Rapport etter tilsyn med Nav-kontoret i Gjesdal kommune - økonomisk rådgivning 2024/2025

Statsforvalteren i Rogaland har gjennomført tilsyn med Nav-kontoret i Gjesdal. Vi undersøkte Nav-kontorets ansvar for tjenesten økonomisk rådgivning til personer i en vanskelig økonomisk situasjon.

Tilsynet er gjennomført som del av et landsomfattende tilsyn iverksatt av Statens helsetilsyn.

Foreløpig rapport ble sendt til kommunen 19. juni 2025 med frist for eventuelle innsigelser innen 1.august 2025. Kommunen har ikke hatt innsigelser til rapporten.

Vi har ikke avdekket lovbrudd i dette tilsynet. Tilsynet er derfor avsluttet.

1 Tilsynets tema og hvordan vi har gjennomført tilsynet

1.1 Tema

Statsforvalteren har undersøkt og vurdert om tjenesten økonomisk rådgivning til personer i en vanskelig økonomisk situasjon er forsvarlig. 

Statsforvalteren har undersøkt om:

• Nav-kontoret gjør tjenesten økonomisk rådgivning tilgjengelig
• Nav-kontoret fatter skriftlig vedtak om tjenesten og starter opp tjenesten til riktig tid
• Nav-kontoret sørger for en forsvarlig oppfølging av tjenesten økonomisk rådgivning

1.2 Hvordan vi har gjennomført tilsynet

Vi har gjennomført tilsynet som en systemrevisjon. Det betyr at vi har ført tilsyn med hvordan kommunen gjennom styring og ledelse oppfyller kravene til forsvarlig økonomisk rådgivning.

Vi har samlet informasjon ved å gå gjennom styringsdokumenter som plandokumenter og rutiner/arbeidsbeskrivelser, og resultatdokumenter som vedtak, journalnoter og annen dokumentasjon som viser hvordan Nav-kontoret har gitt tjenesten til brukerne. Vi har også intervjuet ansatte og ledere.

Brukerens meninger om og erfaringer med tjenestetilbudet i kommunen er viktig informasjon for tilsynsmyndighetene. Statsforvalteren har derfor hatt samtale med et utvalg brukere i dette tilsynet.

2 Aktuelt rettslig grunnlag for tilsynet

Statsforvalteren har myndighet til å føre tilsyn med kommunens oppfyllelse av plikter etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (sosialtjenesteloven), jf. sosialtjenesteloven § 9. Etter bestemmelsen kan det også føres tilsyn med kommunens internkontroll med plikter etter kapittel 4, jf. lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) § 25-1.

Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Nedenfor gis det en beskrivelse av lovkravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

Økonomisk rådgivning er en del av tjenesten opplysning, råd og veiledning som er hjemlet i sosialtjenesteloven § 17. I følge § 4 skal tjenesten skal være forsvarlig. For å kontrollere om tjenesten er forsvarlig har statsforvalteren undersøkt:

Krav til forsvarlig tilgjengelighet til tjenesten

Nav-kontoret gjør tjenesten økonomisk rådgivning tilgjengelig, se sosialtjenesteloven §§ 17, 4, forvaltningsloven § 11 og kommuneloven § 25-1.

Kravet innebærer at kommunen ved Nav-kontoret

• identifiserer personers mulige behov for økonomisk rådgivning
• ikke avviser personer med mulig behov for økonomisk rådgivning ved å henvise til Økonomi- og gjeldsrådgivningstelefonen i Nav eller andre aktører
• gir personer med mulig behov for økonomisk rådgivning tilpasset informasjon ut fra personens forutsetninger og behov, slik at de blir i stand til å søke om tjenesten
• nedtegner og dokumenterer muntlige søknader om økonomisk rådgivning

Krav til forsvarlig beslutning og oppstart av tjenesten 

Nav-kontoret fatter skriftlig vedtak om tjenesten og starter opp tjenesten i riktig tid, se Sosialtjenesteloven §§ 17, 4, 41, 42, 43 forvaltningsloven §§ 17 og 23, og kommuneloven § 25-1.

Kravet innebærer at kommunen ved Nav-kontoret

• gir brukeren mulighet til samtale om sitt behov før det fattes vedtak
• fatter skriftlige vedtak om økonomisk rådgivning
• setter frist for oppstart av tjenesten i vedtaket, ut fra brukerens behov og om saken haster
• starter tjenesten ut fra brukerens behov og om saken haster

Krav til forsvarlig oppfølging

Nav-kontoret sørger for en forsvarlig oppfølging av tjenesten økonomisk rådgivning., Sosialtjenesteloven §§, 17, 4 og 42, kommuneloven § 25-1 forvaltningsloven §§ 17.

