Hopp til hovedinnhold
Tilsynsrapport

Rapport fra tilsyn med barneverntjenesten i Randaberg og Kvitsøy sin oppfølging av barn i fosterhjem 2023

Tidsrom for tilsynsbesøket:

20.02.23 - 22.02.23

Statsforvalteren i Rogaland

Oppfølging av tilsynet

Ved dette tilsynet ble det avdekt lovbrudd. Kontakt etaten som har utført tilsynet for status på avviket.

Statsforvalteren gjennomførte tilsyn med barneverntjenesten i Randaberg og Kvitsøy fra 20.02. til 22.02.2023. Vi undersøkte om kommunen sørger for at oppfølging av barn i fosterhjem blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav slik at barna får trygge og gode tjenester.

Tilsynet ble gjennomført som del av et landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Statsforvalterens konklusjon:

Barneverntjenesten i Randaberg og Kvitsøy sikrer ikke en systematisk planlegging og oppfølging av alle barn i fosterhjem. Det foreligger også mangler knyttet til barneverntjenestens dokumentasjon. Mangelfull dokumentasjon sammenholdt med mangler i styringen gjør at det er en risiko for at barn i fosterhjem ikke får nødvendig og forsvarlig oppfølging.

Dette er brudd på barnevernloven § 8-3 jf. §§ 1-7, 12-4 og kommuneloven § 25-1.

Barneverntjenesten i Randaberg og Kvitsøy sikrer ikke at barn under omsorg får informasjon om sin rett til tillitsperson.

Dette er brudd på barnevernsloven § 1-4 og forskrift om medvirkning og tillitsperson §§ 9 og 12.

Statsforvalteren sendte utkast til rapport til kommunen for gjennomlesing den 16.03.2023. Vi mottok kommunens tilbakemeldinger i e-post av 27.03.2023. De få tilbakemeldingene vi fikk på rapportens faktagrunnlag er rettet opp.

For oppfølging av lovbrudd vises det til kapittel 6. «Oppfølging av påpekte lovbrudd»

1. Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

Statsforvalteren har undersøkt og vurdert om kommunen sikrer at barneverntjenestens arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem er forsvarlig. Tilsynet med forsvarlig oppfølging av barn i fosterhjem innebærer en undersøkelse og vurdering av om:

  • Barneverntjenesten tilrettelegger for og gir barnet mulighet til å medvirke i oppfølgingen, og medvirkningen er dokumentert
  • Barneverntjenesten planlegger oppfølgingen av barnet
  • Barneverntjenesten tilegner seg tilstrekkelig informasjon om barnets utvikling, omsorgssituasjon og behov for endringer eller ytterligere tiltak 
  • Barneverntjenestens oppfølging av fosterhjemmet er helhetlig og tilpasset den enkelte fosterfamilie
  • Barneverntjenesten besøker fosterhjemmet så ofte som nødvendig for å gi barnet forsvarlig oppfølging
  • Barneverntjenesten gjør en forsvarlig vurdering av barnets utvikling og omsorgssituasjon og konkluderer på om det er behov for endringer eller ytterligere tiltak ​
  • Barneverntjenesten iverksetter nødvendige beslutninger om behov for endringer eller ytterligere tiltak ​
  • Kommunen sikrer systematisk og tilpasset internkontroll i oppfølgingsarbeidet

Statsforvalterens tilsyn er gjennomført som systemrevisjon. Det innebærer at Statsforvalteren har ført tilsyn med om kommunen utfører, styrer og leder arbeidet slik at de oppfyller aktuelle lov- og forskriftskrav. Statsforvalteren skal ikke overprøve enkeltsaker, men se på om tjenesten systematisk følger opp barn i fosterhjem i tråd med regelverket.

Kravene i tilsynet er utformet som overordnede krav knyttet til arbeidsprosesser i barneverntjenesten og gjenspeiler det viktigste som må skje hos tjenesten for at oppfølgingen av barnet skal bli av god og forsvarlig kvalitet.

Det er omsorgskommunens (jf. barnevernloven § 9-6 første ledd og forskrift om fosterhjem § 1 annet ledd) ansvar for oppfølging og kontroll av hvert enkelt barns situasjon i fosterhjem som har vært gjenstand for dette tilsynet. Tilsynet har omfattet barneverntjenestens oppfølging av barn som bor i kommunale fosterhjem der det er snakk om omsorgsovertakelse og plasseringen har skjedd ved tvang jf. barnevernloven § 5-1. Med dette forstås hjem i barnets familie eller nære nettverk eller et fosterhjem som er rekruttert på generelt grunnlag.

Barneverntjenestens ansvar for å følge opp biologiske foreldre har ikke vært en del av dette tilsynet.

Barn og fosterforeldres meninger om og erfaringer med barneverntjenestens arbeid med oppfølging, er viktig informasjon for å vurdere både kvaliteten på tjenestene og kommunens praksis når det gjelder brukermedvirkning. Et utvalg fosterforeldre og barn som bor eller nylig har bodd i fosterhjem har derfor blitt intervjuet i dette tilsynet.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunal barneverntjeneste, etter barnevernsloven § 17-3 første ledd. Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov og forskriftsbestemmelser. Nedenfor gis det en beskrivelse av lovkrav som ble lagt til grunn i tilsynet.

Overordnede rettslige prinsipper

Det sentrale lovgrunnlaget for tilsynet med kommunenes barneverntjenester i 2023 er Lov om barnevern (barnevernsloven) av 18. juni 2021 med tilhørende forskrifter.

Sammen med Norges menneskerettslige forpliktelser oppstiller barnevernsloven noen helt grunnleggende prinsipper som er førende for barnevernsområdet generelt og derfor også for barneverntjenestens arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem. Også forvaltningsloven (fvl.) inneholder regler som blir førende for dette tilsynet på et grunnleggende og overordnet nivå.

  • Barns rett til omsorg og beskyttelse kan utledes av både Grunnloven (Grl.) § 104 og FNs barnekonvensjon (Barnekonvensjonen) artikkel 3 og 19. Barns behov for omsorg og beskyttelse er også understreket av Den europeiske menneskerettsdomstol i mange saker, og er anerkjent som et legitimt inngrepsformål ved inngrep i retten til familieliv etter den europeiske menneskerettskonvensjon (EMK) artikkel 8. Hvis myndighetene overtar omsorgen for et barn, påligger det dem likevel en positiv plikt til å sette inn tiltak for å tilrettelegge for gjenforening mellom barn og foreldre så snart det med rimelighet lar seg gjøre jf. Grl. § 102 og EMK art. 8 nr. 2. I barnevernsloven har barns rett til omsorg og rett til familieliv fått en felles bestemmelse i § 1-5.
  • Prinsippet om barnets beste er barnevernområdets mest sentrale hensyn. Prinsippet fremgår av Barnekonvensjonen artikkel 3, Grunnloven § 104 og barnevernsloven § 1-3, og sier at barnets beste skal være et grunnleggende hensyn ved alle handlinger og avgjørelser som berører barn. Barnevernsloven § 1-3 presiserer også at barnevernets tiltak skal være til barnets beste og at hva som er til barnets beste må avgjøres etter en konkret vurdering. Det går også tydelig frem av bestemmelsen at barnets mening er et sentralt moment i vurderingen av barnets beste. Prinsippet om barnets beste utgjør en selvstendig rettighet for hvert barn, men det skal også vektlegges når andre lovbestemmelser skal fortolkes og virke som en retningslinje for saksbehandlingen i saker som berører barn.
  • Barnets rett til medvirkning er et særlig viktig krav som har vært undersøkt i dette tilsynet. Barnets rett til å bli hørt følger av både Grunnloven § 104 og FNs Barnekonvensjon art. 12. I barnevernsloven er prinsippet nedfelt i § 1-4 om retten til medvirkning. Bestemmelsen gir barnet en ubetinget og selvstendig rett til å medvirke, men ingen plikt. Retten gjelder i hele beslutningsprosessen og i alle forhold som berører barnet, ikke bare når det skal tas rettslige eller administrative avgjørelser. Barnets synspunkter skal i samsvar med barnets alder og modenhet, alltid tas med i vurderinger og bidra til at avgjørelser som fattes er til barnets beste. Forskrift om barns medvirkning i barnevernet gjelder for alle deler av barnevernets arbeid og utdyper hvordan barneverntjenesten skal sikre barnets medvirkning.
  • Forsvarlighetskravet i barnevernsloven § 1-7 innebærer at tjenestene må holde tilfredsstillende kvalitet, ytes i tide og i et tilstrekkelig omfang. Barnevernslovens regel om forsvarlighet har et helhetlig utgangspunkt. Innholdet i kravet må tolkes i sammenheng med de øvrige bestemmelsene i barnevernsloven, der særlig barnevernslovens formålsbestemmelse, prinsippet om barnets beste og barnets rett til å medvirke er viktige tolkningsfaktorer.
  • Dokumentasjon. Barneverntjenesten har plikt til å føre journal for det enkelte barn jf. barnevernsloven § 12-4. Journalen skal inneholde alle vesentlige faktiske opplysninger og barnevernsfaglige vurderinger som barnevernet bygger sin saksbehandling på og som kan ha betydning for de beslutninger og vedtak som treffes. Barneverntjenesten har en generell plikt til å dokumentere barnets medvirkning i saksbehandlingen jf. forskrift om barns medvirkning i barnevernet. Forvaltningsloven gjelder for barnevernets saksbehandling med de særregler som er fastsatt i barnevernsloven, jf. barnevernsloven § 12-1. Dette innebærer at sentrale forvaltningsrettslige krav som for eksempel begrunnelse av vedtak (jf. fvl. § 25) gjelder for saksbehandlingen. I barnevernsloven § 12-5 er det også inntatt et særskilt krav til begrunnelse av barnevernets vedtak.

