Rapport fra tilsyn med tjenester til barn i avlastningsbolig i Sola kommune 2022

Statsforvalteren gjennomførte tilsyn med Sola kommune og besøkte i den forbindelse Åsenhagen avlastningsbolig fra 06.12.2022 til 12.12.2022. Vi undersøkte om kommunen sørger for at helse- og omsorgstjenester til barn i avlastningsbolig blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav slik at barna får trygge og gode tjenester.

Tilsynet ble gjennomført som del av et landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Statsforvalterens konklusjon:

Sola kommunen sikrer ikke forsvarlig oppfølging av habilitering og opplæring til barn i avlastningsbolig. Det er mangler ved oppfølging og evaluering av tjenestene.

Dette er lovbrudd på:

Helse- og omsorgstjenesteloven §§ 4-1, 3-1 og forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten §§ 6-9.

Statsforvalteren sendt utkast til rapport til kommunen hvor vi ba om eventuelle kommentarer til faktagrunnlaget med frist for tilbakemelding 03.02.2023. Vi mottok tilbakemelding fra kommunen 03.02.2023.

For oppfølging av lovbrudd vises det til kapitel 6 «Oppfølging av påpekte lovbrudd»

1.  Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

Statsforvalteren har undersøkt og vurdert om Sola kommune sikrer at barn i Åsenhagen avlastningsbolig får habilitering/opplæring som samsvarer med deres behov. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2022 og 2023, og har omfattet undersøkelser av om Åsenhagen avlastningsbolig:

• har tilstrekkelig informasjon om barnet sin situasjon og behov
• bruker informasjonen til å identifisere behov for habilitering/opplæring og til å utforme mål og tiltak for barnet
• gjennomfører tiltak for habilitering/opplæring
• evaluerer og korrigerer mål og tiltak for habilitering/opplæring

Tilsynsprosessen bygger på systemrevisjon som metode. En systemrevisjon har som formål å undersøke om gode og trygge tjenester er resultatet av systematisk styring og ledelse og kontinuerlig forbedringsarbeid. I dette tilsynet har undersøkelsene vært tett knyttet til faglige arbeidsprosesser for habilitering/opplæring. I undersøkelse av krav til styring og ledelse er det derfor aktiviteter tett på de faglige prosessene, som har vært mest aktuelle. 

Barna og foreldre sine meninger om og erfaringer med opphold i Åsenhagen avlastningsbolig har vært viktig informasjon, for å vurdere både kvaliteten på tjenestene og kommunen sin praksis på om barna får dekket sitt behov for habilitering. Et utvalg foreldre har derfor blitt intervjua i dette tilsynet.

2.  Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunal helse- og omsorgstjeneste, etter helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3 og helsetilsynsloven § 4.

Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Vi gir derfor her en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

Tilsynsmyndighet

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunale helse- og omsorgstjenester, jf. helse- og omsorgstjenesteloven (hol.) § 12-3 og helsetilsynsloven § 4.

Kommuneloven kapittel 30 setter den rettslige rammen for hvordan statlig tilsyn med kommunene skal gjennomføres, med unntak av kommuneloven § 30-4. Et eventuelt pålegg om retting skjer i henhold til helsetilsynsloven § 8, jf. hol. § 12-3. Statsforvalterens myndighet til å føre tilsyn med privat tjenesteleverandør følger av helsetilsynsloven § 4.

Kommunens ansvar for heldøgns helse- og omsorgstjenester i barne- og avlastningsboliger

Når et barn har opphold i barne- og avlastningsbolig har kommunen innvilget avlastningsopphold eller fulltidsplass i slik institusjon til familier med særlig tyngende omsorgsarbeid, jf. hol. § 3-6 og § 3-2 første ledd nr. 6 bokstav c. Barne- og avlastningsboliger regnes som omsorgsinstitusjon med heldøgns helse- og omsorgstjenester, jf. forskrift om kommunal helse- og omsorgsinstitusjon § 1 første ledd bokstav a. 

