Rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt og helseberedskap i Harstad kommune 2021

Statsforvalteren i Troms og Finnmark viser til gjennomført tilsyn med kommunal beredskapsplikt og helseberedskap i Harstad kommune 02.11.2021, samt oversendelse av foreløpig tilsynsrapport datert 25.01.2022. Vi takker for et åpent og konstruktivt samarbeid under tilsynet.

Vedlagt følger Statsforvalterens endelige rapport fra tilsynet. Statsforvalteren har ikke mottatt noen uttalelse fra Harstad med kommentarer til den foreløpige tilsynsrapporten. Innholdet er derfor uendret.

Statsforvalteren ber om oversendelse av en plan for hvordan kommunen vil følge opp påviste avvik, samt angivelse av frist for når avvikene vil være lukket. En plan for oppfølging sendes Statsforvalteren senest 31.05.2022. Når avvik er lukket i tråd med oppfølgingsplanen, ber vi kommunen orientere Statsforvalteren om dette.

Vi ønsker å minne om at Statsforvalteren i Troms og Finnmark er tilgjengelig som veiledere og sparringspartnere for kommunens videre arbeid med samfunnssikkerhet, beredskap og helseberedskap.

Eventuelle henvendelser kan rettes til assisterende beredskapsdirektør Kjersti Kristiansen, tlf: 77 64 20 46.

Med hilsen

Ronny Schjelderup (e.f.)
beredskapsdirektør

Kjersti Kristiansen
assisterende beredskapsdirektør

Dokumentet er elektronisk godkjent

Bakgrunn for tilsynet

Hensikten med tilsynet var å kontrollere kommunens arbeid med og etterlevelse av bestemmelsene om kommunal beredskapsplikt fastsatt i:

• Lov av juni 2010 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) §§ 14 og 15.
• Forskrift om kommunal beredskapsplikt av august 2011.

I tillegg til ekstra fokus på kommunal helseberedskap og de krav som følger i:

• Lov juni 2000 nr. 56 om helsemessig og sosial beredskap
• Forskrift juli 2001 nr. 881 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap
• Lov juni 2011 nr. 29 om folkehelsearbeid
• Forskrift april 2003 nr. 486 om miljørettet helsevern
• Lov august 1994 nr. 55 om vern mot smittsomme sykdommer
• Lov juni 2011 nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m.
• Lov desember 2017 nr. 107 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenester mv.
• Forskrift oktober 2016 nr. 1250 om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten

Tilsynet ble gjennomført med hjemmel i sivilbeskyttelsesloven § 29 og forskrift om kommunal beredskapsplikt § 10, samt helsetilsynsloven § 4 andre ledd.

Informasjon om tilsynet

Skriftlig varsel om tilsyn datert 31.08.2021

Dato for tilsyn 02.11.2021

Tilsynets varighet En dag

Dato for forrige tilsyn med kommunen 14.04.2015

Type tilsyn Systemrevisjon, via Teams

Tema for tilsyn Kommunal beredskapsplikt og helseberedskap

Deltakere fra kommunen

Ikke publisert her

Fra Statsforvalteren i Troms og Finnmark deltok ass. beredskapsdirektør Kjersti Kristiansen, beredskapsrådgiver Helle Hamnevoll, ass. fylkeslege Marit Gansmo og seksjonsleder fagutvikling Lena Nordås.

Hovedinntrykk

Satsforvalteren i Troms og Finnmark ser god progresjon i arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap i Harstad kommune siden forrige tilsyn med kommunal beredskapsplikt. Vi ser en tydeligere forankring av fagområdet i hele organisasjonen. Kommunen har også vist handlekraft og utholdenhet i håndteringen av Covid-19.

Dette tilsynet ble gjennomført som et felles tilsyn med kommunal beredskapsplikt og helseberedskap. Tilsynsrapporten gir tilbakemelding på de to ulike temaene hver for seg.

Kommunal beredskapslikt

Kommunen har bred involvering i revisjonsarbeidet av helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse (helhetlig ROS), både av interne og eksterne aktører. De viser også en prioritering av fagområdet ved at kommunen nå har en beredskapsleder i 100% stilling.

Harstad er godt i gang med revisjonsprosess av overordnet planverk for samfunnssikkerhet og beredskap, men er ikke helt i mål ved oppstart av tilsynet. Målet for kommunen er at helhetlig ROS skal vedtas av kommunestyret i løpet av 1. kvartal 2022.

Ved oppstart av tilsynet ble det avdekket en del mindre avvik i innsendt dokumentasjon og noen avvik i form av manglende dokumenter. Kommunen fikk anledning til å ettersende oppdatert dokumentasjon og har benyttet seg av denne muligheten. Det er med bakgrunn i ettersendt dokumentasjon ikke påvist avvik i dokumentasjon som dekker kommunal beredskapsplikt for Harstad kommune. Men Statsforvalteren vil minne Harstad om at det etter ferdigstillelse av helhetlig ROS må utarbeides en plan for oppfølging av tiltak.

Helseberedskap

Det ble under tilsynsdagen avdekket at noe sektorplanverk har eldre dato, blant annet “Plan for helsemessig og sosial beredskap i Harstad kommune”. Det ble da informert om at sektorplanverk er neste ledd i revisjonsprosessen til Harstad. Beredskapsleder vil være en tilgjengelig støtte for sektorene i deres arbeid.

Det har også blitt avdekket et avvik innenfor helseberedskap i gjennomgangen av tilsendt og ettersendt dokumentasjon fra kommunen. Avviket er beskrevet nedenfor.

