Rapport etter tilsyn med elektronisk medisineringsstøtte i Harstad kommune 2024

Statsforvalteren i Troms og Finnmark gjennomførte tilsyn med Harstad kommune og besøkte i den forbindelse Hjemmetjeneste sone Sør og Kanebogen fra 03.04.24 til 04.04.24. Vi undersøkte om Harstad kommune sørger for at pasienter får forsvarlig administrasjon av legemidler med bruk av medisindispenser og at dette blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav slik at pasienter får gode og trygge tjenester.

Tilsynet ble gjennomført som en del av landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Foreløpig rapport ble oversendt til Harstad kommune 16.05.24. Vi mottok innspill på rapport fra Harstad kommune i brev av 29.05.24.

Statsforvalterens konklusjon

Harstad kommune legger ikke til rette for forsvarlig administrasjon av legemidler ved hjelp av medisindispenser til eldre hjemmeboende pasienter. Kommunen følger ikke med på om ansatte har tilstrekkelig kompetanse og opplæring i hvordan tildeling, egnethetsvurdering og opplæring skal skje, og om tiltaket fungerer hos den enkelte pasient.

Dette er lovbrudd på:

Pasient- og brukerrettighetsloven §§ 2-1 a 2. ledd, 4-3 og 4A-3, jf. forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten §§ 6-9. Kommunens praksis på dette saksfeltet medfører at det er en risiko for at pasienter som får sine legemidler ved hjelp av medisindispenser ikke får forsvarlig legemiddelhåndtering.

1.    Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

Temaet for det landsomfattende tilsynet med kommunale helse- og omsorgstjenester 2024 er om pasienter får forsvarlig administrasjon av legemidler med bruk av medisindispenser. Tilsynet er rettet mot kommunens ansvar for å legge til rette for og følge med på slik helsehjelp.

Statsforvalteren har undersøkt om:

• valg av medisindispenser skjer ut ifra egnethetsvurdering
• pasienten får opplæring i bruk av medisindispenser
• helsetjenesten følger med på medisindispenser som tiltak

Statsforvalteren har gjennomført tilsynet som systemrevisjon. Dette innebærer at Statsforvalteren har undersøkt hvordan kommunen styrer og leder helsetjenesten og helsepersonellets praktisering av medisindispensere som tjeneste.

Systemrevisjon har som formål å styrke kommunens eget arbeid med pasientsikkerhet og kvalitet på området.

Pasienters meninger og erfaringer med kommunens helsetjeneste er viktig informasjon for tilsynsmyndighetene. Et utvalg pasienter og pårørende har derfor blitt intervjuet ved dette tilsynet.

2.    Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunal helse- og omsorgstjeneste, etter helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3 og helsetilsynsloven § 4.

Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Vi gir derfor her en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i dette tilsynet.

For dette tilsynet er det undersøkt om kommunen oppfyller krav i:

• Pasient- og brukerrettighetsloven (pbrl.)
• Helse- og omsorgstjenesteloven (hol.)
• Helsepersonelloven (hpl.)
• Forvaltningsloven (fvl.)
• Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten
• Forskrift om pasientjournal

Kommunens plikt til systematisk ledelse og kvalitetsforbedring

Kommunens tilretteleggingsplikt etter helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1, må ses i sammenheng med kravet til internkontroll og kravet til systematisk arbeid for kvalitetsforbedring og pasientsikkerhet etter helsetilsynsloven § 5 og helse- og omsorgstjenesteloven § 4-2.

I forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten, er internkontrollen nærmere beskrevet, og omtales der som styringssystem. Styringssystemet gjelder for alle ledelsesnivåer og skal være tilpasset kommunens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold, jf. forskriftens §§ 3-5. Legemiddelhåndtering er et område der svikt kan resultere i alvorlige konsekvenser. Kommunen skal derfor gjennom kunnskap om egen tjeneste, oversikt over risiko og eventuelle hendelser/avvik, ha iverksatt risikoreduserende tiltak. Slike tiltak kan være innrettet både mot planlegging, gjennomføring, evaluering og korrigering av tjenestene, jf. forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten §§ 6-9.

