Rapport fra tilsyn med Senter for foreldre og barn, avdeling Stavanger 2024

Statsforvalteren gjennomførte tilsyn med Bufetat region vest senter for foreldre og barn, avdeling Stavanger og besøkte i den forbindelse senteret den 27.08.2024. Vi undersøkte om senteret sørger for at familienes rett til informasjon og medvirkning blir ivaretatt under oppholdet, i samsvar med aktuelle lovkrav.

Tilsynet ble gjennomført som en systemrevisjon, og som en del av årets planlagte tilsyn initiert av Statsforvalteren.

Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet. Tilsynet er derfor avsluttet.

1.  Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

Statsforvalteren har undersøkt og vurdert om Bufetat region vest senter for foreldre og barn, avdeling Stavanger gjennom sin styring sikrer familienes rett til informasjon og medvirkning under oppholdet.

Medvirkning er et overordnet begrep som brukes som en samlebetegnelse på ulike regler om foreldre og barns rett til å få tilstrekkelig informasjon, samt mulighet til personlig innflytelse ved gjennomføring av tiltak.

Et opphold på senter for foreldre og barn kan være enten en døgnbasert utredning som krever samtykke, jf. barnevernsloven § 2-3, et døgnbasert hjelpetiltak som krever samtykke, jf. § 3-1, eller det kan være døgnbasert utredning eller hjelpetiltak som er pålagt av barneverns- og helsenemnda, jf. §§ 2-3 og 3-4. Et opphold på senter for foreldre og barn er et inngripende tiltak. Selv om de fleste familiene har samtykket til oppholdet, er mange trolig i en situasjon hvor de ikke har en opplevelse av at de står helt fritt til å velge. Dette medfører at det må stilles store krav til senteret når det gjelder å legge til rette for at foreldre får medvirke i egen sak.

For å svare på problemstillingen har Statsforvalteren undersøkt om:

• senteret gir foreldrene (og eventuelt barnet) tilstrekkelig informasjon ved inntak på senteret, herunder om foreldre blir informert om og forklart hva som skal skje under oppholdet, hensikten med oppholdet og mulige konklusjoner av oppholdet.
• senteret planlegger oppholdet i samarbeid med familien
• senteret sikrer at foreldre fortløpende mottar informasjon underveis i oppholdet, blant annet om de vurderinger og konklusjoner senteret gjør seg
• senteret gir foreldre og barn mulighet til å uttale seg under oppholdet
• senteret tar tilstrekkelig hensyn til familiens mening
• senteret gir informasjon om foreldres mulighet til å se dokumenter i saken
• senteret avklarer behov for tolk, og benytter kvalifiserte tolker ved behov
• senterets ledelse følger med på arbeidet og iverksetter tiltak ved behov
• senterets ledelse sørger for at ansatte har nødvendig kompetanse, og får nødvendig faglig veiledning og opplæring

Vi inviterte familiene som var innskrevet ved senteret på tilsynstidspunktet til en samtale om tilsynets tema. Vi snakket med en familie. Familiens erfaringer er benyttet som en ekstra informasjonskilde i tilsynet.

Vi etterspurte dokumentasjon for de siste seks familiene på døgnopphold i 2024. Vi har gjennomgått syv saksmapper.

2.  Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med sentre for foreldre og barn, etter barnevernsloven § 17-3 andre ledd og forskrift om sentre for foreldre og barn § 19.

Forskrift om sentre for foreldre og barn gjelder den delen av sentrenes virksomhet som gjelder heldøgnstjenester. Forskriften gjelder ved opphold i senteret, ikke ved mottak av hjemmebaserte tilbud, jf. forskriften § 2. Dette betyr at Statsforvalterens tilsynsmyndighet omfatter den delen av senterets drift som gjelder heldøgnstjenester. 

Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Vi gir derfor her en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

Barnevernsloven:

• Det følger av barnevernsloven § 10-20 første ledd at sentre for foreldre og barn som tilbyr heldøgnstjenester, skal sørge for at familiene får et faglig forsvarlig tilbud. Senteret skal behandle familiene hensynsfullt og slik at den enkeltes integritet blir ivaretatt.
• Av § 10-20 andre ledd følger det at foreldre og barns rett til privatliv og familieliv, og foreldrenes rett til å ta beslutninger for barnet, skal respekteres under oppholdet så langt det er forenlig med formålet med oppholdet og senterets ansvar for trygghet og trivsel for alle på senteret.
• Barnevernets saksbehandling, tjenester og tiltak skal være forsvarlige, jf. § 1-7.
• I barnevernsloven § 1-4 står det at et barn som er i stand til å danne seg egne meninger, har rett til å medvirke i alle forhold som vedrører barnet etter denne loven. Barnet skal få tilstrekkelig og tilpasset informasjon og har rett til fritt å gi uttrykk for sine meninger.
• Barnevernet skal så langt som mulig samarbeide med både barn og foreldre og skal behandle dem med respekt, jf. § 1-9.

