Rapport fra tilsyn med Solbakken barne- og familiesenter 2019
Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det avdekt lovbrudd. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.
Fylkesmannen i Troms og Finnmark gjennomførte tilsyn med Bufetat Region Nord og besøkte i den forbindelse Solbakken barne- og familiesenter den 02.10.2019 og 03.10.2019. Vi undersøkte om virksomheten sikrer en forsvarlig utredning av familier under deres opphold og at den blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav slik at familiene får trygge og gode tjenester.
Tilsynet ble gjennomført som del av årets planlagte tilsyn initiert av Fylkesmannen.
Fylkesmannens konklusjon:
- Solbakken barne- og familiesenter har ikke leder eller nestleder med tilleggsutdanning i administrasjon og Dette utgjør brudd på forskrift for sentre for foreldre og barn § 13 andre ledd siste punktum jf. barnevernloven § 5-10.
- Solbakken barne- og familiesenter sikrer ikke at faglige avvik fanges opp og behandles. Dette utgjør et brudd på forskrift for sentre for foreldre og barna 15 f, g og h, jf. barnevernloven § 5-10.
Tilsynsmyndigheten ber Bufetat ved Solbakken barne- og familiesenter om å utarbeide en plan for hvordan lovbruddene skal rettes. Planen må inneholde beskrivelse av tiltak for å rette lovbruddene og opplysninger om når senteret forventer at lovbruddene vil være rettet. Planen må oversendes oss innen 7. januar 2020.
1. Tilsynets tema og omfang
I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.
I dette tilsynet har Fylkesmannen undersøkt og konkludert på om Solbakken barne- og familiesenter sikrer en forsvarlig utredning av familier under deres opphold på senteret. Herunder om senteret har tilstrekkelig kompetanse ut fra senterets målgruppe og målsetting. Vi har sett på om senteret utarbeider og følger en plan for hvordan et forsvarlig utredningsopphold skal gjennomføres og vi har sett på senterets internkontroll.
Vi har også undersøkt om senteret legger til rette for og gjennomfører samarbeid med familien og sikrer deres rett til medvirkning, og vi har sett på hvordan senteret samarbeider med barneverntjenester og andre tjenester ved behov.
2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet
Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sentre for foreldre og barn, etter barnevernloven § 2-3 b. Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Vi gir derfor her en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet.
Sentre som tilbyr veiledning og utredningsopphold for barn og familier skal sikre forsvarlig drift. Plikten til å tilby og yte forsvarlig veilednings og utredningsarbeid følger av barnevernloven § 1-4 og forutsetningsvis av forskrift for sentre for foreldre og barn (heretter forskriften) §§ 2 og 21. Plikten innebærer at sentrene til enhver tid skal yte rett tjeneste, til rett tid i forsvarlig omfang til barna og foreldrene som oppholder seg på sentrene. Det legges til grunn at inntak og utskrivning er en del av veilednings og utredningstilbudet.
I tolkningen av hva som er forsvarlig er det helt sentralt å legge vekt på hva som er til barnets beste, jf. barnevernloven § 4-1. I tolkningen må det legges vekt på hva som anses som god faglig praksis til enhver tid innen veilednings og utredningsarbeid, jf. forskriften § 11. God praksis kan defineres som kunnskapsbasert praksis (forskningskunnskap, erfaringskunnskap, brukerkunnskap). Det må anvendes utredningsmetoder som er basert på slik kunnskap. Innholdet i forsvarlighetskravet endrer seg med den faglige utvikling og samfunnets utvikling og verdioppfatninger.
Bestemmelsene i forskriften kapittel 4 er viktige rammer for hva som er forsvarlig tjenesteyting i sentrene. Forsvarlig veiledning og utredning forutsetter at bestemmelsen i forskriftens kapittel 4 overholdes. Sentrene skal drives slik at beboernes personlige integritet blir ivaretatt og at retten til familie og privatliv respekteres, jf. forskriften § 17. Sentrene skal legge til rette for at foreldre og barn sikres individuell medbestemmelse i personlige forhold, samt i utformingen av dagliglivet for å ivareta fellesskapets trygghet og trivsel, jf. forskriften § 18.
