Hopp til hovedinnhold
Tilsynsrapport

Rapport fra tilsyn med Skaret avlastningsbolig - Sandnes kommune 2023

Tidsrom for tilsynsbesøket:

14.03.2023 - 20.03.2023

Statsforvalteren i Rogaland

Oppfølging av tilsynet

Ved dette tilsynet ble det avdekt lovbrudd. Kontakt etaten som har utført tilsynet for status på avviket.

Statsforvalteren gjennomførte tilsyn med Sandnes kommune og besøkte i den forbindelse Skaret avlastningsbolig fra 14.03.2023 til 20.03.2023. Vi undersøkte om kommunen sørger for at tjenester til barn i avlastningsbolig blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav slik at barna får trygge og gode tjenester.

Tilsynet ble gjennomført som del av et landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Statsforvalterens konklusjon:

Sandnes kommune sikrer ikke forsvarlig habilitering og opplæring til barn som har avlastning ved Skaret avlastningssenter. Det blir ikke alltid opprettet tiltak i samsvar med barnas behov. Det er også mangler ved utforming, evaluering og dokumentasjon av tiltak.

Dette utgjør en risiko for at barna ikke får nødvendig bistand til å opprettholde nåværende eller oppøve nye funksjoner.

Dette er brudd på:

Helse- og omsorgstjenesteloven §§ 4-1 og 3-1 og forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten.

Statsforvalteren sendte utkast til rapport til kommunen hvor vi ba om eventuelle kommentarer til faktagrunnlaget med frist for tilbakemelding 08.05.2023. Kommunen hadde ingen kommentarer til rapporten.

For oppfølging av lovbrudd vises det til kapitel 6 «Oppfølging av påpekte lovbrudd»

1.    Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

Statsforvalteren har undersøkt og vurdert om Sandnes kommune sikrer at barn som mottar avlastning ved Skaret avlastningssenter får habilitering/opplæring som samsvarer med deres behov.

Habilitering/opplæring vil være tiltak med mål om å oppøve nye eller opprettholde nåværende funksjoner. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2022 og 2023, og har omfattet undersøkelser av om kommunen:

  • har tilstrekkelig informasjon om barnet sin situasjon og behov
  • bruker informasjonen til å identifisere behov for habilitering/opplæring og til å utforme mål og tiltak for barnet
  • gjennomfører tiltak for habilitering/opplæring
  • evaluerer og korrigerer mål og tiltak for habilitering/opplæring

Tilsynsprosessen bygger på systemrevisjon som metode. En systemrevisjon har som formål å undersøke om gode og trygge tjenester er resultatet av systematisk styring og ledelse og kontinuerlig forbedringsarbeid. I dette tilsynet har undersøkelsene vært tett knyttet til faglige arbeidsprosesser for habilitering/opplæring. I undersøkelse av krav til styring og ledelse er det derfor aktiviteter tett på de faglige prosessene som har vært mest aktuelle.

Barna og foreldre sine meninger om og erfaringer med opphold i Skaret avlastningssenter har vært viktig informasjon, for å vurdere både kvaliteten på tjenestene og kommunen sin praksis på om barna får dekket sitt behov for habilitering. Et utvalg foreldre har derfor blitt intervjuet i dette tilsynet.

2.    Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunal helse- og omsorgstjeneste, etter helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3 og helsetilsynsloven § 4.

Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Vi gir derfor her en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

Kommuneloven kapittel 30 setter den rettslige rammen for hvordan statlig tilsyn med kommunene skal gjennomføres, med unntak av kommuneloven § 30-4. Et eventuelt pålegg om retting skjer i henhold til helsetilsynsloven § 8, jf. hol. § 12-3. Statsforvalterens myndighet til å føre tilsyn med privat tjenesteleverandør følger av helsetilsynsloven § 4.

