Rapport etter tilsyn med Karlsøy kommunes etterlevelse av kommunal beredskapsplikt og helseberedskap 2023

Statsforvalteren i Troms og Finnmark viser til gjennomført tilsyn med kommunal beredskapsplikt og helseberedskap i Karlsøy kommune 23. mars 2023. Tilsynet ble gjennomført på rådhuset på Hansnes.

Vedlagt følger Statsforvalterens endelige rapport fra tilsynet. Statsforvalteren har ikke mottatt noen uttalelse fra Karlsøy med kommentarer til den foreløpige tilsynsrapporten. Innholdet er derfor uendret.

Statsforvalteren ber om oversendelse av en plan for hvordan kommunen vil følge opp påviste avvik, samt angivelse av frist for når avvikene vil være lukket. En plan for oppfølging sendes Statsforvalteren senest 15. september 2023.

Når avvik er lukket i tråd med oppfølgingsplanen, ber vi kommunen orientere Statsforvalteren om dette.

Vi ønsker å minne om at Statsforvalteren er tilgjengelig som veiledere og sparringspartnere for kommunens videre arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap og helseberedskap.

Henvendelser kan rettes til seniorrådgiver Helle Hamnevoll på e-post eller telefon 77 64 20 85.

Med hilsen 
Helle Hamnevoll (e.f.)
seniorrådgiver

Dokumentet er elektronisk godkjent

Bakgrunn for tilsynet

Hensikten med tilsynet var å kontrollere kommunens arbeid med og etterlevelse av bestemmelsene om kommunal beredskapsplikt fastsatt i:

• Lov av 25. juni 2010 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) §§ 14 og 15.
• Forskrift om kommunal beredskapsplikt av 22. august 2011.

I tillegg til ekstra fokus på kommunal helseberedskap og de krav som følger i:

• Lov 23. juni 2000 nr. 56 om helsemessig og sosial beredskap
• Forskrift 23. juli 2001 nr. 881 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap
• Lov 24. juni 2011 nr. 29 om folkehelsearbeid
• Forskrift 25. april 2003 nr. 486 om miljørettet helsevern
• Lov 5. august 1994 nr. 55 om vern mot smittsomme sykdommer
• Lov 24. juni 2011 nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m.
• Lov 15. desember 2017 nr. 107 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenester mv.
• Forskrift 28. oktober 2016 nr. 1250 om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten

Tilsynet ble gjennomført med hjemmel i sivilbeskyttelsesloven § 29 og forskrift om kommunal beredskapsplikt § 10, samt helsetilsynsloven §4 andre ledd.

Deltakere fra kommunen

Ikke publisert her

Fra Statsforvalteren i Troms og Finnmark deltok assisterende fylkeslege Astrid Teigland, seksjonsleder fagutvikling Lena Nordås, seniorrådgiver Sverre Hanssen og seniorrådgiver Helle Hamnevoll.

Hovedinntrykk

Karlsøy kommune består av flere mindre øysamfunn der flertallet av innbyggerne er bosatt på Ringvassøya, Vannøya og Reinøya. En del av befolkningen er avhengig av fergeforbindelse for å komme til kommunesenteret Hansnes og videre til fastlandet. Dette gir kommunen noen særskilte utfordringer.

Vi sitter igjen med et positivt inntrykk av Karlsøy kommunes arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap. Kommunen har vist gjennom intervju at både administrasjonen, politisk ledelse og de enkelte sektorene jobber med tematikken på en gjennomgående god måte.

Karlsøys helhetlige risiko- og sårbarhetsanalyse er ferdigstilt i 2018. Analysen vurderer risiko knyttet til 14 ulike scenarioer, og gir etter vår mening en god oversikt over risikobildet i kommunen. Kommunens overordnede beredskapsplan er av nyere dato, og oppfyller i all hovedsak forskriftens minstekrav.

Tilsynet resulterer i to avvik, der det ene er knyttet til revisjon av helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse, og det andre dreier seg om ansvar knyttet til revisjon av overordnet beredskapsplan.

Dette tilsynet ble gjennomført som et felles tilsyn med kommunal beredskapsplikt og helseberedskap. Tilsynsrapporten gir tilbakemelding på de to ulike temaene hver for seg.

Helseberedskap

Karlsøy kommune har en plan for helsemessig og sosial beredskap, vedtatt av kommunestyret i mai 2021. Planen bygger på overordnede ROS-analyser fra 2018, der 14 mulige krisehendelser ble analysert. Samtlige hendelser vil kreve at helse- og omsorgsetaten evner å løse sin del av tjenestene knyttet til et slikt mulig scenario.

Kommunens plan for helsemessig og sosial beredskap beskriver ulike aktørers ansvar og oppgaver, herunder oppgaver for administrativ ledelse og kommuneoverlegen. Kommuneoverlegen er videre utpekt som smittevernlege. Beredskapsplanverket til Karlsøy omfatter samlet sett prosedyrer for ressursdisponering og omlegging av drift ved interne og eksterne hendelser.

Kommunen har tre delplaner til helsemessig og sosial beredskapsplan; smittevernplan, beredskapsplan for pandemisk influensa og prosedyreplan for psykososialt kriseteam.  Helse- og beredskapsplanen viser til annet relevant planverk, og fremstår som samordnet.

