Rapport frå tilsyn med helse- og omsorgstenester til barn i barne- og avlastingsbustad i Time kommune 2022

Statsforvaltaren gjennomførte tilsyn med Time kommune og besøkte Kvernaland barne- og avlastningsbustad frå 08.11.2022 til 09.11.2022. Vi undersøkte om kommunen sørger for at helse- og omsorgstenester til barn i barne- og avlastingsbustader vert utført i samsvar med aktuelle lovkrav slik at barna får trygge og gode tenester.

Tilsynet vart gjennomført som del av eit landsomfattande tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Statsforvaltaren peiker på følgjande:

Time kommune sikrar ikkje forsvarleg gjennomføring av tiltak for habilitering/opplæring til barn i Kvernaland avlastningsbustad. Mangelfull tiltaksbeskriving og dokumentasjon av gjennomføring av tiltak utgjer ein for høg risiko for at barna sine behov for habilitering/opplæring ikkje blir dekte.

• Dette er brot på:

Helse- og omsorgstjenesteloven §§ 4-1, 3-1 og forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten §§ 3, 5, 7- 9.

Vi har ikkje funne at barn faktisk ikkje får dekt sine behov for habilitering/opplæring

Statsforvalteren sendte ut utkast til rapport til kommunen kor vi ba kommunen komme med eventuelle kommentarar til faktagrunnlaget med frist for tilbakemelding 22.12.2022. Vi mottok tilbakemelding frå kommunen 04.01.2023. Vi har tilført faktaopplysningar i kapittel 3, men har ikkje mottatt tilbakemeldingar som endrar vår vurdering og konklusjon.

For oppfølging av lovbrot vises det til kapittel 6 «Oppfølging av påpekte lovbrot»

1.    Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet skildrar vi hva som vart undersøkt i tilsynet.

Statsforvaltaren har undersøkt og vurdert om Time kommune sikrar at barna i Kvernaland barne- og avlastningsbustad får habilitering/opplæring i samsvar med deira behov. Tilsynet er del av eit landsomfattande tilsyn i 2022 og 2023, og har omfatta undersøkingar av om Kvernaland barne- og avlastningsbustad:

• har tilstrekkeleg informasjon om barnet sin situasjon og behov
• bruker informasjonen til å identifisere behov for habilitering/opplæring og til å utforme mål og tiltak for barnet
• gjennomfører tiltak for habilitering/opplæring
• evaluerer og korrigerer mål og tiltak for habilitering/opplæring

Tilsynsprosessen bygger på systemrevisjon som metode. Ein systemrevisjon har som formål å undersøke om gode og trygge tenester er resultatet av systematisk styring og leiing og kontinuerleg forbetringsarbeid. I dette tilsynet har undersøkingane vore tett knytt til faglege arbeidsprosessar for habilitering/opplæring. I undersøking av krav til styring og leiing er det derfor aktivitetar tett på dei faglege prosessane, som har vore mest aktuelle.

Borna og foreldra sine meningar om og erfaringar med opphald i Kvernaland barne- og avlastningsbustad har vore viktig informasjon, for å vurdere både kvaliteten på tenestene og kommunen sin praksis på om barna får dekka sitt behov for habilitering. Eit utval foreldre har derfor blitt intervjua i dette tilsynet.

2.    Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvaltaren har mynde til å føre tilsyn med kommunal helse- og omsorgstjeneste, etter helse- og omsorgstjenestelova § 12-3 og helsetilsynslova § 2.

Eit tilsyn er kontroll av om verksemda sin praksis er i samsvar med gjeldande reglar i lov- og forskrift. Vi gir derfor her ei oversikt over krava som vart lagt til grunn i tilsynet.

Tilsynsmyndigheit

Statsforvaltaren er gitt mynde til å føre tilsyn med kommunale helse- og omsorgstenester, jf. helse- og omsorgstjenesteloven (hol.) § 12-3 og helsetilsynsloven § 4.

Kommunelova kapittel 30 gjev den rettslege ramma for korleis statleg tilsyn med kommunane skal gjennomførast, med unntak av kommunelova § 30-4. Eit eventuelt pålegg om retting skjer i høve til helsetilsynslova § 8, jf. hol. § 12-3. Statsforvaltarens myndigheit til å føre tilsyn med privat tenesteleverandør følger av helsetilsynslova § 4.

