Rapport etter tilsyn med Tjeldsund kommunes etterlevelse av kommunal beredskapsplikt og helseberedskap 3. november 2022

Statsforvalteren i Troms og Finnmark viser til gjennomført tilsyn med kommunal beredskapsplikt og helseberedskap i Tjeldsund kommune 3. november 2022.

Vedlagt følger Statsforvalterens endelige rapport fra tilsynet. Statsforvalteren har ikke mottatt noen uttalelse fra Tjeldsund med kommentarer til den foreløpige tilsynsrapporten. Innholdet er derfor uendret.

Statsforvalteren ber om oversendelse av en plan for hvordan kommunen vil følge opp påviste avvik, samt angivelse av frist for når avvikene vil være lukket. En plan for oppfølging sendes Statsforvalteren senest 14. februar 2023.

Når avvik er lukket i tråd med oppfølgingsplanen, ber vi kommunen orientere Statsforvalteren om dette.

Vi ønsker å minne om at Statsforvalteren i Troms og Finnmark er tilgjengelig som veiledere og sparringspartnere for kommunens videre arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap og helseberedskap.

Eventuelle henvendelser kan rettes til Helle Hamnevoll på eller telefon 77 64 20 85.

Vi takker for et åpent og konstruktivt samarbeid under tilsynet.

Med hilsen

(e.f.) 

Helle Hamnevoll
beredskapsrådgiver

Dokumentet er elektronisk godkjent

Bakgrunn for tilsynet

Hensikten med tilsynet var å kontrollere kommunens arbeid med og etterlevelse av bestemmelsene om kommunal beredskapsplikt fastsatt i:

• Lov av juni 2010 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) §§ 14 og 15.
• Forskrift om kommunal beredskapsplikt av 22. august

I tillegg til ekstra fokus på kommunal helseberedskap og de krav som følger i:

• Lov juni 2000 nr. 56 om helsemessig og sosial beredskap
• Forskrift juli 2001 nr. 881 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap
• Lov juni 2011 nr. 29 om folkehelsearbeid
• Forskrift april 2003 nr. 486 om miljørettet helsevern
• Lov august 1994 nr. 55 om vern mot smittsomme sykdommer
• Lov juni 2011 nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m.
• Lov desember 2017 nr. 107 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenester mv.
• Forskrift oktober 2016 nr. 1250 om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten

Tilsynet ble gjennomført med hjemmel i sivilbeskyttelsesloven § 29 og forskrift om kommunal beredskapsplikt § 10, samt helsetilsynsloven §4 andre ledd.

Informasjon om tilsynet

Skriftlig varsel om tilsyn datert 07.10.2022
Dato for tilsyn 3. november 2022
Tilsynets varighet En dag
Dato for forrige tilsyn med kommunen Nye Tjeldsund kommune har ikke hatt tilsyn tidligere.
Type tilsyn Systemrevisjon
Tema for tilsyn Kommunal beredskapsplikt og helseberedskap

Deltakere fra kommunen

Ikke publisert her

Fra Statsforvalteren i Troms og Finnmark deltok assisterende fylkeslege Astrid Teigland, seksjonsleder fagutvikling Lena Nordås, seniorrådgiver Mette Leonhardsen og seniorrådgiver Helle Hamnevoll.

Hovedinntrykk:

Nye Tjeldsund kommune var en realitet 1. januar 2020. Kommunen har beredskapsplanverk på flere områder, og planverket er i all hovedsak av nyere dato. Det vil vi berømme. Vi vil også berømme ambisjonene om å videreutvikle planverket for å gjøre planene lettere tilgjengelig for sine brukere.

Tilsynet resulterer i fire avvik. De sentrale avvikene handler om at kommunen skal ha et oppdatert risikobilde som basis for arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap.

Dette tilsynet ble gjennomført som et felles tilsyn med kommunal beredskapsplikt og helseberedskap. Tilsynsrapporten gir tilbakemelding på de to ulike temaene hver for seg.

Kommunal beredskapslikt:

Tjeldsund kommune har overordnet beredskapsplan fra 2022. Beredskapsplanen oppfyller minimumskrav til innhold og oppdateringsfrekvens, jamfør forskrift om kommunal beredskapsplikt. Beredskapsplanen beskriver blant annet roller og ansvar for kriseledelse og krisestab. Kommunen bør imidlertid sikre at alle som har en rolle i kommunens beredskapsorganisasjon er kjent med dette.

Overordnet beredskapsplan skal være tuftet på helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse. Nye Tjeldsund kommune har startet arbeidet med en slik analyse, men det forelå ikke under tilsynet noen konkret tidsplan for ferdigstilling. Dette vil imidlertid kommunen få anledning til å redegjøre for i en plan for lukking av påviste avvik.