Forskrift om sentre for foreldre og barn:

• Forskriften § 14 slår fast at senteret skal drives på en slik måte at familienes personlige integritet blir ivaretatt. Foreldres og barns rett til familie- og privatliv skal respekteres. Senteret skal også ta hensyn til familienes etniske, kulturelle, språklige og religiøse bakgrunn.
• Forskriftens § 15 slår fast at forholdene skal legges til rette for at familiene får delta i utformingen av senterets daglige liv og andre forhold som berører den enkelte.
• Plikten til å yte faglig forsvarlige tjenester, herunder ivaretakelse av krav om medvirkning, forutsetter forsvarlig styring og ledelse. Forskriften §§ 11, 12 og 13 gir en nærmere beskrivelse av hvordan sentrene skal sikre at de utfører sine oppgaver etter barnevernsloven og forskrifter til loven. Dette innebærer spesifikke krav til styring og ledelse (internkontroll).

3.  Beskrivelse av faktagrunnlaget

Her gjøres det rede for hvordan virksomhetens aktuelle tjenester fungerer, inkludert virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for tjenestemottakerne blir overholdt.

Vi vil først gi en kort beskrivelse av senterets organisering. Deretter vil vi gå gjennom faktagrunnlaget som er innhentet gjennom styrende dokumentasjon, saksmapper og intervjuer.

Om senteret:

Senter for foreldre og barn, avdeling Stavanger, eies av Bufetat. Senteret er godkjent for inntil tre døgnplasser, samt hjemmebasert tilbud. Målgruppen er familier med barn fra 0 til 6 år, der det er alvorlig bekymring knyttet til mangler ved omsorgssituasjonen til barnet. Familier med barn 0-3 år har prioritet, og utredning skal prioriteres foran hjelpetiltak ved kapasitetsutfordringer.

Senteret tilbyr barnevernstjenestene bistand til utredning, og hjelpetiltak til familier der det er nødvendig for å gi barn god nok omsorg. Tilbudet gis arenafleksibilitet, dvs. at både utredning og hjelpetiltak kan foregå i døgnavdeling, hjemmebasert/ poliklinisk eller som en kombinasjon. Hjelpen som ytes fra senteret er lovregulert i barnevernsloven §§ 2-3, 3-1 og 3-4.

Senteret er organisert med avdelingsleder, en psykologspesialist, syv fagkonsulenter, to nattevakter, og seks ekstravakter. Det går frem av beskrivelse av arbeidsoppgaver at fagkonsulenter som arbeider i turnus dag og ettermiddag/ kveld, har hovedansvar for saker i samarbeid med avdelingsleder og psykologspesialist. Senteret har våkne nattevakter.

På tilsynstidspunktet var en familie innskrevet ved senteret. Ytterligere en familie ble innskrevet samme dag som tilsynet ble gjennomført.

Informasjon i forkant og ved inntak

Vi har gjennom senterplanen og intervjuer fått beskrevet at alle familier får tilbud om omvisning/ besøk og informasjonsmøte i forkant av inntak, såfremt dette er mulig å få til i den enkelte sak. Det opplyses også at de ansatte eventuelt kan komme hjem til familien på besøk for å bli litt kjent.

Det fremgår av senterplanen at avdelingsleder skal sette sammen et team rundt familien i forkant av oppstartsmøte med foreldre og barnevernstjenesten. Roller som tiltaksansvarlig, kartleggingsansvarlig og eventuelt familieansvarlig tildeles. Det bekreftes i intervjuene at teamet som regel opprettes raskt etter at avdelingsleder har gjennomført henvisningsmøtet. Som regel er de to i teamet, men i noen saker settes det inn en tredje. Det er tiltaksansvarlig som har hovedansvar for saken.

Dersom familien takker nei til omvisning i forkant, er oppstartsmøtet senterets første møte med familien. I standardisert forløp er det en mal for referat fra oppstartsmøtene. Det bekreftes i intervjuene at denne malen benyttes, og dette er også dokumentert i saksmappene. Malen inneholder faste punkter som det gis informasjon om i dette møtet. Det informeres blant annet om bakgrunnen for oppholdet, hva barnevernstjenesten har bedt senteret om hjelp til, hva som skal skje under oppholdet, og hva senterets rolle og myndighet er. Det informeres også om foreldrenes innsynsrett i dokumenter.

De ansatte forteller at det er mye informasjon som skal formidles i oppstartsmøtene, og at det ofte er behov for å dele det opp i flere møter. De må ofte gjenta informasjonen til foreldrene.