Kommunen sitt ansvar for heildøgns helse- og omsorgstenester i barne- og avlastningsbustader

Når eit barn har opphald i barne- og avlastningsbustad har kommunen innvilga avlastningsopphald eller fulltidsplass i slik institusjon til familiar med særleg tyngande omsorgsarbeid, jf. hol. § 3-6 og § 3-2 første ledd nr. 6 bokstav c. Barne- og avlastningsbustader vert rekna som omsorgsinstitusjon med heildøgns helse- og omsorgstenester, jf. forskrift om kommunal helse- og omsorgsinstitusjon § 1 første ledd bokstav a.

Habiliteringa/opplæringa skal vere forsvarleg

Helse- og omsorgstenester som vert tilbydd eller ytt etter helse- og omsorgstenestelova skal være forsvarlege, jf. hol. § 4-1. Kravet om forsvarlege tenester er ein rettsleg standard, som betyr at innhaldet vert bestemt av normer utanfor lova. I tolkinga av kva som er forsvarleg inngår blant anna anerkjent fagkunnskap, faglitteratur, faglege retningslinjer og allmenngyldige samfunnsetiske normer. I dette tilsynet bygger det faglege innhaldet på følgande normerande produkt frå Helsedirektoratet:

• Nasjonal veileder for oppfølging av personar med store og samansette behov,
• Nasjonal veileder om barn og unge med
• Nasjonal veileder for rehabilitering, habilitering, individuell plan og koordinator
• Nasjonal veileder for gode helse- og omsorgstenester til personar med utviklingshemming

Eit fellestrekk for dei faglege anbefalingane i disse rettleiarane er at god praksis er å jobbe tverrfagleg, målretta og systematisk overfor personar med samansette behov.

Krav om individuelt tilpassa habilitering/opplæring

Individuelt tilpassa tenester bidrar til å oppnå forsvarlege tenester og til å oppfylle barnet sitt og foreldra sin rett til medverknad og informasjon etter pasient- og brukarrettigheitslova (pbrl.) kapittel 3.

For habilitering/opplæring er brukarinvolvering, medverknad og informasjonsutveksling viktig i heile prosessen. Det vil sei at barnet/foreldra får informasjon og kan medverke både når tenester skal planleggast, gjennomførast, evaluerast og korrigerast.

Tverrfagleg samarbeid og koordinering av tiltak

Tverrfagleg samarbeid skal understøtte forsvarlege tenester, og er regulert fleire stader i helse- og omsorgslovgivinga. Det følger av kravet til forsvarlege tenester i hol. § 4-1 bokstav a at kommunen skal legge tenestene til rette slik at den enkelte pasient eller brukar får eit heilskapleg og koordinert helse- og omsorgstenestetilbod. Fråsegna stiller krav til koordinering og samarbeid internt, med andre etatar og andre tenestenivå og er den same som kommunen si plikt til samarbeid og samordning i hol. § 3-4.

Andre fråsegner som skal understøtte koordinerte tenester av betydning for dette tilsynet, er hol. § 7-1 om individuell plan og §§ 7-2 og 7-2 a om koordinator og barnekoordinator.

Ei viktig grunngjeving for krav til samarbeid og koordinering er at det er fleire kjente risikofaktorar bunde saman med samarbeid og overgangar internt og eksternt. Det er særskilt omtalt at det i planlegging av tenester skal leggjast vekt på å minimalisere risikofaktorar bunde saman med samhandling internt og eksternt, if. forskrift om leiing og kvalitetsforbetring i helse- og omsorgstenesta § 6 bokstav e.

Krav til styringssystem som sikrar tenester i høve til krav fastsett i lov og forskrift

Kommunen har etter hol. § 3-1 tredje ledd ei plikt til å planlegge, gjennomføre, evaluere og korrigere verksemda, slik at omfanget og innhaldet i tenestene er i samsvar med krav i lov og forskrift. Denne plikta går også fram av helsetilsynslova § 5, som pålegg alle verksemder som yter helse- og omsorgstenester å opprette internkontrollsystem. Internkontrollsystemet vert omtala i forskrift om leiing og kvalitetsforbetring i helse- og omsorgstenesta som styringssystem. Omgrepet er i stor grad samanfallande med krava til internkontroll, men gjeld også krav til systematisk arbeid med kvalitetsforbetring og pasient- og brukartryggleik, samt oppfylling av pasientrettigheiter.