Plikten til å yte faglig forsvarlig tjeneste forutsetter forsvarlig styring og ledelse, og følgelig kan en si at forsvarlighetskravet betinger at kravene til styring og kravene til faglig forsvarlig tjeneste sees i sammenheng.
Forskriften §§ 14, 15 og 16 gir en nærmere beskrivelse av hvordan sentrene skal sikre at de etterlever myndighetskravene. Dette innebærer spesifikke krav til styring og ledelse (internkontroll). Forskriften §§ 10, 11, 13 supplerer kravene til internkontroll i §§ 14, 15 og 16.
Internkontroll er systematiske tiltak som skal sikre at sentrets aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av barnevernloven og forskriften, jf. forskriften § 14 andre ledd.
For å drive forsvarlig virksomhet må senteret ha en definert målgruppe og en målsetting for sin faglige virksomhet. Ansvar og oppgaver skal være fordelt og det skal være klart hvem ansvar og oppgaver er fordelt til, jf. forskriften § 15 a og §§ 10 og 11.
Senteret skal ha oversikt over områder med fare for svikt eller manglende oppfyllelse av myndighetskrav i veilednings og utredningsarbeidet, jf. forskriften § 15 f. Oversikten er nødvendig for at senteret skal kunne foreta nødvendige justeringer av driften for å sikre at den er forsvarlig.
Senteret må sørge for at de som utfører oppgavene har tilstrekkelig kompetanse, jf. forskriften § 15c og § 13.
Senteret skal ha de virkemidler som er nødvendige for å sikre at veiledning og utredning er forsvarlig, f.eks. gode rutinebeskrivelser, maler, sjekklister og lignende. Ledelsen skal påse at den får relevant kunnskap om hva som fungerer og ikke fungerer i utførelsen av de oppgavene den har tatt på seg (avvik).
Internkontrollen må kunne dokumenteres i den form og det omfang som er nødvendig på bakgrunn av senterets størrelse, aktiviteter og risikoforhold.
3. Beskrivelse av faktagrunnlaget
Her gjøres det rede for hvordan virksomhetens aktuelle tjenester fungerer, inkludert virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for tjenestemottakerne blir overholdt.
Solbakken barne- og familiesenter er et statlig foreldre-barn senter drevet av Bufetat, region nord. Senteret har en institusjonsplan som sist ble redigert 15.08.19. Senteret har beliggenhet i Tromsø og har kapasitet til å ta imot 5 familier i fra region nord. Målgruppen er familier med barn i alderen 0-12 år, hvor de voksne strever med ulik problematikk som gjør at de i liten grad klarer å holde fokus på barna og deres behov. De minste barna skal prioriteres ved inntak. Senteret kan også ta inn familier i siste del av svangerskapet og barseltiden. Hovedsakelig får familier tilbud om opphold ved senteret med en varighet på 3 måneder.
Observasjons og kartleggingsfasen varer ofte 4-6 uker fra inntaksdato. Endringsfasen varer ca. 6-8 uker, og evalueringsfasen 1-2 uker. Familiene bor i egne enheter og foreldrene er ansvarlig for omsorgen for seg selv og barna mens de bor på sentret.
Senteret har 15,5 stillingshjemler inklusive leder, avdelingsleder, to psykologer og 50% merkantil.
Utredning/kartlegging
Gjennom intervju beskrives det at de ansatte jobber i team rundt familier. Hvert team består av 2
miljøterapeuter og psykolog. Teamene har ansvar for å planlegge familiens opphold, herunder hva som skal kartlegges/utredes. Det brukes en plan for kartleggingsfasen hvor det fremgår hva som skal kartlegges av hvem og når dette skal gjøres. Det fremkom gjennom intervju og dokumentgjennomgang at analyser og drøftinger også fremgår av denne planen. I oversendte styringsdokumenter fremgår det at senteret har mange maler og prosedyrer for det faglige arbeidet. Senteret bruker ulike metoder og verktøy i sitt kartleggingsarbeid. Dette blant annet samtaler, observasjon, kartlegging ved bruk av video, WMCI (working model of a child interview), ASQ (ages and
stages), nettverkskart, og døgnklokke. Det fremkom gjennom intervju at de ansatte er kjent med hvordan ansvar, myndighet og oppgaver er fordelt når det gjelder kartlegging/utredningsfasen.