Kravet innebærer at kommunen ved Nav-kontoret

• gir brukeren tilbud om samtaler under oppfølgingen
• kartlegger brukerens økonomiske forhold, det vil si inntekter, utgifter, eiendeler/ og gjeld, og om brukeren har prioritert bort nødvendige utgifter 
• kartlegger særskilte utgifter til barn, når brukeren har forsørgeransvar
• kartlegger om andre forhold i brukerens livssituasjon kan påvirke valg av tiltak i den økonomiske rådgivningen
• kartlegger i samarbeid med brukeren
• utformer tiltakene i samarbeid med brukeren
• tilbyr økonomisk rådgivning for ulike typer av økonomiske problemer med ulik alvorlighetsgrad
• dokumenterer opplysninger som kommer fram i oppfølgingen, slik at opplysningene kan kontrolleres og etterprøves, og for å sikre kontinuitet i tjenesten

Krav til styring og ledelse

Krav til ledelse, organisering og styring er viktige elementer i kommunens ansvar for å tilby og yte forsvarlige tjenester. God styring og ledelse bidrar til at brukerne får oppfylt sine rettigheter. Det kan derfor være stor risiko for svikt i tjenesteytingen hvis kommunen ikke har tilstrekkelig styring med kvaliteten på tjenestene. Svikten kan få store konsekvenser for den enkelte bruker.

I sosialtjenesteloven § 5 vises det til at kommunen skal ha internkontroll etter reglene i kommuneloven § 25-1. Styringssystemet skal tilpasses virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold, og ha det omfang som er nødvendig.

3 Bakgrunnsinformasjon om kommunen og Nav-kontoret

Gjesdal kommune hadde 12 593 innbyggere per 1.kvartal 2025, ifølge tall fra SSB. Administrasjonen i kommunen er organisert i fire virksomhetsområder: Oppvekst, Helse -og velferd, Kultur- og samfunn samt Fellestjenester. Kommunedirektøren er kommunens øverste administrative leder. Alle virksomhetene ledes av en kommunalsjef som representerer kommunedirektøren.

Nav-kontoret er organisert inn under virksomhetsområdet Helse -og velferd. Ifølge partnerskapsavtalen mellom Gjesdal kommune og NAV Rogaland sitter Nav-leder i ledergruppen til kommunalsjef for Helse og Velferd og rapporterer til ham.

Nav-leder rapporterer jevnlig om status på de sosiale tjenestene i virksomhetsledermøtene, som avholdes annenhver uke. I tillegg er det operativt møte hver mandag i virksomhetsledergruppa. Kommunalsjef og Nav-leder møtes månedlig, hvor ulike temaer knyttet til Nav tas opp og hvor avvik er tema. Kommunen har et kvalitetsutvalg som gjennomgår alle avvik. 

I virksomhetsplanen for Navs kommunale tjenester for 2024 fremheves det under punktet «De sosiale tjenestene i Nav» at Nav skal ha et ekstra fokus på tjenesten økonomisk rådgivning, spesielt med henblikk på kompetansehevende tiltak.

Nav-kontoret er lokalisert i Gjesdals kommunesentrum. Kontoret har i 2024 hatt en økning i antall mottakere av økonomisk stønad på 9,09 % sammenlignet med 2023.

Nav-kontoret har 36 ansatte, og er organisert med Nav-leder og tre fagavdelinger: Arbeidsrettet (heretter kalt AR), Råd og veiledning (heretter kalt RV) samt Kvalifisering og integrering (heretter kalt AKI). Nav-leder har den overordnede og strategiske ledelsen ved kontoret. Hver avdeling har en avdelingsleder med ansvar for resultat, personal og fag.

I avdeling RV er det 8 ansatte, hvorav en er ansatt i 50 % stilling. Alle disse har oppgaver knyttet til sosialtjenesteloven. En av de ansatte i avdelingen har 100% stilling som gjeldsrådgiver og en fungerer som økonomisk rådgiver. Sistnevnte har et særskilt ansvar for vurdering og fordeling av inngående henvendelser/ saker som gjelder økonomisk rådgivning. Hun har nylig avsluttet 1 års videreutdanning innen økonomisk rådgivning ved Oslo Met og arbeider for tiden 50 % med behandling av søknader om sosial stønad og 50% innenfor økonomisk rådgivning.   

Nav-kontoret har operativt møte 15 min hver morgen, hvor alle ansatte og ledelse deltar. Kontoret har også ett felles møte for alle ansatte, i utgangspunktet månedlig.

Avdeling RV har avdelingsmøte månedlig. I tillegg har avdelingen vedtaksmøter 2 ganger i uken, hvor alle ansatte i avdelingen møter, herunder også avdelingsleder og gjeldsrådgiver.

Nav-leder har ukentlige fellesmøter med de 3 avdelingslederne. Han har ikke faste særskilte møter med leder for RV, men de møtes uformelt flere ganger i uken. Nav-kontoret har egne månedlige møter for forbedringsarbeid og internkontroll, hvor Lean-metoden benyttes. Her deltar både avdelingsleder og gjeldsrådgiver. Nav deltar også på månedlig boligtildelingsmøte, og avdelingsleder for RV er med i tverrfaglig arbeidsgruppe «God oppvekst».

Ledere og ansatte forteller at det er fokus på tjenesten økonomisk rådgivning i de nevnte møtene.

De ansatte har også gruppeveiledningsmøter hver 3.uke.

Saksbehandlingssystemet som benyttes for sosiale tjenester er Velferd. 