I malen er det også et punkt om praktiske avklaringer. De ansatte forteller i intervjuene at dette er et stort punkt på oppstartsmøtene, som pleier å ta en del tid. Her får foreldrene komme med innspill, det gjennomgås ulike avtaler, reisevei til barnehage, avklaringer når det gjelder jobb mv.

Planlegging av oppholdet

Det foreligger en mal for utredningsplan og handlingsplan i standardisert forløp. Ved gjennomgang av saksmappene ser vi at malene benyttes. Det forelå utredningsplan i alle mappene vi gjennomgikk.

I malen for oppstartsmøtet er informasjon om utredningsplanen (utredningsopphold) eller handlingsplanen (hjelpetiltak) et av punktene. De ansatte forteller i intervjuer at de utarbeider et utkast til utredningsplan/ handlingsplan, og at utkastet som regel gjennomgås på oppstartsmøtet. Foreldrene får også utdelt en kopi av planen. De ansatte forteller at planen tas opp igjen ved flere anledninger, og at det som regel er behov for å gjennomgå den om igjen. Planen beskrives i intervjuene som et levende dokument, som endres ved behov.

Utredningsplanen og handlingsplanen inneholder tema som senteret skal utrede eller veilede på, ut fra bestillingen fra barnevernstjenesten. Dette kan familien ikke endre på. Det opplyses at familien kan ha innvirkning på planens innhold i form av utredningsaktiviteter, eksempelvis filming, tidspunkter og gjennomføringen av observasjoner, egne mål eller områder de ønsker å få belyst, mv.

Det opplyses i intervjuene at det i tillegg lages utkast til ukeplan som gjennomgås med foreldrene i oppstartsmøtet. Ukeplanen er en timeplan med oversikt over avtaler med klokkeslett. Familien får komme med innspill til planen, og denne tilpasses ut fra deres rutiner, andre avtaler og planer. Det blir uttalt i intervju at senteret prøver å tilpasse seg etter foreldrenes planer og behov, og tilrettelegge så godt de kan. De ansatte forteller at senteret strekker seg langt for å ha et godt samarbeid med foreldrene. Gjennomgang av saksmappene bekrefter at det foreligger ukeplaner i de fleste sakene.

Informasjon og medvirkning underveis i oppholdet

De ansatte forteller i intervjuer at deres rutine er å alltid hilse på barnet når de kommer, og alltid si farvel når de går. Det skal være tydelig og forutsigbart for barna om de ansatte er der eller ikke. Det opplyses i intervjuene at de spør om det er særskilte behov hos barna de skal ta hensyn til. Det går frem i saksmappene at det tilrettelegges for avtaler når barna er våkne og opplagte, og at avtaler flyttes ved f.eks. sykdom.

Det opplyses i intervjuene at det skal vurderes i alle saker om det skal gjennomføres barnesamtale. Det kommer an på barnets utvikling, modenhet og språk om dette gjennomføres. De har erfart en sak hvor far ikke ønsket at senteret skulle ha samtale med barnet, og dette har ført til en ny rutine. De skal nå informere i oppstartsmøtet om at de ønsker en samtale med barnet så snart som mulig etter innflytting.

Familiene på senteret har ofte spedbarn/ babyer, og flere av de eldre barna har forsinket utvikling. Dette medfører at det i mange saker ikke er mulig å gjennomføre barnesamtale. De har andre verktøy de kan ta i bruk dersom barnet mangler språk, i intervju nevnes bruk av tegning og dukker. Senteret har hatt en fagdag om barnesamtaler og barns medvirkning, med fokus på å ivareta medvirkning for de aller minste. Det formidles at dette er utfordrende.

I standardisert forløp er det maler for bl.a. notat fra observasjoner, veiledninger, samtaler, stoppunkt og samarbeidsmøter. I malene for observasjon og veiledning er det et punkt om at de ansatte skal spørre foreldrene om hvordan observasjonen/ veiledningen opplevdes for dem. Vi ser i saksmappene at dette punktet fylles ut noen ganger, andre ganger ikke. Dersom det ikke er fylt ut, er det som regel nedtegnet en begrunnelse. Det bekreftes i intervjuene at dette er noe de skal spørre om, men at det ikke alltid passer i situasjonen. Det kan eksempelvis være at observasjonen avsluttes med at foreldre skal legge barn, det kan være barn som gråter eller har andre behov som gjør samtale vanskelig.

Det opplyses i intervjuene at senteret har en praksis med å tilby «Dagen i dag»-samtale. Dette er en samtale som tilbys hver kveld, og som familien velger om de ønsker å ha. De ansatte opplyser at det er en nyttig samtale for å høre hvordan foreldrene har det, hvordan de synes det går, om de har spørsmål eller behov mv. Det opplyses i intervjuene at disse samtalene dokumenteres i løpende logg i journalen. Denne loggen er ikke lagt ved saksmappene, og vi har derfor ikke sett dokumentasjon på disse samtalene. Vi ser imidlertid at det vises til Dagen i dag-samtale i andre dokumenter.