Forskrift om legemiddelhåndtering operasjonaliserer, og til dels skjerper kravene til internkontroll, gitt i forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring. Virksomhetsleders aktiviteter etter forskrift om legemiddelhåndtering inngår som ledd i kommunens samlede styringssystem for helse- og omsorgstjenesten.

I dette tilsynet har vi hatt fokus på følgende styringskrav:

Kommunen skal yte forsvarlig helsehjelp

Kommunen tildeler bistand til å administrere legemidler til hjemmeboende pasienter gjennom vedtak hjemlet i helse- og omsorgstjenesteloven § 3-2 første ledd, nr. 6 bokstav a, som omhandler helsehjelp i hjemmet. Bruk av medisindispenser er et tiltak for å gjennomføre denne bistanden, men er ikke i seg selv en helsetjeneste.

Kommunen har et ansvar for at tjenestene de tilbyr er forsvarlige, jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1. Dette innebærer et ansvar for at tjenestene må holde tilfredsstillende kvalitet, ytes i tide og i tilstrekkelig omfang. Kommunen skal legge til rette slik at personellet som utfører tjenestene blir i stand til å overholde sine lovpålagte plikter.

Helsepersonell har en selvstendig plikt til å utføre sitt arbeid i samsvar med faglig forsvarlig og omsorgsfull hjelp etter helsepersonelloven § 4. Forskrift om legemiddelhåndtering stiller flere krav til helsepersonellet. For dette tilsynet er særlig forskriftens § 7 a om krav til istandgjøring og utdeling aktuell, men avgrenset til utdeling. I bestemmelsens første ledd stilles følgende krav:

«Helsepersonell skal sørge for at riktig legemiddel gis til riktig pasient, i riktig dose, til riktig tid og på riktig måte». Dette kravet til praksis vil gjelde uavhengig av om det er helsepersonell eller medisindispenser som sørger for utdeling av legemidlene.

Plikten til å føre journal etter helsepersonelloven § 39 er en annen selvstendig plikt lagt til helsepersonellet, som kommunen skal legge til rette for. Dokumentasjonsplikten skal bidra til at pasienten får forsvarlige tjenester og gode pasientforløp. Nødvendige og relevante opplysninger må journalføres og være tilgjengelige for de som skal yte helsehjelpen og de som skal følge med på den. I tillegg skal journalen være et redskap for å etterprøve helsehjelpen gjennom kvalitetskontroller og tilsyn.

Informasjon og pasientmedvirkning

Etter pasient- og brukerrettighetsloven § 3-1 har pasienten rett til å medvirke ved gjennomføring av helsehjelp, og tjenestetilbudet skal utformes i samarbeid med pasienten.

Retten til medvirkning må ses i sammenheng med pasient- og brukerrettighetsloven § 3-2 om rett til informasjon. Dersom pasienten samtykker til det, skal også pasientens nærmeste pårørende ha informasjon om helsetilstand og den helsehjelpen som ytes, jf. pasient- og brukerrettighetsloven § 3-3. Både medvirkningens- og informasjonens form skal være tilpasset pasienten, jf. pasient- og brukerrettighetsloven § 3-1 første ledd og 3-5. Sistnevnte bestemmelse stiller også krav om at opplysninger om den informasjon som er gitt, skal nedtegnes i pasientens journal.

Nærmere om egnethetsvurderinger

Uavhengig av organisering skal de som har oppgaven med å tildele medisindispenser, vurdere om tiltaket vil dekke pasientens behov for bistand til å administrere legemidler på en forsvarlig måte.