Nav-kontoret har utarbeidet en skriftlig rutine: «Rutine – nivåinndeling for økonomisk råd og veiledning». Denne beskriver hva som er de ansattes ansvar i henhold til nivåene 0 til 3. Rutinen inneholder også retningslinjer for hvilke prosedyrer de ansatte forventes å følge, for å sikre at tjenesten er forsvarlig, både når det gjelder tilgjengelighet, oppstart/beslutning samt oppfølging.

Avdeling RV har også en egen godkjenningsrutine for blant annet § 17- vedtak, som inngår i en mer omfattende skriftlig rutine for de ansattes ansvar med hensyn til datofordeling og de ulike oppgavene avdelingen har.

Kontoret har opplæringsplan og fadderordning for nyansatte.

Gjesdal kommune, Helse og velferd og Nav Gjesdal bruker internkontrollsystemet Digi Lean. Gjennomgang av styrende dokumenter og intervju med de ansatte bekrefter at avvikssystemet brukes, at det er rutiner for å melde avvik, at det blir gjennomført opplæring i å melde avvik og at avvik blir håndtert ved kontoret og på tjenesteområdet i kommunen. Avvik løses på laveste nivå, men ledelsen i kommunen kan følge med og kobles på eller koble seg på, dersom det er nødvendig. Nav-leder og kommunalsjef deltar i kvalitetsteam hver tredje måned. Dette er et møte hvor det fokuseres særskilt på avvik. Det er ikke meldt avvik på tjenesten økonomisk rådgivning det siste året. Nav rapporterer månedlig på Lean-arbeidet.

Kommunalsjef har jevnlig kontakt med både Nav-leder og avdelingsleder i RV. Han utviser stor forståelse for hvilken betydning tjenesten økonomisk rådgivning har for innbyggerne og har de siste årene prioritert midler til styrking av kompetansen i Nav-kontoret.

4  Faktagrunnlag, vurdering opp mot rettslig grunnlag og delkonklusjon

4.1. Forsvarlig tilgjengelig tjeneste

4.1.1 Faktagrunnlag (beskrivelse av praksis og styring og ledelse)

Brukere som tilhører Nav Gjesdal kan primært finne informasjon om tjenesten på nav.no, kommunens hjemmesider og ved direktekontakt med Nav-kontoret ved oppmøte eller per telefon. Kommunens nettside ble sist oppdatert i april 2024, og siden er knyttet opp til Nav.no. Informasjon om tjenesten økonomisk rådgivning er godt synlig under de sosiale tjenestene på kommunens nettside. Flere brukere forteller at de har fått informasjon om tjenesten gjennom disse kanalene. Intervjuer med de ansatte bekrefter at kontoret også arbeider aktivt med å gjøre tjenesten kjent gjennom sine samarbeidspartnere og har tett kontakt med f.eks. boligkontor. Mestringsenheten, fastleger, Familiens hus (herunder barnevern) og helsestasjon.      

I tillegg driver kommunen oppsøkende virksomhet utenfor Nav-kontoret, ved å tilby ukentlige drop-in samtaler hos Mestringsenheten. Samme tilbud har de også hatt i Flyktningeenheten sine lokaler i sentrum. De gjør flittig bruk av plakatoppslag om denne spesifikke tjenesten i kontorlokalene og i mottak. Tjenestetilbudet er også annonsert i lokale aviser ved flere anledninger. Nav kontoret arrangerer kurset «Økonomilappen» 2-3 ganger i året. Dette er et kurs i hverdagsøkonomi, som ledes av gjeldsrådgiver og økonomisk rådgiver.

Noen brukere opplyser å ha fått informasjon om tjenesten også direkte fra Nav Gjesdal og fra boligkontoret.

Det kommer frem av ansattintervjuene at de ansatte er tilgjengelige for henvendelser fra brukerne gjennom ulike kanaler og gir informasjon om tjenesten økonomisk rådgivning i tilfeller hvor det kan være aktuelt. Vi har fått bekreftet at det blir spurt om økonomi, og alle ansatte er oppfordret til å tørre å snakke med brukere om økonomi. Det er lav terskel for å henvise videre til gjeldsrådgiver og økonomisk rådgiver. Ingen brukere blir avvist eller henvist til andre aktører. Noen veiledere på RV, herunder gjeldsrådgiver, opplyser at de utleverer direktenummeret sitt, der dette vurderes trygt i HMS-perspektiv.

Rutinen for økonomisk rådgivning sier at alle veiledere, både statlig og kommunalt ansatte, har ansvar for å identifisere behov for tjenesten og at muntlige søknader skal nedtegnes i journal. Rutinen inneholder i tillegg en «verktøykasse» med forslag til tiltak som kan nevnes for brukerne som henvender seg. Dette dreier seg om enkle tips som f.eks. gjeldstelefon for innbygger, bostøtte, tilskudd til fritidsaktiviteter/barnehage.