En viktig arena for informasjon til foreldrene underveis i oppholdet, er samarbeidsmøtene. Dette er et ukentlig møte mellom senteret, familien og barnevernstjenesten. Det foreligger en mal for dette møtet, hvor et av punktene er hvordan teamet har tilrettelagt for medvirkning i perioden, og hvordan foreldrene erfarer at medvirkning er ivaretatt. Vi ser i saksmappene at denne malen brukes, og at punktet om medvirkning fylles ut. Det opplyses i intervju at familien får kopi av referatet fra samarbeidsmøtet.

Det opplyses i intervju at senteret tilbyr familiene et tilbakemeldingsmøte i forkant av samarbeidsmøtene, for å gjennomgå hva som kommer til å formidles til barnevernstjenesten. Hensikten med dette er å sikre forutsigbarhet for foreldrene. Dette er en praksis som går utover standardisert forløp, og som senteret selv prioriterer.

I malene for utredningsrapport og sluttrapport hjelpetiltak er det et eget punkt om medvirkning, både for barn og foreldre. Det skal beskrives hvordan medvirkningsperspektivet ble ivaretatt, hvilke justeringer som er gjort underveis, og hva barnet og foreldrene har formidlet om egen situasjon. Vi ser i saksmappene at malen benyttes og at medvirkning beskrives.

De ansatte forteller at foreldrene alltid får tilbud om rapportmøte. Dette er et møte mellom senteret, familien og barnevernstjenesten, hvor den ferdige rapporten gjennomgås. Dersom familien ikke ønsker rapportmøte, sendes rapporten til barnevernstjenesten med kopi til foreldrene. I tillegg til tilbud om rapportmøte, får familien også tilbud om gjennomgang av rapporten i forkant, da uten barnevernstjenesten til stede. Dersom familien har kommentarer til rapporten, dokumenteres dette og legges som et vedlegg til rapporten.

Det går frem av senterplanen at foreldre har innsyn i dokumentasjon som gjelder seg selv og barnet. I mal for oppstartsmøtet er dette et punkt som det skal informeres om. Intervjuene bekrefter at dette gjøres. Foreldre får kopi av viktige dokumenter som planer, referat fra samarbeidsmøter og rapporten. De ansatte forteller at det hender at foreldre ber om innsyn i øvrige dokumenter, og at praksisen er at foreldre får innsyn i alle ferdigstilte dokumenter. Dette har vi også sett i en av saksmappene.

Bruk av tolk

Det går frem av senterplanen at senteret bestreber seg på å sette seg inn i kultur/ religion fra det landet familien kommer fra, og at de må være oppmerksomme på hvordan det er best å forstå kultur og kulturforskjeller. I saker hvor det er behov for det, skal det brukes tolk, fortrinnsvis ved oppmøte. Senteret skal tilrettelegge for kulturelle og religiøse behov i den grad dette er mulig og i tråd med barns behov.

I intervjuene opplyses det at behov for tolk avklares i henvisningsmøtet. Dette er også tema på oppstartsmøtet. Det opplyses at senteret bestiller tolk til alle møter og viktige samtaler med familien. Det skal fortrinnsvis være oppmøtetolk, men i noen tilfeller er dette vanskelig å skaffe. De benytter da telefontolk. Det er noe varierende om det benyttes tolk under observasjoner. Dette vurderes ut fra behov, foreldrenes ønsker og innspill. Det blir også uttalt i intervjuene at det er ønskelig med kulturtolk, men at dette er vanskelig å få tak i.

Ved gjennomgang av saksmappene ser vi at det er avklart behov for tolk i sakene, og at tolk er benyttet der det er behov. Dersom det er avholdt samtale eller observasjon uten tolk, så begrunnes det hvorfor.

Det ble uttalt i intervjuene at de ansatte er oppmerksomme på kulturforskjeller, og at en må ha det med seg i sine vurderinger. Vi så også i saksmappene at de ansatte gjorde vurderinger av kulturelle forskjeller og hvilken betydning det kunne ha.

