Rapport etter tilsyn med Eigersund kommune - NAV-kontorets ansvar for tjenesten økonomisk rådgivning til personer i en vanskelig livssituasjon 2024

Statsforvalteren gjennomførte tilsyn med Eigersund kommune og besøkte i den forbindelse NAV Dalane fra 19.03.2024 til 20.03.2024. Vi undersøkte om kommunen sørger for at tjenesten økonomisk rådgivning blir gitt til personer i en vanskelig livssituasjon, i samsvar med aktuelle lovkrav slik at brukerne får trygge og gode tjenester.

Tilsynet ble gjennomført som del av et landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Statsforvalterens konklusjon:

Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet. Tilsynet er derfor avsluttet.

Statsforvalteren sendte ut foreløpig rapport til kommunen for gjennomlesning 21.04.24 med frist for tilbakemelding 03.05.24. Kommunen hadde ingen kommentarer til den foreløpige rapporten.

1. Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

Statsforvalteren har undersøkt og vurdert om tjenesten økonomisk rådgivning til personer i en vanskelig økonomisk situasjon er forsvarlig. 

Statsforvalteren har undersøkt om:

• NAV-kontoret gjør tjenesten økonomisk rådgivning tilgjengelig
• NAV-kontoret fatter skriftlig vedtak om tjenesten og starter opp tjenesten til riktig tid
• NAV-kontoret sørger for en forsvarlig oppfølging av tjenesten økonomisk rådgivning

Statsforvalterens tilsyn er gjennomført som en systemrevisjon. Det betyr at Statsforvalteren har ført tilsyn med hvordan kommunen gjennom styring og ledelse oppfyller kravene til forsvarlig økonomisk rådgivning.

Brukerens meninger om og erfaringer med tjenestetilbudet i kommunen er viktig informasjon for tilsynsmyndighetene. Statsforvalteren har derfor hatt samtale med et utvalg brukere i dette tilsynet.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens oppfyllelse av plikter etter lov om sosiale tjenester i NAV, etter sosialtjenesteloven § 9. Etter bestemmelsen kan det også føres tilsyn med kommunens internkontroll med plikter etter kapittel 4, jf. lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) § 25-1.

Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Vi gir derfor her en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

Krav til forsvarlig tilgjengelighet til tjenesten

NAV-kontoret gjør tjenesten økonomisk rådgivning tilgjengelig, se sosialtjenesteloven §§ 17, 4, forvaltningsloven § 11 og kommuneloven § 25-1.

Kravet innebærer at kommunen ved NAV-kontoret

• identifiserer personers mulige behov for økonomisk rådgivning
• ikke avviser personer med mulig behov for økonomisk rådgivning ved å henvise til Økonomi- og gjeldsrådgivningstelefonen i NAV eller andre aktører
• gir personer med mulig behov for økonomisk rådgivning tilpasset informasjon ut fra personens forutsetninger og behov, slik at de blir i stand til å søke om tjenesten
• nedtegner og dokumenterer muntlige søknader om økonomisk rådgivning

Krav til forsvarlig beslutning og oppstart av tjenesten 

NAV-kontoret fatter skriftlig vedtak om tjenesten og starter opp tjenesten i riktig tid, se
Sosialtjenesteloven §§ 17, 4, 41, 42, 43 forvaltningsloven §§ 17 og 23, og kommuneloven § 25-1.

Kravet innebærer at kommunen ved NAV-kontoret

• gir brukeren mulighet til samtale om sitt behov før det fattes vedtak
• fatter skriftlige vedtak om økonomisk rådgivning
• setter frist for oppstart av tjenesten i vedtaket, ut fra brukerens behov og om saken haster
• starter tjenesten ut fra brukerens behov og om saken haster

Krav til forsvarlig oppfølging

NAV-kontoret sørger for en forsvarlig oppfølging av tjenesten økonomisk rådgivning., Sosialtjenesteloven §§, 17, 4 og 42, kommuneloven § 25-1 forvaltningsloven §§ 17.