Barneverntjenestens plikt til å følge opp barn i fosterhjem

Barnevernstjenestens plikt til å følge opp barn og foreldre etter vedtak om omsorgsovertakelse er regulert i barnevernsloven § 8-3. Barneverntjenesten skal etter § 8-3 følge opp barnet etter at vedtak om omsorgsovertakelse er iverksatt. Barnevernstjenesten skal følge med på hvordan barnet utvikler seg, og om det får forsvarlig omsorg. Barnevernstjenesten må derfor sørge for å ha tilstrekkelig kunnskap om hvordan barnet har det under plasseringen, gjennom blant annet samtaler med barnet og fosterhjemmet hvor barnet bor. Barnevernstjenesten må ha tett kontakt med fosterhjemmet for å kunne følge opp barnet. For å ivareta barnets behov under plasseringen, må også barnevernstjenesten samarbeide med andre instanser og aktører som for eksempel skole og helsemyndigheter.

En del av ansvaret innebærer også arbeidet med gjenforening, samt å legge til rette for samvær med søsken og andre nærstående der hensyn til barnet ikke taler mot det.

Barneverntjenesten skal i oppfølgingen på en systematisk og regelmessig måte vurdere tiltaket og barnets behov. Det handler om å planlegge oppfølgingen, innhente informasjon og følge opp fosterhjemmet, vurdere, konkludere og iverksette beslutninger slik at barnet får den omsorgen og hjelpen det har behov for. Gjennomgående skal barnet medvirke og arbeidsprosessene understøttes av en systematisk internkontroll.

Forskrift om fosterhjem § 7 gir en nærmere utdyping av hva som ligger i barneverntjenestens plikt til kontroll og oppfølging av det enkelte barns situasjon i fosterhjemmet.

Barnevernstjenestens oppfølging av fosterhjemmet skal være helhetlig og tilpasset den enkelte fosterfamilie jf. Forskrift om fosterhjem § 7 annet ledd. Oppfølgingsansvaret inkluderer nødvendig råd, veiledning og støtte til fosterforeldrene og gjelder så lenge barnet er i fosterhjemmet. Fosterforeldrenes egne biologiske barn er også en del av fosterfamilien og må inkluderes i barneverntjenestens oppfølging av hvilke behov fosterhjemmet har.

Barneverntjenesten skal besøke fosterhjemmet så ofte som nødvendig, men minst fire ganger i året jf. fosterhjemsforskriften § 7 tredje ledd. For barn som har vært plassert i fosterhjemmet i mer enn to år, kan barneverntjenesten vedta at antall besøk skal reduseres til minimum to ganger i året.

Den delen av fosterhjemsarbeidet som handler om veiledning, oppfølging og kontroll av det enkelte barns situasjon i fosterhjemmet, er kanskje den delen av fosterhjemsarbeidet som er aller viktigst for å få fosterhjemsplasseringen til å fungere etter sitt formål. Ansvaret for kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet innebærer et ansvar for å foreta en jevnlig kontroll med at barnet får den omsorg det trenger og at fosterhjemsplasseringen ellers fungerer etter sitt formål. Det vil hele tiden være barneverntjenesten som har ansvaret for å vurdere hva som er nødvendig og forsvarlig oppfølging av det enkelte barn, om vilkårene for omsorgsovertakelse fortsatt er til stede og om det konkrete fosterhjemmet er et egnet tiltak for barnet. Barneverntjenesten vil også ha et ansvar for å foreta endringer i barnets omsorgssituasjon som viser seg å være nødvendige.

Barn som er under barnevernets omsorg, vil ofte ha særlige behov som må imøtekommes gjennom systematisk innsats. Å utarbeide planer er en skriftliggjøring av en systematisk arbeidsform. Barneverntjenesten har ansvar for å utarbeide ulike planer som for eksempel plan for barnets omsorgssituasjon og oppfølgingen av barnet og foreldrene (barnevernsloven 8-3 fjerde ledd) fosterhjemsavtale (Forskrift om fosterhjem § 6), samværsavtaler/samværsplaner (barnevernsloven §§ 7-2 og 7-3) og individuell plan for barn som har behov for langvarige og koordinerte tiltak eller tjenester (barnevernsloven § 15-9).

Ved all oppfølging og utarbeidelse av planverk er det viktig at barneverntjenesten involverer og samarbeider både med barn og foreldre, jf. barnevernsloven § 1-4 og § 1-9 på en systematisk måte.

Internkontroll

Det er nær sammenheng mellom styring av tjenesten og at tjenestene er forsvarlige.

Kommuneloven § 25-1 jf. barnevernsloven § 15-2 fjerde ledd regulerer de krav som stilles til kommunene når det gjelder internkontroll. Internkontrollen skal være systematisk, og at den må ha et omfang og innhold som er tilpasset barnevernstjenestens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold. Det er kommunedirektøren i kommunen som er ansvarlig for internkontrollen. Bestemmelsens tredje ledd bokstav a til e stiller videre krav til innholdet i internkontrollen. Kommunen skal skaffe seg oversikt over, og følge med på, områder hvor det er fare for svikt i tjenesteenhetene eller at tjenestene ikke følger lov- og forskriftskravene. Hvilke styringsaktiviteter som er nødvendige for å få oversikt vil variere avhengig av blant annet organisering og størrelse på tjenestene.

God internkontroll kan bidra til at oppfølgingen av barn og fosterhjem foregår på en forsvarlig og kvalitativt god måte. Noen sentrale forutsetninger er imidlertid at den er risikobasert, tilstrekkelig formalisert og innbefatter ulike kontroll- og forbedringstiltak.

På barnevernsområdet må kravene til internkontroll ses i sammenheng med såkalte pliktbestemmelser i barnevernsloven som har betydning for hvordan tjenesten skal sikre forsvarlige tjenester. I henhold til barnevernsloven § 15-2 annet ledd skal kommunen sørge for at de ansatte i barneverntjenesten får nødvendig opplæring og veiledning. Ansvaret omfatter innebærer blant at ansatte må følges opp og få nødvendig støtte i arbeidet

3. Beskrivelse av faktagrunnlaget

Her gjøres det rede for hvordan virksomhetens aktuelle tjenester fungerer, inkludert virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for tjenestemottakerne blir overholdt.

Rapporten er bygget opp ved at vi først gir en kort beskrivelse av kommunen og barneverntjenestens organisering. Vi vil deretter gjennomgå faktagrunnlaget som er innhentet gjennom styrende dokumentasjon, kommunens egenvurdering, intervju i tjenesten og av fosterforeldre, samt gjennomgang av saksmapper. Overskriftene i faktagrunnlaget følger kravene i tilsynet, som beskriver hva som må være til stede i barneverntjenestens arbeidsprosesser for at oppfølgingen av barn i fosterhjem skal være forsvarlig.

Kommunen og barneverntjenestens organisering

Barneverntjenesten i Randaberg og Kvitsøy er en interkommunal barneverntjeneste for kommunene Randaberg og Kvitsøy. Randaberg er vertskommune.

Randaberg har ifølge SSB tall for 2022, 11 670 innbyggere og Kvitsøy kommune har 530 innbyggere. av disse er ca. 24 % under 18 år. Kommunemonitor for barnevern viser at tjenesten har 5,3 fagstillinger i barneverntjenesten pr. 1000 barn fra 0 – 17 år. Fylkessnittet er 4,5 stillinger.

Den interkommunale barneverntjenesten er organisert i kommunalområdet Oppvekst som ledes av kommunalsjef. Barneverntjenesten hører til i kommunens Familieenheten som har egen virksomhetsleder.

Videre er Randaberg og Kvitsøy barneverntjeneste en del av en interkommunal barnevernvakt som sikrer heldøgns beredskap.

Det fremgår av halvtårsrapportering til Bufdir fra 2. halvår 2022 at barneverntjenesten har 12,8 stillinger.

Halvtårsrapportering til Bufdir for 2. halvår 2022 viser at barneverntjenesten har gjennomført alle lovpålagte oppfølgingsbesøk og tilsynsbesøk i fosterhjemmene.

Arbeidet med oppfølging av barn i fosterhjem er lagt til team omsorg og tiltak, som består av syv stillinger inkludert teamleder.

Tilsynsmyndigheten har fått informasjon om at det skal være tre kontaktpersoner som skal ha ansvar for oppfølging av fosterbarn. Det har vært en vakant stilling store deler av høsten 2022 og hittil i 2023. Under tilsynet har vi også fått opplyst at teamleder og en kontaktperson har sluttet/slutter i første kvartal 2023. På tilsynstidspunktet var stillingene utlyst, men ikke besatt.