Det utarbeides handlingsplan i alle saker. Senteret har strukturer for å bidra til at foreldre og barn får medvirke. Det beskrives et løpende samarbeid med foreldrene med utgangspunkt i de strukturene som senteret har. Eksempelvis inntaksmøte, «morramøte», ukesoppsummering, tilbakemeldingsmøte og ukeplan som utarbeides i samarbeid med foreldrene. Avdelingsleder har et møte med foreldrene i løpet av kartleggingsfasen med fokus på trivsel og hvordan de opplever oppholdet. Det fremkom gjennom intervju at barnesamtaler brukes der det vurderes som hensiktsmessig og ut fra barnets alder.
Det fremkom i dokumentgjennomgang og i intervju at senteret har møtestrukturer for drøftinger av faglige problemstillinger, blant annet teammøter og punktmøte. Avdelingsleder deltar i drøfting og oppsummering av kartleggingen for konklusjon og videre intervensjon. Dette skjer i punktmøte. I intervju ble det opplyst at ledelsen ikke godkjenner/kvalitetsikrer alle kartleggingsrapportene. Noen godkjennes av psykolog.
Senteret samarbeider forløpende med barneverntjenesten under utredningen og avholder regelmessige møter med barneverntjenesten. Ved bekymring meldes dette til barneverntjenesten. Dette fremkom gjennom intervju og dokumentgjennomgangen.
Gjennom intervju er det beskrevet at det gjøres risikovurdering i hver enkelt sak. Dette gjøres i forkant av inntak, og det gjøres også utover i oppholdet ved særlig bekymring og ved vanskelige tilbakemeldinger, og om barneverntjenesten finner det nødvendig å plassere barnet akutt.
Kompetanse
Miljøpersonalet består av miljøarbeidere, miljøterapeuter og spesialutdannet miljøterapeuter. Alle som utfører faglig arbeid opp mot familiene er utdannet som miljøterapeut eller spesialutdannet miljøterapeut. Senteret har 2 psykologer. Den ene er psykologspesialist og den andre er under spesialisering. De fleste ansatte har videreutdanninger og sertifiseringer. Det er ansatte med blant annet kompetanse/sertifisering til COS-P, COS, Marte Meo, PMTO, MIM, NBO, ICDP m.m.
Ingen i ledelsen har utdanning i administrasjon og ledelse. Dette ble også påpekt av kvalitet og godkjenning i 2018. Senteret har en kompetanseplan som er oppdatert i 2019. I intervju ble det opplyst at senteret har orientert seg mot Bufetat sitt spisskompetansemiljø for sped og småbarn. Senteret vil justere sin praksis og portefølje i henhold til anbefalinger derfra. Det skal komme en rapport fra spisskompetansemiljøet i løpet av året som vil komme med anbefalinger knyttet til hvilke metoder /metodikk som sentre for foreldre-barn bør inneha.
Senteret har nylig utvidet målgruppen, og har nå inntak av foreldre i siste del av svangerskapet. De har ikke hatt særskilt opplæring på dette. Det er planlagt å lage en «opplæringspakke» på dette. Det som er avtalt så langt er to fagdager i høst om sårbare gravide i risiko. Ledelsen og de ansatte vurderer at de har kompetanse i forhold til denne målgruppen. Gjennom intervju fremkom det at flere ansatte etterlyste kompetanse på flerkulturelt arbeid. En ansatt har videreutdanning innenfor temaet. De ansatte har tilbud om faglig veiledning. Dette blant annet gjennom teammøter, ekstern veileder hver 6. uke og drop-in veiledning hos psykologene ved senteret.
I intervju fremgikk det at ansatte får jevnlig tilbud om kurs og opplæring. Det er fadderordning for nyansatte. Senteret har sjekkliste for oppfølging av nyansatte.