Kravet innebærer at kommunen ved NAV-kontoret

• gir brukeren tilbud om samtaler under oppfølgingen
• kartlegger brukerens økonomiske forhold, det vil si inntekter, utgifter, eiendeler/ og gjeld, og om brukeren har prioritert bort nødvendige utgifter 
• kartlegger særskilte utgifter til barn, når brukeren har forsørgeransvar
• kartlegger om andre forhold i brukerens livssituasjon kan påvirke valg av tiltak i den økonomiske rådgivningen
• kartlegger i samarbeid med brukeren
• utformer tiltakene i samarbeid med brukeren
• tilbyr økonomisk rådgivning for ulike typer av økonomiske problemer med ulik alvorlighetsgrad
• dokumenterer opplysninger som kommer fram i oppfølgingen, slik at opplysningene kan kontrolleres og etterprøves, og for å sikre kontinuitet i tjenesten

Krav til styring og ledelse

Krav til ledelse, organisering og styring er viktige elementer i kommunens ansvar for å tilby og yte forsvarlige tjenester. God styring og ledelse bidrar til at brukerne får oppfylt sine rettigheter. Det kan derfor være stor risiko for svikt i tjenesteytingen hvis kommunen ikke har tilstrekkelig styring med kvaliteten på tjenestene. Svikten kan få store konsekvenser for den enkelte bruker.

I sosialtjenesteloven § 5 vises det til at kommunen skal ha internkontroll etter reglene i kommuneloven § 25-1. Styringssystemet skal tilpasses virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold, og ha det omfang som er nødvendig.

3. Beskrivelse av faktagrunnlaget

Her gjøres det rede for hvordan virksomhetens aktuelle tjenester fungerer, inkludert virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for tjenestemottakerne blir overholdt.

Kapittelet er bygd opp ved at vi først gir en kort beskrivelse av kommunen og NAV-kontorets organisering. Vi vil deretter gjennomgå faktagrunnlaget som er innhentet gjennom styrende dokumenter, kommunen sin egenvurdering, intervju av brukere og ansatte og gjennomgang av brukermapper. Overskriftene i faktagrunnlaget følger kravene i tilsynet, som beskriver hva som må være til stede i NAV-kontoret sine arbeidsprosesser for at personer i vanskelige livssituasjoner skal få tilbud om økonomisk rådgivning og at tjenestene er forsvarlig. Til slutt vil vi beskrive kommunens styring og ledelse på området.

Figur: Tilgjengelig tjeneste: Identifisere behov /Tilpasset informasjon / Dokumentere muntlig søknad – Beslutning og oppstart: Vedtak med frist for oppstart / Oppstart – Oppfølging: Kartlegging / Tilpassede tiltak

Kommunen og NAV-kontorets organisering

Eigersund kommune har 15 221 innbyggere, ifølge SSB tall for tredje kvartal 2023. Kommunen har inngått vertskommunesamarbeid med Bjerkreim kommune og Sokndal kommune om levering av NAV-tjenester og felles NAV-kontor. Eigersund kommune er vertskommune, og tjenestene gis fra NAV Dalane, som er lokalisert i Eigersund.

NAV Dalane har i sin rapportering til Statsforvalteren for 2023 meldt om en dobling av antall unge sosialhjelpsmottakere under 25 år, fra 69 i 2022 til 145 i 2023, og en økning på 240 % i antall langtidsmottakere av sosialhjelp fra, fra 89 i 2022 til 304 i 2023.

Eigersund kommune er organisert i 6 tjenesteområder: Helse og omsorg, Kultur og oppvekst, Teknisk, Samfunnsutvikling, Finans og analyse og Organisasjon og læring. NAV Dalane er organisert under tjenesteområdet Helse og omsorg. Ifølge partnerskapsavtalen mellom Eigersund kommune og NAV Rogaland sitter NAV-leder i ledergruppen til kommunalsjef for Helse og omsorg og rapporterer til henne. Dette bekreftes i intervju med ledelsen.