Internkontroll Flyttskjema

På flytskjemaet:

  • Planlegge oppfølging av barnet 3. leddbvl § 4-15, 3. ledd
  • Iverksette beslutninger knyttet til barnet jf. bvl. § 4-16, 2. setning
  • Barnet medvirker jf. bvl. § 1-6 og Forskrift om medvirkning
  • Informasjonsinnhenting om barnet jf. bvl. § 4-16, Fosterhjem- forskriften § 7
  • Oppfølging av fosterhjem, inkl. besøk Jf. Fosterhjems- forskriften § 7
  • Vurdere og konkludere på barnets situasjon og behov jf. bvl. § 4-16, 2. setning
  • Systematisk internkontroll jf. Kommuneloven § 25-1

Figur: Overordnede krav knyttet til arbeidsprosesser i barneverntjenesten. Kravene er rettet inn mot det viktigste som må skje hos tjenesten for at oppfølgningen av barnet skal bli av god og forsvarlig kvalitet.

Barneverntjenesten tilrettelegger for og gir barnet mulighet til å medvirke i oppfølgingen, og medvirkningen er dokumentert

I intervju formidles det at barns medvirkning har høyt fokus i tjenesten. Barneverntjenesten og de ansatte er opptatt av å lykkes med dette og å tilrettelegge for god kontakt med barna. Kontaktpersonene samarbeider med fosterforeldrene for å finne gode måter å komme i kontakt med barna på. Kontaktpersonene tilrettelegger for tidspunkt for oppfølgingsbesøk og samtaler som passer for barna. 

Det kommer frem i intervju at samtaler med barnet blir dokumentert i referat etter oppfølgingsbesøk og i journalnotat. De formidler at de er tilgjengelige for barnet når barnet ønsker det også utover oppfølgingsbesøkene. Det formidles at barna får tilbakemelding på problemstillinger de tar opp. Hvordan det svares ut er forskjellig og tilpasses barnet.

Gjennomgangen av saksmappene viser at barna er snakket med i oppfølgingsbesøk og dette er dokumentert i referat. Det er synlig i flere saksmapper at kontaktpersonene samarbeider med fosterforeldrene for å få til samtaler med barnet i fosterhjemmet. Tilsynet finner dokumentasjon på at barn er involvert i spørsmål som omhandler dem, eksempelvis samvær med foreldre og søskensamvær.

Saksmappene viser at barnets medvirkning, hva som er snakket om og hva barnet har sagt er løpende dokumentert i referat etter oppfølgingsbesøk og i journalnotat. Imidlertid fremgår ikke barnevernfaglige vurderinger, vurderinger av barnets beste og vekting av barnets mening i dokumentasjonen.

Informasjon gitt av fosterforeldrene viser at deres oppfatning er at barneverntjenesten snakker med barna og involverer dem i forhold som har betydning for dem.

Tjenesten gir informasjon om at det ikke vurderes bruk av tillitsperson til fosterbarna systematisk. Det foreligger ikke rutine for å sikre at fosterbarn får tilbud om dette. Ved gjennomgang av saksmappene finner vi ikke spor etter at tillitsperson er drøftet i saker hvor dette kunne være aktuelt.

Barneverntjenesten planlegger oppfølgingen av barnet

I intervju gis det informasjon om at tjenesten sender ut et brev tidlig på året om oppfølgingsbesøk, der det kommer frem når besøkene skal gjennomføres. Det foreligger en mal for dette brevet. Det er kontakt mellom tjenesten og fosterhjemmet dersom det er behov for å avtale nye datoer for gjennomføring av besøk. Gjennomgang av saksmappene viser at brev med oversikt over datoer for oppfølgingsbesøk gjennomgående blir sendt ut.

Når det gjelder bruk av planer i oppfølgingsarbeidet opplyses det at utarbeides omsorgsplan i sakene. Det benyttes ikke arbeidsplaner i oppfølgingsarbeidet eller tiltaksplaner i saker der det er satt inn eksempelvis veiledning eller andre forsterkningstiltak.

Ved gjennomgang av saksmappene finner vi omsorgsplaner i alle saker.

I planleggingen av oppfølgingsbesøkene opplyser de ansatte at de leser gjennom referat fra forrige besøk, tilsynsrapporter og rapporter fra eksempelvis besøkshjem. Det formidles i intervjuene at det er tett kontakt også mellom besøkene slik at tjenesten vet hva som rører seg i fosterhjemmet. I oppfølgingsbesøkene snakker en om hvordan det går i fosterhjemmet og på ulike arenaene for fosterbarnet, som skole, fritid, samvær mm. Det benyttes ikke en fastsatt mal for samtaler under oppfølgingsbesøkene. 

Fosterhjemsavtalen skal ifølge rutinen gjennomgås årlig. Vi finner ikke en dokumentert systematisk gjennomgang av fosterhjemsavtale og forsterkningsavtaler i alle saker.

Vi finner samværplaner ved gjennomgang av saksmappene.

Fosterforeldre formidler at de blir kontaktet av barneverntjenesten og har dialog om tidspunkt for oppfølgingsbesøk. Det er kjent hva som skal være tema på oppfølgingsbesøkene. Det snakkes om hvordan det går i hjemmet. Noen formidler at dersom det er særlige temaer som skal drøftes, er de kontaktet pr telefon i forkant av besøkene. Samværsplaner brukes, og de fleste fosterforeldrene formidlet at disse ble utarbeidet i samarbeid med fosterhjemmet.

Barneverntjenesten tilegner seg tilstrekkelig informasjon om barnets utvikling, omsorgssituasjon og behov for endringer eller ytterligere tiltak

Det formidles i intervju at det i hovedsak innhentes informasjon fra fosterforeldre og barn i oppfølgingsbesøk og i annen løpende kontakt. Kontaktpersonene deltar i ansvarsgrupper eller samarbeidsmøter der det er aktuelt og det mottas informasjon fra øvrige deltakere (skole, BUP, PPT, andre). Ifølge informasjon fra intervju blir det ikke systematisk innhentet informasjon fra eksempelvis skole i andre saker der det ikke er ansvarsgruppe. Man får informasjon gjennom kontakt med barnet selv, fosterforeldre, foreldre, gjennom rapporter fra tilsynsførerne og besøkshjemmet der dette er aktuelt.

Ledelsen opplyser at de følger med på saksbehandlers informasjonsinnhenting gjennom veiledning og drøftinger i teammøtene.

I mappegjennomgang finner vi at oppfølgingsbesøkene blir gjennomført og informasjon innhentes der. Det benyttes en mal for referat fra oppfølgingsbesøk, men denne innehar ikke en momentliste som en skal gå gjennom. Vi finner det dokumentert at barneverntjenesten deltar på samarbeidsmøter eksempelvis på skolen der det er aktuelt, og det foreligger referat fra slike møter. Saksmappene inneholder tilsynsførerrapporter, utredninger fra BUP, sakkyndige rapporter fra PPT og opplæringsplaner.

Vi finner ikke at det gjøres en systematisk innhenting av informasjon, eksempelvis fra barnehage, skole og besøkshjem i alle saker.

Saksmappene viser også at barneverntjenesten har samarbeid med foreldre når saken krever dette. Det er dokumentert halvårlige samarbeidsmøter mellom foreldre og fosterforeldre i flere saker.

Det er løpende dokumentasjon av informasjon i alle de gjennomgåtte sakene.

Barneverntjenestens oppfølging av fosterhjemmet er helhetlig og tilpasset den enkelte fosterfamilie og tjenesten besøker fosterhjemmet så ofte som nødvendig for å gi barnet forsvarlig oppfølging

Barneverntjenesten benytter mal for oppfølgingsbesøk som viser til hovedregelen om at det skal være minimum fire oppfølgingsbesøk i fosterhjemmet dersom ikke annet er vedtatt.

Drøfting og vurdering av om en skal redusere antall oppfølgingsbesøk gjøres i teammøtet og i veiledning med teamleder. Det formidles at dersom det er behov for mer enn fire besøk i fosterhjemmet, så gjennomfører en det.

Tjenesten formidler at det iverksettes veiledning og annen oppfølging av fosterhjemmet ved behov. Behov kan avdekkes i møter, fosterhjemsbesøk, etter mottatt informasjon fra andre eller fra fosterbarnet. Fosterforeldre etterspør også dersom det oppstår behov. Er det behov som haster så ordner de det. Tjenesten formidler at de er tilgjengelige og svarer raskt ut henvendelser som kommer opp. De gir tilbakemelding på e-poster og SMS raskt og gir informasjon om når de ringer tilbake. Informasjon fra oppfølgingsbesøkene blir dokumentert i referat og mal for dette benyttes.

Intervjuene av fosterforeldre viser at de opplever at barneverntjenesten er tilgjengelig ved behov. Vi får noe ulik informasjon om fosterforeldrenes opplevelse av å få raske avklaringer på behov som tas opp. Noen av våre informanter forteller at de synes barneverntjenesten skulle ordnet opp i og funnet løsninger på problemstillinger raskere enn det som er gjort, dette gjelder eksempelvis forhold knyttet til samvær og tiltak som barnet har behov for.