Dokumentasjon
Senteret har ikke vedtak i 3 av 10 saker som vi har gjennomgått. Vi har sett plan for kartleggingsfasen i 4 saker. Ledelsen oppga at det er utarbeidet plan i de andre sakene, men at dette ikke er dokumentert i Birk. Det er beskrevet ulik praksis hvor planer, referater m.m. har blitt dokumentert. Ikke alt har blitt dokumentert i Birk. Det fremkommer av intervju at det skal skrives referat fra punktmøte. Vi fant ikke referat fra punktmøte i alle sakene. Det ble oppgitt at dette var skrevet i sikker sone. I forbindelse med at tilsynet ble meldt ble det avdekket fra ledelsen sin side at det var manglende dokumentering i Birk. Det fremkom at ansatte fortsatte skrev referater og planer i sikker sone. Ledelsen utarbeidet derfor ny rutine på hvilke dokumenter som skal ligge i Birk. Ved vår dokumentgjennomgang og Birk gjennomgang ser vi at mye aktivitet dokumenteres.
Det er skrevet kartleggingsrapport, og/ eller sluttrapport i alle 10 sakene vi har gjennomgått. Det er teamet som har ansvar for å skrive kartleggingsrapport med saksansvarlig i saken som hovedansvarlig. Psykologene dokumenter fra sine samtaler med foreldrene på sikker sone.
Psykologene har taushetsplikt og journalplikt, men har ikke en journal/system for dokumentasjon. Denne problemstillingen er spilt inn til Bufdir og spisskompetansemiljøet. Psykologene bruker/skriver i Birk ved observasjonsnotat eller arbeid med handlingsplan.
Avvikssystem og risikovurdering
Senteret har TQM, hvor HMS og informasjonssikkerhetsavvik skal rapporteres inn. Senteret har ikke system for faglige avvik eller et elektronisk /skriftlig system for faglige avvik. Gjennom intervju ble det beskrevet at dersom det skal meldes faglige avvik vil dette bli gjort muntlig til avdelingsleder i tjenestelinja. Det blir ikke dokumentert skriftlig. Flere ansatte beskrev at de er usikker på hva som skal meldes av faglige avvik og hvordan dette skal gjøres. Det vil komme et nytt avvikssystem til neste år for etaten som også skal omhandle faglige avvik.
Ledelsen beskrev at det var mottatt muntlige faglige avviksmeldinger og at det var satt inn tiltak for å løse disse.
4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag
I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.
Utredning/kartlegging
Problemstillingen er om senteret utarbeider og følger en plan for hvordan et forsvarlig utredningsopphold skal gjennomføres.
Fylkesmannen vurderer at senteret utfører sin utredning på en planmessig og systematisk måte. Senteret har mange rutinebeskrivelser og prosedyrer som bidrar til dette. Det kan blant annet nevnes rutinen «Plan for kartleggingsfasen» som beskriver en struktur på hva som skal gjøres av kartlegging, av hvem, tidspunkt og oppsummering/analyse av kartleggingsfasen.
Vi vurderer at senteret også har strukturer for drøfting og kvalitetssikring av det faglige arbeidet, herunder vil vi nevne punktmøte som et sentralt møte. Det ligger i strukturen at teamene møtes ukentlig og drøfter saken, hvor målsetting blant annet er å få innspill fra andre enn eget team og dermed kvalitetsikre arbeidet. Gjennom intervjuer fremkom det at ansatte var godt kjent med de faglige rutinene og prosedyrene, samt sammenfallende beskrivelser av praksis som er i samsvar med rutinene.
Vi vurderer at senteret har strukturer for og samarbeider fortløpende med familien og legger til rette for familiens medvirkning i kartleggingsfasen.
Fylkesmannen vurderer at det er kan være fare for svikt ved at det går ut utredning/kartleggingsrapporter som ikke er godkjent og kvalitetssikret av ledelsen. Vi minner om at det er ledelsens ansvar at utredningen/kartleggingen, herunder rapporten, er forsvarlig og i samsvar med lov og forskriftskrav, og vi vurderer at senteret har et forbedringsområde på dette punktet.
Fylkesmannen vurderer at senteret i sine saker utarbeider og følger en plan på hvordan et forsvarlig utredningsopphold skal gjennomføres.