Kommunens ansvar for heldøgns helse- og omsorgstjenester i barne- og avlastningsboliger

Når et barn har opphold i barne- og avlastningsbolig har kommunen innvilget avlastningsopphold eller fulltidsplass i slik institusjon til familier med særlig tyngende omsorgsarbeid, jf. hol. § 3-6 og § 3- 2 første ledd nr. 6 bokstav c. Barne- og avlastningsboliger regnes som omsorgsinstitusjon med heldøgns helse- og omsorgstjenester, jf. forskrift om kommunal helse- og omsorgsinstitusjon § 1 første ledd bokstav a.

Habiliteringen/opplæringen skal være forsvarlig

Helse- og omsorgstjenester som tilbys eller ytes etter helse- og omsorgstjenesteloven skal være forsvarlige, jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1. Forsvarlighetskravet er en rettslig standard, som betyr at innholdet bestemmes av normer utenfor loven. I tolkningen av hva som er forsvarlig inngår blant annet anerkjent fagkunnskap, faglitteratur, faglige retningslinjer og allmenngyldige samfunnsetiske normer. I dette tilsynet bygger det faglige innholdet på følgende normerende produkter fra Helsedirektoratet:

  • nasjonal veileder for oppfølging av personer med store og sammensatte behov
  • nasjonal veileder om barn og unge med habiliteringsbehov
  • nasjonal veileder for rehabilitering, habilitering, individuell plan og koordinator
  • nasjonal veileder for gode helse- og omsorgstjenester til personer med utviklingshemming

Et fellestrekk for de faglige anbefalingene i disse veilederne er at god praksis er å jobbe tverrfaglig, målrettet og systematisk overfor personer med sammensatte behov.

Krav om individuelt tilpasset habilitering/opplæring

Individuelt tilpassede tjenester bidrar til å oppnå forsvarlige tjenester og til å oppfylle barnets og foreldrenes rett til medvirkning og informasjon etter pasient- og brukerrettighetsloven kapittel 3.

For habilitering/opplæring er brukerinvolvering, medvirkning og informasjonsutveksling viktig i hele prosessen. Det vil si at barnet/foreldrene får informasjon og kan medvirke både når tjenester skal planlegges, gjennomføres, evalueres og korrigeres.

Tverrfaglig samarbeid og koordinering av tiltak

Tverrfaglig samarbeid skal understøtte forsvarlige tjenester, og er regulert flere steder i helse- og omsorgslovgivningen. Det følger av forsvarlighetskravet i helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1 bokstav a at kommunen skal tilrettelegge tjenestene slik at den enkelte pasient eller bruker gis et helhetlig og koordinert helse- og omsorgstjenestetilbud. Bestemmelsen stiller krav til koordinering og samarbeid internt, med andre etater og andre tjenestenivåer og tilsvarer kommunens plikt til å samarbeid og samordning helse- og omsorgstjenesteloven § 3-4.

Andre bestemmelser som skal understøtte koordinerte tjenester av betydning for dette tilsynet, er helse- og omsorgstjenesteloven § 7-1 om individuell plan og §§ 7-2 og 7-2 a om koordinator og barnekoordinator.

En viktig begrunnelse for krav til samarbeid og koordinering er at det er flere kjente risikofaktorer forbundet med samarbeid og overganger internt og eksternt. Det er særskilt omtalt at det i planlegging av tjenester skal legges vekt på å minimalisere risikofaktorer forbundet med samhandling internt og eksternt, if. forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten § 6 bokstav e.

Krav til styringssystem som sikrer tjenester i henhold til krav fastsatt i lov og forskrift

Kommunen har etter helse- og omsorgstjenesteloven § 3-1 tredje ledd en plikt til å planlegge, gjennomføre, evaluere og korrigere virksomheten, slik at tjenestenes omfang og innhold er i samsvar med krav i lov og forskrift. Denne plikten går også frem av helsetilsynsloven § 5, som pålegger enhver virksomhet som yter helse- og omsorgstjenester å opprette internkontrollsystem. Internkontrollsystemet omtales i forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten som styringssystem: Begrepet er i stor grad sammenfallende med kravene til internkontroll, men omfatter også krav til systematisk arbeid med kvalitetsforbedring og pasient- og brukersikkerhet, samt oppfyllelse av pasientrettigheter.