Pasienten har rett til å medvirke i valg av tiltak, og bruk av medisindispenser forutsetter at pasienten blant annet er motivert til å benytte hjelpemidlet. Pasienten må derfor få informasjon om funksjons- og bruksområde, og informasjon om fordeler og eventuelle ulemper. Tilsvarende vil også pårørende ha behov for å få informasjon dersom hen skal være involvert i bruken av medisindispenser.

Pårørende kan også ha informasjon om pasienten av betydning for vurderingen av om medisindispenser er et egnet tiltak.

Har kommunen lagt til rette for at egnethetsvurderinger blir gjort før medisindispensere blir valg som tiltak?

Kommunen skal gjennom systematiske og tilpassede tiltak ha lagt til rette for at egnethetsvurderinger blir gjennomført før medisindispenser blir tildelt pasienten.

Tiltak som bygger på risikovurderinger vil i større grad kunne forebygge og redusere skade, inkludert sikre at tiltakene er systematiske og ikke personavhengige. Oppfølging av risiko bør skje i en kontinuerlig prosess, slik at kommunen planlegger, gjennomfører, evaluerer og følger med på iverksatte tiltak.

På området legemiddelhåndtering, er det i utgangspunktet virksomhetsleder som har ansvaret for å skaffe seg kunnskap om risikofaktorer og om risikonivået i sin virksomhet. Risikovurderinger med relevant informasjon om medisindispensere kan bli utarbeidet på ulike nivåer og ansvarsområder i kommunens organisasjon.

Pasienten får nødvendig opplæring i bruk av medisindispenser

Kommunen skal gjennom systematisk styring og tilpassede tiltak legge til rette for at pasienter får opplæring, jf. helsetilsynsloven § 5 og forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten §§ 5-9, inkludert forskrift om legemiddelhåndtering § 4 første ledd bokstavene a og c.

Har kommunen en praksis for å gi pasientene opplæring i bruk av medisindispenser

Hva slags opplæring som er nødvendig må vurderes individuelt. Opplæringen må ha et slikt innhold og omfang at pasienten forstår hvordan medisindispenseren fungerer. Dette innebærer å få kunnskap om hvilke feil og mangler som maskinen selv varsler om. Videre om det eventuelt er feil og mangler som pasienten selv skal varsle. Derfor er det ikke er tilstrekkelig å kun overlevere bruksanvisning eller annet veiledningsmateriell som pasienten selv må gjennomgå.

Hvis pårørende skal involveres i oppfølgningen, f.eks. respondere på alarmer eller varsler, er utgangspunktet at de pårørende er å anse som rent private hjelpere og ikke som en del av den kommunale tjenesten. Opplæringen til pårørende må være tilpasset de funksjoner pårørende skal ha.

Misforståelser eller feilvurderinger når det gjelder hvilke oppgaver pasienten eller de pårørende kan utføre, kan føre til at medisiner ikke blir tatt eller det at ikke blir respondert på et varsel. Mangelfull gjennomføring av den medisinske behandlingen kan få alvorlige konsekvenser for pasienten.

Kommunen følger med på gjennomføringen

Kommunen skal følge med på om medisindispenser som tiltak gir forsvarlig administrering av legemidler. Pasientens situasjon kan endre seg, eller pårørende som bistår pasienten kan bli syke eller måtte redusere sin innsats. Uavhengig av grunn, må tilbudet justeres, styrkes eller avsluttes ved behov, slik at det til enhver tid er forsvarlig.

Det må vurderes individuelt hvor ofte og hvordan den enkelte pasient skal følges opp. Dette vil blant annet avhenge av om det er ny pasient eller om pasienten er godt kjent for hjemmetjenesten.

Kommunen skal ha planlagt og dokumentert hvordan den løpende oppfølgingen skal foregå og det bør være fastsatt når første evaluering av tiltaket skal skje.