Kompetanse
Problemstillingen er om Solbakken barne- og familiesenter sikrer en forsvarlig utredning av familier under deres opphold på senteret. Herunder om senteret har tilstrekkelig kompetanse ut fra senterets målgruppe og målsetting.
Bemanningsoversikten viser en bredde i utdanning/kompetanse og praksis. Det foreligger en kompetanseplan for 2019. Kompetanseplanen viser at senteret jobber systematisk med å vedlikeholde kompetansen, samt holde seg oppdatert på ny metodikk/verktøy. Ansatte som har deltatt på kurs eller fagsamlinger deler kompetanse på interne fagdager og ved internopplæring. Fylkesmannen vurderer at senteret har god og tilstrekkelig kompetanse i forhold til krav om minimum 50% barnevernfaglig/sosialfaglig kompetanse. Herunder to psykologer som også bidrar med relevant kompetanse. Det vurderes videre som positiv at senteret holder seg oppdatert på kunnskapsbaserte og anbefalte metoder via sin kontakt med spisskompetansemiljøet.
I forhold til ny målgruppe med inntak av gravide i siste del av svangerskapet, vurderer vi i likhet med ledelsen at senteret har tilstrekkelig kompetanse også i forhold til denne målgruppen. Vi vurderer det som positivt at senteret har planlagt fagdager på dette teamet nå i høst og at det er en plan om å lage en «pakke» for hva senteret skal ha fokus på ved inntak av denne målgruppen.
Fylkesmannen har registrert at det fra noen ansatte ble etterlyst mer kompetanse innenfor arbeid med flerkulturelle familier. Ledelsen kan vurdere om det er aktuelt å ta inn ved oppdatering av kompetanseplanen.
Solbakken barne- og familiesenter har ikke leder eller nestleder med tilleggsutdanning i administrasjon og ledelse. Dette ble også påpekt av Kvalitet og godkjenning i deres rapport av 03.01.19. Dette utgjør et brudd på forskrift for sentre for foreldre og barn § 13 andre ledd siste punktum jf. barnevernloven § 5-10.
Fylkesmannen vurderer at senteret sin øvrige kompetanse samlet sett til å være tilstrekkelig for å sikre en forsvarlig utredning.
Dokumentasjon
Problemstillingen er om Solbakken barne- og familiesenter dokumenter sitt arbeid på en forsvarlig måte, og at ledelsen foretar en gjennomgang av utredningens konklusjon før endelig konklusjon og anbefaling av tiltak foreligger. En forsvarlig saksbehandling/utredning innebærer at sentrale vurderinger, hva som gjort og begrunnelsen for de valg som er tatt er skriftliggjort.
Fylkesmannen har i sin dokumentgjennomgang og Birk gjennomgang sett av senteret dokumenterer mye av sitt arbeid. Ledelsen har selv avdekket svikt i rutiner om dokumentasjon og har utarbeidet ny rutine om hva som skal ligge som dokumentasjon i Birk. Dette vurderer vi som positivt.
Det ble gjennom vårt tilsyn avdekket at senteret ikke hadde innhentet vedtak i 3 av de sakene vi har gjennomgått. Ifølge senterets egne rutiner skal vedtak være mottatt før innflytting, og her har det således vært en svikt i oppfølging av egne rutiner. Vi forutsetter at senteret tar en gjennomgang/evaluering hva som har sviktet av egne rutiner og vurderer behovet for endring/korrigering.
Vi vurderer dagens praksis med at psykologene dokumenterer sitt arbeid på sikker sone som en svakhet, ved at det ikke er noen andre som har tilgang på dette. Vi vurderer at det er viktig å få avklart hvordan psykologenes dokumentasjon skal være, og at det er viktig at det legges til rette for at helsepersonell får ivaretatt egen yrkesmessige taushetsplikt. Senteret har bedt om avklaringer fra Bufdir og spisskompetansemiljøet på denne problemstillingen. Vi vurderer at senteret har et forbedringsområde på dette punktet og at forutsetter at det blir fulgt videre opp.
Avvikssystem
Problemstillingen er om Solbakken barne- og familiesenter har en interkontroll/ system for å fange opp og rette opp avvik/uønskede hendelser.