Det er et krav i forskrift om kommunal beredskapsplikt § 8 at kommunen etter øvelser og uønskede hendelser skal evaluere krisehåndteringen. Der evalueringen gir grunnlag for det, skal det foretas nødvendige endringer i risiko- og sårbarhetsanalyser og beredskapsplaner. Forskriftskravet er gitt for å synliggjøre at erfaring og læring gjennom øvelser og uønskede hendelser er viktig for å videreutvikle arbeidet med samfunnssikkerhet. Vi fikk under tilsynet forståelsen av at kommunen evaluerer, men at det ikke nødvendigvis lages evalueringsrapporter eller referat. Måten evalueringen foregår på har betydning for oppfølging av konklusjonene fra evalueringen. Det handler om å tilrettelegge for læring av erfaring, også for dem som ikke erfarte det selv.

§ 9 i forskrift om kommunal beredskapsplikt innebærer at kommunen har dokumentasjonsplikt, noe som bygger opp under vår oppfordring om å utarbeide skriftlige evalueringer. Hovedargumentet fra vår side er imidlertid at skriftliggjøring av evalueringene gir et bedre utgangspunkt for kunnskapsdeling og systematisk oppfølging av funn fra evalueringene.

Helseberedskap:

Tjeldsund kommune har en plan for helsemessig og sosial beredskap, vedtatt av kommunestyret i mai 2020. Planen viser til at ROS-analyse for nye Tjeldsund kommune ikke er ferdigstilt, og bygger derfor på en ROS-analyse for ETS-kommunene¹ fra 1998, samt en ROS-analyse for gamle Skånland kommune fra 2017.

Kommunens plan for helsemessig og sosial beredskap beskriver ulike aktørers ansvar og oppgaver, herunder oppgaver for kommuneoverlegen. I Plan for helsemessig og sosial beredskap omtales planen som et vedlegg til Overordnet beredskapsplan. Kommunen har to delplaner til helsemessig og sosial beredskapsplan; smittevernplan og plan for psykososialt krisearbeid. De ulike delene av kommunens beredskapsplanverk viser til hverandre og framstår samordnet.

Tjeldsund kommune har felles smittevernplan med Evenes kommune gjeldende for 2019 –2023. Kommunene har også felles kommuneoverlege med 100% fastlønn og felles legevakt der Tjeldsund er vertskommune. Smittevernplanen inneholder blant annet en del om pandemisk influensa. I tillegg har Tjeldsund en ikke ferdigstilt plan som gjelder covid-19 og felles plan for pandemivaksinasjon med Evenes kommune. Vi anbefaler at kommunen ser på om det er behov for å “rydde” i planverk som gjelder pandemi og bruke erfaringer fra pågående situasjoner eller øvelser som ledd i oppdateringen. Av smittevernplanen framgår det at kommunen reviderte sitt infeksjonskontrollprogram for helseinstitusjoner i september 2019. Kommuneoverlegen for Tjeldsund og Evenes kommuner, som også er smittevernlege, har overordnet ansvar for oppdatering av smittevernplanen. Det framgår ikke av smittevernplanen når neste evaluering/oppdatering skal gjøres. Dette bør tas inn i planen.

Plan for psykososial oppfølging er vedtatt av kommunestyret i mai 2020. Kommunen opplyser at planen er under revidering. I forbindelse med dette arbeidet vil oversikt over leder og medlemmer bli oppdatert.

Resultater fra tilsynet

Avvik:

Manglende etterlevelse av krav fastsatt i bestemmelsene om kommunal beredskapsplikt i sivilbeskyttelsesloven og i forskrift om kommunal beredskapsplikt.

Manglende etterlevelse av krav fastsatt i bestemmelsene om kommunal helseberedskap i helseberedskapsloven, forskrift om krav til beredskapsplanlegging, folkehelseloven, forskrift om miljørettet helsevern, smittevernloven, helse- og omsorgstjenesteloven og forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten.

¹Evenes, Tjeldsund og Skånland.

Avvik 1:

Hjemmel for avvik:

Sivilbeskyttelsesloven § 14 og forskrift om kommunal beredskapsplan §§ 2 og 6 første ledd.

Beskrivelse:

Nye Tjeldsund kommune har ikke en gjeldende helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse i tråd med nevnte forskriftskrav.

Utfyllende kommentarer:

Etter forskrift om kommunal beredskapsplikt § 2 første ledd skal kommunen gjennomføre en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse. I samme paragraf redegjøres det også om krav til innhold, forankring og involvering i arbeidet. Forskrift om kommunal beredskapsplikt § 6 første ledd stiller krav om at helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse som et minimums skal oppdateres hvert fjerde år, og for øvrig ved endringer i risiko- og sårbarhetsbildet. Nye Tjeldsund kommune har ikke en ferdigstilt helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse i tråd med forskriftskravene. Arbeidet med analysen er påbegynt, men det gjenstår noe arbeid. DSB har nylig oppdatert sin veileder for helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse. Vi tror kommunen kan ha nytte av denne veilederen i sitt videre arbeid med analysen.