Styringssystemet skal være tilpasset virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold, og ha det omfang som er nødvendig. Det samme gjelder dokumentasjon av styringspliktene jf. forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten i helse- og omsorgstjenesten § 5. Vi legger til grunn at kompleksiteten i disse tjenestene tilsier at de fleste styringstiltakene må være skriftlige.

Innholdet i kravet til styringssystemet er nærmere beskrevet i forskriften §§ 6 til og med 9. I dette tilsynet har vi særlig sett på følgende styringskrav:

Krav til kompetanse

En viktig forutsetning for at habilitering/opplæring skal være forsvarlig, er at ansatte har nødvendig kompetanse sett opp mot barnas behov. Det følger av helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1 om forsvarlighet at kommunen skal tilrettelegge med tilstrekkelig fagkompetanse i tjenestene. Dette er nærmere omtalt i forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten § 6 bokstav f og 7 bokstav b. Der det er iverksatt kompetansetiltak skal virksomheten kontrollere at tiltakene har effekt og korrigere tiltakene om nødvendig, jf. § 8 bokstav c og § 9 bokstav b.

Krav til planer, dokumentasjon og informasjonsflyt for å sikre forsvarlig og omforent praksis

Barne- og avlastningsboligen må ha en plan for hvordan barnet skal få dekket sine behov under oppholdene. En slik plan skal inkludere barnets behov for mål og tiltak for habilitering/opplæring. En slik plan for gjennomføring omtales i pasientjournalforskriften § 6 første ledd bokstav d som en behandlingsplan. I barne- og avlastningsboliger benyttes som oftest begrepet tiltaksplan. Det er ingen formkrav til en slik plan, men den skal være en del av pasientjournalen.

For å sikre individuell, forsvarlig og omforent praksis må det være beskrevet hvordan tiltak skal gjennomføres (rutiner og prosedyrer), jf. forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten i helse- og omsorgstjenesten § 7 bokstav c. Rutiner og prosedyrer som beskriver gjennomføringen bør inngå i selve tiltaksplanen for at planen skal være et hensiktsmessig verktøy for ansatte. Informasjon om bruk av hjelpemidler, der dette er nødvendig, må også være beskrevet i tiltaksplanen.

For å sikre informasjonsflyt om endringer i barnets behov skal det være utarbeidet rutiner om hvordan informasjon skal innhentes og utveksles. Rutinene må omfatte samarbeid med foreldre, de ulike arenaen barna oppholder seg og relevante instanser. Det skal videre være rutiner som omhandler hvordan muntlig rapportering og dokumentasjon i barnets journal skal foregå. Journalføringen skal være i tråd med helsepersonelloven § 40 og pasientjournalforskriften §§ 5 til og med 8. Det innebærer at journalen må gi en oppdatert oversikt over hva som er gjort av observasjoner, vurderinger, avgjørelser og konkrete tiltak, slik at det enkelte helsepersonell har et grunnlag for å foreta vurderinger og avgjørelser. Nødvendig og relevant informasjon må føres fortløpende, slik at journalen sikrer kvalitet og kontinuitet i behandlingen. For tjenester som ikke er definert som helsehjelp må det dokumenteres for å sikre at tjenesteytingen blir forsvarlig og for at ledelsen kan følge med på, og evaluere tjenestetilbudet.

3.    Beskrivelse av faktagrunnlaget

Her gjøres det rede for hvordan virksomhetens aktuelle tjenester fungerer, inkludert virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for tjenestemottakerne blir overholdt.