Internkontroll

Nyansatte får en fadder ved oppstart. Avdelingsleder skal være i tett dialog med nyansatt og fadder i den første perioden. En ansatt forteller i intervju at hun fikk to dagers opplæring i standardisert forløp ved oppstart. Avdelingsleder forteller at de nyansatte må lese en del styrende dokumentasjon, og sette seg inn i det praktiske. De går bl.a. gjennom veilederne for standardisert forløp, retningslinjer, oppgaveflyten i Birk for de ulike rollene mv. Deretter får de så raskt som mulig følge en sak, enten som observatør eller som deltaker i teamet. Som hovedregel går nyansatte inn som nr. 2 i en sak, før de får tiltaksansvar. Det kan gjøres unntak fra dette, det gjøres en vurdering. Avdelingsleder har oppfølgingssamtaler med nyansatte, og følger med på hvordan det går. Opplæring i fagsystemet Birk skjer internt, bl.a. ved at superbruker på senteret gir opplæring. En mer omfattende opplæring i Birk, f.eks. fra Bufetat, er etterspurt av de ansatte.

Senteret har en kompetanseplan, som det opplyses at er blitt fulgt etter plan i 2024. Det avholdes to eller tre fagdager i året, og det er to ansatte som tar videreutdanning p.t. Ytterligere to ansatte deltar på kursing i metoder som benyttes i senteret.

Det er utarbeidet maler i standardisert forløp, bl.a. for oppstartsmøte, stoppunkt, samarbeidsmøter, observasjoner, samtaler, rapporter mv. Malene brukes av de ansatte. Malene inneholder i stor grad punkter om medvirkning, både for å minne om å innhente foreldres mening, og for at teamet skal vurdere hvordan medvirkning er blitt ivaretatt.

Senteret har en møtestruktur, hvor det fremgår at det er personalmøte annenhver uke, og ukentlige fagmøter. I tillegg er det daglige overlapper ved vaktskiftene. I intervjuene opplyses det om at avdelingsleder i utgangspunktet deltar på alle fagmøter og overlapper om morgenen. De ansatte og avdelingsleder gir uttrykk for at avdelingsleder har god oversikt over sakene. Det er et lite senter, der avdelingsleder er tett involvert i driften. Avdelingsleder forteller at hun og psykologen ved behov går inn i saker og gjennomfører observasjoner og samtaler.

Det opplyses at psykologen og avdelingsleder deltar i alle fagmøter. Det er de ulike teamene som har ansvar for å melde inn saker til drøfting. I disse møtene får de ansatte veiledning. I tillegg kan den enkelte fagkonsulent be om individuell veiledning ved behov. Det opplyses at medvirkning er et tema som kan tas opp på fagmøtene.

Ifølge senterets møtestruktur og veileder for standardisert forløp, skal det gjennomføres stoppunkt ukentlig i sakene. Dette er et internt møte i teamet hvor de drøfter saken. Det hender at psykologen eller avdelingsleder deltar i stoppunktet. Det er gjennomført ukentlige stoppunkt i alle saksmappene vi gjennomgikk. I malen for stoppunkt er det lagt inn et punkt om medvirkning. Det er noe varierende i saksmappene om dette punktet er fylt ut.

Det er avdelingsleder som skal godkjenne rapportene. Det bekreftes i intervjuene at avdelingsleder leser rapportene, og at de ansatte får tilbakemeldinger. Det opplyses i intervjuene at fagkonsulentene får tildelt ulike oppgaver i Birk, ut fra hvilken rolle de er tildelt i saken. Dersom en oppgave ikke gjøres, vil den bli merket rød i systemet, og avdelingsleder får dette opp. Avdelingsleder forteller også at hun leser annen dokumentasjon i sakene, selv om hun ikke leser alt som skrives. Dette gjøres både for å holde seg informert i sakene, og for å vurdere kvaliteten på det skriftlige arbeidet. Det hender også at hun selv ber om status i en sak, eller involveres i øvrige drøftinger.

I beskrivelsen av fagkonsulentenes arbeidsoppgaver fremgår det at det skal settes av tid til evalueringsmøte for teamarbeidet. I intervjuene bekreftes det at det er tiltaksansvarlig som har ansvar for å kalle inn teamet og avdelingsleder til slik evaluering i etterkant av et opphold. Her evalueres saken, og det drøftes hva som eventuelt kunne vært gjort annerledes. Eventuelle tilbakemeldinger fra foreldre tas opp her. Det er ikke en fastsatt frist for dette møtet, men det er en forventning om at dette gjennomføres så raskt som mulig etter at saken er avsluttet.

I standardisert forløp er det utarbeidet et skjema for erfaringsinnhenting, som foreldrene bes fylle ut en eller to ganger i løpet av oppholdet. De ansatte forteller at disse alltid leveres ut til foreldrene, men at det varierer om de blir fylt ut. De ansatte og avdelingsleder forteller at det nok kan være vanskelig for foreldrene å være helt ærlige ved utfyllingen. Det hender at tilbakemeldingene i skjemaet tas opp i samarbeidsmøtene og fagmøtene, men det er i liten grad en systematisk bruk av disse skjemaene. Det opplyses at bruken av skjemaene, og eventuell annen form for erfaringsinnhenting, er noe senteret skal jobbe videre med.