Styringssystemet skal være tilpassa verksemda sin storleik, eigenart, aktivitetar og risikoforhold, og ha det omfang som er nødvendig. Det same gjeld dokumentasjon av styringspliktene jf. Forskrift om leiing og kvalitetsforbetring i helse- og omsorgstenesta i helse- og omsorgstenesta § 5. Vi legg til grunn at kompleksiteten i desse tenestene tilseier at dei fleste styringstiltaka må være skriftlege. Innhaldet i kravet til styringssystem er nærare skildra i forskrifta §§ 6 til og med 9. I dette tilsynet har vi særleg sett på følgande styringskrav:

Krav til kompetanse

Ei viktig føresetnad for at habilitering/opplæring skal være forsvarleg, er at tilsette har nødvendig kompetanse sett opp mot borna sine behov. Det følger av helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1 at kommunen skal legge til rette for tilstrekkeleg fagkompetanse i tenestene. Dette er nærare omtalt i forskrift om leiing og kvalitetsforbetring i helse- og omsorgstenesta § 6 bokstav f og 7 bokstav b. Der det er sett i verk kompetansetiltak skal verksemda kontrollere at tiltaka har effekt og korrigere tiltaka om nødvendig, jf. § 8 bokstav c og § 9 bokstav b.

Krav til planer, dokumentasjon og informasjonsflyt for å sikre forsvarleg og lik praksis

Barne- og avlastningsbustaden må ha ein plan for korleis barna skal få dekt sine behov under opphalda. Ein slik plan skal inkludera barnet sitt behov for mål og tiltak for habilitering/opplæring. Ein slik plan for gjennomføring vert omtala i pasientjournalforskrifta § 6 første ledd bokstav d som ein behandlingsplan. I barne- og avlastningsbustader vert oftast omgrepet tiltaksplan brukt. Det er ingen formkrav til ein slik plan, men den skal vera ein del av pasientjournalen.

For å sikre individuell, forsvarleg og lik praksis må det vera skildra korleis tiltak skal gjennomførast (rutinar og prosedyrar), jf. forskrift om leiing og kvalitetsforbetring i helse- og omsorgstenesta § 7 bokstav c. Rutinar og prosedyrar som skildrar gjennomføringa bør inngå i sjølve tiltaksplanen for at planen skal vere eit hensiktsmessig verktøy for tilsette. Informasjon om bruk av hjelpemiddel, der dette er nødvendig må også vere skildra i tiltaksplanen.

For å sikre informasjonsflyt om endringar i borna sine behov skal det vere utarbeidd rutinar om korleis informasjon skal innhentast og utvekslast. Rutinane må omfatte samarbeid med foreldre, dei ulike arenaer borna oppheld seg og relevante instansar. Det skal vidare vere rutinar som handlar om korleis munnleg rapportering og dokumentasjon i barnet sin journal skal gå føre seg. Journalføringa skal være i tråd med hpl. § 40 og pasientjournalforskrifta §§ 5 til og med 8. For helsehjelp er det krav om journalføring i helsepersonelloven §§ 39 og 40. Det inneber at journalen må gi ei oppdatert oversikt over kva som er gjort av observasjonar, vurderingar, avgjersler og konkrete tiltak, slik at det enkelte helsepersonell har eit grunnlag for vurderingar og avgjersle. Nødvendig og relevant informasjon må førast fortløpande, slik at journalen sikrar kvalitet og kontinuitet i behandlinga. For tenester som ikkje er definert som helsehjelp må det dokumenterast for å sikre at tenesteytinga blir forsvarleg og for at leiinga kan følge på, og evaluera tenestetilbodet.

Det er i helse- og omsorgstenestelova § 5-10 presisert at både kommunen og verksemda som har avtale med kommunen skal sørge for at journal- og informasjonssystema er forsvarlege.

3.    Framstilling av faktagrunnlaget

Her vert det gjort greie for korleis verksemda sine aktuelle tenester fungerer, inkludert tiltak for å sørgje for at krava til kvalitet og tryggleik for tenestemottakarane blir haldne.