Organisering, ansvar og myndighet

Sandnes kommune har omkring 82 500 innbyggere. Sandnes kommune tilbyr avlastning ved Skaret avlastningssenter. Skaret avlastningsbolig består av seks avdelinger med plass til opptil fem barn på hver avdeling. En av disse avdelingene gir tilbud til barn med behov for permanent botilbud herunder barnebolig. På tilsynstidspunktet var det 45 barn under 18 år som benyttet avlastningstilbudet.

Organisatorisk er Skaret avlastningssenter en del av Enhet for funksjonshemmede (EFF) som består av 28 heldøgns bemannede bofellesskap, to aktivitetssenter og avlastningstjenester i form av avlastningsbolig, aktivitetsbasert avlastning og privat avlastning. Enhet for funksjonshemmede er en del av tjenesteområde Helse og Velferd. Virksomhetsleder for Enhet for funksjonshemmede rapportere til Direktør Helse og Velferd.

Skaret avlastningssenter er ledet av avdelingsleder som har ansvar for økonomi, fag og personal. Avlastningssenteret har to fagledere som er stedfortreder for avdelingsleder og som har det faglige ansvaret for henholdsvis avlastningssenteret og aktivitetssenter og barnebolig. Fagleder for avlastningssenteret har ansvar for opplæring av nyansatte, opplæring i journalsystemet, turnusplanlegging og ansvar for nye brukere. I tillegg har avlastningssenteret tre fagansvarlige miljøterapeuter som har ansvar for ulike avdelinger. Avlastningssenteret har en grunnturnus på totalt 76 ansatte.

Det er utarbeidet funksjons- og arbeidsbeskrivelse for alle ansatte i tjenesten.

Innhenting av opplysninger

Det er fagleder og sekundærkontakt som har ansvaret for å innhente opplysninger om barnas funksjonsnivå og behov før første avlastningsopphold. Informasjon blir innhentet i samtale med foreldre der en får opplysninger om diagnose, medisinering, kommunikasjon, personlig hygiene, mat, allergier, søvn, leggetider og aktiviteter. Foreldrene gir ytterligere informasjon gjennom et informasjonsskjema hvor det gis opplysninger om barnets fungering, ønsker og behov på ulike områder. Sekundærkontakt har også tilgang til saksutredning og IPLOS kartlegging som kommunes samordningsenhet har utarbeidet i forbindelse med behandling av søknad om avlastning. Denne informasjonen blir dokumentert i barnas journal og danner grunnlag for utarbeidelse av tiltaksplan.

Det kommer frem av funksjons- og arbeidsbeskrivelse til ansatte med høyskoleutdanning at de har ansvar for å utarbeide og oppdatere tiltak i Profil. Det kommer frem av skriftlig rutine at det er sekundærkontakt som har hovedansvaret for å utarbeide tiltaksplan på bakgrunn av innhentet informasjon. Fagleder deltar i arbeidet med å opprette tiltak i det enkelte barn sin tiltaksplan. Alle barn har sekundærkontakt, og de som har avlastning mer enn en helg i måneder har også primærkontakt.

I intervju kom det frem at tiltakene i hovedsak blir utarbeidet på bakgrunn av informasjon som var innhentet fra foreldrene.

Utarbeidelse og gjennomføring av tiltaksplaner under avlastningsoppholdet

Ved journalgjennomgang så vi at alle barn har tiltaksplan med ulike tiltak. Sekundærkontakt har sammen med primærkontakt ansvaret for å holde tiltaksplanen oppdatert og gjøre endringer ved behov. Det er ikke skriftlige rutiner for utarbeidelse av tiltaksplaner. Praksis er at sekundærkontakt skal ha høyskoleutdannelse og er den som har et hovedansvar for tiltaksplanen. Det er ikke rutiner for faste møtepunkt mellom sekundær- og primærkontakt for arbeid med tiltaksplaner. Ledelsen har lagt opp til at de ansatte selv må planlegge møtepunkt for dette arbeidet. Det er ikke lagt til rette for en systematisk gjennomgang av tiltaksplaner der flere som arbeider med det enkelte barn er samlet.