Kontoret har ca 45 ansatte, og ble, på grunn av betydelig vekst i antall ansatte, omorganisert våren 2022. Det ble etablert to avdelinger: Avdeling kommunale tjenester og Avdeling statlige tjenester. Begge avdelingene ledes av en avdelingsleder som har fag- og personalansvar. Unntaket er Flyktningtjenesten, som har egen fagleder. Denne tjenesten er organisert under Avdeling kommunale tjenester, sammen med team sosial og forvaltning og team kvalifiseringsprogrammet (KVP). Det er team sosial og forvaltning som har ansvaret for å gi tjenesten økonomisk rådgivning etter § 17. Teamet har 8 ansatte inkludert gjeldsrådgiver. Avdeling statlige tjenester er delt inn i tre team: skaffe arbeid over 30 år, skaffe arbeid under 30 år og beholde arbeid.

Møtevirksomhet

Kommunalsjefen har månedlige møter med sin ledergruppe, der NAV-leder deltar. Det er årlige partnerskapsmøter og møter i samarbeidsutvalget tre ganger årlig mellom ledelsen i kommunene Bjerkreim, Sokndal og Eigersund. Her følges vertskommunesamarbeidet opp, og vi får opplyst at også tjenesten økonomisk rådgivning har vært løftet her.

I oversendt dokumentasjon er det opplyst at det er kontormøter for hele kontoret hver 14. dag og teammøter for sosial og forvaltning ukentlig. Vi får opplyst i intervju at det ikke er avdelingsmøter i Avdeling kommunale tjenester, fordi teamene har så ulike arbeidsoppgaver, og at det derfor har vært mest hensiktsmessig å ha ukentlige teammøter for de ulike teamene. Disse ledes av avdelingsleder. Videre opplyses det at Avdeling statlige tjenester har ukentlige avdelingsmøter, med påfølgende teammøter. Vi blir fortalt i intervju at avdelingsleder for statlige tjenester leder avdelingsmøtene i sin avdeling og rullerer på å delta på teammøtene i avdelingen, da disse foregår parallelt. NAV-leder leder kontormøtene, og deltar også på andre møter i kontoret ved behov, for eksempel ved avdelingslederes fravær, får vi opplyst.

Det er ukentlige ledermøter i kontoret.

Tilgjengelig tjeneste

Brukere kan finne informasjon om tjenesten på NAV.no og kommunens sider for økonomisk rådgivning. Kommunens sider er ikke oppdatert siden 2021, men er lenket opp til NAV sine sider, som er oppdaterte.

Under dette temaet har de viktigste informasjonskildene vært dokumenter vi har fått oversendt og intervju med brukere og ansatte. Det har vært vanskelig å finne svar i brukersakene, fordi journalføringen er varierende og ofte mangelfull. Det gjør det vanskelig for oss å se hvilken kontakt det har vært med brukerne og innholdet i kontakten. I tillegg får vi opplyst i intervju at en i liten grad kan journalføre det som handler om økonomisk rådgivning i de statlige saksbehandlingssystemene.

På bakgrunn av den dokumentasjonen vi har i brukersakene, mener vi likevel at det i enkelte av sakene burde ha vært fanget opp et behov for økonomisk rådgivning, at rådgivningen enten ikke er gitt eller at den er gitt for sent. Dette har vært i forbindelse med søknader om økonomisk stønad.

I dokumentasjonen vi har fått tilsendt er det en rutine som heter «rutine for økonomisk rådgivning for NAV Dalane». I denne rutinen står det blant annet:

«Alle som jobber ved NAV kontoret har et ansvar for å avdekke, fange opp og gi informasjon om rådgivningstjenesten til personer med behov for økonomisk rådgivning.»

Når vi ser på rutinen vi hår fått oversendt på dette området, er den tydelig på hvem som har ansvar for å fange opp behovet – alle. Rutinen beskriver også ulike situasjoner – overgangssituasjoner – hvor det er viktig å være oppmerksom. Det nevnes eksempler som redusert inntekt, skilsmisse, fødsel osv. Vi får opplyst av ledelsen at dette er en rutine som skal følges. Rutinen er gjennomgått i kontormøte og fulgt opp videre på avdelings- og teammøter i begge avdelingene.