Organisering. ansvar og myndigheit

Time kommune har ei befolkning på ca 20 000. Time kommunen tilbyr avlastning i Kvernaland barne- og avlastningsbustad til foreldre som har særleg tyngande omsorgsansvar for barn. Det er 18 barn under 18 år, og 10 personer over 18 år som har avlastningsopphald der no. XXXXXX

Organisatorisk er Kvernaland barne- avlastningsbustad plassert under tenesteområde Helse og velferd. Helse- og velferd er leia av kommunalsjef. Tenesteområde Helse og velferd består av 6 verksemder som er leia av kvar sin verksemdsleiar. I Miljøtenesta er det 7 avdelingar. Kvernaland barne- og avlastningsbustad er ei av desse. Verksemdsleiar har det overordna ansvaret for Miljøtenesta og rapporterer til kommunalsjef for Helse og velferd.

Miljøtenesta består i tillegg til barne- avlastningsbustad av tre heildøgns omsorgsbustadar, privat heildøgn omsorgsbustad samt aktivitetssenter og avdeling for brukarstyrt personleg assistanse (BPA) for personar med ulike funksjonsnedsettingar.

Kvernaland avlastningsbustad har ein avdelingsleiar som har ansvaret for den daglege drifta derunder fag, personale og økonomiansvar. Avdelinga har og fagansvarleg som har det overordna faglege ansvaret saman med avdelingsleiar og fungerar for avdelingsleiar ved fråvær.

Kommunen har stillingsforklaring for fagansvarleg, vernepleiar/miljøterapeutar og helsefagarbeidar. Det går fram av forklaringa for miljøterapeut at ei av arbeidsoppgåvene er å ha primærkontaktansvar. Det går fram av kommunen sitt delegeringsreglement at verksemdleiar har fått delegert mynde innanfor sitt fagområde. Stillingsforklaring for verksemdleier og avdelingsleiar er under utarbeiding.

Det følger av skriftleg rutine for primær- og sekundærkontakt at primærkontakten fortrinnsvis skal vere vernepleiar/sjukepleiar eller anna eigna høgskulespersonell, og sekundærkontakt er fagarbeidar i minimum 50% stilling.

Innhenting av opplysningar

Det kjem fram av skriftlege rutinar at primærkontakten har ansvar for å kartlegge brukar sine ressursar og å utforme og iverksette målsettingar, tiltak og rutinar.

Før første opphald i avlastningsbustaden blir det innhenta informasjon frå foreldra om barnet sitt behov ved at foreldra fyller ut eit skjema om diagnose, medisinske forhold, kommunikasjon, ADL-ferdigheiter, ernæring, fritidsaktivitetar m.m. Det blir i tillegg gjennomført møte med foreldra for å sikre nødvendig og tilstrekkeleg informasjon om barnet. Avdelingsleiar, fagleiar og primærkontakt deltar på møta med foreldre. På bakgrunn av innhenta informasjon frå foreldre blir det laga ei grundig skildring av barnet sitt behov gjennom dokumentet «Min livshistorie», som gir oversikt over viktige opplysningar om barnet si fungering og behov for bistand i det daglege. Denne blir lagt i ein eigen perm som tilsette bruker ved behov. Dei same opplysningane er også lagt inn i barnet sin journal.

Primærkontakten har ansvar for å utarbeide tiltaksplan for det enkelte barn i samarbeid med sekundærkontakt. Primærkontakt og sekundærkontakt utgjer ei ressursgruppe rundt barnet. Fagleiar er med i faglege drøftingar ved behov. Det vert brukt ein eigen mal i journalsystemet for utarbeiding av tiltaksplanen. Tiltaksplanen skal innehalde aktuelle tiltak som beskriv målsettinga med tiltaket og korleis tiltaket skal utførast.

Avlastningsbustaden nyttar Profil som journalsystem. Tilsynet gjekk gjennom ti journalar for perioden 01.01.2022- til 01.11.2022. I alle journalane vi gjekk gjennom, var det utarbeida individuelle tiltaksplanar for borna kor det var utarbeidd mål og tiltak på aktuelle område. I journalane var det opplysningar om barnet sin situasjon, ressursar og utfordringar. I intervju kom det fram at tiltaka i hovudsak var utarbeidde på bakgrunn av informasjon innhenta frå foreldre samt samarbeidsinstansar som barnehage og skule.