Ledelsen følger med på oppfølgingen av fosterbarna og fosterhjemmene gjennom veiledning til kontaktpersonene og i drøftinger i team-møtene. Teamleder er kjent med utfordringer og behov i den enkelte fosterhjemsplassering.

I gjennomgang av saksmapper ser vi at det blir gjennomført fire oppfølgingsbesøk, der det ikke er vedtatt reduksjon i oppfølgingen. Vi finner videre at referat fra oppfølgingsbesøk foreligger i alle saker.

I saker hvor det er besluttet veiledning fremgår det av vedtatt rutine at kontaktperson skal skrive mandat for veiledning og veiledningen skal evalueres to ganger årlig. I saker der det er besluttet veiledning fra egen tiltaksavdeling er ikke dette dokumentert i barnets journal, men i fosterforeldrenes journal i fagsystemet Familia. Stikkprøve viser at det mangler mandat og evalueringer i noen saker.

Barneverntjenesten gjør en forsvarlig vurdering av barnets utvikling og omsorgssituasjon og konkluderer på om det er behov for endringer eller ytterligere tiltak

I intervju gis det informasjon om at det gjøres vurderinger av barnets utvikling og omsorgssituasjon etter hvert oppfølgingsbesøk, men også i det løpende arbeidet. Vi får også informasjon om at vurderinger ikke alltid blir dokumentert. I malen som benyttes som referat etter oppfølgingsbesøk foreligger det ikke et punkt hvor vurderinger som skal skrives.

Praksis i tjenesten er at kontaktpersonene drøfter problemstillinger og behov i sakene med teamleder og i teammøte. Dersom enkeltsaker blir tatt opp i veiledning eller i teammøter skal dette dokumenteres i barnets mappe.

Det opplyses videre at vurderinger og beslutninger om tiltak som inkluderer økonomi utover faglige anbefalinger og betydelige endringer i samvær løftes av teamleder til barnevernleder.

I gjennomgang av saksmapper finner vi ikke noen faglige vurderinger av barnets utvikling dokumentert. Referatet inneholder en beskrivelse av hva som er snakket om, samt at vi finner oppfølgingspunkter dokumentert i de fleste referatene.

Vi finner lite spor av systematiske evalueringer av plasseringen i sakene. I intervju opplyses det at iverksatte tiltak kan bli vurdert etter oppfølgingsbesøk, men det er ikke dokumentert i sakene. Det foreligger ikke en rutine eller er praksis for å gjennomføre et «stoppunkt» der alle forhold ved fosterhjemsoppholdet evalueres systematisk.

Vi finner gjennomgående få drøftinger med teamleder i veiledning og i det ukentlige teammøtet dokumentert i barnets journal. Referat fra oppfølgingsbesøk blir ikke systematisk kvalitetssikret og det blir ikke signert av andre enn kontaktpersonen.

Barneverntjenesten iverksetter nødvendige beslutninger om behov for endringer eller ytterligere tiltak

De ansatte formidler i intervju at saker der det er behov for veiledning så blir dette drøftet med teamleder og i teammøtet. Det er lite «ventetid» for å få iverksatt veiledning. Det opplyses at de ansatte opplever at tjenesten er «raus» når det gjelder å tilby ulike tiltak til fosterhjemmene.

Ledelsen følger med på om tiltak iverksettes gjennom sin kontakt med de ansvarlige kontaktpersonene i veiledning og teammøter.

I gjennomgang av saksmappene finner vi at det er satt inn veiledningstiltak i flere saker. Veiledningstiltak bestilles raskt og følges opp. Vi finner imidlertid ikke dokumentasjon av hvilke vurderinger som er gjort av behovet for veiledning og hva det skal veiledes på. Videre finner vi ikke mandat for veiledning i alle saker og få spor av evalueringer av iverksatte tiltak.

Kommunen sikrer systematisk og tilpasset internkontroll i oppfølgingsarbeidet

Dokumentasjon av internkontrollen

Det foreligger organisasjonskart og det er utarbeidet rollebeskrivelser for ansatte i barneverntjenesten. Barnevernleder har ikke en rollebeskrivelse.

Det foreligger en rollebeskrivelse for fagutvikler. Denne stillingen er pt ubesatt og oppgavene som ligger til denne rollen skal ifølge informasjon gitt i intervju løses av barnevernleder.

Rapporteringslinjer og møtestruktur i kommunen

Ifølge dokumentasjon og intervju rapporterer barnevernleder i linje til leder for familieenheten i kommunen. Leder for familieenheten har økonomi- og utviklingsansvar i barneverntjenesten og også personalansvar for barnevernleder. Leder for familieenheten rapporterer til kommunalsjef for Oppvekst. Barnevernleder inngår i lederteamet i familieenheten som har møter hver 14. dag. Det foreligger styringsdokument for ledermøtet i familieenheten. Det framgår her hva som er formålet med møtet, møtefrekvens, hvem som er deltakere og hva som skal være agenda for møtene.

Leder for familieenheten og barnevernleder har i tillegg egne møter annen hver uke. Tema i disse møtene varierer etter hva som er behovet. Rapporteringer, økonomi, driften og utfordringer i barneverntjenesten samt krevende saker vil være aktuelle temaer.

Det er ledermøter på kommunalområdet Oppvekst annenhver uke og leder for familieenheten deltar i disse. Videre har kommunalsjef regelmessige kontaktpunkter med leder for familieenheten alene. Kommunalsjef og leder for familieenheten har i samarbeid arbeidet for å tilrettelegge barnevern/oppvekstreformen på en god måte for kommunen.

Det fremlegges tilstandsrapport for barneverntjenesten årlig. I tillegg blir det regelmessig informert om barneverntjenestens utfordringsbilde til Utvalg for levekår.

Møtestruktur i barneverntjenesten

Det foreligger ingen skriftlig møtestruktur for barneverntjenesten. Det er møter mellom barnevernleder og teamlederne regelmessig annen hver uke, tema i disse møtene er ledelse, utvikling og drift. Videre er det møter i de ulike teamene i tjenesten. Team omsorg og tiltak, som har ansvar for oppfølging av barn i fosterhjem, har møter to timer annen hver tirsdag. Det er teamleder som har ansvar for møtet. Det er opplyst at møtet skal benyttes til drøfting av enkeltsaker og faglig utvikling. 

Det foreligger ikke en skriftlig agenda for møtet og det blir ikke skrevet referat fra teammøtene.

Risikovurdering

Det foreligger ikke en skriftlig risiko- og sårbarhetsanalyse i barneverntjenesten.

Følgelig er det heller ikke gjennomført en skriftlig risikovurdering på tilsynsområdet etter at kommunene har fått nye oppgaver og utvidet ansvar for fosterhjemsoppfølging.

Det ble formidlet i intervjuene at den største risikoen i tjenesten var fravær av ansatte på grunn av vakante stillinger og høyt sykefravær.

Rutiner, maler og sjekklister

Tjenesten benytter rutiner for fosterhjemsarbeid som er utarbeidet i samarbeid med andre kommuner gjennom prosjektet «Med barn i sentrum». Det er besluttet at disse skal brukes, men det opplyses om at det har vært lite tid for et grundig implementeringsarbeid av rutinene.

Vi har fått oversendt brevmal for årlige oppfølgingsbesøk i fosterhjem og en mal for referat etter oppfølgingsbesøk som tjenesten skal benytte. Malene inneholder få faste punkter som skal dokumenteres. Eksempelvis har ikke malen for «referat etter oppfølgingsbesøk» et punkt som krever en faglig vurdering etter besøket.

Vi har sett en mal for «samtaler med barn og unge» i noen saksmapper. Intervjuene viser at ikke alle ansatte er kjent med denne malen.

Det opplyses at kontaktpersonene benytter nasjonale verktøy som eksempelvis «saksbehandlingsrundskrivet» og «Veilederen.no».

Kompetanse, opplæring, veiledning og erfaringsdeling

Barneverntjenesten har ikke en skriftlig kompetanseplan. I tjenestens strategiplan for 2021 – 2025 kommer frem det ulike områder som skal satses på i forhold til økt kompetanse.  

Barneverntjenesten samarbeider med andre kommuner i fylket om kompetansehevende tiltak på tilsynsområdet gjennom sin deltakelse i læringsnettverket for fosterhjemsarbeid.

Kontaktpersonene har avsatt tid til individuell veiledning/ oppfølging fra teamleder. Veiledningstimene ligger fast i kalender. Hyppigheten på veiledningstilbudet er tilpasset den enkeltes behov.

Kontaktpersonene har tilbud om prosessveiledning fra psykologspesialist i familieenheten hver måned. Dette tilbudet hadde oppstart rundt årsskiftet.

Beslutningsmyndighet

Barnevernleder har ansvar og myndighet som er tillagt i barnevernsloven.