For ansatte i AR, som har ansvar for å håndtere nivå 0, sier rutinen at det skal skrives eget referat i aktivitetsplanen, hvor det skal fremgå at generell råd og veiledning er gitt i henhold til rutinen, for å dokumentere at brukerne har fått hjelpen og for å sikre at deres interne sjekkliste er fulgt. Sjekklista inneholder fokuspunkter som de ansatte skal være oppmerksomme på, f.eks. overgangssituasjoner, barns situasjon, andre tegn som kan vekke bekymring for brukers / barns situasjon. I tillegg inneholder sjekklista forslag til konkrete spørsmål som de ansatte kan bruke som verktøy for å avdekke behov. Den inneholder en påminnelse til den ansatte om å informere om muligheter videre innenfor tjenesten og viser tilbake til rutinen, som gjelder for alle nivåer. Den inneholder også en påminnelse om at Gosys-oppgave skal opprettes, der de avdekker behov. Når det gjelder selve overføring av innmeldt behov for tjenesten til RV, så sier rutinen at veileder i AR skal sende Gosys-oppgave til økonomisk rådgiver. Den sier også hvilken informasjon oppgavene må inneholde, at det skal settes en frist på 7 dager og den har en detaljert oppskrift for fremgangsmåten for å opprette slik oppgave.

Ansatte i AR har skriftlig mal for kartleggingssamtale med brukere som søker eller mottar AAP. Denne inneholder eget fokuspunkt om økonomi, og det fremkommer at det skal føres særskilt referat fra samtalen. Det kommer frem at det likevel er de som arbeider med de kommunale tjenestene i RV som i hovedsak nedtegner muntlige søknader. Dette skyldes langt på vei at de ansatte i AR har personvernmessige skranker som de må forholde seg til, når det gjelder å nedtegne opplysninger om brukers økonomi og evt. behov for økonomisk rådgivning i det statlige systemet.  

Rutinen er utfylt av et flytskjema som viser at alle veiledere i RV, naturlig nok, også fanger opp behov for tjenesten gjennom sitt arbeid med søknader om økonomisk stønad, og oppfølgingen av disse brukerne. I kartleggingsskjema for økonomisk stønad finnes et eget punkt hvor søker/ bruker blir gjort oppmerksom på at det er mulig å få hjelp fra Nav til hverdagsøkonomi, budsjett, gjeld og at de kan få en samtale om økonomi. Rutinen sier at ansatte i RV skal journalføre muntlige søknader eller andre avdekkede behov for tjenesten i saksbehandlingssystemet Velferd.

Intervjuene bekrefter entydig at de ansatte er kjent med og følger rutinen for å identifisere brukere med økonomiske utfordringer, forsøke å fange opp de som har behov for tjenesten og nedtegne søknader/behovet, der det identifiseres.

Når det gjelder ansatte i «AKI» som bistår flyktninger, så fremkommer det at deres brukere følges opp svært tett av AKI-veilederne. Eventuelle behov fanges opp av dem og det er en utpekt ansatt der, som sørger for å videreformidle behovet ved å sende Gosys-oppgave til RV, via økonomisk rådgiver eller direkte til gjeldsrådgiveren. Dette bekreftes i intervjuene med ansatte i RV og AKI. Der fremkommer det også at det er et nært samarbeid med RV og AKI.

Mappegjennomgangen bekrefter at de ansatte i RV i praksis journalfører muntlige søknader og opplysninger knyttet til behov for økonomisk rådgivning, i henhold til den skriftlige rutinen.

Undersøkelser av brukermapper, intervju med brukere og ansatte viser at de ansatte klarer å gi tilpasset informasjon ut fra personenes forutsetning og behov på dette tidspunktet i prosessen, og de ansatte opplyser at kontoret tilbyr tolk ved behov.

Samtlige av brukerne som ble intervjuet opplyser at de er godt fornøyde med den informasjonen de fikk om tjenesten, da de var i kontakt med Nav.

Ledelsen opplyser i intervju at de følger med på tilgjengelighet gjennom å ha fokus på tjenesten i interne møter ved kontoret, i møter mellom Nav -leder og kommuneledelsen samt gjennom samtaler med de ansatte og systematisk kvalitetsforbedringsarbeid og avvikshåndtering. Avdelingsleder er ansvarlig for å oppdatere rutinene ved behov. Ledelsen opplyser at den er opptatt av å styrke kompetansen hos de ansatte, noe de ansatte bekrefter. Det er planlagt intern opplæringsaktivitet i 2025 med sikte på å styrke kontorets muligheter for å fange opp brukere som kan ha behov for tjenesten.

4.1.2 Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt rettslig grunnlag

Nav Gjesdal informerer om tjenesten økonomisk rådgivning i mange ulike kanaler og på ulike måter. Brukerintervjuene bygger entydig opp om at Nav Gjesdal gir god og tilpasset informasjon om tjenestetilbudet til sine innbyggere. Dette bidrar til at tjeneste er kjent for innbyggere som trenger den, og gjør dem i stand til å kunne søke om tjenesten.