Karlsøy kommune sin smittevernplan er gjeldende for 2020 –2025, og er til dels basert på mal for smittevernplaner fra Statens Helsetilsyn, samt fra andre kommuner (især Tromsø). Den er utarbeidet av smittevernteamet, inkludert kommuneoverlegen.  Av smittevernplanen framgår det at hver helseinstitusjon skal utarbeide et infeksjonskontrollprogram, men det fremkommer ikke om dette faktisk eksisterer. Vi får bekreftet under intervjuene at et infeksjonskontrollprogram er godt implementert på sykehjem. Dette anbefales presisert ved revisjon av smittevernplanen.

I tillegg har kommunen en egen beredskapsplan for pandemisk influensa, som bygger på ROS-analyse for pandemi. Ved neste revidering av pandemiplan kan gjerne lokale erfaringer fra covid19-pandemien trekkes inn, men aktuelt planverk fremstår relevant også for pandemier utover influensa.

Plan for psykososialt kriseteam inneholder prosedyrebeskrivelser og oversikt over medlemmer med kontaktinformasjon.

Resultater fra tilsynet

Avvik

Manglende etterlevelse av krav fastsatt i bestemmelsene om kommunal beredskapsplikt i sivilbeskyttelsesloven og i forskrift om kommunal beredskapsplikt.

Manglende etterlevelse av krav fastsatt i bestemmelsene om kommunal helseberedskap i helseberedskapsloven, forskrift om krav til beredskapsplanlegging, folkehelseloven, forskrift om miljørettet helsevern, smittevernloven, helse- og omsorgstjenesteloven og forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten.

Avvik 1:

Hjemmel for avvik:

Sivilbeskyttelsesloven § 14 og forskrift om kommunal beredskapsplan § 6 første ledd.

Beskrivelse:

I dokumentene som ble oversendt i forkant av tilsynet, framgår det at Karlsøys helhetlige risiko- og sårbarhetsanalyse sist ble oppdatert i 2018.

Utfyllende kommentarer:

Forskrift om kommunal beredskapsplikt § 6 første ledd stiller krav om at helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse som et minimums skal oppdateres hvert fjerde år, og ellers ved endringer i risiko- og sårbarhetsbildet.

Avvik 2:

Hjemmel for avvik:

Sivilbeskyttelsesloven § 14 og forskrift om kommunal beredskapsplan § 6 andre ledd.

Beskrivelse:

Karlsøy kommune har ikke fastsatt hvem som er ansvarlig for oppdatering av overordnet beredskapsplan, slik forskriften stiller krav om.

Utfyllende kommentarer:

Kommunen har oppdatert overordnet beredskapsplan i tråd med minstekravet til frekvens, men mangler en ansvarlig for oppdatering. Den ansvarlige skal sørge for at planen blir oppdatert minimum årlig, eller ved endringer i risiko- og sårbarhetsbildet som krever at planen oppdateres.

Kommentarer og avslutning

Karlsøy kommune har arbeidet systematisk med samfunnssikkerhet og beredskap over flere år. Dette viser seg både gjennom hyppig deltakelse på øvelser i regi av studenter ved Universitetet i Tromsø, samt god dialog med lokalt næringsliv for å skape trygge samfunn. At øysamfunnene er relativt autonome med barnehage, skole, butikker og helsetjenester, vitner om at kommunen har gjort tiltak for å møte risikoen som er forbundet med fergesamband. Det er også dialog med næringslivet om forlegning og evakuering ved hendelser.

Statsforvalteren opplever at kommunen er bevisst sin viktige funksjon og at dette er gjennomgående i organisasjonen på ledernivå og for ansatte som har oppgaver innen samfunnssikkerhets- og beredskapsområdet. Både den overordnede beredskapsplanen og helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse er forankret i kommunestyret, slik at politisk ledelse er orientert.

For å utvikle dette fagområdet videre, kan koblingen mellom overordnet planverk og sektorplanverk med fordel styrkes. Videre kan varslingslister og ressursoversikter utvides til å i større grad omfatte ressurser og kontakter utenfor kommunens egen organisasjon. Arbeidet med kommuneplanens samfunnsdel er viktig for å innlemme arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap. Dagens plan bærer preg av at tematikken behandles noe overfladisk. I arbeidet med ny plan er det signalisert at politikerne skal involveres mer i prosessen og at samfunnssikkerhet og beredskap skal styrkes. 

Dokumenter

Oversikt over dokumenter som ble benyttet i tilsynet:

Helhetlig ROS for Karlsøy kommune

Overordnet beredskapsplan revidert 3.11.2022

Ressursoversikt – Karlsøy kommune

Evakueringsplan – Karlsøy kommune

Plan for krisekommunikasjon – Karlsøy kommune

Sjekkliste kommunikasjonsplan

Plan for atomberedskap

Beredskapsplanverk for vannverkene i Karlsøy

Plan for helsemessig og sosial beredskap i Karlsøy kommune

Plan for psykososialt kriseteam

Pandemiplan, 2. utgave

Smittevernplan Karlsøy kommune 2020

ROS Karlsøy brann og redning 2018

Samarbeidsavtale forebyggende tjenester Karlsøy og Lyngenfjord

Signert samarbeidsavtale overordnet vakt – gjeldende fra 10.5.2022