Det foreligger et dokument «Delegasjon av beslutningsmyndighet i barnevernavdelingen». Det fremkommer her at faglige ansvar er lagt til barnevernleder. Videre fremkommer det hvem som er gitt fullmakt til å være stedfortreder ved barnevernleders fravær.

På tilsynsområdet er teamleder delegert fagansvar for kontaktpersonene som arbeider med omsorg og er ansvarlig for tjenestens oppfølging av barn i fosterhjem.

Ifølge intervju vil vurderinger og beslutninger som gjelder oppfølging av barn i fosterhjem drøftes i team-møter eller i veiledning med teamleder. Barnevernleder vil bli involvert før større beslutninger skal tas, eksempelvis ved avtaler om kjøp av eksterne leverandører. Barnevernleder skal også alltid underskrive prinsipielle dokumenter som for eksempel fosterhjemsavtalene.

Oppfølging, kontroll og forbedring av egen praksis

Barneverntjenesten har ikke en skriftlig plan for systematiske stikkprøvekontroller på alle tjenestens oppgaver. Vi får opplyst i intervju at det ikke blir gjennomført systematiske stikkprøvekontroller i saksmappene på tilsynsområdet.

Ifølge intervju foregår ledelsens oppfølging og kontroll av arbeidet med barn som bor i fosterhjem i hovedsak gjennom å få informasjon i veiledning og teammøter. Videre får vi opplyst at teamleder og barnevernleder kan lese seg opp på sakene ved behov. Det formidles at tjenestens ledelse deltar i møter og annet, i saker som er utfordrende.

Det gis opplysninger i intervju at referat fra oppfølgingsbesøk i fosterhjem ikke rutinemessig gjennomgås og godkjennes av ledelsen.

Avvik

Barneverntjenesten i Randaberg og Kvitsøy skal benytte «Compilo» som sitt avvikssystem.

Informantene formidler at det har vært lite søkelys på å melde avvik i tjenesten. Tilsynsmyndigheten har mottatt kopi av de åtte avvikene som ble meldt i 2022. Det er ingen meldte avvik på tilsynsområdet, og de fleste avvikene handler om HMS relaterte forhold.

Vi fikk opplyst at det skulle være opplæring i hvordan en skulle melde avvik på et fellesmøte i tjenesten, mens tilsynet pågikk.

Intervju med fosterbarn og fosterforeldre

Som nevnt under punkt 1 i rapporten, ble det tatt kontakt med fosterbarn og fosterforeldre som barneverntjenesten i Randaberg og Kvitsøy har oppfølgingsansvaret for.

Vi kontaktet et utvalg fosterbarn og fosterforeldre, både gjennom brev og på telefon. Vi fikk snakket med to barn og seks voksne og intervjuene ble gjennomført på telefon.

Barna vi har intervjuet gir informasjon om at de vet hvem kontaktpersonen sin er og at de snakker med dem. Begge barna forteller at de har en grei kontakt med sin kontaktperson og er fornøyd med oppfølgingen. Begge svarte at det ikke var noe de tenkte barneverntjenesten burde gjort annerledes, og de kom heller ikke på eksempler der de hadde bedt om noe som ikke var blitt fulgt opp.

Fosterforeldre formidler at de blir kontaktet av barneverntjenesten og har dialog om tidspunkt for oppfølgingsbesøk. Det foreligger ikke noen agenda for møtene, men de vet at kontaktpersonen vil snakke om hvordan det går i fosterhjemmet. Vi fikk informasjon om at dersom det var noe særlig som skulle drøftes ville de få beskjed i forkant av oppfølgingsbesøket.

Fosterforeldrene formidler også at barneverntjenesten kommer på de avtalte besøkene. De forteller at de også kommer i kontakt med barneverntjenesten utenom oppfølgingsbesøkene gjennom telefon, e-post eller SMS. De informerte om at de opplevde at kontaktpersonene var tilgjengelige og at de ringte tilbake dersom de ble bedt om det.

Noen av fosterforeldrene tok opp at det hadde vært flere bytter av kontaktperson og at dette var uheldig. De forteller at dette vanskeliggjør kontaktetableringen med fosterbarnet og at de har en opplevelse av at ny kontaktperson ikke er tilstrekkelig oppdatert/ har nok kjennskap til fosterhjemmet og fosterbarnets behov.

Oppsummert gir fosterbarn og fosterforeldre positiv informasjon om sin kontakt med barneverntjenesten.

Statsforvalteren har tatt informasjon fra samtalene vi hadde med fosterbarna og fosterforeldrene med i våre vurderinger.

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

Barneverntjenesten tilrettelegger for og gir barnet mulighet til å medvirke i oppfølgingen, og medvirkningen er dokumentert

Barns medvirkning er en grunnleggende rettighet og en nødvendig forutsetning for at oppfølgingen skal være god og treffe godt på barnets behov. Det er derfor viktig at barn får tilpasset informasjon og at det gjennomføres samtaler med barnet jevnlig og alene der det lar seg gjøre.

Det er forsvarlig praksis at det i barnets mappe må komme frem om barnet har fått medvirke, hvilken informasjon barnet har fått, hva som var temaet og hva som var barnets syn. At barneverntjenesten har vurdert barnets syn skal gå fram av dokumentasjonen. Dersom barneverntjenesten fatter beslutninger som går på tvers av det barnet ønsker, bør det begrunnes. Det skal også vise i saken dersom barnet ikke ønsker å si sin mening og eventuell begrunnelse for det.

Intervjuer både med barna, fosterforeldre, de ansatte og ledelsen bekrefter at barneverntjenesten snakker med barna under oppfølgingsbesøkene. Vi vurderer at kontaktpersonene er bevisste på å få tak i barnets trivsel i fosterhjemmet, og har fokus på å legge til rette for at samtalene skal gjennomføres på en trygg og god måte.

Videre finner vi at barneverntjenestens kontakt med barna er dokumentert og vi ser av saksmappene hva det er snakket om under besøkene. Dette vurderer vi som bra.

Det som fremstår som svakheten i dette arbeidet, er at det ikke er god nok dokumentasjon av hvordan barnets syn er vurdert og vektet, og hvordan barnets beste er vurdert. Det er vår vurdering at dette ikke er i tråd med god og forsvarlig praksis og gjeldende regelverk.

Statsforvalteren vurderer videre at det er en risiko for at hyppige kontaktpersonskifter kan vanskeliggjøre relasjonen til barnet og gi dårligere grunnlag for eksempelvis det å dele vanskelige tanker eller informasjon med kontaktperson. Informasjonen fra fosterforeldre underbygger dette.

Vi vurderer også at barneverntjenesten ikke har et system eller praksis som sikrer at barnet får informasjon om sin rett til tillitsperson. Både intervjuene og vår gjennomgang av saksmappene viser at dette er mangelfullt.

Barneverntjenesten planlegger oppfølgingen av barnet

Barn som er under barnevernets omsorg, vil ofte ha særlige behov som må imøtekommes gjennom systematisk innsats. Å utarbeide planer er en skriftliggjøring av en systematisk arbeidsform. Det sentrale i planarbeid er at det skal legge grunnlaget for et systematisk og planlagt arbeid gjennom å peke på behov og angi hvordan behovene skal følges opp.

Det foreligger en overordnet omsorgsplan i alle gjennomgåtte saker og det formidles i intervju at mal for årlige oppfølgingsbesøk i fosterhjem benyttes til å planlegge oppfølgingsbesøkene.

Tjenesten benytter gjennomgående ikke arbeidsplaner.

I høringsnotatet til «forslag til ny forskrift om fosterhjem» foreslås det; «å forskriftsfeste at barneverntjenesten skal lage en plan for oppfølging av fosterfamilien. Det vurderes at en plan med oversikt over nødvendige tiltak og støtte som settes inn, kan bidra til å gi fosterforeldrene økt forutsigbarhet om oppfølgingen som skal skje.»

Videre står det; «En plan for oppfølging av fosterfamilien vil bidra til at barneverntjenestens vurderinger blir dokumentert, og til at barneverntjenestens arbeid med oppfølgingen blir strukturert.»

Dette vil, dersom det blir vedtatt, være en forskriftsfesting av god barnevernfaglig praksis. At det skal lages en plan for oppfølgingen vil være nytt, men oppgavene som vil komme frem av en slik plan er imidlertid ikke nye. Dette vil være en presisering og tydeliggjøring av barneverntjenestens oppfølgingsansvar slik det er i dag.  Det er Statsforvalterens vurdering at barneverntjenesten ikke planlegger oppfølgingen av de ulike behovene som fosterbarna og fosterhjemmene har på en tilstrekkelig og strukturert måte.

Det er vår vurdering at det vil være en stor forbedring å ta i bruk en arbeidsplan i omsorgssaker, for å sikre et mer systematisk arbeid. En kan relatere dette til behov for tiltaksplaner i hjelpetiltakssaker for å systematisere hva som er behovet, hvordan man skal følge opp behovet (tiltak) og system for evaluering.

Vi har ikke funnet dokumentasjon på en årlig gjennomgang av fosterhjemsavtalen i alle saker. Manglende gjennomgang av fosterhjemsavtalen er brudd på barneverntjenestens plikter iht. forskrift om fosterhjem.