De skriftlige rutinene tilkjennegir at alle veiledere i Nav har ansvar for å identifisere behov for tjenesten. Rutinene beskriver inngående både hvilke oppgaver de ansatte har knyttet til det å avdekke behov og også hvorledes de skal gå frem for å sikre tilstrekkelig notoritet rundt ivaretakelsen av brukerne i denne del av tjenesteprosessen. Muntlige søknader og annen kontakt med brukere, som avdekker behov for tjenesten, nedtegnes i Velferd, i aktivitetsplan og / eller ved melding i form av Gosys-oppgave. Brukere som ønsker tjenesten, kan så enten få enkkle råd og veiledning av veileder i RV, evt. bli formidlet videre for tilbud om tjenesten hos økonomisk rådgiver eller hos gjeldsrådgiver.

Brukere blir ikke henvist til andre aktører, istedenfor å få tjenesten ved Nav Gjesdal.

Intervju med de ansatte og gjennomgang av brukermapper viser at veilederne, som er i kontakt med brukere, i stor grad identifiserer behov for økonomisk rådgivning. Brukere som mottar økonomisk sosialhjelp, blir identifisert og får råd om økonomi fra et tidlig tidspunkt. De ansatte opplyser også at de er særlig oppmerksomme på overgangssituasjoner med nedgang i inntekt, barns situasjon, endring i livssituasjon. De gir da informasjon om tjenesten av eget initiativ.

4.1.3 Delkonklusjon

Vi konkluderer med at Nav Gjesdal gjør tjenesten økonomisk rådgivning tilgjengelig for innbyggerne.

4.2 Forsvarlig beslutning og oppstart av tjenesten

4.2.1 Faktagrunnlag (beskrivelse av praksis og styring og ledelse)

Ansatte opplyser at det er lav terskel for å få tjenesten, enten som enkel råd og veiledning hos veileder eller som mer omfattende rådgivning hos økonomisk rådgiver og gjeldsrådgiver. Brukerintervjuene støtter dette.

Der det er avdekket behov for tjenesten, sier rutinen at veileder i RV skal foreta en kartlegging som angir hvilket av nivåene 1-3 bruker tilhører og at nivå 1-veileder har frist på 4 uker på å gjennomføre kartleggingssamtale. Av rutinen for tjenesten fremgår det at veileder skal kontakte bruker på telefon og evt. på sms, i henhold til nærmere angitt prosedyre. De ansatte og mappegjennomgangen bekrefter at veilederne i RV tilbyr disse brukerne samtaler for å kartlegge situasjonen, omfanget av hjelpebehovet og hastegrad. De ansatte forteller også at alle har ansvar for å fange opp saker som haster og i så fall kontaktes bruker snarlig. I slike tilfeller kobles ofte økonomisk rådgiver eller økonomisk rådgiver på saken.

Både rutinen, mappegjennomgang og de ansattes redegjørelser tilsier at bruker i praksis tilbys samtale om sitt behov, før det fattes vedtak om tjenesten.

Nav Gjesdal har egne kartleggingsskjema, som, i tillegg til å fokusere på økonomi og gjeld, også fanger opp temaer som familiesituasjon, boforhold og barns behov. Rutinen sier at kartleggingsskjemaet skal benyttes ved kartleggingen og at skjemaet skal legges inn i journalen. Ved mappegjennomgangen finner vi kartleggingsskjema i noen av sakene. De ansatte forteller imidlertid at skjemaet noen ganger benyttes som et verktøy, men at selve nedtegnelsen av opplysningene som fremkommer blir gjort i eget notat i Velferd. Dette bekreftes i mappegjennomgangen.

Rutinen sier at veiledere i RV som har ansvar for nivå 1 skal fatte vedtak om tjenesten etter § 17. De ansatte i RV forteller alle at de fatter vedtak, noe som støttes av funn gjort i de tilsendte vedtakene samt ved mappegjennomgangen.

Rutinen oppstiller også krav til innholdet i vedtakene. Det skal fremkomme hvem som er saksbehandler og eventuelt tidspunkt for samtale. Videre må vedtaket inneholde informasjon om ventetid, rettigheter etter § 17, behov for dokumentasjon, møtetid og møtetidspunkt mm. Vi fant § 17 vedtak om økonomisk rådgivning i mappene vi undersøkte. Vedtakene inneholder både oppstarttidspunkt, informasjon om hvilken veileder som håndterer saken, angivelse av tidspunkt for samtale/ møte. I samtlige av sakene er det gitt en kort redegjørelse for hvorfor bruker får tjeneste, og det redegjøres i noen tilfeller også i hovedtrekk for hva hjelpen skal gå ut på. Alle vedtakene inneholder informasjon om klageretten. Vedtakene er kortfattede, enkle å forstå og samtidig informative. Vedtak om avslag begrunnes konkret og inngående.

Både rutiner, flytskjema, mappegjennomgang og ansatt intervjuene viser at noen av søknadene/ henvendelsene går direkte til økonomisk rådgiver eller gjeldsrådgiver. Dersom disse vurderer at det er behov for mer inngående bistand, dvs. bistand i henhold til nivå 2 eller 3 i et konkret tilfelle, så fattes § 17-vedtaket av dem.