Avdelingsleder har faste møter med enhetsleder annenhver uke. Enhetsleder er relativt ny. Både avdelingsleder og enhetsleder forteller om ustabilitet og uro i ledelsen de siste årene, med mye utskiftinger.

Senteret har et avvikssystem; Netpower. De ansatte vi intervjuet er kjent med dette, og har erfaring med å melde avvik. Det foreligger også en avviksrutine. Avvik er en fast post på personalmøtet.

Det er siden januar 2024 og frem til tilsynstidspunktet meldt 37 avvik. Disse fordeler seg på problemstillinger knyttet til nettverk, printer og saksbehandlingssystemet Birk. De ansatte forteller at printeren ikke har virket på en måned, de forteller om ustabilt nett, og de har opplevd at dokumenter forsvinner eller ikke lagres, at systemet henger eller ikke virker mv. De ansatte og avdelingsleder mener at disse tekniske avvikene får konsekvenser for det faglige arbeidet deres. De ansatte uttrykker stor frustrasjon over den negative påvirkningen dette har på arbeidet. Det går frem i intervjuene at avvikene ennå ikke er løst.

Statsforvalteren har hatt en samtale med enhetsleder, og har fått en skriftlig redegjørelse angående avvikshåndteringen. Han forteller at det nå er bestilt fiberlinje, samt at ny printer er på plass. Enhetsleder tror at både problemer med printeren og med Birk vil løse seg når det nye nettet er på plass. Enhetsleder forteller at avvikene har vært behandlet i noe ulik grad i saksbehandlingssystemet. Enkelte avvik har vært grundigere behandlet enn andre, noe som trolig har sammenheng med at det allerede forelå avvik av samme karakter til behandling. Det har vært iverksatt tiltak, bl.a. at leverandør har vært på lokasjon og gjennomført utbedringer. Enhetsleder redegjør for at det har vært mange avviksmeldinger som springer ut fra det samme overordnete avviket, nemlig mangelfull nettilgang.

Enhetsleder opplyser at det på generelt grunnlag kan se ut til at enkelte avvik har blitt lukket uten grundig nok redegjørelse for tiltak. Nyere avvik angående manglende nettverk og printer, er til behandling og vil lukkes når situasjonen er løst.

Informasjon fra familie

Statsforvalteren hadde samtale med en mor som var innskrevet på senteret. Hun bekreftet at det var gjennomført oppstartsmøte, at hun hadde fått tilbud om besøk på senteret før innflytting, og at hun hadde fått god informasjon om oppholdet. Hun bekreftet også at det ble gjennomført Dagen i dag-samtaler, og at det ble gjort tilpasninger i programmet ut fra hennes rutiner, planer og behov.

4.  Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

Statsforvalteren vurderer at senteret har styrende dokumentasjon, herunder prosedyrer, maler og veiledere, som ivaretar kravene til informasjon og medvirkning. Informasjon fra intervjuene er svært sammenfallende, og bekrefter at praksisen på senteret er i samsvar med den styrende dokumentasjonen. Dette bekreftes også av gjennomgang av saksmappene. Det er vår vurdering at det er godt kjent blant de ansatte hvordan de skal jobbe for å ivareta familienes rett til informasjon og medvirkning, at det er en felles forståelse av praksis, og at dette gjennomføres.

Vi vurderer at det legges til rette for at foreldre skal oppleve trygghet ved inntak på senteret. Det tilbys besøk eller omvisning i forkant. Videre settes det tidlig sammen et team, slik at familien får noen konkrete ansatte de i hovedsak skal forholde seg til. Det å etablere trygghet og tillit tidlig, vurderer vi er viktig for familiens mulighet for medvirkning. Vi vurderer at senteret ivaretar familiens rett til informasjon ved inntak gjennom oppstartsmøtet, hvor mye viktig informasjon gjennomgås. Det er tydelig for oss at senteret er bevisst på at det kan bli mye informasjon, og at dette porsjoneres ut ved behov, samt gjentas.

En forutsetning for å kunne motta informasjon og medvirke i egen sak, er at en forstår den informasjonen som gis. Vår vurdering er at senteret avklarer behovet for tolk i sakene, og sørger for at kvalifisert tolk benyttes ved behov. Videre vurderer vi at senteret er bevisste på kulturforskjeller og hvilken innvirkning dette kan ha. Vi vurderer også at senteret har praksis for å forsikre seg om at informasjonen er forstått, dette ved å gjenta og dele opp informasjonen som gis.