Det er vår vurdering at samvær med foreldre planlegges i samarbeid med de involverte, inkludert barnet. Vi vurderer at det halvårlige samarbeidsmøtet som blir gjennomført mellom foreldre, fosterforeldre og barneverntjenesten er et godt tiltak for å få til godt samarbeid som vil være positivt for fosterbarnet.

Det er vår samlede vurdering, på bakgrunn av intervju og gjennomgang av styrende dokumentasjon og saksmapper, at barneverntjenestens planlegging av oppfølgingen av barna ikke er tilstrekkelig systematisk i alle saker.

Barneverntjenesten tilegner seg tilstrekkelig informasjon om barnets utvikling, omsorgssituasjon og behov for endringer eller ytterligere tiltak

En forutsetning for at barneverntjenesten skal kunne gi barnet en forsvarlig oppfølging er å vite nok om barnets utvikling, behov og omsorgssituasjon. Barneverntjenesten har et løpende og helhetlig ansvar, som innebærer at det er nødvendig å sikre at man har tilstrekkelig informasjon fra ulike kilder i den løpende oppfølgingen.

Vi vurderer at både intervju og mappegjennomgang viser at barneverntjenesten får informasjon både fra barna direkte og fra fosterforeldrene om barnets utvikling og omsorgssituasjon. I saker hvor det er etablert ansvarsgrupper/ samarbeidsgrupper vil informasjon om barnet komme direkte til barneverntjenesten fra relevante kilder i disse møtene.

Det er vår vurdering at i saker der det ikke er slike felles arenaer for informasjonsdeling, kan informasjonsgrunnlaget bli mangelfullt med informasjon hovedsakelig fra fosterforeldrene og barnet. Etter vår vurdering kan dette medføre en risiko for at barneverntjenesten ikke tilegner seg et tilstrekkelig helhetlig bilde av barnets situasjon.

I saker hvor samarbeidet er godt og all informasjon tilsier at plasseringen fungerer uten problemer, kan det være lett å glemme å innhente opplysninger fra eksempelvis skole og barnehage. Etter vår vurdering kan dette medføre en risiko for at barneverntjenesten ikke tilegner seg et tilstrekkelig helhetlig bilde av barnets utvikling, omsorgssituasjon og behov.

Vi vurderer at både intervju og gjennomgåtte saksmapper viser at barneverntjenesten innhenter nødvendig informasjon fra barnas tilsynsførere som tas inn i oppfølgingsarbeidet.

Det er vår samlede vurdering at barneverntjenesten ikke innhenter informasjon direkte fra relevante kilder i alle saker, slik at tjenesten har et tilstrekkelig helhetlig bilde av barnets utvikling, omsorgssituasjon og behov.

Barneverntjenesten må dokumentere sentrale og relevante opplysninger om barnet og fosterhjemmet gjennom arbeidet med oppfølgingen. Det skal være synlig hva tjenestene har hatt av informasjon, hvilke vurderinger som er gjort og hva som er besluttet, slik at det er mulig å kvalitetssikre avgjørelser i saken. Skriftlighet er viktig for å sikre barnets mulighet til å bli kjent med egen historie og er også en forutsetning for å ivareta en kontinuitet i oppfølgingsarbeidet.

Journalene i saksmappene viser at det er jevnlig kontakt mellom fosterhjemmet og kontaktpersonene. Imidlertid er det få dokumenterte vurderinger av barnets situasjon i fosterhjemmet. Det er vår vurdering at dokumentasjonen i de saksmappene vi har gjennomgått ikke ivaretar kravet til forsvarlig dokumentasjon. Dette er ytterligere vurdert under eget punkt om dokumentasjon.

Barneverntjenestens oppfølging av fosterhjemmet er helhetlig og tilpasset den enkelte fosterfamilie og tjenesten besøker fosterhjemmet så ofte som nødvendig for å gi barnet forsvarlig oppfølging

Barnevernstjenestens oppfølging av fosterhjemmet skal være helhetlig og tilpasset den enkelte
fosterfamilie. Det innebærer at barneverntjenesten må skreddersy oppfølgingen til barnet og fosterhjemmet utfra de behov som er aktuelle på ulike tidspunkt.

Vi vurderer på bakgrunn av intervju med fosterforeldre og barn og dokumentasjon i sakene at det ser ut som barneverntjenesten besøker fosterhjemmet så ofte som nødvendig. Både reduksjon og økning i oppfølgingsbesøk blir etter vår vurdering vurdert og konkludert opp mot behov i saken. 

Informasjon i tilsynet viser at barn og fosterforeldre kommer i kontakt med barneverntjenesten ved behov og det er vår vurdering at tjenesten har en vaktordning som sikrer tilgjengelighet utenfor kontortid. Dette understøttes av intervjuene med fosterforeldre som alle ga uttrykk for at de fikk kontakt med kontaktpersonene ved behov.

Det kommer frem i saksmappene at det har kommet opp problemstillinger og behov i fosterhjemmet som barneverntjenesten etter vår vurdering har fulgt godt opp. Men vi kan også se eksempler på det motsatte. Referat fra oppfølgingsbesøk skrives, men mangler en faglig vurdering av omsorgssituasjonen til barnet. Dette kan etter vår vurdering medføre en risiko for at viktige momenter og spørsmål i oppfølgingen ikke blir vurdert som forutsatt i tjenesten. Mangelfull dokumentasjonen kan også medføre vanskeligheter for ledelsens arbeid med å følge med på kvaliteten i det barnevernfaglige arbeidet på tilsynsområdet og at fosterhjemsplasseringene fungere som ønsket.

Barneverntjenesten gjør en forsvarlig vurdering av barnets utvikling og omsorgssituasjon og konkluderer på om det er behov for endringer eller ytterligere tiltak

Barneverntjenesten har et system for møter i teamet og individuell veiledning for kontaktpersonene, hvor vurderinger kan drøftes og konkluderes.

Det kommer frem i intervju at drøftinger, vurderinger og konklusjoner/ beslutninger skal dokumenteres i barnets journal. I vår gjennomgang av saksmapper finner vi gjennomgående manglende dokumentasjon fra veiledning og teammøtet.

Statsforvalteren betviler ikke at sakene drøftes og vurderinger gjøres, men det er vår vurdering at det er en svikt at dette ikke dokumenteres systematisk i barnets journal.

Det er vår vurdering at det er behov for å «stoppe opp» regelmessig for å vurdere barnets utvikling og omsorgssituasjon. Naturlige stoppunkt kan være etter oppfølgingsbesøk eller etter ansvarsgruppemøter eller liknende. I de fleste av de gjennomgåtte sakene er det vår vurdering at det ikke fremkommer tydelig i dokumentasjonen om barneverntjenesten har gjort en vurdering av barnets utvikling og omsorgssituasjon og om det er behov for endringer eller ytterligere tiltak til barnet eller i fosterhjemmet. Videre vurdere vi at det gjennomgående mangler dokumentasjon av evalueringer av om tiltak mm fungerer som ønsket.

Vi vurderer samlet, på bakgrunn av informasjon fra intervju og gjennomgang av journal i saksmappene, at dokumentasjon av barnevernfaglige vurderinger og konklusjoner/ beslutninger som er tatt underveis i oppfølgingsarbeidet ikke blir forsvarlig ivaretatt i sakene.

Mangler i dokumentasjon kan etter vår vurdering medføre en risiko for at barneverntjenestens faglige vurderinger ikke blir fulgt opp av kontaktperson som forutsatt eller ikke videreført til andre ved fravær. Slik personalsituasjonen har vært i barneverntjenesten den siste tiden er det etter vår vurdering ekstra viktig med god dokumentasjon av faglige vurderinger for å sikre forsvarlig oppfølging. Manglende dokumentasjon får også betydning for barnet når vedkommende skal forstå sin historie og de vurderingene og beslutningene som er tatt om hans/ hennes omsorgssituasjon. God dokumentasjon bidrar etter vår vurdering til å sikre kvalitet. Videre at det gjør det mulig for dem det gjelder, å etterprøve faglige vurderinger som barneverntjenesten har gjort underveis og de beslutninger som fattes. Mangler i dokumentasjonen kan også medføre vanskeligheter for ledelsens arbeid med å følge med på, og kontrollere om oppfølgingsarbeidet blir gjennomført forsvarlig og i tråd med lovkrav.

Barneverntjenesten iverksetter nødvendige beslutninger om behov for endringer eller ytterligere tiltak

Når barneverntjenesten i sin oppfølging av barnet og fosterhjemmet har fått informasjon om behov og dette er vurdert og tjenesten har konkludert, vil iverksettelse av tiltak måtte følge naturlig. Hastegrad i iverksettelse vil kunne være ulikt, men det er vår vurdering at tiltak som er vurdert som nødvendig for å ivareta barnets behov i fosterhjemmet og fosterforeldres behov for støtte må iverksettes raskt. Dersom det, av årsaker som ligger utenfor barneverntjenesten, ikke lar seg gjøre å iverksette tiltakene raskt, må barneverntjenesten vurdere om det er behov for å sikre situasjonen på annen måte i ventetiden.

