Rapport fra tilsyn med foreldres rett til informasjon og medvirkning ved Solbakken barne- og familiesenter

Statsforvalteren gjennomførte tilsyn med Bufetat region nord og besøkte i den forbindelse Solbakken barne- og familiesenter fra 16.11.2021 og gjennomførte digitalt oppsummeringsmøte den 17.11.2021. Vi undersøkte om virksomheten sørger for at foreldrenes rett på informasjon og medvirkning blir sikret i samsvar med aktuelle lovkrav slik at brukerne får trygge og gode tjenester.

Tilsynet ble gjennomført som del av årets planlagte tilsyn initiert av Statsforvalteren.

Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet. Tilsynet er derfor avsluttet.

1. Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

Statsforvalteren har undersøkt om senteret ivaretar foreldrenes medvirkning ved inntak og kartlegging, med særlig oppmerksomhet rettet mot foreldrenes rett på informasjon og innsyn i egen sak.

Statsforvalteren har ved dette tilsynet særlig hatt fokus på om:

• Senteret gir foreldrene tilstrekkelig informasjon ved inntak på senteret, herunder om foreldrene ved inntak blir informert om og forklart hva som skal skje under oppholdet på senteret, hensikten med oppholdet og mulige konklusjoner av oppholdet
• Senteret planlegger oppholdet sammen med foreldene
• Senteret sikrer at foreldre fortløpende blir informert underveis i kartleggingen, herunder om foreldre blir informert om de vurderingene og konklusjonene senteret gjør
• Senteret gir foreldrene mulighet til å uttale seg ved inntak og kartlegging
• Senteret, ved inntak og kartlegging tar tilstrekkelig hensyn til foreldrenes meninger

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med sentre for foreldre og barn, etter barnevernloven § 2-3 b. Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Vi gir derfor her en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

Sentre som tilbyr veiledning og utredningsopphold for barn og familier skal sikre forsvarlig drift. Plikten til å tilby og yte forsvarlig veilednings og utredningsarbeid følger av barnevernloven § 1-4 og av forskrift for sentre for foreldre og barn (heretter forskriften) §§ 2 og 21.

Plikten innebærer at sentrene til enhver tid skal yte rett tjeneste, til rett tid i forsvarlig omfang til barna og foreldrene som oppholder seg på sentrene. Det legges til grunn at inntak og utskrivning er en del av veilednings- og utredningstilbudet.

I tolkningen av hva som er forsvarlig er det helt sentralt å legge vekt på hva som er til barnets beste, jf. barnevernloven § 4-1. I tolkningen må det legges vekt på hva som anses som god faglig praksis til enhver tid innen veilednings og utredningsarbeid, jf. forskriften § 11. God praksis kan defineres som kunnskapsbasert praksis (forskningskunnskap, erfaringskunnskap, brukerkunnskap. Det må anvendes utredningsmetoder som er basert på slik kunnskap. Innholdet i forsvarlighetskravet endrer seg med den faglige utvikling og samfunnets utvikling og verdioppfatninger.

Bestemmelsene i forskriften kapittel 4 er viktige rammer for hva som er forsvarlig tjenesteyting i sentrene. Forsvarlig veiledning og utredning forutsetter at bestemmelsen i forskriftens kapittel 4 overholdes. Sentrene skal drives slik at beboernes personlige integritet blir ivaretatt og at retten til familie og privatliv respekteres, jf. forskriften § 17. Sentrene skal legge til rette for at foreldre og barn sikres individuell medbestemmelse i personlige forhold, samt i utformingen av dagliglivet for å ivareta fellesskapets trygghet og trivsel, jf. forskriften § 18.

Det følger av barnevernloven § 1-6 at forvaltningslovens regler gjelder, med de særregler som følger av barnevernloven. Forvaltningsloven §§ 11, 11d, 17 og 18 definerer at forvaltningsorganet, innenfor sitt saksområde, har en alminnelig veiledningsplikt for å gi parter adgang til å ivareta sine interesser i bestemte saker på best mulig måte. Dette innebærer blant annet å informere om parters rettigheter og plikter. Videre at møter og muntlige samtaler som har betydning for saken skal nedtegnes eller protokolleres. Forvaltningsloven § 17 og § 18 forutsetter skriftlighet for at partene skal kunne gjøre seg kjent med sakens opplysninger og dokumenter.