I henhold til rutinen skal også saker overføres til økonomisk rådgiver i de tilfeller hvor kartleggingen hos nivå 1-veileder avdekker næringsinntekt / -gjeld, mange kreditorer /mye gjeld eller skattegjeld eller hvor nivå 1-veileder for øvrig vurderer saken for omfattende eller at det haster å gi bistand. Dette gjelder både i tilfeller, der bruker har midlertidige/langvarige betalingsproblemer og der bruker er varig ute av stand til å gjøre opp for seg. De ansatte bekrefter at sakene overføres i henhold til disse kriteriene, og deres forklaringer tilsier klart at de er klar over hvilke saker som er å anse som hastesaker.

De ansatte forteller at økonomisk rådgiver har et overordnet ansvar for å fordele saker som kommer inn, uavhengig av om de kommer til henne direkte fra innbygger, samarbeidspartner eller fra en kollega. Vi oppfatter det slik at hun fungerer som en koordinator for disse sakene. Kontoret har utarbeidet et eget flytskjema for å lette arbeidet med fordeling av sakene mellom nivå 1-veiledere, økonomisk rådgiver og gjeldsrådgiver i henhold til rutinens ansvarsfordeling. Avdelingsleder er også involvert i dette arbeidet. Økonomisk rådgiver og gjeldsrådgiver samarbeider tett med de øvrige veilederne for å få til en effektiv og forsvarlig fordeling av sakene, Denne praksisen er i tråd med i rutinebeskrivelsen og støttes av det som kommer frem av øvrige ansattintervjuer.

Vedtakene og ansattintervjuene viser at det går kort tid, ofte kun 1-2 uker fra bruker melder et behov til tjenesten blir gitt. Ingen av brukerne opplyste om lang ventetid og de fleste opplevde å få hjelpen raskt.

I utgangspunktet er det avdelingsleder som godkjenner alle vedtakene. Det er utpekt en navngitt stedfortreder som godkjenner ved avdelingsleders fravær.   

Ledere ved Nav Gjesdal forteller at de har fokus på forbedringer og på etablere en læringskultur, der det er rom for å gjøre feil. Avdelingsleder forteller at hun er lett tilgjengelig og tett på sine ansatte, noe de ansatte bekrefter. Det er også planlagt opplæringsaktivitet i 2025 for å øke fokus på fange opp brukere som kan ha behov for tjenesten. Av RV-avdelingens skriftlige arbeidsfordeling fremgår det at gjeldsrådgiver er utpekt som avdelingens ressursperson/ LEAN -koordinator, og ansattintervjuene underbygger at hun derfor har en sentral rolle i forbedringsarbeidet.    

4.2.2 Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt rettslig grunnlag

Vi finner at brukerne i Gjesdal kommune får tilbud om samtale før det fattes vedtak om tjenesten.

Alle veiledere samt økonomisk rådgiver og gjeldsrådgiver i RV fatter slike vedtak, der dette er aktuelt. Vedtakene er skriftlige, og de inneholder frist for oppstart av tjeneste, som er satt både ut fra brukerens behov og hvor mye saken haster.

Funn fra samtlige kilder tilsier at Nav starter tjenesten ut fra brukernes behov og ut fra hastegrad.

Vi vurderer det er som svært fordelaktig at ledelse og også ressursperson på tjenesteområdet er direkte involvert i det kontinuerlige forbedringsarbeidet.

4.2.3 Delkonklusjon

Vi konkluderer med at beslutning og oppstart av tjenesten er forsvarlig.

4.3 Forsvarlig oppfølging

4.3.1. Faktagrunnlag (beskrivelse av praksis og styring og ledelse)

Av brukermapper og gjennom intervju av brukerne og ansatte går det frem at brukerne, som mottar tjenesten over noe tid, får tilbud om samtaler både i starten og underveis i oppfølgningen.

Som nevnt, har kontoret særskilt kartleggingsskjema for tjenesten økonomisk rådgivning, samt kartleggingsskjema for sosial stønad, som også inneholder spørsmål knyttet til økonomi. Skjemaene er lagret i Teams. Rutinen oppfordrer til bruk av kartleggingsskjema og sier at skjemaet skal legges i journal i Velferd.  

Når vi spør de ansatte og brukerne sier de at kartleggingen gjøres i samarbeid med bruken og at brukeren i stor grad deltar aktivt i oppfølgning prosessen. De ansatte opplyser at de bruker disse skjemaene og legger dem i Velferd, mens noen opplyser at de bruker skjemaet som sjekkpunkter og at de skriver manuelt journalnotat i Velferd.

Gjennom intervju og av journalnotater i mappene går det frem at Nav, i tillegg til økonomi, også kartlegger blant annet familiesituasjon og forsørgeransvar, særskilte utgifter til barn, boligsituasjon. I tillegg kartlegges helsemessige forhold, der dette er naturlig. Dette gjøres ved hjelp av samtaler og møter underveis i oppfølgingen og ved innhenting av opplysninger fra bank, skatteetaten, gjeldsregisteret, kreditorer m.m, noe som også er omtalt i rutinen.

Mappegjennomgang og intervjuene viser at brukerne får tiltak som er tilpasset alvorlighetsgraden av de aktuelle økonomiske problemene. Videre utformes tiltakene i samarbeid med brukeren, ut fra brukerens evne og forutsetninger, noe som er i henhold til rutinens krav til bistanden de ansatte skal yte.  