Vi vurdere at barneverntjenesten iverksetter tiltak som blir bestemt. I intervju fremkommer det at barneverntjenesten handler raskt ved behov hos barnet eller fosterhjemmet og tjenestens eget veiledningsteam vil kunne prioritere disse sakene. Intervjuene gir også opplysninger om at tjenesten opplever å være raske til å sette inn tiltak dersom det er nødvendig. Saksmappene og informasjon fra fosterforeldrene underbygger dette.

Kommunen sikrer systematisk og tilpasset internkontroll i oppfølgingsarbeidet

Dokumentasjon av internkontrollen

Tilstrekkelig styringsaktiviteter er etter Statsforvalterens vurdering nødvendig for å sikre en forsvarlig oppfølging av barn i fosterhjem. Vi vurderer at barneverntjenesten ikke i tilstrekkelig grad har dokumentert sine styringsaktiviteter slik som kommuneloven sine regler krever. Vi har mottatt lite dokumentasjon på områder som naturlig skal inngå i et styringssystem.

Eksempler på dette framkommer i rapportens punkter under.

Rapporteringslinjer og møtestruktur i kommunen

Statsforvalteren vurderer at ansvars- og rapporteringslinjene mellom barneverntjenesten og øvrig administrativ ledelse og internt i barneverntjenesten er kjent for de ansatte.

Det er vår vurdering at informasjon i tilsynet viser at det er god kontakt mellom barneverntjenesten og leder for familieenheten. Videre at leder for familieenheten og kommunalsjef har regelmessige møtepunkter som gjør at kommunalsjef er godt kjent med barneverntjenestens drift.

Vi vurderer videre at politisk nivå i kommunen blir tilstrekkelig informert om barneverntjenestens arbeid gjennom rapportering til hovedutvalg for oppvekst og levekår og ved fremlegging av tilstandsrapport for kommunestyret årlig. Etter vår vurdering er systematisk rapportering til politisk nivå viktig for å sikre og styrke forankringen av barneverntjenestens arbeid, i tillegg til å sikre at kommunen har oppdatert informasjon om tjenestens oppfyllelse av lovkrav og kvalitet på arbeidet.

Risikovurdering

Det er vår vurdering at barneverntjenesten må ha tilstrekkelig oversikt over risikofaktorer og risikoområder på tilsynsområdet.

Ifølge styrende dokumentasjon og intervju foreligger det ikke skriftlige risikovurderingen i barnverntjenesten.

Informasjon gitt i intervjuene viser at det er vurdert at fravær av ansatte er det største risikofaktoren i tjenesten.

Det er vår vurdering at barneverntjenesten må utarbeide en tilstrekkelig oversikt over risikofaktorer og risikoområder på tilsynsområdet. Det er videre vår vurdering at de ansatte som arbeider med oppgavene bør delta i dette arbeidet. Å arbeide sammen om dette kan bidra til en felles forståelse av risiko på området og hvordan man på best mulige måte kan sette inn treffsikre tiltak.

Møtestruktur i barneverntjenesten

Det er vår vurdering at det er tydelig for de ansatte hvilke møtepunkter som er gjeldende innad i barneverntjenesten. Det er imidlertid ikke laget en rutine for teammøtet, som formidles å være et viktig møtepunkt for arbeidet med oppfølging av fosterbarn. Det er ingen skriftlig agenda for hvilke tema møtet skal inneholde, og det blir ikke skrevet referat etter disse møtene. Statsforvalteren vurderer at dette er en svakhet.

Kompetanse, opplæring og veiledning

Etter vår vurdering har barneverntjenestens ansatte relevant grunnkompetanse og erfaring. Opplysninger gitt i tilsynet viser imidlertid at manglende kapasitet i tjenesten har medført at en ikke har hatt tilstrekkelig kapasitet til å arbeide med nye faglige føringer på fosterhjemsområdet. Eksempelvis er det innført nye faglige rutiner på området, men en har ikke fått arbeidet med disse på en systematisk måte. Dette har vært savnet. Det er satt av tid til fagfokus i tjenestens årshjul fra 2022, men dette opplyses å ikke være tilstrekkelig.

Tjenesten har en plan for «Introduksjon for nyansatte». Vi vurderer at denne vil kunne ivareta deler av den nødvendige innføring av ansvar og oppgaver ved nyansettelser. Vi vurderer imidlertid at det ville vært en forbedring og gjort teamet mindre sårbart ved å ha et system for «fadderordning» eller 2.ere i oppfølgingssakene.

Det foreligger ikke en kompetanseplan eller utredning av kompetansebehov for kontaktpersonene som har ansvar for oppfølging av barn i fosterhjem. I tjenestens strategiplan for 2021- 2025 er det skissert tiltak for økt kompetanse i tjenesten. Disse er iverksatt.

Et system for individuell saksoppfølging for den enkelte saksbehandler er også et viktig tiltak for å sikre at oppfølgingsarbeidet er forsvarlig og av god faglig kvalitet. Vi vurderer at tjenestens veiledningssystem kan ivareta dette. Det er etter vår vurdering viktig å tilby veiledning ut fra ansattes behov. Dette synes som er ivaretatt av teamleder i tjenesten. Vi vurderer imidlertid at det er en svakhet at det ikke foreligger skriftlige rutiner for hyppighet og innhold i veiledningstilbudet.

Det er videre vår vurdering at det er viktig at veiledningen gjennomføres som planlagt for den enkelte og at ledelsen sikrer at dette har høy prioritet.

Tjenesten har iverksatt prosessveiledning i barneverntjenesten fra psykologspesialist ansatt i familieenheten. Vi vurderer dette som et godt tiltak for å ivareta den enkelte ansatte.

Rutiner, sjekklister og maler

Barneverntjenesten har skriftlige rutiner for oppfølgingsarbeidet. Noen av disse rutinene er utarbeidet i prosjektet «Barn i sentrum» i samarbeid med andre kommuner og tatt inn i tjenestens rutinehåndbok. Intervjuene viser at de ansatte er kjent med rutinene, men at det har vært lite tid til å implementere dem i det løpende arbeidet som utføres. Saksmappene viser at enkelte rutiner ikke følges i alle saker.

Mal for referat for oppfølgingsbesøk foreligger og blir benyttet i alle saker. Det er vår vurdering at denne malen burde hatt et punkt som ivaretar at det skal skrives en vurdering som også inkluderer en vurdering av barnets beste etter hvert oppfølgingsbesøk.

Oppfølging, kontroll og forbedring av egen praksis

Kontroll og kvalitetssikring er en nødvendig styringsaktivitet i alle barneverntjenester.

Det foreligger ikke rutiner som omhandler kontroll og kvalitetssikring av oppfølgingsarbeidet i tjenesten. Dette er etter Statsforvalterens vurdering en mangel i tjenestens styring.

Vi har fått opplyst at kvalitetssikring i stor grad skal ivaretas av teamleder gjennom veiledning og ved drøftinger i teammøtene. Det er videre opplyst at både teamleder og barnevernleder kan ta stikkprøver i enkeltsaker. Kontroll er imidlertid ikke systematisk og kjent for de ansatte.

Referat fra oppfølgingsbesøk er ifølge mottatt informasjon i tilsynet viktig dokumentasjon av det faglige arbeidet som er gjort i forbindelse med oppfølgingen. Tjenesten har ikke rutiner eller praksis som bestemmer at referatet skal gjennomgås eller underskrives av andre enn kontaktperson.

Det er vår vurdering at det er nødvendig å innføre en kontroll av dokumentasjonen etter oppfølgingsbesøkene. Dette underbygges av informasjon gitt i tilsynet som viser at tjenesten var kjent med utfordringer i forhold til tjenestens dokumentasjonspraksis. Statsforvalteren vurderer at dersom kontrollrutiner hadde vært på plass ville dette vært fanget opp, og en kunne på bakgrunn av det iverksatt forbedringstiltak.

Avvik

Vi vurderer at et fungerende avvikssystem for faglige avvik i tjenesten er en viktig del av kommunens internkontrollplikt. Et fungerende system skal være med på å sikre at feil i praksis fanges opp, slik at tiltak kan iverksettes for å forebygge feil i andre saker.

Ved gjennomgang av meldte avvik i 2022 ser vi at det ikke er meldt faglige avvik med oppfølging av barn i fosterhjem i 2022. Tjenesten har en rutine for hvordan avviksbehandling i kommunen skal gjennomføres. Det er usikkert hvor kjent denne rutinen er blant de ansatte. Det er opplyst i intervju at bevissthet rundt bruk av avvik kunne vært bedre i tjenesten. Det er ikke klart for alle ansatte hva det skal meldes avvik på.

Det er vår vurdering at denne delen av tjenestens internkontrollsystem og tjenestens søkelys på forbedringsarbeid må forbedres. Vi fikk opplyst at avvik og bruk av avviksmelding skulle være tema i et møte i tjenesten mens tilsynet pågikk. Dette vurderes som viktig og nødvendig.

Dokumentasjon

Det hører til god forvaltningsskikk å sørge for tilstrekkelig og etterrettelig dokumentasjon, slik at man
kan gjøre rede for hva som er gjort i saken og begrunnelsen for dette. Dokumentasjonsplikten er
også en følge av forsvarlighetskravet og plikten til internkontroll.