Da vi gjennomførte intervju, fikk vi også overlevert en sjekkliste som brukes i slike situasjoner. «Nivå 0 – sjekkliste råd og veiledning (barneperspektiv)». Listen fokuserer på overgangssituasjoner og en særlig oppmerksomhet rundt barns behov, og inneholder også forslag til spørsmål som kan stilles om den økonomiske situasjonen.

De fleste vi har intervjuet som har som oppgave å avdekke/forebygge eventuelle behov for økonomisk rådgivning, har opplyst at de bruker denne sjekklisten, enten ved at de har den med seg i samtalen eller at de har innarbeidet den i sin praksis.

Av intervju med ansatte fremgår det at ansatte på alle nivå har kjennskap til rutinen for økonomisk rådgivning og til hvem som har ansvar for å gi rådgivning på de ulike nivåene. Vi blir fortalt at alle har ansvar for nivå 0 – avdekke -, sosial og forvaltning har ansvaret for nivå 1 - de som har lette økonomiske problemer og litt nivå 2- de som har midlertidige problemer. Hvorvidt den enkelte veileder gir økonomisk rådgivning på nivå 2 er avhengig av kompetanse. Gjeldsrådgiver har ansvaret for nivå 2 og særlig 3 – de som har varige økonomiske problemer.

I rutinen er det også beskrevet hvordan informasjonsoverføringen mellom veiledere skal være. Her heter det om nivå 0: Dersom det avdekkes at det vil være et behov for økonomisk rådgivning, må veileder kunne gi informasjon om de mulighetene for hjelp som finnes og sette bruker i kontakt med enten veileder i sosial og forvaltning eller gjeldsrådgiver». Og videre: «veileder lager en kontakt bruker oppgave i GOSYS markert med riktig veileders navn og hva det gjelder.» Det fremgår også at veileder skal skrive eget referat i aktivitetsplanen med overskrift: «Sjekkliste råd og veiledning». Innholdet i referatet skal være: «generell råd og veiledning gitt i henhold til rutine.»

Vi finner ingen slike overskrifter eller referat i aktivitetsplanen i de brukermappene vi har gjennomgått. Det kan handle om at rutinen er ganske ny, og at i noen av brukersakene vi gjennomgikk var ikke rutinen innført.

Det kan også handle om at ikke alle ansatte vi har intervjuet opplyser å følge denne delen av rutinen på dette området; å skrive den setningen i saksbehandlingssystemet.

Der rutinen ikke følges på dette området, blir det sørget for at informasjon om at brukere har et mulig behov for tjenesten økonomisk rådgivning, blir gitt til veileder i sosial- og forvaltning. Dette skjer ved fysiske møter, telefon, eller med gosysmelding med annen tekst enn det rutinen anviser.

Det uttrykkes mye frustrasjon blant de fleste over at det ikke er et bedre system for kommunikasjon med brukere om de kommunale tjenestene. Det handler både om manglende mulighet til å kommunisere med brukere i aktivitetsplanen, og at en del kommunikasjon foregår per SMS. Det opplyses at det er tungvint å få registrert SMS’ er i journal.

6 av 7 brukere vi har snakket med opplevde at tjenesten økonomisk rådgivning var tilgjengelig for dem og at deres behov ble identifisert.

Det fremgår i dokumentasjon vi har mottatt, og bekreftes i intervju at alle ansatte er med i en veiledningsgruppe, og at temaet økonomisk rådgivning har vært tatt opp her. I veiledningsgruppa har de også snakket om hvordan en kan stille spørsmål om økonomi på en god måte.

De ansatte er enstemmige i sitt svar når vi spør om personer med mulig behov for økonomisk rådgivning blir henvist til økonomi og gjeldsrådtelefonen: Det blir ikke gjort. Brukere som henvender seg til NAV Dalane med økonomiske problemer, skal få den hjelpen de har behov for der. Dette samsvarer med informasjonen vi har fått gjennom brukerintervju.