Brukerens behov kan endre seg og derfor må tjenesten jevnlig evalueres. Evaluering av tjenesten skal gjøres av ansatte som kjenner bruker, i samarbeid med andre involverte som bruker, pårørende og andre ansatte. Evalueringen kan gjøres på flere måter, men bør inkludere pasientens opplevde endring i hverdagen. I tillegg bør en ta med informasjon fra andre kilder, som hyppighet og omfang av varsler fra medisindispenseren, ansattes observasjoner og eventuelle rapporterte avvik knyttet til bruk av medisindispenser hos den aktuelle pasienten.

God dokumentasjon underveis i prosessen er viktig når tjenesten skal evalueres, for å kunne se endring over tid og hvilke tilpasninger som er nødvendig. Om teknologien ikke fungerer, eller ikke møter behovene til bruker, kan det være nødvendig å endre eller avslutte tjenesten. Det kan være nødvendig å gjøre hyppigere evalueringer i starten etter at tiltaket er iverksatt hos pasienten, men det bør også være jevnlige evalueringsdatoer etter dette.

Pasienten får bistand til administrering ved teknisk svikt i medisindispenseren

Ansatte må vite hvordan de skal handle i situasjoner hvor medisindispenseren ikke fungerer på grunn av tekniske forhold.

Har kommunen lagt til rette for at pasienter med medisindispensere blir fulgt opp?

• ansvaret og oppgaver med å følge opp pasienten er tydelige plassert i kommunens organisasjon
• det er lagt til rette for informasjonsutveksling mellom involverte organisatoriske enheter i virksomheten, pasienter, pårørende, fastlegen og andre
• personellet som følger opp pasienten vet:
  • nødvendige observasjoner og hva som skal dokumenteres i journalen
  • hvilken informasjon som må videreformidles til de ansvarlig for helsehjelpen
• det er rutiner for hvordan varsler fra medisindispenseren skal følges opp
  • varsler fra medisindispenseren blir fulgt opp av kompetent personell
  • det gjøres risikoreduserende tiltak for å unngå gjentatte varsler
• vurdere om tiltaket eller type medisindispenser bør endres
• vurdere om innstillinger på medisindispenseren bør endres (tidspunkt, lyd- eller lyssignal)
• kommunen har planlagt for situasjoner hvor medisindispenseren ikke fungerer:
  • feil ved tekniske forhold (eks: plassering, strømtilkobling og nettilkobling)
  • ved kommunikasjonsutfall (journal- og fjernpleiesystemer nede)
• avvikshåndtering
  • det er tydelig hvor avvik skal meldes og den som mottar avvik er kjent med ansvar og oppgaver
  • det er rutiner for hva personellet skal melde som avvik der det avdekkes uønskede hendelser eller svikt i bruk av medisindispenser. Eksempelvis:
    • teknisk svikt i medisindispenseren
    • manglende oppfølging fra helsetjenesten, manglende oppfølging av varsler fra medisindispenseren
    • manglende oppfølging fra teknisk enhet eller manglende vedlikehold
  • det er rutiner for å benytte avviksmeldinger i forbedringsarbeid

3.    Beskrivelse av faktagrunnlaget

Her gjøres det rede for hvordan virksomhetens aktuelle tjenester fungerer, inkludert virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for tjenestemottakerne blir overholdt.

Innledning

Harstad kommune er nest største kommune i Troms, etter innbyggertall. Ved inngangen til 2022 var innbyggertallet 24.804.

Kommunen er organisert med 3 kommunalsjefer i nivået under kommunedirektør. Kommunalsjef for helse, omsorg og velferd har også ansvar for oppvekst, kultur og integrering. Helsetjenesten er inndelt i fem enheter med enhetsledere/virksomhetsledere. Enhet for aktivitet og hjemmetjeneste består av fem avdelinger hvorav fire er somatisk hjemmetjeneste og har egen enhetsleder/virksomhetsleder. Hver avdeling har egen avdelingsleder.

Det har vært hyppige lederskifter på de to laveste nivåene de siste årene og kommunen har i tillegg omorganisert tjenesten. Statsforvalteren har i aktuelt tilsyn forholdt seg til sone sentrum Sør og Kanebogen. Sone sentrum sør ble egen avdeling i hjemmetjenesten i oktober 2023 etter omorganisering.