Hva som skal nedtegnes, vil som utgangspunkt bero på en konkret vurdering i den enkelte sak. Barneverntjenesten har likevel en generell plikt til å løpende dokumentere sitt arbeid. Dokumentasjonsplikten er blitt ytterligere regulert i ny barnevernlov. I bvl. § 12-4 er det et tydelig krav at barnets journal skal inneholde barnevernfaglige vurderinger.

I tilsynet har vi gjennomgått åtte saksmapper der barnet bor eller har bodd i fosterhjem etter bvl. § 5-1 de siste to årene. Vi har lest saksdokumentasjon for to år tilbake i tid. Vi har i vår vurdering av de ulike arbeidsprosessene i barneverntjenestens oppfølging av barna, gjort en vurdering av dokumentasjonen.

Vi finner løpende journal i alle saker som viser jevnlig kontakt mellom fosterhjem og kontaktperson. Dette er bra og viser at det løpende kontakt mellom fosterhjemmet og barneverntjenesten. Det foreligger også referat fra alle oppfølgingsbesøk i alle sakene. Den store svakheten er etter vår vurdering at det gjennomgående mangler barnevernfaglige vurderinger både i journal og i referatene etter oppfølgingsbesøkene. Vi mener også at dette fører til manglende mulighet for kontroll for barneverntjenestens ledelse.

Det er vår vurdering at barneverntjenestens ledelse må iverksette tiltak for å sørge for at dokumentasjonen i sakene forbedres og at det iverksettes tiltak slik at dokumentasjonspraksisen blir i tråd med barnevernlovens krav.

Status i barneverntjenesten

Barneverntjenesten i Randaberg og Kvitsøy har vært i en utfordrende situasjon de siste årene med ustabilitet på ledersiden, høy turnover og høyt sykefravær. Høsten 2022 ble det iverksatt stillingskontroll i Randaberg kommune på grunn av kommunens økonomiske situasjon. Dette medførte at flere stillinger måtte stå vakante og dette forverret situasjonen.

Tjenesten fikk unntak fra stillingskontrollen ved utgangen av 2022 og informasjon gitt i intervju viser at kommunen har vurdert at dette skulle skjedd tidligere. Belastningen for barneverntjenesten ble for stor.

I løpet av tilsynsprosessen har teamlederen som har hatt faglig ansvar for oppfølging av fosterbarn sluttet i stillingen. Det er også opplyst at en av kontaktpersonene skal avslutte sitt arbeidsforhold innen kort tid. I en slik situasjon vil det etter vår vurdering være særlig behov for en god styring av oppfølgingen av fosterbarna som tjenesten har omsorgen for. Under det oppsummerende møtet fikk vi opplyst at tjenesten hadde konstituert en teamleder og to kontaktpersoner hadde fått tilbud om stilling og takket ja.

Det er videre vår vurdering at mangler i tjenestens styring henger sammen med ustabiliteten i tjenesten. Stillingen fagutvikler står ubesatt. Ved gjennomgang av innsendt rollebeskrivelse for fagutvikler ser vi at mye av ansvaret for arbeid med internkontroll er tillagt denne stillingen. Det er derfor vår vurdering at det vil være viktig å tydeliggjøre hvem som skal ha ansvar for disse arbeidsoppgavene.

Barneverntjenesten i Randaberg og Kvitsøy fikk i februar 2023 innvilget veiledningsteam fra Bufdir. Statsforvalteren vurderer at dette vil være et godt og målretta tiltak for barneverntjenesten. Det er gjennomført en følgeevaluering av måloppnåelsen til veiledningsteam. Denne viser at for å få best mulig nytte av tiltaket er det viktig at lederressursene i tjenesten er avklart og på plass. Vi oppfordrer kommunen til å prioritere dette.

5. Statsforvalterens konklusjon

Her presenterer vi konklusjonen av vår undersøkelse, basert på vurderingene i kapittel 4.

Barneverntjenesten i Randaberg og Kvitsøy sikrer ikke en systematisk planlegging og oppfølging av alle barn i fosterhjem. Det foreligger også mangler knyttet til barneverntjenestens dokumentasjon. Mangelfull dokumentasjon sammenholdt med mangler i styringen gjør at det er en risiko for at barn i fosterhjem ikke får nødvendig og forsvarlig oppfølging.

Dette er brudd på barnevernloven § 8-3 jf. §§ 1-7, 12-4 og kommuneloven § 25-1.

Barneverntjenesten i Randaberg og Kvitsøy sikrer ikke at barn under omsorg får informasjon om sin rett til tillitsperson.

Dette er brudd på barnevernsloven § 1-4 og forskrift om medvirkning og tillitsperson §§ 9 og 12.

6. Oppfølging av påpekte lovbrudd

I dette kapittelet redegjør vi for hva Statsforvalteren forventer at kommunen skal gjøre for å rette påpekte lovbrudd. 

Vi ber kommunen utarbeide en plan med nødvendige tiltak for å rette lovbruddet, og sende den til Statsforvalteren innen 20.06.2023. Planen bør inneholde følgende:

  • Konkrete målformuleringer for hva som skal forbedres
  • Tiltak som skal gjennomføres for å skape forbedring
  • Frister for iverksetting og evaluering av om tiltakene har virket som planlagt
  • Beskrivelse av hvordan ledelsen vil følge med på og kontrollere at tiltakene blir iverksatt og gjennomført
  • Beskrivelse av hvordan ledelsen vil følge med på og kontrollere at tiltakene har virket som planlagt

Det er viktig å ha fokus på tjenestens praksis i arbeidet med målformuleringene og valg av tiltak i planen. Vi viser til vurderingen i kap. 4. Dette for at tiltakene som iverksettes skal være virksomme opp mot selve oppfølgingen av fosterbarnet og fosterhjemmet. Denne planen skal være tjenestens plan for forbedringsarbeidet som skal iverksettes.

Kort tid etter at planen er mottatt, vil Statsforvalteren ta kontakt med kommunen for å avtale tidspunkt for dialogmøte. Det er kommunens plan som vil være tema på møtet, i tillegg til at det planlegges for videre dialog. Antall dialogmøter vil avhenge av omfang og alvorlighet av lovbrudd.  

For å undersøke om tiltakene har ført til forsvarlig praksis, vil kommunen bli bedt om å utføre en egenkontroll. I egenkontrollen skal kommunen gjennomgå saker ved å fylle ut et skjema med spørsmål. Tidspunkt for gjennomføring av egenkontroll avtales i dialogmøte. 

Statsforvalteren kan i tillegg utføre en stikkprøvekontroll dersom det er nødvendig.  

Med hilsen

(e.f.)
Trine Hove Bjørnsen
seniorrådgiver/jurist

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok.

Varsel om tilsynet ble sendt 16.12.2022.

Forberedende møte med virksomheten ble gjennomført 09.02.2023.

Intervju med barn og fosterforeldre ble gjennomført 21.02.2023.

Tilsynsbesøket ble gjennomført i kommunen 20.2 – 22.02.2023. Oppsummerende møte med gjennomgang av funn ble avholdt 09.03.2023.

Kommunen hadde gjennomført en egenvurdering på forhånd. Denne er benyttet som informasjon i tilsynet.

Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

  • Egenvurdering
  • Organisasjonskart – barneverntjenesten
  • Delegasjon av beslutningsmyndighet
  • Rollebeskrivelser for;
    • Teamleder
    • Tiltaksarbeider
    • Kontaktperson
    • Ungdomskontakt
    • Fagutvikler
    • Administrasjonskonsulent
  • Opplæringsplan for nyansatte
  • Hovedmål Strategi 2021 – 2025
  • Årshjul 2022
  • Tilstandsrapport 2021
  • Med barn i sentrum
  • Utskrift fra egen rutine håndbok – fosterhjem
  • Brevmal for info om årlige oppfølgingsbesøk i fosterhjem
  • Mal for referat etter oppfølgingsbesøk
  • Rutine for avvik
  • Meldte avvik i tjenesten i 2022
  • Rutine – Ledermøte i familieenheten
  • Rutine – Prosessveiledning i barneverntjenesten

Tilsynet har gjennomgått 8 saksmapper til barn som barneverntjenesten følger opp/har fulgt opp i fosterhjem de to siste årene. Det er gjennomgått dokumentasjon for 2 år tilbake i tid, i tillegg til relevante grunnlagsdokumenter.

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.

Ikke publisert her

2 barn og 6 fosterforeldre ble intervjuet i forbindelse med tilsynet.

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten:

  • seniorrådgiver, Brit Espeland Nedreaas, Statsforvalteren i Rogaland, revisor
  • seniorrådgiver, Anne Helen Madland, Statsforvalteren i Rogaland, revisor
  • seniorrådgiver, Trine Hove Bjørnsen, Statsforvalteren i Rogaland, revisjonsleder

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattende tilsynet

2022–23 Barneverntjenestens ansvar for oppfølging av barn plassert i fosterhjem

Søk etter tilsynsrapporter

Søk