Habiliteringen/opplæringen skal være forsvarlig 

Helse- og omsorgstjenester som tilbys eller ytes etter helse- og omsorgstjenesteloven skal være forsvarlige, jf. hol. § 4-1.  Forsvarlighetskravet er en rettslig standard, som betyr at innholdet bestemmes av normer utenfor loven. I tolkningen av hva som er forsvarlig inngår blant annet anerkjent fagkunnskap, faglitteratur, faglige retningslinjer og allmenngyldige samfunnsetiske normer. I dett tilsynet bygger det faglige innholdet på følgende normerende produkter fra Helsedirektoratet:

• nasjonal veileder for oppfølging av personer med store og sammensatte behov
• nasjonal veileder om barn og unge med habiliteringsbehov
• nasjonal veileder for rehabilitering, habilitering, individuell plan og koordinator
• nasjonal veileder for gode helse- og omsorgstjenester til personer med utviklingshemming

Et fellestrekk for de faglige anbefalingene i disse veilederne er at god praksis er å jobbe tverrfaglig, målrettet og systematisk overfor personer med sammensatte behov.

Krav om individuelt tilpasset habilitering/opplæring 

Individuelt tilpassede tjenester bidrar til å oppnå forsvarlige tjenester og til å oppfylle barnets og foreldrenes rett til medvirkning og informasjon etter pasient- og brukerrettighetsloven (pbrl.) kapittel 3.

For habilitering/opplæring er brukerinvolvering, medvirkning og informasjonsutveksling viktig i hele prosessen. Det vil si at barnet/foreldrene får informasjon og kan medvirke både når tjenester skal planlegges, gjennomføres, evalueres og korrigeres.

Tverrfaglig samarbeid og koordinering av tiltak 

Tverrfaglig samarbeid skal understøtte forsvarlige tjenester, og er regulert flere steder i helse- og omsorgslovgivningen. Det følger av forsvarlighetskravet i hol. § 4-1 bokstav a at kommunen skal tilrettelegge tjenestene slik at den enkelte pasient eller bruker gis et helhetlig og koordinert helse- og omsorgstjenestetilbud. Bestemmelsen stiller krav til koordinering og samarbeid internt, med andre etater og andre tjenestenivåer og tilsvarer kommunens plikt til å samarbeid og samordning hol. § 3-4.

Andre bestemmelser som skal understøtte koordinerte tjenester av betydning for dette tilsynet, er hol. § 7-1 om individuell plan og §§ 7-2 og 7-2 a om koordinator og barnekoordinator. 

En viktig begrunnelse for krav til samarbeid og koordinering er at det er flere kjente risikofaktorer forbundet med samarbeid og overganger internt og eksternt. Det er særskilt omtalt at det i planlegging av tjenester skal legges vekt på å minimalisere risikofaktorer forbundet med samhandling internt og eksternt, if. forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten § 6 bokstav e.

Krav til styringssystem som sikrer tjenester i henhold til krav fastsatt i lov og forskrift

Kommunen har etter hol. § 3-1 tredje ledd en plikt til å planlegge, gjennomføre, evaluere og korrigere virksomheten, slik at tjenestenes omfang og innhold er i samsvar med krav i lov og forskrift. Denne plikten går også frem av helsetilsynsloven § 5, som pålegger enhver virksomhet som yter helse- og omsorgstjenester å opprette internkontrollsystem. Internkontrollsystemet omtales i forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten som styringssystem: Begrepet er i stor grad sammenfallende med kravene til internkontroll, men omfatter også krav til systematisk arbeid med kvalitetsforbedring og pasient- og brukersikkerhet, samt oppfyllelse av pasientrettigheter.

Styringssystemet skal være tilpasset virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold, og ha det omfang som er nødvendig. Det samme gjelder dokumentasjon av styringspliktene jf. forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten i helse- og omsorgstjenesten § 5. Vi legger til grunn at kompleksiteten i disse tjenestene tilsier at de fleste styringstiltakene må være skriftlige. Innholdet i kravet til styringssystemet er nærmere beskrevet i forskriften §§ 6 til og med 9. I dette tilsynet har vi særlig sett på følgende styringskrav:

Krav til kompetanse

En viktig forutsetning for at habilitering/opplæring skal være forsvarlig, er at ansatte har nødvendig kompetanse sett opp mot barnas behov. Det følger av hol. § 4-1 om forsvarlighet at kommunen skal tilrettelegge med tilstrekkelig fagkompetanse i tjenestene. Dette er nærmere omtalt i forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten § 6 bokstav f og 7 bokstav b. Der det er iverksatt kompetansetiltak skal virksomheten kontrollere at tiltakene har effekt og korrigere tiltakene om nødvendig, jf. § 8 bokstav c og § 9 bokstav b.