Det er i forbindelse med omorganisering opprettet et eget team som skal sørge for rask kartlegging av pasienter og som skal bistå med rask avklaring av pasienter i alle soner.

Kommunen har videre et eget administrativt digitaliseringsteam/velferdsteknologiteam som har et overordnet ansvar for utarbeidelse av rutiner og ansvar for opplæring av ressurspersoner og øvrige ansatte i kommunen

Styrende dokumenter og ledelsens styring

I forkant av tilsynsbesøket fikk Statsforvalteren oversendt styrende dokumenter for virksomheten. Vi fikk i tillegg informasjon om pasienter i tjenesten som var omfattet av målgruppen for tilsynet. Det ble opplyst om at det per tidspunkt for vårt tilsyn var 9 pasienter som fikk sine legemidler administrert ved hjelp av medisindispenser. Kommunen benytter seg av to typer medisindispensere, Evondos og Medido. I hjemmetjenestesone Sentrum Sør er det bare Evondos som er i bruk. Under tilsynsbesøket ble Statsforvalteren informert om at kommunen er i prosess med nytt anbud på veldferdsteknologiske løsninger.

I intervjuer med ledere i hjemmetjenestesone Sentrum Sør og Kanebogen gikk det frem at nyansatte fikk opplæring og at det blir brukt sjekklister. Videre gikk det frem at ansvaret for opplæring og for å holde oversikt over kompetanse var en del av ansvaret til avdelingsleder. Det er utarbeidet et opplæringshefte til ansatte i hjemmetjenesten, som Statsforvalteren har mottatt i forkant av tilsynet. Her inngår ikke opplæring i medisindispensere. I styrende dokumenter fra kommunen går det frem at det er ressurspersoner som har ansvar for å gi opplæring til ansatte når det gjelder medisindispensere. Denne rutinen er vi informert om at velferdsteknologiteamet i kommunen som har utarbeidet.

Oversikt over tilsendt dokumentasjon finnes bakerst i tilsynsrapporten.

Egnethetsvurdering, opplæring og evaluering

Harstad kommune har en egen rutine for kartlegging og tildeling av elektronisk medisineringsstøtte som har vært gyldig siden 2022. Av denne går det frem at medisineringsstøtte er en tjeneste som må søkes på i kommunen. Det er avdeling for koordinering og tildeling av helse- og omsorgstjenester som kartlegger pasienten i forkant av eventuell tildeling. Behov for medisindispenser kan også kartlegges av utøvende tjeneste. Behovet skal da meldes til avdeling for koordinering og tildeling ved bruk av evaluering/endringsmelding. Kartleggingsskjema skal fylles ut og det er utarbeidet et eget skjema for dette i kommunen. Skjema skal dokumenteres i kommunens journalsystem, Profil. Det er systemansvarlig i hjemmetjenesten som skal registrere tjenestemottaker i fagpleiesystemet til de ulike medisindispensere.

Hjemmetjenesten har ansvar for å registrere pasienten i fagsystemene til Evondos og Medido og for å fylle medisindispenseren til rett tid med multidose. Det er også hjemmetjenesten som har ansvar for å levere og montere ferdig oppsatt medisindispenser hos pasienten og som skal dokumentere tiltaket i Profil. Det går også frem av rutinen at hjemmetjenesten skal lage en linje i Profil som minner hjemmetjenesten på å evaluere tjenesten etter 2. eller 4. uker. Tiltak for etterfylling og daglige observasjoner skal legges under fanen «legemiddeladministrasjon» og aktuelt tiltak. Dette skal utformes på en slik måte at det kan kvitteres for eventuell nødvendig oppfølging og etterfylling.