Senteret planlegger oppholdet i samarbeid med familien. Dette gjøres ved gjennomgang av og dialog rundt utredningsplan/ handlingsplan og ukeplaner, allerede i oppstartsmøtet. Vår vurdering er at det er sannsynliggjort at familiene får komme med innspill, og at planene for oppholdet tilpasses ut fra familienes behov og meninger. Vi vurderer at senteret strekker seg langt for å imøtekomme familienes innspill og ønsker.

Underveis i oppholdet etterspørres foreldrenes innspill jevnlig, både etter observasjoner/ veiledninger, «dagen i dag»-samtaler og i tilbakemeldingsmøter og samarbeidsmøter. Videre er det klart at foreldrene får informasjon om innsynsretten, og at de foreldre som ber om innsyn får dette. Vår vurdering er at senteret har et system og en struktur som ivaretar foreldrenes rett til løpende informasjon og mulighet for å komme med innspill og synspunkter.

Når det gjelder barns medvirkning, har senteret flere virkemidler for å sikre dette. De er bevisste på å hilse på barna, og si hadet når de går, de etterspør om det er særskilte hensyn de skal ta, og de tilrettelegger slik at observasjoner mv. gjennomføres når barnet er mest mulig våkent og opplagt. Vi ser eksempler i saksmappene på at avtaler flyttes på hvis barnet f.eks. er sykt. Vi vurderer at dette er eksempler på hvordan senteret lar barna medvirke under oppholdet.

Det er videre en klar praksis på senteret om å gjennomføre barnesamtaler der dette er mulig. Vi vurderer at det er viktig at barnesamtale vurderes i alle saker, slik at en sikrer at en alltid tar stilling til dette. Det er gjort endringer i rutinene, hvor det nå er et fast punkt i oppstartsmøtet at foreldre skal få informasjon om at de ansatte vil snakke med barna. Dersom barnet mangler språk, er de ansatte ekstra oppmerksomme på barnets signaler. De har også andre verktøy de kan bruke for å kommunisere med barnet, som tegning, dukker mv. Statsforvalteren vurderer at dette er bra.

Når det gjelder medvirkning for spedbarn og eldre barn med forsinket utvikling, manglende språk mv. så har de ansatte formidlet at dette er utfordrende. Det fremgår av «Kunnskapsbasert retningslinje om utredning av omsorgssituasjonen for barn 0-6 år» at: «For spedbarn vil barnets reelle mulighet for medvirkning være mindre enn for eldre barn, da barnet ikke er i stand til å danne seg egne synspunkter. For de minste barna og for barn med begrenset verbalt språk vil det i løpet av en utredning være behov for en fortolking av barnets omsorgsbehov. Denne fortolkningen er ikke en del av medvirkningsperspektivet, men inngår som en del av utredningen.»

Statsforvalteren er enig i at dette er krevende, og at spedbarn i realiteten har mindre mulighet for å medvirke enn eldre barn. Senteret har svært god kompetanse på spedbarn, og vi ser i saksmappene at barnas behov og signaler fortolkes i utredningen. Vi vurderer at senteret har en bevisst holdning til dette krevende arbeidet, og til skillet mellom fortolkning av signaler og barns medvirkning. De har jobbet aktivt med kompetanseheving på dette feltet, bl.a. gjennom en fagdag. Vår vurdering er at senteret legger til rette for medvirkning også for de aller minste, gjennom bl.a. kontaktetablering, trygging, og tilpassing av avtaler etter barnas behov. 

Det er vår samlede vurdering at senteret i stor grad tilrettelegger for medvirkning, ved at familienes innspill etterspørres jevnlig, familien blir involvert, og at planer og avtaler justeres og endres ut fra familienes innspill. Det er etter vår vurdering en høy bevissthet blant de ansatte når det gjelder viktigheten av å få til et godt samarbeid med familiene.

Internkontroll

Statsforvalteren vurderer at senterets ledelse sørger for at ansatte har nødvendig kompetanse, og at de får nødvendig faglig veiledning og opplæring. Dette ivaretas gjennom systemet for opplæring av nyansatte, gjennomføring av fagdager, kurs og videreutdanning, samt ukentlig veiledning i fagteam.

Videre vurderer vi at senterets ledelse følger med på arbeidet og iverksetter tiltak ved behov. Vår vurdering er at avdelingsleder har god oversikt over sakene, gjennom bl.a. tilstedeværelse på senteret, deltakelse i overlapper og fagteam, gjennomgang og godkjenning av rapporter, samt kontroll av skriftlig dokumentasjon i sakene og kontroll over oppgaveflyten i Birk. Ut over dette er det vårt inntrykk at avdelingsleder involveres i sakene ved behov, og at både hun og psykologen bidrar i sakene på ulike måter. Ledelsen følger også med på arbeidet ved at det gjennomføres evalueringsmøter etter avsluttet sak. Dette er etter vår vurdering en god arena for å avdekke eventuell svikt og behov for tiltak.