Det går fram av rutine for primær- og sekundærkontakt at primærkontakt har ansvaret for å kartlegge barna sine ressursar og utarbeide og iverksette målsettingar, tiltak og rutinar samt sjå til at blant anna tiltaksplanar til ei kvar tid er oppdatert. Alle tilsette ved barne- og avlastningsbustaden har eit ansvar for å sette seg inn i og arbeide etter dei prosedyrar og tiltaksbeskrivingar som følgjer av barnet sin tiltaksplan, samt å dokumentere at tiltaka er utført. Gjennom intervju kom det frem at det vart lagt til rette for at tilsette får tileigna seg oppdatert informasjon om barnet.

Samarbeid med foreldre/pårørande og andre

Barne- og avlastningsbustaden har ikkje faste møter med foreldra, men i intervju med tilsette og foreldre kom det fram at det jamleg var munnleg kontakt mellom bustaden og foreldra. Fleire born hadde kontaktbok som ble brukt til informasjonsutveksling. I intervju med tilsette vart det uttalt at det blir gjort avtale med foreldra i kva omfang og korleis dei ynskjer informasjon frå barne- og avlastningsbustaden.

Alle barn har primærkontakt og sekundærkontakt som jamleg har munnleg kontakt med foreldra og som skal være bindeleddet mellom bustaden og heimen. Det er ansvarsgruppe rundt borna der det er møte mellom 2 og 4 gonger i året. Primærkontakt deltar på disse møta. I intervju med tilsette og i samtale med foreldre kom det fram at foreldre fekk medverke ved utforming av tiltaka. Dette vart i hovudsak gjort i ansvarsgruppemøte eller gjennom løypande munnleg kontakt med forelda. Referat frå ansvarsgruppemøte og samarbeidsmøte blir ikkje lagt inn i barnet sin journal. Referata ligg i eit eige system, Sampro, som vert brukt i arbeidet med individuell plan. I intervju framkom det at berre primærkontakt som deltar på møta har tilgang til referata som ligg i Sampro.

Gjennomføring av tiltaksplanar under avlastningsoppholdet

Det er rutinar for løypande dokumentasjon av gjennomførte tiltak i barnet sin journal. Ved journalgjennomgang såg vi at skildringane av tiltak ikkje alltid var tilstrekkeleg konkretisert. Tiltaksbeskrivingar inneheldt opplysningar om dokumentasjon, barnet sine utfordringar og behov, men lite om korleis tiltaket helt konkret skulle gjennomførast. Vi såg i vår gjennomgang av journalen at gjennomføring av tiltak ikkje blir dokumentert ved kvar vakt. Videre såg vi at journalføringa ofte ikkje gav tilstrekkeleg informasjon om gjennomføring derunder manglande dokumentasjon av relevante observasjonar knytt til tiltaket.

I journalane så vi i liten grad dokumentasjon av faglege vurderingar knytt til utarbeiding av tiltak. Gjennom intervju kom det fram at tilsette hadde uformelle faglege drøftingar om behov for korrigering av tiltak som ikkje gjekk frem av barnets journal.

Evaluering og korrigering av tiltaksplanar

Vi har fått opplyst at det er lagt opp til at ressursgruppa skal ha møte for gjennomgang av borna sine tiltaksplanar kvar sjette uke, samt foreta evaluering og korrigering av tiltak. Gjennom samtaler med tilsette kom det fram at desse møta i ulik grad blei gjennomførte som planlagt, då frekvensen av desse møta ikkje var kjent for alle tilsette. Vi fekk informasjon om at tiltaka i tiltaksplanen vart drøfta ved behov anten i ressursgruppa eller fortløpande med kollegaer. Gjennomgang av tiltak for nokre born kan og bli tatt opp i personalmøte ved behov.

Det gjekk fram av borna sine tiltaksplanar at tiltaka jamleg skulle evaluerast og mange av tiltaka hadde ein dato for når evaluering skulle skje, ofte etter tre eller seks månader. Vi såg i fleire journalar at evaluering ikkje alltid vart gjennomført som planlagt og at evaluering vart føretatt fleire månader etter planlagt tidspunkt for evaluering eller ikkje var evaluert. Det går heller ikkje fram av journalen kva faglege vurderingar som er gjort og av kven.