Plikten til å yte faglig forsvarlig tjeneste forutsetter forsvarlig styring og ledelse, og følgelig kan en si at forsvarlighetskravet betinger at kravene til styring og kravene til faglig forsvarlig tjeneste sees i sammenheng.

Forskriften §§ 14, 15 og 16 gir en nærmere beskrivelse av hvordan sentrene skal sikre at de etterlever myndighetskravene. Dette innebærer spesifikke krav til styring og ledelse (internkontroll). Forskriften §§ 10, 11, 13 supplerer kravene til internkontroll i §§ 14, 15 og 16.

Internkontroll er systematiske tiltak som skal sikre at sentrets aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av barnevernloven og forskriften, jf. forskriften § 14 andre ledd.

For å drive forsvarlig virksomhet må senteret ha en definert målgruppe og en målsetting for sin faglige virksomhet. Ansvar og oppgaver skal være fordelt og det skal være klart hvem ansvar og oppgaver er fordelt til, jf. forskriften § 15 a og §§ 10 og 11.

Senteret skal ha oversikt over områder med fare for svikt eller manglende oppfyllelse av myndighetskrav i veilednings og utredningsarbeidet, jf. forskriften § 15 f. Oversikten er nødvendig for at senteret skal kunne foreta nødvendige justeringer av driften for å sikre at den er forsvarlig. Senteret må sørge for at de som utfører oppgavene har tilstrekkelig kompetanse, jf. forskriften § 15c og § 13.

Senteret skal ha de virkemidler som er nødvendige for å sikre at veiledning og utredning er forsvarlig, f.eks. gode rutinebeskrivelser, maler, sjekklister og lignende. Ledelsen skal påse at den får relevant kunnskap om hva som fungerer og ikke fungerer i utførelsen av de oppgavene den har tatt på seg (avvik).

Internkontrollen må kunne dokumenteres i den form og det omfang som er nødvendig på bakgrunn av senterets størrelse, aktiviteter og risikoforhold.

3. Beskrivelse av faktagrunnlaget

Her gjøres det rede for hvordan virksomhetens aktuelle tjenester fungerer, inkludert virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for tjenestemottakerne blir overholdt.

Solbakken barne- og familiesenter er et statlig foreldre-barn senter drevet av Bufetat, region nord. Senteret har en senterplan som ble oppdatert sist 11.10.2021.

Senteret er organisert med leder, med konsulent i 50% stilling, 100% psykologspesialist, 100% psykolog og avdeling foreldre/barn under seg. Avdelingen har en avdelingsleder og 9 spesialutdannede miljøterapeuter, 1 miljøterapeut, 4 miljøarbeidere i varierende størrelse på stilling.

Senteret ligger i Tromsø og kvalitet og godkjenning gjennomførte årlig oppfølging med rapportdato 06.01.21, der godkjenningen er definert for 5 familier fra region nord. Det framkom i intervjuer at det på grunn av Covid-19 hadde vært en nedjustering av plasser til 4 familier, dette var ikke oppjustert til 5 igjen på tilsynstidspunktet.

Målgruppen er familier med barn i alderen 0-6 år, hvor de voksne strever med ulik problematikk som gjør at de i for liten grad klarer å holde fokus på barna og deres behov. De minste barna skal prioriteres for inntak og dersom barnet er over 6 år skal det gjøres en vurdering av eventuelle omkostninger dette har for barnet og hvordan barnet/ familien vil passe inn/ fungere sammen med de familiene som allerede er på senteret. Senteret gir også tilbud om opphold til gravide til siste del av svangerskapet hvor det foreligger stor usikkerhet og bekymring for omsorgskapasiteten.

Familiene gis i utgangspunktet tilbud om opphold i 3 måneder. Observasjons og kartleggingsfasen varer 6 uker fra inntaksdato. Familiene kan etter en konkret vurdering gis tilbud om å forlenge oppholdet dersom dette vurderes som hensiktsmessig.

Som en del av tilsynet ble det gjennomgått 8 saksmapper. I tre av sakene var det definert behov for tolk, og to av familiene hadde annen kulturell bakgrunn. Det lå møtereferater i alle saker, der det fremkom at foreldrene ble etterspurt meninger, synspunkter, om innspill og at dette ble hensyntatt. Det framkom også i referater at det ble gitt informasjon om opphold, rettigheter og fortløpende vurderinger.