Det er gjennom standardisert forløp utarbeidet en rekke maler, som de ansatte benytter. Disse malene bidrar etter vår vurdering til at familienes rett til informasjon og medvirkning ivaretas, ved at dette er punkter som går igjen i de fleste malene.

Det er som en del av internkontrollen et krav at senteret skal gjøre bruk av erfaringer fra barn og foreldre til forbedring av senteret. Det går frem av intervjuer og mappegjennomgang at senteret benytter et skjema for erfaringsinnhenting. Senteret har selv trukket frem at det kan være vanskelig for foreldre å være ærlige, og at en kanskje bør utforske andre måter å innhente erfaringer fra familiene på. Statsforvalteren støtter dette. Videre vurderer vi at senteret bør sette bruken av disse skjemaene i system. Med dette mener vi at senteret bør vurdere på hvilken måte en kan lære og dra nytte av informasjonen i skjemaene, i hvilke møter el.l. skjemaene skal være tema mv.

Senteret har et avvikssystem som de ansatte er kjent med, og avvik er fast post på avdelingsmøtet. Dette er bra. Det har vært meldt en rekke avvik i 2024. Avvikene er blitt meldt videre oppover i systemet, da avdelingsleder ikke har hatt mulighet til å rette dem. Ut fra informasjonen i tilsynet synes det klart at de mange avvikene har fått konsekvenser for senterets faglige arbeid. Et eksempel på dette er at familiene ikke får utskrift av rapporter mv., slik at muligheten til kontradiksjon reduseres. På oppsummerende møte fikk vi informasjon om at manglende internett også kan ha uønskede konsekvenser som at foreldre vurderer å trekke samtykket til opphold. Dette ser vi på som alvorlig.

Flere av avvikene har blitt liggende over tid uten å bli rettet. Det er vår vurdering at dette delvis skyldes forhold utenfor ledelsens kontroll, som leveringstid på printer. Samtidig vurderer vi at det er mulig at ustabilitet i ledelsen (utenfor senteret) har virket inn, samt manglende prioriteringer grunnet tidligere usikkerhet rundt senterets videre drift. Det er også vår vurdering at kommunikasjonen fra øverste ledelse angående håndtering av avvikene har vært mangelfull. Vi vurderer det som alvorlig at disse avvikene har pågått over tid, uten at overordnet ledelse tidligere har iverksatt nødvendige tiltak for å sikre forsvarlig drift.

På tilsynstidspunktet har ny enhetsleder kommet på plass, og det er nå iverksatt tiltak som fremstår som egnet til å løse problemene. Enhetsleder har oversikt over avvikene. Vi forutsetter at avvikene følges opp i henhold til plan, og at disse ikke lukkes før problemene er løst. På denne bakgrunn vurderer vi at det er sannsynliggjort at avvikene nå blir rettet, og at eventuelle fremtidige avvik vil bli håndtert forsvarlig. Vi vil presisere at det er viktig med god kommunikasjon mellom ledelsen og senteret når det gjelder prosessen med å lukke avvikene.

Samlet sett vurderer vi at senteret har systematiske tiltak som sikrer at senterets aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med lovkravene.

5.  Statsforvalterens konklusjon

Her presenterer vi konklusjonen av vår undersøkelse, basert på vurderingene i kapittel 4.

Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet. Tilsynet er derfor avsluttet.

Med hilsen

Andres Neset (e.f.)
fylkeslege/avdelingsdirektør

Guro Bakke Haga
seniorrådgiver

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok.

Varsel om tilsynet ble sendt 09.06.2024.

Tilsynsbesøket ble gjennomført ved senteret 27.08.2024, og innledet med et kort informasjonsmøte. Oppsummerende møte med gjennomgang av funn ble avholdt 04.09.2024.

Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

• Organisasjonskart
• Ansattoversikt
• Beskrivelse av arbeidsoppgaver for ansatte
• Kompetanseplan
• Senterplan/ virksomhetsplan
• Stillingsbeskrivelser
• Møteoversikt for senteret
• Møtestruktur for Bufetat region vest
• Maler for utredning og hjelpetiltak
• Veiledere standardisert forløp
• Rutine for bruk av tolk
• Samtykkeskjema for lyd og bilde opptak
• Informasjonsmateriell til familiene ved inntak og under oppholdet, herunder husregler, branninfo, kronekort.
• Avviksrutiner
• Skjema for erfaringsinnhenting

Det ble gjennomgått syv saksmapper etter følgende kriterier:

• de siste seks døgnoppholdene på senteret

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.

Ikke publisert her

En tjenestemottaker ble intervjuet i forbindelse med tilsynet.

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten:

• seniorrådgiver, Unni Reianes, revisor
• seniorrådgiver, Guro Bakke Haga, revisjonsleder