Det fremkommer klart av rutinen hva som inngår i oppgavene til økonomisk rådgiver og gjeldsrådgiver, når det gjelder oppfølging av nivåene 2 og 3. Av mappene vi undersøkte fremkommer det at oppfølgingen på dette nivået er grundig. Rådgiverne er i hyppig kontakt med bruker for å sørge for fremdrift i prosessen, gi råd og holde bruker orientert. I noen tilfeller fant vi journalnotater og e-poster som tyder på at rådgiver har vært i kontakt med bruker månedlig i langvarige saker.                                                                                                                          

Veilederne på nivå 1 forteller at de gir enkle råd og veiledning om f.eks. budsjett, utleggstrekk, bostøtte, redusert foreldrebetaling for barnehage, tilskudd til fritidsaktiviteter, Økonomilappen. Dette i henhold til rutinen, som inneholder en «Verktøykasse» med tips om tiltak innenfor enkel råd og veiledning på nivå 1 samt en angivelse av hvor veileder på dette nivået selv kan få saksveiledning, om nødvendig.

Kontoret har også utarbeidet en egen, svært detaljert, rutine for Navs oppfølging av brukere som søker / får bistand i forbindelse med offentlig gjeldsordning.  

De ansatte opplyser at de journalfører oppfølgningen i Velferd. Mappegjennomgang bekrefter dette, men vi finner imidlertid at det journalføres i noe varierende grad. I de fleste tilfellene er journalføringen av oppfølgingen grundig.   

Oppfølgingen av nye gjeldssaker skjer langt på vei i fysiske mapper, men vi fant samtidig at det var opprettet gjeldssak på disse brukerne sakene i Velferd. Det opplyses i ansattintervjuene at dokumentene i disse fysiske mappene scannes inn og legges på den digitale saken etter hvert, og at kontoret sørger for at systemet årlig oppdateres på denne måten.

At oppfølging av brukerne i gjeldssaker til en viss grad skjer via e-post bekreftes av de ansatte, som samtidig opplyser at de er klar over at disse e-postene må innlemmes i saksmappe, for å sikre forsvarlig oppfølging. Det er ved gjennomgang av mappene ikke mulig å konkludere med om alle e-poster er scannet inn i de sakene vi undersøkte.

Av brukerintervjuene fremkommer det at de fleste av disse har hatt oppfølging over noe tid. De rapporterer at de opplever å ha blitt involverte i prosessen. Brukerne opplyser at de er svært godt fornøyde med oppfølgingen og bistanden de har fått ved Nav Gjesdal, og at de kan ikke peke på noe spesifikt som de opplever å ha savnet. 

Når det gjelder ROS-arbeid, fremkommer det at de ansatte i RV og AR i 2024 var involverte i arbeidet med avdelingsvis gjennomføring av en VSM (verdistrømsanalyse), som er et verktøy for systematisk problemløsing, kommunikasjon, for å utvikle felles beste praksis samt for å prioritere og definere kvalitet.

I ansattintervju opplyses det at Nav-leder årlig mottar en oversikt over antall gjeldssaker. Nav-leder og kommunalsjef opplyser at de, spesielt i de senere årene, har hatt stort fokus på tjenesten. De er opptatt av å opprettholde ressurser og styrke kompetansen hos de ansatte. Samtidig har de kontinuerlig fokus på forbedringsarbeid og er også opptatt av verdien av samarbeid med offentlige samarbeidspartnere. De ansatte opplyser at Nav-ledelsen er lett tilgjengelig for dem i det daglige, og at de oppfordres til å rapportere om evt. avvik.

4.3.2 Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt rettslig grunnlag

Gjennomgang av de ulike kildene viser at de ansatte gir brukerne tilbud om samtaler underveis som del av oppfølgningen, at ulike forhold rundt brukeren kartlegges, både rundt økonomi og annet relevant i deres livssituasjon og at opplysninger innhentes i samarbeid med brukeren. Kontoret kartlegger utgifter til barn.

Videre vurderer vi at tiltakene i stor grad utformes i samarbeid med brukeren, og at det tilbys økonomisk rådgivning for tilfeller med ulik alvorlighetsgrad.

Når det gjelder journalføring mener vi at dette, i noen tilfeller, kunne vært gjort noe grundigere, i lys av formålet, som er å sikre at opplysningene som kommer inn kan kontrolleres og etterprøves, og å sikre kontinuitet i tjenesten. Statsforvalteren finner at de ansatte journalfører oppfølgningen på forsvarlig måte, men vi vurderer det slik at kontoret kan arbeide mer med kvaliteten på journalføringen. Dette vil igjen sikre sporbarheten og kontrollmulighet med hensyn til om oppfølgingen av tjenesten er forsvarlig. Vi mener at det også bør fokuseres på å sikre at e-poster fortløpende gjøres tilgjengelig i saksmappe, og å sikre at oppfølging via fysiske mapper kvalitetssikres slik at den er lett sporbar.  