Brukermedvirkning

I senterplanen beskriver Solbakken at «vern om personlig integritet og medbestemmelse er sentralt, og et viktig fokus i forhold til familiene som bor på senteret. En målsetning med brukermedvirkning er at foreldre blir i stand til å skape en trygg og god omsorgssituasjon for barnet sitt.» Det står videre at de skal tilrettelegge for at familiene er delaktig i utformingen av oppholdet på senteret, og at det skal jobbes med å skape en god allianse og relasjon til foreldrene, slik at barn og foreldre kan oppleve trygghet og formidle sine ønsker og behov. Det skal være fokus på brukermedvirkning i alle fasene av oppholdet og man søker å involvere barn og foreldre der det er mulig, med mål om at familien skal få et eieforhold til sin egen sak. Dette for å gi økt motivasjon til fremdrift og mulighet for foreldrene å nyttiggjøre seg tiltaket bedre. Det framkommer i senterplanen og i maler for møter at det skal brukes tolk ved behov, og dette kartlegges ved inntak. Familiene får også en informasjonsperm når de kommer til senteret der rettigheter og forventninger til foreldrene beskrives, samt regler om rusmidler, orden og besøkende gis.

Det står også at det skal gjennomføres ukentlige samtaler med foreldrene og teamet der tilbakemeldinger fra foreldre vektlegges slik at de kan være med å påvirke og utforme innholdet og tiltaket videre.

I forhold til forarbeids- og inntaksfasen beskrives det at det er viktig at familien er med så tidlig som mulig i prosessen rundt søknad om opphold ved senteret, og at dette innebærer at kommunen og Solbakken gir familiene tilstrekkelig informasjon om hva oppholdet vil innebære og kunne tilby.

Det avholdes ulike møter i inntaksfasen: avklaringsmøte, forarbeidsmøte og inntaksmøte. Kartleggingsfasen avsluttes med midtveismøtet, der barneverntjenesten deltar. Noe av hensikten med møtene er å få innspill fra foreldrene om forventninger, behov og ønsker for oppholdet. Videre blir foreldrene informert om sin rett til privatliv og sin rett til medvirkning. Hver familie er knyttet til et fast team som består av to miljøterapeuter og en psykolog. Teamet følger familiene tett opp gjennom hele oppholdet, og er de som er mest delaktige og involvert i familiearbeidet. Foreldrene ble ifølge intervjuer informert på inntaksmøtet om at de har rett til å se dokumenter i saken. Referat fra midtveismøtet var det eneste dokumentet familiene fikk tilsendt uten å be om det.

Det fremkommer i senterplanen og i intervjuer at i kartleggingsfasen vil familiene ha ukeplaner med avtaler, møter og aktiviteter, og det er ønskelig at foreldrene aktivt deltar i utformingen av denne.

Arbeidet gjøres med hensynet til barnets beste som hovedprioritet, og dette tydeliggjøres for foreldrene i arbeidet som gjøres.

Det gjennomføres faste ukesoppsummeringer med foreldrene i kartleggingsfasen for å gi og ta imot tilbakemeldinger og observasjoner. Det utformes i møte med familien en handlingsplan med utgangspunkt i tiltaksplanen fra kommunen.

I dokumentgjennomgang og intervju framkom det at det brukes en plan for kartlegging som brukes sammen med familiene. Planen inneholder hva som skal kartlegges av hvem og når det skal gjennomføres. Det framkom også at det gjennomføres ukentlige teammøter der teamet drøfter familien, og at drøftingene fra teamet overbringes familiene i de ukentlige ukesoppsummeringene. I saksgjennomgangen så vi at planen var i bruk i sakene og det lå referat fra disse møtene i alle sakene.

Videre framkom det i intervju og dokumentgjennomgang at det gjennomføres punktmøte med teamet mot slutten av kartleggingsperioden for å gjøre en oppsummering av kartleggingen og utarbeide forslag for veien videre i veiledningsdelen av oppholdet. Punktmøtet er en forberedelse for hva som skal legges fram i midtveismøtet. Midtveismøtet holdes når man avslutter kartleggingsfasen og skal gå videre til veiledningsfasen av oppholdet. Avdelingsleder deltar på punktmøtene sammen med teamet, og det framkom i intervjuene at man i etterkant hadde et forberedelsesmøte med familien hvor de fikk lagt fram det som teamet hadde oppsummert i punktmøtet. Dette for at familien skulle være forberedt og informert om hva som ville bli lagt fram i midtveismøtet.