Muntlige søknader blir nedtegnet. Dette fremgår i de fleste brukersakene og bekreftes i intervju. I rutine for økonomisk rådgivning for NAV Dalane er det presisert at muntlige søknader skal nedtegnes i journal. Videre opplyses det i intervju at det er en samstemt praksis på at førstegangssøkere skal ha en kartleggingssamtale.

Det betyr at brukere med mulig behov for økonomisk rådgivning, som hovedregel blir innkalt til samtale, hvor de får nødvendig og tilpasset informasjon. Dette kan for eksempel handle om råd om å ta kontakt med bank, endre skattetrekk, søke husbankbostøtte, alt etter hvilken situasjon bruker er i.

Vi får opplyst at brukere også henvender seg om behov for økonomisk rådgivning i aktivitetsplanen. Det er vanskelig at dette ikke kan besvares i aktivitetsplanen, og dette løses som regel ved at de ringer til bruker og avklarer nærmere behov før saken videreformidles til sosial og forvaltning..

Beslutning og oppstart

I brukermappene har vi sett at det gis tilbud om samtaler før oppstart av tjenesten. Vi finner ingen skriftlig rutine for dette, men vi får opplyst i intervju at det er en innarbeidet praksis blant veilederne. Som hovedregel kalles brukernes inn til samtale på kontoret, men samtalen kan også foregå per telefon. Dette er en praksis vi også får bekreftet i samtaler med brukerne.

Vi får opplyst at det er kort tid fra at mulig behov er meldt til samtale er gjennomført. Veileder tar kontakt med bruker i løpet av få dager for å avklare behov og avtale tidspunkt for samtale. Dette bekreftes i brukerintervju. I denne samtalen blir det også avklart om det haster med oppstart av tjenesten og hvor omfattende behovet er.

Vi får opplyst i intervju at både kolleger og ledelsen er lett tilgjengelige for veiledere når det er behov for noen å diskutere med, for å kunne vurdere alvorlighetsgraden av en henvendelse.

I retningslinjer for økonomisk sosialhjelp for NAV Dalane står det at bruker skal få vedtak etter § 17 ved økonomisk rådgivning. Her er det vist til egen rutine om dette som finnes i teams: Økonomisk rådgivning for NAV Dalane. I denne rutinen heter det at det skal fattes vedtak etter § 17 «der det er nødvendig». I brukersakene ser vi at det fattes skriftlige vedtak om økonomisk rådgivning etter § 17.

I vedtakene vi har sett i brukermappene, er det satt frist for oppstart. I flere av vedtakene har oppstarten vært samme dag eller dagen før vedtaket er fattet. Vedtakene viser til samtale med veileder eller gjeldsrådgiver en gitt dato. Veilederne forteller i intervju at praksisen er at de først har en samtale med bruker, fortrinnsvis på kontoret, for å kartlegge og sjekke ut behovet for tjenesten. Dersom det er behov for tjenesten, lages det vedtak kort tid etter.

I de fleste vedtakene vi har sett, fremgår det ikke om tjenesten omfatter noe mer enn denne kartleggingssamtalen, som også er å anse som oppstart av tjenesten – og som i de aller fleste tilfellene allerede har funnet sted.

Oppfølging

Vi har fått oversendt «kartleggingsskjema mottakere av økonomisk sosialhjelp og gjeld». Skjemaet inneholder punkter om inntekter, utgifter, gjeld, bolig/boforhold, helse og eventuelle andre utgifter. Det er også egne punkter for kartlegging av barns behov. Vi finner kartleggingsskjema i noen av brukersakene. Vi finner også økonomisk oversikt i noen av vedtakene.

I intervju får vi opplyst at alle kjenner til kartleggingsskjemaet, og at det brukes i varierende grad. Det er en innarbeidet praksis for hva som skal kartlegges, og at det skal foretas særskilte kartlegginger av barns behov der bruker har forsørgeransvar. På samme måte blir det etterspurt om det er nødvendige utgifter som er prioritert bort. Det er også en innarbeidet praksis å spørre bruker om andre forhold, som for eksempel helse.