Avvik 2:

Hjemmel for avvik:

Forskrift om krav til beredskapsplanlegging § 2 og 3, jf. helseberedskapsloven § 2-2.

Beskrivelse:

Tjeldsund kommunes plan for helsemessig og sosial beredskap bygger ikke på oppdatert ROS-analyse. Dette  er  et  avvik  fra  forskrift  om  krav  til  beredskapsplanlegging  § 3.

Utfyllende kommentarer:

Helseberedskapsplanen skal bygge på risiko- og sårbarhetsanalyser, og inngå i et samordnet helseberedskapsplanverk som blant annet innbefatter beredskapsplan for helse- og omsorgstjenestene, miljørettet helsevern og smittevern. I helseberedskapsplanverket skal man kunne gjenfinne prosedyrer og tiltak basert på ROS-analysene for helse og omsorgssektoren. Dette for at avdekket risiko og sårbarhet skal kunne reduseres gjennom forebyggende og skadeavvergende tiltak, jf. Forskrift om krav til beredskapsplanlegging. Beredskapsplanene må omfatte prosedyrer for ressursdisponering og omlegging av drift som sikrer nødvendig tjenesteytelse ved interne og eksterne hendelser, jf. samme forskrift.

I det påbegynte arbeidet med helhetlig risiko og sårbarhetsanalyser kan det være et egnet virkemiddel å utarbeide ulike scenarier med tilhørende tiltakskort for helse- og omsorgstjenestens oppgaver, selv om dette ikke er et krav i lovgivingen.

Avvik 3:

Hjemmel for avvik:

Sivilbeskyttelsesloven § 15 og forskrift om kommunal beredskapsplan §§ 4 første ledd.

Beskrivelse:

Tjeldsund kommune har ikke en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse. Følgelig bygger kommunens overordnet beredskapsplan ikke på en helhetlig ROS-analyse.

Utfyllende kommentarer:

Kommunen har en overordnet beredskapsplan fra 2022. Hensikten med kravet i § 4 er at kommunen skal ha en overordnet beredskapsplan (og en forberedt kriseorganisasjon) som er tilpasset samfunnsikkerhetsutfordringene i kommunen. Den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen skal bidra til å gi en oversikt over disse utfordringene.

Avvik 4:

Hjemmel for avvik:

Sivilbeskyttelsesloven § 15 og forskrift om kommunal beredskapsplikt § 7 andre ledd. Beskrivelse:

Beskrivelse:

Tjeldsund kommune mangler et system for opplæring som sikrer at alle som er tiltenkt en rolle i kommunens krisehåndtering har tilstrekkelige kvalifikasjoner i henhold til nevnte forskriftskravkrav.

Utfyllende kommentarer:

De som er tiltenkt en rolle i kommunens krisehåndtering må ha tilstrekkelig kunnskaper for å ivareta rollen og ansvaret på en god måte. Dette innebærer også kriseledelsens stedfortredere. DSB har skrevet litt om system for opplæring i sin veileder til kommunal beredskapsplikt.

Dokumenter

Oversikt over dokumenter som ble benyttet i tilsynet:

• Dokumenter ifbm prosess helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse Tjeldsund:
  • Prosjekt helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse Tjeldsund kommune, udatert
  • Beskrivelse av kommunen (analyseområdet), udatert
  • Arbeidsgrupper ROS-analyser, udatert
  • Analyseskjema analyser uønskede hendelser, udatert
  • Sannsynlighets- og konsekvensreduserende tiltak, udatert
• Kartlegging og risikovurdering, risikodiagram og handlingsplan for
  • Trygghetsalarmer hjemmetjenester, 2021
  • Fallforebygging, Skånland sykehjem, 2021
  • Covid-19, Helse- og omsorg, 2021
• Kommunal planstrategi, 2020-2024, 2020
• Kommuneplan samfunnsdel 2022-2034, 2022
• Planprogram – kommuneplanens arealdel 2022-2034, 2022
• Budsjett 2022 og økonomiplan 2022-2025, 2021
• Overordnet beredskapsplan Tjeldsund kommune, 2022
• Varslingsliste 2022
• Plan for krisekommunikasjon og befolkningsvarsling for Tjeldsund kommune, 2020
• Kontinuitetsplan Tjeldsund kommune generelt, samt for 2020
• Plan for evakuering og oppretting av EPS, 2022
• Beredskapsplan for grunnskolene, udatert
• Plan for helsemessig og sosial beredskap, 2020
• Smittevernplan 2019-2023 Evenes og Tjeldsund kommuner, 2019
• Plan for pandemi-vaksinasjon i Evenes kommune og Tjeldsund kommune, 2020
• Plan for psykososial oppfølging, delplan for helsemessig og sosial beredskap, 2020
• Risikonivå og tiltak for institusjoner og hjemmebasert omsorg – Covid 19, 2021