Senteret har ikke et system for at ansatte kan melde faglige avvik. Flere ansatte er usikker på hvordan de skal melde fra om faglige avvik. Dagens system ved at ansatte skal melde i tjenestelinja vurderes ikke som godt nok. Det er ikke kjent for alle ansatte at dette skal gjøres, det dokumenteres ikke og det er ikke en systematisk oppfølging av det som meldes inn. Fylkesmannen vurderer det som positivt at det er besluttet at det vil komme et nytt avvikssystem som også vil romme faglige avvik.
Fylkesmannen vurderer at dette er et brudd på forskrift for sentre for foreldre og barn § 15 f, g og h.
5. Fylkesmannens konklusjon
Her presenterer vi konklusjonen av vår undersøkelse, basert på vurderingene i kapittel 4.
Fylkesmannens konklusjon:
- Solbakken barne- og familiesenter har ikke leder eller nestleder med tilleggsutdanning i administrasjon og Dette utgjør brudd på forskrift for sentre for foreldre og barn § 13 andre ledd siste punktum jf. barnevernloven § 5-10.
- Solbakken barne- og familiesenter sikrer ikke at faglige avvik fanges opp og behandles. Dette utgjør et brudd på forskrift for sentre for foreldre og barna 15 f, g og h, jf. barnevernloven § 5-10.
Tilsynsmyndigheten ber Bufetat ved Solbakken barne- og familiesenter om å utarbeide en plan for hvordan lovbruddene skal rettes. Planen må inneholde beskrivelse av tiltak for å rette lovbruddene og opplysninger om når senteret forventer at lovbruddene vil være rettet. Planen må oversendes oss innen 7. januar 2020.
Med hilsen
Merete Jenssen (e.f.)
leder for barnevernseksjonen
Grethe Siri Kalstad
seniorrådgiver oppvekst og barnevern
Dokumentet er elektronisk godkjent
Kopi til:
STATENS HELSETILSYN Postboks 231 Skøyen 0213 OSLO
Barne-, ungdoms- og familieetaten v/Solbakken barne- og familiesenter
Postboks 2233 3103 TØNSBERG
Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet
I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok.
Varsel om tilsynet ble sendt 10.07.2019.
Tilsynsbesøket ble gjennomført ved Solbakken barne- og familiesenter, og innledet med et kort informasjonsmøte 02.10.2019. Oppsummerende møte med gjennomgang av funn ble avholdt 09.10.2019.
En del dokumenter var tilsendt og gjennomgått på forhånd, mens andre dokumenter ble mottatt og gjennomgått i løpet av tilsynsbesøket. Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:
- Institusjonsplan for Solbakken barne- og familiesenter
- Virksomhetsplan 2019
- Internkontroll- Solbakken barne- og familiesenter 2019
- Månedlig egenvurdering av driftssituasjon fra april til juli 2019
- Bemanningskart
- Stillings- og kompetanseplan august 2019
- Kompetansebehov for Solbakken barne- og familiesenter 2019
- Rutine – Dokumenter som skal ligge på Birk
- Lokal opplæringsplan - Birk
- Årshjul
- Aktiviteter som er planlagt ved Solbakken barne- og familiesenter høst/vinter 2019
- Aktiviteter som er planlagt ved Solbakken barne- og familiesenter høst/vinter 2019
- Stillingsbeskrivelser for alle ansatte
- Roller og ansvarsoppgaver
- Rutiner, sjekklister og prosedyrer
- Maler og planer for dokumentasjon i Birk
Det ble valgt ut 10 av 15 familier som har hatt opphold på senteret i perioden 01.06.18 til 01.06.19. Vi ba om å få tilsendt relevante dokumenter knyttet til kartleggingsfasen under familiens opphold
I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.
Ikke publisert her
Disse deltok fra tilsynsmyndigheten:
- rådgiver, Cecilie Zachariassen, Fylkesmannen i Troms og Finnmark, revisor
- seksjonssjef, Merete Jenssen, Fylkesmannen i Troms og Finnmark, revisor
- seniorrådgiver, Grethe Siri Kalstad, Fylkesmannen i Troms og Finnmark, revisjonsleder