Det er noe vanskelig å spore i brukermappene, men det framgår av intervju at det er en ens praksis på dette.

Gjeldsrådgiver har i tillegg et kartleggingsskjema for mer detaljert gjeldsoversikt.

I rutinen for økonomisk rådgivning for NAV Dalane er det gitt en oversikt over de ulike nivåene for rådgivning som omfattes av tjenesten. Her er det også en tydelig oversikt over hvem som har ansvar for hva når det gjelder alvorlighetsgraden av de økonomiske problemene. Dette bekreftes i intervju.

I brukersakene finner vi lite spor av oppfølging. Det er svært få journalnotat og samtalereferat, og det er derfor også vanskelig å se hva rådgivningen består av, utover den første samtalen som det refereres til i vedtaket. Vi får opplyst at en del av oppfølgingen skjer på SMS, og at det er føringer for hvordan dette skal registreres i journal. Det opplyses også at dette er en ganske tungvint prosess, og at tidspress kan være årsak til at dette ikke blir gjort.

I noen av vedtakene vi har sett, informeres det om at bruker kan ta kontakt ved behov eller dersom den økonomiske situasjonen endrer seg. I intervju får vi opplyst at brukere får direkte telefonnummer til veiledere etter en individuell vurdering, men det er vanskelig å se i hvilken grad det gjennomføres samtaler. Gjeldsrådgiver gir både direktenummer og e-postadresse til de brukerne hun følger opp, slik at brukerne lett kan få kontakt og kan få levert nødvendig dokumentasjon.

Brukerne opplyser at de får tilbud om samtaler. 6 av 7 brukere er fornøyd med den oppfølgingen de har mottatt fra NAV-kontoret

Mangelfull journalføring gjør at det i mange av sakene ikke er mulig å se i hvilken grad brukerne har vært involvert i gjennomføringen av rådgivningen. I intervju får vi opplyst at det i oppfølgingen blir avtalt hva brukerne kan gjøre selv og hva veilederne/gjeldsrådgiver skal bidra med. Dersom bruker ikke ønsker eller er i stand til for eksempel å ta kontakt med kreditorer, gjør veileder eller gjeldsrådgiver det.

I vår gjennomgang av brukermapper har vi bedt om dokumentasjon av journalnotater, søknader og vedtak for et år tilbake i tid. Det er derfor mulig at det er gjort kartlegginger før det, som ikke vi har hatt tilgang til.

Styring og ledelse

Det er ikke foretatt noen ROS-vurdering på området. I kommunens egenvurdering som vi har fått tilsendt, er det pekt på at det bare er en gjeldsrådgiver på kontoret. Det er videre opplyst at dette gjør tjenesten sårbar ved langtidsfravær, men at avdelingsleder for kommunale tjenester også har kompetanse på området og vil kunne fungere i en periode. I intervju får vi opplyst at avdelingsleder bistår i enkelte saker, og at det per i dag er tilstrekkelig kapasitet på området. Dette bekreftes også av brukere vi har snakket med, som opplyser å ha fått rask hjelp når de har meldt behov for tjenesten.

Ledelsen ved kontoret har gitt tjenesten økonomisk rådgivning høy prioritet. Vi får opplyst at det har vært fokus på arbeidet over tid, og at tilsynet har gjort at tjenesten har blitt vektlagt enda tydeligere. Prioriteringen er synlig gjennom at det er utarbeidet egne rutiner på området. Vi får opplyst i intervju at ledelsen har utarbeidet rutinene i fellesskap og at dette har vært tema på ledermøter i kontoret. Rutinene beskriver både kontakten mellom avdelingene/veilederne og ansvarsfordelingen i forhold til de ulike nivåene på rådgivningen.