Ifølge kommunens rutine skal oppnevnte ressurspersoner for elektronisk medisineringsstøtte ha eget ansvar for å tilegne seg kunnskap som gjør dem i stand til å drive opplæring til egne kollegaer. Hjemmetjenesten har ansvar for å gjennomføre opplæring av pasient og pårørende under hjemmebesøk og dokumentere i Profil hvordan brukeren mestrer elektronisk medisineringsstøtte.

Pasienten skal teste elektronisk medisineringsstøtte i 2-4 uker og dette er for å sikre at pasienten kan nyttiggjøre seg av medisindispenser som tjeneste. Videre går det frem av rutinen at det finnes alarmer fra medisindispensere som går til vakttelefon/ansvarstelefon. Tekniske varsler går direkte til support. Hjemmetjenesten skal dokumentere eventuelle avvik og alarmer i Profil. Ved endringer i medisiner følges egen intern prosedyre og medisindispenser må stanses midlertidig eller deaktiveres til multidose er oppdatert. Hjemmetjeneste må vurdere tiltak i forbindelse med eventuelle strømbrudd.

Det er ifølge rutinen ansvarsvakt som har ansvar for å følge opp alarmer forsvarlig. Avdelingsleder i hjemmetjenesten overtar ressursperson sitt ansvar i tjenesten ved fravær og skal holde kontakt med velferdsteknologiteam ved behov.

Når det gjelder evaluering av medisindispenser som tiltak hos en pasient er det hjemmetjenesten som har ansvar for det. Det skal vurderes om medisindispenseren fungerer optimalt. Det skal dokumenteres i Profil ved evaluering. Det er ressurspersonen som evaluerer om rutiner og opplæring fungerer i avdelingen, og holder kontakt med velferdsteknologiteam ved behov.

Videreføring eller avslutting av medisindispenser følges opp av hjemmetjenesten. Det skal dokumenteres i Profil om tjenesten stoppes eller avsluttes.

Intervjuer

Det fremkommer av intervjuer og dokumentasjon at kommunen ikke vil øke omfanget av medisindispensere før hjemmetjenesten er bedre i stand til å ivareta en økt mengde pasienter som mottar tjenester via medisindispenser.

I intervjuer med ansatte kom det frem at mange ikke hadde fått opplæring i bruk av medisindispenser. Enkelte hadde etterspurt opplæring, men ikke fått. Det kom også frem at det var sykepleiere som bare hadde opplæring i en av de to typene medisindispensere som er i bruk i tjenesten, dette selv om sykepleiere har ansvarsvakt og mottar alarmer fra dispenser direkte på vakttelefon. Påfyll av multidose i medisindispenser ble nevnt som eksempel på opplæring, men at det sjeldent var mulig da det bare er nødvendig med påfyll hver 14. dag.

Det fremkom i intervjuer at ansatte kartlegger pasienter i hjemmetjenesten med tanke på egnethet for bruk av medisindispenser og at denne oppgaven ofte blir utført av sykepleiere. Det ble beskrevet at dette ble gjort på hjemmebesøk hos pasienten. Ansatte viste til flere eksempler av hva som var viktig å kartlegge, som kognitiv fungering og om pasienten var i stand til å åpne multidosen.

Det var imidlertid usikkert for de fleste at det var utarbeidet et eget skjema for kartlegging av pasienter og at dette skjema skulle brukes og dokumenteres i Profil. Det ble av en ansatt vist til at kartlegginger kunne dokumenteres i en perm som befant seg i hjemmetjenestens lokaler.

Videre gikk det frem av intervjuer at de ansatte i hjemmetjenesten gav opplæring til pasientene og at dette ofte ble gjort i forbindelse med kartlegging. En av hjemmetjenestesonene har en testmaskin som blir benyttet i opplæring av pasienter. Det ble vist til at testmaskinen også ble benyttet til intern opplæring av ansatte. Det ble i intervjuer beskrevet viktigheten av å se om pasienten mestrer bruk av multidose på dispenser og at det blir iverksatt tiltak raskt dersom det viser seg å ikke være rett tiltak. I intervjuer av ansatte som hadde en spesiell oppgave knyttet til medisindispensere, var det tydelig at ansatte fulgte pasienten tett den første tiden for å se om opplæringen var tilstrekkelig og at tiltaket fungerte etter hensikten.