Saksgjennomgangen viste at det utarbeides handlingsplan i alle saker. Senteret har strukturer for å bidra til at foreldre og barn får medvirke. Det beskrives et løpende samarbeid med foreldrene med utgangspunkt i de strukturene som senteret har. Eksempelvis inntaksmøte, «morgenmøte», ukesoppsummering, tilbakemeldingsmøte og ukeplan som utarbeides i samarbeid med foreldrene.

I tillegg har avdelingsleder et møte med foreldrene i løpet av kartleggingsfasen med fokus på trivsel og hvordan de opplever oppholdet. Denne samtalen har som formål å fange opp forbedringsarbeid for senteret og er definert som en del av internkontrollen. Det er også utarbeidet skjema for brukerundersøkelser, men disse tas ikke i bruk før i 2022.

I senterplanen skriver senteret at det kan være familier med flerkulturell bakgrunn på senteret og at man vektlegger å møte familiene med åpenhet og respekt uavhengig av deres kulturbakgrunn, etnisitet, religion og språk. Videre at de tilstreber å ha god kunnskap og god forståelse for familier med flerkulturell bakgrunn. I tilfeller der det er behov for tolk, brukes dette i samtaler og møter.

Skriftlige dokumenter kan oversettes til familiens morsmål ved behov.

Det framkom i intervjuer at man brukte tolk ved behov, og at man i noen tilfeller brukte tolk selv om foreldrene ikke tenkte det var nødvendig. Dette ble forklart til foreldrene at var for å ivareta foreldrenes rettssikkerhet, og for å sikre at senteret klarte å formidle viktig informasjon og å sikre egen forståelse. Det framkom også i intervju at det ikke var noen begrensninger på å innhente tolketjenester ved behov. Det framkom også at det skulle dokumenteres i sakene, og på alle møtene om det hadde vært brukt tolk. Dokumentgjennomgangen viste at det ikke ble dokumentert at det hadde vært brukt tolk på alle møter. I noen saker så tilsynet at selv om det ikke var dokumentert i møtereferat, framkom det i journal eller i sluttrapporten at det hadde vært brukt tolk i alle møter.

Det framkom i intervjuer at man gjorde vurderinger av kulturforskjeller og eventuelle konsekvenser av dette i arbeidet med familiene der dette var aktuelt. Det var imidlertid lite dokumentasjon av disse vurderingene i saksmappene.

Det framkom i intervjuer at skriftlig informasjon og dokumenter som foreldrene fikk ikke ble oversatt til foreldrenes morsmål, men gjennomgått med tolk ved behov. Midtveisrapporten ble oversendt barneverntjenesten, og senteret ba barneverntjenesten om å sende ut denne til foreldrene, og oversette dersom det var behov for det. Det framkom i intervjuer at senteret ikke vurderte om informasjon skulle oversettes skriftlig i saker.

Internkontroll

Senterets rutiner blir beskrevet i senterplanen, virksomhetsplanen og det ligger forskjellige maler og sakslister for de forskjellige møtene, samt beskrivelse av hvilke dokumenter som skal lagres i saksbehandlingsprogrammet. Senteret hadde et avvikssystem som heter Netpower hvor det kan meldes alle typer avvik. Det framkom i intervju at det meldes få avvik gjennom systemet og dette har vært oppe i personalgruppen som tema. I intervjuene framkom det at ikke alle ansatte kunne navnet på avvikssystemet. Alle som ble intervjuet beskrev at de meldte avvik til leder og at ting ble tatt tak i.

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

Senteret har i senterplanen og i virksomhetsplanen beskrivelse for hvordan medvirkning skal foregå for hele oppholdet. Det framkommer også i maler og andre dokumenter på hvilken måte dette skal gjennomføres. Statsforvalteren vurderer at brukermedvirkning og familienes eierskap til egen sak er et grunnleggende prinsipp i arbeidet med familiene. Statsforvalteren vurderer at dette er en godt innarbeidet grunnholdning hos de ansatte noe som framkom både i dokumentasjonen og i intervjuer. Statsforvalteren vurderer at senteret har gode rutiner for medvirkning og at disse følges av de ansatte.

Statsforvalteren vurderer imidlertid at senteret har et forbedringspunkt i å oversette informasjon til foreldrene også skriftlig, samt å dokumentere vurderinger som gjøres i forhold til språk og kultur. At foreldre får informasjon som de forstår er et premiss for å kunne medvirke.