For å sikre at rutinen er forstått og blir etterlevd, får vi opplyst at ledelsen har gjort flere grep:

• Rutinen er gjennomgått på kontormøtet, hvor alle ansatte har fått samme informasjon.
• Rutinen er fulgt opp i teammøter og avdelingsmøter for å holde fokuset oppe
• Ansatte har fått økt sin kompetanse i å avdekke behovet for tjenesten gjennom at temaet har vært tatt opp i veiledningsgrupper hvor alle ansatte har deltatt. Veilederne forteller at dette har bidratt til å gi dem trygghet i hvordan de skal stille spørsmål om økonomi til brukere som er i – eller er i ferd med å komme i - en vanskelig økonomisk situasjon.

Vi får også opplyst at det blir tilrettelagt for at alle ansatte skal kunne delta på opplæring på området i regi av Statsforvalteren.

Gjennom disse grepene er det gitt en føring til de ansatte for hvordan tjenesten skal utføres ved NAV Dalane. I intervju blir vi også fortalt at det har bidratt til en økt forståelse for hvorfor det er viktig å avdekke behov for tjenesten og kunne tilby den så tidlig som mulig.

Avdelingsleder for kommunale tjenester deltar på teammøtene i avdelingen, og NAV-leder deltar i hans fravær. Dette gjør at ledelsen er tett på tjenesten og gjennom dette har mulighet for å styre og justere kurs ved behov. Vi får opplyst i intervju at ledelsen også følger opp at veilederne har fokus på tjenesten økonomisk rådgivning i arbeidet med brukere – for eksempel ved at de i møter kan etterspørre om tjenesten er tilbudt eller gitt.

I tillegg får vi opplyst i intervju – og vi ser ved besøk på kontoret – at ledelsen er tilgjengelig for de ansatte gjennom kontorets fysiske organisering. Ledelsen forteller at dette gir mulighet for å følge med på hva som rører seg, og hvilke eventuelle utfordringer som kan oppstå i også i denne tjenesten.

Ledelsen opplyser i intervju at NAV-leder er en del av kommunalsjefens ledergruppe, som møtes månedlig. NAV-leder og kommunalsjef har ikke faste møter utover møtene i kommunalsjefens ledergruppe. Både NAV-leder og kommunalsjef opplyser at NAV-leder rapporterer på ulike områder, for eksempel antall klagesaker, bruk av sosialhjelp mv. NAV-leder har også orientert kommunalsjef om at kontoret har fokus på barneperspektivet og på råd og veiledning.

I tillegg er det faste møter 3 ganger årlig med samarbeidsutvalget. Her deltar ledelsen både i Bjerkreim kommune, Sokndal kommune og Eigersund kommune, i tillegg til NAV Rogaland og NAV-leder samt avdelingsledere. Status på arbeidet med økonomisk rådgivning har vært tema her, opplyses det i kommunens egenrapportering.

Kommunen har avvikssystemet QM+.  Ifølge kommunalsjefen er det her det skal meldes avvik når det gjelder de kommunale tjenestene.

I intervju med både ansatte og ledelsen ved NAV-kontoret får vi opplyst at det er i det statlige systemet ASYS det skal meldes avvik. Noen forteller også at dette systemet er erstattet av et nytt statlig avvikssystem, som kalles det nye avvikssystemet. Ingen av de vi snakket med har meldt faglige avvik på området, og de kan heller ikke huske at det har vært noen diskusjon om hva som kan være å regne som faglige avvik. Det er stort sett HMS som er i fokus når det snakkes om avvik. Vi får også opplyst at de ansatte ville ha snakket med ledelsen dersom de oppdaget avvik.

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

Tilgjengelig tjeneste

Personer med behov for økonomisk rådgivning er ofte i vanskelige livssituasjoner. Det er derfor viktig at tjenesten er tilgjengelig, slik at personene får dekket sine individuelle behov til riktig tid.

Ledelsen har laget rutiner for hvordan alle ansatte skal identifisere personer med mulig behov for økonomisk rådgivning. Rutinen er kjent i kontoret og blir fulgt. Tema er tatt opp i veiledningsgrupper som alle har deltatt i, for å bidra til at veilederne har tilstrekkelig kompetanse til å identifisere brukere.