Krav til planer, dokumentasjon og informasjonsflyt for å sikre forsvarlig og omforent praksis

Barne- og avlastningsboligen må ha en plan for hvordan barnet skal få dekket sine behov under oppholdene. En slik plan skal inkludere barnets behov for mål og tiltak for habilitering/opplæring. En slik plan for gjennomføringen omtales i pasientjournalforskriften § 6 første ledd bokstav d som en behandlingsplan. I barne- og avlastningsboliger benyttes som oftest begrepet tiltaksplan. Det er ingen formkrav til en slik plan, men den skal være en del av pasientjournalen.

For å sikre individuell, forsvarlig og omforent praksis må det være beskrevet hvordan tiltak skal gjennomføres (rutiner og prosedyrer), jf. forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten i helse- og omsorgstjenesten § 7 bokstav c. Rutiner og prosedyrer som beskriver gjennomføringen bør inngå i selve tiltaksplanen for at planen skal være et hensiktsmessig verktøy for ansatte. Informasjon om bruk av hjelpemidler, der dette er nødvendig må også være beskrevet i tiltaksplanen.

For å sikre informasjonsflyt om endringer i barnets behov skal det være utarbeidet rutiner om hvordan informasjon skal innhentes og utveksles. Rutinene må omfatte samarbeid med foreldre, de ulike arenaen barna oppholder seg og relevante instanser. Det skal videre være rutiner som omhandler hvordan muntlig rapportering og dokumentasjon i barnets journal skal foregå. Journalføringen skal være i tråd med helsepersonelloven § 40 og pasientjournalforskriften §§ 5 til og med 8. Det innebærer at journalen må gi en oppdatert oversikt over hva som er gjort av observasjoner, vurderinger, avgjørelser og konkrete tiltak, slik at det enkelte helsepersonell har et grunnlag for å foreta vurderinger og avgjørelser. Nødvendig og relevant informasjon må føres fortløpende, slik at journalen sikrer kvalitet og kontinuitet i behandlinga. For tjenester som ikke er definert som helsehjelp må det dokumenters for å sikre at tjenesteytingen blir forsvarlig og for at ledelsen kan følge på, og evaluere tjenestetilbudet.

3.  Beskrivelse av faktagrunnlaget

Her gjøres det rede for hvordan virksomhetens aktuelle tjenester fungerer, inkludert virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for tjenestemottakerne blir overholdt.

Organisering, ansvar og myndighet

Sola kommune har en befolkning på ca. 28 000. Sola kommunen tilbyr avlastning i Åsenhagen avlastningsbolig til foreldre som har særlig tyngende omsorgsansvar for barn. Det er 16 barn under 18 år som benytter seg av avlastningstilbudet. Boligen er plassert i samme bolig som Åsenhagen barnebolig, i ulike etasjer. I området hvor boligen ligger er det også flere andre kommunale botiltak for voksne.

I Miljøtjenenesten er det et pågående omstillingsprosjekt som Åsenhagen barne - og avlastningsbolig er en del. Omstillingsprosjektet ble startet opp i 2021 og skal være ferdig i 2023. 

Organisatorisk er Åsenhagen avlastningsbolig plassert under tjenesteområde Levekår, som ledes av kommunalsjef. Tjenesteområdet Levekår består av seks ulike tjenester herunder Enhet for mestring. Virksomhetsleder for Enhet for mestring har ansvar for psykisk helse, rus og miljøtjenesten. Åsenhagen avlastningsbolig og barnebolig er en avdeling i Miljøtjenesten. Virksomhetsleder har det overordnede ansvaret for Enhet for mestring og rapporterer til kommunalsjef for Levekår.