Gjennom intervju kom det fram at det kunne være utfordrende å finne møtepunkt på grunn av ulik turnus. Dette vanskeliggjør samarbeidet mellom sekundærkontakt og primærkontakt og kontakten skjer ofte på teams eller e-post i tillegg til fysiske treffpunkt når en fant anledning. Det ble i intervju uttalt at det var anledning til å ta opp konkrete problemstillinger knyttet til det enkelte barn i ulike møter ved behov. Det var også mulig å drøfte aktuelle problemstillinger med fagleder og fagansvarlige miljøterapeuter.

For å sikre daglig oppfølging av barna benyttes sjekklister for det enkelte barn med oversikt over oppgaver som skal utføres. Dette skjemaet gir i hovedsak oversikt over personlig hygiene, medisiner og ernæring og det krysses av i skjemaet når oppgavene er utført.

I gjennomgang av tiltaksplaner så vi at det ikke alltid var opprettet tiltak i samsvar med barnets behov knyttet til habilitering og opplæring. Det var eksempelvis barn med kommunikasjonsutfordringer som benyttet hjelpemidler, hvor det ikke var opprettet tiltak på dette. I intervju fremkom det at det ikke var gitt systematisk opplæring eller veiledning i bruk av alternativ supplerende kommunikasjon (ASK). Vi så også andre eksempler på at barna hadde behov knyttet til opplæring og habilitering uten at det var opprettet tiltak.

I journalgjennomgang så vi at tiltaksbeskrivelsene ikke alltid var tilstrekkelig konkretisert og gir liten konkret informasjon om hvordan tiltakene skal gjennomføres. Det var i liten grad beskrevet hva som var relevant å dokumentere knyttet til de enkelte tiltak.

Vi så også av løpende journalføring at det for mange tiltak ikke var dokumentert om tiltak var gjennomført i samsvar med beskrivelsene. Dokumentasjonen var ikke alltid relevant i forhold til tiltaksbeskrivelsene.

Evaluering og korrigering av tiltaksplaner

Funksjonsbeskrivelse viser at det er sekundærkontakter og primærkontakt som har ansvar for å foreta evaluering av tiltaksplanen. Det er ikke utarbeidet skriftlige rutiner knyttet til evaluering av tiltak.

Gjennom intervju kom det frem at tiltaksplanen skal evalueres to ganger per år og ved behov. I journalgjennomgang så vi at tiltak ikke alltid ble evaluert som planlagt og at enkelte tiltak aldri var blitt evaluert. I de tiltakene som var evaluert var det ingen opplysninger om hvilke faglige vurderinger som var gjort i forbindelse med gjennomgang av tiltaket.

Dersom det blir gjort endringer i tiltaksplanen blir ansatte informert om dette i personalmøter, det blir benyttet funksjonen huskelapp i barnets journal og det blir gitt informasjon i Teams.

Samarbeid med foreldre/pårørende og andre

Skaret avlastningssenter har fast foreldremøte en til to ganger i året. Boligen har utarbeidet en rutine for pårørendearbeid. Av den fremgår det at den løpende kontakten mellom boligen og foreldrene blir avtalt utfra fra foreldrenes individuelle behov. Barna har sekundærkontakt og noe har også primærkontakt som har den løpende kontakten med foreldrene. Det er ansvarsgruppemøter rundt barna der det er møte minst en gang i året. En fra boligen som kjenner barnet deltar på disse møtene. Referat fra ansvarsgruppemøter og andre samarbeidsmøter blir lagt inn i barnets journal.

Skaret avlastningssenter har en ressursperson knyttet til pårørendearbeid som blant annet har ansvaret for å arrangere nettverkssamlinger for pårørende flere ganger per år.

I våre samtaler med foresatte kom det fram at de i hovedsak var fornøyde med avlastningstilbudet. Noen foresatte uttrykte at informasjonsflyten mellom hjemmet og avlastningssenteret ikke alltid var i samsvar med det som var avtalt. Dette gjaldt oftest når det var vikarer eller nyansatte som fulgte opp barnet.