Avslutning:

Statsforvalteren håper Harstad fortsetter det positive arbeidet med revideringen av planverk, gjennomføring av øvelser, forankring og implementering av samfunnssikkerhet og beredskap i organisasjonen. Vi ønsker dere lykke til i arbeidet og er tilgjengelig som sparringspartner ved behov.

Definisjoner

Avvik:

Manglende etterlevelse av krav fastsatt i bestemmelsene om kommunal beredskapsplikt i sivilbeskyttelsesloven og i forskrift om kommunal beredskapsplikt.

Manglende etterlevelse av krav fastsatt i bestemmelsene om kommunal helseberedskap i helseberedskapsloven, forskrift om krav til beredskapsplanlegging, folkehelseloven, forskrift om miljørettet helsevern, smittevernloven, helse- og omsorgstjenesteloven og forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten.

Resultater fra tilsynet

Avvik 1:

Avvikshjemmel:

Forskrift om krav til beredskapsplanlegging § 2 og 3, jf. helseberedskapsloven § 2-2.

Beskrivelse:

Harstad kommunes plan for helsemessig og sosial beredskap bygger ikke på ROS-analyse. Dette er et avvik fra nevnte lov- og forskriftskrav.

Utfyllende kommentarer:

Helseberedskapsplanverket skal bygge på risiko- og sårbarhetsanalyser, og inngå i et samlet beredskapsplanverk, som innbefatter beredskapsplan for helse- og omsorgstjenestene, miljørettet helsevern og smittevern.

Harstad kommunes plan for helsemessig og sosial beredskap er revidert i 2021, og er en delplan til beredskapsplanen i kommunen. Plan for helsemessig og sosial beredskap beskrives innledningsvis å skulle vise hvilke praktiske oppgaver som skal løses av hvem, uavhengig av hvilke hendelser som ligger til grunn. Planen beskriver ulike aktørers ansvar og oppgaver, herunder kommuneoverlegens. Det vurderes som positivt at planen søker å være generisk. Liter over personell/innkallingslister finnes i kommunens CIM. Kommunen har medisinskfaglig rådgiver i 100% stilling, og også assisterende kommuneoverlege og smittevernlege. Plan for helsemessig og sosial beredskap beskriver rolle og oppgaver for psykososialt team.

Det er en avveiing mellom en svært detaljert plan for praktiske oppgaver, og en overordnet generisk plan for beredskapsarbeidet. Utarbeidelse av ulike scenarier, med tilhørende tiltakskort for helse- og omsorgstjenestens oppgaver kan være et egnet virkemiddel, selv om dette ikke er et krav i lovgivingen.

Kommunens smittevernplan er utarbeidet i 2019. Planen inneholder beskrivelse av ansvarsforhold og oppgaver knyttet til sentrale smittevernfaglige hendelser, herunder influensapandemi og utbrudd av allmennfaglig smittsom sykdom, samt infeksjonskontrollprogram i helsetjenesten. Planen er oppbygd med lenker til sentrale veiledere fra Helsedirektoratet og FHI, men en del av lenkene er utdatert.

Det er ikke gjennomført en egen ROS-analyse for helse- og omsorgstjenesten. Den overordnede ROS-analysen i kommunen beskriver scenarier som er sektorovergripende, og scenariene vil være egnet til videre arbeid også innenfor helse- og omsorg. For noen av de indentifiserte risikoområdene anbefaler den overordnede ROS-analysen at hvert enkelt tjenesteområde gjør sin egen risikovurdering for å se hvordan tjenesten rammes (eksempelvis langvarig strømbortfall, vannforurensning), men de avdekkede risikoområdene er ikke videre analysert for helse- og omsorgssektoren. Plan for helsemessig og sosial beredskap fyller derfor ikke formalkravet i “Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap”, hvor det beskrives at det skal framgå av beredskapsplanen hvor ofte planen og ROS-analysen denne bygger på skal evalueres og oppdateres, og at virksomheten gjennom ROS-analyser skal skaffe oversikt over risikoområder, og at avdekket risiko skal reduseres gjennom forebyggende og skadebegrensende tiltak.

Dokumenter

Oversikt over dokumenter som ble benyttet i tilsynet:

• Helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse for Harstad kommune, 2021
• Harstad kommune, Styringsdokument for kommunens beredskapsarbeid – utkast 2021
• Plan for informasjon, befolkningsvarsel og krisekommunikasjon for Harstad kommune, 2021
• Opplærings- og kompetanseplan for Harstad kommunes beredskaps- og kriseorganisasjon, 2021
• Kommuneplanens arealdel 2018-2028: ROS-analyse, 2013
• Kommunedelplan for Harstad sentrum 2014-2025: ROS-analyse, 2015
• Kommuneplan samfunnsdel, 2019-2031
• Kommunal planstrategi, 2020-2023
• Evalueringsrapport øvelse Øysamfunnet, 2019
• Overordnet beredskapsplan for Harstad kommune, operativ del, 2021
• Overordnet beredskapsplan for Harstad kommune, administrativ del, 2021
• Beredskapsplan for vannforsyning Harstad og Kvæfjord, 2020
• Plan for helsemessig og sosial beredskap, 2021
• Smittevernplan Harstad, 2019
• Tiltakskort skoleskyting, 2020
• Samarbeidsavtale Harstad Røde Kors, 2020
• Evakueringsplan Harstad, 2014