I intervjuer går det også frem at ansatte evaluerer tjenesten medisindispenser fortløpende og at det følges med på om administrasjon av legemidler ved hjelp av medisindispenser fungerer som tiltenkt. Ved spørsmål om dokumentasjonspraksis når det gjelder alarmer og hvordan problemet blir løst, er det tvil blant ansatte om dette skal dokumenteres i journal. Det går videre frem av intervjuer at det er mangel på tid til å dokumentere. Dette gikk igjen i flere av intervjuene med ansatte i hjemmetjenesten.

I intervjuer med pasienter svarte alle at de visste hvem de skulle kontakte dersom medisindispenseren ikke fungerer.

Journalgjennomgang

Statsforvalteren gjennomgikk journaler til pasienter som har medisindispenser/elektronisk medisinstøtte som tiltak i Harstad kommune. Underveis i journalgjennomgangen benyttet vi oss av en ansatt som er superbruker i Profil for avklaring av kommunens praksis for bruk av journalsystemet. Dette for å sikre at vi ikke overså dokumentasjon i pasientens journal.

Ved gjennomgang fant vi at kommunen sitt kartleggingsskjema var brukt hos en av pasientene som har medisindispenser som tiltak. Øvrige kartlegginger som omhandlet medisindispenser som tiltak ble ikke funnet, heller ikke som fritekst.

Vi kan ikke gjenfinne dokumentasjon i pasientjournaler som tilsier at tiltaket medisindispenser evalueres fortløpende slik det beskrives i intervju og som det går frem av kommunens egen rutine.

Ved enkelte tilfeller er det dokumentert at medisindispenseren er fylt med multidose. Ved noen tilfeller er det dokumentert alarmer fra dispenser som er knyttet til at multidose har kjørt seg fast. Ved ett tilfelle er det ikke mulig å gjenfinne i journal at pasienten har fått tildelt medisindispenser, selv om pasienten har testet dette over uker. Det foreligger ikke kartlegging, beskrivelse av tiltak, opplæring eller evaluering og avslutting av tiltak i pasientjournalen.

Statsforvalteren mottok i forkant av tilsynet avvik knyttet til bruk av medisindispensere.

4.    Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

Helse- og omsorgstjenesteloven, med tilhørende forskrifter, stiller krav til å ledelse, kvalitetsforbedring og systematisk styring. I tillegg til at virksomheten må sørge for å planlegge, gjennomføre, evaluere og korrigere sine aktiviteter, må virksomheten følge med på om tjenestene er forsvarlige og i tråd med gjeldende lovverk, og iverksette nødvendige tiltak for å redusere risiko for svikt.

Ved vår gjennomgang av sakens opplysninger vurderer Statsforvalteren at Harstad kommune ikke har systemer som sikrer at de ansatte i tjenesten får den opplæringen de har behov for når det gjelder medisindispensere.

Det er vår vurdering at kommunen har utarbeidet gode rutiner når det gjelder medisindispensere, men at disse ikke blir fulgt i tjenesten. Det er vår vurdering at kommunen ikke har sikret at rutinen er implementert i tjenesten som skal bruke den. Ved vår vurdering har vi vektlagt at kommunen selv ikke har hatt oversikt over gjeldende rutine. Ledere var ikke er kjent med at opplæring om medisindispenser mangler i nyansatthefte. Det fremkommer i intervju at det er uklart for ansatte hvilke rutiner som gjelder ved oppfølging av pasienter som får sine legemidler administrert ved hjelp av medisindispenser.