Ledelsen sin oppfølging av Skaret avlastningssenter

Skaret avlastningssenter har rutiner for opplæring av nyansatte og vikarer. Av rutinene går det fram at alle nyansatte skal ha tre opplæringsvakter. Det er utarbeidet en sjekkliste for opplæring i Profil tilpasset ansvarsområde. For de barna med størst hjelpebehov er det utarbeidet egne opplæringsplaner.

Kommunen har utarbeidet en Kompetanseplan for 2023 - 2026 for Enhet for funksjonshemmede. Her fremgår det at satsningsområdene for perioden blant annet er videre implementering av Positiv atferdsstøtte (PAS) som rammeverk, verdigrunnlag og metodisk tilnærming. Det kommer frem av kompetanseplanen at det i løpet av 2023 skal foretas en kartlegging av ansattes kompetansebehov innen alternativ supplerende kommunikasjon (ASK).

For Skaret avlastningssenter er et mål for 2023 å sikre bedre opplæring/kompetanseheving i ASK. Det er også et mål for 2023 å sikre bedre tiltaksplaner i Profil.

Det er planlagt møtestruktur for Skaret avlastningssenter med faste personalmøter hver tredje uke samt fagmøter. Avdelingsleder har ukentlig møte med faglederne hvor de blant annet går gjennom skjema for tilbakemelding fra helg som følges opp ved behov. Avdelingsleder har også ukentlige møter med fagledere og fagansvarlige miljøterapeuter. Det er faste møter med virksomhetsleder for Enhet for funksjonshemmede og avdelingsleder tre ganger per måned. Det blir også gjennomført teammøter knyttet til det enkelte barn der fagansvarlig og sekundær- og primærkontakt deltar. I intervju fremkom det at dette ikke var faste møter, men ble gjennomført ved behov. Det er morgenrapport hver dag der alle som er på arbeid deltar. Avdelingsleder og fagleder deltar når de har anledning. Ved hvert vaktskifte er det overlapp som skal sikre god informasjonsflyt.

Som en del av kommunens internkontroll har kommunen utarbeidet et Års hjul for kvalitet og HMS hvor virksomhetsleder og avdelingsleder rapporterer på faste punkt hver måned. Det kommer frem av denne rutinen at avdelingsleder årlig skal rapportere til virksomhetsleder ved å gjennomgå sjekklister knyttet til journalsystem, organisatorisk, medikamenthåndtering, pårørendesamarbeid og HMS. Avdelingsleder gjennomgår sjekkliste for internkontroll i Profil som sekundær- og primærkontakt fyller ut en gang i året. Avdelingsleder gjennomfører også stikkprøver i Profil.

Avdelingsleder har gjennom sin oppfølging og stikkprøver i Profil funnet mangler i arbeidet med tiltaksplaner, både når det gjelder tiltaksbeskrivelser, evaluering og dokumentasjon. Det er satt i gang et arbeid for å heve ansattes kompetanse på dette området. Veiledningsteamet i EFF bistår avlastningssenteret i dette arbeidet.

Det utarbeides årlig en intern kontrakt mellom virksomhetsleder i EFF og avdelingsleder ved Skaret avlastningssenter hvor mål og oppgaver for året kommer frem. Her fremkommer også plan for evaluering av måloppnåelse i form av egenvurderinger og sjekklister. Virksomhetsleder og avdelingsleder følger dette opp gjennom samler og rapportering. Kontrakten fornyes årlig. Virksomhetsleder for EFF rapporterer til Direktør Helse og Velferd og Intern kontrakt benyttes i ledelsens oppfølging av virksomheten.

Alle ansatte kjenner til og benytter kommunens avvikssystem Compilo. Det er avdelingsleder som har ansvaret for å følge opp avvik. Avvik blir gjennomgått av avdelingsleder i personalmøter.

