

Rutiner, sjekklister og maler

Rutiner og prosedyrer er viktig for å sikre regeletterlevelse i tjenesten. Hvilke og hvor mange rutiner som er nødvendig på de ulike områdene må vurderes konkret.

Barneverntjenesten har få skriftlige rutiner for oppfølgingsarbeidet som er kjent og benyttet i tjenesten. Mal for oppfølgingsbesøk foreligger og blir benyttet i alle saker. Vi har fått opplyst under tilsynet at tjenesten i høst skal implementere flere nye rutiner på fosterhjemsområdet. Dette har vært etterspurt i tjenesten og vil etter vår vurdering være en forbedring og det vil være med å sikre en ens praksis for oppfølgingsarbeidet. Arbeidet som er på begynt med å utarbeide et årshjul for oppfølgingsarbeidet vil etter vår vurdering også understøtte dette forbedringsarbeidet og redusere risikoen for svikt i arbeid med barn i fosterhjem.

Til tross for at Statsforvalteren mener at det på tilsynstidspunktet burde vært utarbeidet tydeligere rutiner for oppfølgingsarbeidet, finner vi ikke at denne mangelen har gått ut over kvaliteten på oppfølgingen av barn i fosterhjem i vår gjennomgang av barnas saksmapper.

Oppfølging, kontroll og forbedring av egen praksis

Kontroll og kvalitetssikring er en nødvendig styringsaktivitet i alle barneverntjenester. Kontroll og kvalitetssikringen av oppfølgingsarbeidet i Gjesdal, er i hovedsak knyttet opp til den individuelle veiledningen og drøftinger i oppfølgingsteam og at ledelsen leser i saken/ journal som forberedelse og noen ganger kontroll. Vedtak skal signeres av teamleder eller barnevernleder og kontrolleres gjennom det. Videre er det ansatte som har bedt teamleder gjennomgå og kvalitetssikre referat etter oppfølgingsbesøk.

Referat fra oppfølgingsbesøk er ifølge informasjonen vi har mottatt den viktigste dokumentasjon av det faglige arbeidet som er gjort i forbindelse med oppfølgingen av barn i fosterhjem. Tjenesten har ikke rutiner eller praksis som bestemmer at referatet alltid skal gjennomgås av teamleder. Tilsynet har vist at noen kontaktpersoner får referatet gjennomlest av leder før utsendelse, mens andre ikke gjør det. Det er vår vurdering at det kan være en kvalitetsforbedring at alle referater blir gjennomgått av leder før utsendelse.

Barnevernleder tar jevnlige stikkprøver i alle typer saker og særlig knyttet opp til rapporteringstidspunkter. Det er vår vurdering at dette er et nyttig tiltak for å kontrollere tjenestekvaliteten når det gjelder oppfølging av barn i fosterhjem. Informasjon i tilsynet viser at stikkprøvekontroller av barnevernleder ikke er satt i fast system. Tilsynet vil oppfordre tjenesten til å etablere en fast og kjent praksis for stikkprøvekontroller. Vi mener videre at det er viktig å involvere kontaktpersonene i dette arbeidet.

Avvik

Vi vurderer at et fungerende avvikssystem for faglige avvik i tjenesten er en viktig del av kommunens internkontrollplikt. Et fungerende system skal være med på å sikre at feil i praksis fanges opp, slik at tiltak kan iverksettes for å forebygge feil i andre saker.

Opplysninger vi har mottatt i tilsynet viser at barneverntjenesten har søkelys på forbedringsarbeid. De ansatte blir oppfordret til å melde avvik og gi innspill til forbedringer i tjenesten, og det er et tema på hvert personalmøte. Statsforvalteren har fått oversendt meldte avvik på kvalitet fra 2022. Vi ser at avvik blir meldt, vurdert og at tiltak blir iverksatt.

Det er vår vurdering at denne delen av tjenestens internkontrollsystem og tjenestens søkelys på dette er godt.

Dokumentasjon

Det hører til god forvaltningsskikk å sørge for tilstrekkelig og etterrettelig dokumentasjon, slik at man kan gjøre rede for hva som er gjort i saken og begrunnelsen for dette. Dokumentasjonsplikten er også en følge av forsvarlighetskravet og plikten til internkontroll.

Hva som skal nedtegnes, vil som utgangspunkt bero på en konkret vurdering i den enkelte sak. Barneverntjenesten har likevel en generell plikt til å løpende dokumentere sitt arbeid.