Åsenhagen avlastning har en avdelingsleder som har faglig og administrativt ansvar for drift og utvikling av avdelingen herunder ansvar for personell, sikre drift og kvalitet på tjenesten samt økonomisk medansvarlig.  Ved avdelingen er det også en fagleder som har faglig ansvar og er stedfortreder for avdelingsleder.

Det er utarbeidet funksjonsbeskrivelser for alle funksjoner i tjenesten. 

Innhenting av opplysninger og utarbeidelse av tiltaksplaner

Avlastningsboligen innhenter opplysninger om barnet før oppstart ved at avdelingsleder og fagleder har samtale med foreldre. Her blir det innhentet opplysninger om diagnose, medisinske forhold, kommunikasjon, ADL- ferdigheter, ernæring, fritidsaktiviteter m. m. Det er utarbeidet et kartleggingsskjema som benyttes i denne første samtalen med foreldre.  Det blir videre innhentet ytterligere informasjon ved behov gjennom løpende kontakt med foreldre. Boligen innhenter også informasjon fra barnehage og skole gjennom muntlig kontakt og gjennom samarbeidsmøter.  Løpende informasjonsinnhenting fra foreldre og andre samarbeidsinstanser blir dokumentert i avlastningsboligen sitt journalsystem Gerica.

Ved gjennomgang av det enkelte barn sin journal så tilsynet at det var lite generelle opplysninger om barnets historikk og situasjon herunder familieforhold og barnets funksjonsnivå. Generelle opplysninger om barnets fungering er i hovedsak knyttet til de konkrete tiltak i tiltaksplanen og fremstår som fragmentert og noe utilgjengelig.

Høsten 2022 er det foretatt organisatoriske endringer i avlastningsboligen, som en del av omstillingsprosjektet i Miljøtjenesten. Dette innebærer endringer i arbeidsmetode rundt det enkelte barn. De ansatte er nå organisert i team bestående av tre til fire ansatte som følger opp et visst antall barn.  Oppgaver som tidligere lå til primærkontakt er nå lagt til teamet og det er teamet som må fordele ansvaret for de ulike oppgavene mellom seg. Disse endringene ble satt i verk fra september 2022. I funksjonsbeskrivelsen for primærkontakt fremkommer det blant annet at en av oppgavene er å ha ansvaret for å utarbeide tiltaksplan.

Det er utarbeidet en rutine som beskriver arbeidsoppgaver i Gerica som alle team skal gjennomgå på fagmøtene herunder utarbeidelse av tiltaksplaner, hva som skal dokumenteres, inntakssamtaler og tidsplaner. Avdelingsleder og fagleder deltar på fagmøtene og bistår i faglige drøfting ved behov. Det benyttes en egen mal i Gerica for utarbeidelse av tiltaksplanen. Tiltaksplanen skal inneholde aktuelle tiltak som beskriver målsetting med tiltaket og hvordan tiltaket skal utføres.

I intervju kom det fram at tiltakene i hovedsak blir utarbeidet på bakgrunn av informasjon innhentet fra foreldre.

Tilsynet gikk gjennom journaler til ti barn. I alle journalene vi gikk gjennom var det utarbeidet tiltaksplaner med tiltak på aktuelle områder. I de tiltakene tilsynet gikk gjennom som omhandlet habilitering og opplæring var det ikke utarbeidet klare mål for alle tiltak. Det var heller ikke alle tiltak som ga en tydelig beskrivelse av hvordan tiltakene skulle gjennomføres. 

Gjennomføring av tiltaksplaner under avlastningsoppholdet

Kommunen har rutiner for fortløpende dokumentasjon av gjennomførte tiltak i barnets journal. Det følger av rutinen Dokumentasjon i Gerica at det skal foretas daglig rapportering på aktuelt område i tiltaksplan.

Ved journalgjennomgang så vi at beskrivelser av tiltak ikke alltid var tilstrekkelig konkretisert.  Tiltaksbeskrivelsene gir opplysninger om barnets behov, men i liten grad opplysninger om hva tiltaket konkret innebærer og hvordan det skal utføres. Vi så også av løpende journalføring at det for flere tiltak var manglende registrering av om tiltak var gjennomført herunder manglende dokumentasjon av observasjoner som er relevante for tiltaket.  Det var i liten grad beskrevet i tiltaksplanen hva som var relevant å dokumentere knyttet til de enkelte tiltak.