Virksomhetsleder får informasjon om avvik gjennom møter med avdelingsleder og gjennom kvalitetsutvalg avvikshåndtering (KUA), som har møter ved behov og minst 2 ganger per år.

Tilsynet har fått oversendt oversikt over meldte avvik for avlastningssenteret og har sett at disse er blitt fulgt opp og at tiltak er satt i verk.

4.    Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

Barn med medfødt eller ervervet funksjonsnedsettelse har rett på faglige gode tjenester for utvikling, mestring og læring. Dette innebærer blant annet at kommunen må sikre at tjenestene er samordnet, tverrfaglig og planmessige. For å kunne gjennomføre og evaluere tjenestene krever det individuelle tiltaksplaner med klare mål der oppfølgingen blir dokumentert daglig. Dersom det i journalen bare blir nedtegnet at tiltak er gjennomført eller at det ikke blir rapportert, vil det ikke være mulig å følge med på om tiltak er gjennomført som planlagt, om det har effekt eller om det svikter. For å kunne evaluere tiltak må den daglige dokumentasjonen få fram om tiltak er gjennomført som planlagt. Det må også dokumenteres dersom tiltak ikke blir gjennomført. For å kunne gjennomføre tiltak som planlagt forutsetter det at tiltaket er tilstrekkelig konkretisert i tiltaksplanen.

Det er videre et krav til at tjenestene som blir gitt, blir dokumentert på forsvarlig måte. Kommunens forpliktelser til å gi forsvarlige tjenester og internkontrollplikten nødvendiggjør dokumentasjon om tjenesteytingen, også for tjenester som ikke er definert som helsehjelp. Kommunen må utarbeide rutiner for dokumentasjon, slik at relevante og nødvendige opplysninger om brukeren og tjenesteytingen til den enkelte blir nedfelt på en forsvarlig måte. For at ansatte skal følge kravene til journalføring, må virksomheten gi tilstrekkelig opplæring, legge til rett for at ansatte har tid til å journalføre og følge med på at det som dokumentenes er i samsvar med krav i lov og forskrift.

Innhenting av informasjon og opprettelse av tiltak

Skaret avlastningssenter har rutiner for arbeidet med å innhente informasjon om barnet, hvor det fremgår hvem som har ansvar for å innhente opplysninger og hvilke opplysninger som skal innhentes. Det blir innhentet opplysninger fra foresatte både muntlig og skriftlig ved oppstart, og ved fortløpende muntlig kontakt med foresatte.

Tilsynet vurderer at kommunen har lagt til rette for systematisk innhenting av nødvendige og relevante opplysninger om barnas sine behov og har et tilstrekkelig informasjonsgrunnlag til å utforme mål og tiltak i en tiltaksplan.

Alle barn har en tiltaksplan og det er fagleder og sekundærkontakt som har ansvaret for å opprette denne. Sekundærkontakt har ansvar for å holde planen oppdatert. Tiltakene i planen blir opprettet på bakgrunn av innhentet informasjon og i samarbeid med foreldre, skole og barnehage der det er aktuelt. I journalgjennomgang så vi imidlertid at det ikke alltid var opprettet nødvendige tiltak i samsvar med barnas behov for habilitering/opplæring. Når det ikke er opprettet nødvendige tiltak medfører dette en risiko for at oppfølgingen blir lite faglig og målrettet, og at barna ikke får dekket sine behov.

Gjennomføring, evaluering og dokumentasjon av tiltak

Det er utarbeidet planer for å ivareta barnas behov inkludert tiltak for habilitering og opplæring. Tiltaksplanen til barna beskriver hvilke tiltak det enkelte barn har og hvordan barna sine behov skal ivaretas. Vi har i journalgjennomgang sett at tiltaksbeskrivelsene ikke alltid er tilstrekkelig konkrete. Dette utgjør en risiko for at tiltak ikke blir gjennomført som planlagt eller ikke blir gjennomført på samme måte av alle ansatte og at barna dermed ikke får koordinerte tjenester.