Vi vurderer det slik at ledelsen ved kontoret er bevisst på hva som må til for at brukerne skal få forsvarlig oppfølgning. Dette gjenspeiles i at det er satt av godt med ressurser til arbeidet med tjenesten. Kontoret har god systematikk for arbeidet, blant i form av detaljerte rutiner, som de ansatte følger i sin praksis. Avdelingsleder er pådriver for kvalitetsforbedring. Nav-ledelsen er i stor grad til stede for de ansatte, også utenom de formelle møtene. Det er videre tett samhandling mellom både mellom Nav-leder og avdelingsleder og mellom veilederne på de ulike nivåene.  Ledelsen følger med på oppfølgingen bl.a.  gjennom godkjenning av vedtak og samtaler med de ansatte, i tillegg til den strukturerte møtevirksomheten.

Kommunalsjef har jevnlig kontakt med både Nav-leder og avdelingsleder i RV. Han har stort fokus på økonomisk rådgivning og viktigheten av kompetanseheving. Det at Nav-ledelse og kommunens ledelse jobber systematisk med forbedringsarbeid og er opptatt av å ha en sunn kultur for avviksmelding minsker risikoen for svikt i oppfølgingen av brukerne.

4.3.3 Delkonklusjon

Vi konkluderer med at oppfølgingen av tjenesten er forsvarlig.

4.4 Samlet vurdering

Vi konkluderer med at tjenesten økonomisk rådgivning er tilgjengelig, og at den besluttes og følges opp på en forsvarlig måte ved Nav Gjesdal.

5 Statsforvalterens konklusjon

Gjennom tilsynet er det ikke avdekket lovbrudd.

Med hilsen

Marit Bergeland (e.f.)
ass. direktør

Elin Rovik
seniorrådgiver

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok.

Varsel om tilsynet ble sendt 17.03.2025.

Informasjonsmøte med virksomheten ble gjennomført 11.04.25 i kommunestyresalen til Gjesdal kommune.

Gjennomgang av totalt 18 brukermapper ble gjennomført den 06.05.25. Tilsynsbesøket ble gjennomført den 13.05-14.05.2025.

Oppsummerende møte med gjennomgang av funn ble avholdt den 27.05.25 i kommunestyresalen.

De aller fleste dokumentene var tilsendt og gjennomgått på forhånd, mens andre dokumenter ble mottatt og gjennomgått i løpet av tilsynsbesøket.

Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

1. Egenrapportering
2. Organisasjonskart- oversikt over kommunens og Nav-kontorets organisering med navn på ledere
3. Oversikt over ansatte- med navn, ansvarsområde, stillingsprosent og avdeling
4. Partnerskapsavtale mellom kommunen og Nav fylke og referater fra møter i partnerskapet
5. Siste virksomhetsplan for Nav-kontoret 2024
6. Oversikt over møtestruktur i Nav-kontoret og kommunen hvor sosiale tjenester er tema
7. Risiko- og sårbarhetsanalyse/-vurderinger (vsm)
8. Delegasjonsvedtak- som viser hvem som har myndighet til a godkjenne vedtak
9. Rutine og sjekkliste ved vedtaksgodkjenning og stikkprøvekontroll.
10. Oversikt over fagsystemene som brukes nav sine og visma velferd/ visma flyktning 11. Aktuelle prosedyrer/rutiner/retningslinjer og kartleggingsskjema knyttet til tema for tilsynet. (Kartlegging Økonomisk rådgivning, gjeld, barn og ungdom er relevant)
11. Tiltak/prosedyrer som virksomheten bruker i sitt arbeid for evaluering og forbedring av tjenestene.
12. Rutiner for avvikshåndtering (ikke HMS), avviksskjema og eventuelle avviksmeldinger
13. 10 vedtak om økonomisk rådgivning
14. 10 vedtak økonomisk stønad
15. Delegeringsreglement
16. Kartleggingsskjema økonomisk stønad
17. Kartleggingsskjema oppfølging AR
18. Oversikt over GOSYS-meldinger

Brukermapper til gjennomgang ble valgt etter følgende kriterier:

• Brukere med kun økonomisk rådgivning
• Brukere kun økonomisk stønad
• Brukere med både økonomisk rådgivning og økonomisk stønad
• Brukere med strøm/husleierestanse
• Brukere som har mottatt nødhjelp

Brukere med forsørgeransvar og brukere under 30 år var representert i utvalget.

I tilsynet gjennomførte vi også telefonintervju med totalt 9 brukere som falt inn under de samme kriteriene som opplistet over. Vi forsøkte å kontakte 10 brukere.

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet:

Ikke publisert her

Alle ansatte ble invitert til det oppsummerende møte. Her deltok ca. 20 ansatte og ledere. Både ledere ved Nav-kontoret og i kommunen var representert.

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten:

– Elin Rovik, Statsforvalteren i Rogaland, Revisjonsleder

– Åse Elisabeth Berner Gjertsen Statsforvalteren i Rogaland, Revisor

– Lise Granum, Statsforvalteren i Rogaland, Revisor

Alle rapporter fra dette landsomfattende tilsynet

2024-2025 Nav – økonomisk rådgivning til personer i en vanskelig livssituasjon

Søk etter tilsynsrapporter

Søk