I intervju med ansatte fikk vi opplyst at det i faste fagmøter blir arbeidet med barnas tiltaksplan i de ulike teamene. Vi så lite spor av at faglige vurderinger knyttet til utarbeidelse av tiltak og endringer i tiltak var dokumentert i barnets journal.

Evaluering og korrigering av tiltaksplaner

Funksjonsbeskrivelse viser at miljøterapeuter har ansvar for å evaluere tiltaksplaner.

Kommunen har rutiner hvor det fremgår at tiltaksplaner skal evalueres ved behov og minst to ganger i året. Gjennom samtale med ansatte kom det frem at de ikke var kjent med denne rutinen.

Ansatte opplyste at tiltak blir oppdatert ved behov som oftest på bakgrunn av informasjon fra foreldre og gjennom samarbeidsmøter. Vi fikk informasjon om at tiltak ble drøftet og oppdatert i fagmøter. Vi fikk videre opplyst at det ikke blir foretatt faste planlagte evalueringer av tiltaksplanen hvor en vurdere om tiltakene ivaretar barnas behov og har ønsket effekt.  Av journalene fremkom det ikke dokumentasjon som viste at tiltak var evaluert.

Når et tiltak er blitt oppdatert blir det gitt informasjon om endringene både skriftlig i beskjedjournal i Gerica og på tavle i personalrom og muntlig ved vaktskifte og i personal/fagmøte.

Kommunen opplyser at journalsystemet Gerica ikke er optimalt tilpasset avlastningstjenesten og at dette skaper utfordringer i arbeidet med tiltaksplaner når barnet ikke har opphold i avlastningsboligen.

Samarbeid med pårørende og andre samarbeidsinstanser

Avlastningsboligen tilbyr årlig et fast møte med foreldrene. Det er rutine for at en fra teamet kontakter foreldrene i forkant av et opphold for å få oppdatert informasjon om barnet. Noen barn har kontaktbok som blir benyttet til informasjonsutveksling. I intervju med ansatte kom det frem at det blir gjort avtale med foreldrene i hvilket omfang og på hvilken måte foreldre ønsker å få informasjon fra boligen.

I intervju med ansatte og i samtale med foreldre kom det fram at foreldre fikk medvirke ved utforming av tiltakene. Dette ble hovedsakelig gjort i ansvarsgruppemøter, i møter med foreldrene eller gjennom løpende muntlig kontakt.

Alle barna har ansvarsgruppemøte der en fra teamet deltar på møtene. Referat fra ansvarsgruppemøter og andre samarbeidsmøter blir ikke lagt inn i barnets journal, men ligger i Dips, som er et digitalt verktøy for samhandling og individuell plan.  I personalmøter får ansatte informasjon fra disse møtene.   

I våre samtaler med foreldre kom det frem at de i hovedsak var fornøyde med avlastningstilbudet. Foreldre opplevde å ha et godt samarbeid med personalet og god informasjonsflyt.  

Ledelsens oppfølging av avlastningsboligen

Avlastningsboligen har rutiner for opplæring av nyansatte og vikarer. Av rutinen går det fram at alle nyansatte skal ha tre opplæringsvakter og får tildelt en fadder som følger opp den ansatte.

Som en del av kommunens internkontroll har kommunen utarbeidet et Årshjul for kvalitet og HMS hvor virksomhetsleder og avdelingsleder rapporterer på faste punkter hver måned. Det fremgår av denne rutinen at avdelingsleder årlig skal rapportere til virksomhetsleder ved å gjennomgå sjekklister knyttet til journalsystem, brukermedvirkning, organisatoriske forhold, medikamenthåndtering og HMS. 

Det foreligger ikke noen overordnet systematisk kontroll av om de oppgaver som utføres og om tjenestene som ytes dekker barnas behov.

Det er en planlagt møtestruktur for Åsenhagen avlastningsbolig med faste personalmøter og fagmøter. Det er møter hver annen uke der hvert tredje møte er personalmøte. Virksomhetsleder har møte med avdelingslederne i Enhet for mestring annenhver uke.  