Senteret bruker tolk i møter ved behov, og skriftlig informasjon gjennomgås med tolk. Dette for å sikre at foreldre skal forstå informasjonen, og for å sikre en gjensidig forståelse av arbeidet.

Informasjonspermen som deles ut til alle foreldre ved ankomst og referat fra møter oversettes ikke til foreldre med annet morsmål enn norsk. Hensikten med å gi foreldrene informasjonspermen er at de skal ha mulighet for å lese og repetere informasjon om oppholdet. Senteret beskriver i senterplanen at alle dokumenter kan oversettes ved behov, men det er en praksis der dette ikke gjøres. Informasjon gjennomgås muntlig med tolk.

Statsforvalteren vurderer likevel at senteret ivaretar medvirkning i inntak- og kartleggingsfasen for familiene som bor der, dette fordi mesteparten av arbeidet som gjøres i familiene er i form av dialog hvor det brukes tolk.

Statsforvalteren vurderer at senteret har en struktur som sikrer at arbeidet med familiene i inntaks- og kartleggingsfasen gjøres på en planmessig og forsvarlig måte. Senteret har også en praksis som gjør at avvik meldes inn direkte til leder/ avdelingsleder. Det er mulig å melde i avvikssystemet, og Statsforvalteren oppfordrer ledelsen til å sikre at dette systemet, som er ment for å melde avvik, faktisk brukes til det. Ledelsen bør også sikre at det gis tilstrekkelig opplæring i avvikssystemet, da også med fokus på hva som er et avvik og hvorfor det er viktig å melde.

Praksisen på senteret justeres når det avdekkes behov for det og ledelsen følger opp arbeidet med familiene og sikrer gjennom samtaler med familiene for å evaluere oppholdet og fange opp eventuell praksis som bør justeres. Stasforvalteren vurderer at senteret har en god praksis for å innhente brukererfaringer i forbedringsarbeidet.

5. Statsforvalterens konklusjon

Her presenterer vi konklusjonen av vår undersøkelse, basert på vurderingene i kapittel 4.

Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet. Tilsynet er derfor avsluttet.

Med hilsen

Hilde Bremnes (e.f.)
oppvekst- og barneverndirektør

Tori Greni
seniorrådgiver oppvekst og barnevern

 

Dokumentet er elektronisk godkjent

Kopi til:
Statens helsetilsyn Postboks 231 Skøyen 0213 OSLO

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok. Varsel om tilsynet ble sendt 30.09.2021.

Tilsynsbesøket ble gjennomført ved Solbakken barne- og familiesenter, og innledet med et kort informasjonsmøte 16.11.2021. Oppsummerende møte med gjennomgang av funn ble avholdt 17.11.2021.

En del dokumenter var tilsendt og gjennomgått på forhånd, mens andre dokumenter ble mottatt og gjennomgått i løpet av tilsynsbesøket. Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

• Senterplan av 11.10.2021
• Virksomhetsplan for 2021
• Oversikt over ansatte
• Informasjonsperm til foreldre
• Henvisningsskjema del 2A
• Dokumenter som skal ligge på Birk
• Mal innflyttingssamtale
• Mal ukesoppsummering
• Mal referat teammøte
• Mal punktmøte
• Mal notat fra samtale med ledelsen
• Mal evaluering av familiearbeid etter opphold
• Saksliste til forarbeidsmøte
• Saksliste til inntaksmøte
• Saksliste til midtveismøte
• Erfaringsinnhenting foreldre 01.01.2022

Det ble valgt 8 mapper etter følgende kriterie:

• Familier som hadde hatt opphold på senteret siste året.

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.

Ikke publisert her

0 brukere ble intervjuet i forbindelse med tilsynet. Dette ble gjort utfra en vurdering av at det ikke var noen beboere på senteret på tilsynstidspunktet, samt at dokumentasjonsgjennomgang, saksgjennomgang og intervjuer med senteret viste det samme. Det ble dermed vurdert som ikke

hensiktsmessig å gjennomføre samtale med noen av familiene som hadde bodd på senteret tidligere.

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten:

• seniorrådgiver, Tori Greni, Statsforvalteren i Troms og Finnmark, revisjonsleder
• seniorrådgiver, Janne Pedersen, Statsforvalteren i Troms og Finnmark, revisor