På området legemiddelhåndtering, er det vår vurdering at det i utgangspunktet er virksomhetsleder som har ansvaret for å skaffe seg kunnskap om risikofaktorer og om risikonivået i sin virksomhet. Å ha oversikt over opplæring av ansatte og at rutiner følges er etter vår vurdering en oppgave som må ligge til avdelingsleder.

Ved å legge en stor del av ansvaret for medisindispensere som tjeneste på ressurspersoner er det Statsforvalteren sin vurdering at avdelingsleder ikke i tilstrekkelig grad har oversikt over medisindispensere som helsehjelp hos pasienter i hjemmetjenesten og om de ansatte har den kompetansen som kreves i det å gi slik helsehjelp. Kommunen har ikke en samlet oversikt over kompetanse og opplæring når det gjelder medisindispensere. Dette bekreftes i intervjuer hvor det går frem at det er flere ansatte som ikke har mottatt opplæring og som er usikker på hvordan medisindispenser praktiseres i kommunen.

I intervjuer går det frem av ansatte i hjemmetjenesten kartlegger pasienter, evaluerer tjenesten og følger med på tiltaket. Det er også vår vurdering at det gis opplæring til pasienter. Imidlertid kan ikke dette gjenfinnes i pasientjournaler. Det blir heller ikke dokumentert frister for evaluering av medisindispenser som tiltak og det dokumenteres ikke evalueringer slik kommunen sine egne rutiner tilsier. Når vi ser av journaler at journalføringen er mangelfull i de fleste tilfellene, er det vår vurdering at det er en høy risiko for at helsehjelpen som gis er tilfeldig og at kommunen ikke fanger opp eventuelle forverringer eller endringer hos pasienter som har medisindispenser for administrering av legemidler.

5.    Statsforvalterens konklusjon

Her presenterer vi konklusjonen av vår undersøkelse, basert på vurderingene i kapittel 4.

Vi vurderer at Harstad kommune ikke har lagt til rette for en individuell oppfølging av om pasienter som er tildelt elektronisk medisindispenser får forsvarlig administrering av legemidler. Kommunens ledelse har ikke, gjennom sine styringstiltak, fulgt med på om det skjer systematiske egnethetsvurderinger, opplæring og evalueringer av tiltaket/tjenesten.

Dette er lovbrudd på:

• kommunens plikt om å tilby forsvarlige tjenester etter helse- og omsorgstjenesteloven 4-1, og forskrift om legemiddelhåndtering § 7
• kommunens plikt til å ha en systematisk og tilpasset styring av tjenestene, jf. helsetilsynsloven § 5 og forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenestene §§ 6-9, inkludert forskrift om legemiddelhåndtering § 4 første ledd, og sjette ledd bokstavene, a og c.

6.    Oppfølging av påpekte lovbrudd

Harstad kommune har en plikt til å følge opp lovbruddene påpekt i tilsynet i samsvar med forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring §§ 6-9. Oppfølgingsarbeidet skal bidra til forbedring i virksomheten. Dette er en del av kommunens plikt til å drive kvalitetsarbeid, jf. kravet til forsvarlig styring og ledelse av virksomheten.

Statsforvalteren ber Harstad kommune om en beskrivelse av hvordan kommunen planlegger å følge opp lovbruddene. VI ber om at det utarbeides en plan med nødvendige tiltak, som minimum skal inneholde en beskrivelse av

• hvilke tiltak som skal gjennomføres for å rette lovbruddene
• hvordan ledelsen vil følge med på, samt kontrollere at tiltakene iverksettes
• hvordan ledelsen vil gjennomgå/kontrollere at tiltakene har virket som planlagt etter at de har vært virksomme en tid
• kommunens egne frister for å sikre fremdrift

Frist for oversendelse settes til 15.11.25.

Med hilsen

Anne Grethe Olsen (e.f.)
fylkeslege / helse- og sosialdirektør

Kari Anne Dybvik
seniorrådgiver

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattende tilsynet

2024 Medisindispenser hos hjemmeboende eldre

Søk etter tilsynsrapporter

Søk