I tilsynet har vi gjennomgått 10 av 14 saksmapper der barnet bor eller har bodd i fosterhjem etter lov om barneverntjenester §§ 4-12 og 4-8 de siste to årene. Vi har lest saksdokumentasjon for to år tilbake i tid. Vi har i vår vurdering av de ulike arbeidsprosessene i barneverntjenestens oppfølging av barna, gjort en vurdering av dokumentasjonen.

Det er Statsforvalterens vurdering at dokumentasjonen i sakene er god. Vi finner løpende journal i alle saker som viser jevnlig kontakt mellom fosterhjem, fosterbarn og kontaktperson. Det foreligger referat fra alle oppfølgingsbesøk. Det er benyttet vedtatt mal for referatet og det er gjort en vurdering av barnets situasjon etter det enkelte oppfølgingsbesøk. Vi vurderer også at drøftinger etter veiledning og teammøter er forsvarlig dokumentert.

Vi vurderer at fosterbarnet og fosterhjemmets behov blir dokumentert, men mener likevel at barnets beste vurderinger kunne kommet tydeligere frem i enkelte saker.

5.    Statsforvalterens konklusjon

Her presenterer vi konklusjonen av vår undersøkelse, basert på vurderingene i kapittel 4.

Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet. Tilsynet er derfor avsluttet.

Med hilsen

Marit Bergeland (e.f.)
ass. direktør

Trine Hove Bjørnsen
seniorrådgiver/jurist

 

 

Dokumentet er elektronisk godkjent

 

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok. Varsel om tilsynet ble sendt 04.07.2022.

Forberedende møte med virksomheten ble gjennomført 08.09.2022. Intervju med barn og fosterforeldre ble gjennomført 17.10.2022

Tilsynsbesøket ble gjennomført i kommunen 17. – 19.10.2022. Oppsummerende møte med gjennomgang av funn ble avholdt 27.10.2022.

Foreløpig rapport ble oversendt kommunen for kommentarer 01.11.2022. Kommunen hadde en kommentar til faktadelen som er tatt inn i endelig rapport.

Kommunen hadde gjennomført en egenvurdering på forhånd. Denne er benyttet som informasjon i tilsynet.

Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

• Egenvurdering
• Organisasjonskart
• Organisering – barneverntjenesten
• Myndighetskart
• Barnevernleders oppgaver (under revidering)
• Stillingsbeskrivelse kontaktperson
• Kontaktperson fosterhjem
• Stillingsbeskrivelse teamleder
• Stillingsbeskrivelse miljøterapeut
• Stillingsbeskrivelse tilsynsfører
• Stillingsbeskrivelse merkantil
• Kompetanseplan for barneverntjenesten (utarbeidet i 2019)
• Kompetanseoversikt ansatte i  bvt.1.9.22
• Materiell for opplæring i God start
• Tilstandsrapport 2022
• Fra årsmelding Gjesdal kommune 2021
• Masterplan for Gjesdal kommune 2022
• Revidering av internkontrollarbeid
• Årshjul internkontroll 2022
• Implementering av felles fosterhjemsrutiner fra læringsnettverk
• Referat fra planleggingsdag lederteam 22.04.22
• Delegasjonsreglement Gjesdal kommune
• Delegering av fullmakt
• Møtestruktur barneverntjenesten
• Introduksjon av nyansatte
• Avvik meldt av ansatte i bvt. og leder
• Rapport fra brukerundersøkelse i bv 2020 og 2022
• Avvikshåndtering
• Mal oppfølgingsbesøk
• Sjekkliste ryddedag i Familia
• Meldte avvik 2022
• Referat fra møter i oppfølgingsteam fra juli 2022 tom 5.10.2022
• Rapport «Forbedring av fosterhjemsarbeidet»
• Utskrift av tjenestens kvalitetssystem Compilo
• Oversikt Compilo og møtestruktur utenfor bvtj.

Tilsynet har gjennomgått 10 saksmapper til barn som barneverntjenesten følger opp/har fulgt opp i fosterhjem de to siste årene. Det er gjennomgått dokumentasjon for 2 år tilbake i tid, i tillegg til relevante grunnlagsdokumenter som omsorgsplan, fosterhjemsavtaler og tilleggsavtaler.

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.

Ikke publisert her

To barn og fem fosterforeldre ble intervjuet i forbindelse med tilsynet.

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten:

• seniorrådgiver, Brit Espeland Nedreaas, Statsforvalteren i Rogaland, revisor
• seniorrådgiver, Anne Helen Madland, Statsforvalteren i Rogaland, revisor
• seniorrådgiver, Trine Hove Bjørnsen, Statsforvalteren i Rogaland, revisjonsleder

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattende tilsynet

2022–23 Barneverntjenestens ansvar for oppfølging av barn plassert i fosterhjem

Søk etter tilsynsrapporter

Søk