Ved endringar i tiltaksplanen blir det gitt beskjed om dette på personalmøte, ved vaktskifte/rapport og det kjem fram i beskjedbok. Beskjedbok blir og nytta til å dokumentere løypande informasjon frå foreldre.

Informasjonen frå foreldre blir og lagt inn i barnets journal.

Kommunen har utarbeidd ein skriftleg rutine om kva og korleis skrive rapport i Profil som gjeld for heile Miljøtenesta. Rutinen inneheld blant anna generell informasjon om kva opplysningar som er relevant å nedteikne, kva som ikkje er relevant, og språkbruk. Av intervju med leiarar og tilsette kom det fram at dokumentasjon og rapportering i Profil er et fokusområde og det blir arbeida med kompetanseheving på dette området.

Leiinga si oppfølging av Barne- og avlastningsbustaden

Barne- og avlastningsbustaden har rutinar for opplæring av nytilsette og vikarar. Av rutinen går det fram at nytilsette skal ha to til tre opplæringsvakter og får tildelt ein fadder. Det er lagt opp til at alle tilsette kjenner til tiltaksplanen til borna dei har ansvar for å følge opp og held seg oppdatert for å få med seg endringar som blir gjort.

Det er utarbeidd ein kompetanseplan som gjeld for Miljøtenesta for 2022. Av planen går det fram at fokusområde i 2022 har vore kvalitetssikring, internkontroll, dokumentasjonsplikt, korleis skrive journal, innsyn og snoking. Som en del av kommunens internkontroll er det utarbeidd eit Årshjul for kvalitet og HMS for gjennomgang av verksemdene i Miljøtenesta. Det går fram av ÅrshjuIet at det i november kvart år skal rapporterast på ulike område gjennom eit internkontrollskjema som avdelingsleiar har ansvaret for å følge opp. Her blir det rapport på blant anna medikamenthandtering, journalsystem, brukarmedverknad og HMS.

Det er ein planlagt møtestruktur for Kvernaland barne- og avlastningsbustad. Kvar veke er det leiarmøte der verksemdleiar, alle avdelingsleiarane i Miljøtenesta og fagutviklar deltar. Barne- og avlastningsbustaden har personal-/fagmøte kvar fjerde veke der avdelingsleiar deltar. Det er morgonmøte kvar dag der alle som er på arbeid deltar samt avdelingsleiar. Det er også vaktskifte/rapport tre gonger per dag og to gonger i helg. To gonger i året er det miljøterapeutmøte kor alle miljøterapeutar deltar. Tema for disse møta er fordeling av oppgåver mellom miljøterapeutane samt faglege drøftingar.

Fagleiar er med på desse møta.

Kommunen nyttar seg av avvikssystemet QM+. Det er avdelingsleiar som har ansvar for å følge opp avvik. Avvik blir gjennomgått av avdelingsleiar i personal- og fagmøte. Kvalitetsteammøte kvar fjerde månad med alle leiarane, tillitsvald, verneombod og fagutviklar. Her blir avvik frå alle avdelingane gått gjennom for å vurdere om det er behov for å endre rutinar og sette inn tiltak. Alle tilsette kjenner til rutinen for avvikshandsaming og har meldt avvik. Tilsynet har fått oversendt døme på avvik og har sett at desse vert følgd opp og at tiltak blir sett i verk.

Avdelingsleiar har kontor i barne- og avlastningbustaden og er tett på den daglege drifta. Avdelingsleiar er tilgjengeleg for drøfting og deltar i oppfølging av borna ved behov.

4.    Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovreglane i kapittel 2.

Statsforvaltaren skal ved sine tilsyn ha fokus på om tenestemottakarar får trygge og gode tenester, og om dei trygge tenestene er eit resultat av systematisk styring. I kravet til systematisk styring ligg det at kommuneleiinga har ansvar for å sikre etterleving av helse- og omsorgstenestelova gjennom systematisk styring og forbetringsarbeid. Ein føresetnad for å levere fagleg forsvarlege tenester av god kvalitet, er å ha ein klar organisasjons- og leiarstruktur og god oversikt over oppgåvene. I kravet til systematisk styring ligg det også ei plikt om å ha rutinar for systematiske gjennomgangar av verksemda sine tenester og resultat. Gjennomgangen skal identifisere dei aktivitetar eller prosessar der det er fare for svikt eller brot på regelverk.