Kommunen benytter avvikssystemet Compilo. Det er avdelingsleder som har ansvaret for å følge opp avvik. Avvik blir gjennomgått av avdelingsleder i personalmøter. Virksomhetsleder har tilgang til alle avvik og alle avvik blir tatt opp i Kvalitetsrådet. Kvalitetsrådet har møte fire ganger per år der virksomhetsleder, avdelingsleder, tillitsvalgt og verneombud deltar.

Alle ansatte vi snakket med kjenner til rutinen for avvikshåndtering og har meldt avvik. Tilsynet har fått oversendt eksempler på avvik og har sett at disse blir fulgt opp og at tiltak er satt i verk.  

Avlastningsboligen har foretatt en risiko- og sårbarhetsanalyse på bakgrunn av uønskede hendelser i boligen som har ført til endring i rutiner eller utarbeidelse av nye rutiner for å forebygge at liknende hendelser skjer igjen.

4.  Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

Barn med medfødt eller ervervet funksjonsnedsettelser har rett på faglige gode tjenester for utvikling, mestring og læring. Dette innebærer blant annet at kommunen må sikre at tjenestene er samordnet, tverrfaglig og planmessige. For å kunne gjennomføre og evaluere tjenestene krever det individuelle tiltaksplaner med klare mål der oppfølgingen blir dokumentert daglig. Dersom det i journalen bare blir nedtegnet at tiltaket er gjennomført eller at det ikke blir rapportert, vil det ikke være mulig å følge med på om tiltaket er gjennomført som planlagt, om det har effekt eller om det svikter. For å kunne evaluere tiltak må den daglige dokumentasjonen få fram om tiltak er gjennomført som planlagt. Det må og dokumenteres dersom tiltak ikke blir gjennomført. For å kunne gjennomføre tiltak som planlagt forutsetter det at tiltaket er tilstrekkelig konkretisert i tiltaksplanen.

Det er videre et krav til at tjenestene som blir gitt, blir dokumentert på forsvarlig måte. Kommunens forpliktelser til å gi forsvarlige tjenester og internkontrollplikten nødvendiggjør dokumentasjon om tjenesteytingen, også for tjenester som ikke er definert som helsehjelp.  Kommunen må utarbeide rutiner for dokumentasjon, slik at relevante og nødvendige opplysninger om brukeren og tjenesteytingen til den enkelte blir nedfelt på en forsvarlig måte. For at ansatte skal følge kravene til journalføring, må virksomheten gi tilstrekkelig opplæring, legge til rett for at ansatte har tid til å journalføre og følge med på at det som dokumentenes er i samsvar med krav i lov og forskrift.

Innhenting av informasjon

Tilsynet vurdere at kommunen planlegger tjenester til barna ved at det blir innhentet opplysninger fra foreldre gjennom kartlegging ved oppstart og forløpende muntlig kontakt med foreldrene. Vi vurderer at avlastningsboligen innhenter nødvendige og relevante opplysninger og har et tilstrekkelig informasjonsgrunnlag til å utforme mål og tiltak i en tiltaksplan.  Utarbeiding av tiltaksplanen skjer i samarbeid med foreldre. Tilsynet mener at kommunen har lagt til rette for systematisk innhenting av informasjon om barna sine behov og har tilstrekkelig informasjon til å utarbeide tiltak.  

Når det gjelder opplysninger om barnets funksjonsnivå fremstår disse som noe fragmentert ved at opplysninger er knyttet til tiltakene i tiltaksplanen. Generelle opplysninger om familieforhold og barnets historikk fremgår i liten grad av tiltaksplanen.  I det enkelte barn sin journal finner en ikke en samlet informasjon om barnets generelle funksjonsnivå.  Tilsynet har fått opplyst at det nå arbeides med å lage en samlet oversikt over det enkelte barns situasjon, ressurser og behov.

Gjennomføring, evaluering og dokumentasjon av tiltak

Det er utarbeidet planer for hvordan barna får dekket sine behov under oppholdet som inkluderer tiltak for habilitering og opplæring. Tiltaksplanen til barna beskriver hvilke tiltak det enkelte barn har og hvordan barna sine behov skal ivaretas. Vi har i journalgjennomgang sett at det er utarbeidet tiltak ut fra barnets behov, men at tiltaket ikke alltid er tilstrekkelig konkret beskrevet. De faglige vurderingene som ligger til grunn for tiltaket er heller ikke dokumentert i barnet sin journal. Dette utgjør en risiko for at tiltak ikke blir gjennomført som planlagt eller ikke blir gjennomført på samme måte av alle ansatte og at barna dermed ikke får koordinerte tjenester.