Brukerne opplever at tjenesten er tilgjengelig.

Statsforvalteren vurderer at rutinene på området er tilstrekkelige til at personer med mulig behov for tjenesten blir identifisert. Rutinen er innarbeidet i hele kontoret, og det er lik praksis på området blant veilederne.

Beslutning og oppstart

Det er tydelig for de ansatte hvem som har ansvar for å gi tjenesten økonomisk rådgivning, og når gjeldsrådgiver skal kobles på saken. Det er ens praksis for å snakke med brukerne før vedtak fattes, slik at alvorlighetsgrad, herunder om saken haster, kan bli avklart tidlig. Det fattes skriftlige vedtak med dato for oppstart, og tjenesten gis raskt.

Brukerne opplever at de får rask og tilfredsstillende hjelp.

Statsforvalteren vurderer at praksis ved kontoret sikrer at tjenesten blir gitt i tide og av tilstrekkelig omfang.

Oppfølging

Kartleggingsskjemaet som er utarbeidet i forbindelse med tjenesten benyttes i varierende grad. Det er en innarbeidet praksis for hva som skal kartlegge. Kontoret har kapasitet og kompetanse til å gi økonomisk råd og veiledning, både enklere rådgivning og i mer kompliserte saker, tilpasset den enkelte brukers behov. Kartleggingen omfatter også barns behov og eventuelle utfordringer på andre livsområder.

Det er praksis for å ha samtaler med brukere, både i oppstart av tjenesten og underveis i oppfølgingen. Brukere som får veiledning på nivå 3, får direktenummer og e-postadresse til gjeldsrådgiver.

Brukerne er fornøyde med den oppfølgingen de får.

Varierende og mangelfull journalføring gjør at det er vanskelig å se hvilken kontakt det har vært mellom veiledere og brukere. Dette gjelder i alle arbeidsprosessene og gjør det vanskelig for andre ansatte, ledelsen og brukerne å finne hva som danner grunnlag for beslutning og hva oppfølgingen inneholder. Vi vurderer at kontoret har et forbedringspotensial på dette området.

Styring og ledelse

Tjenesten økonomisk råd- og veiledning har vært prioritert i NAV Dalane over tid. Dette innebærer at det er god ledelsesforankring, og at ledelsen er enige om hvilke rutiner som skal gjelde og hvordan praksis skal være. Ledelsen har sørget for at rutinene er kjent og implementert ved gjennomgang for hele kontoret og oppfølging i den enkelte avdeling/team.

Prioriteringen er også synliggjort gjennom at økonomisk råd og veiledning har vært tema i veiledningsgruppene som alle ved kontoret deltar i, og ved at det tilrettelegges for at ansatte kan delta i opplæringsaktiviteter på området. Temaet har også vært løftet i vertskommunesamarbeidet.

Ledelsen er tilgjengelig for de ansatte ved behov for drøftinger. Det bidrar til at ledelsen har god oversikt over hva som skjer i kontoret, også på dette området.

Det er uklart for ansatte hva som er å regne som faglige avvik på området, og hvordan dette eventuelt skal meldes. Statsforvalteren vurderer at det er behov for en tydeliggjøring av dette for å bidra i forbedringsarbeidet ved kontoret og forbygge at feil oppstår.

Samlet sett vurderer Statsforvalteren at det er tilstrekkelige rutiner på området, at disse er implementert i kontoret og at ledelsen har god styring av tjenesten økonomisk rådgivning.

5. Statsforvalterens konklusjon

Her presenterer vi konklusjonen av vår undersøkelse, basert på vurderingene i kapittel 4.

Statsforvalterens konklusjon:

Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet. Tilsynet er derfor avsluttet.

Med hilsen

Andres Neset (e.f.)
fylkeslege/avdelingsdirektør

Gunn Idland
fagleder/seniorrådgiver

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattende tilsynet

2024-2025 Nav – økonomisk rådgivning til personer i en vanskelig livssituasjon

Søk etter tilsynsrapporter

Søk