Forsvarlege helse- og omsorgstenester

Barn med medfødde eller erverva funksjonsnedsettingar har rett på fagleg gode tenester for utvikling, meistring og læring. Det inneber blant anna at kommunen må sikre at tenestene er samordna, tverrfaglege og planmessige. For å kunne gjennomføre og evaluere tenestene krev det individuelle tiltaksplanar med klare mål og der oppfølginga vert skildra dagleg. Dersom det i journalen berre vert skrive at tiltaket er gjennomført eller at det ikkje vert rapportert, vil det ikkje være mogleg å følge med på om tiltaket er gjennomført som planlagt, om det har effekt eller kor det sviktar. For å kunne evaluere tiltaka må den daglege dokumentasjonen få fram om tiltak er gjennomført som planlagt. Det må og dokumenterast dersom tiltaka ikkje blir gjennomført. For å kunne gjennomføre tiltaket som planlagt føreset det at tiltaket er tilstrekkeleg konkretisert i tiltaksplanen.

Det er videre stilt krav til at tenestene som blir gitt, vert dokumentert på forsvarleg måte. Kommunens forpliktingar knytt til å gje forsvarlege tenester og internkontrollplikten nødvendiggjer dokumentasjon knytt til tenesteytinga, også for tenester som ikkje vert sett på som helsehjelp.

Kommunen må utarbeide rutinar for dokumentasjon, slik at relevante og nødvendige opplysningar om brukaren og tenesteytinga til den enkelte blir nedfelt på en forsvarleg måte.

For at tilsette skal følge krava til journalføring, må verksemda gje tilstrekkeleg opplæring, legge til rett for at tilsette har tid til å journalføre og følge med på at det vert journalført i samsvar med krav i lov og forskrift.

Innhenting av informasjon

Tilsynet vurderer at kommunen planlegg tenester til barna ved at det vert henta inn opplysningar frå foreldre både gjennom møte og ved at foreldra gjev ein skriftleg beskriving av barnet sitt behov. Vi såg gjennom beskrivinga om barnet som kom fram i «Min livshistorie», at bustaden innhentar nødvendige og relevante opplysningar og dermed har et godt grunnlag for å utarbeide mål og tiltak for barnet.

Utarbeiding av tiltaksplanen skjer i samarbeid med foreldre/pårørande til barnet.

Tilsynet meiner at kommunen har lagt til rett for systematisk innhenting av informasjon om borna sine behov.

Gjennomføring, evaluering og dokumentasjon av tiltak

Det føreligg planar for korleis barna får dekt sine behov under opphalda som inkluderer mål og tiltak for habilitering og opplæring. Tiltaksplanen til barna skildrar kva tiltak det enkelte barn har og korleis barnet sitt behov skal ivaretakast under opphalda i Barne- og avlastningsbustaden. Vi har i journalgjennomgang sett at det er utarbeida tiltak ut frå barnet sitt behov, men at tiltaket ikkje alltid er tilstrekkeleg konkret skildra. Dei faglege vurderingane som ligg til grunn for tiltaket er heller ikkje dokumentert i barnet sin journal. Dette utgjer ein risiko for at tiltak ikkje blir gjennomført som planlagt eller ikkje blir gjennomført på same måte av alle tilsette.

Møte og kontakt med andre samarbeidsinstansar som tilsette deltar i blir referert i personalmøte, men referat frå slike møter blir i liten grad dokumentert i barnet sin journal. Dette medfører ein risiko for at viktig informasjon som kan ha betydning for tenesteytinga til barnet, ikkje blir tilgjengeleg for tilsette som har ansvar for å følge opp det enkelte barn.

Vi fann at rutine om fast møte i ressursgruppene kvar sjette veke for å drøfta tiltaksplanen til det enkelte barn ikkje alltid blir gjennomført, og at tilsette ved behov drøftar konkrete tiltak fortløpande med kollegaer. Det er ikkje lagt til rette for ein systematisk gjennomgang av tiltaksplanane der både tilsette, fagleiar eller avdelingsleiar deltek. Det kom fram under tilsynet at leiinga ikkje har rutinar for systematisk å følgje med på at tiltak blir gjennomført i samsvar med barnets behov og at praksis er i samsvar med tiltaksplan.