Det kom frem under tilsynet at det ikke foreligger rutiner for at ledelsen systematisk følger med på at tiltak blir gjennomført i samsvar med barnets behov og at praksis er i samsvar med tiltaksplan.

Vi har også sett at gjennomføring av tiltak ikke alltid blir løpende dokumentert eller at dokumentasjonen ikke gir tilstrekkelig informasjon om hvordan tiltaket er utført. Manglende eller ufullstendig dokumentasjon gjør det ikke mulig for ledelsen å etterprøve om tiltak er gjennomført i samsvar med tiltaksbeskrivelsen. Under tilsynet kom det frem at det var satt i gang et opplæringsarbeid for å forbedre arbeidet med tiltaksplanene.

Videre gjør manglende eller ufullstendig dokumentasjon det vanskelig å foreta evaluering og korrigering av tiltaket. Gjennom tilsynet har vi sett at det ikke er etablert en overordnet systematisk rutine for evaluering og korrigering av tiltak i tiltaksplanen for å følge med på om tiltakene fungerer som planlagt.

Gjennom tilsynet har vi sett at kommunen ikke har etablert en overordnet systematisk kontroll av de oppgaver som utføres og om tjenestene gis i samsvar med barnas behov. Kommunen har heller ikke etablert en overordnet systematisk rutine for evaluering av de tjenestene som ytes.

Samlet sett mener vi at oppfølging av tjenesten habilitering og opplæring til barn i avlastningssenteret ikke er tilstrekkelig styrt, og det innebærer at det er den enkelte ansatte sin kompetanse, erfaring og kunnskap om barnet som blir styrende for tjenesteytingen.

Vi har gjennom tilsynet funnet mangler i virksomheten sin kontroll med at oppgaver blir gjennomført som planlagt og med at tjenestene som blir gitt er forsvarlige.

Tilsynet finner at kommunen sin styring ikke er tilstrekkelig til å sikre at oppfølging av tjenesteyting knyttet til habilitering og opplæring og journalføring i avlastningsboligen følger gjeldende krav i lov og forskrift.

Dette er i strid med helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1 og forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten §§ 6-9.

5.    Statsforvalterens konklusjon

Her presenterer vi konklusjonen av vår undersøkelse, basert på vurderingene i kapittel 4.

Sandnes kommune sikrer ikke forsvarlig habilitering og opplæring til barn som har avlastning ved Skaret avlastningssenter. Det blir ikke alltid opprettet tiltak i samsvar med barnas behov. Det er også mangler ved utforming, evaluering og dokumentasjon av tiltak.

Dette utgjør en risiko for at barna ikke får nødvendig bistand til å opprettholde nåværende eller oppøve nye funksjoner.

Dette er brudd på:

Helse- og omsorgstjenesteloven §§ 4-1 og 3-1 og forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten.

6.   Oppfølging av påpekte lovbrudd

I dette kapittelet redegjør vi om hva vi forventer virksomheten skal gjøre i prosessen med å rette påpekte lovbrudd, slik at kravene til kvalitet og sikkerheten for tjenestemottakerne blir ivaretatt.

Statsforvalteren ber om at Sandnes kommune oversender plan for hvordan lovbruddet skal rettes. I tilbakemeldingen bør det gå fram:

  • hvilke tiltak som skal settes i verk for å rette lovbruddet
  • hvordan ledelsen vil følge med på og kontrollere at tiltakene blir iverksatt og gjennomført
  • hvordan ledelsen vil følge med på og kontrollere at tiltakene som er satt i verk har virket som planlagt
  • tidsplan for retting av lovbruddet

Frist for tilbakemelding settes til 18. august 2023.

Med hilsen

Marit Bergeland
Ass. avdelingsdirektør (e.f.)

Hege Skårdal Dreyer
revisjonsleder

 

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattende tilsynet

2022–2023 Barne- og avlastningsboliger habilitering/opplæring i samsvar med barnas behov

Søk etter tilsynsrapporter

Søk