Det kom frem under tilsynet at det ikke foreligger rutiner for at ledelsen systematisk følger med på at tiltak blir gjennomført i samsvar med barnets behov og at praksis er i samsvar med tiltaksplan.

Møter og kontakt med andre samarbeidsinstanser som ansatte deltar i blir i liten grad dokumentert i barnet sin journal. Dette medfører en risiko for at viktig informasjon som kan ha betydning for tjenesteytingen til barnet, ikke blir tilgjengelig for ansatte som skal følge opp barnet.

Vi har også sett at gjennomføring av tiltak ikke alltid blir løpende dokumentert eller at dokumentasjonen ikke gir tilstrekkelig informasjon om hvordan tiltaket er utført. Manglende eller ufullstendig dokumentasjon gjøre det ikke mulig for ledelsen å etterprøve om tiltak er gjennomført og om det er gjort i samsvar med tiltaksbeskrivelsen.

Videre gjør manglende eller ufullstendig dokumentasjon av gjennomføring av tiltaket det vanskelig å foreta evaluering og korrigering av tiltaket. Gjennom tilsynet har vi sett at det ikke er etablert en overordnet systematisk rutine for evaluering og korrigering av de tiltak som blir utført for å følge med på om tiltakene fungerer som planlagt.

Samlet sett mener vi at oppfølging av tjenesten habilitering og opplæring til barn i avlastningsboligen ikke er tilstrekkelig styrt, og det innebærer at det er den enkelte tilsatte sin kompetanse, erfaring og kunnskap om barnet som blir styrende for tjenesteytingen.   

Vi har gjennom tilsynet funnet mangler i virksomheten sin kontroll med at oppgaver blir gjennomført som planlagt og med at tjenestene som blir gitt er forsvarlige.

Tilsynet finner at kommunen sin styring ikke er tilstrekkelig til å sikre at oppfølging av tjenesteyting knyttet til habilitering og opplæring og journalføring i avlastningsboligen følger gjeldende krav i lov og forskrift. 

Dette er i strid med helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1 og forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten §§ 6-9.

5.  Statsforvalterens konklusjon

Her presenterer vi konklusjonen av vår undersøkelse, basert på vurderingene i kapittel 4.

Statsforvalterens konklusjon:

Sola kommunen sikrer ikke forsvarlig oppfølging av habilitering og opplæring til barn i avlastningsbolig. Det er mangler ved oppfølging og evaluering av tjenestene.

Dette er lovbrudd på:

Helse- og omsorgstjenesteloven §§ 4-1, 3-1 og forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten §§ 6-9.

6.  Oppfølging av påpekte lovbrudd

I dette kapittelet redegjør vi om hva vi forventer virksomheten skal gjøre i prosessen med å rette påpekte lovbrudd, slik at kravene til kvalitet og sikkerheten for tjenestemottakerne blir ivaretatt.

Statsforvalteren ber Sola kommune om å utarbeide en plan med nødvendige tiltak for å rette lovbruddet. Planen skal gi en redegjørelse for forbedringsarbeidet som skal iverksettes og bør inneholde følgende:

• Tiltak som skal gjennomføres for å rette lovbruddet
• Frister for iverksetting og evaluering av om tiltakene har virket som planlagt
• Beskrivelse av hvordan ledelsen vil følge med på og kontrollere at tiltakene blir iverksatt og gjennomført
• Beskrivelse av hvordan ledelsen vil følge med på og kontrollere at tiltakene som er satt i verk har virket som planlagt

Frist for tilbakemelding: 24.03.2023

Med hilsen
(e.f.) Hege Skårdal Dreyer
revisjonsleder

 

2022–2023 Barne- og avlastningsboliger habilitering/opplæring i samsvar med barnas behov

Søk etter tilsynsrapporter

Søk