Vi har også sett at gjennomføring av tiltak ikkje alltid blir løypande dokumentert eller at dokumentasjonen ikkje gjev tilstrekkeleg informasjon om korleis tiltaket er utført. Manglande eller ufullstendig dokumentasjon gjer det ikkje mogleg for leiinga å etterprøve om tiltak blir gjennomført og om det er gjort i samsvar med tiltaksbeskrivinga.

Videre gjer manglande eller ufullstendig dokumentasjon av gjennomføring av tiltaket det vanskeleg å gjera evaluering og korrigering av tiltaket. Det er også kome fram at evaluering ikkje alltid vart gjort i samsvar med fastsett frist for evaluering. Det kom ikkje fram av journalen kva opplysningar evalueringa bygger på og kven evalueringa er gjort saman med internt og eksternt.

Vi kan ikkje sjå at det er etablert ein overordna systematisk rutine for evaluering og korrigering av dei oppgåvene som vert utført og tenester som vert ytt.

Kommunen har rutinar for internkontroll, derunder blant anna sjekkliste for internkontroll i pasientjournal, som skal fyllast ut ved behov og minst kvar sjette månad. Ut frå det vi er kjent med blir ikkje denne rutinen brukt.

Samla sett meiner vi er at praksis ikkje er tilstrekkeleg styrt, og det inneber ein risiko for at det er den enkelte tilsette sin kompetanse, erfaring og kunnskap om barnet som vert styrande. Det vil og innebere ein risiko for at viktig informasjon forsvinn om tilsette sluttar eller er fråverande.

Vi har gjennom tilsynet funne manglar i verksemda sin kontroll med at oppgåver vert gjennomført som planlagt og med at tenestene som vert gjevne er forsvarlege.

Tilsynet finn at manglar i tiltaksbeskrivinga og manglande dokumentasjonen av gjennomføring av tiltak for habilitering og opplæring inneber ein for høg risiko for at borna i barne- og avlastningsbustaden ikkje får forsvarlege tenester.

Statsforvaltaren vurderer dermed at kommunen si styring ikkje er tilstrekkeleg til å sikre at oppfølging av tenesteyting knytt til habilitering/opplæring og journalføring i Barne- og avlastingsbustaden følgjer gjeldande krav i lov og forskrift.

Dette er i strid med helse- og omsorgstjenesteloven §§ 4-1, 3-1 og forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten §§ 3 og 6-9.

5.    Statsforvaltarens konklusjon

Her presenter vi konklusjonen av undersøkinga vår, basert på vurderingane i kapittel 4.

Time kommune sikrar ikkje forsvarleg gjennomføring av tiltak for habilitering/opplæring til barn i Kvernaland avlastningsbustad. Mangelfull skildring av tiltak og manglande dokumentasjon av gjennomføring av tiltak utgjer ein for høg risiko for at barna sine behov på dette området ikkje blir dekte.

Dette er brudd på helse- og omsorgstjenesteloven § § 4-1, 3-1 og forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten §§ 3, 5, 7- 9.

Vi har ikkje funne at barn faktisk ikkje får dekt sine behov for habilitering/opplæring.

Endeleg rapport vert sendt over til Statens helsetilsyn for publisering på www.helsetilsynet.no.

6.    Oppfølging av lovbrot

I dette kapittelet gjer vi greie for kva Statsforvaltaren forventar at kommunen skal gjere for å rette det påpeika lovbrotet.

Vi ber kommunen utarbeide ein plan med nødvendige tiltak for å rette lovbrotet. Planen skal innehalde følgande:

• Tiltak som skal gjennomførast for å rette lovbrotet
• Skildring av korleis leiinga vil følgje med på og kontrollere at tiltak vert iverksette og gjennomført og om tiltaka har virka som planlagt
• Fristar for evaluering av om tiltaka fungerer som planlagt, og om tiltaka har ført til at kommunen sin praksis er i samsvar med regelverket

Frist for tilbakemelding er 20.02.2023.

 Med hilsen

 

Andres Neset (e.f.)
fylkeslege/avd. direktør

Hege Skårdal Dreyer
revisjonsleder

 

2022–2023 Barne- og avlastningsboliger habilitering/opplæring i samsvar med barnas behov

Søk etter tilsynsrapporter

Søk